Unsur-Unsur Manajemen yang Baikϖ

Manajemen didefinisikan sebagai “seni untuk mencapai hasil yang diinginkan secara
gemilang dengan sumber daya yang tersedia bagi organisasi.”
Dari sini dapat ditekankan kata kunci yang merupakan unsur-unsur manajemen yang
berhasil. Pertama, manusia yang melaksanakan manajemen (man in management).
Didapati bahwa ada dua dimensi dalam manajemen yang baik – dimensi manusia dan
dimensi teknik – tetapi yang pertama jauh lebih penting. Kemampuan seorang manajer
untuk mencapai hasil penting sekali dalam manajemen yang baik.
Kedua, manajemen adalah seni bukan ilmu. Sehingga perlu memandang prinsip-prinsip
manajemen sebagai persamaan yang tidak sempurna.
Selanjutnya, setiap manajemen yang baik harus berhasil memenuhi sasaran atau hasil
yang diinginkan atau ditentukan sebelumnya. Para manajer harus tahu bidang apa yang
mereka kuasai agar dapat mencapai sukses.
Dan terakhir, setiap organisasi memiliki atau mempunyai berbagai macam sumber daya
yang dikuasainya. Mereka mengenali perbedaan antara apa yang seharusnya dan apa
yang menjadi kenyataan. Mereka menggunakan apa yang mereka miliki untuk
memperoleh apa yang mereka inginkan, dan mereka berurusan dengan kemungkinan,
bukan fantasi.
Pendekatan dalam Manajemen (Konsep manajemen)ϖ
1. Manajemen dikonsepsikan sebagai daya upaya untuk mencapai hasil yang diinginkan
melalui pemanfaatan yang efektif atas sumber daya yang tersedia. Pendekatan ini sering
disebut sebagai Konsep 6 M. (Money = uang, Markets = pasar, Material = bahan,
Machinery = mesin, Methods = metode, dan Man = manusia).
2. Konsep manajemen lainnya melibatkan divisinya pada sejumlah pendekatan atau
proses.
a. Pendekatan rekayasa industri, mengasumsikan bahwa sekiranya proses kerja dianalisis
dan diorganisasikan secara ilmiah, maka produktivitas maksimum akan dicapai. Uraikan
kerja, telaah waktu dan gerak, serta standar produksi membentuk landasan dari aliran/
mashab manajemen ini. Insinyur perindustrian percaya bahwa bila cara kerja yang terbaik
dan termudah diketemukan, produktivitas secara otomatis akan meningkat.
b. Pendekatan menurut para ahli teori organisasi memusatkan perhatian pada bidang-
bidang seperti spesialisasi, pembagian tenaga kerja, cara mendistribusikan kekuasaan dan
wewenang melalui garis/ lini organisasi, hubungan antar staf, rentang pengendalian (span
of contol: berapa jumlah bawahan yang dapat dikendalikan seorang manajer) dan rentang
perhatian (span of attention: beberapa macam operasi kerja dapat dikendalikan oleh
seorang manajer). Aliran manajemen ini menyatakan bahwa jika hubungan dan tugas
yang disebut di atas dirancang secra hati-hati, dengan sendirinya produktivitas akan
dihasilkan, dan penggunaan yang jelas dari kekuasaan dan wewenang organisasi akan
menghasilkan keefektifan yang maksimum.
c. Konsep perilaku adalah perkembangan terbesar di bidang manajemen. Pemikiran aliran
ini mendorong manajer untuk memperluas dan memperkaya pekerjaan, untuk member
lebih banyak tanggung jawab dan wewenang kepada setiap pekerja, dan menciptakan
lingkungan kerja di mana para pekerja merasa puas karena kebutuhannya diakui,
diterima, dan dipenuhi.
3. Konsep pandangan lain yang terkenal, yaitu sebagai sederetan fungsi. Pemikiran aliran
ini biasanya melukiskan manajemen sebagai “5P” (Perencanaan, Pengorganisasian,
Pengarahan, Pengendalian, dan Pengkoordinasian). Dua fungsi lain dapat ditambahkan –
yaitu pengkomunikasian dan pemotivasian – karena kedua fungsi ini menopang berhasil
tidaknya lima fungsi yang pertama.
Konsep berikut menunjukan pula fungsi-fungsi manajemen.

Fungsi-Fungsi Manajemenϖ
Fungsi manajemen juga dikenal sebagai pengaturan proses perusahaan dalam
keseluruhan kegiatan operasional. Fungsi-fungsi manajemen terdiri atas:
1. Perencanaan (planning), menguraikan penetapan program khusus untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
2. Pengorganisasian (organizing), mencakup pemaduan bagian-bagian organisasi agar
cocok satu sama lain.
3. Pengarahan (directing), merupakan daya upaya untuk menunjukkan jalan terbaik.
4. Pengkoordinasian (coordinating), menggambarkan usaha-usaha untuk memastikan
bahwa “gigi roda” organisasi bertautan dengan lancer.
5. Pengendalian (controling), berarti pemeriksaan atas tercapai tidaknya tujuan.
Secara keseluruhan mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan di
atas dapat digamabarkan sebagai berikut :

Dari gambar menuunjukkan bahwa kegiatan menajemen bermula dari adanya informasi
untuk memanfaatkan sumber daya yang tersedia maupun sumber daya manusia untuk
memenuhi keinginan dan kebutuhan manusia. Untuk mencapai hasil yang sebaik-
baiknya, kegiatan tersebut perlu dilaksanakan secara manajerial melalui fungsi-fungsi
manajemen.
Mekanisme kerja dari fungsi manajemen dalam jangka panjang biasanya berjalan secara
kronologis mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengoordinasian, dan
pengawasan. Setelah pengawasan dilaksanakan maka kegiatan tersebut dapat dijadiakan
dasar bagi perencanaan, sehingga kegiatan tersebut dapat berbentuk siklus yang berputar
seperti roda yang disebut sebagai siklus manajemen
a. Perencanaan
Dapat didefinisikan sebagai hasil pemikiran yang mengarah ke masa depan, yang
menyangkut serangkaian tindakan berdasarkan pemahaman yang mendalam terhadap
semua faktor yang terlibat dan yang diarahkan kepada sasaran khusus. Dengan kata lain
perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan berdasarkan pemilihan dari berbagai
alternatif data yang ada, dirumuskan dalam bentuk keputusan yang akan dikerjakan untuk
masa yang akan datang dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan.
Perencanaan pada hakikatnya merupakan fungsi dasar dari manajemen atau pimpinan
perusahaan. Adanya perencanaan memberikan pandangan yang menyeluruh terhadap
pekerjaan yang harus dilakukan dean dapat menjadi tuntutan bagi pencapaian tujuan
organisasi yang telah ditetapkan menjadi efektif dan efisien. Dalam batang tubuh
pengetahuan manajemen, perencanaan merupakan otot dan urat, yaitu bagian dari
pengelolaan yang menimbulkan gerakan ke arah yang diinginkan.
Perencanaan dilakukan untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Dengan analisis
tujuan, dapat ditentukan kegiatan-kegiatan yang perlu dijalankan dan hal ini kemudian
dituangkan ke dalam kebijakan perusahaan. Di samping itu, untuk menghindari rutinitas
dan memperkecil kejadian yang sifatnya tidak terduga maka diperlukan perencanaan.

Perencanaan yang baik memungkinkan perusahaan memperoleh keuntungan sebagai

berikut:
1. Mengurangi ketidakpastian di masa ynag akan datang karena segala sesuatu telah
diperkirakan sebelumnya.
2. Adanya perencanaan memungkinkan manajemen selalu memfokuskan perhatian pada
tujuan.
3. Memperoleh tindakan yang terkoordinasi dengan baik dari berbagai bagian dalam
perusahaan karena adanya tujuan.
4. Penentuan dan pemanfaatan metode kerja yang lebih efisien dan efektif sehingga dapat
mengurangi biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.
5. Pendelegasian kekuasaan untuk dapat bertindak lebih lancar, karena adanya kebijakan,
prosedur serta jadwal yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga karyawan yang
kurang cakap sekalipun dapat melakukan tugas-tugasnya dengan baik.
6. Perencanaan merupakan pedoman untuk melakukan pengawasan karena perencanaan
menghasilkan standar yang dapat dipakai sebagai alat pengukur hasil kerja
Ditinjau dari bentuknya, perencanaan memiliki beberapa bentuk yaitu:
Sasaran atau tujuan (objectif)ϖ
Tujuan dapat bersifat materiil, misalnya akan mengadakan pengurangan biaya produksi
sebesar 5 % per tahun. Selain itu, tujuan juga dapat bersifat moril, misalnya
meningkatkan persatuan dan kesatuan di antara karyawan.
Strategiϖ
Merupakan program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu
bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya.
Kebijakan (pϖ olicy)
Kebijakan adalah arah yang dirancang untuk memberikan pedoman pemikiran,
keputusan, dan tindakan manajer serta bawahan mereka dalam mengimplementasikan
strategi perusahaan.
Prosedurϖ
Merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan
kegiatan perusahaan.
Aturanϖ
Merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang lebih spesifik dan pasti.
Programϖ
Merupakan bentuk perencanaan yang dapat dianggap sebagai tindakan-tindakan yang
direncanakan dan diintegrasikan dalam satu kesatuan tertentu.
Sifat-sifat perencanan
o Rasional, artinya perencanaan dibuat berdasarkan pemikiran serta perhitungan yang
masak dan logis sehingga memudahkan dalam pelaksanaannya.
o Fleksibel, artinya bahwa perencanaan harus selalu dapatmenyesuaikan dengan keadaan
dan kebutuhan yang ada, agar dapat diterapkan pada tempat dan waktu tertentu.
o Kontinu, artinya perencanaan harus dibuat secara terus-menerus. Setelah suatu rencana
dilaksanakan, maka dilanjutkan dengan rencana-rencana yang lain.
Proses Perencanaan
Mengumpulkan fakta dan informasi yang berkaitan dengan situasi¬
 Menganalisis situasi dan masalah-masalah yang terlibat¬
Memperkirakan perkembangan pada masa mendatang¬
Menetapkan tujuan, yaitu sebagai patokan untuk sasaran yang akan dicapai¬
Mengembangkan alternative untuk arah tindakan dan memilih alternative yang sesuai¬
Mengembangkan wahana untuk mengevaluasi kemajuan dan mencocokan kembali
pandangan serentak dengan berlangsungnya perencanaan.¬

b. Pengorganisasian
Ini merupakan langkah awal sebab manajer harus mengenal dan melaksanakan prinsip-
prinsip organisasi sebelum dia dapat menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen
lainnya.
Pengorganisasian meliputi usaha untuk :
• Menetapkan struktur
• Menentukan pekerjaan yang harus dilaksanakan
• Memilih, menetapkan, dan melatih karyawan
• Merumuskan garis kegiatan
• Membentuk sejumlah hubungan di dalam organisasi dan kemudian menunjukan ke
stafnya
c. Pengarahan
Fungsi pengarahan dapat diartikan sebagai tugas untuk membuat organisasi tetap hidup,
untuk menciptakan kondisi yang menumbuhkan minat kerja, kekuatan untuk bertindak,
pemikiran yang imaginative, dan kelompok kerja yang berkelanjutan.
Pengarahan ditujukan untuk :
o Menetukan kewajiban dan tanggung jawab
o Menetapkan hasil yang harus dicapai
o Mendelegasikan wewenang yang diperlukan
o Menciptakan hasrat untuk berhasil
o Mengawasi agar pekerjaan benar-benar dilaksanakan sebagaimana mestinya
d. Pengkoordinasian
Koordinasi merupakan daya upaya untuk mensikronkan dan menyatukan tindakan-
tindakan sekelompok manusia.
Pengkoordinasian berlangsung serentak dengan :
o Penafsiran program, rencana, kebijakan, prosedur, dan praktek
o Pengupayaan pertumbuhan dan perkembangan karyawan
o Pembinaan hubungan dengan para karyawan dan sikap yang tetap mengarah ke masa
depan
o Pengupayaan iklim untuk berhasil
o Pengadaan arus informasi yang bebas
e. Pengawasan
Pengawasan merupakan suatu kegiatan mendeterminasi apa-apa yang telah dilaksanakan
sesuai dengan perencanan yang ada dalam suatu kegiatan organisasi dengan tujuan untuk
segera mengetahui kemungkinan terjadinya hambatan dan penyimpangan, sekaligus
mengadakan koreksi untuk memperlancar tercapainya tujuan.
Pelaksanaan pengawasan meliputi kegiatan-kegiatan berikut ;
• Menetukan standar
• Mengukur dan membandingkan hasil kerja terhadap standar
• Memperbaiki penyimpangan, jika ada