Ruang Lingkup dan Unsur

Manajemen Informasi Publik

MMTC, 3 Maret 2011
Unsur-unsur Manajemen Informasi

Mencakup:
1. SDM (people)
2. Proses/ prosedur
3. Teknologi
4. Konten (data, informasi, pengetahuan)

2
Kunci Sukses
 Visi yang jelas ..
 Prosedur yang baik ..
 Sumber Daya Manusia ..
 Sistem
Informasi

Visi
Manajemen
Informasi
Misi

Teknologi
Informasi
Strata Informasi
 Kebijakan (wisdom)
 Pengetahuan (knowledge)
 Informasi
 Data
What is Knowledge?
For information
to become
knowledge,
human beings must really do
all the work
e
lu
Va

Information
er

is data that makes a difference…

at

I.e. it is meant to change the way the

re

receiver perceives something,

G

to have an impact on his judgement and behavior.

Data
is a set of discrete, objective facts about events
What is Knowledge?
Information
 Data + Context

Knowledge
 Information + Experience
What is Knowledge?
 Building block of a modern organization.
 Knowledge is Perishable. Becomes
Obsolete Quickly.
 Always changing. Renewing is key to
competitive advantages.
 Knowledge = Power. Share it and it will
multiply.
 N-21 as a
transformation
Vision vehicle

Knowledge
Traditional Nusantara 21 based
Society
Society
 Data / Info Creation
N-21 Metaphor
Knowledge Management
Quality Assurance
E-Bank /
Telecom Tele Education
Postal
Tele
E-Commerce
IPTEKnet
Tourism
Medicine
Working
Services
E-Finance Demand
& Informatics Information
Pull
Resources Knowledge Network
E-Commerce
Based

Telecom Infrastructure & Regulation

Guide by the law
Manajemen Informasi
 Manajemen
 Prosedur Operasi
 Sumber Daya Manusia
 12

Data, Informasi, Pengetahuan

Data Proses Informasi

Memory

Transformasi Data Menjadi Informasi

 13

Data
 Bahwa keterangan tentang kejadian-kejadian
nyata/fakta yang dirumuskan dalam
sekelompok lambang tertentu yang tidak acak
yang menunjukkan jumlah, tindakan, akan hal
 Bahwa dalam proses pengolahan data
 Belum dapat berbicara banyak sebelum diolah
lebih lanjut
 14

Informasi

 Merupakan hasil pengolahan data sehingga

menjadi bentuk yang penting bagi
penerimanya dan mempunyai kegunaan
sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
yang dapat dirasakan akibatnya secara
langsung atau tidak langsung
 15

Pengetahuan

 Informasi yang sudah diorganisasikan dan diproses

untuk memperoleh pemahaman, pengalaman,
pembelajaran yang terakumulasi, sehingga dapat
diaplikasikan dalam masalah atau proses bisnis
tertentu
 Informasi yang diproses untuk mengekstrak
implikasi kritis dan merefleksikan pengalaman masa
lampau, menyediakan pengetahuan yang
terorganisasi dengan nilai yang tinggi untuk
pemakai
 16

Hirarkhi Data
Database sistems

Database

File

Record
Data Agregat
Data item

Byte

Bit
 17

 Bit
 sistem biner  0 & 1
 dasar komunikasi antar manusia (bahasa manusia) &
mesin (bahasa mesin)
 Byte
 bagian terkecil yang dialamatkan dalam memori
 sekumpulan bit yang secara konvensional terdapat
kombinasi 8 bit yang menyatakan 1 karakter dalam
memori
 1 byte = 1 karakter
 18

Field / atribut / data item

 unit terkecil yang disebut data

 sekumpulan byte yang mempunyai makna
 Jenis
 Fixed length field
 memiliki ukuran yang tetap  harus disediakan ukuran terbesar
 Variable length field
 memiliki ukuran berbeda  hemat, pemrograman rumit
 19

Data agregate

 sekumpulan field / atribut / data item dengan ciri

tertentu dan diberi nama
 Contoh:
 Tempat-Tanggal Lahir
 Tempat lahir  Char
 Tanggal lahir  Date
 20

Record

 sekumpulan field / atribut / data item yang saling

terhubung terhadap obyek tertentu
 Jenis
 Fixed length record
 semua field dalam record memiliki ukuran yang tetap
 Contoh: linked list dengan array
 Variable length record
 field-field dalam record dapat memiliki ukuran berbeda
 metode penandaan: end of record marker, indikator panjang,
dan tabel posisi record
 21

 File
 sekumpulan record sejenis secara relasi
yang tersimpan dalam memory sekunder
 Basis data
 sekumpulan dari bermacam-macam tipe
record yang memiliki hubungan antar
record dan rinci data terhadap obyek
tertentu
 22

 Sistem Basis Data:

 Basis Data
 Pemakai
 Perancang dan pengelola
 Teknik perancangan dan pengelolaan
 Komputer
 23

Sistem manajemen basis data

 Software untuk pengelolaan

database
 DDL  Definisi database
 Data Dictionary
 DML  Manipulasi
 DCL
 Privacy
 Security
 24

Infrastruktur Informasi
 Hardware
 Software
 Jaringan Komputer
 Database
 Information Management Personnel
 25

Faktor Informasi

 Fungsi
 Beaya
 Nilai
 Mutu
 26

Fungsi informasi

 Menambah pengetahuan
 Mengurangi ketidakpastian

 Mengurangi resiko kegagalan

 Mengurangi keanekaragaman atau variasi

yang tidak perlu

 Memberi standar, aturan, ukuran, dan

keputusan yang menentukan pencapaian

sasaran & tujuan
 27

 Beaya informasi

 Beaya perangkat keras

 Beaya analisis, desain, dan pelaksanaan
pengembangan
 Beaya tempat dan lingkungan
 Beaya perubahan
 Beaya operasi
 28

Nilai informasi
 Easily
 Completely
 Accuracy
 Relevance
 Timeless
 Clarity
 Flexibility
 Dapat dibuktikan
 Tidak ada prasangka
 Dapat diukur
 29

 Mutu informasi
 75% manajer menilai peningkatan mutu ~
jumlah informasi mempengaruh prestasi kerja
 Tetapi jika diberi kesempatan memilih
 > 90% manajer menyukai peningkatan mutu
 Perbedaan mutu informasi dipengaruhi oleh
adanya penyimpangan atau kesalahan
informasi
 30

Faktor penyebab kesalahan informasi

 Metode pengumpulan dan peng-ukuran data tidak
tepat
 Tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar
 Hilang atau tidak terolahnya data
 Pemeriksaan / pencatatan data yang salah
 Dokumen induk yang salah
 Kesalahan prosedur pengolahan
 Kesalahan yang disengaja
 31

 Solusi untuk penyebab kesalahan

informasi
 Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan
 Pemeriksaan
 Penambahan batas ketelitian
 Instruksi terprogram untuk menilai adanya
kesalahan
 32

 Perbedaan kebutuhan informasi terletak pada

 Isi
 Isi informasi untuk setiap fungsi operasional tergantung
pada fungsi
 Contoh:
 isi informasi untuk pemasaran <> isi informasi untuk personalia
 Ciri informasi yg dibutuhkan
 Ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada tingkat
kegiatan manajemen
 Informasi untuk:
top management<>middle management<>lower
management
 33

Kebutuhan informasi menurut kategori keputusan

Perencanaan Perencanaan Perencanaan

Ciri Informasi & pengendalian taktis strategis
operasional & pengendalian
manajemen
Sumber Sebagian besar  Eksternal
internal
Luasnya Sangat jelas, sempit  Sangat luas
Tingkat agregasi Sangat terinci  Agregat
Horison waktu Historis  Masa depan
Keadaan waktu Sangat baru  Agak lama
Kecermatan Tinggi  Rendah
Frek. Sangat tinggi  Jarang
pemakaian

Sumber: Gordon B. Davis, 1987

 34

Perbedaan jenis keputusan pada tingkat kegiatan manajemen

Tingkat Catatan
Perencanaan strategis Penetapan tujuan, definisi sasaran,
kebijakan, pedoman umum, yang
mengarahkan alur organisasi
Misal: bidang usaha, strategi pasar.
Perencanaan taktis & Perolehan sumber daya, taktik
pengendalian perolehan, lokasi, produk baru,
manajemen pemakaian anggaran, laporan
perbedaan (variance)
Perencanaan & Pendayagunaan fasilitas & Sumber
pengendalian Daya yg ada untuk menyelenggarakan
operasional kegiatan
Sumber: Gordon B. Davis, 1987
 35

Karakteristik kebutuhan informasi

Sumber: David Wilson, 1993