Manajemen rapat di perhimpunan mahasiswa

Indragiri hulu
Langkah-langkah dalam mengefektifkan rapat

A. Perencanaan dan Persiapan Rapat

1. Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
• Perlu memberikan persetujuan
• Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
• Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan
gagasan yang dibuat
• Akan melaksanakan keputusan
• Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
• Akan memberikan kontribusi terhadap hasilnya
• Secara langsung akan terpengaruh.

2. Informasi Latar Belakang

3. Menciptakan sebuah agenda

Agenda sangat besar efektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.

4. Mengantisipasi dan mencegah masalah.

Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

• Orang-orang yang bermasalah

• Topik-topik panas

B. Agenda Rapat
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum
rapat dimulai.
1. Menilai butir-butir agenda

• menilai Permasalahan
• menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
• menilai Kepentingan rapat
2. Butir-butir standar

• Notulen rapat terakhir

• Permasalahan-permasalahan
• Lain-lain
• Tangal dan waktu berikutnya
• Urutan
• Hal paling penting pertama
• Hal kurang penting pertama
• masalah-masalah rutin.

3. Penentuan waktu

• Menjaga agar rapat tetap pada jalur

• memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
• Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
• Memotivasi orang
• Ada tujuan yang dapat diselesaikan.

C. Menulis Agenda

D. Memimpin Rapat
1. Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan

E. Diskusi dan Partisipasi

1. Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan

F. Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan

G. Menilai Keberhasilan (menutup rapat)

H. Menilai Ulang Rapat

• Biaya Rapat
• Mengambil Tanggungjawab
• Memikirkan ulang rapat
• Penyebab kegagalan rapat