II E-MAIL

2.1 Sejarah dan Pengertian E-mail

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet
belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan komputer yang terbentuk sebagai
jaringan. Konsep e-mail sendiri pertama kali dikemukan oleh Ray Tomlinson, seorang
computer engineer pada akhir tahun 1971. Ray Tomlinson saat itu bekerja pada Bolt,
Beranek and Newman (BBN) milik lembaga pertahanan Amerika. Awalnya Ray
bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSG yang bisa digunakan
untuk meninggalkan pesan pada sebuah komputer, sehingga orang lain yang memakai
komputer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Lalu ia melanjutkan
eksperimennya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET sehingga
program SNDMSG tadi bisa mengirim pesan ke komputer lain yang berada di dalam
jaringan ARPAnet. Itulah awal terciptanya sebuah e-mail. Pesan e-mail yang
pertama kali dikirim Ray, dan merupakan e-mail yang pertama di dunia adalah
QWERTYUIOP. Pada tahun 1972, Ray mengenalkan icon @ sebagai identitas
e-mail untuk memisah user id dan domain sebuah alamat e-mail, yang berarti at
atau pada.
Pada tahun 1968 di sebuah perusahaan yang bernama Olt Break and Newman
(BBN). Perusahaan ini dikontrak oleh Departemen Pertahanan AS untuk menciptakan
sesuatu yang disebut ARPANET, yang kemudian berubah menjadi internet.
ARPANET merupakan singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network,
dan bertujuan untuk menciptakan sebuah metode komunikasi antara institusi militer
dan pendidikan satu sama lain. Pada tahun 1971, seorang insinyur bernama Ray
Tomlinson ditugaskan dalam proyek yang disebut SNDMSG. Program ini bukan
merupakan program baru, karena sebenarnya program tersebut sudah ada selama
sekian tahun. Dengan standar masa kini, program tersebut bisa dikatakan lebih dari
primitif. Apa yang dilakukan program tersebut hanyalah memungkinkan pengguna

pada mesin yang sama dapat saling mengirim pesan satu sama lain. Pengguna dapat
membuat dokumen teks yang kemudian akan dikirimkan ke dalam kotak surat pada
mesin yang sama.
Salah satu program email pertama yang terbesar yang dapat digunakan oleh
umum adalah Eudora. Email ini pertama kali ditulis pada tahun 1988 oleh Steve
Dorner. Pada saat pertama muncul email ini bersifat gratis, meskipun kemudian
setelah dibeli oleh Qualcomm pada tahun 1994, Eudora menjadi produk professional.
Seperti aplikasi lain dalam web, Eudora adalah raja selama beberapa tahun, kemudian
dengan cepat digantikan oleh client email dari Netscape dan Internet Explorer. Kedua
client email tersebut menjadi popular tidak hanya karena mereka lebih baik dari
Eudora, tapi juga karena mereka disediakan secara cuma-cuma dengan web browser.
E-mail (electronic mail) adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail
merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan
dalam hal surat-menyurat. Hal ini dikarenakan e-mail merupakan alat komunikasi
yang murah, cepat, dan efisien. Menggunakan e-mail memungkinkan kita untuk
mengirimkan pesan dalam bentuk surat ke seluruh dunia dalam waktu yang sangat
cepat dan biaya yang murah. E-mail yang dikirimkan akan sampai ke alamat yang
dituju sesaat e-mail tersebut dikirimkan. Biaya yang dikluarkan pun hanyalah biaya
untuk mengakses internet pada saat kita mengirimkan/membuka untuk menerima email

tersebut.Sebuah

alamat

email

biasanya

memiliki

format

semacam

username@host.domain. Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan email

secara gratis adalah yahoo.com,gmail.com,plasa.com dan lainnya.

Komunikasi

menggunakan e-mail dilakukan dengan cara mengaktifkan pesan yang akan kita kirim
pada software yang dikhususkan untuk keperluan ini, misalnya Microsoft Outlook.
2.2 Komponen E-mail
Sebuah alamat email terdiri atas dua bagian, yaitu di sebelah kiri tanda @
disebut user id, yang menunjukkan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat
berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga.

Sedangkan teks setelah lambang @ (contoh: gmail.com) disebut domain

name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e-mail (mail server)
tersebut disimpan.

2.3 Fungsi dan Kegunaan E-mail

Fungsi dan kegunaan email bagi setiap orang berbeda-beda atau relatif. Di era
informasi ini akun email atau biasa kita sebut email, sangat penting bagi seorang
pengguna internet (netter). Tanpa email seorang netter tak bisa berbuat apa-apa.
Email adalah pusat aktifitas pengguna internet. Segala sesuatu layanan online di
internet meminta alamat email. Berikut ini adalah beberapa manfaat dan kegunaan
email yang sering digunakan:
1. Media komunikasi
E-mail atau surat elektronik adalah media komunikasi yang biasa dilakukan
secara persoal atau umum (komunitas).
2. Media pengiriman
Dengan e-mail anda bisa melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan
tentunya pengirim dan yang dikirimi data sama-sama menggunakan alamat e-mail,
bukan alamat rumah. Tidak hanya itu, dengan menggunakan e-mail anda bisa
mengirimkan data ke banyak orang hanya dalam hitung menit bahkan detik. Bagi
para pelajar, email sangat diperlukan untuk pengiriman tugas-tugas sekolah atau
kuliah. Melalui email para pelajar dan dapat mengumpulkan tugas-tugasnya ke email
guru atau dosen. Banyak guru bahkan dosen, dan siswa/mahasiswa saat ini
menggunakan email sebagai media pengumpulan tugas. Mereka mengirimkan tugastugas atau pekerjaan yang ditugaskan guru melalui email guru/dosen. Email menjadi
media pengiriman dokumen portofolio pelajar. Guru/dosen pun menjadi lebih mudah
dalam mendokumentasikan pekerjaan siswa melalui email.
3. Efektif, efisien, dan murah
Melakukan pengiriman data melalui e-mail sangat efektif, efisien, dan murah.
Maksudnya, anda tidak perlu keluar rumah dan pergi ke kantor pos hanya untuk

mengirim foto atau lamaran pekerjaan. Cukup melalui koneksi internet dan alamat email anda, pengiriman akan cepat sampai ke alamat tujuan dan tidak perlu biaya
mahal.
4. Media promosi
Jika anda bisa memiliki usaha di internet atau bisnis online, anda bisa
mengirimkan promosi produk ke para pelanggan anda dengan memanfaatkan daftar
e-mail pelanggan yang ada. Seorang penjual atau agen pemasaran produk atau jasa
yang handal perlu memanfaatkan segala cara untuk bisa mendapatkan seorang
pelanggan. Penggunaan email dalam pemasaran langsung (direct marketing)
merupakan sebuah cara efektif yang dapat membantu pemasaran produk perusahaan
secara lebih luas dan tepat. Dari sisi ini keberadaan email sangat menghemat biaya,
tenaga dan waktu. Biaya pengeluaran pun dapat ditekan dengan adanya email.
5. Media informasi
Melalui e-mail, anda bisa mendapatkan informasi-informasi terbaru dari
seluruh dunia yang anda inginkan dengan cara menjadi pelanggan informasi dari
media yang anda tentukan.
6. Membuat blog atau website
Dengan e-mail anda bisa membuat blog dan website.
7. Sosial media (Situs Jejaring Sosial)
Dengan e-mail, anda bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain.
Bagi kita yang sudah terbiasa menggunakan internet, keberadaan situs jejaring sosial
seperti facebook, google plus, linkedin, dan twitter tidaklah asing. Bahkan hampir
semua yang mengenal internet ini memiliki akun jejaring sosialtersebut. Nah, untuk
registrasi atau memiliki akun jejaring tersebut kita membutuhkan sebuah akun
emailsebagai syarat registrasi yang penting.
Dari beberapa manfaat dan kegunaan email di atas, masih terdapat lebih
banyak lagi manfaat dan kegunaan email di era global yang kegunaannya dapat
berbeda-beda bagi setiap individu. Satu hal yang patut dicermati adalah email penting
dalam proses pertukaran informasi, saling berkomunikasi, dan pengiriman dokumen

penting. Dalam era internet atau informasi, keberadaan email tidak bisa dianggap
remeh. Tanpa email, orang tak bisa berselancar di internet dengan mudah. Sekarang
biaya akses internet secara selular dan berlangganan melalui provider di rumah
semakin murah. Siswa dan guru pun bisa mengakses informasi di manapun dan
kapanpun. Tugas-tugas dari guru bisa dikirimkan lewat surat elektronik atau email
yang dikelola dengan baik oleh siswa. Adanya email, orang lain dengan mudah dapat
menghubungi anda di dunia maya. Anda dapat membukanya di mana saja dan kapan
saja, asalkan terkoneksi dengan internet. Dari alamat emailmu itulah anda bisa
melakukan registrasi ke berbagai hal yang diperlukan, misalnya bila ingin mengakses
ke website kompas.com, maka anda harus melakukan proses registrasi terlebih
dahulu.
Dalam wikipedia dituliskan, Surat elektronik sudah mulai dipakai di
tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan
mainframe yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik
sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di
berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak
memakai jasa pos lagi.

2.4 Kelebihan dan Kekurangan E-mail

2.4.1 Kelebihan Menggunakan Email adalah sebagai berikut:
Simple. Email tidak memerlukan amplop dan perangko serta pembuatannya
tidak memerlukan pulpen, kertas, maupun tinta seperti halnya surat yang
biasanya.
Cepat. Proses berkirim email pun dapat dilakukan dengan sangat cepat ke
seluruh dunia sehingga dapat menghemat uang dan waktu dalam berkirim
surat.
Mudah. Pengiriman email secara ideal dapat dilakukan dengan mudah karena
kita cukup mengetik di komputer.

 Lebih aman. Email yang dikirim tidak takut atau khawatir tidak sampai
selama jaringan komunikasi internet tetap tersedia. Pengiriman surat secara
konvensional lebih mudah rusak atau hilang karena perjalanan, bencana atau
mudah disabotase.
Fleksibel. Email yang telah dikirim dan diterima akan mudah dibuka (dibaca
dimanapun berada tempatnya, mudah dimodifikasi, dan segera dikirim
kembali kepada pengirim atau kepada yang lainnya.
Multiple send. Dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus dan mudah
digandakan.
Sederhana dan formatnya lengkap. Isi email yang dikirimkan dapat berupa
data teks, gambar atau grafik, video bahkan suara dengan menggunakan
tempat yang lebih sederhana.
Biaya murah. Biaya lebih murah karena internet sekarang sudah mulai agak
murah di Indonesia.

2.4.2 Kekurangan Menggunakan Email:

Harus Online. Dalam proses pengirimannya, komputer dalam posisi online /
connect ke internet. Jika tidak connect internet, maka kita tidak akan tahu
yang kita kirim sudah dibalas atau belum.
Harus ingat username dan password. Jika tidak, kemungkinan dapat terjadinya
pemalsuan identitas.
Kemungkinan terjadinya penyadapan informasi. Hal ini bisa terjadi terlebih
jika kita menggunakan komputer yang digunakan secara massal misalnya di
warnet atau di komputer umum. Jadi penggunaan email lebih aman jika
menggunakan komputer pribadi.
Pengiriman lampiran file hanya berwujud teks / gambar tidak dapat
mengirimkan paket / barang.
Ladang virus bagi yang tidak mengerti. Jika tidak hati-hati bisa saja fasilitas email digunakn untuk menyebarkan virus.

 Hilangnya informasi. Terkadang e-mail menggunakan bahasa yang tidak baku,

sehingga memungkinkan adanya informasi yang hilang dan tidak dapat
dipahami oleh penerima.
Spam. E-mail yang tidak dikehendaki kadang masuk ke mailbox sehingga
menyebabkan over-flow, dengan informasi-informasi yang tidak berguna.
Inkonsistensi. E-mail dapat menyebabkan duplikasi informasi. Hal ini karena
terjadi jika tim bekerja ramai pada dokumen. Selain itu, penggunaan e-mail
oleh banyak orang dapat menimbulkan masala. Misalnya muncul flaming.
Flaming terjadi jika seseorang mengirim peran yang berisi kemarahan atau
pesan antagonis . Hal ini bisa terjadi karena interaksi yang terjadi pada
penggunaan e-mail bukanlah interaksi langsung sehingga terkadang
mengabaikan sisi kemanusiaan.
Lambatnya respon. Kelemahan email bagi beberapa orang adalah bahwa tidak
semua orang membaca e-mail setiap hari. Sehingga ada kemungkinan email
terlambat dibalas. Namun dengan penetrasi teknologi yang semakin hari
semakin luar, kini orang lebih sadar email dibandingkan puluhan tahun lalu.
Email di kirim sering gagal apabila: lalulintas internet padat, koneksi lambat,
kotak surat tujuan penuh, maka email yang datang akan terhapus.

2.5 Akses E-Mail

Email pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila

seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu
email gratis. Email yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
1. Menggunakan Browser
Mengakses email menggunakan browser, seperti Internet Explorer atau
Mozilla Firefox. Mengakses dengan web browser disebut sebagai web-based,

artinya menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. Contoh:

Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam
keadaan online. Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh
penyelenggara layanan email gratis.
2. Menggunakan Program Pengakses Email
Menggunakan program pengakses email atau disebut dengan e-mail client,
seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan
menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang
bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu
terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan bahkan ratusan
email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan
yang

lainnya

adalah

perangkat

lunak

ini

menyediakan

fungsi-fungsi

penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya

koneksi ke internet dapat dihemat.

2.6 Cara membuat Gmail

Tahapan dalam membuat akun Gmail:
1. Silahkan klik https://mail.google.com
2. Klik Buat Akun atau Create Account pada pojok kanan atas.

3. Anda akan masuk ke halaman pengisian data, silahkan isi formulir

pendaftaran sesuai dengan data pribadi Anda.
a. Nama : Isi dengan nama depan dan nama belakang Anda.
b. Pilih nama pengguna Anda : Isikan alamat email yang Anda inginkan
c.
d.
e.
f.
g.
h.

(nama email harus belum digunakan orang lain).

Buat sandi : Isi dengan password yang Anda inginkan.
Konfirmasi sandi Anda : Masukkan ulang password Anda.
Tanggal lahir : Silahkan isi dengan tanggal lahir Anda.
Gender : Pilih jenis kelamin Anda.
Ponsel : Isikan dengan nomor telepon Anda.
Alamat email Anda saat ini : Masukkan alamat email lain (masukkan

jika ada). Bisa Anda kosongi.

i. Lokasi : Isi dengan lokasi negara tempat Anda tinggal.
j. Centang dua persyaratan dari google tersebut.
k. Klik tombol LANGKAH BERIKUTNYA.

4. Setelah Anda mengisi formulir pendaftan, Anda akan dibawa ke halaman

verifikasi akun, klik Lanjutkan.

5. Anda akan diberi kode verifikasi yang dikirim oleh google secara otomatis ke
nomor telepon yang Anda isikan tadi. Kemudian masukkan angka verifikasi
ke dalam kotak yang tersedia. Jika sudah, silahkan klik Verifikasi.

6. Anda akan dibawa ke halaman Profil, langkah selanjutnya adalah

menambahkan foto profil. Jika Anda sudah punya silahkan ditambahkan
dengan mengklik Menambahkan Foto Profil. Jika sudah, klik Langkah
berikutnya.

7. Jika semua langkah diatas sudah Anda lakukan dengan benar, akan ada ucapan
sambutan dari Google. Klik Lanjutkan ke Gmail.

8. Anda akan langsung dibawa ke halaman muka Gmail. Google akan langsung
memberikan 4 pesan ke inbox email Anda.

9. Akun Gmail Anda sudah jadi.

2.7 Mengirim Email

Cara mengirim email adalah sebagai berikut:
1. Login

2.

terlebih

dahulu

ke

Gmail

di https://mail.google.com/

Masukkan Username dan Password yang telah anda buat, contoh:

adesafitri.067@gmail.com. Kemudian klik masuk, lalu tunggu loadingnya

sebentar hingga anda sampai di halaman Dashbor Gmail
3. Pada dashbor gmail, Klik Tulis untuk membuat email baru

4. Isi email tersebut dengan petunjuk seperti gambar berikut

CC adalah email orang kedua yang akan kita tuju, jika tidak ada maka
dikosongkan saja. Subjek pembicaraan adalah judul email yang akan kita

kirim.
Berikut ini adalah emot yang tersedia pada email:

Jika ingin melampirkan File, klik pada lampiran

5. Setelah selesai, klik Kirim dan tunggu balasan dari orang yang kita kirimi email.

2.8 Etika Penggunaan E-Mail

Etika dalam email sama dengan mengirim surat biasa, email terdapat email formal
dan informal. Etika-etika dalam email adalah sebagai berikut:
1. Menjaga sopan santun
2. Jangan mengirim lanjut (forward) tanpa berfikir kegunaan untuk orang yang
dituju
3. Selalu mengisi kolom subject untuk menunjukan pesan yang dimaksud
4. Jangan mengirim lampiran (attachment) terlalu besar (lebih dari 1mb).
5. Menggunakan bahasa yang baku untuk formal, dan bahasa yang umum untuk
informal ndan mengikuti aturan penulisan standar
6. Jangan menggunakan huruf besar pada semua huruf dalam kalimat, karena
dapat menimbulkan kesan BERTERIAK.
7. Menggunakan Blin Courtesy Copy (BCC) dengan tepat

8. Jangan menggunakan email sebagai alasan untuk menghindari kontak

personal
9. Lakukan pengiriman email secara sekaligus ke sekelompok penerima pada
saat tertentu saja
10. Jangan mengirim pesan berantai
11. Hati-hati menyusun kata karena Ingat bahwa nada bicara tidak terdengar di
email
12. Menggunakan tanda tangan (signature) yang mencantumkan informasi kontak

2.9 Istilah-Istilah Dalam E-Mail

Berikut ini adalah istilah-istilah yang ada di dalam e-mail:
1. Address: alamat e-mail, tanda @ mutlak harus ada dalam e-mail
2. Inbox: kotak masuk e-mail yang dikirim kepada anda
3. Draft: tempat untuk memuat e-mail yang belum dikirim
4. Outbox: e-mail keluar, folder tempat penampungan sementara/sesaat email
pada saat akan di kirim. Jika email telah terkirim maka folder ini akan kosong
kembali.
5. Spam: email yang tak diinginkan oleh si penerima yang dikirim oleh orang
yang tidak dikenal (biasanya berbau komersil, kadang juga politis).
6. Sampah: folder untuk menyimpan pesan yang telah dihapus untuk sementara,
dan pesan tersebut dapat terhapus kapan saja.
7. CC : copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak
alamat. Fasilitas ini tidak menyembunyikan alamat email penerima lainnya
sehingga semua penerima email dapat melihat semua penerima email yang
lainnya.
8. BCC : blind copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke
banyak alamat, dimana penerima tidak akan dapat melihat alamat penerima
lainnya.
9. Attachment : lampiran, istilah untuk dapat melampirkan beberapa file bersama
email yang di kirim. Selain pesan dalam email tersebut, juga dapat

melampirkan beberapa file yang terbatas pada ukuran tertentu, sesuai dengan
ketentuan dari penyedia jasa email tersebut.
10. Bounce (pentalan, mental): pesan yang dikembalikan kepada pengirim, baik
karena alamat email penerima tidak benar atau karena sedang ada masalah
konfigurasi di sisi penerima.
11. Bot: software tertentu yang bertindak mewakili orang.
12. Mailbot: software tertentu yang membalas email secara otomatis.
13. Listbot: software tertentu yang mengendalikan distribution list atau mailing
list.
14. Listserver: sama dengan listbot.
15. Subscribe: mendaftarkan email kita sebagai peserta mailing list atau
newsgroup.
16. Unsubscribe: memutuskan hubungan dengan sebuah mailing list atau
newsgroup.
17. Post: mengirim email ke mailing list atau newsgroup.
18. Flame: pesan kasar atau tidak sopan.
19. Bomb-mail yaitu pengiriman email dalam jumlah yang amat sangat
besar/banyak secara sekaligus (biasanya menggunakan program khusus).
Dalam dunia internet, perbuatan ini merupakan suatu kejahatan.
20. Compose sama fungsinya dengan New Mail atau Send yaitu untuk mengirim
sebuah mail baru.
21. Mailbox : istilah untuk sebuah account email dengan kapasitas penampungan
tertentu yang di baut pada sebuah mail server.
22. Mail Server : server yang melayani dan mengatur proses pengiriman dan
penerimaan email.
23. Outlook : program mail client yang banyak digunakan saat ini. Ada 2 jenis
Outlook yaitu Outlook Express (program standar bawaan Windows yang
biasanya sudah ada ketika Anda menginstall Windows) dan Microsoft Outlook
(program bawaan dari Microsoft Office).
24. Forward: melakukan penerusan sebuah email ke penerima lain.

25. Delivery Receipt: info yang diterima pengirim bahwa penerima email telah
mendowload email yang dikirim dan telah disimpan di mail clientnya
26. Filters: Penyaring email yang masuk.
27. Header: Kepala email, berisi informasi penting mengenai server apa, jam
berapa, darimana email itu, dll.
28. HTML Email: Email yang berisikan gambar dan teks
29. IMAP: Metode pengaturan email yang anda terima
30. Mail Transper Agent (MTA): Sistem yang bertugas meneruskan dan
menghantarkan pesan email
31. Plain-text mail: Email yang hanya teks saja
32. POP3: Protokol yang digunakan untuk proses penerimaan email.
33. Preview Pane: Halaman yang digunakan untuk membaca email tanpa harus
membuka satu halaman baru
34. SMTP: Sebagai protocol yang mengatur pengiriman pesan email
35. Vacation messege: Untuk menginformasikan kepada pengirim email bahwa
anda sedang tidak bisa membaca email
36. Sent items: Merupakan nama dari sebuah folder pada program mail
client seperti Outlook dan yang lainnya.
37. Junk Mail: Berarti juga e-mail sampah, yaitu email-email yang dianggap tidak
perlu bahkan mengganggu oleh si penerimanya
38. Signature :Dapat berupa identitas pengirim yang harus selalu dituliskan diakhir
pesan email.