iagram organisasi dalam perancangan sistem informasi merupakan salah satu hal yang perlu
dipelajari. Dari bentuk diagram organisasi pada suatu perusahaan dapat dianalisa sifat dan
bentuk keputusan dari level tertinggi unit perusahaan tersebut ke level di bawahnya. Menurut
Robert G. Murdick studi atas organisasi dalam perancangan sistem informasi merupakan tahap
pertama yaitu tahap studi (Study phase), perencanaan suatu sistem informasi yang dimulai dari
suatu organisasi baru membuat suatu rancangan sistem informasi dianalisa secara menyeluruh
termasuk analisa terhadap stuktur organisasi yang ada pada perusahaan tempat sistem informasi
hendak dibangun.
Pada dasarnya, struktur organisasi terdiri atas beberapa bentuk yang dapat dipilih, sehingga
bantuan Microsoft Visio disini lebih kepada merancang bangun suatu struktur organisasi ataupun
reorganisasi suatu struktur perusahaan dari sebelum sistem informasi dirancang dan setelah
sistem informasi diimplementasikan.
A. Mengenal Struktur Organisasi
Pada dasarnya pada suatu organisasi tersusun dalam bentuk hirarki tertentu, misalnya pada
suatu organisasi perusahaan industri yang tergambar di bawah ini :
Suatu bagan organisasi dapat dirancang dengan mudah di Microsoft Visio yaitu dengan cara
sebagai berikut :
2.
Pilih choose drawing type dan klik mouse, sehingga dilayar akan tampak
3.
Pada template category disebelah kiri layar pilih organization chart, dan pada template
klik gambar organization chart di taskpane template, dan klik tombol create dengan
terlebih dahulu memilih bentuk metric atau US Unit seperti terlihat pada gambar di
bawah ini :
Simbol stensil dalam bentuk icon tersebut dapat langsung di drag ke halaman gambar dengan cara menekan
mouse dan menahannya serta memindahkannya ke halaman gambar dengan cara mendrag icon tersebut.
Adapun symbol-simbol icon yang ada pada stensil organization chart, yang terdiri atas :
Simbol Jabatan/Kedudukan
Simbol-simbol Title
Hasil rancangan struktur organisasi dari suatu perusahaan tempat kita melakukan kajian atas
sistem informas dapat disimpan ke bentuk lain (eksport) seperti misalnya dalam bentuk file
excel, maupun file teks, ataupun kita membentuk gambar struktur organisasi dari file lain
(import) seperti misalnya dari file excel maupun dari file access, sehingga pemanfaatan
fungsi ini memudahkan kita dalam memahami struktur organisasi.
Cara mengeksport hasil dari struktur organisasi yang telah dibuat ke file lain adalah sebagai
berikut :
1. Pilih menu organization chart dan klik Export organization data
2. Setelah tampil jendela export organization data, isi file name dengan nama yang sesuai,
jangan lupa untuk memilih save as type dalam bentuk format yang diinginkan seperti
dalam format Microsoft Excel Workbook, Text delimeted, ataupun comma delimeted
3. hasil dari eksport data dapat dilihat sebagai berikut :
b.
Pilihan ini diambil jika data tentang posisi organisasi dan nama-nama orang yang
memegang jabatan tertentu dalam suatu organisasi belum tersedia sehingga kita perlu
membuatnya terlebih dahulu.
3. Jika data tentang posisi jabatan dan orang yang memegang jabatan tersebut telah ada
sebelumnya, misalnya tersimpan dalam file excel pilih Information thats already stored
in a file or database, dalam contoh disini data yang tersedia tentang struktur suatu
organisasi telah dibuat dalam file excel dengan nama coba2.xls, seperti terlihat sebagai
berikut :
4. Klik tombol next dan kita masuk dalam form menu berikut :
Pada form ini terdapat tiga pilihan radio buttons yaitu data tentang struktur organisasi
tersimpan dalam format
a.
b.
c.
5. Dalam contoh disini pilihlah radio buttons A text, Org Plus (*.txt), or Microsoft Excel file, lalu
klik next maka akan muncul form yang menunjukkan lokasi dari file excel atau file teks tempat
data organisasi yang kita buat tersimpan, dengan bentuk sebagai berikut :
6. Klik tombol browse untuk memilih file yang kita buat yang berisikan data organisasi lalu klik
next, maka akan muncul form yang meminta kita untuk memilih nama kolom sebagai data dari
struktur organisasi yang akan dibuat serta kolom mana yang digunakan untuk kotak yang
posisinya sebagai atasan. Pada studi kasus di sini, kolom tersebut di isi nama dan report to nya
ke kolom atasan. Setelah diisi klik next.
7. Muncul form selanjutnya untuk memilih kolom, kolom mana yang akan ditampilkan dilayar,
pada kasus ini diambil nama dan pangkat, setelah selesai klik next.
8.Setelah itu muncul form yang menunjukan apakah struktur organisasi yang akan kita buat
terpisah dalam struktur organisasi per departemen atau dalam satu struktur organisasi yang
lengkap. Seperti contoh, jika dalam struktur organisasi Universitas Ibn Khaldun di definisikan
satu satu struktur dari mulai struktur organisasi yang berada di posisi rektorat sampai ke struktur
organisasi yang berada di fakultas maka tampilan pilihan dapat berupa satu struktur organisasi
atau dalam struktur organisasi yang terpisah dalam halaman tersendiri.
9. Klik FINISH
Mensetting properties dengan nama yang sesuai dapat dilakukan dengan cara :
1. Sorot semua struktur organisasi yang ada, klik kanan mouse dan pilih properties.
2. Setelah jendela custom properties muncul pilih define..
3. Pilih tombol new dan rubah pada kotak label dengan nama label yang dikehendaki seperti
jumlah anak, pada kotak type pilih number dan klik tombol ok, maka kolom properties
jumlah anak pada struktur organisasi dapat ditampilkan.
Membuat suborganisasi
Adakalanya suatu bagian dari struktur organisasi memiliki sub organisasi di bawahnya yang
berada pada halaman lain, untuk membuat sub organisasi dari organisasi yang ada sehingga
tampilan organisasi dapat lebih cantik, dapat dilakukan dengan cara
1. Klik kanan mouse pada jabatan yang memiliki sub organisasi di bawahnya.
2. Pilih Create Synchronized copy, setelah muncul jendela create synchronized copy pilih
create synchronized copy on ke new page atau existing page.
3. Pilihan new page pada create synchronized copy on akan menyebabkan sub organisasi
ditampilkan pada page baru, sedangkan pilihan exsting page akan menyebabkan sub
organisasi ditampilkan pada page yang telah ada.
4. klik tombol Ok, dan buatlah sub organisasi.