Elektronik

pesan dan
memorandum
Bagaimana Organisasi Efek
Pesan dan informasi
Berkomunikasi Dengan Pesan Kertas
Berbasis
Meskipun dunia bisnis dengan cepat
beralih ke saluran komunikasi
elektronik, dokumen berbasis kertas
masih memiliki fungsi yang pasti.
surat Bisnis. Penulis mempersiapkan
surat bisnis alat tulis kop surat. Ini
adalah saluran terbaik ketika catatan
permanen diperlukan, ketika
kerahasiaan

penting, ketika sensitivitas dan

formalitas yang penting, dan ketika
Anda perlu
membuat persuasif, presentasi baik
dipertimbangkan. Bab 6, 7, dan 8
penutup berbagai surat bisnis yang
dapat Anda tulis di tempat kerja saat
ini.
Antar memo. berbasis kertas memo
antar kantor dulunya bentuk kepala
komunikasi internal. Hari ini, karyawan
menggunakan memo terutama untuk
menyampaikan informasi rahasia,
menekankan ide, memberikan
dokumen yang panjang, atau
meminjamkan pentingnya pesan.
Memo yang sangat tepat untuk
menjelaskan prosedur atau kebijakan

yang menjadi pedoman permanen

organisasi.
Kemudian dalam bab ini Anda akan
mempelajari berbagai komponen di
antar kantor sehari-hari
memo.
Berkomunikasi Dengan Pesan
Elektronik
Sejumlah saluran komunikasi
elektronik memungkinkan pengusaha
untuk bertukar
informasi dengan cepat dan efisien.
Semua ini saluran elektronik baru
menampilkan Anda
kemampuan menulis.
E-mail. E-mail melibatkan transmisi
pesan melalui komputer dan

jaringan. Pengguna dapat mengirim

pesan ke satu penerima atau siaran
mereka untuk
beberapa penerima. Ketika pesan tiba
di kotak surat simulasi, penerima
dapat membaca, cetak, ke depan,
toko, atau menghapusnya. E-mail yang
paling tepat untuk
pesan singkat yang memberikan
permintaan rutin dan tanggapan. Hal
ini tidak pantas
untuk dokumen sensitif, rahasia, atau
panjang. Digunakan secara
profesional, e-mail adalah
alat bisnis yang kuat. Anda akan
belajar lebih banyak tentang praktik email yang aman dan cerdas
segera.

 Pesan singkat. Lebih interaktif dari email, instant messaging (IM)

melibatkan pertukaran pesan teks
secara real time antara dua atau lebih
orang login ke layanan IM. IM
menciptakan bentuk chat room pribadi
sehingga individu dapat melakukan
percakapan mirip dengan panggilan
telepon.
IM ini sangat berguna untuk back-dansebagainya percakapan online, seperti
pelanggan berkomunikasi dengan
dukungan teknis orang untuk
memecahkan masalah.
Seperti e-mail, pesan instan
menciptakan rekor teks permanen dan
harus
digunakan dengan hati-hati.

 Pesan teks. Mengirim pesan benarbenar pendek (160 karakter atau

kurang) dari
ponsel dan perangkat nirkabel lainnya
disebut pesan teks. metode ini
menggunakan Short Message Service
(SMS) dan tersedia pada kebanyakan
ponsel digital
ponsel dan beberapa asisten digital
pribadi dengan telekomunikasi
nirkabel.
gateway SMS yang ada untuk
menghubungkan ponsel dengan
layanan pesan instan, yang
Web, komputer desktop, dan bahkan
telepon darat. komunikator sibuk
menggunakan

pesan teks untuk pendek pertanyaan

orang-ke-orang dan tanggapan yang
menjaga mereka
berhubungan sementara jauh dari
kantor.
Podcast. Podcast adalah file media
digital yang didistribusikan melalui
Internet
dan di-download pada media player
portabel dan komputer pribadi.
podcast
dibedakan oleh kemampuan mereka
untuk sindikasi, berlangganan, atau
download
secara otomatis bila konten baru
ditambahkan. Dalam bisnis, podcast
berguna untuk

meningkatkan hubungan pelanggan,

pemasaran, pelatihan, peluncuran
produk, dan "virus"
pemasaran (menciptakan secara
online "buzz" tentang produk baru).
Blog. Sebuah blog adalah situs web
dengan jurnal biasanya ditulis oleh
satu orang dengan komentar
ditambahkan oleh orang lain. Mungkin
menggabungkan teks, gambar, dan
link
ke blog lain atau halaman Web. Bisnis
menggunakan blog untuk
mempertahankan pelanggan dan
karyawan diinformasikan dan
menerima umpan balik. berita
perusahaan dapat diposting,

diperbarui, dan dikategorikan untuk

memudahkan referensi silang. Blog
mungkin berguna
alat untuk pemasaran dan promosi
serta untuk menunjukkan sisi pribadi
perusahaan.
Wiki. Wiki adalah sebuah situs web
yang memungkinkan beberapa
pengguna untuk bersama-sama
membuat
dan mengedit halaman. Sebuah wiki
berfungsi sebagai lokasi pusat di mana
dokumen bersama bisa
dilihat dan direvisi oleh tim besar atau
tersebar. Karena wiki dapat digunakan
untuk mengelola dan mengatur
catatan pertemuan, agenda tim, dan
kalender perusahaan,

itu adalah alat manajemen proyek

yang berharga.
Pengorganisasian E-Mail Pesan dan
Memo
Pesan e-mail dan memo adalah bentuk
standar komunikasi dalam organisasi.
Dengan demikian, mereka mungkin
akan menjadi saluran komunikasi
bisnis yang paling umum Anda. Pesanpesan ini melakukan tugas-tugas
penting seperti menginformasikan
karyawan,
meminta data, memasok tanggapan,
membenarkan keputusan, dan
memberikan arah.
Mereka umumnya mengikuti struktur
yang sama dan format.

Mengetahui Kapan Kirim E-Mail atau

Memo a
Sebelum mengirim pesan apapun,
Anda harus memilih saluran
komunikasi, seperti yang dibahas
dalam Bab 2. Meskipun kedua e-mail
dan memo menyampaikan informasi
internal, mereka
tidak dapat dipertukarkan.
E-mail sesuai untuk, pesan resmi
singkat yang meminta informasi dan
menanggapi pertanyaan. Hal ini
sangat efektif untuk pesan ke
beberapa penerima dan
pesan yang harus diarsipkan
(disimpan). Sebuah e-mail juga tepat
sebagai penutup

mendokumentasikan saat mengirim

lampiran lagi. E-mail, bagaimanapun,
bukanlah pengganti untuk
face-to-face percakapan, panggilan
telepon, surat-surat bisnis, atau
memorandum. Faceto-wajah
percakapan atau panggilan telepon
adalah pilihan channel yang lebih baik
jika tujuan Anda adalah untuk
menyampaikan antusiasme atau
kehangatan, menjelaskan situasi yang
kompleks, menyajikan persuasif
argumen, atau halus karena
perselisihan.
memo antar kantor sesuai untuk
beberapa tujuan. Jika Anda
memberikan data rahasia, seperti gaji

atau informasi ulasan karyawan, memo

adalah
cocok. Jika Anda mengirim laporan
panjang untuk orang lain dalam
organisasi Anda,
format memo adalah tepat. Memo
sama-sama berguna ketika Anda perlu
menekankan
ide-ide Anda atau mengirim pesan
internal yang penting atau formal

Memformat E-Mail Pesan

Meskipun e-mail merupakan saluran
komunikasi yang relatif baru, orangorang mulai

untuk menyepakati format dan

penggunaan konvensi tertentu. Saransaran berikut
mengidentifikasi standar format saat
ini. Selalu cek dengan organisasi Anda,
namun, untuk mengamati praktik.
panduan Kata. program E-mail
menyediakan satu set kata-kata
panduan untuk membantu Anda
membuat
pesan Anda. Berikut kata panduan
Untuk, beberapa penulis memasukkan
hanya penerima
alamat elektronik, seperti
mphilly@accountpro.com. penulis lain
lebih memilih untuk memasukkan

nama penerima penuh ditambah

alamat elektronik, seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 5.2. Dengan
termasuk nama lengkap di Untuk dan
Dari slot, baik penerima dan pengirim
lebih mampu
untuk mengidentifikasi pesan. Dengan
cara, urutan Tanggal, Untuk, Dari,
Subjek, dan lainnya
kata panduan bervariasi tergantung
pada program e-mail Anda dan apakah
Anda mengirim
atau menerima pesan.
Kebanyakan program e-mail secara
otomatis menambahkan tanggal saat
setelah Tanggal. Di Cc

line (yang merupakan singkatan dari

carbon copy atau courtesy copy), Anda
dapat mengetik alamat
siapa saja yang menerima salinan
pesan. Ingat, meskipun, untuk
mengirim salinan
hanya untuk orang-orang yang terlibat
langsung dengan pesan. Kebanyakan
program e-mail juga
termasuk garis untuk Bcc (blind carbon
copy). Ini mengirimkan salinan tanpa
penerima yang pengetahuan. penulis
cerdas saat ini menggunakan Bcc
untuk nama dan alamat dari daftar
penerima, suatu teknik yang
menghindari mengungkapkan alamat
untuk seluruh kelompok. pada

baris subjek, mengidentifikasi subjek

memo. Pastikan untuk menyertakan
informasi yang cukup
menjadi jelas dan menarik.
salam. Mulailah pesan Anda dengan
ucapan seperti berikut:
Hi, Kevin,
Salam, Amy,
Leslie,
Terima kasih, Haley,
Dear Mr Cotter,
Sayang Leslie,
Selain menjadi ramah, salam
memberikan isyarat visual menandai
awal
pesan. Banyak pesan yang dikirim atau
diteruskan dengan header panjang
seperti

yang menemukan awal pesan bisa

sulit. Salam membantu, bahkan jika ini
hanya nama penerima, seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 5.1 dan 5.2.
Tubuh. Ketika memasukkan tubuh
pesan e-mail, menggunakan topi
standar dan karakter-tidak pernah
huruf kecil semua huruf besar atau
semua huruf kecil. Menutupi hanya
satu
topik, dan mencoba untuk menjaga
pesan yang kurang tiga layar
panjangnya. Ingat
untuk double-ruang antara paragraf.
Untuk pesan lagi menyiapkan file
terpisah untuk
dilampirkan. Gunakan pesan e-mail
hanya sebagai dokumen penutup.

Untuk membantu Anda dalam

mempersiapkan pesan Anda, banyak
program e-mail memiliki fitur textediting dasar, seperti
sebagai cut, copy, paste, dan katawrap. Namun, hindari grafis,
perubahan font, tebal, dan miring
kecuali sistem pembaca Anda dapat
menangani mereka. Karena semakin
banyak
program menawarkan opsi format
HTML, penulis dapat menggunakan
semua grafis,
warna, dan font yang tersedia dalam
program pengolah kata mereka.
Kalimat Penutup. Beberapa orang
menandatangani pesan e-mail mereka
dengan ramah

ekspresi seperti Ceria, Semua yang

terbaik, atau Salam Hangat. Terlepas
dari penutupan,
pastikan untuk menandatangani nama
Anda. Pesan tanpa nama menjadi
sangat membingungkan ketika
diteruskan atau ketika mereka adalah
bagian dari benang (string) tanggapan.
Untuk menghindari lanjut
kebingungan, termasuk blok tanda
tangan dengan informasi kontak Anda.
Ini mungkin
termasuk nama, judul, organisasi,
alamat, alamat e-mail, nomor telepon
Anda,
nomor ponsel, dan nomor fax.
Memutuskan informasi apa yang paling
penting.

Kemudian menyiapkan blok tanda

tangan dengan lima atau lebih sedikit
baris. Meskipun Anda mungkin
tergoda untuk menghilangkan alamat
e-mail Anda, adalah bijaksana untuk
memasukkannya karena beberapa
sistem
tidak mengirimkan alamat Anda secara
otomatis. Ketika pesan Anda
diteruskan, Anda
Alamat e-mail mungkin akan hilang.
Memorandum antar kantor format
Dalam memorandum antar kantor
masa lalu adalah saluran komunikasi
utama untuk
memberikan informasi dalam
organisasi. Meskipun e-mail lebih
sering digunakan

hari ini, memo masih berguna untuk

pesan internal penting yang
memerlukan catatan permanen atau
formalitas. Misalnya, organisasi
menggunakan memo untuk
menyampaikan perubahan
dalam prosedur, instruksi resmi,
laporan, dan dokumen internal yang
panjang.
Bentuk memo dan Margin. Beberapa
organisasi menggunakan dicetak antar
kantor
bentuk memo. Selain nama organisasi,
bentuk ini meliputi
elemen dasar dari Tanggal, Untuk,
Dari, dan Subjek. organisasi besar
mungkin termasuk

judul identitas lainnya, seperti File

Number, Lantai, Ekstensi, Lokasi, dan
Distribusi. Karena sulitnya
menyelaraskan printer komputer
dengan pracetak
bentuk, penulis bisnis dapat
menggunakan default template yang
tersedia di pengolah kata mereka.
Penulis dapat menyesuaikan template
ini dengan nama organisasi mereka.
Jika Anda sedang mempersiapkan
sebuah memo pada kertas biasa, set
top 1-inci dan margin bawah dan
margin kiri dan kanan 1,25 inci.
Menyediakan pos yang mencakup
nama perusahaan plus "Memo" atau
"Memorandum." Mulailah kata-kata
panduan

ruang tiga (dua baris kosong) di bawah

baris terakhir dari pos. Kunci dalam
huruf tebal
panduan kata: Tanggal :, Untuk :,
Dari :, dan Subjek: di margin kiri.
Panduan kata

Mempersiapkan Memo sebagai

Lampiran E-Mail. E-mail telah menjadi
semakin penting untuk bertukar pesan
internal. Namun, tidak pantas untuk
dokumen atau untuk barang-barang
yang memerlukan formalitas atau
permanen panjang. Untuk pesan
tersebut, penulis dapat
mempersiapkan informasi dalam

format memo standar dan

mengirimkannya sebagai
lampiran ke e-mail penutup.
Dalam mempersiapkan lampiran email, pastikan untuk menyertakan
informasi identitas. Karena penutup
pesan e-mail dapat menjadi terpisah
dari lampiran, lampiran harus
diidentifikasi secara penuh.
Mempersiapkan lampiran e-mail
sebagai memo menyediakan format
berguna yang mengidentifikasi
tanggal, pengirim, penerima,
dan subjek.
menggunakan Proses Menulis
Membuat
Pesan internal yang efektif

pesan elektronik internal dan hardcopy memo biasanya membawa pesan

langsung yang
adalah tidak sensitif maupun persuasif.
Meskipun pesan ini lurus ke depan,
mereka memerlukan menulis berhatihati untuk menjadi jelas dan cepat
dipahami. Dengan mengikuti
proses penulisan tiga fase, Anda dapat
mempercepat usaha Anda dan sangat
meningkatkan
produk.
Menganalisis, Mengantisipasi, dan
Adaptasi
Pada tahap prapenulisan Anda akan
menghabiskan beberapa waktu
menganalisis tugas Anda. Sungguh
menakjubkan

berapa banyak dari kita siap untuk

menempatkan pena atau komputer
kita ke gigi sebelum terlibat
pikiran kita. Sebelum menulis,
tanyakan pada diri Anda pertanyaanpertanyaan penting:
Apakah saya benar-benar perlu untuk
menulis e-mail atau memo? Sebuah
panggilan telepon atau kunjungan
singkat
untuk rekan kerja terdekat mungkin
memecahkan masalah-dan
menghemat waktu dan biaya
dari pesan tertulis. Di sisi lain,
beberapa pesan yang ditulis
dibutuhkan untuk
memberikan catatan permanen.

 Mengapa saya menulis? Tahu

mengapa Anda menulis dan
apa yang ingin Anda capai. Ini akan
membantu Anda mengenali apa poin
penting dan di mana untuk
menempatkan mereka.
Bagaimana pembaca akan bereaksi?
Memvisualisasikan pembaca dan
efek pesan Anda akan memiliki. Dalam
penulisan e-mail
pesan dan memo, bayangkan bahwa
Anda sedang duduk
dan berbicara dengan pembaca Anda.
Hindari berbicara blak-blakan,
gagal untuk menjelaskan, atau
mengabaikan kebutuhan pembaca
Anda.

Mempertimbangkan cara untuk

membentuk pesan untuk
menguntungkan
pembaca. Juga berhati-hati tentang
apa yang Anda katakan karena
pesan Anda mungkin sangat baik
diteruskan ke orang lain-atau mungkin
dibaca oleh atasan Anda.
Bagaimana saya bisa menghemat
waktu saya pembaca? Pikirkan cara
untuk membuat pesan Anda lebih
mudah untuk
memahami sekilas. Gunakan peluru,
daftar, judul, dan ruang putih untuk
meningkatkan
mudah dibaca.
meneliti, Pengorganisasian, dan
Menulis

Tahap 2, menulis, melibatkan

pengumpulan dokumentasi,
pengorganisasian, dan benar-benar
menyusun draft pertama. Meskipun
beberapa dari pesan elektronik Anda
dan memo akan
Singkatnya, Anda dapat memastikan
pesan yang lebih efektif dengan
mengikuti langkah-langkah ini:
Melakukan penelitian. Periksa file,
berbicara dengan atasan Anda, dan
mungkin berkonsultasi dengan
target audiens untuk mengumpulkan
informasi sebelum Anda mulai menulis.
Kumpulkan dokumentasi yang
diperlukan untuk mendukung pesan
Anda.

Mengatur informasi Anda. Membuat

garis besar singkat dari poin yang
Anda inginkan untuk menutupi
dalam pesan Anda. Untuk pesan
singkat menuliskan catatan pada
dokumen Anda
menjawab atau membuat daftar awal
di komputer Anda.
Susun draft pertama Anda. Pada
komputer Anda menulis pesan dari
Anda
garis besar. Ketika Anda menulis,
menghindari mengumpulkan blok
besar teks. Tidak ada yang ingin
membaca baris tak berujung jenis.
merevisi, Proofreading, dan
Mengevaluasi

Tahap 3, merevisi, melibatkan

menempatkan sentuhan akhir pada
pesan Anda. hati-hati dan
peduli penulis akan mengajukan
sejumlah pertanyaan seperti yang
mereka lakukan hal berikut:
Merevisi untuk kejelasan dan
keringkasan. Dilihat dari perspektif
penerima, yang
ide-ide jelas? Apakah mereka
membutuhkan lebih banyak
penjelasan? Jika pesan diteruskan ke
orang lain, akan mereka perlu
penjelasan lebih lanjut?
Mempertimbangkan memiliki kritik
rekan
pesan Anda jika itu adalah salah satu
yang penting.

 Merevisi untuk dibaca. Apakah

informasi kelompok terkait Anda ke
dalam paragraf,
yang disukai singkat? Paragraf
dipisahkan dengan white space terlihat
mengundang. Apakah
setiap paragraf dimulai dengan titik
utama, dan titik didukung oleh
Rincian? Anda dapat menambahkan
judul ayat agar lebih mudah dibaca?
Anda dapat membentuk
poin-poin atau daftar untuk membuat
pesan mudah untuk skim dan
memahami?
Mengoreksi untuk kebenaran. Adalah
kalimat lengkap dan diselingi dengan
benar? Apakah Anda mengabaikan
setiap kesalahan ketik atau kata yang

salah eja? Ingatlah untuk

menggunakan
pemeriksa ejaan dan tata bahasa
checker untuk mengoreksi pesan Anda
sebelum
mengirimnya.
Rencana untuk umpan balik.
Bagaimana Anda akan mengetahui
apakah pesan ini berhasil? Kamu
dapat meningkatkan umpan balik
dengan mengajukan pertanyaan
(seperti Apakah Anda nyaman dengan
saran ini? atau Bagaimana
menurutmu?). Ingatlah untuk
membuatnya mudah bagi
penerima untuk merespon dengan
memberikan alamat e-mail atau nomor
telepon.

Praktik Terbaik untuk menggunakan EMail

Cerdas, Aman, dan profesional
E-mail adalah saluran komunikasi yang
disukai di kebanyakan bisnis saat ini.
Karena ini
Penggunaan tumbuh begitu cepat,
banyak orang yang membutuhkan
bantuan dalam menggunakannya
cerdas, aman, dan profesional.
pengguna awal diabaikan
pertimbangan gaya dan tata bahasa.
Mereka pikir
bahwa "kata on the fly" diperlukan
sedikit editing atau pemeriksaan.
koresponden digunakan

emoticon (seperti wajah bahagia

samping) untuk mengekspresikan
perasaan mereka.
Hari ini, bagaimanapun, e-mail telah
tumbuh. Ini adalah saluran komunikasi
utama, dengan lebih dari 84 miliar
pesan yang dikirim setiap hari
worldwide.1 E-mail adalah dua kali
mungkin sebagai telepon yang akan
digunakan untuk berkomunikasi di
tempat kerja. Ketika ditanya apa yang
saluran komunikasi mereka lebih suka,
65 persen dari eksekutif senior
memilih e-mail.2
Kita telah menjadi begitu tergantung
pada e-mail bahwa 53 persen orang
yang menggunakannya di tempat kerja

mengatakan bahwa produktivitas

mereka menurun ketika mereka
berada jauh dari it.3
e-mail komunikator bisnis yang bijak
menyadari pentingnya juga
sebagai bahaya e-mail sebagai saluran
komunikasi. Mereka tahu bahwa
mereka
pesan dapat melakukan perjalanan,
sengaja atau tidak sengaja, jarak yang
jauh. Sebuah cepat
disusun catatan mungkin berakhir di
kotak surat bos atau diteruskan ke
musuh
kotak. Lebih parah, komputer-seperti
gajah dan menolak pecinta-

tidak pernah lupa. Bahkan pesan

terhapus dapat tetap pada beberapa
server yang
didukung oleh perusahaan-perusahaan
atau penyedia layanan Internet.
Semakin, e-mail memiliki
berubah menjadi "pistol merokok"
ditemukan oleh jaksa untuk
membuktikan kasar atau
bahkan niat ilegal.
Selain itu, banyak pengguna mengeluh
dari buruk ditulis pesan dan e-mail
"pingpong." Kotak masuk meluap
dengan tidak perlu pertukaran backdan-sebagainya berusaha untuk
memperjelas messages.4 sebelumnya

Best Practicesgetting Started

Despite its dangers and limitations, email is the No. 1 channel of
communication.
To make your messages effective and
to avoid e-mail ping-pong, take the
time to
organize your thoughts, compose
carefully, and consider the receiver.
The following
best practices will help you get off to a
good start in using e-mail smartly,
safely,
and professionally.
Consider composing offline.
Especially for important messages,
think about
using your word processing program to

write offline. Then upload your

message to the e-mail network. This
avoids self-destructing (losing all
your writing
through some glitch or pressing the
wrong key) when working online.
Get the address right. E-mail
addresses are sometimes complex,
often illogical,
and always unforgiving. Omit one
character or misread the letter l for the
number 1, and your message bounces.
Solution: Use your electronic address
book
for people you write to frequently.
Double-check every address that you
key in
manually. Also be sure that you dont

reply to a group of receivers when you

intend to answer only one.
Avoid misleading subject lines.
As discussed earlier, make sure your
subject
line is relevant and helpful. Generic
tags such as Hi! and Important! may
cause
your message to be deleted before it is
opened.
Apply the top-of-screen test.
When readers open your message and
look at the
first screen, will they see what is most
significant? Your subject line and first
paragraph should convey your
purpose.
Content, Tone, and Correctness

Although e-mail seems as casual as a

telephone call, it definitely is not.
Because it produces a permanent
record, think carefully about what you
say and how you say it.

Jadilah ringkas. Jangan pembaca beban

dengan informasi yang tidak perlu.
Ingat bahwa
monitor kecil dan tipografi seringkali
sulit untuk dibaca. Mengatur ide-ide
Anda
rapat. Jika Anda harus mengirim pesan
yang panjang, menyiapkan lampiran
dan menggunakan email sebagai
pesan penutup.

 Jangan mengirim apa pun yang Anda

tidak akan ingin dipublikasikan. Karena
e-mail tampaknya seperti
panggilan telepon atau percakapan
orang-ke-orang, penulis kadangkadang mengirim pesan sensitif,
rahasia, inflamasi, atau berpotensi
memalukan. Awas!
E-mail menciptakan catatan permanen
yang tidak hilang bahkan ketika
dihapus.
Setiap pesan adalah komunikasi
perusahaan yang dapat digunakan
untuk melawan Anda atau
majikan Anda. Jangan menulis apa pun
yang Anda tidak ingin atasan Anda,
Anda
keluarga, atau hakim untuk membaca.

 Jangan gunakan e-mail untuk

menghindari kontak. E-mail adalah
tidak pantas untuk melanggar buruk
berita atau untuk menyelesaikan
argumen. Sebagai contoh, adalah tidak
tepat untuk memecat seseorang
dengan
e-mail. Hal ini juga tidak saluran yang
baik untuk menangani konflik dengan
supervisor,
bawahan, atau orang lain. Jika ada
kemungkinan perasaan sakit hati,
mengambil
telepon atau membayar orang
berkunjung.
Peduli kebenaran. Orang masih
dinilai oleh tulisan mereka, apakah
berbasis kertas elektronik atau. pesan

e-mail ceroboh (dengan apostrof

hilang, ejaan serampangan, dan
stream-of-kesadaran menulis)
membuat pembaca bekerja terlalu
keras. Mereka membenci tidak hanya
informasi tetapi juga penulis.
Peduli nada. kata-kata dan gaya
penulisan mempengaruhi pembaca.
menghindari terdengar
singkat, negatif, atau mendominasi.
Resist humor dan lidah-di-pipi
komentar. Tanpa isyarat nonverbal
disampaikan oleh wajah dan suara
Anda, humor dapat dengan mudah
disalahartikan.
Netiquette

Meskipun e-mail merupakan saluran

komunikasi yang relatif baru, sejumlah
aturan
interaksi online sopan muncul.
Batasi setiap kecenderungan untuk
mengirim salinan selimut. Kirim salinan
hanya untuk orang-orang yang
benar-benar perlu untuk melihat
pesan. Hal ini tidak perlu untuk
mendokumentasikan setiap keputusan
bisnis dan tindakan dengan jejak
kertas elektronik.
Pertimbangkan untuk menggunakan
identifikasi label. Saat yang tepat,
menambahkan salah satu dari berikut
label untuk baris subjek: Action
(tindakan yang diperlukan, tanggapi);
FYI (untuk Anda

informasi, tidak ada respon

diperlukan); Re (ini adalah membalas
pesan lain); Penting
(Silakan segera merespon); REQ
(wajib).
Gunakan huruf besar hanya untuk
penekanan atau untuk judul. Hindari
menulis seluruh pesan
dalam semua topi, yang seperti
BERTERIAK.
Jangan meneruskan tanpa izin dan
berhati-hatilah dari benang panjang.
Memperoleh
persetujuan sebelum meneruskan
pesan. Juga berhati-hatilah
meneruskan e-mail yang terdiri dari
benang panjang (string) pesan.
Beberapa konten di layar bawah

mungkin tidak sesuai untuk penerima

ketiga. Selain isu kekacauan,
meninggalkan informasi sensitif di
thread dapat menyebabkan masalah
serius.
membaca dan membalas E-Mail
Tips berikut dapat menghemat waktu
dan frustrasi Anda ketika membaca
dan menjawab
pesan:
Scan semua pesan dalam kotak
masuk Anda sebelum membalas
masing-masing individu. Karena
pesan berikutnya sering
mempengaruhi cara Anda merespons,
memindai semua pesan pertama
(Terutama semua orang dari individu
yang sama).

 Mencetak hanya bila diperlukan.

Umumnya, membaca dan menjawab
sebagian besar pesan secara online
tanpa tabungan atau pencetakan.
Menggunakan folder untuk arsip pesan
pada topik khusus.
Mencetak hanya pesan-pesan yang
kompleks, kontroversial, atau
melibatkan signifikan
keputusan dan tindak lanjut.
Mengakui tanda terima. Jika Anda
tidak dapat menjawab langsung,
mengetahui bahwa anda dapat (Will
merespon Jumat)

Tidak secara otomatis kembali pesan

pengirim. Saat membalas, cut dan
paste
bagian yang relevan. Menghindari
iritasi penerima dengan kembali
seluruh benang
(Urutan pesan) pada topik.
Merevisi baris subjek jika perubahan
topik. Saat membalas atau
melanjutkan suatu
pertukaran e-mail, merevisi baris
subjek sebagai perubahan topik.
Memberikan jelas, lengkap pertama
kalimat. Hindari balasan kabur seperti
Itu baik-baik saja
dengan saya atau Kedengarannya
bagus! responden sibuk lupa apa yang
dikatakan dalam pesan sebelumnya,

jadi pastikan untuk mengisi dalam

konteks dan perspektif saat
menanggapi.
Jangan pernah merespon ketika Anda
marah. Selalu memungkinkan
beberapa waktu untuk mendinginkan
sebelum
menembak off respon terhadap pesan
menjengkelkan. Anda sering datang
dengan berbagai alternatif dan lebih
baik setelah berpikir tentang apa yang
dikatakan. Jika memungkinkan, besi
perbedaan dalam orang.
Pemakaian pribadi
Ingat bahwa komputer kantor
dimaksudkan untuk komunikasi yang
berhubungan dengan pekerjaan.

 Jangan menggunakan komputer

perusahaan untuk hal-hal pribadi.
Kecuali perusahaan Anda secara
khusus memungkinkan, tidak pernah
menggunakan komputer kerja Anda
untuk pesan pribadi, belanja pribadi,
atau hiburan.
Asumsikan bahwa semua e-mail
dipantau. Pengusaha secara hukum
memiliki hak untuk memonitor e-mail,
dan banyak yang melakukannya.
Praktik Cerdas E-Mail lain
Tergantung pada pesan Anda dan
penonton, tips berikut mempromosikan
efektif
komunikasi elektronik.

 Meningkatkan pembacaan pesan lagi

dengan penyorotan grafis. Ketika
sebuah
Pesan membutuhkan beberapa layar,
membantu pembaca dengan judul,
bulet daftar,
judul sisi, dan mungkin ringkasan
pengantar yang menggambarkan apa
yang akan mengikuti. Meskipun teknik
ini memperpanjang pesan, mereka
mempersingkat waktu membaca.
Pertimbangkan perbedaan budaya.
Jadilah terutama jelas dan tepat dalam
bahasa Anda
dalam pesan e-mail yang melakukan
perjalanan lintas batas. Ingat bahwa
klise figuratif

(Pull up taruhannya, bermain biola

kedua,) rujukan olahraga (memukul
home run, bermain
oleh aturan), dan gaul (dingin,
memicu) menyebabkan kebingungan,
terutama untuk non-pribumi
speaker.
Periksa kembali sebelum menekan
tombol Send. Apakah Anda termasuk
semua?
Apakah Anda melampirkan file Anda
mengatakan Anda akan? Hindari
perlunya mengirim
Pesan kedua, yang membuat Anda
terlihat ceroboh. Gunakan memeriksa
ejaan dan membaca ulang untuk

kelancaran sebelum mengirim.

Memeriksa pesan masuk sebelum
mengirim juga
ide yang baik, terutama jika beberapa
orang yang terlibat dalam pertukaran
cepat-api.
Ini membantu menghindari "lewat"
-Mengirim keluar pesan yang mungkin
diubah tergantung pada catatan yang
masuk.
menggunakan instant Messaging
profesional
Instant messaging (IM) memungkinkan
Anda untuk menggunakan internet
untuk berkomunikasi secara real time

di chat room pribadi dengan satu atau

lebih individu. Hal ini seperti e-mail
langsung atau teks
panggilan telepon. Semakin banyak
pekerja yang menggunakannya
sebagai komunikasi cepat
channel untuk bertukar pesan singkat.
Pesan bagaimana instan Pekerjaan
Untuk mengirim pesan instan, Anda
mungkin menggunakan klien seperti
AOL Instant Messenger,
Yahoo! Messenger, Google Talk, Jabber,
atau Microsoft Windows Live
Messenger.
Ini adalah layanan IM publik. Setelah
klien terinstal, Anda akan memasukkan
nama Anda

dan password untuk login. Cek

software untuk melihat apakah salah
satu pengguna dalam kontak Anda
Daftar sedang login. Jika server
menemukan salah satu kontak Anda, ia
akan mengirimkan pesan
kembali ke komputer Anda. Jika orang
yang Anda ingin menghubungi online,
Anda dapat mengklik
nama orang itu dan jendela terbuka
bahwa Anda dapat memasukkan teks
ke dalam. Anda memasukkan
pesan, seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 5.4, dan klik Kirim. Karena
klien Anda memiliki
alamat Internet dan nomor port untuk
komputer dari orang yang Anda
ditangani,

pesan Anda dikirim langsung ke klien

pada komputer orang itu. Semua
komunikasi langsung antara dua
komputer tanpa perlu server.
Tidak seperti e-mail, IM tidak
memberikan rumit pilihan tata letak
halaman. Kotak teks adalah
pendek, dan menekan tombol Enter
akan mengirim pesan. Jelas, itu
dirancang untuk
singkat tapi cepat interaksi teks.
Beratnya Pro dan Kontra instant
Messaging
Setelah terutama alat konsumen,
pesan instan semakin banyak
digunakan oleh

pengetahuan pekerja karena berbagai

alasan. Orang-orang seperti pesan
instan karena yang
kesegeraan. Tidak seperti e-mail,
pesan jangan menunggu untuk didownload dari mail
Server. Selain itu, pengguna tahu
segera apakah pesan disampaikan.
Para pendukung instant messaging
mengatakan bahwa ia menghindari tag
telepon dan menghilangkan

Praktik Terbaik untuk Messaging instan

instant messaging pasti dapat
menghemat waktu dan
menyederhanakan komunikasi dengan

rekan kerja dan pelanggan. Sebelum

menggunakannya pada pekerjaan,
namun, pastikan Anda memiliki
izin. Jangan menggunakan sistem
masyarakat tanpa memeriksa dengan
atasan Anda. Jika
organisasi Anda tidak memungkinkan
pesan instan, Anda dapat
menggunakannya secara efisien dan
profesional dengan mengikuti sejumlah
praktik terbaik.
Pelajari kebijakan IM organisasi Anda.
Apakah Anda diperbolehkan untuk
menggunakan pesan instan? Dengan
siapa dapat Anda bertukar pesan?
Buatlah diri Anda tersedia ketika
Anda perlu untuk menyelesaikan

sebuah proyek atau memenuhi

tenggat waktu.
Mengatur daftar kontak Anda ke
kontak bisnis yang terpisah dari
keluarga dan teman-teman.
Jauhkan pesan Anda sederhana dan
to the point. Hindari obrolan yang tidak
perlu, dan
tahu kapan untuk mengucapkan
selamat tinggal.
Jangan menggunakan IM untuk
mengirim informasi rahasia atau
sensitif.
Sadarilah bahwa pesan instan dapat
disimpan. Seperti e-mail, tidak
mengatakan apa-apa yang
akan merusak reputasi Anda atau
organisasi Anda.

 Jika pesan pribadi diperbolehkan,

menyimpannya untuk minimum.
organisasi Anda mungkin
lebih suka chatting pribadi dilakukan
saat istirahat atau jam makan siang.
Tampilkan kesabaran dengan tidak
peledakan beberapa pesan untuk
rekan kerja jika respon tidak
segera.
Jauhkan status keberadaan Anda upto-date sehingga orang yang mencoba
untuk mencapai Anda tidak
buang waktu mereka.
Hati-hati jargon, gaul, dan singkatan,
yang, meskipun mereka dapat
mengurangi
keystrokes, mungkin membingungkan
dan muncul tidak profesional.

 Menghormati penerima Anda dengan

menggunakan tata bahasa yang benar,
ejaan, dan proofreading.
Menulis informasi dan Prosedur
E-Mail Pesan dan Memo
Meskipun Anda mungkin bertukar
pesan instan yang sangat singkat,
sebagian besar tugas menulis Anda
pekerjaan mungkin akan melibatkan
mempersiapkan pesan e-mail dan
memo antar kantor. Beberapa
pesan paling sering yang dapat Anda
harapkan untuk menulis sebagai
komunikator bisnis (a) informasi dan
prosedur pesan dan (b) permintaan
dan membalas pesan.
Dalam buku ini kita memberikan
sejumlah menulis rencana yang sesuai

untuk berbagai pesan. Rencana ini

memberikan kerangka; mereka adalah
tulang pesan. Anda akan memberikan
Daging. Cukup mencolokkan frase atau
kata-kata orang lain tidak akan
bekerja. penulis yang baik
memberikan rincian dan link ide-ide
mereka dengan transisi untuk
membuat pesan fasih dan bermakna.
Namun, rencana menulis membantu
Anda memulai dan memberikan ide-ide
tentang apa yang harus
termasuk. Pada awalnya, Anda
mungkin akan bergantung pada
rencana ini jauh. Seperti Anda maju,
rencana ini akan menjadi kurang
penting. Nanti dalam buku ini, tidak
ada rencana disediakan.

Menulis Rencana untuk informasi dan

Prosedur
E-Mail Pesan dan Memo
Subjek: Merangkum isi pesan.
Pembukaan: Memperluas baris
subjek dengan menyatakan gagasan
utama ringkas dalam penuh
kalimat.
Tubuh: Menyediakan data latar
belakang dan menjelaskan gagasan
utama. pertimbangkan untuk
menggunakan
daftar, peluru, atau judul agar lebih
mudah dibaca. Dalam
menggambarkan prosedur

atau memberikan instruksi,

menggunakan bahasa perintah
(melakukan hal ini, jangan lakukan itu).
Penutup: Meminta tindakan tertentu,
meringkas pesan, atau menyajikan
menutup pikiran. Jika sesuai, termasuk
tenggat waktu dan alasan.
Menulis Rencana untuk permintaan EEmail dan Memo
Subjek: Merangkum permintaan dan
perhatikan tindakan yang diinginkan.
Pembukaan: Mulailah dengan
permintaan atau pernyataan singkat
memperkenalkan itu.
Tubuh: Memberikan latar belakang,
justifikasi, dan rincian. Jika bertanya,
daftar mereka dalam bentuk paralel.

 Penutupan Permohonan aksi pada

tanggal tertentu. Jika memungkinkan,
memberikan alasan.
Mengungkapkan penghargaan, jika
sesuai.
Menulis Rencana E-Mail dan balasan
Memo
Subjek: Merangkum informasi utama
dari balasan Anda.
Pembukaan: Mulai langsung dengan
menanggapi permintaan dengan
ringkasan
pernyataan.
Tubuh: Memberikan informasi
tambahan dan rincian dalam format
yang mudah dibaca.

 Penutup: Menambahkan komentar

penutup, ringkasan, atau menawarkan
lanjut
bantuan.