AKUNTANSI MANAJEMEN DAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

Oleh : FRIYA BENNY UTAMA F1311043 AKUNTANSI B

AKUNTANSI MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK A.Pendahuluan

Peran utama akuntansi manajemen sektor publik adalah menyediakan informasi akuntansi yang akan digunakan oleh manajer sektor publik dalam melakukan fungsi perencanaan dan pengendalian organisasi. Informasi akuntansi diberikan sebagai alat atau sarana untuk membantu manajer menjalankan fungsi-fungsi manajemen sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Fungsi manajemen, seperti perencanaan, pengkoordinasian, pengorganisasian, dan pengendalian tidak dapat dilakukan tanpa informasi yang memadai. Informasi dalam sebuah organisasi merupakan sebuah perekat yang mengikat fungsi-fungsi manajemen dalam sebuah sistem sehingga memungkinkan organisasi bertindak koheren dan harmonis antar berbagai fungsi.

B. Akuntansi Sebagai Alat Perencanaan Organisasi

Perencanaan merupakan cara organisasi menetapkan tujuan dan sasaran organisasi. Perencanaan meliputi aktivitas yang sifatnya strategik, taktis, dan melibatkan aspek operasional. Dalam hal perencanaan organisasi, akuntansi manajemen berperan dalam pemberian informasi historis dan prospektif untuk memfasilitasi perencanaan. Bagi tiap-tiap jenis organisasi, sistem perencanaan berbeda-beda tergantung pada tingkat ketidakpastian dan tingkat kestabilan lingkungan yang mempengaruhi. Semakin tinggi tingkat ketidakpastian dan ketidakstabilan lingkungan yang dihadapi organisasi, maka diperlukan sistem perencanaan yang semakin kompleks dan canggih. Dalam organisasi sektor publik, lingkungan yang mempengaruhi sangat heterogen, dimana faktor politik dan ekonomi sangat dominan dalam mempengaruhi tingkat kesetabilan organisasi. Sementara itu, tingkat ketidakpastian (turbulasi) yang dihadapi sektor publik di masa-masa mendatang akan semakin tinggi. Informasi akuntansi sebagai alat perencanaan pada dasarnya dapat dibedakan menjadi tiga kelompok yaitu: 1. Informasi yang sifatnya rutin atau ad hoc 2. Informasi kuantitatif atau kualitatif 3. Informasi disampaikan melalui saluran formal atau informal

C. Akuntansi Sebagai Alat Pengendalian Organisasi

Pola pengendalian tiap organisasi berbeda-beda tergantung pada jenis dan karakteristik organisasi. Organisasi bisnis, karena berorientasi pada perolehan laba, maka alat pengendaliannya lebih banyak bertumpu pada mekanisme organisasi (negotiated bargain) meskipun hal tersebut bervariasi untuk tiap organisasi dan tingkatan manajemen. Pengendalian untuk manajemen level bawah lebih bersifat tegas dan memaksa, sedangkan level atas lebih bersifat normatif.Sementara itu, organisasi sektor publik karena sifatnya tidak mengejar laba serta adanya pengaruh politik yang besar, maka alat pengendaliannya lebih banyak berupa peraturan birokrasi.

Pengendalian organisasi adalah terkait dengan pengintegrasian aktivitas fungsional ke dalam sistem organisasi secara keseluruhan. Pengendalian organisasi diperlukan untuk menjamin bahwa organisasi tidak menyimpang dari tujuan dan strategi organisasi yang telah diterapkan

D. Proses Perencanaan dan Pengendalian Manajerial Organisasi Sektor Publik

oPerencanaan dan pengendalian pada dasarnya merupakan dua sisi yang sama, sehingga keduanya harus dipertimbangkan secara bersama-sama. Perencanaan dan pengendalian merupakan suatu proses yang membentuk suatu siklus, sehingga satu tahap akan terkait dengan tahap yang lain dan terintegrasi dalam satu organisasi oTanpa pengendalian, perencanaan tidak akan berarti, karena tidak ada tindak lanjut untuk mengidentifikasi apakah rencana organisasi telah dicapai. Sebaliknya, tanpa perencanaan maka pengendalian tidak akan berarti karena tidak ada target atau rencana yang digunakan sebagai pembanding Jones and Pandlebury (1996) membagi proses perencanaan dan pengendalian manajerial pada organisasi sektor publik menjadi lima: a.Perencanaan tujuan dan sasaran dasar b.Perencanaan Operasional c.Penganggaran d.Pengendalian dan Pengukururan e.Pelaporan, analisis, dan umpan balik

E. Peran Akuntansi Manajemen Sektor Publik Peran utama akuntansi manajemen dalam organisasi sektor publik adalah memberikan informasi akuntansi yang relevan dan handal kepada manajer untuk melaksanakan fungsi perencanaan dan pengendalian organisasi. Peran akuntansi manajemen dalam organisasi sektor publik meliputi: 1.Perencanaan strategik. Pada tahap perencanaan strategik, manajemen organisasi membuat alternatif-alternatif program yang dapat mendukung strategi organisasi. Program tersebut diseleksi dan dipilih program yang sesuai dengan skala prioritas dan sumber daya yang dimiliki. 2.Pemberian informasi biaya. Biaya (cost) dalam konteks organisasi sektor publik dapat dikatagorikan menjadi tiga kelompok yaitu: biaya input, biaya output dan biaya proses. 3.Penilaian investasi. Penilaian investasi dalam organisasi publik dilakukan dengan menggunakan analisis biaya manfaat (cost benefit analysis). 4.Penganggaran. Akuntansi manajemen berperan untuk memfasilitasi terciptanya anggaran publik yang efektif. Terkait dengan tiga fungsi anggaran yaitu, sebagai alat alokasi sumber daya publik, alat distribusi, dan stabilisasi, maka akuntansi manajemen merupakan alat yang vital untuk proses mengalokasikan dan mendistribusikan sumber dana publik secara ekonomis, efisien, efektif, adil dan merata. 5. Penentuan biaya pelayanan dan penentuan tarif pelayanan. Kedua hal ini merupakan satu rangkaian yang keduanya sama-sama membutuhkan informasi akuntansi.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK A. Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik
Organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk memberikan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktivitas, yaitu: 1.perencanaan, 2.koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi, 3.komunikasi informasi, 4.pengambilan keputusan, 5.memotivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi, 6.pengendalian, 7.penilaian kinerja. oSistem pengendalian manajemen sektor publik berfokus bagaimana melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Sistem pengendalian manajemen tersebut harus didukung dengan perangkat yang lain berupa struktur organisasi yang sesuai dengan tipe pengendalian manajemen yang digunakan, manajemen sumber daya manusia, dan lingkungan yang mendukung. oStruktur organisasiharus sesuai dengan desain sistem pengendalian manajemen, karena sistem pengendalian manajemen berfokus pada unit-unit organisasi sebagai pusat pertanggungjawaban. oPusat-pusat pertanggungjawaban tersebut merupakan basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kerja.

B. Tipe Pengendalian Manajemen

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu: 1.Pengendalian preventif (preventive control). Pada tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi dan perencanaan strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program. 2.Pengendalian operasional (operational control). Pada tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. 3.pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.

C. Struktur Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat pertanggungjawaban (responsibility centers). Tujuan dibuatnya pusat-pusat pertanggungjawaban tersebut adalah: 1.Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajer dan unit organisasi yang dipimpinnya: 2.Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi; 3.Memfasilitasi terbentuknya goal congruence; 4.Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat; 5.Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan; 6.Sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien; dan 7.Sebagai alat pengendalian anggaran. Tanggung jawab manajer pusat pertanggungjawaban adalah untuk menciptakan hubungan yang optimal antara sumber daya input yang digunakan dengan output yang dihasilkan dikaitkan dengan target kinerja. Input diukur dengan jumlah sumber daya yang digunkan, sedangkan output diukur dengan jumlah produk/output yang dihasilkan.

Pusat-Pusat Pertanggungjawaban
Pada dasarnya terdapat empat jenis pusat pertanggungjawaban, yaitu: a.Pusat biaya (expense center) Pusat biaya adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan biaya yang telah dikeluarkan. b.Pusat pendapatan (revenue center) Pusat pendapatan adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasinya dinilai berdasarkan pendapatan yang dihasilkan. c.Pusat laba (profit center) Pusat laba adalah pusat pertanggungjawaban yang menandingkan input (expense) dengan output (revenue) dalam satuan moneter. d.Pusat investasi (investment center) Pusat investasi adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.

D. Proses Pengendalian Manajemen Sektor Publik

Proses pengendalian manajemen pada organisasi sektor publik dapat dilakukan dengan menggunakan saluran komunikasi formal maupun informal. Saluran komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal dalam organisasi yang meliputi: 1.perumusan strategi (strategy formulation) 2.perencanaan strategik (strategic planning) 3.penganggaran 4.operasional (pelaksanaan anggaran) 5.evaluasi kinerja. oSaluran komunikasi informal dapat dilakukan melalui komunikasi langsung, pertemuan informal, diskusi, atau melalui metoda management by walking around. oSistem pengendalian manajemen hendaknya dapat menjadi jembatan dalam mewujudkan adanya goal congruence, yaitu keselarasan antara tujuan organisasi dengan tujuan personal. oFaktor-faktor yang mempengaruhi goal congruence tersebut dapat dikategorikan dalam dua kelompok, yaitu faktor pengendalian formal dan faktor informal. Faktor pengendalian formal misalnya adalah sistem pengendalian manajemen, sistem aturan (rules of the game), dan reward & punishment system. Sementara itu, faktor informal terdiri atas faktor eksternal dan internal. Faktor pengendalian informal yang bersifat eksternal, misalnya etos kerja dan loyalitas karyawan, sedangkan yang bersifat internal misalnya: kultur organisasi (organitation culture), gaya manajemen (management style), dan gaya komunikasi(communication style).

1. Perumusan strategi (Strategy Formulation)

oPerumusan strategi adalah proses penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome), arah dan kebijakan, serta strategi organisasi. Perumusan strategi merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen puncak (top management). Perumusan strategi dapat bersifat tidak sistematis dan tidak harus kaku. oPerumusan strategi yang dihasilkan dari proses perumusan srategi merupakan strategi global (makro) atau dalam perusahaan disebut corporate level strategy. Strategi makro tersebut kemudian dijabarkan (break down) menjadi strategi lebih mikro dalam bentuk program-program, kegiatan, atau proyek. oStrategi organisasi ditetapkan untuk memberikan kemudahan dalam mencapai tujuan organisasi. Salah satu metode penentuan strategi adalah dengan menggunakan analisis SWOT (strength,weakness, opportunity, threat). Analisis SWOT dikembangkan dengan menganalisis faktor internal oragnisasi yang menjadi kekuatan dan kelemahan organisasi (care competence) dan memperhitungkan faktor eksternal berupa ancaman dan peluang. Berdasarkan analisis SWOT tersebut, organisasi dapat menentukan strategi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.

Olsen dan Eadie (1982) menyatakan bahwa proses perumusan strategi terdiri atas lima komponen dasar, yaitu: a.Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan oleh manajemen eksekuitf organisasi dan memberikan rerangka pengembangan strategi serta target yang akan dicapai. b.Analisis atau scanning lingkungan, terdiri dari pengidentifikasian dan pengukuran (assessment) faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan kondisi yang harus dipertimbangkan pada saat merumuskan strategi organisasi. c.Profil internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategik. d.Perumusan, evaluasi, dan pemilihan strategi. e.Implementasi dan pengendalian rencana strategik. Sementara itu Bryson (1995) membuat model delapan langkah untuk memfasilitasi proses perumusan strategi, yaitu: a.Memulai dan menyetujui proses perencanaan strategik. b.Identifikasi apa yang menjadi mandat organisasi. c.Klarifikasi misi dan nilai-nilai organisasi. d.Menilai lingkungan eksternal (peluang dan ancaman) e.Menilai lingkungan internal (kekuatan dan kelemahan)

2. Perencanaan Strategik (Strategic Planning)

oSistem pengendalian manajemen diawali dari perencanaan strategik (strategic plannig). Perencanaan strategik adalah proses penentuan program-program, aktivitas, atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan. oPerbedaannya dengan perumusan strategi adalah perumusan strategi merupakan proses untuk menentukan strategi, sedangkan perencanaan strategik adalahproses menentukan bagaimana mengimplementasikan strategi tersebut. Hasil perencanaan strategik berupa rencana-rencana strategik. Perencanaan strategik merupakan proses menurunkan strategi dalam bentuk program-program.

Manfaat perencanaan strategik bagi organisasi

Perencanaan strategik sangat penting bagi organisasi. Manfaat perencanaan strategik bagi organisasi, antara lain: a.Sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektf, b.Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan, c.Sebagai sarana untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yang optimal (efektf dan efisien), d.Sebagai rerangka untuk pelaksanaan tindakan jangka pendek (short term action), e.Sebagai sarana bagi manajemen untuk dapat memahami strategi organisasi secara lebih jelas, dan f.Sebagai alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi. Tujuan utama perencanaan strategik adalah untuk meningkatkan komunikasi antara manajer puncak dengan manajer level bawahnya. Adanya komunikasi ini akan memungkinkan terjadi persetujuan antara manajer puncak dengan manajer level bawah mengenai strategi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan. Hal ini akan mendorong terwujudnya goal congruence.

Mengubah Perencanaan Strategik Menjadi Tindakan Nyata

Perencanaan strategik bukan merupakan hasil akhir yang final. Perencanaan strategik perlu ditranslasikan dalam bentuk tindakan-tindakan konkrit. Maka dari itu, perencanaan strategik harus didukung oleh hal-hal berikut: a.Struktur pendukun, baik secara majerial maupun political will; b.Proses dan praktik implementasi di lapangan; dan c.Kultur organisasi. Struktur organisasi hendaknya dapat mendukung pelaksanaan strategi. Oleh karena itu, perlu dilakukan restrukturisasi dan reoragnisasi (institutional reform) agar selaras dengan strategi dan desain sistem pengendalian manajemen. Restrukturisasi tersebut didasarkan pada prinsip: a.Perubahan struktur organisasi hendaknya dapat meningkatkan kapasitas untuk mencapai strategi yang efektif. b.Pimpinan eksekutif bertanggung jawab untuk melaksanakan strategi dan arahan kebijakan hingga level bawah. c.Dewan bertanggung jawab secara kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi alokasi sumber daya, dan menilai kinerja manajemen (eksekutif).

3. Penganggaran
oTahap penganggaran dalam proses pengendalian manajemen sektor publik merupakan tahap yang dominan. oProses penganggaran pada organisasi sektor publik memiliki karakteristik yang agak berbeda dengan penganggaran pada sektor swasta. Perbedaan tersebut terutama adalah adanya pengaruh politk dalam proses penganggaran.

4. Penilaian Kinerja
oPenilaian kinerja adalah tahap akhir dari proses pengendalian manajemen, yang merupakan bagian dari proses pengendalian manajemen yang dapat digunakan sebagai alat pengendalian. oPengendalian manajemen melalui sistem penilaian kinerja dilakukan dengan cara menciptakan mekanisme reward & punishment. Sistem pemberian penghargaan (rewards) dan hukuman (punishment) digunakan sebagai pendorong bagi pencapaian strategi.