Perencanaan, Penulisa dan Melengkapi Pesan Bisnis

A. Pemahaman
Proses komposisi penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan
dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer.
Composer merencanakan lagu apa yang akan dubuat dan menentukan bentuk
arasemen, sehinga lagu tersebut memiliki mutu yang bagus, enak dedengar
dan mudah decerna penggemarnya. Demikian halnya dengan proses
komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi
tiga tahap yaitu perencanaan, pengorganisasian dan revisi.
a. Perencanaan
Dalam fase perencanaan dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti
maksud, tujuan komunikasi, audiens yang akan medengar pesan . ide pokok
pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang akan
digunakan untuk meyampaikan pesan. Pada dasarnya proses perencanan
meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan yaitu mendefinisikan
tujuan, menganalisa audiens dan memilih saluran yang akan digunakan.
b. Pengorganisasian
Setelah

tahap

perencanaan,

tahap

berikutnya

adalah

mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf.

Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih
ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
c. Revisi
Dalam revisi seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari sisi
substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya,
struktur kalimat yang digunakan dan bagai mana tingkat pemahamannya.

Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi

perbaikan perbaikan seperlunya, sehinga apa yang telah direncanakan sebelumnya
dapat dicapai seefektif mungkin.

B. Penentuan tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi. Hal penting sebelum menyampaikan pesanpesan, diantaranya apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktu itu sudah
tepat, apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut. Untuk dapat
melakukan hal itu, pertama Anda harus menentukan tujuan yang jelas dan
diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
1

Mengapa Tujuan harus Jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan Anda mencapai tujuan
yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu
organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang
mencakup antara lain:
a

Keputusan untuk meneruskan pesan

Pesan-pesan harus dipikirkan terlebih dahulu. Jika pesan tersebut
memiliki pengaruh yang besar, pesan segera disampaikan ke pihak yang
bersangkutan. Sebaliknya jika pesan yang akan disampaikan diduga
memiliki pengaruh yang kecil kepada audiens sebaiknya penyampaian
ditahan dulu.

Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik dalam menanggapi audiens, komunikator
perlu mempertimbangkan motif-motif para audiens. Tanpa mengetahui
motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat menaggapi mereka

dengan baik. Komunikator dan audiens akan gagal mendapatkan apa yang
mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai atau sejalan.
c

Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatka isi pesan. Isi
pesan harus memuat informasi yang relevan dengan pencapaian tujuan
yang ditetapkan, agar penyampaian pesan mencapai sasaran yang
dikehendaki.

Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
pesan sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media
komunikasi bisa berupa lisan atau tulisan.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi, melakukan
persuasi, dan melakukan kolaborasi.
a Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan bisnis kepada pihak lain. Untuk menyampaikan
pesan bisnis perusahan menggunakan media komunikasi. Media
b

komunikasi yang digunakan pun ergantung pada kebijakan perusahaan.

Melakukan Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak
lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
Hal ini sering dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara
seseorang dengan orang lain.

Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi
atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui
komunikasi bisnis suatu perusahaan dapat melakukan kerja sama dengan
perusahaan-perusahaan domestik maupun perusahaan-perusahaan asing.
Kerja sama bisnis di belahan dunia dewasa ini relative mudah seiring
pekembangan teknologi komunikasi.

Dalam dunia bisnis presentasi yang baik harus mampu menjelaskan

tujuan yang diingkan secara spesifik oleh karena itu untuk merumuskan
tujuan tersebut. Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula
dengan identifikasi individu-individu yang akan memberikan tangapan
terhadap pesan yang akan disampaikan. Berikut ini adalah beberapa
contoh dalam menyaatakan tujuan umum dan tujuan khusus.
Tujuan umum
Memberi informasi

Tujuan khusus
Menyajikan penjualan

membujuk

manajer pemasaran
Meyakinkan menejer pemasaran untuk
mengangkat

kolaborasi

beberpa

bulan

lau ke

karyawan

bagian penjualan
Membantu
departemen

baru

personalia

mengembangkan program pelatihan bagi

beberapa anggota baru
Table 1.1 tujuan umum dan tujuan khusus komunikasi bisnis

Cara Menguji Tujuan

Untuk menguji apakah tujuan telah ditetapkan dengan baik atau belum, perlu
dilakukan pengujian tujuan dengan empat pertanyaan berikut ini.
a Apakah tujuan tersebut realistis?
Tujuan yang realistis berarti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak
disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti
b
c
d

kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.

Apakah waktunya tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya
mempertimbangkan masalah ketepatan waktu.
Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu
pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Penyampaian pesan-pesan bisnis hendaknya sesuai dengan kebijakan
organisasi.

A Analisis Audiens
Langkah berikutnya dalam berkomunikasi dalam dunia bisnis adalah
memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1 Cara Mengembangkan Profil Audiens
Mengembangkan suatu profil audiens memang bukan permasalahan yang
mudah, Terlebih jika audiens adalah orang-orang yang belum dikenal.
Berikut adalah cara mengembangkan profil audiens.
a Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Materi dapat dikemas dalam sebuah laporan sederhana kemudian
dipresentasikan kepada para audiens yang jumlanya kecil. Sedangkan
audiens yang jumlahnya banyak, materi dikemas dalam bentuk makalah
dengan gaya pengorganisasian dan penulisan yang lebih formal.
b

Siapa audiensnya
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orangorang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil
keputusan. Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai
pengambil

keputusan.

Namun,

adakalanya

justru

orang

yang

berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan

c

tertentu.
Reaksi Audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik
dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi
yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang

memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.

Tingkat pemahaman audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik
dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi

yang didukung degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang

e

memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.

Hubungan komunikator dengan audiens
Audiens yang belum mengenal komunikator harus dapat diyakinkan
sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan
penampilan meyakinkan akan membuat audiens termotivasi untuk
menyimak pembicaraan, sehingga pesan tersampaikan dengan baik.

Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

1.

Temukan apa yang ingin diketahui audiens.

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin
diketahuinya. Cobalah menggali keinginan audiens dengan melakukan
pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk menghindari keragu-raguan.

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi
kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan
menimbulkan kesan baik karena audiens memperoleh informasi yang
lebih luas dari harapannya.
3.

Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5W +
1H (Who, What, Why, When, Where, dan How).

4.

Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat.

Dalam bisnis, ketetapan informasi harus dipastikan terlebih dahulu
sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal,
asumsi, oerhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan
keabsahannya.

5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Di antara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada
gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
3

Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasinal Audiens

Mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang

disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

Menggunakan pendekatan berupa argument yang rasional dan pendekatan
emosi audiens.

B Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan
ide pokok. Ide pokok dapat memotivasi orang-prang untuk melakukan apa yang
diinginkan dengan menggabungkan tujuan pengiriman pesan dengan tujuan
mereka.

Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari
berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan
cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan orisinil.
Beberapa tekniknya adalah sebgai berikut:

Storytellers Tour
Dengan menggunakan tape recorder. Anda mendengarkan dan
menelaah pesan-pesan yang disampaikan dan menemukan ide-ide

pokoknya.
Random List
Dengan menulis segala sesuatu yang ada di pikiran Anda, kemudian
susun menjadi kelompok-kelompok, dan temukan butir ide yang

penting.
CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet
Memecahkan masalah dengan menggunakan lembar kerja yang akan
membantu

menjelaskan

hubungan

antara

temua

(findings),

kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang

akan diberikan.
Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik untuk menentukan ide pokok. Biasanya

menggunakan 5W+1H.
Question and Answer Chain
Menggunakan pendekatan dari sisi perspektif audiens.
Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi kepada audiens hendaknya menggunakan kata-

kata yang singkat agar audiens memperhatikan komunikator. Ide-ide pokok

yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

C Seleksi Saluran dan Media

a Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan
dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara
langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan,
dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman,
praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam
memberikan umpan balik (feed back).
b

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk,
misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis
duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan
bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak
bias di peroleh dengan waktu cepat
Dalam memilih saluran dan media komunikasi perlu dipertimbangkan tingkat

kepentingannya, formalitas, kompleksitas dan tingkat kerahasiaannya, emosional dan

biaya pengiriman serta harapan audiens. Berikut cara dalam memilih komunikasi
tulisan dan lisan
Komunikasi lisan

Komunikasi tertulis

 1. Anda menginginkan umpan balik segera dari 1.Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan
audien.
2.Pesan anda relative sederhana dan mudah di
memerlukan perencanaan yang hati-hati.
3. Anda memerlukan catatan permanen.
mengerti .
4. Anda ingin mencapai audiens yang luas
3. Anda tidak memerlukan catatan permanan
5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian
4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih
pesan.
mudah atau ekonomis.
5. Anda menginginkan interaksi dalam
memecahkan masalah.

Media pada saluran lisan

1.Percakapan tatap muka (pidato, rapat,

seminar, konferensi)
2. Telpon, voice mail
3. Radio, televisi, Computer
4. Pita audio dan video
5.Teleconference
6. Video conference
Table 1.2 komunikasi lisan dan tulisan

Media pada saluran

1.1. Surat, memo, laporan, proposal
2. Elektronik mail / email
3. Telepon (sms)
4.Computer
5.Faks
6.Telegram
7. Pos biasa dan khusus