LANGKAH 3

INTEGRASIKAN
KEGIATAN MANAJEMEN RISIKO

Dr. ADIB A YAHYA, MARS

PRESIDENT
ASIAN HOSPITAL FEDERATION
( AHF )
WORKSHOP KESELAMATAN PASIEN DAN MANAJEMEN RISIKO KLINIS
DI RUMAH SAKIT

TUJUH LANGKAH MENUJU

KESELAMATAN PASIEN RUMAH SAKIT
BANGUN KESADARAN AKAN NILAI KP, Ciptakan kepemimpinan &
budaya yg terbuka & adil.
PIMPIN DAN DUKUNG STAF ANDA, Bangunlah komitmen & fokus
yang kuat & jelas tentang KP di RS Anda
INTEGRASIKAN AKTIVITAS PENGELOLAAN RISIKO, Kembangkan
sistem & proses pengelolaan risiko, serta lakukan identifikasi &
asesmen hal yang potensial bermasalah
KEMBANGKAN SISTEM PELAPORAN, Pastikan staf Anda agar dgn
mudah dapat melaporkan kejadian / insiden, serta RS mengatur
pelaporan kpd KKP-RS.
LIBATKAN DAN BERKOMUNIKASI DENGAN PASIEN,
Kembangkan cara-cara komunikasi yg terbuka dgn pasien
BELAJAR & BERBAGI PENGALAMAN TTG KP, Dorong staf anda
utk melakukan analisis akar masalah untuk belajar bagaimana &
mengapa kejadian itu timbul
CEGAH CEDERA MELALUI IMPLEMENTASI SISTEM KP, Gunakan
informasi yang ada tentang kejadian / masalah untuk melakukan
perubahan pada sistem pelayanan
KKP RS

Integrate your
risk management activity

Hospital Risk Connection

Medical
Staff
Related Risk

Property
Related Risk

Patients
Related Risk

Employee Related
Risks

Integrated Risk Management

Manajemen Risiko Terintegrasi
adalah proses identifikasi,analisis,penilaian,
dan pengelolaan semua risiko yang potensial
dan
diterapkan terhadap semua jenis pelayanan
di rumah sakit pada setiap level

MANAJEMEN RESIKO TERINTEGRSI

Health &
Safety

Lessons
learned

Clinical
Employment

ORGANISASI
RS

Patient
Safety

PROSES
MANAJEMEN RISIKO

MEMBANGUN KONTEKS :
- FAKTOR YANG MENDUKUNG DAN YANG MENGHAMBAT
- TENTUKAN TUJUAN DAN SASARAN
- STRUKTUR ORGANISASI MANAJEMEN RISIKO

IDENTIFIKASI RISIKO :
-Apa yang bisa terjadi
-Bagaimana kejadiannya
-Mengapa hal itu bisa terjadi
-Kapan hal itu bisa terjadi
-Dimana hal itu bisa terjadi
-Siapa yang bisa tertimpa kejadian tersebut

Analisa risiko

KOMUNIKASI

-Dampak & probabilitas

- siapa yang terlibat
-Tingkat risiko
-Kendali yang sudah ada dan yang diperlukan

DAN

MONITOR
AUDIT

Evaluasi risiko

KONSULTASI

-Bandingkan tingkat risiko dg ktriteria

REVIEW

-analisa untung rugi

-Risiko diterima atau tidak

Risiko
Tdk diterima

Risiko diterima

Pengelolaan risiko
- Tetapkan alternatif / pilihan
- analisa untung rugi
- pilih tindakan yeng paling sesuai
- perencanaan tindakan & implementasi

ASESMEN RISIKO

RISK ASSESSMENT
Proses untuk membantu organisasi
menilai tentang luasnya risiko yg dihadapi
,kemampuan mengontrol frekuensi dan
dampak risiko.
Harus dilakukan oleh seluruh staf dan
semua pihak yg terlibat termasuk Pasien
dan Publik dapat terlibat bila memungkinkan.

RISK ASSESSMENT..

AREAS TO ASSES :
A - OPERATIONAL
B - FINANCIAL
C - HUMAN CAPITAL
D - STRATEGIC
E - LEGAL/REGULATORY
F - TECHNOLOGY

A. OPERATIONAL
1. CREDENTIALING AND STAFFING :
- INITIAL APPOINTMENT
- REAPPOINTMENT
- AFFILIATED STAFF
2. CLINICAL :
- PATIENT COMMUNICATION
- PATIENT CARE RECORDS
- CONFIDENTIALITY
- INFORMED DECISION MAKING
- TELEPHON PROTOCOLS
- TRACKING DIAGNOSTIC INFORMATION

- PRIMARY CARE SCREENING AND MONITORING

- SUPERVISION
- PATIENT SATISFACTION/COMPLAINTS
- COVERAGE ISSUES
- INFECTION CONTROL
- MEDICATION SAFETY
- EMERGENCY RESPONSE
- PATIENT AND STAFF EDUCATION
3. GENERAL LIABILITY ASSESSMENT TOPICS :
- SAFETY PROGRAM
- SECURITY PROGRAM
- FACILITY MANAGEMENT
4. PARKING ( LIGHTING, LOCATION, SECURITY ) :
- VISITOR CONTROL PROCEDURES
- VALUABLES

B. FINANCIAL
1. RISK FINANCING TREATMENTS :
- INSURANCE
- SELFSELF-INSURANCE
2. ABILITY TO RAISE CAPITAL
3. REIMBURSEMENT
4. BILLING AND COLLECTION
5. CONTRACT ADMINISTRATION :
- SCOPE OF SERVICE AND METHODE OF PAYMENT
- CONTRACTUAL TERMS
- RISKRISK-SHARING AGREEMENT
- REMEDIES FOR BREACH

C. HUMAN CAPITAL
1. EMPLOYMENT PRACTICES/HUMAN RESOURCES TOPICS :
- WORKERS COMPENSATION
- HARASSMENT
- NEGLIGENT FIRING
- DISCRIMINATION
- CONFIDENTIALITY
- EDUCATION
- EMPLOYEE HEALTH
- STAFF RIGHTS AND STAFF COMPETENCY
2. ENVIRONMENTAL ISSUES RELATED TO EMPLOYEES :
- SAFETY
- SECURITY
- OCCUPATIONAL HAZARDS
- ENVIRONMENTAL HAZARDS

D. STRATEGIC
STRATEGIC PLAN AND MISSION
BUSINESS VENTURES :
- MERGER
- JOINT VENTURES
3. COMPETITIONS STATUS
4. ADVERTISING LIABILITY
5. REPUTATIONAL RISKS :
- PATIENT & COMMUNITY RELATIONS
- MEDIA RELATIONS
- MARKETING & SALES

1.
2.

6. NEW PROJECTS & SERVICES TOPICS :

- IDENTIFICATION OF INSURANCE NEEDS
- STAFF REQUIREMENTS
- CONTRACT NEEDS
- COMPETITIVE IMPACTS
7. CONSTRUCTION/RENOVATION :
- LICENCES/PERMITS
- CONTRACTS
- DISRUPTION OF SERVICES
- HAZARDS (AIR QUALITY,SAFETY DESIGN)
- APPROVALS

E. LEGAL AND REGULATORY

1. STATUTES,STANDARDS & REGULATIONS :
- REGIONAL,STATE AND LOCAL IMPACTS
2. LICENSURE
3. ACCREDITATION
4. CORPORATE COMPLIANCE PROGRAM :
- IDENTIFICATION OF RELATED COMPLIANCE
FACTORS
- PROGRAM COMPONENTS :
-EDUCATION,REPORTING,
DATA MAINTENANCE,REVIEW,
MONITORING
- RELATIONSHIPS

F. TECHNOLOGY

1. INFORMATION SYSTEMS
2. TELEMEDICINE
3. EQUIPMENT
4. NEW TECHNOLOGIES
5.INVENTORY CONTROL

RISK ASSESSMENT TOOLS

Risk Matrix Grading

Root Cause Analysis
Failure Mode and Effect Analysis

RISK MATRIX
Sering digunakan
Untuk memetakan risiko terhadap
Probabilitas dan Dampak

Risk Matrix efektif :

Mudah digunakan dan dimengerti
Mempunyai deskripsi detil dan definitif
Menerangkan bagaimana risiko dapat di mitigasi
pada tingkat yang bisa ditolerir

RISK MATRIX

RISIKO SEBAGAI SUATU FUNGSI DARI PROBABILITAS

(CHANCE,LIKELIHOOD) DARI SUATU KEJADIAN YANG
TIDAK DIINGINKAN,DAN TINGKAT KEPARAHAN ATAU
BESARNYA DAMPAK DARI KEJADIAN TERSEBUT.

Risk = Probability (of the Event)

Consequence

RISK MAPPING

Impact vs. Probability

High
I
M
P
A
C
T

Medium Risk

Share

Mitigate & Control

Low Risk

Accept

Low

High Risk

Medium Risk

Control

PROBABILITY

High

LIKELIHOOD

DESCRIPTION

RATING
Rare
1

Very unlikely.
May only occur in exceptional circumstances.

Unlikely
2

Could occur at some time but unusual.

Possible
3

May occur at some time, reasonable to expect at some point although infrequent.

Likely
4

Almost Certain
5

Will probably occur in most circumstances, not a surprise.

Is expected to occur in most circumstances.

No doubt that this event will occur frequently.

PROBABILITY / LIKELIHOOD
Level

CONTOH DESKRIPSI

Rare-- JARANG / TIDAK PERNAH TERJADI

Rare

Unlikely HAMPIR TIDAK MUNGKIN

Unlikely

Possible MUNGKIN TERJADI / bisa terjadi

Likely SANGAT MUNGKIN

Likely

Almost certain
HAMPIR PASTI TERJADI

CONSEQUENCE
RATING
Insignificant
1
Minor
2

Moderate
3

Major
4

Catastrophic
5

DESCRIPTION
Negligible injury, damage or outcome.
Process delays.
Loss of production.
Minor first aid injury.
Minor damage to property or equipment.
Slight delay in service provision.
An element of financial loss (between 500 and 10,000)
Low radiation dose incident (dose is a fraction of the dose limit for a member of the public)
Minor clinical incident no immediate effect on patient safety or patient care.
Lost time.
Major injury, disabling illness, major accident.
Medical treatment required.
Significant but temporary damage to property or equipment.
Financial loss (between 10,000 and 100,000)
Temporary delay to service provision.
Clinical incident may require patient to require additional treatment or change to planned regime / care.
Significant but limited (medium) radiation dose incident (not exceeding dose limits)

Single avoidable death.

Extensive injuries or negative clinical outcome.
Medical treatment / intervention required.
Significant (permanent or long term) damage to property or equipment.
Major financial loss (100,000+)
Long term delays in service provision.
Significant clinical incident where patient requires additional treatment with possible permanent effects and
negative outcome.
Over exposure (high) radiation dose incident (exceeding dose limit)
Multiple fatalities.
Permanent loss of services, equipment and property.
Major loss of public confidence.

SKOR DAMPAK
1

CIDERA
PASIEN

INSGNIFICANT

MINOR

MODERATE

MAJOR

CATASTROPHIC

Tidak ada cedera

Dapat diatasi
dengan
pertolongan
pertama

Berkurangnya

Cedera luas
Kehilangan

Kematian

fungsi motorik /
sensorik
Setiap kasus yang
memperpanjang
perawatan

fungsi
utama
permanent

PELAYANAN/
OPERASIO
NAL

TERHENTI LEBIH
DARI 1 JAM

TERHENTI LEBIH
DARI 8 JAM

TERHENTI
LEBIH DARI 1
HARI

TERHENTI LEBIH
DARI 1 MINGGU

TERHENTI
PERMANEN

BIAYA /
KEUANGAN

KERUGIAN KECIL

KERUGIAN LEBIH
DARI 0,1%
ANGGARAN

KERUGIAN LEBIH
DARI 0,25 %
ANGGARAN

KERUGIAN LEBIH
DARI 0,5%
ANGGARAN

KERUGIAN LEBIH
DARI 1%
ANGGARAN

PUBLIKASI

RUMOR

- MEDIA LOKAL
- WAKTU
SINGKAT

- MEDIA LOKAL

MEDIA NASIONAL
KURANG DARI 3
HARI

MEDIA NASIONAL
LEBIH DARI 3 HARI

DAMPAK KECIL
THD MORIL
KARYAWAN DAN
KEPERCAYAAN
MASYARAKAT

DAMPAK
BERMAKNA THD
MORIL KARYAWAN
DAN
KEPERCAYAAN
MASYARAKAT

DAMPAK SERIUS
THD MORIL
KARYAWAN DAN
KEPERCAYAAN
MASYARAKAT

MENJADI
MASALAH
BERAT BAGI PR

REPUTASI

RUMOR

- WAKTU LAMA

MATRIX ASSESSMENT
Potencial Concequences / Impact
Likelihood /
Probability

Insignificant
1

Minor
2

Moderate
3

Major
4

Catastropic
5

Almost certain
(Tiap mgg /bln)
5

Moderate

Moderate

High

Extreme

Extreme

Likely (Bebrp x /thn)

4

Moderate

Moderate

High

Extreme

Extreme

Posible (1(1-2 thn/x)

3

Low

Moderate

High

Extreme

Extreme

Unlikely (2(2-5 thn/x)

2

Low

Low

Moderate

High

Extreme

Rare (>5 thn/x)

1

Low

Low

Moderate

high

Extreme

Can be
manage by
procedure

ACTION :
Urgent action required
Make every effort to
NOW to reduce risk.
minimise risk wherever
Detailed review &
possible.

Accept risk

urgent treatment
should be undertaken
by senior management

STOP the activity until

risk has been
significantly lowered
Immediate review &
action required at
Board level. Director
must be informed

EVALUASI RISIKO
Risk Ranking
2. Prioritize the risk
3. Cost Benefit Analysis (setelah diranking, biaya unt
mengurangi resiko dibandingkan dengan biaya kalau
terjadi resiko)
4. Determine is the risk to be accepted or not
1.

Kriteria Evaluasi Risiko

Keputusan untuk menerima risiko dan pengelolaannya

berdasarkan pertimbangan :
- kriteria klinis, operasional, teknis, kemanusian
- kebijakan, tujuan ,
- sasaran dan kepentingan stakeholder.
- keuangan, hukum, sosial

RISK REGISTER
RS harus punya Standard yg berisi Program
Risk Assessment tahunan Risk Register
Risk Register :
1. Risiko yg teridentifikasi dlm 1 thn
2. Informasi Insiden keselamatan pasien, klaim
litigasi dan komplain, investigasi eksternal &
internal, exernal assessments dan Akreditasi
3. Informasi potensial risiko maupun risiko aktual
(menggunakan RCA&FMEA)

RISK MANAGEMENT
STRATEGY AND POLICY

EFFECTIVE RISK MANAGEMENT

PROGRAM REQUIRES :
KEY STRUCTURAL ELEMENTS
SUFFICIENT SCOPE TO BE COVERED
APPROPRIATE RISK STRATEGIES
WRITTEN POLICIES AND PROCEDURES

SITUASI SAAT INI ?

Laporan
Kronologis

Komplain
pasien

MANAJEMEN RISIKO

Audit
Medis
Rapat Kasus
Ronde /
Morning
Report

Identifikasi
risiko

Analisis
risiko

Rencana Strategis
Manajemen risiko
terintegrasi

Penatalaksanaan
risiko

Evaluasi &
Prioritas risiko

RISK MANAGEMENT STRATEGY AND POLICY

OBJECTIVES
DEFINITIONS
ROLES AND RESPONSIBILITIES
INTRODUCTION
RISK MANAGEMENT PROCES
REPORTING SYSTEM
TRAINING AND EDUCATION
ACTION PLAN
MONITORING, AUDIT AND REVIEW

PENYUSUNAN DOKUMEN
TENTANG
KEBIJAKAN DAN STRATEGI
MANAJEMAN RISIKO
Identifikasi
risiko

Analisis
risiko

Rencana Strategis
Manajemen risiko
terintegrasi

Penatalaksanaan
risiko

Evaluasi &
Prioritas risiko

Kebijakan dan Strategi Manajemen Risiko

adalah suatu dokumen formal yang disusun
untuk memberikan landasan kebijakan Rumah
Sakit,, yang melukiskan filosofi dan pandangan
Sakit
Rumah Sakit tentang risiko
risiko,, struktur dan
pendekatan manajemen risiko yang diambil oleh
Rumah Sakit
Sakit..
Dokumen ini digunakan sebagai rujukan
utama internal dalam pengelolaan risiko Rumah
Sakit..
Sakit

Rumah Sakit ..
KEBIJAKAN dan STRATEGI
TENTANG
MANAJEMEN RISIKO
TAHUN ...

Disahkan oleh :
Tanggal
:
Review Tanggal:
Tanggal:

Strategi dan Kebijakan

Manajemen Risiko
PENDAHULUAN

I.

Latar belakang diperlukannya dokumen manajemen risiko

bagi rumah sakit
Proses manajemen risiko dengan pendekatan yang
sistematik
Hal hal yang telah dicapai selama ini
Harapan untuk masa yang akan datang

TUJUAN

II.
1.

Tujuan dari kebijakan dan strategi manajemen risiko adalah untuk

mengembangkan
pelaksanaan
manajemen
risiko
yang
diintegrasikan dengan Clinical Governance sehingga memberi
kepastian diberlakukannya Corporate Governance dengan baik

2.

Kebijakan dan strategi ini akan memperjelas peran, tugas, dan

tanggung jawab staf rumah sakit dalam hal pelaksanaan manajemen
risiko

PENGERTIAN

III.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Risiko adalah
Risiko klinis adalah
Risiko Non Klinis adalah
Manajemen Risiko .........
Manajemen Risiko Terintegrasi adalah
..
..
..

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB DALAM MANAJEMEN RISIKO

IV.

1.

Seluruh anggota staf memiliki tanggung jawab pribadi dalam

hal pelaksanaan manajemen risiko, dan seluruh tingkatan
manajemen harus mengerti dan mengimplementasikan
strategi dan kebijakan manajemen risiko

2.

Board / yayasan / Pemilik

Bertanggung jawab dalam hal pelaksanaan prinsip

prinsip Good Governance termasuk mengembangkan
proses dan sistem pengendalian keuangan, pengendalian
organisasi, Clinical Governance, dan manajemen risiko

Dalam hal pelaksanaan strategi ini board berperan :

- mengarahkan
- mendukung
- memonitor
- persetujuan pembiayaan
- legalisasi kebijakan dan strategi

3.

CEO :
Memiliki tanggung jawab menyeluruh sesuai dengan Hospital
Bylaws yang telah ditetapkan
Memastikan bahwa tanggung jawab dan koordinasi dalam
hal
manajemen risiko dalam dokumen ini dilaksanakan
dengan
baik
Dalam hal pengembangan strategi manajemen risiko ini CEO
mendelegasikan tanggung jawabnya kepada
..

4.

Direktur Medis :
Bertanggung jawab kepada CEO dalam hal implementasi dan
pengembangan manajemen risiko klinis dan keselamatan
pasien
Monitor pelaksanaan manajemen risiko klinis
Monitor pelaksanaan pelaporan insiden

...

...

5.

Kepala Keperawatan
Koordinasi manajemen risiko keperawatan
Identifikasi risiko bidang keperawatan

6.

Manajer Risiko / Tim patient safety dan manajemen risiko

- Mengkoordinir pelaksanaan integrated risk management
- Menghimpun laporan insiden
- Melakukan analisa
- Menyusun rekomendasi
- Menyusun Risk Register

7.

Direktur Keuangan
- Identifikasi risiko keuangan
- Membantu cost benefit analysis
- Mengelola dukungan biaya untuk manajemen risiko

8.

Manajer K3 RS
- Identifikasi risiko K 3

9.

Manajer SDM
- Identifikasi risiko SDM
- Orientasi manajemen risiko untuk pegawai baru
- merencanakan pelatihan manajemen risiko
10. Staf lain :
10.

V. PROSES MANAJEMEN RISIKO

IDENTIFIKASI RISIKO

ANALISA RISIKO
ASESMEN RISIKO
EVALUASI RISIKO

MONITOR DAN REVIEW

KOMUNIKASI DAN KONSULTASI

TEGAKKAN KONTEKS

KELOLA RISIKO
RISK REGISTER
45

PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN RISIKO

1. Asesmen Risiko
Risiko::
a. Area Asesmen :
Area asesnmen risiko mencakup :
- unit bedah
- farmasi
- igd
- icu
- parkir
- laboratorium
Untuk tahun .. Lebih diprioritaskan :

b. Identifikasi Risiko :
- Proses untuk mengidentifikasi apa yang bisa
terjadi, mengapa dan bagaimana hal tersebut bisa
terjadi
- Instrumenidentifikasi :
a. Laporan insiden
b. Komplain dan litigasi
c. Risk profiling
d. Survei
- Peran staf

c. Analisis risiko :
- risk grading matrix
- root cause analysis ( RCA )
- failure modes and effects analysis
( FMEA )
d. Penilaian Risiko :
- Risk ranking
- prioritas risiko
- cost benefit analysis
2. Penanganan Risiko :
- Pengendalian risiko
- pembiayaan risiko

VI.

VII..
VII

SISTEM PELAPORAN
Penjelasan tentang peran dan tanggung jawab individu, tim
maupun departemen dalam melaksanakan pelaporan.Alur dan
tata cara pelaporan insiden harus diatur dengan jelas baik
untuk risiko klinis maupun risiko non klinis
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
1.
Manajer Risiko mengkoordinasikan pendidikan dan pelatihan bagi
manajer manajer dan staf terkait
2.

3.

INDIKATOR UNTUK KEBERHASILAN

VIII.

Indikator harus bisa diukur dan memiliki potensi untuk perbaikan

1.

2.

3.

4.

5.
6.
7.

Indikator Keuangan :

Indikator SDM :

Indikator Kegiatan :

Indikator Klinis :

Indikator Manajemen Risiko :

Indikator Eksternal :

Indikator Reputasional :

IX..
IX

RENCANA KEGIATAN / ACTION PLAN

Rencana kegiatan dengan tujuan strategis untuk satu tahun
digambarkan dengan tabel

Tujuan
Strategis

Kegiatan

Hasil
( Outcome )

Pelaksana

Waktu
(Time Scale)

-----

----

----

----

----

----

----

1.Risk
Management
sebagai bagian
integral dari
rencana strategi
RS

Penyusunan
rencana dan
kebijakan strategis
tentang
Manajemen Risiko

2.Membangun
kesadaran dan
kepedulian staf
tentang
Manajemen Risiko

Sosialisasi
Manajemen Risiko
kepada seluruh
staf RS

3.Pembelajaran
dari pengalaman
risiko tahun lalu

Penyebarluasan
proses Manajemen
Risiko

----

----

..

..

.....

..

..

..

..

..

MONITORING, AUDIT DAN REVIEW

X.
1.
2.

Monitoring Internal

.
Monitoring Eksternal .

...

Lampiran A : Struktur organisasi Manajemen Risiko

Lampiran B : Proses asesmen risiko / Risk Management Tools
Lampiran C : Risk Register Tahun

Lampiran A :
Struktur organisasi Manajemen Risiko
( TIM KESELAMATAN PASIEN & MANAJEMEN RISIKO )

Lampiran B :
ASESMEN RISIKO UNTUK :
..

NO

-IDENTIFIKASI
RISIKO
-KORBAN

D
A
M
P
A
K

P
R
O
B
A
B
I
L
I
T
A
S

S
K
O
R

TANGGAL
DILAKUKAN ASESMEN :

TINDAKAN
YANG SUDAH
ADA

- REKOMEN
DASI
TINDAKAN
LAIN
- TANGGAL
MULAI

PELAKSANA :
..

- REVIEW

BIAYA

TANGGUNG
JAWAB

-TANGGAL

Lampiran C :
Risk Register Tahun

KATEGORI
RISIKO

A. UNIT BEDAH
1.
2.
B. UNIT FARMASI
1.

D
A
M
P
A
K

P
R
O
B
A
B
I
L
I
T
A
S

S
K
O
R

TINDAKAN :
- PENCEGAHAN
- MITIGASI

BIAYA

PERINGKAT
RISIKO

TERIMAKASIH