36

C. STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

MEKANISME PENANGANAN LAPORAN UPT.
PUSDALOPS PB PROVINSI BALI

I.PENDAHULUAN

Undang-Undang Nomor 24 tahun 2007 mengamanatkan upaya

untuk melakukan perlindungan terhadap masyarakat dari ancaman
bencana. Perlin dungan terhadap masyarakat dimaksudkan untuk
diselenggarakan dalam suatu sistem penanggulangan bencana yang
terencana, terpadu, terkoordinasi dan menyeluruh. Bukan hanya
berfokus pada kedaruratan melainkan seluruh aspek pengurangan
resiko dan dalam pelaksanaan pembangunan. Dengan demikian
penanggulangan bencana menjadi bagian tidak terpisahkan dari
pemerintah yang juga terikat oleh prinsip-prinsip pemerintahan yang
baik yang ditandai adanya transparasi dan akuntabel, partisipatoris,
berkelanjutan, tepatguna dan berdayaguna.

UPT. PUSDALOPS PB adalah sebuah organisasi sebagai pusat

pengendalian yang berfungsi mengoperasikan penanggulangan
bencana secara terkoordinasi dan terintegrasi sehingga dalam
penanganannya dapat terlaksana secara cepat dan tepat. Adapun
fungsi dari UPT. PUSDALOPS PB dalam melaksanakan penanggulangan
bencana adalah sebagai pusat data dan informasi bencana;
pelayanan tanggap darurat bencana; pelaksanaan sistem peringatan
dini dan pelayanan kegawatdaruratan.

Dalam melaksanakan tugas pokoknya, UPT. PUSDALOPS PB tidak

bisa terlepas dari informasi atau pelaporan yang masuk dari
masyarakat. Informasi atau pelaporan tersebut tentunya harus diolah
dan ditindaklanjuti sebagai bentuk pelayanan sosial dan tanggung
jawab sosial yang harus dijalankan secara proporsional dan profesional.
Informasi atau laporan dari masyarakat pada dasarnya penting dan
tidak dapat diabaikan dalam rangka pengambilan keputusan yang baik
oleh staf UPT. PUSDALOPS PB untuk diteruskan atau ditindak lanjuti
penanganan oleh instansi terkait atau satuan tugas lainnya di
lapangan.

Pada dasarnya hal-hal yang telah dilakukan oleh staf UPT.

PUSDALOPS PB perlu dilaporkan kepada pimpinan secara berjenjang,
namun apabila dipandang penting dan mendesak pelaporan dapat
 37

dilakukan langsung kepada Gubernur. Yang dimaksud dengan laporan

yang penting dan mendesak adalah bencana yang dapat menimbulkan
korban jiwa yang perlu dilaporkan secara cepat dan perlu saran dan
keputusan pimpinan. Agar penanganan laporan dapat dilaksanakan
secara cepat, tepat dan prosedural perlu disusun Standard Operating
Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan UPT. PUSDALOPS PB
yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan Kesatuan Bangsa,
Politik dan Perlindungan Masyarakat Provinsi Bali.

II.MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud disusunnya Standard Operating Procedure (SOP)
Mekanisme Penanganan Laporan yaitu :
1. Memberikan pedoman yang jelas dan standar pelayanan bagi staf
UPT. PUSDALOPS PB dalam menangani informasi atau laporan dari
masyarakat yang memerlukan pelayanan kebencanaan dan
pelayanan kegawatdaruratan.
2. Memberikan pedoman yang jelas dalam menyampaikan pelaporan
kejadian yang penting dan mendesak ketingkat pimpinan untuk
pengambilan keputusan.
Adapun tujuan yang hendak dicapai disusunnya Standard
Operating Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan yaitu :
1. Dipahaminya mekanisme penanganan informasi atau laporan dari
masyarakat oleh staf UPT. PUSDALOPS PB yang segera
ditindaklanjuti secara tepat dan cepat.
2. Terlaksananya koordinasi teknis yang efektif dan efisien untuk
menggerakan berbagai unit pelayanan bencana dan unit pelayanan
kegawatdaruratan pada intansi terkait yang diperlukan masyarakat.
3. Terlaksananya penyampaian pelaporan kejadian bencana atau
kegawatdaruratan ke tingkat pimpinan yang tepat dan cepat untuk
segera diberikan keputusan.

III.Standard Operating Procedure (SOP) MEKANISME

PANANGANAN LAPORAN
Dalam Standard Operating Procedure (SOP) Mekanisme
Penanganan Laporan UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali menjelaskan
mekanisme penanganan informasi atau laporan yang masuk dan tugas-
tugas yang dilaksanakan oleh komponen UPT. PUSDALOPS PB Provinsi
Bali, Kepala Badan Kesatuan Bangsa, Politik dan Perlindungan
 38

Masyarakat Provinsi Bali, Gubernur Bali dan Emergency Service

Response (ESR). Adapun mekanisme dan tugas-tugasnya
sebagai berikut :
A. Operator :
Yang dimaksud dengan operator dalam Standard Operating
Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan adalah petugas
yang menjalankan peralatan telepon, faksimili, radio, komputer
ranet dan komputer recieve BMKG dengan mekanismenya sebagai
berikut :
1. Laporan masuk diterima operator.
2. Check, Recheck dan Crosscheck kebenaran laporan dari
pelapor/ESR/Rupusdalops.
3. Benar ditindaklanjuti / tidak benar didokumentasikan.
4. Operator menilai laporan.
5. Operator membuka format sesuai dengan laporan.
6. Operator meneruskan laporan ke instansi terkait.
7. Operator melaporkan kepada koordinator piket.
8. Menindaklanjuti perintah koordinator piket.
9. Bila terjadi gangguan teknis IT melaporkan kepada
Koordinator Piket.

B. Piket Teknisi :
Yang dimaksud dengan piket teknisi adalah petugas yang
bertugas melakukan pemeriksaan, perawatan dan perbaikan
terhadap peralatan IT dan kelistrikan yang ada di UPT. PUSDALOPS
PB dengan tugas sebagai berikut :
1. Menerima laporan gangguan teknis IT dari Koordinator Piket.
2. Melakukan pemeriksaan terhadap gangguan teknis IT.
3. Bila tidak dapat mengatasi gangguan teknis IT segera
melaporkan kepada Koordinator piket.

C. Koordinator Piket
Yang dimaksud dengan Koordinator Piket dalam Standard
Operating Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan adalah
petugas yang mengkoordinasikan tugas-tugas piket dalam
kelompoknya yang terdiri dari operator dan teknisi piket. Adapun
tugas-tugas koordinator piket yang berkaitan dengan penanganan
laporan yaitu :
 39

1. Menerima laporan dari operator.

2. Mengkaji laporan,bila Bencana alam yg berdampak menimbulkan
korban jiwa wajib melaporkan kepada Ka UPT / Kaban / Gubernur
/ BNPB.
3. Memerintahkan operator.
4. Koordinasi dengan instansi terkait.
5. Bila ada pertanyaan dari masyarakat/media tentang terjadinya
bencana akan menginformasikan sebatas : apa, kapan, dimana,
bencana terjadi.
6. Bila terjadi gangguan IT memerintahkan piket teknisi.
7. Bila terjadi gangguan IT yang tidak bisa ditangani piket teknisi,
dilaporkan kepada Ka UPT.
8. Melaporkan secara tertulis sesuai format seluruh kejadian kepada
Ka UPT dengan tembusan kepada kasi-kasi dan arsiparis di UPT
melalui Kasubag TU pukul 08.00 WITA.

D. E S R
1. Menerima laporan masyarakat di lapangan.
a. Mengkaji laporan
b. Mendatangi TKP / lokasi bencana.
c. Tim ESR melakukan tindakan pertama
sesuai tupoksi.
d. Koordinasi dengan instansi
terkait/masyarakat.
e. Melaporkan adanya kejadian dan
langkah-langkah yang diambil kepada
Pusdalops melalui operator.
2. Menerima perintah dari Pusdalops melalui operator.
- Mendatangi TKP / Lokasi
bencana :
a. Apabila tidak benar
melaporkan ke Pusdalops
b. Apabila benar :
1) Tim ESR
melakukan
tindakan pertama
sesuai tupoksi.
2) Koordinasi dengan
 40

instansi
terkait/lembaga
non pemerintah
/masyarakat.

E. Kasubag Tata Usaha

a. Menerima laporan dari Koordinator Piket
b. Mendistribusikan laporan kepada tersebut
alamat dan tembusan.
c. Menindaklanjuti disposisi pimpinan.
d. Mengkoordinasi dengan seksi – seksi dan
koordinator piket di UPT.
e. Melaporkan hasil tindak lanjut kepada
pimpinan.

F. Kelompok Fungsional (Arsiparis)

a. Menerima tembusan laporan dari Kasubag
Tata Usaha
b. Mengumpulkan, mengelompokkan, menata
dan temu balik Laporan.

G. Kepala Seksi
a. Menerima tembusan laporan dan atau
disposisi pimpinan terhadap laporan
tersebut.
b. Mengumpulkan, mengolah laporan.
c. Menyajikan hasil analisa dan evaluasi
laporan kepada pimpinan
d. Menindak lanjuti perintah pimpinan.
e. Koordinasi dengan Kepala Seksi yang lain,
Ka Subag TU dan Koordinator Piket.
f. Melaporkan hasil tindak lanjut kepada
pimpinan.
H. Kepala UPT.
a. Menerima laporan Koordinator Piket
melalui Kasubag TU dan atau Koordinator
Piket dalam hal bencana alam yg
berdampak menimbulkan korban jiwa.
 41

b. Koordinasi dengan Sekretaris dan Kepala

Bidang di Badan Kesbangpol dan Linmas.
c. Koordinasi teknis dengan instansi terkait.
d. Melaporkan kepada Kepala Badan /
Gubernur bila terjadi bencana yang
berdampak menimbulkan korban jiwa.
e. Melaporkan hasil analisa dan saran tindak
lanjut kepada Kepala Badan.
f. Menindak lanjuti perintah Kepala Badan
I. Kepala Badan
a. Menerima laporan dari Kepala UPT
b. Koordinasi dengan instansi terkait
c. Memberi perintah kepada Ka. UPT
d. Melaporkan dan saran tindak kepada
Gubernur bila bencana yang berdampak
menimbulkan korban jiwa.
e. Menindaklanjuti perintah Gubernur
J. Gubernur
a. Mengkoordinasikan, pembinaan, pengawasan ( UU Nomor 32
Tahun 2004).
b. Memerintahkan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
terkait.
c. Melaporkan kepada Presiden melalui Menteri Dalam Negeri.
d. Menindaklanjuti perintah Presiden.
IV.BAGAN ALUR MEKANISME PENANGANAN LAPORAN

Adapun bagan alur mekanisme penanganan laporan Pusat

Pengendalaian dan Operasi Penanggulangan Bencana (UPT. PUSDALOPS
PB) sebagai berikut :
 KOORDINATOR
TKP
SISTEM DATA BASE LAPOR:
LAPOR: LAPOR:
LAPOR:
RMASI
PIKET MASUK
INSTANSI TIDAK BENAR KAJI CEPAT
42
LAPOR:
TERKAIT :
BENAR KABAN
GUBERNUR PRESIDEN
(KOORDINATOR PIKET) BNPB
BMKG DITERIMA / TRIANGULASI KESBANGPOL
KA UPT. MELALUI
PUSDALOPS PB MENDAGRI
SAR Operator Telepon/Fax & LINMAS
PMI Operator Radio
Kepolisian Operator DVB BAGAN ALURMEKANISME PENANGANAN LAPORAN
Dinas Sosial Operator Internet
Dinas Kesehatan
Rupusdalops
dll
 43

V.PENUTUP
Standard Operating Procedure (SOP) Penanganan Laporan UPT.
PUSDALOPS PB harus menjadi pedoman bagi staf UPT. PUSDALOPS PB
Provinsi Bali dalam menjalankan fungsi dan tugasnya.