BAB I

BEBERAPA PENGERTIAN POKOK

KESEKRETARISAN

Citra jamilah nur

1.1 Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa
segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal
dari kata secretum dalam bahasa Latin yang
berarti rahasia. Kata Secretum kemudian berubah
menjadi kata secretaire dalam bahasa Perancis,
secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya
menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda.

Citra jamilah nur

Menurut Kamus Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai

pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulius. Disebut juga penulis
atau panitera.
M. Braum and Ramon C. Portugal (1954), menyatakan:
Kata Sekretaris diartikan seorang pembantu pimpinan yang bertugas
menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat atau korespondensi,
menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya yang
resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya yang
berkaitan dengan peningkatan efevektivitas kerja pimpinan.
Pengertian sekretaris juga tergantung dari macam-macam sekretaris
karena setiap macam sekretaris memiliki peran dan fungsi yang berbeda.
Citra jamilah nur

1.2 syarat- syarat sekretaris

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat
tertentu yang harus dipenuhi dengan baik. Karena jika tidak
maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan
berjalan dengan kurang baik.
syarat-syarat sekretaris dapat kita cermati sebagai berikut:
1. Syarat kepribadian yaitu sifat-sifat yang dimiliki oeh seseorang
yang menjadi serkretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik,
bijaksana, penampilan yang baik, pandai bergaul, dapat
dipercaya serta memegang teguh rasa dan lain-lain.
2. Syarat pengetahuan umum yaitu memiliki pengetahuan tentang
perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak
langsung dengan pekerjaan kesekretarisan seperti bidang
sosial, ekonomi, politik, dan hukum.

Citra jamilah nur

3. Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai
tempat dimana dia bekerja, seperti dikantor pemerintah atau pun di kantor perusahaan swasta.
4. Syarat Skill dan teknik kesekretarisan adalah kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan
dengan tugas kesekretarisannya hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik koresponden, stenografi,
dan kearsipan.
5. Syarat Praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari hari seperti menerima tamu, telepon,
dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan

Citra jamilah nur

1.3 Macam-macam Sekretaris

1. Sekretaris Pribadi (private secretary / personal
secretary).
WJS. Poedarminta mengatakan orang yang menjadi
pembantu orang lain untuk mengejakan tulis menulis,
mencatat pembicaraan dan sebagainya.
Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu
pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan
dengan tamu pimpinan. Seorang sekretaris pribadi
bukannya pegawai secara terstruktural, tetapi
mempunyai tanggung jawab pada pimpinan yang
dibantunya.
Citra jamilah nur

2. Sekretaris manajer / sekretaris eksekutif.

Drs. Ig. Wursanto, mengatakan seorang
membawahi suatu satuan organisasi yang
melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang
ketatausahaan.
Sekretaris manajer berfungsi sebagai pimpinan
dalam tugasnya dan juiga sekaligus sebagai
pembantu pimpinan, biasanya tempat kerjanya
tidak satu ruang dan mempunyai staf-staf lagi.
Sekretaris manajer ini bertanggung jawab terhadap
kelancaran pekerjaan dari bagian-bagian atau
seksi-seksi tertentu dalam suatu kantor. Jadi
sebagai pembantu
pimpinan dan sekaligus sebagai
Citra jamilah nur

3. Sekretaris muda (yunior secretary)

sekretaris muda yaitu seorang sekretaris
yang karena kedudukannya dilihat dari aspek:
a. lebih muda dalam arti usia pengalaman
b. pangkat jabatannya yang lebih rendah

Citra jamilah nur

Menurut Prof. Drs. S. Wojowasito, sekretaris muda

yaitu seorang sekretaris yang memiliki
kemampuan atau kecakapan yang lebih rendah
dari jabatan sekretaris senior
sekretaris muda lebih banyak digunakan pada
perusahaan, khususnya perusahaan besar hal
ini karena perusahaan memerlukan banyak
sekretaris yang mampu menangani bidangbidang tertentu.

Citra jamilah nur

4. Sekretaris Senior
Sekretaris senior, yaitu seorang sekretaris
yang karena kedudukannya dilihat dari aspek:
1. Sekretaris yang lebih tua dalam arti usia
pengalaman
2. Sekretaris yang pangkat jabatan yang
lebih
tinggi
sekretaris senior menjadi pemegang
sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat
pengalaman dan kemampuannya yang baik
sangat diperlukan dalam melakukan manajemen
tugas-tugas
karyawan
secara
profesional
sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik
dan sekretaris senior dapat bertanggung jawab
Citra jamilah nur
dengan pimpinannya.

5. Sekretaris I, II, dan III

Sekretaris I, II, dan III ini, hanya
merupakan
pembagian
sekretaris
yang
berdasarkan pembagian bidang tugas kerja dan
tanggung jawab pada satu instansi atau
organisasi perusahaan.
6. Sekretaris Jenderal
Pada beberapa organisasi biasanya
merupakan istilah sekretaris jenderal. Pada
dasarnya istilah sekretaris jenderal ini sama
pengertiannya dengan istiah sekretaris umum.
Jadi sekretaris jenderal pada umunya hanya
merupakan Citrapenamaan
tertentu pada suatu
jamilah nur

1.4 Sekretariat dan Kesekretariatan

Pengertian Sekretariat
menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat
adalah satuan organisasi atau lembaga yang
melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang
ketatausahaan.
Pada dasarnya sekretariat merupakan
satuan organisasi atau lembaga yang terstruktur
dari beberapa bagian atau seksi yang melakukan
aktivitas atau kegiatan pada bagian atau seksi
masing-masing dengan dibawah kendali seorang
sekretaris sebagai bawahan dari pimpinan.
Citra jamilah nur

secara umum sekretariat dikonkritkan dengan

adanya sebuah kantor atau tempat yang menjadi
lambang akan adanya sebuah organisasi ataupun
lembaga.
Unsur-unsur dari sekretariat:
a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari
pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris
b.
Manusia atau para pegawai pelaksana,
pencipta tata cara dan tata kerja.
c. Alat atau sarana yang diperlukan demi
tercapainya
kelangsungan
kerja
dan
para
bawahannya.
Citra jamilah nur

dengan demikan, sekretariat merupakan suatu

tempat di mana terjadi adanya aktivitas kerja
aktivitas kerja yang sifatnya tetap pada suatu kantor
atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan
untuk mencapai tujuan bersama.

Citra jamilah nur

1.5 Pengertian Kesekretariatan

Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada
sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau
proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian,
kesekretariatan bersifat aktif dinamis dalam kegiatan
jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat
berkaitan dengan proses administrasi.
Sedangkan pengertian administrasi itu sendiri
memuat aspek organisasi dan aspek manajemen
(LAN, 1987: 74). Administrasi diartikan sebagai
keseluruhan proses kerja sama antara dua orang
atau lebih melalui cara cara tertentu untuk
mencapai tujuan.
Citra jamilah nur

1.6 Fungsi Kesekretariatan

Pada dasrnya fungsi kesekretarisan sesuai
bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam
administrasi (dalam arti luas) pada organisasi atau
perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretarisan lain
berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni
kegiatan administrasi dalam arti sempit yang
meliputi:
1.Adanya orang orang yang bekerja.
2.Penerimaan dan pengiriman surat-surat.
3.Penerimaan dan pegiriman telepon.
4.Penyelesaian surat surat yang berkaitan dengan
kegiatan organisasi.
Citra jamilah nur

Kegiatan
adminstrasi
sebagai
fungsi
kesekretarisan dalam arti yang luas dapat meliputi
kegaiatan sebagai berikut:
1.Mengadakan pencatatan (recording) dari semua
kegiatan manajemen yang berkaitan dengan
organisasi.
2.Administrasi
kesekretarisan
sebagai
alat
pelaksanaan dari pada kegiatan ketatausahaan yang
bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan
maupun pada pihak lain yang terkait.
3.Administrasi kesekretarisan sebagai pelaksana
pemegang rahasia kantor, jawatan
maupun
perusahaan.
Citra jamilah nur

4.

5.

Administrasi kesekretarisan sebagai alat komunikasi

antar kantor atau antarperusahaan secara perorangan
maupun organisasi.
Administrasi
kesekretarisan
sebagai
pusat
dokumentasi (master file). Hal ini penting karena
aktivitas atau kegiatan secara de jure dari sebuah
organisasi atau pun perusahaan akan menjadi legal
dan kuat dengan adanya dokumen-dokumen surat
yang menjadi dasar dari semua kegiatan maupun
aktivitas yang berkaitan dengan sebuah organisasi
maupun perusahaan.

Citra jamilah nur

Kesekretarisan
Dra. Hj. Herlina Sakawati, M.Si
Universitas Negeri Makassar
Citra jamilah nur