KELOMPOK PROSES MANAJEMEN PROYEK

Kelompok proses manajemen proyek ini merupakan serangkaian aktifitas yang dilaku
kan untuk mencapai hasil tertentu. Pada setiap tahap dari siklus hidup proyek (P
roject Lifecycle), yang terdiriatas 5 proses yang saling berhubungan, diantarany
a :
Proses Inisiasi (Initiating Processes), melingkupi mendefinisikan dan mengesahka
n sebuah
proyek atau fase proyek
Proses Perencanaan (Planning Processes), melingkupi merancang dan memelihara seb
uah skema yang dapat dilaksanakan untuk memastikan bahwa proyek ditujukan pada o
rganisasi butuhkan.
Proses Pelaksanaan (Executing Processes), melingkupi mengkoordinasikan orang dan
sumber
lain untuk mencapai beberpa rencana dan membuat sebuah produk, layanan, atau has
il dari sebuah projek atau fase.
Proses Pengawasan dan pengontrolan (Monitoring and Controlling Processes), melin
gkupi mengukur kebiasaan dan memantau progres untuk memastikan bahwa tim proyek
memenuhi objek proyeknya.
Proses Penutupan (Closing Processes), melingkupi meresmikan penerimaan dari sebu
ah proyek atau fase proyek dan berakhir secara efisien.
PEMETAAN KELOMPOK PROSES TERHADAP BIDANG ILMU PENGETAHUAN
Bagian ini sekumpulan aktifitas sembilan knowledge area berdasarkan pada PMBOK.
Dan hal pentting yang harus diketahui adalah :
Pada proses perencanaan (planning) setiap knowledge area memiliki beberapa aktiv
itas
semua aktivitas pada proses inisiasi (initiating) merupakan bagian dari area pen
getahuan integration management
MEMAHAMI KONSEP DAN KELURAN TIGA PROSES MANAJEMEN PROYEK
I. Proses inisiasi proyek
Pada proses ini proses inisiasi mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek,
dan beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan m
emulai proyek secara formal. Beberapa outcome dari proses ini yaitu : Penugasan
manajer proyek, identifikasi stakeholder, business case : dokumen berisikan alas
an inisiasi proyek investasi beserta cost benefit analysis, dan project charter
serta penandatangan.
II. Proses perencanaan proyek
Mencakup kesembilan knowledge area tujuannya adalah sebagai panduan dalam pelaks
anaan proyek.Beberapa contoh keluaran dari proyek ini : dokumen kontrak tim, per
nyataan tentang ruang lingkup proyek, Work Breakdown Structure (WBS), jadwal pro
yek dalam bentuk Gantt Chart, berikut semua dependencies & resources yang dibutu
hkan, daftar resiko
III. Proses eksekusi proyek
Proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumderdaya sehingga manajer proy
ek membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat ekseku
si proyek dan selama eksekusi, pembuatan laporan milestone dapat membantu pada p
roses pembuatan project manager.
IV. Proses pengawasan dan pengontrolan proyek
Proses yang mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek. Aktivit
asnya melingkupi: mengukur kemajuan proyek, memonitor penyimpangan terhadap renc
ana, dan pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini ter
hadap apa yang sudah direncanakan. Keluaran berupa : laporan peforma, laporan pe
rmintaan perubahan dan laporan update terhadap planning
V. Proses penutupan proyek
Bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna trhadap hasil akhir pro
duk/layanan, meskipun tidak selesai proyek harus ditutup secara formal. Keluaran
proyek berupa : laporan akhir proyek, dan persentasi kepada sponsor/ manajemen
senior.

Metodologi Mengembangkan Manajemen Proyek IT Banyak proyek manajer belum mengeta

hui cara menyesuaikan kemampuan manajemennya untuk kebutuhan organisasi. Oleh ka
rena itu, beberapa organisasi mengembangkan sendiri metodologi proyek manajemen
dalam bidang IT. PMBOK merupakan petunjuk standar yang menjelaskan cara terbaik
dalam mamanajemen proyek. Medotologi menjelaskan bagaimana menyelesaikan masalah
, dan tiap organisasi memiliki cara sendiri untuk melakukannya.
Beberapa petunjuk tentang dasar metodologi manajemen proyek yang digunakan oleh
organisasi antara lain:
Projects IN Conrolled Environtment (PRINCE2)
PRINCE2 dirilis pada 1992 sebagai metodologi manajemen proyek IT oleh U.K. Offic
e of Government Commerce (OCG) dan menjadi standar di United Kingdom serta telah
digunakan oleh lebih dari 50 negara. PRINCE2 mendefinisikan 45 bagian kecil dar
i proses dan organisaasi dan membagiya dalam 8 grup:
1. Memulai project
2. Perencanaan
3. Memulai proyek
4. Mengarahkan proyek
5. Mengontrol tahap proyek
6. Manajemen pengiriman produk
7. Manajemen tahap akhir
8. Menutup proyek
Agile methods
Pengembangan software Agile merupakan bentuk adaptasi pengembangan software. Agi
le method yang populer seperti extreme programming, Scrum, feature-driven develo
pment, lean software development, Agile Unified Process (AUP), Crystal, and Dyna
mic Systems Development Method (DSDM).
Rational Unified Process (RUP) Framework
RUP adalah proses iterasi pengembangan proyek yang fokus pada produktivitas tim
dan persebaran software ke smua anggota tim. RUP termasuk dalam proses PMBOK kar
ena beberapa pengguna menanyakan tentang kapabilitasnya.
Six Sigma methodologies
Banyak pekerja yang sudah berkualitas menggunakan prinsip Six Sigma. Dua methodo
logi utama dalam Six Sigma adalah DMAIC yang digunakan untuk meningkatkan proses
bisnis, dan DMADV untuk membuat produk baru.
Case Study 1
Konsultasi Projek Manajemen Projek Situs Intranet
Project Pre-Initiation and Initiation
Sebelum memulai projek organisasi perlu berfikir untuk menentukan jenis proyek d
an tingkat keberhasilan dari sebuah proyek. Selain itu, memilih seorang manajer
juga sangat penting, karena manajer akan berpengaruh besar pada proyek. Organisa
si juga harus mengerti dan merencanakan support yang akan datang dalam mengimple
mentasikan sistem yang baru. Orgaisasi juga perlu memulai proyek IT untuk bebera
pa alasa, dan alasan terpenting adalah untuk mendukung tujuan bisnis.
Pre-Initialition Task
Sebelum proyek benar-benar berjalan, senior manajer memberikan beberapa tugas, y
aitu:
Memastikan batasan, waktu, dan biaya yang dibutuhkan program
Mengidentifikasi dukungan projek
Memilih projek manajer
Mengembangkan bisnis projek
Bertemu dengan projek manajer untuk meninjau proses dan perkiraan dalam manajeme
n projek
Memastikan jika projek mungkin dibagi menjadi dua atau projek lebih kecil.

Contoh informasi yang termasuk dalam bisnis:

Latar belakang
Tujuan bisnis
Situasi saat ini dan masalah atau pernyataan kesempatan
Asumsi kritis dan kendala
Analisis dari plihan dan rekomendasi
Persyaratan pendahuluan projek
Perkiraan biaya dan analisis keuangan
Perkiraan jadawal
Resiko yang mungkin terjadi
Mempertunjukan
Identifying Project Stakeholders
Stakeholder merupakan orang yang tergabung dalam aktivitas projek, termasuk proj
ek sponsor. Seorang stakeholder analisis adalah teknik projek manajer untuk mema
hami dan mengurangi support dari stakeholder pada projek. Hasil dari analisis st
akeholder dapat didokumentasikan dalam strategi manajemen stakeholder.
Drafting the Project Charter
Ulasan Studi Kasus 2 (Pendekatan Agile)
Agile (lincah) adalah dapat bergerak dengan cepat dan mudah. Agile juga dapat di
artikan sebagai penggunaan metode berdasarkan pengembangan berulang kali yang di
ikuti dengan peningkatan, dimana kebutuhan dan solusi juga berkembang secara kol
aboratif. Pendekatan agile dapat menentukan target waktu dan biaya, namun target
akan tetap fleksibel sehingga sponsor dari proyek dan pemilik produk dapat memp
rioritaskan ulang pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan. Tim proyek yang be
kerja berdasarkan pendekatan agile biasanya menggunakan beberapa iterasi atau pe
ngiriman perangkat lunak dibandingkan menunggu sampai akhir proyek untuk menyedi
akan satu produk.
Inisiasi proyek
Perbedaan utama pra-inisiasi proyek antara ulasan studi kasus pertama dan kedua
adalah menentukan peran dan memutuskan fungsi apa yang dapat diberikan sebagai b
agian dari tiap rilis, seberapa banyak sprint yang diperlukan untuk menyelesaika
n sebuah rilis, dan seberapa banyak rilis dari perangkat lunak yang akan diberik
an, mirip dengan membagi-bagi proyek menjadi beberapa proyek yang lebih kecil. S
ebuah piagam persetujuan proyek, pendataan stakeholder, strategi manajemen stake
holder, dan pertemuan perdana teteap dilakukan sebagai bagian dari inisiasi proy
ek, sama seperti pada studi kasus pertama.
Perencanaan
Rapat pra-proyek untuk menentukan lingkup keseluruhan proyek masih dapat menjadi
alat yang berguna dalam perencanaan. Keseluruhan tim mengetahui bahwa detail pe
kerjaan dan beberapa perubahan akan ditambahkan dikemudian hari. Deskripsi detai
l dari pekerjaan yang harus diselesaikan akan diidentifikasi dalam produk. Tim h
arus mengembangkan daftar detail dari lingkup teknis yang harus diselesaikan dal
am proyek. Tim juga harus dapat menentukan perkiraan kapasitas pencapaian tim pe
r-harinya sesuai kondisi anggota tim.
Pelaksanaan
Waktu, tenaga, serta keuangan akan tersita dalam porsi yang cukup besar dalam pe
laksanaan proyek untuk membuat produk yang dimaksud. Tim akan menyelesaikan tuga
s-tugas per-hari seperti pada ulasan studi kasus pertama, namun dengan pendekata
n agile. Pengguna akan dapat melihat sample, format, jadwal tim, dan memberikan
saran dalam pengembangan produk.
Pengawasan
Tingkat kemajuan proyek (progress) dapat dipantau estimasi penyelesaiannya, siap
a penanggungjawab nya, serta seberapa prioritasnya.

Penutup
Tim akan membahas kembali langkah-langkah yang telah diambil, dan mendiskusikan
tentang hal-hal yang menjadi pencapaian dan dapat dilakukan kembali, serta mendi
skusikan hal-hal yang seharusnya dapat dilakukan dengan cara lain untuk memperba
iki produk dan proses yang berjalan.