BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rencana penanggulangan bencana (disaster planning ) merupakan unsur penting dari

program preservasi preventif di perpustakaan. Perlindungan terbaik dalam
menghadapi bencana adalah usaha sedapat mungkin untuk mengurangi kemungkinan
terjadinya bencana. Dalam rangka pennaggulangan bencana , setiap perpustakaan
harus melakukan perawatan gedung secara konstan , gedung perpustakaan harus
dibangun dengan tepat dan terawat secara teratur , serta staf peprustakaan harus
terdidik dalam merawat dan memeliharanya. Dalam kata lain , upaya mengantisipasi
bencana merupakan salah satu aspek dari kegiatan administrasi pepustakaan.

Namun demikian, tidak semua perpustakaan membuat kebijakan tentang pentingnya

rencana penanggulangan bencana , padahal semestinya semua perpustakaan,tak
perduli berapapun ukuran dan apapun jenisnya, harus memiliki program tersebut. Kini
diseluruh dunia, khususnya Australia dan Selandia Baru , semakin banyak badan atau
lembaga atau badan yang telah mengimplementasikan prosedur penanggulangan
bencana ini. Di Indonesia sendiri, kesiagaan menghadapai bencana telah diupayakan
oleh Perpustakaan Nasional RI. Di tahun 2000 disosialisasikan mengenai Disaster
Preparedness planning, diprakarsai oleh bagian Pusat Preservasi Perpustakaan
Nasional dan bekerja sama dengan Bagian Umum, yang memegang peranan dalam
pemeliharaan keamanan gedung. Selain itu juga menyusun sebuah buku pedoman
Disaster Preparedness Planning ditahun 2001 serta membentuk tim Disaster
Preparedness Planning Perpustakaan Nasional: Tim Pencegah, Tim Respon, Tim
Reaksi dan Tim Pemulihan.

Bencana-bencana yang menimpa perpustakaan diseluruh dunia memang bukan

perkara baru. Ini mungkin sudah lumrah sejak hancurnya perpustakaan Alexandria
sekitar abad 2 SM hingga sekarang. Contohnya tahun 1986, Perpustakaan Umum Los
Angeles terbakar dan melumat 400.000 buku, juga terbakarnya Perpustakaan
Akademi Sains Rusia di tahun 1988. Kerusuhan di Rumania juga mengakibatkan

1
hancurnya Perpustakaan Nasional Rumania pada bulan Desember 1989 serta bencana
banjir di Perpustakaan Florence, Italia, 1966.Tak terkecuali di Indonesia, yang
merupakan wilayah rawan gempa dan berbagai bencana alam lainnya. Contohnya
adalah peristiwa tsunami di Aceh pada bulan Desember 2004 telah menghancurkan
ratusan perpustakaan dan ribuan koleksinya hilang ataupun rusak , juga terbakarnya
perpustakaan IAIN Antasari Banjarmasin yang merupakan “kiblat” peradaban tasawuf
nasional . Ketika itu sekitar 20 % dari 108.819 koleksi buku di perpustakaan tersebut
merupakan literatur yang mengupas ilmu tasawuf, suatu cabang ilmu yang sepanjang
masa selalu digandrungi penggemarnya, di dunia barat sekalipun, hangus terbakar Hal
ini sangat disayangkan karena jumlah koleksi dalam perpustakaan IAIN Antasari
tersebut, merupakan jumlah koleksi ilmu tasawuf terbesar dan terlengkap di Indonesia

1.2 Rumusan Masalah

Bagaimana prosedur-prosedur dalam rangka menanggulangi bencana (disaster
planning) di perpustakaan yang meliputi tindakan preventif, respon, reaktif, dan
pemulihan?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan adalah:
• Untuk mengetahui definisi bencana
• Untuk mengetahui tujuan rencana penanggulangan bencana
• Untuk mengetahui pengembangkan rencana penanggulangan bencana
• Untuk mengetahui isi Rencana penanggulangan bencana
• Untuk mengetahui fase-fase Rencana Penanggulangan Bencana
• Untuk mengetahui indikator keberhasil rencana penanggulangan bencana

1.4 Manfaat Penulisan

• Untuk mengetahui tindakan-tindakan apa saja yang perlu dilakukan dalam
menanggulangi bencana di perpustakaan
• Untuk menambah pengetahuan mengenai disaster planning, sebagai bagian
dari preservasi dan konservasi perpustakaan yang sangat penting.

2
• Sebagai bahan pertimbangan bagi perpustakaan-perpustakaan di Indonesia
untuk menerapkan metode dan prosedur penanggulangan bencana yang masih
jarang diterapkan.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Definisi bencana (disaster)

Istilah bencana (disaster) meliputi beragam peristiwa. Menurut Anderson dan

McIntyre, definisi bencana adalah:

Penanggulangan kata bencana telah lazim digunakan dikalangan arsiparis

dan pustakawan untuk menunjukkan kejadian tak terduga yang berdampak
destruktif terhadap koleksi mereka. Boleh jadi bencana itu hanya berupa
peristiwa kecil atau bencana tingkat darurat, namun dalam bencana
manapun, diperlukan adanya tindakan cepat untuk memperkecil kerusakan
yang diakibatkannya.

Sedangkan menurut Lyall dalam prosiding Pan-African conference on the

preservation and conservation of library and archival materials, Nairobi, Kenya
mengatakan bahwa rencana penanggulangan bencana ( disaster plan), adalah: A
document which describes the procedures devised to prevent and prepare for
disasters, and those proposed to respond to and recover from disasters when they
occur. The responsibility for performing these tasks is allocated to various staff
members who comprise 'the disaster team'

Maksudnya adalah rencana penanggulangan bencana merupakan suatu dokumen

yang menjelaskan prosedur yang dirancang untuk mencegah dan mempersiapkan diri
dari bencana, dan mengusulkan untuk merespon dan memulihkan dari bencana ketika
terjadi. Tanggung jawab dalam melaksanakan tugas-tugas ini dialokasikan ke
berbagai staf yang terdiri dari 'tim penanggulangan bencana'.

2.2 Tujuan Rencana Penanggulangan Bencana

Rencana penanggulangan bencana tidak berhubungan dengan prosedur darurat secara
umum yang mengancam keselamatan jiwa orang-orang diperpustakaan. Upaya untuk
tujuan ini biasanya dikaitkan dengan organisasi-organisasi lainnya , misalnya Jawatan
Pemadam Kebakaran atau Kantor Jawatan Darurat Kampus. Rencana ini dapat dimuat
pada dokumen tersendiri.

4
Rencana penanggulangan bencana untuk perpustakaan nasional di Australia (1988),
menyebutkan bahwa tugas utama para anggota Tim Pencegahan dan Penanggulangan
Bencana ada dua:
1. Melalui perencanaan dan persiapan yang efektif , rencana itu bertujuan
mengurangi bahaya dan mencegah bencana dan suasana darurat sedapat
mungkin.
2. Bila bencana terjadi , rencana tersebut dimaksudkan untuk
mengimplementasikan prosedur-prosedur yang dapat membantu pemulihan
dan penyelamatan (bahan benda, barang yang telah rusak).

Tujuan dari penyusunan dokumen rencana kesiagaan dan penanggulangan bencana ini
hanya bersifat preventif, berdasarkan Perpustakaan Nasional Australia:
1. untuk mengurangi potensi kerugian dengan mengantisipasi kemungkinan
terjadinya bencana.
2. untuk menjamin agar badan-badan (jawatan), baik pemerintah maupun swasta,
yang kelak dimintai bantuan di kala terjadinya bencana, dapat memahami
hakikat dan arti pentingnya koleksi perpustakaan.
3. untuk menciptakan kondisi normal pasca-terjadinya bencana secepat dan
seefisien mungkin.
4. untuk mengurangi peluang berulangnya bencana dengan bervermin kepada
pengalaman yang telah lalu.
5. untuk menjamin agar staf perpustakaan diberi pengarahan dan pendidikan
memadai tentang hal ini dan upaya ini harus dilakukan secara reguler.
6. untuk menjamin agar jawatan-jawatan terkait sering memberikan pengawasan
untuk mencegah kondisi-kondisi baru yang timbul dari danpak bencana
terhadap keselematan gedung perpustakaan.

2..3 Mengembangkan Rencana Penanggulangan Bencana

Sejumlah faktor yang perlu dipertimbangkan dalam mengembangkan rencana

penanggulangan rencana, seperti ukuran perpustakaan , jumlah staf, dan apakah ada
dana khusus, misalnya untuk membayar dana konsultan agar dapat membantu proses
ini. Dalam proses ini perlu adanya perangkat komputer dan upaya meningkatkan

5
kesadaran pada diri semua staf akan pentingnya preservasi dan peningkatan
pengetahuan mengenai tujuan institusi.

Pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan rencana penanggulangan

bencana dapat dilihat pada dokumen berjudul Preservation Planning Program : An
Asssited Self-Study Manual for Libraries yang diterbitkan Asosiasi Perpustakaan
Riset. Dokumen ini ditujukan untuk perpustakaan besar, namun dapat dimodifikasi
untuk perpustakaan kecil.

Perlu membentuk sebuah tim pengkaji (4-7 orang) yang ahli dalam kegiatan
perpustakaan yang bertugas:
• menilai kemungkinan – kemungkinan bencana yang ada sekarang
• membuat outline rencana penanggulangan
• menentukan apa yang diperlukan untuk menyempurnakan dan
mengimplementasikan rencana tersebut dimasa depan.
Sedangkan dalam implementasi rencana adalah tugas manajer perpustakaan ,yakni
mempertimbangkan rencana, membandingkan dengan prioritas-prioritas lain, idealnya
menajdikan rencana tersebut sebagai bagian dari program preservasi terpadu.

2.4. Isi Rencana

Inti dari isi rencana adalah pengetahuan mengenai koleksi, pencegahan bencana,
teknik pemulihan, ketersediaan bantuan dari pihak luar, dan keberadaan struktur
pembuatan keputusan.

Rencana tersebut memiliki 4 bagian: pencegahan (prevention), respon terhadap

bencana, reaksi, dan pemulihan (recovery).

Prevensi (pencegahan) merupakan aspek terpenting dari rencana kesiagaan dan

penanggulangan bencana. Tindakan pencegahan meliputi: tindakan untuk
memperkecil resiko yang diakibatkan penyalahgunaan koleksi, kebakaran dan banjir,
tindakan untuk memperkecil gangguan akibat bencana dengan menggunakan alat
penyimpanan dan pelindung yang tepat bagi bahan pustaka, kelengkapan bahan dan
perangkat penting demi keamanan , misalnya katalog perpustakaan, ketentuan khusus

6
untuk menjamin keamanan perpustakaan dan koleksinya pada masa yang
mengandung resiko, misalnya ketika pameran bahan pustaka, juga
mempertimbangkan unsur asuransi.

Respon meliputi aktifitas-aktifitas yang perlu dilakukan untuk menjamin agar rencana
penanggulangan itu dapat diterapkan, termasuk memperbaharui rencana agar selalu
mutakhir. Topik-topiknya meliputi : usaha membentuk dan melatih personil,
mengidentifikasi dan menandai bahan-bahan pustaka yang tak bisa diganti,
menyiapkan dan merawat perlengkapan yang kelak diperlukan jika bencana terjadi,
mencatat personil inti, jawatan dan sumber perlengkapan (diusahakan catatan sellau
mutakhir), menentukan prosedur pemberitahuan terhadap anggota tim supaya disaat
diperlukan dapat merespon secara serempak dan cepat, menjalin kontak dengan
personil preesrvasi yang mampu memberikan bantuan.

Reaksi menyangkut prosedur-prosedur yang harus ditempuh bila bencana terjadi,

meliputi : mengaktifkan alarm, mengumpulkan personil, dan menyediakan tempat
berkumpul yang aman bagi personil, membuat penilaian awal (sementara), terhadap
bencana, memberikan pengarahan singkat (mem-briefing), semua aggota tim,
memasuki tempat terjadinya bencana , mengumpulkan, membersihkan, mengepak,
dan memindahkan bahan-bahan pustaka yang tertimpa bencana.

Upaya pemulihan (perbaikan), mencakup usaha memperbaiki bahan-bahan pustaka

yang rusak untuk dapat digunakan kembali. Ini mencakup usaha menyusun program
konsevasi untuk bahan-bahan pustaka yang rusak, membersihkan dan merhabilitasi
tempat yang tertipa bencana, menempatkan kembali bahan pustaka yang telah
diperbaiki di tempat bencana di yang juga telah diperbaiki (perpustakaan baru), dan
membuat analisa tentang bencana serta memperbaharui rencana penanggulangan
bencana untuk masa depan.

2.5 Fase-fase Rencana Penanggulangan Bencana

a. Pencegahan : Fase Pertama

7
 • Melakukan pengawasan terhadap gedung secara teratur dan menyeluruh ,
meliputi segala karakteristik dan aspek keamanan gedung. Unsur-unsur
bangunan yang perlu diawasi:
1. sejarah gedung
2. sumber panas
3. listrik
4. atap gedung
5. jendela
6. alat pelindung kebakaran
• Membuat duplikat bagi bahan-bahan pustaka penting dan
menempatkannya di tempat lain. Bahan pustaka terpenting dalam hal ini ada
dua: bahan-bahan administratif, misalnya daftar koleksi seperti katalaog; dan
bahan-bahan pustaka penting yang terdapat di koleksi. Katalog online dan CD-
ROM juga sangat mudah menduplikasinya sekarang ini.

b. Respon : Fase Kedua

Tahap respon dalam perencanaan penanggulangan bencana berkaitan dengan usaha

menghasilkan dan mendokumentasikan rencana penanggulangan bencana dan
mengusahakan agar dokukem ini selalu mutakhir.

Aktivitas pokok yang harus dikerjakan disini adalah: membentuk sebuah tim perespon
bencana yang para anggotanya, yaitu staf perpustakaan , sudah terlatih, dan sellau
siaga setiap kali diperlukan disaat darurat ; mendokumentasikan , misalnya rencana
lantai bangunan, daftar personil, dan alamat lengkapnya (terutama nomor teleponnya),
daftar perlengkapan, dan daftar suplier perlengkapan yang diperlukan di kala darurat
seperti kendaraan pengangkut, surat kabar, atau generator, menyiapkan mekanisme,
untuk keperluan darurat, menyiapkan rencana tindakan untuk mengurangi kerusakan
bila bencana terjadi , misalnya menmabah jumlah koleksi dibawah tanah, melengkapi
rak dengan pelapis (anti api dan air), mengetes dan mengusahakan agar dokumen ini
selalu mutakhir.

c. Reaksi : Fase Ketiga

8
Fase ini berkaitan dengan prosedur-prosedur yang dapat ditempuh bila bencana
terjadi, yang bersifat rekatif bukan proaktif.
Langkah-langkahnya meliputi:
• Mengaktifkan alarm dan mengumpulkan personil
• Menjamin tempat bencana aman untuk dimauski
• Setelah dinyatakan aman, penilaian awal terjadap kerusakan perlu segera
dibuat oleh pimpina tim respon, memebri keterangan singkat dan membagi
tugas.
• Memperkirakan jumlah kerusakan
• Mengularkan bahan-bahanpustaka yang masih tersisa untuk dipak dan
dipindahkan ketempat yang lebih aman
• Mencatat secara rinhkas nomor panggil atau judul peedeknya saja sehingga
mudah dietmapatkan kembali, juga memudahkan bantuan asuransi
• Dokumentasi foto pun mempermudah mendapatkan tunjangan asuransi.

d. Pemulihan : Fase Final

Pada fase ini usaha yang dilakukan adalah menentukan dan menjalankan program
untuk merestorasi baik tempat terjadinya bencana maupun bahan-bahan pustaka yang
tertimpa bencana itu untuk dipulihkan kondisinya sehingga dapat berguna kembali.
Dwi cara pemulihan : metode pengeringan untuk bahan-bahan pustaka yang basah
dan metode mengendalikan jamur.

Teknik Pengeringan ada dua , yaitu dengan udara (air-draying), adalah cara paling
sederhana, biayanya murah dan tidak memerlukan perlengkapan atau alat yang mahal.
Misalnya dengan menggunakan kipas angin. Cara kedua dilakukan dengan kulkas,
dengan tahap-tahap berikut:
• Bahan pustaka yang basah dibungkus plastik polyethelene dan kemudian
dimasukkan peti Plastik atau boks dari cardboard yang kuat
• Makukkan ke dalam lemari es pada suhu -21 C atau lebih rendah. (sekitar satu
setengah atau tiga pekan).
• Setelah dikeluarkan dari lemari es, selanjutnya bahan pustaka dimasukkan ke
dalam ruang vakum dimana titik didih air akan mengalami penurunan dan
mengakibatkan es-nya menguap tan[a mencair dulu. Uap air lalu dibuang.

9
Proses ini memakan waktu lama namun sebenarnya daapt dipercepat dengan
menghangatkan dinding atau rak ruangan vakum tadi sampai 37 C.

Pengendalian jamur dilakukan dengan bahan kimia adan tanpa bahan kimia. Cara
non-kimia dapat dilakukan dengan beberapa cara:
• Membersihkan debu dari dalam ruangan
• Meyemburkan gas CO2 ke dalam ruangan vakum yang dapat emebrsihkan
oksigen yang menopang tumbuhnya jamur.
• Cara lain dengan sinar gamma. Cara ini efektif namun berdampak buruk
terhadap selulosa dan protein , dan belum banyak dipakai.
Cara kimia dilakukan dengan fungisida yang harus dilakukan oleh tenaga ahli atau
koservator, atau konsultasi dengan mereka. Fungisida yang banyak dipakai adalh
thymol, ortho-phenyl phenol dan ethylene oxide. Namun semua bahan kimia ini
bermasalah karena beracun dan menimbulan penyakit kanker.

2.6 Indikator Keberhasilan Rencana Penanggulangan

Beberapa indikator kinerja untuk mengukur keberhasilan rencana pennaggulangan

bencana (Lyall, 1996):

• Frekuensi bencana (frequency of disasters)

• Waktu yang diperlukan untuk perpustakaan untuk kembali berjalan normal
(time required for the library to return to normal operations)
• Kuantitas bahan yang hilang (quantity of material lost )
• Nilai materi yang hilang (value of material lost)
• Kuantitas bahan yang memerlukan konservasi (quantity of material requiring
conservation)
• Waktu yang diperlukan untuk memperbaiki gedung perpustakaan (time
required to repair the building )
• Tanggapan staf dalam bencana; apakah mereka dapat beroperasi dalam waktu
kurang dari kondisi yang optimal dan mempertahankan semangat kerja cukup
tinggi. (response of staff to disaster; whether they can operate in less then
optimal conditions and maintain reasonably high morale)

10
 BAB III
KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan

1. Rencana penanggulangan bencana (disaster planning ) merupakan unsur

penting dari program preservasi preventif di perpustakaan. Perlindungan
terbaik dalam menghadapi bencana adalah usaha sedapat mungkin untuk
mengurangi kemungkinan terjadinya bencana
2. Penanggulangan kata bencana telah lazim digunakan dikalangan arsiparis dan
pustakawan untuk menunjukkan kejadian tak terduga yang berdampak
destruktif terhadap koleksi mereka.
3. Tugas utama para anggota Tim Pencegahan dan Penanggulangan Bencana ada
dua: Melalui perencanaan dan persiapan yang efektif , rencana itu bertujuan
mengurangi bahaya dan mencegah bencana dan suasana darurat sedapat
mungkin dan bila bencana terjadi , rencana tersebut dimaksudkan untuk
mengimplementasikan prosedur-prosedur yang dapat membantu pemulihan
dan penyelamatan (bahan benda, barang yang telah rusak).
4. Fase-fase penanggulangan bencana terdiri dari : fase pencegahan (prevention),
respon terhadap bencana, reaksi, dan pemulihan (recovery).
5. Teknik pengeringan ada dua, yaitu dengan air-drying dan kulkas
6. Pengendalian jamur dilakukan dengan bahan kimia dan non kimia

11
 DAFTAR PUSTAKA

Harvei, Ross. 1993. Perawatan, Pemeliharaan, dan Pelestarian Bahan Pustaka.

Terjemahan ilegal dari: Preservation in Australian and New Zealand
Libraries: Principles, Strategies, and Practices For Librarians. New South
Wales: Centre for Information Studies Charles Sturt University and Riverina
Wagga Wagga.

Lyall, Jann. 1996. Disaster Planning for Libraries and Archives: Understanding
the Essential Issues. Diterbitkan dalam prosiding of the Pan-African
conference on the preservation and conservation of library and archival
materials, Nairobi, Kenya: 21-25 June 1993, IFLA.
http://www.nla.gov.au/nla/staffpaper/lyall1.html

Salim-Susetyo, Tamara A. Preservasi dan Konservasi Koleksi Perpustakaan

dan Arsip. adrianisalim3.files.wordpress.com/.../preservasi-bab-6_blog-
edition.ppt

12