KONSEP DASAR MANAJEMEN

Fungsi-fungsi manajemen

Sampai sekarang belum ada kesepakatan baik diantara para praktisi maupun para teoritisi mengenai
apa saja yang menjadi fungsi-fungsi atau tugas-tugas manajemen. Untuk pembahasan kita, baiklah kita
ambil konsep paling sederhana yang diajukan oleh George R. Terry yang meliputi 4 buah fungsi
manajemen, yaitu:

Perencanaan (Planning)
Pengorganisasian (Organizing)
Penggerakkan (Actuating)
Pengawasan (Controlling)

1. Perencanaan (Planning)

Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk
mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan
sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai,
bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa
sesuatu hal harus dicapai.

Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan
dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5 W + 1 H, yaitu:
a. Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)

Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan
tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencpai tujuan
tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan
yang lain.

1.1. Pedoman Perencanaan

Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat
beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:
Kemampuan
Kondisi dan situasi
Tanggung jawab
Kerjasama

Directed by : ixan_inside
KONSEP DASAR MANAJEMEN

1.1.1. Kemampuan
Perencanaan harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber yang tersedia,
kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya. Sebuah
rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah kandas di tengah
jalan.

1.1.2. Kondisi dan Situasi

Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi pertimbangan.
Termasuk dalam hal ini adalah kondisi sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya. Misalnya kemampuan
daya beli masyarakat dan kesenangan terhadap barang yang akan diproduksi.

1.1.3. Tanggung Jawab

Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh masing-masing
petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial). Apakah usaha
tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan.

1.1.4. Kerjasama
Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerjasama yang baik
antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan.

1.2. Sifat Perencanaan

Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah
rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:

Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan
kemampuan yang ada.

Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan
perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.

Di samping itu rencana harus dibuat secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan
perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan
diperbaiki.

1.3. Macam-macam Perencanaan

Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:
 Tingkatan manajemen
 Jangka waktu
 Daerah berlakunya
 Materi perencanaan

1.3.1. Tingkatan Manajemen

Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:

1.3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah
perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan organisasi.

Directed by : ixan_inside
KONSEP DASAR MANAJEMEN

Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top management atau
manajemen puncak.

1.3.1.2. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan untuk
menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk dilaksanakan.
Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah.

1.3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir
yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program kerja di
lapangan.

1.3.2. Jangka waktu

Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal:

1.3.2.1. Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam satu, dua, tiga, empat, dan lima
tahun.
1.3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih.
1.3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan dari
pada perencanaan jangka pendek.

1.3.3. Daerah berlakunya

Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional (antar
bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata
pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi,
kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.

1.3.4. Materi Perencanaan

Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan dan
ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang
juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri
adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara kerja.
Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan tujuan,
kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya
meliputi: menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan
biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa depan.

Ad.2. Pengorganisasian (Organizing)

1. Arti Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa Yunani Organon atau dalam bahasa Latin organum yang artinya alat,
bagian atau anggota badan. Dari berbagai macam batasan organisasi dapat disarikan adanya dua
pengertian, yaitu pertama rumusan J.D. Mooney yang menyatakan organisasi sebagai perserikatan
manusia untuk mencapai tujuan bersama, dan kedua batasan C.I. Barnard yang menyebutkan organisasi
sebagai sistem dari usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dengan demikian
organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam pengertian: sebagai alat dan sebagai fungsi atau
organisasi sebagai manajemen. Dengan perkataan lain, berdasarkan sifatnya organisasi dapat dibedakan
antara organisasi statis dan organisasi dinamis.

Directed by : ixan_inside
KONSEP DASAR MANAJEMEN

Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang
yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan. Sedangkan organisasi dinamis adalah
setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan
departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu
badan/organisasi. Ringkasnya organisasi dinamis adalah kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan
menetapkan susunan organisasi suatu usaha.

2. Hubungan antara orang-orang di dalam suatu organisasi

Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi dikenal pula adanya
organisasi formal , yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan
secara sadar untuk mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang merupakan kempulan
hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama yang disadari. Meskipun pada akhirnya
hubungan-hubungan tak disadari tersebut ternyata dilakukan untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama dalam organisasi, yaitu:
adanya sekelompok orang
adanya hubungan kerjasama antara orang-orang tersebut
adanya tujuan bersama yang ingin dicapai

3. Dasar-dasar Organisasi
Tugas pokok seorang manager antara lain adalah menyusun organisasi sedemikian rupa sehingga orang-
orang dapat bekerja sama dengan efektif dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu seringkali kita
dengar ungkapan bahwa seorang manager atau pemimpin yang baik adalah seorang organisator yang
baik pula.

Adapun prinsip-prinsip atau dasar-dasar organisasi tersebut adalah:

Tujuan yang jelas
 Kesatuan komando
 Pembagian kerja
 Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab

4. Bentuk-bentuk atau Tipe-tipe Organisasi

Ada 4 macam bentuk atau tipe organisasi yang sering kita temui di dalam praktik:

1. Organisasi Lini (Garis)

Organisasi Lini adalah bentuk organisasi di mana pimpinan dipandang sebagai sumber wewenang
tunggal. Garis komandonya kuat dan hanya satu, yaitu dari atas ke bawah. Dengan demikian segala
keputusan kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Bentuk ini biasanya dipakai untuk
organisasi yang orang-orangnya sedikit sehingga tugas-tugas pekerjaan yang ada di dalamnya juga tidak
terlampau kompleks. (contoh: Struktur Organisasi Lini)

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi di mana pimpinan dibantu oleh sekelompok staf, yang
mempunyai wewenang fungsional memberikan bantuan pemikiran/saran-saran. Sedangkan wewenang
komando tetap berada di tangan pimpinan atau kelompok lini, yang melaksanakan tugas-tugas pokok
dalam organisasi dan yang berhak mengambil keputusan terakhir. Bentuk ini lebih sesuai untuk
organisasi yang besar dengan kegiatan yang banyak dan kompleks dan melibatkan banyak orang.

Directed by : ixan_inside
KONSEP DASAR MANAJEMEN

(contoh: Struktur Organisasi Lini dan Staf).

3. Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional adalah organisasi di mana orang-orang digolongkan menurut fungsi atau
pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam bentuk organisasi fungsional bawahan mendapat perintah dari
beberapa kepala bagian yang masing-masing ahli dalam bidangnya. (contoh: Struktur Organisasi
Fungsional)

4. Organisasi Panitia

Organisasi Panitia adalah bentuk organisasi yang pimpinannya bersifat kolegial atau dewan, artinya
terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan diambil dan dipertanggung jawabkan secara bersama-
sama. (contoh: Struktur Organisasi Panitia).

Directed by : ixan_inside