Sebagian besar teori dan konsep tentang manajemen proyek tidak sulit untuk dipela

jari, namun dalam praktiknya, teori dan konsep tersebut masih relatif sulit untu
k dipraktekkan. Hal itu sering terjadi karena manajer proyek mengalami variasi-v
ariasi masalah dalam manajemen proyek.
Sistem adalah serangkaian komponen yang bekerja dalam suatu lingkungan untuk sua
tu tujuan
Pendekatan sistem adalah pendekatan dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang
kompleks. Penggunaan pendekatan system ini sangat penting dalam mensukseskan man
ajemen proyek. Manajer proyek dalam suatu proyek berperan penting dalam mempelaj
ari dan mengikuti filosofi suatu sistem untuk memahami bagaimana suatu proyek be
rkaitan erat dengan suatu organisasi. Komponen-komponen penyelesaian masalah den
gan pendekatan sistem ini adalah sebagai berikut :

Filosofi sistem adalah model pemikiran secara keseluruhan tentang sesuatu sebaga
i sistem. Filosofi sistem ini digunakan untuk mengerti bagaimana suatu proyek be
rkaitan dengan sebuah organisasi.

Analisis sistem adalah pendekatan penyelesaian masalah yang memerlukan identifik

asi ruang lingkup dari suatu sistem, pembagian komponen, dan identifikasi & eval
uasi suatu masalah, kesempatan, batasan, dan kebutuhan. Analisa sistem ini digun
akan untuk mengetahui kebutuhan dengan pendekatan penyelesaian masalah.

Manajemen sistem mejelaskan tentang isu bisnis, teknologi, dan organisasi yang b
erkaitan dalam membuat, merawat, dan memodifikasi suatu sistem. Manajemen sistem
ini digunakan untuk mengidentifikasi isu-isu tersebut ke suatu proyek agar dap
at mengetahui dan memenuhi kebutuhan stakeholders, dan melakukan yang terbaik un
tuk suatu organisasi
Banyak organisasi atau mahasiswa IT mengerti tentang konsep dari suatu sistem, d
an bagaimana melakukan analisis sistem, namun mereka sering mengabaikan tentang
manajemen dari suatu sistem. Dengan menggunakan skema tiga-lingkaran (three sphe
res) manajemen sistem yaitu: bisnis, organisasi, dan teknologi, dapat membantu
dalam memilih dan mengatur suatu proyek dengan sukses. Misalnya dari sisi bisnis
, membahas sesuatu dari sisi ekonomi, apakah menguntungkan, atau merugikan suatu
organsasi? Dari sisi organisasi, apakah suatu proyek akan bermanfaat bagi suatu
organisasi? Untuk sisi teknologi, bagaimana kemampuan dari proyek tersebut?
Dengan pendekatan sistem, manajer proyek memiliki kewajiman untuk melihat proyek
mereka dalam ruang lingkup organisasi yang lebih besar. Seringkali, isi organis
asi adalah hal yang paling sulit untuk dikerjakan dalam manajemen suatu proyek.
Seringkali proyek gagal akibat politik yang terjadi dalam suatu perusahaan. Untu
k menangani hal ini, manajer proyek harus memiliki pemahaman yang dalam dalam su
atu organisasi.
Suatu organisasi dapat dilihat dari empat sisi (The Four Frames of Organizations
) :

Sisi struktur
Bagian ini membahas tentang bagaimana suatu organisasi terstruktur, dan bagaiman
a tiap kelompok memiliki tugas dan tangungjawabnya masing-masing, untuk memenuhi
kebutuhan target yang diatur oleh manajemen

Sisi sumber daya manusia

Bagian ini fokus dalam menghasilkan keteraturan dalam suatu organisasi, dan kebu
tuhan orang-orang

Sisi politik
Bagian ini mengurusi tentang politik dari suatu organisasi, serta politik yang b
ersifat personal. Politik dalam suatu organisasi sering berbentuk kompetisi anta
ra suatu kelompok atau individu demi mendapatkan kekuatan dan kekuasaan.

Sisi simbolik
Bagain ini membahas tentang suatu simbol yang telihat secara tersirat, beserta a
rtinya. Sebagian besar hal-hal yang terjadi di suatu organisasi bukan seperti ya
ng terlihat. Hal-hal tersebut berhubungan erat dengan bagaimana suatu budaya ber
laku dalam suatu perusahaan, dan dalam suatu perusahaan, terdiri dari banyak var
iasi dari budaya-budaya.

Dalam suatu struktur organisasi, terdapat tiga pembagian utama, yaitu struktur f
ungsional, struktur proyek, dan struktur matriks.
Struktur organisasi fungsional, adalah gambaran umum tentang bagaimana suatu bag
aimana suatu bagan organisasi disusun. Pada struktur ini, manajer-manajer di bid
angnya masing-masing melapor langsung ke CEO (Chief Executive Officer), tiap sta
ff terbagi ke bidang-bidang sesuai dengan spesialisasinya masing-masing.
Pada struktur organisasi proyek juga tersusun secara hierarki, namun bukan tiap
manajer yang melapor langsung ke CEO, melainkan manajer dari masing-masing progr
am yang melapor langsung ke CEO. Tiap staff dalam suatu program memiliki kemampu
an-kemampuan yang bervariasi, yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu proyek.
Dalam struktur organisasi matrix, adalah perpaduan antara kedua struktur fungsio
nal dan struktur proyek. Pada struktur ini, tidak jarang staff melapor ke manaje
r fungsional, serta ke manajer proyek. Struktur ini bisa seimbang, kuat, atau le
mah, tergantung dari kontrol oleh manajer proyek.
Budaya organisasi adalah serangkaian asumsi, nilai, dan kebiasaan yang terbagi d
alam suatu organisasi, yang menentukan sifat-sifat dari suatu organisasi yang be
rjalan. Budaya ini sangat kuat, dan banyak orang percaya dimana sumber masalah s
uatu organisasi bukan pada struktur atau staff dari suatu organisasi, namun pada
budaya organisasi ini. Menurut Stephen P. Robbins dan Timothy Judge, ada 10 kar
akteristik dari budaya organisasi :

Identitas anggota
Parameter yang menentukan peran serta tiap staff dalam suatu proyek

Tekanan kelompok
Parameter yang menentukan suatu pekerjaan dikerjakan oleh kelompok

Fokus kepada orang

Parameter apakah keputusan manajemen akan dipertimbangkan dalam suatu organisasi

Kesatuan suatu unit

Parameter yang menentukan suatu unit atau department dalam suatu organisasi dapa
t berkordinasi dengan satu sama lain

Kontrol
Parameter yang menentukan aturan, kebijakan, dan arahan untuk mengatur perilaku
staff

Toleransi resiko
Parameter yang menuntut staff untuk agresif, inovatif, dan berani menghadapi re
siko

Kriteria imbalan
Parameter yang mengatur permberian imbalan atas hasil kerja dari staff

Toleransi konflik
Parameter yang mengatur bagaimana staff mengatasi konflik dan kritik seacara ter
buka

Orientasi ke hasil akhir

Parameter yang menentukan fokus manajemen yang mengarah ke hasil akhir, daripada
hanya pada prosesnya saja

Fokus kepada sistem-terbuka

Parameter yang mengatur suatu organisasi, dan merespon terhadap perubahan akibat
perubahan dari luar
Dari contoh-contoh berikut, terdapat hubungan yang erat dengan budaya dari suatu
organisasi, dengan manajemen proyek yang sukses. Suatu pekerjaan proyek berhasi
l bila berada dalam suatu budaya organisasi dimana tiap karyawannya mengenali de
ngan baik organisasi dimana mereka berada.
Stakeholder Management
Dalam melakukan suatu projek, melihat dari sisi orang-orang yang akan terlibat a
tau dipengaruhi oleh projek tersebut penting agar projek tersebut menemui ekspet
asi dari empat sisi organisasi, yaitu struktural, sumber daya, politik dan simbo
lis hal ini disebut manajemen stakeholder.
Komitmen dari Manajemen Teratas

Manajemen teratas adalah elemen terpenting dalam suatu projek. Merekalah yang me
ndukung projek ini secara sumber daya, dan kerjasama mereka diperlukan dalam men
entukan berhasil atau tidaknya projek tersebut. Selain itu, Manajemen teratas ju
ga dapat mendukung manajer projek dalam hal membantu mendapatkan hubungan kerjas
ama dengan orang-orang yang berada pada bidang lain dan dalam hal lain, manajer
projek yang belum berpengalaman butuh seseorang untuk menjadi mentor dalam menga
tur projek tersebut.
Komitmen kepada Teknologi informasi
Sebagai projek yang berbasiskan teknologi informasi, komitmen kepada Informasi T
eknologi secara garis besar akan menentukan keberhasilan projek. Kurangnya komit
men dalam hal ini akan menyulitkan projek untuk melihat dari sisi teknologi yang
akan terintegrasi selama dan dalam pembuatan projek, dan karenanya akan berdamp
ak pada buruknya manajemen, banyaknya resiko yang tidak tertanggulangi ataupun d
icegah.
Standarisasi dari Organisasi
Masalah lain yang ada ketika memulai projek adalah kurangnya panduan dalam mengu
tarakan ataupun dalam melaksanakan projek tersebut. Banyak dari Projek manager y
ang tidak menuliskan status maupun rencana dalam laporan yang terstruktur, agar
membantu dalam hal pengertian dan pelaksanaan bagi seluruh yang terlibat dalam p
rojek.
Tahap-Tahap projek dan siklus Projek
Siklus projek adalah kumpulan dari tahap-tahap projek. Secara garis besar, siklu
s projek mendefinisikan apa yang akan dilakukan pada setiap tahap, hasil atau la
poran yang akan diberikan pada setiap tahap, siapa yang akan terlibat, dan bagai
mana bagian manajemen akan mengatur dan mengukur setiap hasil kerja dari setiap
tahap.
Pada awal projek, sumber daya yang dibutuhkan masih sangat sedikit dan ketidakte
ntuan dari suatu projek masih sangat tinggi. Stakeholder akan mempunyai pengaruh
terbesar dalam karakteristik dan hasil pada tahap awal suatu projek.
Tahap-tahap projek pada umumnya disebut tahap konsep, tahap pengembangan, tahap
implementasi, dan tahap penutup. Setelah tahap konsep selesai, tahap berikutnyape
ngembangan akan dimulai. Pada tahap ini, rencana untuk manajemen projek akan dib
uat lebih detail. Ide juga akan lebih diluaskan pada tahap ini. Projek harus mel
ewati tahap konsep sebelum dilanjutkan pada tahap berikutnya. Pada tahap impleme
ntasi, projek manajer membuat estimasi biaya projek yang mendekati hasil akhirny
a, dan melapor kepada stakeholder mengenai projek tersebut. Pada tahap akhir, pr
ojek akan diakhiri dengan diterimanya produk akhir kepada consumer.
Siklus Produk
Siklus produk yang prediktif dapat digambarkan dalam beberapa model: waterfall,
spiral, incremental, prototyping, dan RAD.
Model waterfall berjalan secara linear, dan memprediksikan semua yang dibutuhkan
akan tetap sama sepanjang projek berlangsung, biasanya digunakan pada projek di
mana resiko dan perubahan harus dikontrol secara ketat. Model spiral dibuat seba
gai perbaikan dari waterfall, dimana projek terus di perbaiki dan revisi kembali
berdasarkan langkah-langkah sebelumnya. Model incremental digunakan pada pengem
bangan yang terus berjalan, seperti pengembangan Sistem Operasi. Pada prototypin
g biasanya digunakan untuk mengembangkan prototipe. Siklus ini biasanya melibatk
an pengguna dan pengembang. Sedangkan RAD dikembangkan pada saat pihak pengemban
g bekerja dengan prototype.
Sedangkan siklus produk yang adaptif, tidak mempunyai kebutuhan yang jel
as dan menyediakan keleluasaan untuk merubah tingkat kebutuhan pada saat pengemb
angan.
Semua pengertian mengenai siklus Produk ini akan memberikan gambaran untuk pende
katan apa yang akan dipakai, tergantung dari jenis project yang akan dilakukan.
Pentingnya Tahap-tahap projek dan Review Manajemen
Karena tingkat kompleksitas, diperlukan untuk mengkaji ulang kondisi dari projek
tersebut pada setiap tahap. Setiap kajian ini sangat penting untuk menetapkan p

rojek pada rencana awal, dan memutuskan apakah projek harus dilanjutkan, berubah
arah, atau diberhentikan. Dengan memecah projek menjadi bagian yang lebih kecil
, projek tersebut dapat dipastikan kesesuainnya.
Konteks dari projek-proyek teknologi informasi
Proyek-proyek pengembangan perangkat lunak dapat mengikuti beberapa dasar produk
life cycle yang berbeda di koteks project. Dari banyak issue itu berhubungan d
engan memanajemenkan proyek IT. Beberapa issu yang mempengaruhi proyek manajeme
n di industri IT :

Sifat dari proyek IT

Tidak seperti program lain di banyak industri-industri, proyek IT dapat sangat b
erbeda. Itu karena melibatkan sedikit sekali orang yang menginstal atau memasang
kan proses hardware dan software terikat bersama.

Karakteristik dari team proyek IT

Disebabkan oleh sifat dari proyek IT tersebut, orang yang terlibat sangat berbed
a latar belakang dan kemapuannya. Kebanyakan dari mereka berasal dari latar bela
kang pendidikan sekolah bisnis, perguruan tinggi dan universitas yang tidak meny
ediakan jurusan teknologi komputer, ilmu komputer, dan manajemen sistem informas
i. Dari sana, maka tidak asing anggota dari team proyek IT berlatar belakang ana
lisis bisnis, programmer, spesialis jaringan, insiyur perangkat keras, dan siste
m arsitek.

Perbedaan Teknologi
Banyak sekali pekerjaan yang profesional IT untuk merefleksikan perbedaan tekno
logi yang dibutuhkan untuk memegang posisi tersebut. Dimana mereka harus bersos
ialisasi dengan orang berbeda latar belakang. Contoh yang terjadi spesialisasi k
eaman jaringan mungkin akan susah menyesuaikan pendapat atau bekerja sama dalam
proyek dengan analisis bisnis.