Hubungan Data dan Informasi

Misal: nama, NIP, tgl lahir,

Data pangkat, masa kerja pegawai

Konten Misal: Daftar Urut Kepangkatan

(contents) pegawai, Daftar Pegawai yang
Informasi
ulang tahun (utk tiap harinya).

Pengetahuan Misal: cara mengelola pegawai

(formal & tacit) terkait dengan masa kerja

1
 Media Penyimpan Konten
Masing-masing mempunyai
Konten kelebihan dan kekurangan.

Kertas tradisional
Data

Informasi
Elektronik (CD, mulai
harddisk, tape, menggantikan
dsb) kertas

Pengetahuan
Bisa bersamaan dipakai.
2
 Pengolah Konten
Konten
Manusia/ tradisional
Data Pegawai

Informasi
Teknologi mulai tumbuh
Informasi + berkembang
Manusia

Pengetahuan
Bisa berjalan bersamaan.
3
 Manajemen Data & TI
Manajemen Informasi Manajemen TI

Konten
Teknologi
Data
Informasi
+ Manusia

Informasi

Pengetahuan
4
 Aset Institusi
SDM Manajemen SDM

Keuangan Manajemen Keuangan

Sarana- Manajemen Sarana & Prasarana

(termasuk antara lain: Manajemen TI)
Prasarana
(Konten) Manajemen Informasi
Informasi Banyak yg belum menyadari aset
penting ini
5
Apakah Manajemen Informasi itu?
From Wikipedia, the free encyclopedia:

• Manajemen informasi diartikan sebagai koleksi

dan pengelolaan informasi dari satu atau lebih
sumber dan distribusi dari informasi tersebut ke
satu atau lebih pengguna.
• Manajemen dalam hal ini diartikan sebagai
pengorganisasian dan pengendalian terhadap
struktur, pengolahan dan penyampaian
informasi.
• Sebelum thn 1970an, manajemen informasi
hanya mengelola berkas kertas, tapi mulai
1970an mengelola juga berkas elektronis
(penggunaan TI merubah cara pengelolaan ini).
6
Karakter Manajemen Informasi
From Wikipedia, the free encyclopedia:
• Getting the right information to the right person at the right place at the
right time'. It does not, however, address the question of what constitutes
the 'right information'.

• “Memberikan informasi yang tepat kepada pihak

yang tepat pada tempat yang tepat dan waktu
yang tepat”.
• Manajemen informasi (MI) tidak selalu menjamin
informasi itu benar (“garbage ini, garbage out”).
• MI perlu dikembangkan agar mampu
meningkatkan kemampuan mengolah informasi.

7
Manajemen Informasi dari segi TI
Mencakup:
• Manajemen konten web
• Manajemen dokumen
• Manajemen records
• Manajemen aset digital
• Sistem-sistem manajemen pembelajaran
• Kolaborasi (digital)
• Penelusuran informasi
• Dsb.

8
Unsur-unsur Manajemen Informasi

Mencakup:
1. SDM (people)
2. Proses/ prosedur
3. Teknologi
4. Konten (data, informasi, pengetahuan)

9
Problema Manajemen Informasi
Antara lain:
• Terjadinya “pulau-pulau” informasi, tanpa
integrasi, kadang antar SIM saling bersaing
• Tidak ada arahan strategis pengembangan TI
dan MI
• Informasi yg ada kurang dimanfaatkan oleh staf
• Kualitas informasi yg rendah, tdk konsisten,
duplikasi dan kadaluwarsa
• Manajemen informasi kurang didukung oleh
atasan
• Sulit merubah kebiasaan lama dalam
pengolahan informasi (yg harusnya sdh perlu
diganti).
• Front offices kurang didukung back offices. 10
 Perlu pedoman-pedoman
Antara lain:
• Manajemen folder (kertas dan elektronik)
• Penciptaan, penyimpanan dan distribusi
dokumen (kertas dan elektronik)
• Penamaan folder elektronik
• Manajemen folder elektronik
• Manajemen email
• Penghapusan files
• Pengarsipan files
• Sekuriti files
• Manajemen resiko informasi
• Dsb.
11
Kegiatan yg sedang dilakukan
Antara lain:
• Pembuatan pedoman “e-Document & e-
Communication” di lingkungan PemProv DIY
• Sosialisasi beberapa pedoman yg sudah
dibuat (sdh diformalkan, antara lain: format
database).
• Peningkatan sekuriti email PemProv DIY
(masih mencari dana pendukung).
• Belajar dari pengalaman pihak-pihak lain
(antara lain: Bank Indonesia, Negara Bagian
New South Wales, dsb).
12
Pengalaman Bank Indonesia

13
Pengalaman Bank Indonesia

14
Pengalaman Bank Indonesia

15
Pengalaman Bank Indonesia

16
Pengalaman Bank Indonesia

17
Pengalaman Bank Indonesia

18
Pengalaman Bank Indonesia

19
 Pelajaran yang dapat ditarik dari
pengalaman Bank Indonesia
Antara lain:
• Manajemen informasi (MI) perlu ditangani secara
serius dan oleh sebuah institusi tersendiri, terpisah
dari fungsi manajemen TI;
• Pemikiran MI perlu terus menerus dikembangkan,
bersama dengan pemikiran manajemen TI.
• Unsur-unsur MI (SDM, Proses, dan Teknologi) perlu
dikembangkan, dibina, ditingkatkan;
• Prinsip-prinsip MI perlu ditetapkan dan diikuti (antara
lain: informasi milik “bersama”/ milik PemProv DIY).

20
 Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia)

Antara lain:
• Dikembangkan jabatan: Chief Information
Officer (CIO), yang menangani manajemen
informasi dan hubungan dengan teknologi (TI)
yang mendukungnya.

21
Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia)

22
Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia)

23
Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia)
(1)

24
Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia)
(2)

25
Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia)
(3)

26
Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia) (1)

27
Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia) (2)

28
Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia) (3)

29
 Pelajaran yang dapat ditarik dari
Kasus Negara Bagian/ Provinsi
New South Wales (Australia)
Antara lain;
• Untuk dapat melayani masyarakat dengan lebih baik, kita
perlu mengelola informasi dengan lebih baik lagi,
didukung oleh teknologi (TI).
• Manajemen informasi ke dalam organisasi akan
meningkatkan kualitas proses kerja dan pengambilan
kebijakan; ke luar akan meningkatkan kualitas layanan
publik.
• Manajemen informasi perlu ditangani oleh suatu fungsi/
jabatan yang biasanya dinamakan: Chief Information
Officer (CIO) di tiap instansi dan di tingkat pemda.
30
Terima kasih atas perhatiannya

31