1

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi saat ini, dimana teknologi dewasa ini membawa

perubahan yang cukup besar bagi perkembangan disegala bidang kehidupan, baik

dibidang pendidikan, bidang perekonomian, bidang perindustrian, bidang sosial

budaya, dan bidang-bidang kehidupan lainnya.

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir didalam tubuh

manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat

penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat

alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila

kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami

ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil

keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan

mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping

itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) adalah salah satu kantor yang

didirikan oleh pemerintah kota Pekanbaru dimana kantor tersebut dibawah

naungan Dinas Perhubungan (DISHUB) kota Pekanbaru. Kantor Unit Pelaksana

Teknis Dinas (UPTD) ini mempunyai tugas salah satunya adalah menguji

kelayakan beroperasinya kendaraan bermotor.

 2

Jika diperhatikan pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Dinas

Perhubungan (DISHUB) kota Pekanbaru, sistem pelaksanaan pengujian

kendaraan bermotor tersebut masih menggunakan Microsoft exel sehingga

terdapat permasalahan ketidakefisisennya waktu dalam pencarian data

pelaksanaan pengujian kendaraan bermotor tersebut yang disimpan ditempat yang

berbeda sehingga kantor mengalami kendala dalam pemrosesan laporan

pelakasana pengujian kendaraan bermotor yang tidak secara otomatis dalam

aplikasinya. Jadi penting bagi kantor untuk mengetahui dan membuat suatu

laporan secara otomatis dan sistematis dalam hal pemrosesan sistem pelaksanaan

pengujian kendaraan bermotor pada kantor tersebut.

Dengan menggunakan sistem yang baru dalam hal penyimpanan data dan laporan

pelaksanaan pengujian kendaraan bermotor tersebut,yang nantinya akan

diterapkan di kantor tersebut sehingga sistem tersebut berjalan dengan optimal.

Hal inilah yang melatarbelakangi keinginan untuk mengadakan penelitian

di kantor tersebut. Kantor ini masih mengalami pola manualnya, sehingga terpikir

untuk merancang suatu sistem yang baru diberi nama “ APLIKASI SISTEM

PELAKSANAAN PENGUJIAN KENDARAAN BERMOTOR PADA KANTOR

UNIT PELAKSANA TEKNIS DINAS (UPTD) KEC.TAMPAN PEKANBARU“.

1.2. Identifikasi Masalah

1. Penyimpanan data pengujian kendaraan bermotor yang tidak teratur dan

terpisah di beberapa tempat sehingga sulit dalam pencarian data untuk

pembuatan laporan.
 3

2. Tidak adanya pendataan tentang laporan data pengujian kendaraan

bermotor yang akurat sehingga tidak lancarnya informasi yang bisa

dibutuhkan setiap saat.

3. Tidak menghasilkan informasi yang cepat,tepat dan akurat dalam hal

waktu mengerjakan pencatatan data laporan.

4. Kurang disiplin dalam menyelesaikan pembutan laporan.

5. Sulit mencari atau melacak data apabila terjadi kesalahan.

I.3. Batasan Masalah

Untuk menjaga agar penelitian ini terarah dan permasalahan yang dihadapi

tidak terlalu luas,maka penulis membatasi penelitian dan penulisan ini hanya

membahas pengolahan data kendaraan berdasarkan data umum kendaraan,yaitu

data yang dikelompokkan berdasarkan jenis kendaraan,jumlah kendaraan yang di

uji dan pembayaran pengujian kendaraan pada kantor Unit Pelaksana Teknis

Dinas (UPTD) Kec.Tampan Pekanbaru.

I.4. Rumusan Masalah

Pada umumnya setiap instansi perkantoran tidak akan lepas dari masalah

dalam aktifitasnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Permasalahan yang

akan diselesaikan adalah bagaimana merancang suatu sistem informasi yang

efisien dan efektif untuk mengolah dan dapat menangani data kendaraan pada

Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas Kec.Tampan Pekanbaru dengan

menggunakan alat bantu komputer, agar pemberian laporan data ini dapat
 4

dilakukan dengan cepat, karena pengolahan data kendaraan masih menggunakan

cara manual yang dalam aplikasinya menggunakan Microsoft excel.

Berdasarkan permasalahan diatas,dapat dirumuskan “Bagaimana suatu

sistem pelaksanaan pengujian kendaraan bermotor pada Kantor Unit Pelaksana

Teknis Dinas Kec.Tampan Pekanbaru dapat dibuat dengan menggunakan sistem

komputerisasi sehingga diperoleh hasil yang efektif dan efisien”.

I.5. Tujuan dan Manfaat Penelitian

A. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah “ Merancang sistem pelaksanaan

pengujian kendaraan bermotor pada kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas

Kec.Tampan Pekanbaru “.

B. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Adanya sistem informasi pelaksanaan pengujian kendaraan yang lebih

efektif dan efisien.

2. Memberikan solusi dalam permasalahan yang ada, seperti kantor dapat

mengatur dalam pembuatan laporan pelaksanaan pengujian kendaraan

tersebut.

3. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan menambah wawasan dalam cara

berpikir, menganalisa dan merancang dalam pembuatan sistem informasi

 5

pelaksanaan pengujian kendaraan pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas

Kec.Tampan Pekanbaru.

I.6. Metodologi Penelitian

Untuk menunjang dalam memperoleh informasi dan data yang akurat

terhadap penelitian ini digunakan metodologi penelitian yaitu:

1. Tahap Perencanaan Sistem

Adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan

perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya seperti perangkat fisik,

manusia, metode (teknik dan operasi), dan anggaran yang sifatnya masih

umum.

2. Tahapan pengumpulan data.

Mengetahui sumber data yang akan diteliti seperti :

a. Penelitian Lapangan (Field Research)

Yaitu penelitian yang dalam pengumpulan data dilakukan dengan

mengunjungi kantor tempat penelitian.

Adapun penelitian lapangan terbagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu :

a.1 Observasi

Yaitu pengumpulan data yang dilakukan melalui pengamatan

pada objek atau sasaran penelitian (sampling) sesuai dengan

masalah dan tujuan penelitian, dalam hal ini penulis melakukan

 6

pengamatan langsung untuk mendapatkan data secara umum

dengan melihat,mengamati dan melihat sistem yang sedang

berjalan saat ini.

a.2 Wawancara(Interview)

Yaitu pengumpulan data dengan mengadakan pertemuan tatap

muka dengan responden sekaligus melakukan pertanyaan-

pertanyaan secara langsung yang ditujukan sesuai dengan masalah,

variabel dan tujuan penelitian yang telah ditetapkan.

b.Penelitian Perpustakaan(Library Research)

Yaitu penelitian yang dilakukan dengan mengambil referensi dari

buku yang berhubungan dengan masalah penelitian,bacaan-

bacaan,bahan-bahan perkuliahan serta materi-materi lainnya yang

berhubungan dengan masalah yang ditinjau dalam penyusunan skripsi

ini.

3. Tahap Analisis Sistem

Adalah tahap penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan

untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui.

4. Tahap Desain Sistem

Adalah tahap setelah analisis sistem yang menentukan proses dan

data yang diperlukan oleh sistem baru.

 7

5. Pengkodean (Coding)

Pengkodean piranti lunak merupakan proses penulisan bahasa

program agar piranti lunak tersebut dapat dijalankan oleh mesin.

6. Tahap Implementasi

Pada tahap ini penelitian menggunakan spesifikasi hardware dan

software yang nantinya akan diperlukan, dalam hal ini yang digunakan

sebagai alat pembahasan penelitian yaitu satu unit komputer dengan

spesifikasi sebagai berikut:

a. Hardware:

Adapun hardware yang penulis gunakan dalam perancangan ini,

antara lain:

1. Prosesor Intel Pentium R Dual-Core 2,10 GHz

2. Memory 1 GB

3. Hard disk 160 GB

4. DVD Drive

5. Keyboard

6. Mouse

7. Monitor 14 Inc

8. Printer Canon MP258

b. Software:

Ada spesifikasi software yang digunakan adalah :

1. Microsoft Windows Xp
 8

2. Microsoft Office 2007

3. Microsoft Visual Basic 6.0

4. MySQL

5. Crytal Report 8.5

6. Easy Case

I.7. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari beberapa bab yang membahas

masalah penelitian serta gambaran umum dan kerangka teoritisnya yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisikan tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah

perumusan masalah, batasan masalah, metodologi penelitian, dan

sistematika penelitian.

BAB II TINJAUAN UMUM DAN LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai sejarah berdirinya perusahaan/kantor,

struktur organisasi kantor, tinjauan tentang komputer, pengertian data dan

informasi, database, tinjauan Pemograman Visual Basic 6.0 dan kumpulan

atau literatur mengenai pembahasan dalam melakukan kajian penelitian

baik itu dari dalam buku-buku, artikel, maupun internet.

 9

BAB III ANALISA SISTEM

Bab ini mengadakan analisa sistem lama, mencari beberapa gambaran

umum sistem lama dan perancangan sumber daya penggunaan sistem

meliputi segi hardware, software dan brainwarenya

BAB IV PERANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas masalah perancangan desain global dan terinci yang

meliputi desain input, desain output, dan desain file serta implementasi

sistem terbaru.

BAB V PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir berupa kesimpulan dan saran yang di

peroleh dari pengerjaan bab sebelumnya.

Daftar Pustaka

Lampiran

a. Lembar persetujuan judul skripsi

b. Jadwal penelitian

c. Lembar konsultasi

d. Surat izin pengambilan data dari instansi/perusahaan

e. Quisioner penelitian

f. Layout dan Listing Program

 10

BAB II

TINJAUAN UMUM DAN LANDASAN TEORI

II.1. Tinjauan Umum

II.1.1. Sejarah Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Kec.Tampan

Pekanbaru

Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Kec. Tampan Pekanbaru

adalah salah satu kantor yang didirikan oleh Pemerintah Kota Pekanbaru yang

mana kantor tersebut dibawah naungan atau cabang dari Dinas Perhubungan Kota

Pekanbaru yang digunakan sebagai tempat pengujian kendaraan bermotor.

Dimana pada awalnya kantor ini sebelum bernamakan Kantor UPTD

Dinas perhubungan, Kantor ini bernamakan kantor Lalu Lintas Angkutan Jalan

(LLAJ). Dan akhirnya dengan adanya otonomi daerah tentang UU No. 22/1999

dan PP No. 25/2000, maka nama kantor LLAJ diganti menjadi Kantor Dinas

Perhubungan yang tercakup dalam PERDA No. 07/2001.

Kantor UPTD Kec.Tampan Pekanbaru lahir dan berdiri melalui proses

konsolidasi wilayah pengembangan antara Dinas Perhubungan Kota Pekanbaru

berdasarkan peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 25/2000 dan PERDA

Kota Pekanbaru No. 07/2001 sehingga sejak saat itu kantor UPTD Tampan
 11

Pekanbaru semakin berkembang baik dari segi administrasi maupun SDM

karyawannya serta sistem yang digunakan.

Kantor UPTD Tampan Pekanbaru memiliki luas lahan sekitar 7.146,80 m2

, selain itu juga memiliki gedung pengujian 675,60 m2, kemudian juga memiliki

lapangan parkir seluas 6.471,20 m2 , dan lebar jalan masuk/keluar sekitar 7,90 m2.

II.1.2. Visi dan Misi Kantor Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)

Kec.Tampan Pekanbaru

II.1.2.1. Visi Perusahaan / Kantor UPTD

“Terwujudnya Tingkat Kualitas Pelayanan dan Penyediaan Jasa

Transportasi, Pos dan Telekomunikasi yang lengkap, menyeluruh, handal dan

terjangkau”.

II.1.2.2. Misi Perusahaan / Kantor UPTD

1. Meningkatkan dan memberdayakan SDM perhubungan yang berkualitas

dan professional.

2. Memperbaiki, mempertahankan, meningkatkan aksesibilitas dan tingkat

kualitas pelayanan perhubungan.

3. Mengusahakan ketersediaan/kecukupan dan kehandalan prasarana,

sarana, sistem jaringan tranportasi.

 12

4. Meningkatkan koordinasi pelayanan dan pengawasan operasional

perhubungan

II.1.3. Tujuan Perusahaan / Kantor UPTD

Sebagaimana disebutkan dalam anggaran dasar, tujuan perusahaan adalah

turut melaksanakan, menunjang kebijakan, memberikan informasi dan

menjembatani keingintahuan masyarakat tentang potensi perhubungan yang ada di

kota pekanbaru dan bagaimana Dinas Perhubungan Kota Pekanbaru

melaksanakan tugas dan fungsinya memberikan pelayanan kepada masyarakat di

bidang perhubungan.

II.1.4. Manajemen UPTD Tampan Pekanbaru

II.1.4.1. Organisasi Perusahaan

Dalam rangka meningkatkan kemampuan menghadapi perubahan

lingkungan masyarakat pada Kantor UPTD Tampan Pekanbaru yang terdiri dari

beberapa bagian/biro antara lain :

1. Kepala UPTD

2. Kasubag TU UPTD

3. Penguji Penyelia
 13

4. Penguji Pelaksana Lanjutan

5. Penguji Pelaksana

6. Penguji Pemula

KEPALA UPTD

KASUBAG TU UPTD

KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL

PENGUJI PENYELIA
(III/ c – III/ d)

PENGUJI PELAKSANA
LANJUTAN (III/a – III/b)

PENGUJI PELAKSANA
(II/ c – II/ d)
PENGUJI PEMULA
(II/ a – II/ b)
 14

Gambar.1. Struktur Organisasi Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Tampan

Pekanbaru

( Sumber dari : Bagian TU UPTD Tampan Pekanbaru )

II.1.4.2. Tugas dan Tanggung Jawab

A. Tugas dan Tanggung Jawab Kepala UPTD

A.1 Tugas Kepala UPTD

1. Menyiapkan bahan dan peralatan kerja

2. Penyusunan rencana karja

3. Pengujian kendaraan bermotor

4. Pengendalian , pengawasan dan pembinaan

5. Penyusunan laporan
 15

6. Pengordinasian dengan SKPB terkait

7. Pelaksanaan evaluasi tugas

A.2 Tanggung Jawab Kepala UPTD

1. Menyiapkan bahan dan peralatan kerja dengan merinci jenis dan

jumlah perlatan kerja yang diperlukan, menyediakan bahan dan

peralatan kerja tersebut di tempat kerja yang mudah diambil atau

mudah digunakan.

2. Melaksanakan penyusunan rencana kerja dengan cara merinci dan

menjadwalkan kegiatan yang akan dilaksanakan.

3. Melaksanakan pengujian kendaraan bermotor.

4. Melaksanakan pengawasan terhadap standar pelayanan minimal sesuai

dengan bidang tugasnya serta menyiapkan bahan petunjuk pemecahan

maslah.

5. Merumuskan dan melaksanakan inventarisasi masalah-masalah yang

berhubungan dengan bidang tugasnya serta menyiapkan bahan

petunjuk pemecahan masalah.

6. Melakukan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah dan

lembaga terkait untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

 16

7. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan tugas agar dapat diketahui hasil

yang dicapai dan kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan

rencana kerja dengan cara membuat tolak ukur keberhasilan tugas.

B. Tugas dan Tanggung Jawab Tata Usaha

B.1. Tugas Tata Usaha

1. pelayanan asministratif

2. penyusunan rencana kerja

3. mewakili kepala UPTD

4. pelaksanaan urusan dalam kantor UPTD

5. penyusunan perbekalan

6. pelaksanaan K3

7. verifikasi penerimaan

8. pelaksanaan tugas lain sesuia dengan fungsinya

B.2. Tanggung Jawab Tata Usaha

1. Membantu kepala UPTD pengujian kendaraan bermotor dalam

menyiapkan bahan dan memberikan pelayanan administrative serta

koordinasi pelaksnaan program kerja.

2. menyusun rencana kerja dan membuat laporan

 17

3. mewakili kepala UPTD apabila bersangkutan berhalangan atau tidak

berada di tempat.

4. melaksanakan pelayanan urusan dalam kantor UPTD.

5. menyusun kebutuhan dan perbekalan dan materi dilingkungan UPTD.

6. melaksanakan kegiatan kebersihan, ketrtiban, keindahan dan

kenyamanan ruangan dan halaman serta pengmanan di lingkungan

UPTD.

7. melakukan verifikasi terhadap penerimaan dan pengaturan serta

pertanggungjawaban keuangan.

8. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai

dengan tugasnya.

II.2. Landasan Teori

II.2.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut ( Tata Sutabri,2003,hal.9 ) sistem pada dasarnya adalah

sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi

bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Ada beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu menurut ( Tata

Sutabri,2003,hal.12 ) yang dimiliki suatu sistem, yaitu :

 18

a. Komponen Sistem ( components )

Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling

berinteraksi,yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-

komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem atau bagian-

bagian sistem.

b. Batasan Sistem ( Boundary )

Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau

sistem dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem ( Environtment )

Lingkungan luar sistem adalah apapun yang ada diluar ruang lingkup atau

batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem ini

dapat menguntungkan dan juga merugikan sistem, hal tersbut harus dipelihara

dan dikendalikan.

d. Penghubung Sistem ( Interface )

Merupakan penghubung antara sub sistem yang satu dengan subsistem yang

lainnya.

e. Masukan ( Input )

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukkan dapat

berupa pemeliharaan ( maintenance input ) yang merupakan energi untuk

mengoperasikan komputer yang akan diolah menjadi informasi.

 19

f. Keluaran ( output )

Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dan dapat digunakan sebagai masukan bagi subsistem yang

lainnya.

g. Pengolahan ( Process )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan

menjadi keluaran yang biasa disebut informasi.

h. Sasaran ( Objectives ) dan Tujuan ( Goal )

Sasaran dari suatu sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan oleh

suatu sistem dan juga keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem tersebut.

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling

berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.

II.2.2. Konsep Dasar Informasi

Menurut ( Tata Sutabri,2003,hal.17 ) informasi merupakan proses lebih

lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Menurut (H.M.

Jogiyanto,1989,hal 8) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang

lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Informasi (H.M. Jogiyanto,1989,hal 8, 9, 10) dibutuhkan oleh manajemen

untuk menghindari proses berakhirnya keberadaan suatu sistem manajemen yang

 20

didahului kondisi tanpa pola atau tidak menentu. Informasi adalah data yang telah

diklasifikasikan atau diolah atau di interpretasikan untuk digunakan dalam proses

pengambilan keputusan sedangkan data sebagai bahan baku informasi adalah

gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka, atau symbol tertentu yang

memiliki arti dari bentuk tak berguna menjadi berguna yang mernerimanya.

1. Siklus informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga dperlukan untuk

pengolahan lebih lanjut. Data diolah melalaui suatu model menjadi

informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat

suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan

tindakan lian yang akanmembuat sejumlah data kembali. Data yang

ditangkap dianggap sebagai masukan(input), diproses kembali melalui

model dan seterusnya membentuk siklus.

2. Kualitas informasi

Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pegambilan

keputusan ( Tata Sutabri,2003,hal.30 ), ada tiga hal kualitas dari suatu

informasi yaitu :

a. Akurat(accurate)

Bahwa informasi yang diterima harus akurat dan bebas dari kesalahan-

kesalahan sehingga jelas mencerminkan maksudnya.

 21

b. Tepat waktu ( time lines)

Bahwa informasi yang sampai pada sipenerima tidak boleh terlambat,

karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan

secepatnya

c. Relevan (relevance)

Informasi tersebut harus bermanfaat bagi yang membutuhkan dan

menerima informasi tersebut.

System pengolahan informasi pengolah data menjadi informasi atau tepatnya

mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya. Nilai

atau kualitas informasi berhubungan dengan keputusan, bila tidak ada pilihan atau

keputusan maka informasi tidak diperlukan.

II.2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut ( Jogiyanto, HM, 1989 : hal.11 ) Sistem informasi adalah suatu

sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.
 22

II.2.4. Pengertian Data dan Informasi

Menurut (Jogiyanto, HM, 1989 : 8) Data merupakan bentuk jamak dari

datum (kenyataan) yang berupa fakta-fakta, angka-angka, gambar-gambar yang

dapat ditarik kesimpulannya. Dengan demikian data merupakan bahan baku yang

harus diolah sedemikian rupa, sehingga berubah sifatnya menjadi informasi.

Menurut (Tata Sutabri, 2003 : 18) Sedangkan informasi adalah data yang

sudah diolah (di proses) kedalam suatu bentuk, untuk memberikan pengetahuan

atau keterangan yang dapat digunakan sebagai dasar dalam mengambil keputusan.

Dengan informasi yang akurat, up to date, dan tepat waktu akan mempercepat

informasi yang baik. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu Metode

pengumpulan data yang digunakan sesuai dengan jenis data dan Pencatatan data

harus benar, tepat dan prosedur pengolahan data yang baik.

II.2.5. Bagan Alir Sistem

Menurut ( Jogiyanto, HM, 1989 : 796 ) Bagan alir sistem ( systems

flowchart ) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara

keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-

prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang

dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-

simbol yang tampak sebagai berikut :

Tabel 1. Tabel Alat Bantu pada Alir Sistem

No Simbol Arti
 23

1. Menandakan dokumen, bisa dalam bentuk surat,

formulir, buku/berkas, atau cetakan

Menunjukkan pekerjaan / proses manual

2.

Proses yang dilakukan oleh komputer

3

Menandakan dokumen yang diarsipkan

4.

Data Penyimpanan
5.

II.2.6. Perancangan system

Perancangan sistem merupakan perbuatan untuk menghasilkan rancangan

suatu sistem yang lebih baik daripada sistem yang ada sebelumnya. Dalam

merancang suatu sistem dibutuhkan alat pendukung untuk menerjemahkan suatu

sistem, diantaranya :
 24

1. Diagram Konteks ( Context Diagram )

Diagram konteks ( Context Diagram ) menurut ( Jogiyanto, HM, 2003 :

hal.459) menggambarkan sistem secara garis besar yang hanya

mempunyai satu proses saja, yaitu proses dengan nomor 0 yang

menunjukkan hubungan antara sistem dengan lingkungan luarnya. Dimana

konteks diagram ini merupakan level teratas / paling tinggi ( Top Level )

yang digambarkan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan

sistem.

2. Data Flow Diagram ( DFD )

Menurut ( Jogiyanto, HM, 1989, 700 ) Data Flow Diagram ( DFD ) adalah

suatu model logika atau proses untuk menggambarkan suatu sistem yang

telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau

lingkingan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Menurut ( Tata Sutabri, 2003, hal.163 ) Data Flow Diagram ( DFD ) suatu

penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data yang

menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau

gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk

kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan antara data pada

sistem dan proses pada sistem.

Bagan aliran program adalah suatu bagan yang menggambarkan arus

logika dari data yang akan diproses dalam suatu program dari awal sampai
 25

akhir. Bagan aliran terdiri dari simbol-simbol yang mewakili fungsi-fungsi

langkah program dan garis alir menunjukkan urutan dari simbol-simbol

yang dikerjakan.

Ada beberapa sintaks yang berlaku untuk semua simbol Data Flow

Diagram ( DFD ) antara lain :

1. Komponen entity luar, dimana merupakan bagian luar sistem aliran data

yang dihubungkan dengan entity luar dan menunjukkan hubungan antara

sistem dengan dunia luar dan digambarkan dengan empat persegi.

2. Komponen proses, dimana proses menunjukkan transformasi dari masukan

menjadi keluaran dan biasanya komponen proses dapat disimbolkan

dengan lingkaran atau segiempat tumpul.

3. Komponen aliran data, dimana menggambarkan gerakan paket data atau

informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem yang disimbolkan

dengan anak panah.

4. Komponen penyimpanan data, dimana dipakai untuk memodelkan

kumpulan data yang direpresentasikan dengan garis parallel atau sgiempat

terbuka.

Tabel 2. Tabel Alat Bantu pada Desain Sistem

No Simbol Nama Fungsi

 26

1. Entity Luar Digunakan melambangkan

sumber atau tujuan dari aliran
data dari atau ke sistem,yang
biasanya digambarkan secara fisik
sekelompok orang atau sebuah
sistem

Digunakan untuk
2. Processing Symbol
menggambarkan proses yang
terjadi pada system

3. Data Flow Digunakan untuk menunjukkan

arah/aliran data/laporan dari satu
proses ke proses lainnya

Menunjukkan komponen yang

4. Data Stored berfungsi untuk menyimpan data
atau digunakan sebagai tempat
penyimpanan data

II.2.7. Sekilas Pengertian Komputer

Komputer berasal dari bahasa latin computare yang mengandung arti

menghitung. Karena luasnya bidang garapan ilmu komputer, para pakar dan

peneliti sedikit berbeda dalam mendefinisikan termininologi komputer.

 27

Menurut Robert H. Blissmer, yang dikutip oleh ( Jogiyanto, HM, 1999,

hal.1 ) mengatakan bahwa komputer adalah suatu alat elektronik yang mampu

melakukan beberapa tugas sebagai berikut :

1. Menerima input

2. Memproses input sesuai dengan programnya

3. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan

4. Menyediakan output dalam bentuk informasi

Sedangkan menurut William M. Fouri, yang dikutip oleh ( Jogiyanto, HM,

1999, hal.2 ) komputer adalah suatu pemproses data (data processor ) yang dapat

melakukan perhitungan yang besar dan cepat, termasuk perhitungan aritmatika

yang besar atau operasi logika tanpa campur tangan dari manusia yang

mengoperasikannya selama pemrosesan. Seperti halnya sistem komputer dapat

terdiri dari subsistem perangkat keras (hardware) dan subsistem perangkat lunak

(software). Subsistem perangkat keras terdiri dari alat masukkan, alat proses, alat

keluar dan simpanan luar. Dimana sub sistem-sistem ini saling berinteraksi satu

dengan lainnya sehingga didapat suatu kesatuan yang terintegrasi atau terpadu

sehingga tujuan sistem komputer tersebut dapat tercapai.

Untuk mewujudkan konsepsi komputer sebagai pengolah data untuk

menghasilkan suatu informasi, maka diperlukan sistem komputer ( computer

system ) yang elemennya terdiri dari hardware, software dan brainware. Ketiga

elemen sistem komputer tersebut harus saling berhubungan dan membentuk

 28

kesatuan. Hardware tidak akan berfungsi apabila tanpa software, demikian juga

sebaliknya. Dan keduanya tiada bermanfaat apabila tidak ada manusia (

brainware nya) yang mengoperasikan dan mengendalikannya.

II.2.8. Visual Basic 6.0

Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemograman visual.

Dengan Visual Basic 6.0 dapat dengan mudah membuat suatu program aplikasi

karena didukung dengan banyak fasilitas.

II.2.8.1. Unsur-Unsur Tampilan Visual Basic 6.0

Untuk dapat menggunakan Visual Basic 6.0 menurut ( Subari dan

Yuswanto, 2008, hal.5 ), awalnya adalah mengetahui lingkungan kerja dari Visual

Basic itu sendiri.

 29

Gambar.3. Tampilan bidang kerja Visual Basic 6.0

Ada delapan bagian besar dari ruang kerja Visual Basic yaitu :

1. Menu

Pada bagian menu terdapat beberapa menu utama yaitu menu file, edit,

view, project, format, debug, run, query, diagram, tools,add-ins, window,

dan help. Untuk menggunakan menu tersebut, tinggal mengklik pada

menu utama kemudian memilih pada sub menu.

Gambar.4. Pilihan menu utama

2. Toolbar

Toolbar merupakan sekumpulan tombol yang mewakili suatu perintah

tertentu pada Visual Basic. Yang membedakannya adalah pilihan pada

toolbar berbentuk icon. Icon-icon pada toolbar adalah pilihan pada menu

yang sering digunakan dalam membuat program aplikasi, sehingga sangat

membantu dalam memprcepat dan memudahkan untuk memilih proses

yang sering dilakukan tanpa harus memilihnya pada menu.

 30

Gambar.5. Pilihan pada toolbar

3. Toolbox

Toolbox merupakan sebuah jendela dimana objek atau kontrol untuk

pembuatan program ditempatkan. Untuk membuat objek kontrol pada

form program aplikasi, diambil dari kontrol-kontrol yang ada pada

toolbox.

Gambar.6. kumpulan kontrol pada toolbox

4. Project Explorer

Project explorer berfungsi untuk melihat daftar dari form yang digunakan

oleh proyek. Melalui project explorer juga, maka dapat memilih form yang

dipakai.
 31

Gambar.7. Gambar project explorer

5. Properties Windows

Windows ini berisi semua informasi mengenai kontrol ( objek ) yang

dibuat. Dengan property windows, dapat mengubah property yang

nantinya akan dipakai sebagai default dari objek kontrol pada waktu

pertama kali program dieksekusi.

Gambar.8. Alphabetic pada Properties Windows

6. Form Window

Form Window ( jendela form ) merupakan area kerja dimana kita akan

merancang suatu program aplikasi Visual Basic. Pada form dapat

meletakkan atau menambahkan objek kontrol.

 32

Gambar.9. Bentuk dari Form Window

7. Kode Editor

Kode editor adalah dimana kita dapat menuliskan kode-kode program

yang akan dibuat. Untuk menggunakan kode editor, dapat dilakukan

dengan lima cara sebagai berikut :

1. Klik menu View lalu klik kode

2. Klik ganda pada form atau objek kontrol yang terdapat pada form

3. Klik kanan pada komponen yang dikehendaki atau pada project

explorer lalu klik View Code

4. Klik kanan pada form lalu klik View Code

5. Klik icon View Code pada sudut kiri atas project explorer
 33

Gambar.10. Gambar layout kode editor

8. Layout windows

Merupakan jendela yang menunjukkan tataletak form saat ditampilkan

pada layar monitor. Dengan bantuan layout window ini, kita tahu peris

posisi aplikasi saat dijalankan akan ditampilkan pada layar monitor.

Gambar.11. Bentuk dari Form Layout Window

Untuk membuat sebuah aplikasi/program dengan menggunakan Visual

Basic. Harus mengambil beberapa komponen-komponen yang terdapat

didalamnya dan melekatkannya untuk menjadi sebuah aplikasi/program.

II.2.8.2. Variabel dan Tipe Data

 34

Menurut ( Subari dan Yuswanto, 2008, hal.50 ) variabel adalah suatu

tempat dalam memori komputer yang digunakan untuk menyimpan sementara

data-data yang dioperasikan. Variabel ini memiliki nama serta disesuaikan dengan

tipe data yang disimpan.

Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam menuliskan nama suatu variabel

yaitu :

1. Harus dimulai dengan huruf (abjad)

2. Panjang namanya tidak boleh lebih dari 255 karakter

3. Namanya harus unik atau tidak boleh sama dalam sebuah lingkingan

variable

Ketepatan memilih tipe data dan pemahaman kode program sangat mempengaruhi

keberhasilan dalam mengimplementasikan pemograman. Tugas programmer

adalah memilih tipe yang sesuai untuk menghasilkan program yang berkinerja

baik.

Visual Basic memungkinkan untuk menggunakan variabel tanpa deklarasi,

tetapi hal ini kurang baik untuk suatu program yang terstruktur dan menghindari

kesalahan pengolahan yang diakibatkan oleh kesalahan dalam pengetikan nama

variabel. Agar setiap variable yang digunakan harus dideklarasikan, dapat

digunakan perintah Option Explicit pada setiap awal modul, atau pada menu

Tools, pilih Option, pilih Tab Editor, kemudian buat tanda check pada Require

Variable Declaration.
 35

Visual Basic menyediakan operator logika, aritmatika dan komprasi

sebagai salah satu hal yang harus dipahami oleh programmer sehingga mampu

membuat ekspresi yang akan menghasilkan nilai yang benar.

II.2.9. Crystal Report

Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan

dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland Delphi, Visual

Basic, Visual C/C++, dan Visual Interdev.

Ada beberapa kelebihan dari Crystal Reports ini adalah :

a. Dari segi pembuatan laporan, tidak terlalu rumit yang

memungkinkan para programmer pemula sekalipun dapat membuat

laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode pemrograman.

b. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang

memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan

masing-masing keahlian.

c. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format

populer seperti Microsoft Word, Excel, Access, Adobe Acrobat

Reader, HTML dan sebagainya.

II.2.9.1. Cara menjalankan Crystal Reports

menggabungkannya dengan Visual Basic 6.0 dengan langkah-langkah

sebagai berikut :
 36

a) Untuk menambah sebuah laporan baru ke dalam project, klik menu

Project dalam Visual Basic, dilanjutkan dengan mengklik Crystal

Report dapat dilihat pada Gambar dibawah

Gambar.12. Tampilan Crystal Report pada Visual

Basic

b) Akan ditampilkan kotak dialog Crystal Reports Gallery yang berfungsi

sebagai pilihan jenis laporan apa yang akan dibuat. Pada setiap pilihan

jenis laporan, Anda akan dituntut oleh wizard ini dengan beberpa seri

tab untuk menentukan dasar laporan. Untuk tutorial ini pilih Using the

Report Expert dan tipe laporan Standart. Klik tombol OK untuk

langkah selanjutnya dapat diliihat pada dibawah.

Gambar.13. Tampilan Gallery pada Crystal Report

 37

c) Sebuah laporan memerlukakan sumber data yang berfungsi sebagai isi

dari laporan itu sendiri. Crystal Reports dapat mengakses beberapa

sumber data yang berbeda, diantaranya:

a. Data Environment yaitu sumber data yang didefinisikan dalam

obyek Visual Basic.

b. Project yaitu sumber data dari obyek database (ADO, RDO,

DAO, OLE DB, ODBC).

c. Other yaitu sumber data dari Crystal Reports yang berbentuk

database driver yang ditampilkan dalam jendela data Explore.

d) Pada jendela Data Explorer pilih item find Database field kemudian

klik tombol Add. Akan ditampilkan kotak dialog open untuk membuka

file sumber data untuk laporan. Dalam tutorial ini kita akan

menggunakan file database milik visual Basic.

e) Hasil pemilihan sumber data akan ditampilkan dalam frame tables.

Kemudian klik tombol Next untuk melanjutkan dapat dilihat pada

gambar dibawah.

Gambar.14. Tampilan frame tables pada Crystal

Report
 38

Dalam tab Fields, anda diperbolehkan untuk memilih field apa saja yang

akan ditampilkan dalam laporan. Untuk menambah field ke dalam laporan, klik

field yang tersedian dalam area Available fields, kemudian klik tombol Add untuk

memasukannya ke dalam fields to Display. Tab Group, Total, Top N, Chart,

Select dan style digunakan untuk mengelompokkan data, membuat chart, dan

memilih record yang akan ditampilkan, dapat dilihat pada gambar dibawah.

Gambar.15. Tampilan tab Fields pada Crystal Report

f) Klik tombol Finish untuk melengkapi langkah-langkah pembuatan

laporan, dapat dilihat pada gambar dibawah.

Gambar.16. Tampilan Crystal Report Expert

g) Melihat dan mencetak Laporan

 39

Untuk melihat hasil laporan yang sudah kita buat, klik menu Run

pada IDE Visual Basic dan pilih dan pilih submenu Start, dapat di lihat

pada gambar dibawah.

Gambar.17. Tampilan Run pada IDE Visual Basic

II.2.9.2. Toolbox Crystal Report

Dapat dilihat pada gambar dibawah.

Gambar.18. Tampilan Toobox pada Crystal

Report
Kontrol utama dalam jendela toolbox ditampilkan dalam tiga obyek kontrol

yaitu :

a. Text digunakan untuk membuat label atau teks pada laporan

b. Line digunakan untuk membuat garis

c. Box digunakan untuk membuat kotak

II.2.9.3. Kontrol Crystal Reports Viewer

Form ini dibuatkan otomatis oleh Crystal Report ketika anda membuat

sebuah laporan baru. Isi dari form ini hanya ada satu buah kontrol yang
 40

dinamakan Crystal Report Viewer (CRViewer) dan ditambah beberapa kode

untuk menyesuaikan lingkungan kerja laporan, dapat dilihat pada gambar

dibawah.

Gambar.19. Tampilan CRViewer pada Crystal Report

Sumber : http://digilib.unnes.ac.id

II.2.10. Database MySQL

Database secara sederhana, dapat kita sebut sebagai gudang data. Secara

teori, Database adalah kumpulan data atau informasi yang kompleks, data-data

tersebut disusun menjadi beberapa kelompok dengan tipe data yang sejenis

( disebut tabel ), dimana setiap datanya dapat saling berhubungan satu sama lain

atau dapat berdiri sendiri, sehingga mudah diakses.

SQL yang merupakan singkata dari ( Structured Query Language )

menurut ( Bunafit Nugroho, 2008, hal.3 ) adalah merupakan suatu bahasa

 41

pemograman yang terstruktur pada penggunaannya untuk sistem manajemen

relasi database atau berkomunikasi dengan database. Perintah SQL ( Structured

Query Language ) digunakan untuk melakukan tugas mengupdate data atau

melakukan pencarian terhadap suatu database. SQL ( Structured Query

Language ) terdiri dari dua bagian, pertama DDL ( Data Definition Language )

yang digunakan untuk membangun kerangka database, mengubah dan menghapus

tabel, dan yang kedua adalah DML ( Data Manipulation Language ) yang

digunakan untuk memanipulasi data dalam database/tabel yang telah dibuat.

Adapun perintah-perintah dasar SQL adalah sebagai berikut :

1. Select Table

Perintah SQL select adalah perintah dasar yang digunakan untuk mencari

data di dalam tabel. Bentuk perintah SQL select seperti berikut :

SELECT<nama_field1>,…,<nama_fieldN>

FROM<nama_tabel>

WHERE kondisi

2. Create Table

Perintah SQL create digunakan untuk menciptakan sebuah tabel. Bentuk

perintah SQL create adalah sebagai berikut :

CREATE TABLE nama_tabel

{
 42

Nama_field1 Tipe_data Batasan

3. Delete Table

Perintah SQL delete digunakan untuk menghapus data pada tabel. Bentuk

perintah delete pada SQL adalah sebagai berikut :

DELETE FROM nama_tabel

WHERE kondisi

4. Insert Table

Perintah SQL insert digunakan untuk memasukkan atau menambah data

pada tabel. Bentuk perintah insert pada SQL adalah sebagai berikut :

INSERT INTO nama_tabel

VALUES <nilai1,…,nilaiN>
43