UNIT PEMBUKUAN
RUMAH SAKIT ELIZABETH
TAHUN 2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat yang telah
dikaruniakan kepada penyusun, sehingga pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah
Sakit Elizabeth ini dapat selesai disusun.
Pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth ini merupakan
pedoman bagi semua pihak yang berkaitan dengan Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth
dalam tata cara penyelenggaraan organisasi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth
Dalam pedoman ini diuraikan tentang gambaran umum Rumah Sakit, visi, misi,
motto, falsafah, nilai, dan Tujuan Rumah Sakit, struktur organisasi Rumah Sakit, , visi, misi,
motto, falsafah, nilai, dan Tujuan Unit Pembukuan, Uraian Jabatan, Tata hubungan kerja, Pola
Ketenagan dan Kualifikasi Personil, Penilaian Kinerja, Kegiatan Oriantasi, Pertemuan atau
Rapat, serta Pelaporan Unit Pembukuan.
Tidak lupa penyusun sampaikan terimakasih sedalam-dalamnya atas bantuan semua
pihak dalam menyelesaikan Pedoman Pengorganisasian Unit Pembukuan Rumah Sakit
Elizabeth.
Penyusun
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ....................................................................................................................
ii
iv
BAB I Pendahuluan.............................................................................................................
BAB III Visi, Misi, Motto, Falsafah, Nilai dan Tujuan Rumah Sakit Elizabeth.................
ii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Elizabeth ..............................................
iii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 9.1 Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil di Unit Pembukuan
RS. Elizabeth......................................................................................................... 35
iv
BAB I
PENDAHULUAN
BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT ELIZABETH
Rumah Sakit Elizabeth adalah salah satu rumah sakit di pusat kota Situbondo yang
dikelola oleh PT Nusantara Sebelas Medika. Letak Rumah Sakit Elizabeth sangat strategis
karena berada tepat dipersimpangan pintu masuk kota Situbondo, sehingga mudah dijangkau
oleh masyarakat
Rumah sakit Elizabeth awalnya hanya melayani karyawan PTPN XI beserta batihnya, akan
tetapi pada perkembanganya
karyawan PTPN XI melainkan diperuntukkan bagi masyarakat luas yang memerlukan jasa
pelayanan medis yang lebih baik. Terbatasnya penyedia jasa pelayanan kesehatan di kota
Situbondo menjadikan RS Elizabeth menjadi salah satu rumah sakit rujukan dengan fasilitasfasilitas yang memadai.
Pada Tahun 2014 Rumah sakit Elizabeth menjadi anak perusahaan dari PTPN XI
yang bernama PT Nusantara Sebelas Medika (PT NSM). Tetapi dari segi pelayanan Rumah
sakit Elizabeth tidak mengalami perubahan. Kini Rumah Sakit Elizabeth semakin berkembang
pesat seiring dengan tuntutan dalam hal memberikan pelayanan kesehatan yang prima untuk
masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan. Untuk lebih meningkatkan pelayanan
kesehatan Rumah Sakit Elizabeth berbenah dalam hal pelayanan kesehatan sesuai dengan
teknologi yang disesuaikan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dalam hal kesehatan.
Dalam hal melayani masyarakat akan kebutuhan kesehatan maka Rumah Sakit
Elizabeth memberikan beberapa fasilitas untuk menunjang pelayanan kesehatan kepada
masyarakat yaitu:
1. Unit Rawat Jalan (Poli Umum, Poli Gigi,dan Poli Spesialis)
2. Instalasi Gawat Darurat dengan pelayanan 24 Jam
3. Unit Hemodialisa (Cuci Darah)
4. Unit Fisioterapi
5. Unit Gizi
6. ICU
7. Unit Rawat Inap yang meliputi:
-
Pemeriksaan Hematologi
9. Unit Radiologi
-
Photo Rontgen
USG
BAB III
VISI, MISI, MOTTO, FALSAFAH, DAN TUJUAN
RUMAH SAKIT ELIZABETH SITUBONDO
A. Visi Rumah Sakit Elizabeth
Menjadi perusahaan yang tangguh, tumbuh dan terkemuka di bidang pelayanan kesehatan
di wilayah Jawa Timur.
B. Misi Rumah Sakit Elizabeth
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima (excellent), bermutu, komprehensif
kepada masyarakat/lingkungan dalam mewujudkan kesehatan dan keselamatan pasien
2. Memberikan kontribusi nilai tambah yang optimal bagi stakeholder, perusahaan,
karyawan, mitra kerja dan stakeholder lainnya
3. Mengembangkan kompetensi sumber daya manusia rumah sakit untuk membangun
daya saing perusahaan yang berkelanjutan.
C. Motto Rumah Sakit Elizabeth
Keselamatan dan Kesehatan Anda adalah Prioritas Kami
D. Falsafah Rumah Sakit Elizabeth
Profesionalisme dengan dilandasi pengabdian yang tulus dan memberikan kepuasan
kepada masyarakat/pelanggan.
E. Nilai Rumah Sakit Elizabeth
Tata nilai perusahaan terdiri dari 5 unsur yaitu Produktif, Amanah, Berkualitas,
Simpatik, dan inovatif selanjutnya disingkat PROAksi.
PROduktif
Sikap dan perilaku yang mampu memberikan hasil, manfaat, atau nilai tambah yang
optimal bagi perusahaan.
Amanah
Sikap dan perilaku yang menjadikan seseorang dipercaya oleh orang lain, kelompok
kerja, manajemen dan masyarakat
BerKualitas
Sikap dan perilaku yang menunjukkan upaya terbaik dalam menggunakan setiap input
dan menjalankan proses serta menghasilkan hasil/ output yang terbaik.
Simpatik
Sikap dan perilaku yang yang dapat membuat orang lain senang, merasa dihargai, dan
dihormati
Inovatif
Sikap dan perilaku yang menunjukkan banyaknya ide, gagasan, dan temuan yang lebih
baru, lebih baik, dan atau lebih banyak,yang bernilai tambah bagi perusahaan baik
dalam bentuk sikap kerja, cara kerja, sistem kerja, atau teknologi
4
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT ELIZABETH
BAB V
MOTTO, VISI, MISI, FALSAFAH DAN TUJUAN
UNIT PEMBUKUAN
A. Visi Unit Pembukuan RS Elizabeth
Visi Unit Pembukuan RS Elizabeth adalah Menjadikan sumber daya Unit Pembukuan
yang modern dengan manajemen yang bermutu serta didukung oleh sarana dan prasarana
yang memadai yang dapat memberikan pelaporan kinerja keuangan yang tepat dan
akurat.
B. Misi Unit Pembukuan RS Elizabeth
Misi Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth adalah :
Memberikan pelaporan keuangan beserta hasil analisisnya tentang posisi keuangan
untuk Manajemen Rumah Sakit Elizabeth
C. Motto Unit Pembukuan RS Elizabeth
Motto Unit Pembukuan RS Elizabeth adalah Laporan Keuangan Efektif dan Efisien
D. Falsafah dan nilai Unit Pembukuan RS Elizabeth
Dalam memberikan laporan keuangan berkeyakinan bahwa :
1. Manusia adalah individu yang mempunyai kebutuhan biopsikososial dan spiritual.
2. Pelaporan yang diberikan untuk kepentingan bagi manajemen rumah sakit yang
bertujuan untuk pengembangan rumah sakit.
3. Unit Pembukuan bertanggung jawab serta memiliki wewenang dalam melaksanakan
pekerjaan sesuai dengan kaidah akuntansi.
4. Pengembangan sumber daya manusia dilakukan melalui pendidikan, pelatihan dan
workshop yang berkelanjutan.
E. Tujuan Unit Pembukuan RS Elizabeth
1. Memberikan pelaporan keuangan yang benar dan wajar bagi manajemen rumah sakit
2. Mencegah terjadinya kesalahan perhitungan serta penyelewengan oleh pihak yang
tidak bertanggung jawab
3. Memberikan suasana dan lingkungan kerja efektif dan efisien
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI UNIT PEMBUKUAN
Petugas Gudang
Non Medis
Petugas Tagihan
Petugas
Pengadaan
BAB VII
URAIAN JABATAN
1.
Nama Jabatan
Pengertian
Hasil Kerja
Tanggung Jawab
Wewenang
Uraian Jabatan
serta
dalam
memberikan
bimbingan
agar
2. Berperan
serta
dalam
memberikan
bimbingan
agar
2.
Nama Jabatan
Pengertian
Hasil Kerja
Tanggung Jawab
Wewenang
Uraian Tugas
Syarat Jabatan
3.
Nama Jabatan
Pengertian
Hasil Kerja
Uraian Tugas
jurnal
memorial
setiap
periode
mingguan
11
Wewenang
: tidak ada
Syarat Jabatan
4.
Nama Jabatan
: Pengadaan
Pengertian
Hasil Kerja
Tanggung jawab
: Melaksanakan
administrasi
pemesanan,
pembelian,
dan
Syarat Jabatan
12
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
di Aplikasi KVA
b. Petugas pembukuan memposting file dari unit farmasi di aplikasi KVA.
c. Hasil dari posting tersebut di proses di aplikasi neraca dengan jurnal memorial lainnya.
14
BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
Rumah Sakit Elizabeth adalah rumah sakit swasta yang dalam kegiatan pelayanannya
diperuntukkan bagi semua lapisan masyarakat yang membutuhkan tanpa adanya perbedaan
dengan tetap berpegang pada motto, visi, dan misi rumah sakit.
Dalam melayani masyarakat Rumah Sakit Elizabeth menghadapi masalah yang tidak
jauh berbeda dengan rumah sakit lainnya yang ada di Situbondo.
Mengingat permasalahan diatas maka untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang
bermutu dan menyeluruh, rumah sakit Elizabeth makin mengembangkan program pelayanan
sekaligus meningkatkan mutu sumber daya manusia.
Sebagai petugas di Unit Pembukuan mempunyai tugas, tanggung jawab dan
wewenang dalam kegiatan harian yang masing-masing dalam pelaksanaan :
1. Sebagai Petugas Pelaksana Pembukuan.
2. Sebagai Petugas Billing Pasien Intern dan Ekstern.
3. Sebagai Petugas Pengadaan.
Uraian tugas sebagai berikut :
1.
Nama Jabatan
Pengertian
Hasil Kerja
Tanggung Jawab
Wewenang
Uraian Tugas
Syarat Jabatan
2.
Nama Jabatan
Pengertian
Hasil Kerja
Uraian Tugas
jurnal
memorial
setiap
periode
mingguan
Wewenang
Syarat Jabatan
: 1. Minimal SMK
2. Teliti dan Jujur
3.
Nama Jabatan
: Pengadaan
16
Pengertian
Hasil Kerja
Uraian Tugas
Tanggung jawab
: Melaksanakan
administrasi
pemesanan,
pembelian,
dan
pembayaran barang/obat.
Wewenang
Syarat Jabatan
: 1. Minimal SMK
2. Teliti dan Jujur
17
107.640
Menit/Tahun
NO.
1
2
3
4
5
6
7
KEGIATAN POKOK
Apel pagi
Rencana Kerja harian
Menginput kasbon harian
Membuat prognosa
Membuat neraca
Mengerjakan KVA
Cash In
KUANTITAS
Waktu
yang
dibutuhka
n (menit)
SBK
a
256
256
256
12
12
256
256
b
30
2
60
180
2700
240
60
c=WKT/b
3.588
53.820
1.794
598
40
449
1.794
SKL
Kebutuhan
Tenaga
0,1316
d=a/c
0,07
0,00
0,14
0,02
0,30
0,57
0,14
TOTAL SBK
1,25
SBK + SKL
1,39
KEBUTUHAN
TENAGA
Nama Jabatan
Kepala Unit
Kualifikasi
Formal
Sertifikat
Sarjana
-
Pengalaman dan
Pembukuan
2.
Petugas Pelaksana
Petugas Billing
SMK
4.
menangani pasien
SMK
Pasien Ekstern
dan Intern
Petugas Bagian
Jumlah
dalam kepemimpinan
Unit Pembukuan
3.
kualifikasi
Memiliki kemampuan
di bidang administrasi
SMK
Pengadaan
18
BAB X
KEGIATAN ORIENTASI
DEFINISI
Orientasi adalah orientasi kerja yang dilaksanakan terhadap calon karyawan baru dan
mutasi ke unit kerja baru.
PESERTA ORIENTASI
Peserta orientasi adalah calon karyawan baru dan karyawan mutasi yang ditempatkan di
Unit Pembukuan.
KELENGKAPAN ORIENTASI
Kelengkapan orientasi yang harus dimiliki dan digunakan oleh peserta orientasi di
lingkungan AUK adalah sebagai berikut:
1.
2.
Name tag yang bertulisan nama lengkap beserta keterangan training di bawah nama
Peserta orientasi wajib menggunakan baju atasan putih polos dan bawahan celana
3.
KEGIATAN ORIENTASI
1. Orientasi Organisasi
a. Struktur organisasi dan tata laksana dalam pelayanan rumah sakit.
b. Visi, misi, nilai dan tujuan organisasi dan motto di rumah sakit.
c. Jenis-jenis pelayanan program mutu, Program Pengendalian Pencegahan Infeksi &
Program K3. Program Keselamatan pasien Rumah Sakit yang tersedia atau
dilaksanakan.
d. Fasilitas-fasilitas yang ada di rumah sakit.
19
Kuliah singkat
Penugasan
Kerja kelompok
Diskusi pleno
JADWAL PELAKSANAAN
Pelaksanaan kegiatan orientasi:
Hari
Tanggal
Senin-Sabtu
MATERI ORIENTASI
1.
2.
rumah sakit
Hak pasien
Patient safety
INOS rumah sakit
Kesehatan dan keselamatan kerja
3.
4.
5.
6.
7.
PEMATERI
20
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14
masing
Pemasaran
Rekam medis
Alat medis dan maintenance
Gizi
Farmasi
Radiologi
Medik
Kepala Sub Bagian SDM/Umum
Kepala Unit Rekam Medis
Kepala Unit IPSRS
Kepala Unit Gizi
Kepala Unit Farmasi
Kepala Unit Radiologi
EVALUASI ORIENTASI
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari jadwal
kegiatan. Jadwal kegiatan tersebut akan dievaluasi pada masa akhir orientasi, sehingga bila
dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera
diperbaiki sehingga tidak menggangu program secara keseluruhan.
Batas waktu diperlukan untuk mendapatkan standar minimal dari kapasitasnya dari
setiap karyawan baru yang masih dalam masa orientasi. Evaluasi dilakukan dengan
menggunakan alat evaluasi (checklist) sesuai kebutuhan dan dilaporkan kepada pihak yang
berwenang.
LAPORAN ORIENTASI
Laporan orientasi dibuat oleh Kepala Unit Pembukuan untuk mendapatkan data yang
objektif tentang kemajuan dan kapabilitas yang telah diraih oleh setiap karyawan AUK baru
khususnya Unit Pembukuan, sehingga dapat diketahui seberapa jauh tujuan dari orientasi
telah dapat diraih yang akan diperlukan untuk pengambilan keputusan selanjutnya.
21
BAB XI
PERTEMUAN / RAPAT
Unit Pembukuan Rumah Sakit Elizabeth merupakan salah satu unit tersendiri yang
terpisah dari unit lain yang ada di rumah sakit, dan mempunyai anggota tim yang memerlukan
pengorganisasian. Pertemuan atau perlu dilaksanakan untuk mengkoordinasikan dan
merencanakan hal yang berhubungan dengan kemajuan unit.
Rapat berkala di Unit Pembukuan terdiri dari:
1.
2.
Waktu
Jam
Tempat
Peserta
Materi
Kelengkapan rapat
Rapat Insidentil
Rapat insidentil diselenggarakan pada:
Waktu
Peserta
Materi
Kelengkapan rapat
22
Rencana kerja tahunan disusun setiap tahun berdasarkan temuan, dan bahasan dalam
evaluasi pada tahun sebelumnya. Rencana kerja ini diajukan kepada pimpinan setiap
tahun pada bulan September.
Laporan rencana tahunan meliputi: Rencana penambahan tenaga sesuai dengan analisa
kebutuhan tenaga yang telah dihitung. Rencana pengembangan staf melalui pelatihan
atau pendidikan untuk meningkatakan kemampuan kinerja.
Rencana kerja harian
Rencana kerja harian dibuat sesuai dengan kegiatan pembukuan yang ditentukan.
B. Evaluasi Kerja
Evaluasi kerja meliputi :
Evaluasi kinerja karyawan secara individu dilakukan melalui penilaian karyawan tiap
2 tahun
Evaluasi ketepatan dan kelengkapan pengiriman laporan keuangan ke Direksi tiap 3
bulan.
23
BAB XII
PELAPORAN
A. Laporan Harian
Laporan harian input kasbon ke Aplikasi Neraca
B. Laporan Bulanan
1. Laporan Neraca
2. Laporan Prognosa
3. Laporan Internal cek
C. Laporan Triwulan
Laporan Triwulan Persediaan Bahan/Perlengkapan Barang
D. Laporan Tahunan
Laporan penyusunan angka dasar dan biaya RKAP yang terkait dengan Pembukuan
E. Laporan Sewaktu
1. Laporan sewaktu yang dibuat atas permintaan Kepala Rumah Sakit atau Direksi
berupa data rumah sakit.
2. Laporan tentang Pelaksanaan Orientasi Karyawan baru ke Kasub Bag Keuangan dan
Pembukuan yang selanjutnya diserahkan ke Kepala Administrasi Umum dan
Keuangan.
24