Elektronik

pesan dan
memorandum
Bagaimana Organisasi Efek
Pesan dan informasi
Berkomunikasi Dengan Pesan Kertas Berbasis
Meskipun dunia bisnis dengan cepat beralih ke saluran komunikasi
elektronik, dokumen berbasis kertas masih memiliki fungsi yang pasti.
surat Bisnis. Penulis mempersiapkan surat bisnis alat tulis kop surat.
Ini
adalah saluran terbaik ketika catatan permanen diperlukan, ketika
kerahasiaan
penting, ketika sensitivitas dan formalitas yang penting, dan ketika
Anda perlu
membuat persuasif, presentasi baik dipertimbangkan. Bab 6, 7, dan 8
penutup berbagai surat bisnis yang dapat Anda tulis di tempat kerja
saat ini.
Antar memo. berbasis kertas memo antar kantor dulunya bentuk
kepala
komunikasi internal. Hari ini, karyawan menggunakan memo terutama
untuk menyampaikan informasi rahasia, menekankan ide, memberikan
dokumen yang panjang, atau
meminjamkan pentingnya pesan. Memo yang sangat tepat untuk
menjelaskan prosedur atau kebijakan yang menjadi pedoman
permanen organisasi.
Kemudian dalam bab ini Anda akan mempelajari berbagai komponen di
antar kantor sehari-hari
memo.
Berkomunikasi Dengan Pesan Elektronik
Sejumlah saluran komunikasi elektronik memungkinkan pengusaha
untuk bertukar

informasi dengan cepat dan efisien. Semua ini saluran elektronik baru
menampilkan Anda
kemampuan menulis.
E-mail. E-mail melibatkan transmisi pesan melalui komputer dan
jaringan. Pengguna dapat mengirim pesan ke satu penerima atau
siaran mereka untuk
beberapa penerima. Ketika pesan tiba di kotak surat simulasi,
penerima
dapat membaca, cetak, ke depan, toko, atau menghapusnya. E-mail
yang paling tepat untuk
pesan singkat yang memberikan permintaan rutin dan tanggapan. Hal
ini tidak pantas
untuk dokumen sensitif, rahasia, atau panjang. Digunakan secara
profesional, e-mail adalah
alat bisnis yang kuat. Anda akan belajar lebih banyak tentang praktik
e-mail yang aman dan cerdas
segera.
Pesan singkat. Lebih interaktif dari e-mail, instant messaging (IM)
melibatkan pertukaran pesan teks secara real time antara dua atau
lebih
orang login ke layanan IM. IM menciptakan bentuk chat room pribadi
sehingga individu dapat melakukan percakapan mirip dengan
panggilan telepon.
IM ini sangat berguna untuk back-dan-sebagainya percakapan online,
seperti
pelanggan berkomunikasi dengan dukungan teknis orang untuk
memecahkan masalah.
Seperti e-mail, pesan instan menciptakan rekor teks permanen dan
harus
digunakan dengan hati-hati.
Pesan teks. Mengirim pesan benar-benar pendek (160 karakter atau
kurang) dari
ponsel dan perangkat nirkabel lainnya disebut pesan teks. metode ini

menggunakan Short Message Service (SMS) dan tersedia pada

kebanyakan ponsel digital
ponsel dan beberapa asisten digital pribadi dengan telekomunikasi
nirkabel.
gateway SMS yang ada untuk menghubungkan ponsel dengan layanan
pesan instan, yang
Web, komputer desktop, dan bahkan telepon darat. komunikator sibuk
menggunakan
pesan teks untuk pendek pertanyaan orang-ke-orang dan tanggapan
yang menjaga mereka
berhubungan sementara jauh dari kantor.
Podcast. Podcast adalah file media digital yang didistribusikan
melalui Internet
dan di-download pada media player portabel dan komputer pribadi.
podcast
dibedakan oleh kemampuan mereka untuk sindikasi, berlangganan,
atau download
secara otomatis bila konten baru ditambahkan. Dalam bisnis, podcast
berguna untuk
meningkatkan hubungan pelanggan, pemasaran, pelatihan, peluncuran
produk, dan "virus"
pemasaran (menciptakan secara online "buzz" tentang produk baru).
Blog. Sebuah blog adalah situs web dengan jurnal biasanya ditulis
oleh satu orang dengan komentar ditambahkan oleh orang lain.
Mungkin menggabungkan teks, gambar, dan link
ke blog lain atau halaman Web. Bisnis menggunakan blog untuk
mempertahankan pelanggan dan
karyawan diinformasikan dan menerima umpan balik. berita
perusahaan dapat diposting,
diperbarui, dan dikategorikan untuk memudahkan referensi silang. Blog
mungkin berguna
alat untuk pemasaran dan promosi serta untuk menunjukkan sisi
pribadi perusahaan.

 Wiki. Wiki adalah sebuah situs web yang memungkinkan beberapa

pengguna untuk bersama-sama membuat
dan mengedit halaman. Sebuah wiki berfungsi sebagai lokasi pusat di
mana dokumen bersama bisa
dilihat dan direvisi oleh tim besar atau tersebar. Karena wiki dapat
digunakan
untuk mengelola dan mengatur catatan pertemuan, agenda tim, dan
kalender perusahaan,
itu adalah alat manajemen proyek yang berharga.
Pengorganisasian E-Mail Pesan dan Memo
Pesan e-mail dan memo adalah bentuk standar komunikasi dalam
organisasi. Dengan demikian, mereka mungkin akan menjadi saluran
komunikasi bisnis yang paling umum Anda. Pesan-pesan ini melakukan
tugas-tugas penting seperti menginformasikan karyawan,
meminta data, memasok tanggapan, membenarkan keputusan, dan
memberikan arah.
Mereka umumnya mengikuti struktur yang sama dan format.
Mengetahui Kapan Kirim E-Mail atau Memo a
Sebelum mengirim pesan apapun, Anda harus memilih saluran
komunikasi, seperti yang dibahas
dalam Bab 2. Meskipun kedua e-mail dan memo menyampaikan
informasi internal, mereka
tidak dapat dipertukarkan.
E-mail sesuai untuk, pesan resmi singkat yang meminta informasi dan
menanggapi pertanyaan. Hal ini sangat efektif untuk pesan ke
beberapa penerima dan
pesan yang harus diarsipkan (disimpan). Sebuah e-mail juga tepat
sebagai penutup
mendokumentasikan saat mengirim lampiran lagi. E-mail,
bagaimanapun, bukanlah pengganti untuk

face-to-face percakapan, panggilan telepon, surat-surat bisnis, atau

memorandum. Faceto-wajah percakapan atau panggilan telepon
adalah pilihan channel yang lebih baik jika tujuan Anda adalah untuk
menyampaikan antusiasme atau kehangatan, menjelaskan situasi yang
kompleks, menyajikan persuasif
argumen, atau halus karena perselisihan.
memo antar kantor sesuai untuk beberapa tujuan. Jika Anda
memberikan data rahasia, seperti gaji atau informasi ulasan karyawan,
memo adalah
cocok. Jika Anda mengirim laporan panjang untuk orang lain dalam
organisasi Anda,
format memo adalah tepat. Memo sama-sama berguna ketika Anda
perlu menekankan
ide-ide Anda atau mengirim pesan internal yang penting atau formal