PENGELOLAAN PERBEKALAN

PENGELOLAAN PERBEKALAN
1. PERENCANAAN
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan
tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan, penggunaan perbekalan,
pengorganisasian, maupun pengendalian perbekalan.
a.
Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang
harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:
1) Faktor Fungsional
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan
keberadaan perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan
mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output
sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.
2) Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah
pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang
sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini,
tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus
dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling
menguntungkan.
3) Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran
dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas
kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang
maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas
dan efisiensi.
4) Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai
perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan
dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi
lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik eksternal organisasi.
5) Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi
dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai
jenis, ukuran, dan mutu suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan
ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
2. PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam
upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan mengelompokkan, mengatur, dan
membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.
3. PENGAWASAN
Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap tindakan dan
kegiatan dalam pengelolaan perbekalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, baik

berkaitan dengan pemakaian/penggunaan perbekalan, proses maupun hasil/keluaran/output

pengelolaan perbekalan.
4. PENGADAAN
Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan
sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun
tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan.
a. Cara-cara Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara
pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi
membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah
perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini
selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan
perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh
organisasi.
2) Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain
dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan
kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan
perbekalan yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3) Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain
dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak.
Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan
perbekalan bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian
tertulis.
4) Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat
sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus
mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara
pengadaan perbekalan yang lain.
5) Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan
perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain.
Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling
menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus
merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai
sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.
6) Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material
lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7) Pemberian/Hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan
perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya
harus disertai dengan suatu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada
pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun bagi yang menerima.
8) Perbaikan/Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan memperbaiki

perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan
maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan yang
rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau
beberapa unit perbekalan, dan pada akirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat
dioperasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
b. Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem
pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi,
sistem desentralisasi dan sistem campuran.
1) Sistem Sentrasisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan
dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi
diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam
organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
2) Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewenangan pengadaan
perbekalan diserahkan pada masing-msing unit kerja.
3) Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan
mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan
sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari
setiap unit kerja khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas
operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi
organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau
beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan
apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan
dilakukan dengan sistem desentralisasi.
5. PENCATATAN/INVENTARISASI
Inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan
yang dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan
sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta
perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan
perbekalan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi.
Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya inventarisasi
perbekalan secara baik, yakni sebagai berikut:
a. Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya.
Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui
kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya,
jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya.
b. Menjamin keamanan perbekalan
Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib
dan baik, keberadaan dan keadaaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko
hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.
c. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen perbekalan
Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan
pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan, kondisi, maupun biaya

operasional perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat
digunakan untuk menentukan waktu pengadaan perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang
diadakan, jumlah pengadaan perbekalan, sistem pengadaan perbekalan yang diterapkan, dan
sistem pengendalian/pengawasan perbekalan yang diterapkan.
d. Sebagai alat pertanggungjawaban
Dengan adanya inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan buktibukti administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu
diminta ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan perbekalan, dengan
segera personel pengelola perbekalan dapat mempertanggungjawabkannya dengan
memanfaatkan bukti-bukti administratif yang ada.
6. PENYIMPANAN ATAU PENGGUDANGAN
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat administratif
maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang,
tata usaha, maupun pengaturan barang di tempat penyimpanan/gudang.
a. Kesalahan Umum dalam Penggudangan
Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan
penggudangan, yakni:
1) Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai bak sampah
sehingga barang-barang yang rusak, barang-barang dan kertas-kertas yang siap dijual secara
campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang.
2) Sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan yang baik, baik
berkaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan administratifnya.
3) Tidak diketahui jumlah persediaan perbekalan secara tepat karena tidak tertibnya
pencatatan dan distribusi perbekalan bagian gudang.
4) Banyaknya perbekalan yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam pengeluran perbekalan.
5) Banyaknya kerusakan perbekalan di tempat penyimpanan/ gudang karena salah
penempatan dan kesalahan perawatan perbekalan.
6) Banyaknya perbekalan yang hilang, baik sebelum perbekalan masuk gudang maupun
setelah masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan petugas gudang maupun
penyelewengan petugas gudang, baik secara individual maupun bersama-sama dengan pihak
lain.
7) Lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi perbekalan, baik yang
disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam penempatan dan
perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem distribusi perbekalan yang tidak
tepat.
Apabila hal ini terjadi, tentu saja akan mempengaruhi efektivitas dan produktivitas kerja unit
maupun akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang
gudang tersebut adalah sebagai berikut:
1) Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan
pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2) Asas Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu
tempat ke tempat yang lain dengn berurutan, baik dengan metode FIFO (First In First Out)
atau metode LIFO (Last In First Out).
3) Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan
pengaturan barang.

4) Asas Fleksibilitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan akan
mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5) Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di
tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
b. Administrasi Penggudangan
Fungsi dari kegiatan administrasi penggudangan itu sendiri adalah:
1) Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangsungan kerja organisasi.
2) Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrumen pengawasan
danpengendalian di dalam pengelolaan penggudangan setiap organisasi.
3) Dapat mengetahui keberadaan perbekalan setiap saat, baik berkaitan dengan nama, jenis,
spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah
persediaan, maupun nilai barang yang ada dalam gudang.
4) Dapat mengurangi, bahkan dapat menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan
perbekalan ataupun hilangnya perbekalan.
5) Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan
perbekalan karena tingkat pemakaian perbekalan tertentu dapat dipantau dan jumlah
persediaan yang ada.
6) Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan
kepada petugasnya
7. PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian atau penyaluran merupakan kegiatan pengelolaan logistik berkaitan dengan
pembagian dan penyampaian perbekalan kepada satuan/unit organisasi yang membutuhkan
sesuai dengan sistem kerja yang telah ditetapkan.
Asas-asas Penyaluran
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara
keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalan harus memperhatikan dan
mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan. Beberapa asas tersebut
adalah sebagai berikut:
a. Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan
Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas yang optimal, baik
dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai
efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.
b. Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan
Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi
secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.
c. Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan
Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun juga kekurangan
perbekalan sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja tersebut.
d. Ketepatan waktu penyampaian
Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau berhenti karena
keterlambatan penyampaian perbekalan yang dibutuhkan.
e. Ketepatan tempat penyampaian
Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu.
Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara
keseluruhan.
f. Ketepatan kondisi perbekalan yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang

yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang siap pakai (ready for use) sehigga
kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.
Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapat direalisasikan dengan baik,
perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi dari para petugas penyalur perbekalan.
Petugas yang ditunjuk harus senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang
dan keputusan pejabat pengambil keputusan untuk diadakannya kebutuhan perbekalan
berdasarkan usulan unit kerja tertentu.
8. PEMELIHARAAN
Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan berkaitan dengan upaya
mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan serta menjamin jangka
waktu pemakaian barang mencapai batas waktu yang optimal.
Tujuan dari kegiatan itu adalah sebagai berikut:
a. Menjaga dan menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana
mestinya sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam
organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi.
b. Agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas
waktu yang telah ditetapkan).
c. Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan, baik yang bersifat
preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun represif (sesudah mengalami kerusakan).
Cara Pemeliharaan Barang
Secara umum pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas:
a. Perawatan preventif (pencegahan)
Merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan.
b. Perawatan represif
Merupakan cara perawatan perbekalan setelah perbekalan mengalami kerusakan.
9. PENGHAPUSAN
Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan perbekalan dari
pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik maupun administratif karena perbekalan
tersebut dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.
Alasan Penghapusan
Untuk dapat melakukan kegiatan penghapusan perbekalan, harus didasarkan pada
pertimbangan ataupun alasan-alasan sebagai berikut:
a. Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak, pertimbangannya adalah:
Apabila perbekalan tersebut digunakan terus dapat membahayakan keselamatan pemakai
perbekalan ini.
Kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat
yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi.
Dengan demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan
inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
b. Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman (out of date)
Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang
belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus
dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost)
yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau
dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan
yang relatif baru.
c. Perbekalan yang berlebihan
Pertimbangannya adalah :

 Suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang
bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan secara
bersamaan.
Apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya
memerlukan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat
barang.
Perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila perbekalan
tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan
Apabila perbekalan tersebut akan digunakan di masa mendatang, mungkin sekali
perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of date).
d. Perbekalan yang hilang
Penghapusan untuk perbekalan yang hilang penting dilakukan karena selain sebagai satu
bentuk pertanggung- jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai
konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun
tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khsusunya pengadaan perbekalan guna
menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.
ASAS-ASAS DALAM MANAJEMEN PERBEKALAN
Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan perbekalan maka ada beberapa
asas yang harus diperhatikan bagi pengelola perbekalan sebagai acuan untuk melakukan
pengelolaan perbekalan. Beberapa asas tersebut meliputi:
1. Asas Keahlian
Maksud dari asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik
harus benar-benar memiliki kompetensi teoritis dan teknis operatif yang memadai dalam
pengelolaan logistik.
2. Asas Kreativitas
Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan
perbekalan harus senantiasa mampu memberikan berbagai alternatif tindakan dan solusi
permasalahan berkaitan dengan kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional dalam
upaya pengelolaan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan
organisasi.
3. Asas Ketelitian
Maksud dari asas ini yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan
harus orang yang teliti, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan
kebutuhan perbekalan, pengadaan, pecatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan,
maupun penyingkiran perbekalan sehingga dapat memberikan data/informasi yang tepat dan
benar. Di samping itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah
maupun hal-hal yang tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan
tertentu.
4. Asas Ketertiban dan Kedisiplinan
Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan
perbekalan harus mampu mengelola tugas-tugas utamanya maupun mengelola waktu, baik
berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan,
pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran perbekalan
sehingga tidak sampai terjadi penundaan pekerjaan maupun terhambatnya pelaksanaan
kegiatan operasional suatu organisasi.
5. Asas Kualitas Pelayanan
Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan perbekalan hendaknya tidak hanya mempertimbangkan pencapaian tujuan dalam
setiap kegiatan administrasi perbekalan dan efisiensi secara finansial, tetapi juga harus

mempertimbangkan kepuasan beberapa pihak yang berkepentingan (stakeholder) dapat

dilayani, baik terhadap pengguna (user) maupun pemasok (supplier).
6. Asas Kesempurnaan Watak
Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan perbekalan harus memiliki sifat-sifat sikap mental dan moralitas yang baik,
terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh tanggungjawab.
7. Asas Efektivitas
Maksud dari asas ini adalah segala aktivitas yang dilakukan dalam manajemen perbekalan
mulai dari perencanaan perbekalan, pengadaan, pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan
dan penghapusan perbekalan maupun dalam penggunaan perbekalan harus senantiasa
diorientasikan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.
8. Asas Efisiensi
Maksud dari asas ini yaitu dalam setiap kegiatan pengelolaan perbekalan harus selalu
memperhatikan dan menetapkan pertimbangan seminimum mungkin biaya yang dikeluarkan,
baik berkaitan dengan finansial, material, waktu, tenaga, maupun pikiran.
Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam pengelolaan perbekalan
tersebut dapat dicermati bahwa asas-asas tersebut berkaitan erat dengan personel sebagai
pelaku (subjek) pengelola perbekalan dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi.
Dengan demikian, asas-asas pengelolaan perbekalan itu bisa terwujud dengan baik apabila
didukung secara bersama-sama oleh profesionalitas sumber daya manusia sebagai pengelola
perbekalan dan sistem kerja pengelolaan perbekalan yang tepat di dalam suatu organisasi.