1

PROSES PEMBELIAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG Perusahaan dagang adalah suatu organisasi yang bergerak dibidang penjualan barang dan jasa. Kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan dagang tak lepas dari proses pembelian. Proses pembelian itu sendiri dilakukan perusahaan dagang sebagai fasilitas untuk menerima dan menyimpan persediaan barang yang nantinya akan dijual. Entitas yang berperan penting dalam proses pembelian adalah pemasok. Perusahaan memerlukan pemasok karena pemasok menyediakan barang-barang yang akan dijual oleh perusahaan nantinya. Persediaan barang merupakan kunci utama dalam kegiatan penjualan, karena jika tidak ada persediaan barang maka perusahaan tidak dapat menjalankan kegiatannya. Persediaan barang itu sendiri akan diperoleh perusahaan melalui proses pembelian terlebih dahulu. Oleh karena itu proses pembelian sangat berperan penting dalam kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dagang. Setiap harinya perusahaan dagang, jasa, maupun manufaktur melakukan pembelian guna memperlancar usahanya. Setiap perusahaan pun pasti membuat sistem agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Beberapa perusahaan pembeli menginginkan sedikit persediaan dengan biaya lebih rendah, tetapi memiliki produk yang selalu tersedia. Jika itu terjadi maka akan membuat konsumen puas. Proses Pembelian merupakan awal dari proses penjualan suatu barang di dalam perusahaan dagang. Oleh karena itu proses pembelian sangat penting peranannya dalam keberlangsungan perusahaan sehingga harus didukung oleh sistem dan pengendalian intern yang baik supaya proses pembelian berjalan sistematis dan mampu mengantisipasi serta mengatasi segala gangguan yang dapat menghambatnya.

PROSES PEMBELIAN

1.2 SASARAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan mampu untuk: 1. Mengetahui definisi dan fungsi dasar dari proses pembelian. 2. Mengetahui hubungan antara proses pembelian dan lingkungannya. 3. Mengetahui fungsi dari rantai persediaan dalam organisasi. 4. Memahami karakteristik logika dari tipe proses pembelian. 5. Menggambarkan proses logika dari proses pembelian.

PROSES PEMBELIAN

BAB II URAIAN MATERI

2.1 Definisi dan Fungsi Proses Pembelian Proses pembelian adalah suatu interaksi dari struktur orang-orang, peralatan metode-metode, dan pengendalian-pengendalian yang didesain untuk menyelesaikan fungsi utama, yaitu: 1. menangani pekerjaan rutin dari departemen pembelian dan penerimaan. 2. mendukung proses pengambilan keputusan bagi para manajer yang menangani departemen pembelian dan penerimaan 3. membantu menyiapkan laporan internal dan eksternal.

Pertama, proses pembelian menangani pekerjaan rutin dari departemen pembelian dan penerimaan dengan menangkap dan mencatat data operasi yang berhubungan dari hari ke hari dari departemen tersebut. Data yang telah dicatat selanjutnya dapat digunakan untuk menghasilkan sumber data (seperti laporan pesanan pembelian dan penerimaan) dan untuk membuat laporan internal dan eksternal. Proses pembelian mempersiapkan sejumlah laporan perseorangan yang digunakan pada berbagai level manajemen. Sebagai contoh, manajer departemen pembelian dapat menggunakan laporan pesanan pembelian untuk memastikan order yang belum terpenuhi. Dalam pembahasan ini kita akan membahas dua bagian yang akan berhubungan dengan proses pembelian yaitu barang dan jasa. Yang termasuk barang yaitu bahan baku, persediaan, perlengkapan, aktiva tetap, dan harta tak berwujud. Jasa digambarkan oleh pemasok di luar, mencakup kontraktor, perusahaan catering, servis handuk, konsultan, auditor dan lain sebagainya.

PROSES PEMBELIAN

2.2 Pengaturan Organisasi Proses pembelian berkaitan dengan fungsi dan proses di dalam ataupun di luar organisasi. Dalam makalah ini, kita akan membahas hubungan dan dampak yang akan didapat dalam proses operasi pembelian. 2.2.1 Perspektif Internal Gambar 2.1 dan table 2.1 menjelaskan tentang sebuah pandangan internal tentang hubungan antara proses pembelian dan lingkungan organisasinya. Gambar dan table tersebut menunjukkan berbagai arus informasi yang dihasilkan atau yang ditangkap oleh proses pembelian tersebut. Pemimpin pembelian di berbagai perusahaan disebut dengan sebutan yang berbeda, ada yang menyebutnya manajer pembelian, direktur pembelian, ataupun agen pembelian. Dalam pembahasan ini kita menggunakan istilah manajer pembelian. Manajer pembelian biasanya menjalankan aktivitas pembelian sebaik kewajiban administrative dalam menjalankan departemen. Di banyak organisasi, pembelian sebenarnya dilakukan oleh pembeli professional. Seperti yang akan kita lihat nanti di chapter 13, departemen pembelian dan penerimaan akan berpengaruh secara internal dengan: Departemen di dalam organisasi yang membuat permintaan untuk pembelian barang-barang dan jasa. Departemen Hutang dagang yang harus membayar barang-barang yang dibeli oleh perusahaan.

Kepala bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima barang yang datang, menandatangani surat muat yang dibawa oleh kurir atau pemasok, melaporkan penerimaan barang, dan menyerahkan barang yang telah diterima ke bagian gudang atau departemen yang bersangkutan.

PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.1 Perspektif Internal dalam Proses Pembelian

PROSES PEMBELIAN

No. Arus 1

Keterangan Permintaan pembelian dikirimkan dari departemen pengendalian ke departemen pembelian.

Permintaan pembelian dikirimkan dari berbagai departemen yang membutuhkan barang/jasa ke departemen pembelian.

3 4

Order pembelian dikirimkan ke pemasok. Salinan order pembelian dikirimkan ke berbagai departemen yang membutuhkan barang/jasa atau departemen pengendalian persediaan.

5 6 7 8 9

Salinan order pembelian dikirimkan ke departemen penerimaan barang. Salinan order pembelian dikirimkan ke departemen utang dagang. Barang/jasa diterima dari pemasok. Laporan penerimaan barang dikirim ke departemen utang dagang. Salinan laporan penerimaan barang dikirim ke departemen pembeliaan.

Table 2.1 Gambaran Alur Informasi

Tujuan yang Berlawanan dan Keraguan dalam Organisasi Tujuan dari para manajer bisa saja bertentangan dengan tujuan dari perusahaan secara keseluruhan. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin akan membeli barang dalam jumlah yang besar untuk mendapatkan keuntungan dari diskon pembelian dan untuk mengurangi biaya pengiriman. Tetapi menerima, memeriksa dan menyimpan dalam jumlah yang banyak mungkin akan menjadi masalah untuk departemen penerima barang dan bagian gudang. Disamping perbedaaan tujuan diantara manajer, keragu-raguan sering timbul dalam menggambarkan tujuan dan hasil dalam tujuan rapat. Sebagai

PROSES PEMBELIAN

contoh, salah satu dari tujuan bagian pembelian yaitu untuk memilih pemasok yang akan memberikan kualitas yang terbaik dengan harga yang murah dan pengiriman barang yang tepat waktu. Tetapi, apakah itu akan terpenuhi? Kenyataannya, satu pemasok mungkin tidak akan memenuhi ketiga syarat tersebut. Tujuan utamanya adalah perlu selalu memilih keputusan yang terbaik dalam berbagai macam konflik dan keterbatasan tempat dalam proses. Ini menyiratkan bahwa trade-offs harus menjadi prioritas diantara tujuan yang berlawanan. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan yang menjalankan sebuah industri yang sangat peka dalam memuaskan pelanggan, perusahaan tersebut mungkin rela untuk mengeluarkan harga yang tinggi untuk memastikan bahwa mereka menghasilkan barang barang dengan kualitas yang terbaik dan memperoleh pelanggan ketika dibutuhkan.

2.2.2 Perspektif Eksternal Gambar 2.2 menjelaskan tentang sebuah pandangan eksternal tentang hubungan antara proses pembelian dan lingkungan organisasinya. Hubungan antara organisasi, mencakup aliran komunikasi, barang, dan jasa, dari pemasok barang dagangan dan bahan baku melalui pelanggan perusahaan, disebut supply chain. Kami menggambarkan rantai persediaan (supply chain) sebagai system nilai, karena setiap pelaku dalam supply chain melakukan kumpulan aktivitas untuk mengubah inputs menjadi nilai outputs dari pelanggan perusahaan.

PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.2 Perspektif eksternal dalam Proses Pembelian: Rantai Persediaan Perusahaan (Sistem Nilai)

Supply Chain Management Supply Chain Management (SCM) adalah kombinasi dari proses dan prosedur yang digunakan untuk memastikan pengiriman barang dan jasa kepada pelanggan dengan harga yang rendah sedangkan meyediakan nilai yang tertinggi kepada para pelanggan. Tujuan dari SCM adalah untuk menaikan ketersediaan barang sementara itu mengurangi persediaan barang dari rantai persediaan. Untuk melakukan ini, pasangan supply chain harus mengkoordinasikan alur informasi dan barang fisik diantara anggota-anggota dari supply chain. SCOR (Supply Chain Operations Reference-Model) adalah suatu alat acuan proses yang mengijinkan perusahaan ke benchmark proses rantai persediaan merek dan untuk mengidentifikasi bagaimana cara membuat perbaikan di dalam proses dan hubungan yang dilakukan dengan mitra bisnis, para pemasok, dan pelanggan. Model ini menggambarkan lima komponen dasar untuk manajemen rantai persediaan, yaitu:
1.

Merencanakan. Mengukur permintaan pelanggan terhadap produk atau jasa dan mengembangkan pengiriman produk atau jasa. suatu tindakan ke sumber, hasil, dan

PROSES PEMBELIAN

2.

Sumber. Memilih sumber persediaan dan memperoleh jasa dan barang untuk meemnuhi perencanaan atau permintaan yang actual, penerimaan produk dan autorisasi pembayaran kepada pemasok.

3.

Membuat. Mengubah produk sampai ke proses terakhir untuk memenuhi perencanaan atau permintaan yang aktual.

4.

Mengirimkan. Ini adalah langkah pemenuhan pesanan. Menerima pesanan pelanggan, menyediakan barang atau jasa ke pelanggan, dan faktur pelanggan.

5.

Membalikan. Mendukung pelaksanaan post-delivery ke pelanggan dan menerima kerusakan atau kelebihan prouk dari pelanggan.

Secara umum, manajemen rantai persediaan memiliki keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

1. 2. 3.

Memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan. Meningkatkan persediaan dari produk (untuk pelanggan atau produksi) Meningkatkan permintaan pelanggan terhadap kesesuaian produk dan spesifikasi yang lain.

4. 5. 6.

Mengurangi persediaan dari seluruh rantai persediaan. Memperbaiki hubungan diantara pembeli dan penjual. Melancarkan beban kerja dalam kaitannya dengan perencanaan tibanya dan keberangkatan barang untuk mengurangi biaya lembur.

7.

Mengurangi harga produk sebagai hasil dari perencanaan pembelian melalui kontrak dan susunan yang lain.

8.

Meningkatkan pesanan pelanggan berkaitan dengan perbaikan tanggapan pelanggan.

9.

Mengurangi kerusakan produk melalui penetapan kualitas selama perencanaan dan pembagian informasi kerusakan dengan pemasok selama pelaksanaan pembelian.

10

PROSES PEMBELIAN

Selain memiliki keuntungan, SCM juga memiki beberapa kekurangan, yaitu: 1. Data tidak dikumpulkan atau tidak disaring melalui batasan-batasan yang fungsional. Sebagai contoh: Data penjualan terbaru harus diisikan ke dalam permintaan SCM untuk meramalkan permintaan terhadap system SCM. System prusahaan dan internet berhubungan dengan fasilitas khusus dari proses ini. Penyelenggaraan rantai persediaan tidak ada umpan balik terhadap system perencanaan. Juga, system perusahaan dapat menyampaikan pembelian, penerimaan, transportasi dan data logistik lainnya. Data seperti pelanggan, lokasi, garansi dan kontrak jasa, dibutuhkan untuk mendukung post-customer yang tidak tersedia. Data ini harus dikumpulkan selama proses penjualan dan membuat ketersediaan untuk ketepatan fungsi. 2. Garis kekeliruan dari tanggung jawab dan kurangnya kepercayaan dapat memimpin terhadap berkurangnya pembagian informasi diantara mitra supply chain. Masalah ini harus dihilangkan dari fase perencanaan SCM. 3. Ketidak-akuratan data dalam supply chain dapat mempengaruhi

keseluruhan supply chain secara negative. 4. Kelebihan kepercayaan terhadap software peramalan permintaan dapat memimpin ramalan yang tidak akurat. Kombinasi kecerdasan dari software peramalan permintaan dan pengalaman manusia akan menciptakan peramalan yang baik. 5. Persaingan yang objektif dapat menciptakan ramalan yang tidak realistis.

2.3 Gambaran Proses Logikal Gambar 2.3 adalah DFD conteks untuk proses pembelian. Yang memberitahukan tentang proses balasan dari permintaan barang dan jasa yang diterima dari proses persediaan dan dari berbagai departemen yang berhubungan

11

PROSES PEMBELIAN

dan mengirim pesanan pembelian ke pemasok dan berbagai pemberitahuan ke departemen yang lain. Pemasok merespon dengan mengirimkan barang dan jasa dengan menggunakan packing slip sebagai pemberitahuan sementara barang dan jasa dikirim.

Gambar 2.3 Proses Pembelian- Diagram Konteks

Gambar 2.4 menunjukkan data flow diagram level 0 untuk proses pembelian. Diasumsikan bahwa proses pembelian memperlihatkan 4 proses utama yang ditunjukkan oleh keempat bubbles dalam dfd tersebut. Permintaan pembelian dimulai oleh entitas-entitas yang berada di luar context dari proses pembelian. Proses pembelian dimulai dengan setiap departemen

mengidentifikasikan apa saja barang dan jasa yang diperlukan.

12

PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.4 Proses Pembelian- Diagram Level 0

Gambar 2.5 adalah contoh tampilan elektronik purchase requisition, yang merupakan permintaan internal untuk memperoleh barang dan jasa. Permintaan pembelian biasanya disetujui oleh supervisor departemen requsisi.

13

PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.6 adalah tampilan lower-level dari bubble 1.0 dalam gambar 2.4. Sepintas, proses persiapan sebuah permintan pembelian terlihat sangat simple dan langsung. Tetapi, pembahasan sebelumnya tentang supply chain management (SCM) menyatakan bahwa teknik dan metode dalam mempersiapkan permintaan pembelian meliputi penentuan apa barang yang akan dipesan, kapan kita memesan barang tersebut, dan berapa banyak kita akan memesan barang tersebut ternyata lebih rumit dan lengkap dari apa yang kita bayangkan pertama kali.

Gambar 2.6 Proses Pembelian- Diagram 1

Proses ini berhubungan dengan reordering inventory yang meliputi beberapa konsep dan teknik yang penting, seperti : a. Cyclical reordering adalah pendekatan yang paling mendasar untuk reordering inventory. Praktiknya, cyclical reordering menaksir total inventory dari sebuah organisasi (pada periodic basis) untuk menentukan status dari masing-masing inventory. Jika stock untuk inventory yang diberikan memperlihatkan ketidakcukupan untuk kebutuhan pelanggan dari periode selanjutnya, maka permintaan pembelian dipersiapkan.

14

PROSES PEMBELIAN

b. Reorder point (ROP) analysis mengakui bahwa setiap jenis inventory secara khusus dipengaruhi oleh kurs saat inventory tersebut dijual. c. Economic order quantity (EOQ) adalah teknik menganalisis semua peningkatan harga dengan mendapatkan dan membawa jenis-jenis khusus dari inventory.

5 elemen untuk meningkatkan harga persediaan : 1. opportunity cost of investment funds. 2. insurance cost. 3. property taxes. 4. storage cost. 5. cost of absolescence and deterionation. d. ABC analysis adalah teknik untuk mengurutkan jenis barang dalam group berdasarkan pada output dari item tersebut.

Pemesanan Barang dan Jasa Gambar 2.7, menggambarkan lower-level of bubble 2.0, memberikan tampilan tentang fungsi logical yang bersangkutan dengan proses memesan barang dan jasa. Proses pertama dalam memesan barang dan jasa yaitu memilih pemasok (bubble 2.1). Pembeli umumnya melihat vendor master data untuk mengidentifikasikan pemasok yang potensial dan kemudian mengevaluasi setiap calon pemasok. Pembeli sering mencoba untuk menggabungkan sebanyak mungkin pesanan pada pemasok yang sama dengan menggunakan blanket order dan atau annual agreement. Jika pembelian tersebut dilakukan secara besar-

15

PROSES PEMBELIAN

besaran untuk barang baru atau khusus, pembeli harus mendapatkan tawaran yang kompetitif ddan mengirim request for quotation (RFQ) kepada calon pemasok. Setelah pemasok terpilih, pembeli menyiapkan pesanan pembelian, yaitu permintaan terhadap pembelian barang/jasa dari pemasok, khususnya pesanan pembelian berisi data dari jumlah yang diperlukan, kecuali harga per unit, tanggal pengiriman, jatuh tempo, dan kondisi lainnya.

Gambar 2.7 Proses Pembelian- Diagram 2

Menerima Barang dan Jasa Gambar 2.8 menjelaskan tentang lower-level of bubble 3.0. Dalam inventory, vendor packing slip, yang menemani pembelian inventory dari pemasok dan mengidentifikasikan pengiriman, menjadi pemicu dari proses penerimaan. Seperti yang digambarkan pada proses 3.1, barang yang tiba di departemen penerimaan diperiksa dan dihitung. Proses ini membantu untuk menerima tujuan proses yang kedua, yaitu untuk memastikan bahwa barang yang benar dalam harga yang benar diterima dalam kondisi yang baik.

16

PROSES PEMBELIAN

Saat kondisi barang sudah diterima, proses 3.2, melengkapi cap penerimaan dan mencatat jumlah yang diterima pada peberitahuan penerimaan PO yang sudah disetujui. Saat catatan kuantitas diterima, pemberitahuan penerimaan PO menjadi laporan penerimaan yang formulirnya digunakan untuk mencatat tanda terima barang. Proses 3.3 membandingkan laporan penerimaan pada penyimpanan informasi dalam PO master data proses yang sering terjadi agar dilengkapi secar otomatis oleh system informasi. Bubble 3.3 juga menunjukkan aktivitas sebagai berikut: data tentang kepatuhan pemasok dengan jangka waktu pemesanan (qualitas produk, ketepatan waktu pengriman, dan lainnya) dihubungkan dengan vendor master data. Data laporan penerimaan ditaksir dari departemen piutang (laporan penerimaan) dari gudang (catatan persediaan). Inventory master data diperbaharui untuk menunjukkan inventory on hand tambahan. Akhirnya, PO master data di update untuk menunjukkan penerima barang tersebut dan data laporan penerimaan disimpan.

17

PROSES PEMBELIAN

Gambar 2.8 Proses Pembelian- Diagram 3

2.4 Deskripsi Data Logikal Proses Pembelian secara umum memerlukan beberapa data store yang berbeda. Inventory master data mengandung dokumen setiap persediaan barang yang disimpan di gudang atau biasa dipesan dari pemasok. Dokumen ini digunakan untuk mengatur dan membantu kesimbangan persediaan barang pada general ledger. The vendor master data, data biasanya diakses oleh bagian pembelian saat menyeleksi pemasok yang cocok. Selama pemrosesan, vendor master data dikembalikan untuk untuk mempersiapkan pesanan pembelian dan anggaran pembayaran. Untuk tambahan pemasukkan data pengenalan, vendor master data digunakan oleh manajemen untuk menilai prilaku pemasok dan membuat berbagai keputusan pemesanan. The purchase requisitions master data adalah gabungan dari daftar permintaan pembelian, permintaan untuk barang dan jasa dari perusahaan resmi

18

PROSES PEMBELIAN

dan dari perlengkapan persediaan dari system perlengkapan persediaan resmi seperti proses SCM. The Purchase order master data adalah gabungan dari pesanan pembelian terbuka dan memasukan status dari beberapa item dalam pemesanan. Untuk menjaga alur pembelian, departemen pembelian membuat catatan pada purchase order master data. Pesanan ditutup jika tanda terima dan acceptance seluruh barang telah jelas sesuai pesanan.

2.5 Rancangan Database Logikal

Gambar 2.9 Entry-Relationship (E-R) Diagram (Partial) for the Purchasing Process

19

PROSES PEMBELIAN

Diagram entitas- relationship dapat dipakai untuk proses pembelian yang diperlihatkan pada figure 2.9 inventory, vendors, purchase_requisitions, purchase_orders, dan purchase_receipts mengandung informasi khusus mengenai entitas setiap karyawan, termasuk otorisasinya untuk menghasilkan purchase requisitions, persiapan purchase orders, penerimaan barang, dan lain-lain. Purchasing-relations mengumpulkan dokumen dari peristiwa pembelian sebagai progress mereka. Lingkaran dari hubungan ini menunjukan kalau kita akan mendapat hubungan atau relasi di database kita dalam hubungan ini sementara relasi yang lain tidak akan mendapatkan relasi yang berhubungan.

20

PROSES PEMBELIAN

BAB III KESIMPULAN

3.1 KESIMPULAN Proses pembelian adalah suatu interaksi dari struktur orang-orang, peralatan metode-metode, dan pengendalian-pengendalian yang didesain untuk

menyelesaikan fungsi utama, yaitu: 1. menangani pekerjaan rutin dari departemen pembelian dan penerimaan. 2. mendukung proses pengambilan keputusan bagi para manajer yang menangani departemen pembelian dan penerimaan 3. membantu menyiapkan laporan internal dan eksternal.

Proses pembelian berkaitan dengan fungsi dan proses di dalam ataupun di luar organisasi. Hubungan antara organisasi, mencakup aliran komunikasi, barang, dan jasa, dari pemasok barang dagangan dan bahan baku melalui pelanggan perusahaan, yang disebut dengan supply chain.

Proses Pembelian secara umum memerlukan beberapa data store yang berbeda. Inventory master data mengandung dokumen setiap persediaan barang yang disimpan di gudang atau biasa dipesan dari pemasok. Dokumen ini digunakan untuk mengatur dan membantu kesimbangan persediaan barang pada general ledger. The vendor master data, data biasanya diakses oleh bagian pembelian saat menyeleksi pemasok yang cocok.