Anda di halaman 1dari 30

PEDOMAN PENGORGANISASIAN

UNIT PEMBUKUAN
RUMAH SAKIT ELIZABETH

TAHUN 2015

KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat yang telah
dikaruniakan kepada penyusun, sehingga pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah
Sakit Elizabeth ini dapat selesai disusun.
Pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth ini merupakan
pedoman bagi semua pihak yang berkaitan dengan Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth
dalam tata cara penyelenggaraan organisasi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth
Dalam pedoman ini diuraikan tentang gambaran umum Rumah Sakit, visi, misi,
motto, falsafah, nilai, dan Tujuan Rumah Sakit, struktur organisasi Rumah Sakit, , visi, misi,
motto, falsafah, nilai, dan Tujuan Unit Pembukuan, Uraian Jabatan, Tata hubungan kerja, Pola
Ketenagan dan Kualifikasi Personil, Penilaian Kinerja, Kegiatan Oriantasi, Pertemuan atau
Rapat, serta Pelaporan Unit Pembukuan.
Tidak lupa penyusun sampaikan terimakasih sedalam-dalamnya atas bantuan semua
pihak dalam menyelesaikan Pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah Sakit
Elizabeth.

Situbondo, September 2015

Penyusun

DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ....................................................................................................................

Daftar Isi .............................................................................................................................

ii

Daftar Gambar .................................................................................................................... iii


Daftar Tabel ........................................................................................................................

iv

Peraturan Direktur Rumah Sakit Elizabeth Situbondo


Nomor: ................................................................ Tentang Pedoman Pengorganisasian
Unit Pembukuan..................................................................................................................

BAB I Pendahuluan.............................................................................................................

BAB II Gambaran Umum Rumah Sakit Elizabeth .............................................................

BAB III Visi, Misi, Motto, Falsafah, Nilai dan Tujuan Rumah Sakit Elizabeth.................

BAB IV Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth .........................................................

BAB V Motto, Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan


Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth............................................................................

BAB VI Struktur Organisasi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth .............................

BAB VII Uraian Jabatan .....................................................................................................

BAB VIII Tata Hubungan Kerja ......................................................................................... 13


BAB IX Pola Ketenangan dan Kualifikasi Personil ........................................................... 15
BAB X Kegiatan Orientasi ................................................................................................. 19
BAB XI Pertemuan / Rapat................................................................................................. 23
BAB XII Pelaporan ............................................................................................................ 25

ii

DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth ..............................................

Gambar 6.1 Struktur Organisasi Unit Pembukuan........................................................

Gambar 8.1 Tata Hubungan kerja Unit Pembukuan ..................................................... 13

iii

DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 9.1 Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil di Unit Pembukuan
RS. Elizabeth......................................................................................................... 35

iv

BAB I
PENDAHULUAN

Laporan keuangan merupakan tonggak dari berjalannya suatu perusahaan. Dimana


laporan keuangan adalah produk akhir dari proses akuntansi. Dengan alasan tersebut apabila
perusahaan menginginkan mengembangkan usahanya maka harus dimulai dengan pembukuan
yang rapi dan teratur sehingga membantu dalam pengawasan keuangan. Sistem akuntansi
yang disertai produk akhirnya yaitu laporan keuangan yang benar dan wajar, akan tercipta
proses internal control agar tidak terjadi kesalahan perhitungan serta penyelewangan dana
pihak yang tidak bertanggung jawab.
Setiap perusahaan menginginkan pembukuan seefektif dsan seefisien mungkin.
Efektif dengan pengertian bahwa sistem yang dipakai teliti dan mengikuti kaidah akuntansi
dan efisien dalam arti sistem yang ada disertai dengan sistem laporan keuangan yang mudah
dengan rincian data yang lengkap dan terintegrasi. Dan disesuaikan dengan keadaan dan
situasi akan tetapi pada dasarnya basic dari seluruh pembukuan yaitu pada akhir tutup buku
pasti keluar Laporan Laba Rugi, Neraca dan Prognosa.
Untuk itulah setiap perusahaan mempunyai perhitungan uang tersendiri guna
pengambilan keputusan, memerlukan laporan keuangan yang akurat, terperinci dan up to date
sehingga fungsi efektif dan efisien terpenuhi. Dari penjelasan diatas ada satu hal yang paling
penting yaitu analisis biaya. Informasi ini membantu manajemen untuk menetapkan sasaran
laba perusahaan, menetapkan target yang menjadi pedoman manajemen menuju pencapaian
sasaran akhir.

BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT ELIZABETH

Rumah Sakit Elizabeth adalah salah satu rumah sakit di pusat kota Situbondo yang
dikelola oleh PT Nusantara Sebelas Medika. Letak Rumah Sakit Elizabeth sangat strategis
karena berada tepat dipersimpangan pintu masuk kota Situbondo, sehingga mudah dijangkau
oleh masyarakat

Situbondo dan sekitarnya yang membutuhkan pelayan kesehatan.

Rumah sakit Elizabeth awalnya hanya melayani karyawan PTPN XI beserta batihnya, akan
tetapi pada perkembanganya

pelayanan di Rumah Sakit Elizabeth bukan hanya untuk

karyawan PTPN XI melainkan diperuntukkan bagi masyarakat luas yang memerlukan jasa
pelayanan medis yang lebih baik. Terbatasnya penyedia jasa pelayanan kesehatan di kota
Situbondo menjadikan RS Elizabeth menjadi salah satu rumah sakit rujukan dengan fasilitasfasilitas yang memadai.
Pada Tahun 2014 Rumah sakit Elizabeth menjadi anak perusahaan dari PTPN XI
yang bernama PT Nusantara Sebelas Medika (PT NSM). Tetapi dari segi pelayanan Rumah
sakit Elizabeth tidak mengalami perubahan. Kini Rumah Sakit Elizabeth semakin berkembang
pesat seiring dengan tuntutan dalam hal memberikan pelayanan kesehatan yang prima untuk
masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan. Untuk lebih meningkatkan pelayanan
kesehatan Rumah Sakit Elizabeth berbenah dalam hal pelayanan kesehatan sesuai dengan
teknologi yang disesuaikan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dalam hal kesehatan.
Dalam hal melayani masyarakat akan kebutuhan kesehatan maka Rumah Sakit
Elizabeth memberikan beberapa fasilitas untuk menunjang pelayanan kesehatan kepada
masyarakat yaitu:
1. Unit Rawat Jalan (Poli Umum, Poli Gigi,dan Poli Spesialis)
2. Instalasi Gawat Darurat dengan pelayanan 24 Jam
3. Unit Hemodialisa (Cuci Darah)
4. Unit Fisioterapi
5. Unit Gizi
6. ICU
7. Unit Rawat Inap yang meliputi:
-

Rawat inap umum

Rawat inap Kandungan Dan Kebidanan (Bersalin)


2

8. Unit Laboratorium Klinik dengan pelayanan 24 Jam meliputi:


-

Pemeriksaan Kimia Klinik

Pemeriksaan Hematologi

Pemeriksaan Imunologi,dan serologi

Pemeriksaan General Medical Chekup (GMC)

9. Unit Radiologi
-

Photo Rontgen

USG

10. Unit Farmasi


11. Unit Kamar Operasi
Fasilitas tersebut diharapkan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang tepat, akurat,
dan dapat dipercaya oleh masyarakat luas sehingga mampu memberikan pelayanan kesehatan
yang dapat bermanfaat oleh masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan.

BAB III
VISI, MISI, MOTTO, FALSAFAH, DAN TUJUAN
RUMAH SAKIT ELIZABETH SITUBONDO
A. Visi Rumah Sakit Elizabeth
Menjadi perusahaan yang tangguh, tumbuh dan terkemuka di bidang pelayanan kesehatan
di wilayah Jawa Timur.
B. Misi Rumah Sakit Elizabeth
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima (excellent), bermutu, komprehensif
kepada masyarakat/lingkungan dalam mewujudkan kesehatan dan keselamatan pasien
2. Memberikan kontribusi nilai tambah yang optimal bagi stakeholder, perusahaan,
karyawan, mitra kerja dan stakeholder lainnya
3. Mengembangkan kompetensi sumber daya manusia rumah sakit untuk membangun
daya saing perusahaan yang berkelanjutan.
C. Motto Rumah Sakit Elizabeth
Keselamatan dan Kesehatan Anda adalah Prioritas Kami
D. Falsafah Rumah Sakit Elizabeth
Profesionalisme dengan dilandasi pengabdian yang tulus dan memberikan kepuasan
kepada masyarakat/pelanggan.
E. Nilai Rumah Sakit Elizabeth
Tata nilai perusahaan terdiri dari 5 unsur yaitu Produktif, Amanah, Berkualitas,
Simpatik, dan inovatif selanjutnya disingkat PROAksi.
PROduktif
Sikap dan perilaku yang mampu memberikan hasil, manfaat, atau nilai tambah yang
optimal bagi perusahaan.
Amanah
Sikap dan perilaku yang menjadikan seseorang dipercaya oleh orang lain, kelompok
kerja, manajemen dan masyarakat
BerKualitas
Sikap dan perilaku yang menunjukkan upaya terbaik dalam menggunakan setiap input
dan menjalankan proses serta menghasilkan hasil/ output yang terbaik.
Simpatik
Sikap dan perilaku yang yang dapat membuat orang lain senang, merasa dihargai, dan
dihormati
Inovatif
Sikap dan perilaku yang menunjukkan banyaknya ide, gagasan, dan temuan yang lebih
baru, lebih baik, dan atau lebih banyak,yang bernilai tambah bagi perusahaan baik
dalam bentuk sikap kerja, cara kerja, sistem kerja, atau teknologi
4

F. Tujuan Rumah Sakit Elizabeth


1. Memberikan pelayanan kesehatan untuk masyarakat luas serta karyawan dan
pensiunan PT. Nusantara Sebelas Medika dan PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero)
beserta batihnya
2. Mendapatkan nilai tambah tanpa meninggalkan keuntungan dan fungsi sosial
kemasyarakatan.

BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT ELIZABETH

Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth


Rumah Sakit Elizabeth dipimpin oleh seorang Kepala Rumah Sakit yang
membawahi 2 (dua) bagian. Kedua bidang tersebut adalah bidang pelayanan medis dan
bidang Administrasi Umum dan Keuangan. Dalam menjalankan tugasnya Kepala Rumah
Sakit dibantu oleh beberapa perangkat antara lain Komite Etik Medis Mediko Legal, Tim
Pelaksana Fungsional, Komite Medik, Kelompok Staff Medis, Komite Keperawatan.
Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4.1. Struktur Rumah Sakit Elizabeth

BAB V
MOTTO, VISI, MISI, FALSAFAH DAN TUJUAN
UNIT PEMBUKUAN
A. Visi Unit Pembukuan RS Elizabeth
Visi Unit Pembukuan RS Elizabeth adalah Menjadikan sumber daya Unit Pembukuan
yang modern dengan manajemen yang bermutu serta didukung oleh sarana dan prasarana
yang memadai yang dapat memberikan pelaporan kinerja keuangan yang tepat dan
akurat.
B. Misi Unit Pembukuan RS Elizabeth
Misi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth adalah :
Memberikan pelaporan keuangan beserta hasil analisisnya tentang posisi keuangan
untuk Manajemen Rumah Sakit Elizabeth
C. Motto Unit Pembukuan RS Elizabeth
Motto Unit Pembukuan RS Elizabeth adalah Laporan Keuangan Efektif dan Efisien
D. Falsafah dan nilai Unit Pembukuan RS Elizabeth
Dalam memberikan laporan keuangan berkeyakinan bahwa :
1. Manusia adalah individu yang mempunyai kebutuhan biopsikososial dan spiritual.
2. Pelaporan yang diberikan untuk kepentingan bagi manajemen rumah sakit yang
bertujuan untuk pengembangan rumah sakit.
3. Unit Pembukuan bertanggung jawab serta memiliki wewenang dalam melaksanakan
pekerjaan sesuai dengan kaidah akuntansi.
4. Pengembangan sumber daya manusia dilakukan melalui pendidikan, pelatihan dan
workshop yang berkelanjutan.
E. Tujuan Unit Pembukuan RS Elizabeth
1. Memberikan pelaporan keuangan yang benar dan wajar bagi manajemen rumah sakit
2. Mencegah terjadinya kesalahan perhitungan serta penyelewengan oleh pihak yang
tidak bertanggung jawab
3. Memberikan suasana dan lingkungan kerja efektif dan efisien

BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI UNIT PEMBUKUAN

Petugas Gudang
Non Medis

Petugas Tagihan

Petugas
Pengadaan

Gambar 6.1 Struktur Organisasi Unit Pembukuan

BAB VII
URAIAN JABATAN
1.

Nama Jabatan

: Kepala Unit Pembukuan

Pengertian

: Seorang tenaga non klinis yang diberi tanggung jawab dan


wewenang dalam mengatur dan mengendalikan kegiatan di Unit
Pembukuan.

Hasil Kerja

: Memberikan laporan keuangan yang tepat akurat sesuai pedoman


akuntansi.

Tanggung Jawab

: Secara struktural bertanggung jawab kepada Kasub Bag Keuangan


dan Pembukuan terhadap hal-hal :
1. Kebenaran dan ketepatan administrasi tenaga pembukuan,
Admin Billing Pasien, pergudangan non medis, persediaan dan
pengadaan.
2. Kebenaran dan ketepatan pelaksanaan proses pembukuan,
Admin Billing Pasien, pergudangan non medis, persediaan dan
pengadaan.
3. Kebenaran dan ketepatan penyelesaian tutup buku dari neraca
bulanan tepat waktu.

Wewenang

: 1. Memberi pertimbangan kepada Kasub Bag Keuangan dan


Pembukuan dalam pengolahan pembukuan Rumah Sakit.

Uraian Jabatan

: a. Melaksanakan Fungsi perencanaan meliputi :


1. Merencanakan dan membuat program kerja, program diklat
dan program mutu di Unit Pembukuan.
2. Merencanakan kebutuhan kerja.
3. Bersama Kepala Unit Keuangan melaksanakan penyusunan
RKAP.
4. Menyusun neraca bulanan perusahaan.
5. Merencanakan dan menambah serta perbaikan sarana dan
prasarana di Unit Pembukuan.
b. Melaksanakan Fungsi Pelaksanaan meliputi :
1. Berperan

serta

dalam

memberikan

bimbingan

agar

terlaksananya peningkatan mutu dan program kerja di unit


Pembukuan.
9

2. Berperan

serta

dalam

memberikan

bimbingan

agar

pelaksanaan program orientasi tenaga baru di Unit


Pembukuan dapat berjalan lancar.
3. Bekerja sama dengan Unit lain di bagian AUK mengenai
penyelenggaraan rapat bagian agar dapat berjalan secara
berkala atau sewaktu-waktu bila diperlukan.
4. Menyelenggarakan administrasi pembukuan atas mutasi kas
bank, mutasi jurnal, mutasi gudang untuk diposting dan
pengadaan.
5. Melaksanakan administrasi asset benda.
6. Menyelenggarakan Neraca Bulanan dan Tutup Buku.
7. Menyusun Laporan Manajemen.
c. Melaksanakan Fungsi Pengawasan, Pengendalian, Penilaian,
meliputi :
1. Berperan serta dalam pemeriksaan kebenaran bukti-bukti
pembukuan.
2. Menyelenggarakan fungsi pengendalian finansial dan
operasional sebagai internal kontrol.
3. Mengadakan analisa neraca.
4. Melayani penyajian data atas permintaan pemeriksaan
internal maupun eksternal.
5. Berperan serta dalam mengendalikan pendayagunaan
peralatan dan alat kantor secara efektif dan efisien.
Syarat Jabatan

: 1. Pendidikan minimal SMK (Akuntansi)


2. Tenaga Pembukuan minimal 2 tahun.

2.

Nama Jabatan

: Petugas Pelaksana Pembukuan

Pengertian

: Seorang tenaga non klinis yang diberi wewenang di dalam


mengelola Pembukuan.

Hasil Kerja

: 1. Terselenggara pelaporan di Unit Pembukuan dengan baik dan


lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan

Tanggung Jawab

: Secara struktural bertanggung jawab Kepala Unit Pembukuan


dalam mengelola pembukuan
10

Wewenang

: Memberi usulan kepada Kepala Unit Pembukuan mengenai


kelancaran pekerjaan di Unit Pembukuan

Uraian Tugas

: 1. Input mutasi kas bank.


2. Membuat jurnal memorial RK Beban Kanpus, Perkes ke Unit
PTPN XI
3. Membuat lampiran Neraca Bulanan
4. Membuat laporan berkala kepada Kepala Unit Pembukuan

Syarat Jabatan

: 1. Minimal SMK (Akuntansi)


2. Teliti dan Jujur

3.

Nama Jabatan

: Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern

Pengertian

: Seorang tenaga non klinis yang diberi wewenang di dalam


mengelola Sub Unit Billing Pasien Intern dan Ekstern.

Hasil Kerja

: 1. Terselenggara pelaporan Billing Intern dan Ekstern dengan


baik dan lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan

Uraian Tugas

: 1. Petugas menerima berkas nota pasien intern dari apotik dan


admin untuk diceklist dengan SIM RS
2. Petugas memilah nota tagihan berdasarkan nota tagihan PTPN
XI dan nota ragihan PTPN lain.
3. Membuat rekapitulasi nota tagihan di setiap periode minggu ke
I s/d minggu IV.
4. Membuat

jurnal

memorial

setiap

periode

mingguan

Rekapitulasi nota tagihan PTPN XI dan nota tagihan PTPN


lain diperiksa kepada Ka Unit Pembukuan.
5. Rekapitulasi nota tagihan dari penderita PTPN XI dan PTPN
lain diberi materai, stempel Rumah Sakit Elizabeth dan nama
terang kepala Bagian AUK kemudian diberikan kepada Kepala
Unit Pembukuan untuk dicek dan diparaf
6. Petugas memilah kembali antara nota tagihan asli dan duplikat
7. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI ke Unit Personalia &
Umum setiap tutupan minggu ke I s/d minggu ke IV untuk
dibuatkan lampiran tagihan.

11

8. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI dan PTPN lain


(sesaudara) ke Unit Pembukuan untuk dibuatkan lampiran
tagihan (buku besar).
Tanggung jawab

: Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kebenaran Admin


Billing Intern dan Ekstern di Unit Pembukuan.

Wewenang

: tidak ada

Syarat Jabatan

: 1. Pendidikan minimal SMK


2. Teliti dan Jujur

4.

Nama Jabatan

: Pengadaan

Pengertian

: Seorang tenaga non klinis yang diberi wewenang di dalam


mengelola pengadaan barang, obat dan alat kesehatan.

Hasil Kerja

: 1. Terselenggara pelaksanaan pengadaan


alat kesehatan dengan

barang, obat dan

baik dan lancar

2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan


Uraian Tugas

: 1. Membuat tanda terima faktur serta memeriksa kelengkapan


faktur
2. Membuat PB 24 dari masing masing unit selain unit farmasi
3. Membuat SP (kecil) dan menghubungi rekanan untuk
pemesanan barang sesuai dengan PB 24
4. Membuat SP (besar) sesuai faktur untuk kelengkapan kasbon
5. Memilah faktur, serta mengeset SP (besar) dan Bukti
Penerimaan Barang (BPB) untuk ditempelkan pada faktur
penjualan.
6. Membuat kasbon tagihan

Tanggung jawab

: Melaksanakan

administrasi

pemesanan,

pembelian,

dan

pembayaran barang, obat dan alat kesehatan.


Wewenang

: memberi saran kepada Kepala Unit Pembukuan mengenai


kelancaran pekerjaan di unit pembukuan

Syarat Jabatan

: 1. Pendidikan minimal SMK


2. Teliti dan Jujur

12

BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

Gambar 8.1 Tata Hubungan kerja Unit Pembukuan

1. Tata Hubungan Kerja dengan Bagian Keuangan


a. Unit keuangan menyerahkan kasbon yang telah dibuat dan diverifikasi Kasub Bag
Keuangan dan Pembukuan serta Kepala AUK
b. Petugas pembukuan menginput kasbon yang dibuat oleh unit keuangan ke dalam
neraca.
2. Tata Hubungan Kerja Dengan Bagian Administrasi
1. Sekretariat
a. Petugas Unit Pembukuan mengajukan permohonan ke bagian sekretariat untuk
pengajuan SK dan hal surat menyurat.
b. Petugas sekretariat meneruskan surat permohonan sesuai permintaan Unit
Pembukuan ke Kepala RS.
2. Personalia atau Kepegawaian dan Pengembangan SDM
a. Petugas personalia memberi lembaran penilaian kinerja kepada Kepala Unit
Pembukuan.
b. Kepala Unit Pembukuan memberi penilaian dan mengembalikan kepada personalia.
c. Pendidikan dan Pelatihan
d. Kepala Unit Pembukuan mengajukan permohonan untuk mengikuti pelatihan atau
simposium atau seminar.
13

e. Bagian diklat mengajukan pada Kepala RS dan Kepala RS memberi rekomendasi.


f. Bagian diklat memberi lembaran rekomendasi yang telah disetujui oleh Kepala RS
kepada Unit Pembukuan.
3. SIM (Sistem Informasi Manajemen)
a. Petugas Unit Pembukuan menghubungi Petugas SIM apabila ada gangguan program
komputer.
b. Petugas SIM melakukan pengecekan baik software, hardware komputer.
c. Petugas SIM membuat catatan di lembaran Unit Pembukuan.
3. Tata Hubungan Kerja dengan Bagian Farmasi
a. Pada akhir bulan Unit farmasi menyerahkan file memorial untuk diimport dan diproses

di Aplikasi KVA
b. Petugas pembukuan memposting file dari unit farmasi di aplikasi KVA.
c. Hasil dari posting tersebut di proses di aplikasi neraca dengan jurnal memorial lainnya.

14

BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
Rumah Sakit Elizabeth adalah rumah sakit swasta yang dalam kegiatan pelayanannya
diperuntukkan bagi semua lapisan masyarakat yang membutuhkan tanpa adanya perbedaan
dengan tetap berpegang pada motto, visi, dan misi rumah sakit.
Dalam melayani masyarakat Rumah Sakit Elizabeth menghadapi masalah yang tidak
jauh berbeda dengan rumah sakit lainnya yang ada di Situbondo.
Mengingat permasalahan diatas maka untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang
bermutu dan menyeluruh, rumah sakit Elizabeth makin mengembangkan program pelayanan
sekaligus meningkatkan mutu sumber daya manusia.
Sebagai petugas di Unit Pembukuan mempunyai tugas, tanggung jawab dan
wewenang dalam kegiatan harian yang masing-masing dalam pelaksanaan :
1. Sebagai Petugas Pelaksana Pembukuan.
2. Sebagai Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern.
3. Sebagai Petugas Pengadaan.
Uraian tugas sebagai berikut :
1.

Nama Jabatan

: Petugas Pelaksana Sub Unit Pembukuan

Pengertian

: Seorang petugas pelaksana yang diberi wewenang di dalam


mengelola Sub Unit Pembukuan.

Hasil Kerja

: 1. Terselenggara pelaporan di Unit Pembukuan dengan baik dan


lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan

Tanggung Jawab

: Secara struktural bertanggung jawab Kasub Bag Keuangan dan


Pembukuan serta Kepala AUK dalam mengelola pembukuan

Wewenang

: memberi usulan ke Kepala Unit mengenai kelancaran pekerjaan di


Unit Pembukuan

Uraian Tugas

: 1. Input mutasi kas bank.


4. Membuat jurnal memorial RK Beban Kanpus, Perkes ke Unit
PTPN XI
5. Membuat lampiran Neraca Bulanan
5. Membuat laporan berkala kepada Kepala Unit Pembukuan

Syarat Jabatan

: 1. Minimal SMK (Akuntansi)


3. Teliti dan Jujur

2.

Nama Jabatan

: Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern


15

Pengertian

: Seorang petugas pelaksana yang diberi wewenang di dalam


mengelola Sub Unit Billing Pasien Intern dan Ekstern.

Hasil Kerja

: 1. Terselenggara pelaporan di Sub Unit Billing Intern dan Ekstern


dengan baik dan lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan

Uraian Tugas

: 1. Petugas Menerima berkas nota pasien intern dari apotik dan


admin untuk diceklist dengan SIM RS
2. Petugas memilah nota tagihan berdasarkan nota tagihan PTPN
XI dan nota ragihan PTPN lain.
3. Membuat rekapitulasi nota tagihan di setiap periode minggu ke
I s/d minggu IV.
4. Membuat

jurnal

memorial

setiap

periode

mingguan

Rekapitulasi nota tagihan PTPN XI dan nota tagihan PTPN lain


diperiksa kepada Ka Unit Pembukuan.
5. Rekapitulasi nota tagihan dari penderita PTPN XI dan PTPN
lain diberi materai, stempel Rumah Sakit Elizabeth dan nama
terang kepala Bagian AUK kemudian diberikan kepada Kepala
Unit Pembukuan untuk dicek dan diparaf
6. Petugas memilah kembali antara nota tagihan asli dan duplikat
7. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI ke Unit Personalia &
Umum setiap tutupan minggu ke I s/d minggu ke IV untuk
dibuatkan lampiran tagihan.
8. Petugas menyetor nota tagihan PTPN XI dan PTPN lain
(sesaudara) ke Unit Pembukuan untuk dibuatkan lampiran
tagihan (buku besar).
Tanggung jawab

: Bertanggung jawab terhadap ketepatan dan kebenaran Admin


Billing Intern dan Ekstern di Unit Pembukuan.

Wewenang

: memberi usulan ke Kepala Unit mengenai kelancaran pekerjaan di


Unit Pembukuan

Syarat Jabatan

: 1. Minimal SMK
2. Teliti dan Jujur

3.

Nama Jabatan

: Pengadaan
16

Pengertian

: Seorang petugas pelaksana yang diberi wewenang di dalam


mengelola Sub Unit pengadaan.

Hasil Kerja

: 1. Terselenggara pelaksanaan di Sub Unit Pengadaan dengan


baik dan lancar
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan di Unit Pembukuan

Uraian Tugas

: 1. Membuat tanda terima faktur serta memeriksa kelengkapan


faktur
2. Membuat PB 24 dari masing masing unit selain apotek
3. Membuat SP (kecil) dan menghubungi rekanan untuk
pemesanan barang sesuai dengan PB 24
4. Membuat SP (besar) sesuai faktur untuk kelengkapan kasbon
5. Memilah faktur, serta mengeset SP (besar) dan Bukti
Penerimaan Barang (BPB) untuk ditempelkan pada faktur
penjualan.
6. Membuat kasbon tagihan

Tanggung jawab

: Melaksanakan

administrasi

pemesanan,

pembelian,

dan

pembayaran barang/obat.
Wewenang

: Memberi saran ke Ka Unit Pembukuan mengenai kelancaran


pekerjaan di Unit Pembukuan

Syarat Jabatan

: 1. Minimal SMK
2. Teliti dan Jujur

STANDAR BEBAN KERJA


PETUGAS UNIT
PEMBUKUAN
WKT

17

107.640

Menit/Tahun

NO.

1
2
3
4
5
6
7

KEGIATAN POKOK
Apel pagi
Rencana Kerja harian
Menginput kasbon harian
Membuat prognosa
Membuat neraca
Mengerjakan KVA
Cash In

KUANTITAS

Waktu
yang
dibutuhka
n (menit)

SBK

a
256
256
256
12
12
256
256

b
30
2
60
180
2700
240
60

c=WKT/b
3.588
53.820
1.794
598
40
449
1.794

SKL

Kebutuhan
Tenaga

0,1316

d=a/c
0,07
0,00
0,14
0,02
0,30
0,57
0,14

TOTAL SBK

1,25

SBK + SKL

1,39

KEBUTUHAN
TENAGA

POLA KETENAGAAN UNIT PEMBUKUAN


No
1.

Nama Jabatan
Kepala Unit

Kualifikasi
Formal
Sertifikat
Sarjana
-

Pengalaman dan

Pembukuan
2.

Petugas Pelaksana

Petugas Billing

SMK

4.

Disiplin dan teliti


Memiliki kemampuan

menangani pasien
SMK

Pasien Ekstern
dan Intern
Petugas Bagian

Jumlah

dalam kepemimpinan

Unit Pembukuan
3.

kualifikasi
Memiliki kemampuan

Disiplin dan teliti


Memiliki kemampuan

di bidang administrasi
SMK

Pengadaan

Disiplin dan teliti


Memiliki kemampuan
di bidang perpajakan

18

Disiplin dan teliti

BAB X
KEGIATAN ORIENTASI

DEFINISI
Orientasi adalah orientasi kerja yang dilaksanakan terhadap calon karyawan baru dan
mutasi ke unit kerja baru.
PESERTA ORIENTASI
Peserta orientasi adalah calon karyawan baru dan karyawan mutasi yang ditempatkan di
Unit Pembukuan.
KELENGKAPAN ORIENTASI
Kelengkapan orientasi yang harus dimiliki dan digunakan oleh peserta orientasi di
lingkungan AUK adalah sebagai berikut:
1.
2.

Name tag yang bertulisan nama lengkap beserta keterangan training di bawah nama
Peserta orientasi wajib menggunakan baju atasan putih polos dan bawahan celana

3.

panjang kain berwarna putih polos


Peserta orientasi wajib menggunakan sepatu warna hitam dan hak sepatu maksimal 3cm
(sepatu wanita) selama masa orientasi.

WAKTU DAN TEMPAT ORIENTASI


a.
Orientasi dilaksanakan dalam waktu 2 bulan, bagi calon keryawan yang lulus seleksi
rekrutmen PT Nusantara Sebelas Medika yaitu 1 minggu orientasi organisasi dan
b.

kebijakan manajemen SDM, 7 minggu orientasi di Unit Pembukuan.


Orientasi dilakukan dalam waktu 2 bulan bagi karyawan yang mutasi dari unit kerja lain
yaitu 1 minggu orientasi organisasi dan kebijakan manajemen SDM, 7 minggu orientasi
di Unit Pembukuan.

KEGIATAN ORIENTASI
1. Orientasi Organisasi
a. Struktur organisasi dan tata laksana dalam pelayanan rumah sakit.
b. Visi, misi, nilai dan tujuan organisasi dan motto di rumah sakit.
c. Jenis-jenis pelayanan program mutu, Program Pengendalian Pencegahan Infeksi &
Program K3. Program Keselamatan pasien Rumah Sakit yang tersedia atau
dilaksanakan.
d. Fasilitas-fasilitas yang ada di rumah sakit.
19

e. Prosedur yang digunakan untuk pemeliharaan untuk pemeliharaan fasilitas-fasilitas


rumah sakit.
f. Sistem pengamanan dan ketertiban termasuk peraturan di rumah sakit.
2. Orientasi kebijakan tentang manajemen SDM
a. Evaluasi kinerja staf.
b. Hak dan kewajiban pegawai (contoh: insentif, libur, cuti, pensiun dan kesejahteraan).
c. Sistem penghargaan dan sanksi (reward and punishment).
d. Sistem pengembangan staf.
3. Orientasi khusus di Unit Pembukuan
a. Organisasi dan tata ruang dari unit Pembukuan.
b. Fasilitas-fasilitas dan peralatan yang tersedia di unit Pembukuan.
c. Perkenalan dengan semua staf di unit Pembukuan.
d. Tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam unit Pembukuan.
e. Prosedur administrasi serta dokumen pendukungnya.
f. Model penugasan, tata cara kerja dan hal-hal lain yang berlaku.
METODE
a.
b.
c.
d.

Kuliah singkat
Penugasan
Kerja kelompok
Diskusi pleno

JADWAL PELAKSANAAN
Pelaksanaan kegiatan orientasi:
Hari

Tanggal

Senin-Sabtu

Adapun materi dan pemateri pada pelaksanaan orientasi adalah :


NO

MATERI ORIENTASI

1.
2.

Visi, misi, dan tujuan rumah sakit


Struktur organisasi, etika dan etos kerja
Hak dan kewajiban karyawan serta peraturan

Direktur Rumah Sakit


Kepala Bagian A.U.K
Kepala Sub Bagian SDM/Umum

rumah sakit
Hak pasien
Patient safety
INOS rumah sakit
Kesehatan dan keselamatan kerja

Kepala Bagian Pelayanan


Tim KPRS
Tim PPI
Tim K3 rumah sakit

3.
4.
5.
6.
7.

PEMATERI

20

8.
9.
10.
11.
12.
13.
14

Ketentuan orientasi di unit kerja masing-

Kepala Sub Bagian Pelayanan

masing
Pemasaran
Rekam medis
Alat medis dan maintenance
Gizi
Farmasi
Radiologi

Medik
Kepala Sub Bagian SDM/Umum
Kepala Unit Rekam Medis
Kepala Unit IPSRS
Kepala Unit Gizi
Kepala Unit Farmasi
Kepala Unit Radiologi

EVALUASI ORIENTASI
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari jadwal
kegiatan. Jadwal kegiatan tersebut akan dievaluasi pada masa akhir orientasi, sehingga bila
dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera
diperbaiki sehingga tidak menggangu program secara keseluruhan.
Batas waktu diperlukan untuk mendapatkan standar minimal dari kapasitasnya dari
setiap karyawan baru yang masih dalam masa orientasi. Evaluasi dilakukan dengan
menggunakan alat evaluasi (checklist) sesuai kebutuhan dan dilaporkan kepada pihak yang
berwenang.

LAPORAN ORIENTASI
Laporan orientasi dibuat oleh Kepala Unit Pembukuan untuk mendapatkan data yang
objektif tentang kemajuan dan kapabilitas yang telah diraih oleh setiap karyawan AUK baru
khususnya Unit Pembukuan, sehingga dapat diketahui seberapa jauh tujuan dari orientasi
telah dapat diraih yang akan diperlukan untuk pengambilan keputusan selanjutnya.

21

BAB XI
PERTEMUAN / RAPAT

Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth merupakan salah satu unit tersendiri yang
terpisah dari unit lain yang ada di rumah sakit, dan mempunyai anggota tim yang memerlukan
pengorganisasian. Pertemuan atau perlu dilaksanakan untuk mengkoordinasikan dan
merencanakan hal yang berhubungan dengan kemajuan unit.
Rapat berkala di Unit Pembukuan terdiri dari:
1.

Rapat Rutin Bulanan


Rapat rutin bulanan diselenggarakan pada:

2.

Waktu

: Minggu ke 2 hari senin

Jam

: 12.00 sampai selesai

Tempat

: Ruang Komite Medik

Peserta

: Staf Unit Pembukuan

Materi

: Evaluasi kinerja, evaluasi perencanaan kerja, dan lain-lain

Kelengkapan rapat

: Daftar hadir dan Notulen rapat

Rapat Insidentil
Rapat insidentil diselenggarakan pada:
Waktu

: Sewaktu-waktu, bila ada masalah atau sesuai hal yang perlu


dibicarakan secara urgent

Peserta

: Semua petugas Unit Pembukuan

Materi

: Sesuai dengan masalah yang ada

Kelengkapan rapat

: Daftar hadir dan notulen rapat

Penyusun Rencana Kerja dan Evaluasi


A. Penyusun Rencana Kerja
Rencana Kerja dibuat oleh Unit Pembukuan yang berorientasi pada macam kegiatan
rutin.
Rencana Kerja terdiri atas :
Rencana Kerja Tahunan

22

Rencana kerja tahunan disusun setiap tahun berdasarkan temuan, dan bahasan dalam
evaluasi pada tahun sebelumnya. Rencana kerja ini diajukan kepada pimpinan setiap
tahun pada bulan September.
Laporan rencana tahunan meliputi: Rencana penambahan tenaga sesuai dengan analisa
kebutuhan tenaga yang telah dihitung. Rencana pengembangan staf melalui pelatihan
atau pendidikan untuk meningkatakan kemampuan kinerja.
Rencana kerja harian
Rencana kerja harian dibuat sesuai dengan kegiatan pembukuan yang ditentukan.
B. Evaluasi Kerja
Evaluasi kerja meliputi :
Evaluasi kinerja karyawan secara individu dilakukan melalui penilaian karyawan tiap
2 tahun
Evaluasi ketepatan dan kelengkapan pengiriman laporan keuangan ke Direksi tiap 3
bulan.

23

BAB XII
PELAPORAN

A. Laporan Harian
Laporan harian input kasbon ke Aplikasi Neraca
B. Laporan Bulanan
1. Laporan Neraca
2. Laporan Prognosa
3. Laporan Internal cek
C. Laporan Triwulan
Laporan Triwulan Persediaan Bahan/Perlengkapan Barang
D. Laporan Tahunan
Laporan penyusunan angka dasar dan biaya RKAP yang terkait dengan Pembukuan
E. Laporan Sewaktu
1. Laporan sewaktu yang dibuat atas permintaan Kepala Rumah Sakit atau Direksi
berupa data rumah sakit.
2. Laporan tentang Pelaksanaan Orientasi Karyawan baru ke Kasub Bag Keuangan dan
Pembukuan yang selanjutnya diserahkan ke Kepala Administrasi Umum dan
Keuangan.

24