Jam Buka dan Kunsultasi Apotek

Jam buka apotek setiap harinya antara 07.00 sampai 21.00 WIB hari ahad dan hari libur
tetap buka kecuali hari besar agama, yang dibagi menjadi 2 sift, yaitu :
Sift 1 : 07.00 14.00 WIB
Sift 2: 14.00 21.00 WIB
Konsultasi dilakukan oleh APA setiap hari pada jam buka apotek
1.
2.
3.
4.

Sarana pelayanan kesehatan disekitar apotek :

PMI Kabupaten Purbalingga
Puskesmas Kecamatan Purbalingga
RSUD Kabupaten Purbalingga
Praktik beberapa Dokter dan Bidan
Pengelolaan yang biasa dilakukan di apotek antara lain :
1. Pengadaan
Apotek menggunakan sistem pemesanan salesman yang datang langsung datang ke
apotek atau melalui pesawat telepon untuk memenuhi pengadaan barang. Masalah yang
sering dihadapi di apotek dalam pengadaan yaitu, keterlambatan dalam pengadaan obat
yang di sebabkan oleh kekosongan pabrik, dalam mengatasi masalah ini dilakukan dengan
cara memesan obat dari jauh-jauh hari dan tidak menunggu stok obat tersebut kosong.
2. Penyimpanan
Untuk penyimpanan sediaan obat dan alat kesehatan di apotek disusun berdasarkan abjad,
bentuk sediaan dan stabilitas atau kesesuaian suhu pada penyimpanan obat.
1) Golongan obat
Penyimpanan obat berdasarkan golongan obat, seperti obat bebas, bebas terbatas obat
keras dan obat narkotik. Tidak mengalami masalah yang berarti dan sesuai dengan standar
yang di tetapkan.
2) Abjad
Penyimpanan obat berdasarkan abjad, seperi obat yang di beli bebas sampai obat yang
harus di sertai dengan resep dokter. Tidak mengalami masalah yang berarti dan sesuai
dengan standar yang di tetapkan.

3) Bentuk sediaan
Penyimpanan obat berdasarkan bentuk sediaannya, seperti sirup bebas, sirup ASKES,
salep, injeksi, cairan dan lain-lain. Tidak mengalami masalah yang berarti dan sesuai
dengan standar yang di tetapkan.
4) Suhu
Penyimpanan obat berdasarkan suhu penyimpanan agar obat tidak rusak, seperti
suppositoria dan insulin disimpan dalam lemari es, supaya tidak merusak bentuk dan
khasiatnya. Dalam hal ini Penulis tidak melakukan pengecekan terhadap penyimpanan
berdasarkan suhu.
3. Penyaluran
Penyaluran obat di apotek di bagi menjadi 2 macam cara, diantaranya :
1) Resep
Resep yang dilayani ada 2 yaitu resep ASKES dan non ASKES
2) Non resep
Pembelian obat yang dilakukan tidak menggunakan resep atau penjualan obat bebas.
Masalah yang sering dihadapi adanya penyaluran obat Psikotropika yang disalurkan bebas
tanpa menggunakan resep dokter maupun petunjuk dokter, penyaluran itu tidak sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
4. Pelaporan

Pelaporan di apotek antara lain :

1) Laporan harian merupakan laporan yang berisikan tentang barang yang terjual, pengeluaran
dan pemasukan obat yang masuk. Laporan harian yang dilakukan telah sesuai dengan
jumlah obat yang masuk dan keluar setiap harinya.
2) Laporan bulanan biasanya berisi tentang laporan obat golongan Narkotika, Psikotropika
yang masuk dan keluar selama satu bulan.
II.

III.

Perumusan Makalah
Berdasarkan latarbelakang yang telah dijabarkan diatas, maka permasalahan yang akan
dikaji adalah Sistem Penjualan, , Jenis Penjualan Barang pada Apotek Pharingga, unit
organisasi dan Dokumen yang digunakan, Prosedur, Flowchart, narasi dan SPI.
Tujuan Makalah
Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk memenuhi Tugas Sistem Akuntansi yang
diberikan oleh Ibu Nugrah LPH, SE dosen Sistem Akuntansi kepada Mahasiswa.

BAB II
PEMBAHASAN
I.

JENIS PENJUALAN BARANG

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam
pembahahan ini saya membahas pada sebuah Apotek yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Apotek ini yaitu :
Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian
daris stock yang tersedia di gudang.

II.

STRUKTUR ORGANISASI APOTEK

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB TIAP TIAP BAGIAN

1.
a.
b.
c.

Direktur / Pemilik Apotek

Bertanggungjawab terhadap semua kegiatan dan mengkoordinir semua bagian
Menunjuk dan mengangkat semua personel untuk tugas atau jabatan yang sesuai dengan struktur organisasi
Mengawasi dan menjamin stabilitas seluruh bagian yang ada dalam apotek

2.
a.
b.
c.

Kepala / Apoteker Pengelola

Mengawasi jalannya operasional apotek
Mengevaluasi apotek berdasarkan dari laporan yang diterima dalam kurun waktu tertentu
Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk perkembangan apotek

3.

Assisten Apotek
Orang yang bertugas sebagai pembuat/ menyiapkan obat yang diterima dari bagian penjualan sesuai dengan resep maupun
non resep dari konsumen, dimulai dari melihat kelengkapan obat, menyiapkan obat dan mengemas obat.

4.
a.
b.

Bagian Penjualan / Kasir

Mengenal produk dan barang yang akan dijual secara baik.
Melayani konsumen dengan melayani permintaan obat resep maupun non resep

5.

Bagian Gudang
Bagian gudang merupakan bagian dari Staff apotek, dalam hal ini yaitu bagian yang bertanggungjawab atassegala macam
kegiatan yang terjadi dibagian gudang. Tugas dan tanggungjawabnya yaitu membuat surat pemesanan obat, mendistribusikan
barang ke bagian penjualan, melakukan kordinasi dengan bagian pembelian dan penjualan.

6.
a.
b.

Bagian Pembelian
Melakukan pemesanan obat kepada supliyer
Melakukan negosiasi harga ke supliyer dan mencari harga yang sesuai atau kompetetif, sehingga dapat menaikan keuntungan
dari penjualan barang.

III.
1.
a.
b.

c.

d.
e.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
3.
a.
b.

PROSEDUR PENJUALAN
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara
langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan
customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk
mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang,
dll.
Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi
sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di
gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out
melalui printer di bagian penerimaan order
Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap
dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock &
Delivery.
Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh
langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Bagian Stok dan Delivery
Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order
penjualan ke bagian pembelian barang dagang.

c.
d.
e.
f.
g.
h.
4.
a.
b.
c.
d.
5.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
6.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

7.
a.
b.
c.
d.
8.
a.
b.
c.
d.
e.
f.

1)

Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat
Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau
meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir)
untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
Menerima Perintah/Permintaan Barang
Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan
untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya
setelah ditandatangi.
Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Transportasi
Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui
Kurir)
Penjualan Barang dari Stok Gudang
Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
Menyerahkan barang kepada customer
Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice / Faktur

Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini
cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
Menerbitkan faktur pajak.
Menerbitkan listing penjualan harian
Mendistribusikan Dokumen
Bagian Administrasi Keuangan
1. Bagian Piutang
Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi
piutang
Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
Membuat surat penagihan
2. Bagian buku besar
a. Bagian Jurnal Penjualan
Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah
diverifikasi oleh penerima barang.

2)
3)
1)
2)
3)
9.

IV.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.

V.

Menerima copy Faktur Pajak.

Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
b. Bagian Jurnal Pembelian
Menerima Copy Po dari bagian pembelian
Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian Pengolahan IT / Data Elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing
bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang
dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan
apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang
dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus
dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
DOKUMEN
Dokumen dokumen yang digunakan di Apotek Pharingga
Kwitansi
Faktur Penjualan
Nota Pembelian dari Toko
Surat Pemesanan Obat
Faktur Pembelian dari PBF
Kartu Stok Barang / Obat
Blanko Nota Penjualan Obat
Blanko Kwitansi dan Copy Resep
Blanko Pemesanan Psikotropik
Blanko Pemesanan Narkotik
Blanko Catatan Pemjualan
Blanko Catatan Pembelian
Blanko Catatan Keuangan
Blanko Catatan Untuk Narkotika
Blanko Catatan Psikotropik
Absensi Pegawai
Buku Barang Datang
Buku Rekap Piutang / Buku Lukaso
Buku Rekam Medik
Buku Pembelian Cash
Buku Pembelian Konsinyasi
Buku Resep
Buku Pengiriman Barang

FLOWCHART

VI.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Sistem Pengendalian Intern adalah suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat
yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan,
memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen yang telah ditetapkan.
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mempelajari dan menilai penerapan struktur pengendalian intern yang dilaksanakan
oleh apotek yang berhubungan dengan penjualan obat-obatan serta untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan dari
struktur pengendalian intern yang sudah ada.

1.
2.
3.
4.

Dalam penelitian ini metode analisis yang digunakan adalah metode analisis diskriptif pada pendekatan kualitatif, dengan
tahapan analisis sebagai berikut:
Menganalisa struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang yang ada di Apotek.
Menganalisa bagaimana sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup (berdasarkan
prosedur pembelian, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pencatatan, dan pengontrolan).
Menganalisis praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Menganalisis karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Hasil dari analisis yang telah dilakukan menyatakan bahwa Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan di Apotek
Pharingga belum baik. Hal ini dapat dilihat dari masih terdapat perangkapan jabatan pada bagian penerimaan dan bagian
penyimpanan barang (bagian gudang), kemudian Apotek Pharingga masih belum membentuk secara khusus team sebagai
Pengendalian Intern untuk pemeriksaan mendadak terhadap catatan persediaan sehingga memperkecil adanya
penyelewengan yang ada dalam Apotek tersebut, banyaknya tanggung jawab yang dibebankan pada pimpinan Apotek dan
kurangnya bukti-bukti, baik yang berupa formulir-formulir/ faktur-faktur yang digunakan sebagai arsip serta tidak adanya SPPH
(Surat Permintaan Penawaran Harga) .

BAB III
PENGEMBANGAN
Berdasarkan hasil pembahasan diatas, agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan maka penulis menyarankan
sebaiknya Apotek Pharingga membuat struktur organisasi yang dapat memisahkan wewenang dan tanggung jawab agar tidak
terjadi perangkapan fungsi dalam satu departemen, Apotek Pharingga seharusnya membentuk suatu team sebagai
Pengendalian Intern yang melakukan pemeriksaan mendadak terhadap terhadap catatan dan persediaan obat untuk
meminimalisir adanya resiko penyelewengan, menambah beberapa rangkap formulir dan membuat SPPH yang ditujukan untuk
supplier guna mendapatkan potongan harga.

BAB IV
PENUTUP
A.

Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada Apotek Pharingga mengenai perancangan sistem penjualan dapat diambil
kesimpulan bahwa:
Sistem pengendalian intern dilihat dari organisasi dan sistem otorisasi. Dari segi organisasi, di Apotek Pharingga tidak terdapat
pemisahan fungsi dan wewenang yang jelas sehingga, kemungkinan karyawan berlaku tidak jujur sangat besar. Dari segi
sistem otorisasi yang dilakukan, memberikan kemungkian manipulasi maupun kesalahan dalam pemberian harga, pencatatan
dan penghitungan transaksi penjualan tunai. Sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat, dan relevan.

B.

Saran
Saran yang penulis ajukan demi pengembangan Sistem Penjualan di Apotek Pharingga masa mendatang adalah sebagai
berikut:
Pengembangan Sistem Penjualan di Apotek Pharingga sangat diperlukan dengan Mantap, Intensif serta Bertanggungjawab
untuk menyesuaikan dengan perkembangan apotek maupun perkembangan teknologi