Minggu ke 2 -1
PROSES MANAJEMEN
PERENCANAAN (1)
Tahap awal dari proses manajemen Suatu persiapan untuk menghadapi masa depan dan
mencerminkan upaya untuk mendapatkan hasil yang terbaik dengan dukungan sumber daya terbatas
Menyusun rencana untuk menentukan arah yang akan
Minggu ke 2 -2
PROSES MANAJEMEN
PERENCANAAN (2)
Kapan & bagaimana kegiatan hendaknya dilaksanakan Rangkaian proses pengambilan keputusan
daya manusia
Minggu ke 2 -3
PROSES MANAJEMEN
PERENCANAAN (3)
persoalan
Bidang usaha apa yang akan dimasuki oleh perusahaan ? Bagaimana alokasi sumber daya pada bidang usaha ?
Minggu ke 2 -4
PROSES MANAJEMEN
PERENCANAAN (4)
Minggu ke 2 -5
PROSES MANAJEMEN
Horizon Waktu PERSPEKTIF PERENCANAAN Bidang Perencanaan
Produksi
Riset Pengembangan produk baru Keuangan Kebijakan Pemasaran Strategi Akuisisi Sasaran Fasilitas Tujuan Sumber daya manusia Arah Cita-cita Fleksibel/kaku Pasti/kurang pasti Mendesak/Tidak mendesak Komprehensif/parsial Sangat penting/kurang penting Gugus tugas Kualitatif/Kuantitatif Proyek
Elemen Rencana
Aturan
Prosedur Anggaran Program
Karakteristik Rencana
Unit Organisasi
Jangka pendek
Jangka menengah Jangka panjang Jangka sangat panjang
Murah/mahal
Rasional/Tidak rasional Rahasia/Pubik Strategis/taktis
Korporasi
Anak Perusahan Devisi Departemen
Minggu ke 2 -6
PROSES MANAJEMEN
Puncak ORIENTASI PERENCANAAN
Fokus
Dimensi
Manajemen Puncak
Manajemen Madya
Kompetisi & pengembangan sumber daya Keuntungan masa depan Perumusan sasaran & program
Keselamatan & pengembangan jangka panjang Posisi masa depan Formulasi kebijakan & strategi
Problem operasional
Tujuan Proses
Business key success factors Ganjaran Pertumbuhan yang berkelanjutan Pengembangan potensi masa depan Kekuatan & kelemahan Informasi fungsional Profesional & adhokrasi Pendekatan sistem Resiko rasional Efesiensi & stabilitas Kemajuan pelaksanaan kegiatan (present business) Terstruktur & stabil Reaktif Berdasarkan pengalaman Resiko rendah
Informasi
Kecenderungan
Minggu ke 2 -7
PROSES MANAJEMEN
LANGKAH PERENCANAAN
Minggu ke 2 -8
PROSES MANAJEMEN
TAHAP DASAR PERENCANAAN (1)
Penetapan tujuan:
Degre of excellent yang ingin dicapai Misi organisasi: perkiraan situasi masa depan Arah, ruang lingkup usaha, segmen produk & pasar,
Minggu ke 2 -9
PERENCANAAN
PERMASALAHAN PENETAPAN TUJUAN
Takut salah (gagal, rasa malu, dianggap tidak mampu, tidak menghargai orang
lain)
Minggu ke 2 -10
PROSES MANAJEMEN
TAHAP DASAR PERENCANAAN (2)
ini ?
Minggu ke 2 -11
PROSES MANAJEMEN
TAHAP DASAR PERENCANAAN (2)
Identifikasi dukungan & hambatan: Identifikasi faktor eksternal dimasa yang akan datang Faktor internal & eksternal apa yang membantu atau menimbulkan masalah dalam mencapai tujuan
Penetapan tindakan: Penetapan keputusan mengenai keadaan masa depan yang harus dibentuk
Minggu ke 2 -12
PERENCANAAN (1)
HIERARKHI PERENCANAAN
Rencana Strategis: Mempertemukan organisasi dengan tujuan yang ditetapkan organisasi, dalam rangka mengimplementasikan misi perusahaan Rencana Operasional: Rencana detail yang menjabarkan bagaimana rencana strategis dapat direalisasikan ke dalam pelaksanaan pekerjaan seharihari
Minggu ke 2 -13
PERENCANAAN (2)
HIERARKHI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI
Goal (sasaran)
Rencana Strategis
Rencana Operasional
Single-Use Plans
Standing Plans
Kebijakan
Aturan
Minggu ke 2 -14
HIERARKHI PERENCANAAN
RENCANA OPERASIONAL
Single-use Plan (Rencana sekali pakai): Rencana yang dikembangkan untuk menyelesaikan suatu tujuan yang sangat spesifik dan tidak digunakan lagi setelah tujuan yang dimaksudkan diselesaikan
Standing Plan: Pendekatan atau rencana yang dibakukan untuk menangani situasi yang sedang dihadapi atau diperkirakan
Minggu ke 2 -15
RENCANA OPERASIONAL
SINGLE USE PLAN (1)
mencapai tujuan Unit organisasi atau personil penanggung jawab setiap langkah Urutan dan waktu untuk setiap kegiatan
Minggu ke 2 -16
RENCANA OPERASIONAL
SINGLE USE PLAN (2)
Proyek: Bagian kecil dari program yang lingkup kerjanya sangat khusus dan waktunya cukup banyak
Anggaran: Sumber dana yang diperlukan dalam jangka waktu tertentu
Minggu ke 2 -17
RENCANA OPERASIONAL
STANDING PLAN (1)
apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pimpinan atau karyawan
Minggu ke 2 -18
RENCANA OPERASIONAL
STANDING PLAN (2)
Standard Procedure (SOP-Standard Operating Procedure): Proses kerja yang merupakan rincian dari kebijakan Aturan (Rules): Pernyataan yang menjelaskan suatu tindakan spesifik harus atau dilarang dilakukan dalam suatu kondisi tertentu
Minggu ke 2 -19
PERENCANAAN
TEKNIK DAN ALAT BANTU PERENCANAAN
mendatang.
2 jenis : Peramalan Kualitatif & Peramalan Kuantitatif
Minggu ke 2 -20
PERENCANAAN
PERAMALAN: METODA KUALITATIF (1)
Metoda Judgement:
Menggunakan opini atau dugaan sebagai data Survey pendapat dilakukan dengan cara penjurian,
teknik Delphi, dll Kelemahan: terjadinya bias pada waktu survey pendapat
Minggu ke 2 -21
PERENCANAAN
PERAMALAN: METODA KUALITATIF (2)
Metoda Proyektif:
Pencetusan gagasan & dibentuk sedikit demi sedikit menjadi solusi. Brainstorming: kelompok memusatkan pikiran secara intensif pada
masalah yang dihadapi, gagasan dilontarkan secara cepat sebanyakbanyaknya tanpa diskusi & kritik, dilanjutkan dengan konstruksi skenario (pembentukan logika pemikiran, urutan kerja secara hipotesis dan menjawab pertanyaan).
Membutuhkan keahlian dalam berbagai bidang.
Minggu ke 2 -22
kecenderungan masa depan & sekarang Kelemahan: mempertimbangkan satu variabel kunci
Minggu ke 2 -23
PERENCANAAN
TEKNIK DAN ALAT BANTU PERENCANAAN
B. PERENCANAAN PROYEK Diagram Network: menjelaskan kegiatan dari proyek serta hubungan
ketergantungan antar kegiatan.
Review Technique): metoda yang menjelaskan urutan kerja yang paling kritis
atau peluang yang diperhatikan dalam suatu proyek.
Minggu ke 2 -24
PERENCANAAN
DIAGRAM NETWORK
Minggu ke 2 -25
PERENCANAAN
GANTT CHART & MILLESTONE
Waktu KEGIATAN
Minggu ke 2 -26
PERENCANAAN STRATEGIS
Perencanaan: Proses untuk menentukan sasaran organisasi & menetapkan cara untuk mencapainya Perencanaan strategis: Proses untuk menetapkan sasaran organisasi pada jangka waktu yang cukup panjang serta langkah atau tindakan yang diperlukan untuk mencapai sasaran tersebut
Minggu ke 2 -27
STRATEGI (DEFINISI)
mempunyai cakupan luas untuk menetapkan & mencapai tujuan organisasi serta mengimplementasikan misi organisasi
Mengenai apa yang dilaksanakan oleh organisasi pola
Minggu ke 2 -28
STRATEGI (KARAKTERISTIK)
Horizon waktu (waktu cukup panjang segi keberlakuannya maupun dari
dampak terhadap keadaan perusahaan)
Dampak (berpengaruh terhadap hampir semua fungsi dalam organisasi) Konsentrasi Usaha (membutuhkan konsentrasi suatu usaha, kegiatan atau
perhatian tertentu)
Minggu ke 2 -29
Minggu ke 2 -30
EVOLUSI KONSEP STRATEGI STRATEGI SEBAGAI PERUMUSAN KEBIJAKAN Approach Business Policy (50an Policy Formulation 60an)
mengenai apa yang boleh & apa yang tidak boleh dilakukan oleh suatu fungsi tertentu
Minggu ke 2 -31
Perubahan lingkungan pendekatan strategi perusahaan 2 faktor perubahan pendekatan strategi: Tingkat pertumbuhan lingkungan bertambah secara cepat
perusahaan tergantung terhadap lingkungan kecepatan munculnya gagasan produk baru & hilangnya produk baru
Minggu ke 2 -32
Pertumbuhan perusahaan (ukuran & kompleksitas) Fortune 1949: 500 perusahaan single product line 1970: perusahaan multi-industri, usaha multi nasional Chandler, Ansoff, Kenneth Andrew (1965 1975): Initial Strategy
Minggu ke 2 -33
Minggu ke 2 -34
pengendalian strategi
6 tugas dasar:
Minggu ke 2 -35
Strategi masa lalu: kemungkinan keberhasilan strategis di masa mendatang Implementasi strategi: bagaimana mengadministrasikan kegiatan sehingga
terlaksana secara konsisten agar getting the job done
Minggu ke 2 -36
benar ?
Minggu ke 2 -37
Strategi tingkat korporasi: Strategi yang diformulasikan oleh top management, berkaitan dengan pengoperasian organisasi yang mengandung lebih dari satu line of business
Bisnis apa yang akan masuk, dan apa yang akan keluar ? Pelanggan mana yang akan dilayani ?
Minggu ke 2 -38
Teknologi baru apa yang akan digunakan ? Bagaimana kita mengatur kegiatan & bagaimana sumber dialokasikan
Strategi tingkat unit bisnis: Strategi yang dilakukan dalam bisnis tertentu untuk memenangkan persaingan yang mungkin berbeda penangannya dengan bisnis lainnya
Bagaimana bisnis ini bersaing di dalam pemasaran ?
Minggu ke 2 -39
Pelanggan mana yang akan dilayani ? Bagaimana fungsi-fungsi diatur ? Bagaimana sumber-sumber didistribusikan ?
Strategi tingkat fungsional: Penetapan kerangka dasar untuk mengelola setiap fungsi di dalam organisasi: finance, R&D, SDM, dst.
Minggu ke 2 -40
Kerangka Portofolio: Matriks BCG (Boston Consulting Group) Tujuan: menetapkan strategi pada tingkatan korporasi
Star : angka relatif market share tinggi, perusahaan perlu mempertahankan posisi dengan mengeluarkan dana position maintenance, sehingga jumlah dana yang dikeluarkan cukup moderat
Minggu ke 2 -41
Question Mark : perlu berusaha untuk meraih posisi Star dengan dana investasi, perlu pemakaian dana cukup besar Dog : dana keluar atau masuk dalam jumlah yang tidak terlalu besar
Cash Cow : posisi penumpukkan dana masuk, menunggu posisi pertumbuhan pasar yang lebih menguntungkan
Minggu ke 2 -42
Kerangka Analisis Industri (Porter-Harvard Business School) Lima kekuatan ancaman terhadap pasar dari industri analisis SWOT
Minggu ke 2 -43
membawa modal besar, teknologi tinggi, perusahaan yang mempunyai nama besar yang sudah lama dikenal
Minggu ke 2 -44
PROSES MANAJEMEN
PENGENDALIAN
memungkinkan untuk mendeteksi penyimpangan dari perencanaan secara tepat waktu dan mengambil tindakan perbaikan
Minggu ke 2 -45
PENGENDALIAN
DEFINISI (MOCKLER)
ditetapkan sebelumnya, Menentukan apakah ada penyimpangan, Mengukur signifikansi dari penyimpangan tersebut, Mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan,
cara yang paling efektif & efesien dalam mencapai sasaran perusahaan
Minggu ke 2 -46
Minggu ke 2 -47
PENGUKURAN PRESTASI
Minggu ke 2 -48
Minggu ke 2 -49
Minggu ke 2 -50
Frekuensi pengukuran: Sesuai dengan karakteristik proses: siklus pendek maka frekuensi pengukuran harus tinggi Arah umpan baik: harus diberikan kepada orang/unit
organisasi
Minggu ke 2 -51
Informasi memiliki ketelitian EFEKTIFITAS PENGENDALIAN KARAKTERISTIK yang cukup baik, sehingga bisa diambil tindakan koreksi yang tepat Informasi harus tepat waktu & relevan Informasi harus mudah dimengerti & bersifat objektif Fokus pada tindakan koreksi yang dapat diterapkan secara efektif Memperhatikan aspek ekonomi & efesiensi Sesuai dengan organisasi yang berlaku saat ini
Minggu ke 2 -52
LATIHAN MINGGU KE 2:mahasiswa, dari program sehari-hari yang dihadapi untuk masing-masing
Tentukan tujuan apa yang akan dicapai,lalu rumuskan saat ini berada pada kondisi apa?, Dukungna apa dan hambatan apa yang dihadapi, tindakan /program apa Saja yang perlu dilakukan serta bagaimana perkiraan waktunya?
Minggu ke 2 -53 OMAS SAULUDIN, S.PD, M.M