KELOMPOK 5

AZHAR DWIARTO
(12030113120019)
FIKI
(12030113130282)
MOHAMMAD BAGIR
(12030113120113)
MUHAMMAD NAUFAL NOOR HAKIM (1203011313024
YEVI
(12030113140194)

REFERENSI
ISO 19011 2002 Guidelines For Quality
Auditor/environmental management system
auditing

Diadopsi oleh BSN menjadi

SNI19-190112005 Panduan audit sistem manajemen mutu

dan atau lingkungan

TEKNIK DASAR AUDIT

Harus dilakukan dengan cara profesional

Hindari pembuatan kesimpulan atau evaluasi di luar

bukti yang sedang diuji

Hindari membuat pengamatan tentang efisiensi
pada cara penanganan atau saran-saran mengenai
cara yang lebih baik dalam menanganinya
Tetap menjaga kerahasiaan, jangan mendiskusikan
temuan dari departemen lain atau perusahaan lain

Checklist harus diisi sesuai kebutuhan

Dokumen yang direview harus diidentifikasi
pada checklist

TEKNIK WAWANCARA
Tentukan informasi yang ingin didapatkan
Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti,bila ada

istilah yang masih asing maka diperjelas artinya untuk

menghindari pengertian yang berbeda

Pergunakan penekanan nada suara untuk

memperjelas maksudhIndari memberikan pertanyaan

yang mengandung beband anmemojokkan ( loaded
&leading Question)
Mengapa anda menggunakan sistem inspeksi yang sudah

jelas tidak efektif ?

Anda tidak mengirim dengan sengaja produk yang reject kan?

TEKNIK WAWANCARA
Gunakan bahasa tubuh ( mimik muka,gerak

tangan,kontak mata)
Perhatikan saat auditee berbicara
Jangan pernah merasa lebih tahu
dibandingkan dengan auditee mengenai
proses yang diaudit, disarankan lebih banyak
menjadi pendengar daripada berbicara
Katakan persetujuan anda terhadap
penjelasan auditee yangs esuai dengan
kriteria audit

TEKNIK WAWANCARA
Tunggu beberapa saat setelah auditee selesai

berbicara sebelum mengajukan pertanyaan

Catat informasi yang perlu dan penting
Jangan melakukan interupsi bila tidak
terpaksa
Buat kesimpulan informasi yang didapat serta
lakukan konfirmasi kepada auditee untuk
mendapatkan persetujuan atau koreksi

JENIS PERTANYAAN DALAM

AUDIT
Pertanyaan Terbuka ( Open Question)
Pertanyaan yang memmbutuhkan penjelasan

Pertanyaan Penyelidikan ( Probing

Question)
Pertanyaan yang bersifat memeriksa

Pertanyaan Tertutup ( Close Question)

Pertanyaan yang meminta kepastian

JENIS PERTANYAAN DALAM

AUDIT
Open Question

Probing Question

Close Question

Keuntungan

Dengan satu
pertanyaan
mendapatkan
infromasi yang
banyak

Dengan pertanyaan
ini kita mendapatkan
informasi tertentu
secara mendetail

Kita mendapatkan
konfirmasi yang
pasti tentang
sesuatu hal

Kelemahan

Auditor dapat
kehilangan kontrol
terutama dalam hal
waktu,dikarenakan
banyaknya infromasi
yang diberikan

Bila auditor tidak jeli

dalam memilih
informasi dan intensif
dalam
menanyakannya
maka inforamsi yang
diterima bias dari
tujuan audit

Bila auditor terlalu

sering
menggunakannya
dapat berakibat
audit tidak hidup
dan informasi yang
didapat terbatas

Contoh

Dapatkan anda
ceritakan mengenai
sistem inspeksi
produk jadi ditempat
anda

Berapa spesifikasi
yangtepat untuk test
ini pada produk jenis
A

JAdi kalau
produkini keluar
dari spesifikasi
maka diberi tag
merah?

JENIS PERTANYAAN DALAM

AUDIT
PERTANYAAN BURUK
(NAIF) / POOR QUESTION

PERTANYAAN CUKUP
BAIK / MEDIOCRE
QUESTION

PERTANYAAN BAIK /
GOOD QUESTION

Apakah anda memiliki

sistem pengendalian
material tidak sesuai

Apakah anda menggunakan

sistem pengendalian
material tidak sesuai

Apakah anda menggunakan

laporan ketidaksesuaian
seperti yang tersebut dalam
Bab V Quality Manual
Adakah uraian bagian
ketidaksesuaian yang diisi
ditandatangani dan tanggal
yang diperlukan

Apakah anda memiliki

sistmkalibrasi

Apakah aanda
menggunakan daftar
kalibrasi

Apakah mereka
menggunakan daftar
kalibrasi seperti tersebut
dalam prosedur A
Apakah daftar kalibrasi diisi
sesuai yang dibutuhkan
Apakah ada tandatangan
dari dinas
meteorologi,tanggal dan
pendistribusian daftar
kalibrasi

JENIS PERTANYAAN DALAM

AUDIT METODE PDCA
PLAN

1.
2.
3.

Apakah Proses anda? Jelaskan urutan dan keterkaitannya

Apakah parameter proses yang penting?
Bagaimana anda merencanakan proses tersebut?

DO

1.
2.
3.
4.

Bagaimana metode pengendalian proses?

Apakah anda memiliki sistem informasi process ?
Apakah ada pembagian tanggung jawab yang jelas ?
Apakah ada acuan kerja yang tepat?

CHECK

1.
2.
3.
4.

Apa parameter proses yang diukur

Bagaimana metode pengukurannya? Apa toolsnya?
Apa hasil pengukurannya?
Apakah dianalisis?hasilnya apa?

ACTION

1.
2.
3.
4.

Apa tindakan yang anda lakukan?

Apahasil tindakan tersebut?
Apapelajaran yang diperoleh?
Apa rencana anda selanjutnya ?

PERIKSA
Tentukanitemyang perlu diperiksa
Jangan puas hanya dengan ditunjukkan keberadaan

dokumen, periksa kelengkapannya

Karena terbatas oleh waktu dan sumber daya maka
proses pemeriksaan dilakukan dengan metode sampling
Hindari Nit Picking ( mencari hal sepele)
Hindari berdebat dengan auditee tentang suatu
ketidaksesuaian , periksa sample berikutnya supaya
terhindar dari perdebatan
Catat dokumentasi ( nama,nomor,tanggal,lokasi) yang
tidak sesuai

CARA PENGAMBILAN SAMPEL

Jangan meminta untuk menunjukkan dokumen, akan

lebih baik mengambil dari sampel yang tersedia

Meminta untuk melihat suatu daftar,index atau yang
sejenisnya dan pilih sampel yang diinginkan untuk
diperlihatkan oleh auditee
Meminta untuk melihat lemarifile / laci yang berisi
dokumen dan ambil satu sampel dari bagian depan
dan satu lagi dari bagian belakang
Pilih sampel dari bagian yang berbeda dalam satu
proses pekerjaan

TEMUAN AUDIT
KESESUAIAN (CONFORMITY)

Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses

KETIDAKSESUAIAN (NONCONFORMITY)
Kondisi tidak dipenuhinya kriteria audit pada suatu
proses

PELUANG PENINGKATAN (IMPROVEMENT OPPORTUNITY)

Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses
akan tetapi terdapat suatu peluang untuk menimbulkan
ketidaksesuaian atau untukmeningkatkan efektifitas
proses

TEMUAN AUDIT MAJOR NON

CONFORMITY
Major Nonconformity

Tidak ada bukti penerapan atau kegagalan keseluruhan dari

sistem untuk memenuhi persyaratan ISO/TS 16949: 2002

Semua ketidaksesuaian yangd apat mengakibatkan
kemungkinan terkirimnya produk yang tidak sesuai , suatu
kondisi mungkin dapat mengakibatkan kegagalan atau
berkurangnya kemampugunaan suat produk atau servis
untuk penggunaan yang diharapkan
Suatu ketidaksesuaian yang berdasarkan penilaian dan
pengalaman mengindikasikan kemungkinan menghasilkan
kegagalan baik dari sistem manajemen mutu atau
mengurangi kemampuannya untuk menjamin proses atau
produk yang terkontrol

TEMUAN AUDIT MINOR NON

CONFORMITY
Kegagalan untuk memenuhi persyaratan

ISO/TS 16949:2002 yang berdasarkan

penilaian dan pengalaman sepertinya tidak
akan berakibat kepada kgagalan dari sistem
manajmen mutu atau mengurangi
kemampuan untuk menjamin produk atau
proses yang terkontrol

Kegagalan pada sebagian dokumentasi Sistem

manajemen mutu perusahaan sehubungan dengan

ISO/TS 16949
Satu kekurangan minor pada satu item dari sistem
manajemen mutu perusahaan

AUDIT GUIDANCE TOOLS

CHECKLIST
Adalah sebuah daftar yang dikeluarkan sesuai kebutuhan yang akan direview
selama proses, cheklist bermanfaat bagi pemenuhan auditee terhadap
standar,kode ataupun peraturan

MARKED UP PROCEDURE
ini yang paling sederhana dari alat pandu audit untuk pengembangan,
konsepnya dengan membuat fotokopi prosedur yang diaudit dan diberikan
tanda khusus pada bagian yang akan diuji

FLOWCHART
Sebuah flowchart sangat berguna untuk analisa sistem yang sudah
diimplementasikan dan membantu dalam mebuat keputusan dalam suatu
proses

MIND MAP
dikembangkan sebagai jalan untuk membantu kita membuat catatan yang
hanya menggunakan kata kunci dan gambar, Mind map dapat dibuat dengan
cepat karena kualitas visualnya lebih mudah diingat dan ditinjau

SELESAI
TERIMA KASIH