Teknik Rapat

PENGANTAR. Berikut ini disampaikan pegetahuan dasar tentang rapat. Sebagai suatu pengetahuan dasar, materi ini hanya sekedar mengantarkan Anggota Muda agar dapat menyelenggarakan suatu rapat dengan baik. Rapat dapat di ibaratkan dengan memancing/mengail. Persiapan adalah penting untuk keberhasilan. Bila anda memacing, anda harus mempersiapkan diri dengan membersihkan kail, mencari umpan dll. Tanpa persiapan usaha anda untuk tidak akan banyak membawa hasil. Sama halnya dengan mengadakan rapat, persiapan akan membawa hasil. Secara umum, ihwal rapat dapat dibagi dalam 3 kegiatan: 1. Tahap persiapan rapat: a. Persiapan teknis rapat b. Parsiapan pola rapat. 2. Tahap pelaksanaan rapat, 3. Tahap sesudah rapat. a. 1. PERSIAPAN RAPAT. Persiapan teknis. a.1. Undangan/pemberitahuan rapat. Undangan rapat hendaknya telah sampai ketangan anggota paling tidak seminggu sebelum rapat dilaksanakan. Ini penting untuk menjamin jumlah kehadiran dalam rapat dan mutu pembicaraan dalam rapat. Seseorang yang mendapat pemberitahuan rapat 1 atau 2 hari sebelum rapat diadakan, akan berakibat selain kehadiran tidak dijamin atau bila ia hadir sumbangan pikirannya cenderung kurang matang karena kurang persiapan. Dalam undangan, harus jelas: waktu rapat, tempat, materi/acara dan pengundang rapat. a.2. Materi/acara rapat. Dalam undangan harus dijelaskan dengan agak terperinci butir-butir acara yang akan dibicarakan dalam rapat. Dengan demikian diharapkan bahwa anggota yang diundang dalam rapat, tidak datang dengan kepala kosong (sekedar hadir) dalam rapat. a.3. Tempat rapat. Kondisi tempat/ruang rapat, sedikit banyak mempengaruhi mekanisme penyelenggaraan suatu rapat. Ruangan yang terlalu panas, dingin, gelap atau lingkungan yang terlalu ribut akan mempengaruhi efektifitas konsentrasi para peserta rapat. Oleh karenanya pilihlah ruang yang secara psikologis membetahkan peserta rapat. a.4. Perlengkapan rapat. Sebelum rapat dimulai siapkan segala yang nantinya akan melayani forum rapat tersebut. Siapa yang akan menulis notulensi rapat, kertas-kertas catatan, file-file yang berhubungan dengan materi rapat, sound system, teknisi, konsumsi, dsb. Persiapan pola rapat. b.1. Tujuan rapat. Tentukan sasaran rapat. Mengapa anda mengadakan rapat? Hasil apa yang hendak anda capai?
Halaman 1 dari 6

b.

Biasanya alasan mengadakan rapat adalah: Memberi informasi kepada anggota mengenai sesuatu hal yang menyangkut kepentingan mereka, kegiatan yang akan diselenggarakan dll. Membahas problem/masalah yang terjadi atau ada dalam aktivitas sehari-hari, agar dapat membantu mencari jalan keluarnya. b.2. Materi/topik. Buatlah daftar topik yang hendak anda bahas untuk mencapai sasaran yang telah anda tentukan. b.3. Menentukan urutan topik pembahasan b.4. Kerangka rapat Buatlah suatu kerangka sebagai pedoman anda dalam rapat nanti. Kerangka tersebut tidak perlu panjang lebar. Harus memuat topik, urutan pembahasan dan beberapa pokok yang ingin anda tekankan didalam rapat. Saran-saran lebih lanjut yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan rapat: Bila ada tamu/orang undangan lain ikut serta dalam rapat, usahakan agar ia mengetahui hal-hal apa yang diharapkan daripadanya. Berilah waktu kepadanya untuk mempersipakan diri. Pergunakanlah laporan dan angka-angka untuk memperjelas pokok-pokok yang anda kemukakan. Cobalah membanyangkan problem atau pertanyaan khusus yang mungkin akan timbul/terjadi, bagaimana anda akan mengahadapinya. Apakah yang akan hadir terlalu banyak? Suatu kelompok dengan 5 sampai 10 orang adalah ideal untuk rapat. Hal yang menjadi perhatian: Meskipun harus dipersiapkan sunguh-sunguh, namun suatu rencana yang baik adalah yang fleksibel. Harus diperhatikan juga, apakah ada hal-hal dari anggota untuk dibahas dalam rapat tersebut. Bila mereka merasa bahwa masalah/usulan mereka dikesampingkan, maka semangat dan minat mereka untuk rapat akan menjadi luntur. 2. PELAKSANAAN RAPAT. Apabila tahap pelaksanaan rapat telah dianggap sempurna, maka barulah suatu rapat dapat diselenggarakan. Pelaksanaan rapat akan berjalan bila ada peserta dan proses rapat tersebut. 1. Peserta rapat Peserta rapat adalah mereka yang dengan resmi diundang untuk menghadiri suatu rapat. Umumnya, setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama dalam rapat. Dalam peraturan organisasi biasanya diatur tentang abasah tidaknya suatu rapat. Suatu rapat dianggap sah, apabila ia dihadiri sejumlah minimal orang (kuorom) sebagaimana yang disebut oleh peraturan organisasi. 2. Jalannya rapat. Rapat dipimpin oleh seorang ketua/pimpinan rapat yang mempunyai tugas mengarahkan /membimbing rapat untuk mencapai kesimpulan. Dalam memulai rapat, anda dapat melakukan hal-hal sebagai berikut: - Menyatakan dengan jelas sasaran dan memberitahukan secara singkat topik atau materi yang akan dibahas. - Meninjau notulen rapat yang lalu, misalnya bila ada rekomendasi/keputusan sebelumnya. Tegaskan apa yang telah dilaksanakan sejak rapat yang lalu dan apa yang belum dilaksanakan.
Halaman 2 dari 6

Memberikan informasi yang perlu, agar pembahasan problem dapat berjalan lancar. - Bila ada tamu/undangan lain, perkenalkan dia dengan menyebutkan nama, pekerjaan dll dan beritahukan pula mengapa dia ada dalam rapat ini. Selain hal-hal tersebut diatas, peserta rapat mempunyai hak untuk menambah atau mengurangi topik/materi rapat. Selama rapat berlangsung, sekretaris merekam/mencatat seluruh pembicaraan dalam rapat (notulensi). Cara Ketua memimpin rapat. Pembukaan : Tujuan rapat. Materi rapat. Susunan acara (pembabakan). Jalannya Rapat: Mengambil keputusan-keputusan dari pendapat-pendapat yang dikemukakan oleh peserta rapat. Penutup : Dibacakan keputusan rapat oleh sekretaris, setelah disetujui, rapat ditutup. 3. Tata tertib. Untuk menjamin keteraturan rapat, maka perlu ada tata tertib rapat. Tata tertib itu menyangkut misalnya: interupsi, giliran berbicara, menanggapi pembicaraan, sopan santun dan hal lain yang dirasa perlu diatur untuk ketertiban rapat. 4. Interupsi. Interupsi (menyela pembicaraan) diperkenankan untuk keperluan kejelasan masalah, pelanggaran tata-tertib, penyimpangan topik pembicaraan, ijin meninggalkan tempat. Seorang peserta rapat bisa mempergunakan hak interupsi setelah terlebih dahulu mendapat ijin Ketua rapat. 5. Interaksi antar peserta. Menaggapi pembicaraan peserta yang lain dimungkinkan melalui dan atas ijin Ketua rapat. Dalam proses interaksi, ada beberapa sifat dari peserta rapat yang perlu diperhatikan, dibagi 2 golongan, yaitu: 1. Pembicara yang banyak mulut 2. Pendiam dalam rapat. 1. Pembicara yang banyak mulut. Pada suatu saat kita akan menghadapi peserta rapat yang banyak mulut. Ia akan mengkandaskan kelompok bila tidak dikendalikan, semua anggota lain dapat menjadi acuh tak acuh karena hanya satu atau dua orang saja yang mendominir pembicaraan. Tipe-tipenya adalah: a. Tukang oposisi. Peserta rapat seperti ini selalu berusaha berbeda pendapat dengan peserta lainnya. Sampai batas-batas tertentu sifat ini baik untuk menguji keabsahan suatu pendapat. Tetapi apabila ia telah berorintasi pada kepentingan pribadi, maka pimpinan/ketua rapat harus secara taktis menghentikan tingkah laku seperti ini. Tugas anda adalah memberikan kesempatan berbicara pada setiap peserta rapat yang lain atau dengan tehnik tidak menyalahkan, tapi juga tidak membenarkan pandapatnya atau bisa juga mengiyakan kemudian menyerang balik dari belakang.
Halaman 3 dari 6

b. Sok tahu. Biasanya peserta rapat yang sok tahu, hanya ingin mendominir pembicaraan padahal dia sendiri biasanya tidak mempunyai pendapat yang argumentatif. c. Tukang omong Tipe seperti ini hanya ingin ikut bicara saja, mereka merasa puas jika mereka telah mendapat kesempatan, idenya banyak tapi argumentasinya lemah. d. Mau menang sendiri Peserta seperti ini ingin memaksakan pendapatnya sendiri. Biasanya mereka memang menguasai persoalan yang sedang dibicarakan dan mengangap peserta lainya tidak tahu apa-apa. Segi negatif akan muncul bila faktor emosi ikut mempengaruhi pembicaraan. e. Bicara berbelit-belit. Orang yang tidak menguasai pembicaraan tetapi ingin ikut berbicara, biasanya pembicaraannya berbelit-belit untuk menyembunyikan ketidaktahuannya. f. Tukang Interupsi Tipe seperti ini paling senang menyela/memotong pembicaraan sampai pada hal-hal yang sebetulnya sepele. g. Oportunis. Peserta oportunis berusaha memperoleh keuntungan pribadi dari setiap pembicaraan. Ia biasanya orang yang tidak punya pendirian. Ia akan mendukung setiap usulan yang dia anggap menguntungkan, akibatnya ia akan lebih banyak berbicara kearah pembicaraan yang menyangkut kepentingan pribadinya. Ketua/pimpinan rapat biasa minta ketegasan sikap dari yang bersangkutan. Beberapa saran untuk mengatasi pembicara yang banyak mulut adalah: - Alihkan pembicaraan kepada orang lain dengan jalan mengajukan pertanyaan. - Memberikan kesempatan lebih banyak kepada yang peserta lain. - Mungkin baik juga bila anda tidak menatapnya. - Mengintrupsinya secara bijaksana, seperti misalnya Baiklah, telah kita dengar semuanya pendapat si A ini. Marilah kita dengar pula pendapat si B. Atau Terima kasih atas pendapat saudara A, rupanya waktu lewat begitu capat dan kita dengarkan pendapat-pendapat lain 2. Pendiam dalam rapat. Rupanya tidak hanya orang yang banyak mulut yang sukar dikendalikan. Karena tidak mudah pula membuat seorang pendiam untuk berbicara dalam rapat. Anda ingin setiap orang diberi kesempatan untuk bicara, namun anda juga ingin jangan sampai menyinggung perasaan mereka. Tipe-tipe orang yang pendiam dalam rapat. Pemalu Peserta seperti ini biasanya takut untuk salah sehingga cenderung memilih berdiam diri. Pengikut/pengekor (Yes Men) Peserta rapat seperti ini cenderung mengiyakan setiap pendapat yang muncul dalam rapat. Ia adalah orang yang tidak mau ambil/campur tangan dengan masalah yang dihadapi. Baginya apapun keputusan yang diambil tidak begitu penting baginya. Oleh sebab itu ia cenderung menyetujui saja setiap
Halaman 4 dari 6

a. b.

keputusan rapat. Dalam menghadapi orang seperti ini, Ketua/pemimpin bersama anggota lain harus menyadarkan yang bersangkutan, tentang pentingnya pendapat yang bersangkutan dalam pengabilan keputusan rapat. c. Penganalisa Mereka biasanya lebih banyak berdiam diri sambil menganalisa pembicaraan rapat. Pada waktunya dia akan tampil dengan suatu gagasanpenyimpulan seakan itu murni dari yang bersangkutan sendiri. Beberapa saran untuk membantu Si Pendiam agar mau berbiara - Arahkan pembicaraan kepadanya dengan mengajukan pertanyaan langsung. Mula-mula dengan pertanyaan yang anda yakin dia pasti dapat menjawab. - Bilamana perlu dan memang tepat, berikan pujian yang tulus. - Beberapa orang dapat ditarik untuk mau berbicara dengan menggunakan lelucon/humor. Hal ini dapat dilakukan apabila anda sudah mengenal betul dengan orangnya. Saran-saran tersebut dapat anda gunakan sesuai dengan keadaan/suasana rapat yang menurut anda tepat serta dapat menambah atau merubahnya. 6. Pengambilan keputusan. Karena pada dasarnya rapat adalah proses pengambilan keputusan , maka Ketua harus berusaha membimbing rapat agar bisa menghasilkan suatu keputusan. Suatu proses pengambilan keputusan diawali dengan: Perumusan masalah yang dihadapi. - Menginventarisasi segala aspek yang berhubungan dengan persoalan yang dibahas. - Mengenali/merumuskan kembali secara lebih sempurna persoalan yang dihadapi. Pengumpulan pendapat peserta terhadap persoalan tersebut. Alternatif-alternatif pemecahan masalah yang dihadapi. Pilihan alternatif terbaik sebagai keputusan rapat. 7. Cara pengambilan keputusan. Keputusan ketua Rapat mendelegasikan/mempercayakan ketua untuk menetapkan keputusan. Kepercayaan ini biasanya diberikan apabila kelompok rapat sukar mengabil keputusan dan menganggap ketua cukup bijaksana mewakili aspirasi rapat. Keputusan demokratis. Keputusan seperti ini biasanya dianggap sah bila disetujui oleh minimal setengah jumlah peserta plus satu. Keputusan dengan jaminan hak veto. Suatu keputusan dianggap tidak sah bila minimal ada satu suara yang menentangnya. Keputusan dengan suara terbanyak. Sejumlah suara tertentu merupakan prasyarat disahkannya suatu keputusan (misalnya 2/3 jumlah suara). Aklamasi. Seluruh peserta dengan spontan mendukung usulan keputusan rapat. Mufakat. Seluruh peserta bisa menyetujui suatu keputusan walaupun sebenarnya ada masalah-masalah tetapi tidak prinsipil.
Halaman 5 dari 6

8. SESUDAH RAPAT Adalah menjadi tugas Sekretaris untuk merekam/mencatat pembicaraan, keputusan, rekomendasi dll dalam rapat. Hasil dalam rapat kemudian dikirim kembali kepada seluruh peserta rapat dalam bentuk Notulensi Rapat. Notulasi rapat harus berisi hal-hal sebagai berikut: Waktu rapat. Peserta rapat. Materi yang dibicarakan. Perkembangan pembicaraan. Keputusan rapat. Rekomendasi. Dll. Demikian paparan tentang Teknik Rapat, semoga berguna untuk anda dalam beraktifitas di IMADA.

Halaman 6 dari 6