PERANCANGAN SISTEM

DATA BASE UMKM

(Studi Kasus: BIG BONG DONATS
Semarang)

Latar Belakang

Usaha Mikro Kecil dan Menengah atau yang sering disingkat

UMKM merupakan salah satu bagian penting dari
perekonomian suatu negara maupun daerah, begitu juga
dengan negara Indonesia.
Pada tataran perusahaan yang bergerak dibidang penjualan
membutuhkan suatu sistem informasi yang baik, agar
dalam kegiatannya dapat berjalan dengan efektif dan
efisien.
Demikian juga yang terjadi dengan Big Bong Donat, seluruh
proses pengolahan data dan penyajian informasinya masih
secara manual. Hal tesebut menimbulkan kelemahan,
misalnya membutuhkan waktu lama dalam pemasukan
data, pencarian data, pembuatan, dan penyajian laporan,
atau dengan kata lain tidak efisien dalam menggunakan

 Rumusan Masalah
Bagaimana membuat suatu sistem aplikasi yang
sesuai dengan kebutuhan usaha sehingga
memudahkan dalam mengolah data, transaksi
dan pembuatan laporan penjualan, serta bagi
pimpinan mempermudah dalam pengambilan
keputusan ?

Tujuan

Tujuan dari tugas akhir ini adalah membuat suatu

sistem aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan
sehingga memudahkan dalam mengolah data,
transaksi dan pembuatan laporan penjualan,
serta
bagi
pimpinan mempermudah dalam
pengambilan keputusan.

Landasan Teori
Pengertian Aplikasi
Pengertian Aplikasi Aplikasi menurut Jogiyanto,
adalah penggunaan dalam suatu komputer,instruksi
(instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun
sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses
input menjadi output .
Field
Field adalah item tertentu dari informasi. Dalam sistem
manajemen basisdata, terdapat tiga macam field: harus diisi
(required), dapat diabaikan (optional), dan merupakan
penghitungan dari field lainnya (calculated).

Data
Semua software dibagi ke dalam dua kategori: data dan
program. Data adalah unit informasi dalam format tertentu.
Program adalah sekumpulan instruksi untuk memanipulasi
data.

 Basis Data
Basis data adalah sekumpulan informasi yang diatur
dalam cara tertentu hingga sebuah program komputer
dapat dengan cepat memilih data yang diinginkan.
Basisdata tradisional terdiri dari field, record, dan file.
DBMS
Sistem
Manajemen
Basis-Data
(Data
Base
Management System / DBMS) adalah perangkat lunak
sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,
memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data
dengan cara praktis dan efisien.
Query
Query adalah pertanyaan atau permintaan informasi
tertentu dari sebuah basisdata yang ditulis dalam format
tertentu.

 SQL
SQL (Structured Query Language) adalah bahasa
query yang di standarisasi untuk meminta informasi dari
sebuah basisdata.

Microsoft Office Acces

Microsoft Office Access merupakan produk dari
Microsoft yang mempunyai fungsi dalam membangun
database sistem.
Microsoft Office Excel
Microsoft
Office
Exceladalah
sebuahprogram
aplikasilembar kerjaspreadsheetyang
dibuat
dan
didistribusikan olehMicrosoft Corporationyang dapat
dijalankan padaMicrosoft WindowsdanMac OS

ANALISIS PERANCANGAN
PROGRAM
Lingkungan Organisasi
Sejarah singkat Big Bong Donat
Big Bong Donat adalah sebuah Usaha penjualan donat
yang berdomisili di Sekaran, Kabupaten Semarang. Didirikan
oleh Purnama , yaitu seseorang yang masih berstatus sebagai
Mahasiswa Sastra Indonesia Universitas Negeri Semarang
angkatan 2012. Usaha ini didirikan sejak bulan September
tahun 2012, hanya dengan modal Rp. 600.000 bekerjasama
dengan produsen donat yang berdomisili di Sampangan,
Semarang.
Dalam mengembangkan usaha nya, owner kerap
mengajak teman-temannya untuk menanamkan modalnya
dalam bisnis ini. Hingga saat ini produk telah dipasarkan
didalam kampus-kampus di kawasan Semarang. Seperti
Unnes, Undip, dan masih banyak lagi. Usaha ini dijalankan
dengan sistem ke-mitraan.

Struktur Organisasi
Owner
Karyawan

Uraian Tugas

1. Owner / Pemilik
a. Mengendalikan perusahaan pada umumnya.
b.

Mendorong

Karyawan

agar

bekerja

sesuai

dengan

sasaran.
c. Menjaga serta menjamin kelangsungan usaha
d. Menentukan kebijakan atau pengambilan keputusan
segala masalah operasional
e. Menjalin hubungan dengan supplier

2. Karyawan

3. Mitra

a. Mengantar donat untuk dititipkan ke warungwarung, kos, atau kantin yang sudah menjadi
langganan.
b. Mengambil uang hasil penjualan.

a. Melakukan transaksi penjualan secara

langsung.
b. Membayar sesuai dengan harga pokok
donat.

4. Administrator
a. Mencatat setiap transaski keuangan yang
terjadi
b. Mengarsipkan data mitra maupun data
keuangan

 Deskripsi Sistem Lama

Analisis sistem yang sedang berjalan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara kepada
pemilik big bong donat sistem yang berjalan saat ini masih
ditulis
manual
menggunakan
buku.
Dari
proses
pencatatann stok barang, data penjualan barang, laporan
penjualan barang, dll. Sistem ini dirasa masih kurang
optimal karena masih menggunakan buku sebagai media
pencatatannya.

Skenario proses informasi sistem lama

1. Pemilik mencatat jumlah barang yang dipesan oleh

mitra dan
pelanggan.
2. Pemilik membeli sejumlah barang dari supplier.
3. Mitra dan karyawan mengambil barang, dan owner
mencatat barang yang diambil.
4. Mitra dan karyawan menyetor uang dan dicatat lagi
oleh pemilik.

 Kelemahan Sistem Lama

1. Kemungkinan data hilang sangat besar.
2.

Menyulitkan

dalam

pencarian

data

yang

dibutuhkan.
3. Dalam pembuatan laporan kurang efisien, karena
harus diolah lagi datanya.
4. Kemungkinan kesalahan dalam perhitungan dan
pencatatan juga sangat besar.

Deskripsi Sistem Baru

Fungsi utama perancangan aplikasi penjualan di UKM

ini antara lain :
1. Memudahkan dalam pengolahan data dan penyimpanan
data (datanya aman karena tidak tercecer).
2. Memudahkan dalam pencatatan stok barang, data
penjualan barang, laporan penjualan, sampai dengan
proses pembuatan report dapat dilakukan dengan mudah
karena datanya telah tersedia dan tersimpan.

SKENARIO PROSES INFORMASI PADA

SISTEM BARU
Berikut ini alur proses sistem baru :
1. Administrator masuk ke sistem Microsoft access dengan
password
2. Pada menu utama, admin memilih data apa yang akan
diisikan ke form.
3. Form mitra digunakan untuk menambah data mitra,
data yang sudah terinput bisa dilihat pada tabel mitra
4. Saat menjual barang, data dimasukkan sesuai dengan
nama mitra pada bagian tabel penjualan
5. Saat membeli barang/ menyetok barang, data
dimasukkan pada tabel pembelian
6. Saat membayar biaya, data dimasukkan pada tabel
biaya.
7. Ketika aktivitas operasional sudah selesai, admin bisa
melihat laporan penjualan, pembelian serta biaya serta
mencetaknya
8. Laporan yang telah dicetak, dimasukkan ke dalam
rekapitulasi pada spreadsheet.

Kamus Data
1. Tabel Mitra
Field Name

Data Type

Field Size

Description

No Mitra

Autonumber

Primary Key

Nama Mitra

Text

25

Alamat

Text

30

Telepon

Number

Status

Text

20

Umum/mahasiswa

2. Tabel Penjualan
Field Name

Data Type

Field Size

Description

No Penjualan

Autonumber

Tanggal

Date/time

Nama Mitra

Text

25

Primary Key

Jumlah Barang Number

Harga

Currency

Total Diterima

Currency

Jumlah kas diterima

Piutang

Currency

3. Tabel Pembelian
Field Name
No
Tanggal
Nama

Data Type
Autonumber
Date/time

Field Size

Primary Key

Description

Supplier
Jumlah

Text

30

Barang
Harga

Number
Currency

3
-

Total yHarga Barang

Jumlah kas yang

Kas keluar
Hutang

Currency
Currency

dibayarkan
-

4. Tabel Biaya
Field Name

Data Type

Field Size

Description

No

Autonumber -

Primary Key

Tanggal

Date/time

Keterangan

Text

30

Jumlah
pengeluaran

Total biaya yang

Number

dikeluarkan

Layout hasil rancangan

program
Membuka
database

Menu Utama Microsoft

Access

Data Mitra

Form Mitra

Tabel
Penjualan

Form
Penjualan

Laporan
Penjualan

Tabel
Pembelian

Form
Pembelian

Laporan
Pembelian

Tabel Biaya

Form Biaya

Laporan Biaya

Lay Out Sistem Data Base

(Ms. Excel)
Menu Utama
Excel

Mutasi Persediaan

Rekapitulasi
Penerimaan dan
Pengeluaran Kas

Daftar Hutang

Daftar Piutang

Laporan Laba Rugi

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan
Program yang dibuat dapat memudahkan dalam
mengolah data, transaksi dan pembuatan laporan
penjualan, serta bagi pimpinan mempermudah dalam
pengambilan keputusan. Selain itu juga bisa digunakan
dalam melihat pencapaian produktivitas kerja sehingga
dapat membuahkan hasil yang maksimal.

Saran
Adapun saran yang dapat diberikan untuk
pengembangan dari sistem yang telah dibuat adalah
program ini dapat dikembangkan ke basis web,
sehingga dapat digunakan secara online dan mudah
diakses dimanapun berada.

Syukron Jazakumulloh