Manual Pengguna SSDMver3 Access

PANDUAN PENGGUNA
1.0 PENDAHULUAN

Sistem Disiplin murid (SSDM) adalah sistem maklumat kes salahlaku pelajar di sekolah. SSDM telah dipertingkatkan dan dikenali sebagai SSDMver3. Sistem ini dipertingkatkan dengan menggunakan MS ACCESS 2000. SSDM baru ini lebih mudah dan dapat mengeluarkan maklumat penting yang dikehendaki diperingkat sekolah khasnya dan di peringkat lain amnya. Penggunaan sistem sepenuhnya amat penting bagi menghasilkan maklumat yang tepat dan terkini. Maklumat yang tepat akan dapat membantu pengurusan disemua peringkat membuat perancangan bagi mengatasi masalah disiplin murid dengan lebih teratur, baik dan berkesan.

2.0

TUJUAN PANDUAN

Tujuan panduan pengguna ini adalah sebagai panduan bagi memudahkan pengguna menggunakan SSDMver3 ini. Panduan pengguna ini merangkumi cara-cara

penggunaan dan fungsi setiap skrin. Sila baca Panduan Pengguna ini bersama Senarai Semakan sebelum menggunakan sistem ini.

3.0

PERHATIAN (PENTING !!!)

Sebelum memulakan sistem pastikan : 3.1 Komputer di set mengikut tarikh semasa kerana sistem akan menggunakan tarikh dan masa ini. 3.2 3.3 3.4 Format tarikh sistem mestilah dd/mm/yyyy. Untuk paparan yang baik, set display monitor kepada 600x800 pixel. Sila rujuk Senarai Semakan Kegunaan peringkat anda untuk mempastikan peralatan/perisian yang diperlukan telah diperolehi dan sekiranya tiada, perlu diinstall.

4.0

PENYELENGGARAAN Sistem baru ini dibangunkan dengan MS ACCESS versi 2000. Oleh itu, sistem ini hanya boleh digunakan untuk komputer yang menggunakan MS ACCESS versi 2000 dan ke atas.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

1/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

5.0 CARA-CARA UNTUK INSTALL SISTEM 5.1 Download folder SSDMVer3.zip. 5.2 Unzip dan copy folder SSDMVer3 dalam pemacu C.

PERHATIAN:Jika komputer anda WINDOWS XP, arahan instalasi SSDMVer3 setakat 5.5 sahaja. Jika komputer anda WINDOWS 98, sila teruskan arahan 5.6 - 5.7

5.3 Klik pada folder tersebut dan Select All . Klik mouse kanan dan pilih Properties.

5.4 Buangkan tanda pada kolum Read-Only. Klik butang Apply dan kemudian OK.

MEMBUAT SHORTCUT 5.5 Untuk memudahkan penggunaan sistem, klik pada fail berlogo SSDMver3 dan klik mouse kanan, pilih Send To Desktop (create shortcut). 5.6 Pastikan shortcut SSDMVer3 berada di desktop anda.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

2/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

3/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.0 MEMULAKAN SISTEM

Untuk memulakan sistem, klik pada icon shortcut SSDMver3 di desktop anda. 6.1 Apabila klik pada icon tersebut, skrin pertama sistem disiplin murid akan dipaparkan. 6.2 Kemasukan nama ID dan katalaluan. Skrin Kemasukan Nama ID Dan Katalaluan

Nama ID yang salah, akan diberitahu.

6.2.1

Skrin ini adalah skrin pertama apabila login kepada sistem disiplin murid.

6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5

Masukkan nama ID = SSDM Masukkan Katalaluan = XXXXXX Kemudian klik OK. Untuk keluar dari sistem ini, klik pada butang Batal.

Nota: Anda boleh guna huruf kecil atau besar. Jika nama ID dan Katalaluan salah, anda tidak dapat masuk ke sistem.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

4/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.3 Menu Maklumat Sekolah Skrin Kemasukan Maklumat Sekolah

Skrin ini akan dipaparkan setiap kali sistem ini digunakan. Pastikan maklumat sekolah anda adalah lengkap dan tepat kerana maklumat ini akan digunakan pada surat-surat yang disediakan dalam sistem ini. 6.3.1 6.3.2 Masukkan kod sekolah, contoh WBA0003 Masukkan nama sekolah, contoh SK SENTUL (1). Jika nama panjang, sila guna singkatan. Panjang yang dibenarkan hanyalah 40 digit. 6.3.3 6.3.4 6.3.5 Masukkan jenis sekolah, contoh SEK KEB Masukkan kategori sekolah, contoh BANDAR Masukkan nama guru besar/pengetua dan nama guru disiplin, contoh MAHMUD BASRI BIN HASAN (tanpa gelaran). panjang, sila guna singkatan. 6.3.6 Masukkan alamat, bandar, poskod, negeri dan telefon dengan lengkap. 6.3.7 Masukkan nama daerah, contoh KERAMAT. Jika tiada dalam senarai, sila masukkan nama daerah yang baru dalam ruangan yang disediakan. Jika nama

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

5/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.3.8

Klik pada ikon sekolah sahaja.

jika sistem hanya digunakan oleh sebuah

6.3.9

Untuk kemudahan penambahan rekod sekolah bagi kegunaan di PPD/JPN, sila gunakan ikon

(tambah rekod sekolah). Dengan sekali sahaja

ikon ini, anda hanya perlu menekan ikon untuk penambahan beberapa rekod sekolah.
6.3.10 Satu dialog box akan dipaparkan.

6.3.11 Jika semua kemasukan adalah betul, klik pada YES. kesilapan klik pada NO dan buat pembetulan. 6.3.12 Untuk di JPN/PPD, gunakan scrollbar

Jika ada

untuk menyemak maklumat sekolah-sekolah lain yang telah anda rekodkan.

6.3.13 Untuk ke menu utama, klik pada ikon 6.3.14 Senarai sekolah dalam pangkalan data juga disediakan untuk menyemak sekolah-sekolah yang telah tersedia dalam sistem.

Perhatian: Jika ada sebarang perubahan, sila klik maklumat sekolah di menu utama untuk membuat perubahan. Bagi kegunaan di PPD /JPN, anda perlu

masukkan/tambahkan setiap rekod sekolah dalam PPD atau semua sekolah di negeri masing-masing dengan menekan ikon .

Manakala untuk kegunaan di sekolah, anda hanya perlu memasukkan maklumat sekolah anda sahaja.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

6/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.4 Menu Utama Skrin Menu Utama

6.4.1

Menu Utama memaparkan 6 pilihan iaitu Kemasukan Data Pelajar, Maklumat Sekolah, Senarai Pelajar Bermasalah, Laporan,

Import/Backup Data dan Tiada Rekod Salahlaku. 6.4.2 Untuk masukkan maklumat peribadi pelajar dan kes salahlaku, klik pada pilihan Kemasukan Data Pelajar. 6.4.3 6.4.4 Untuk ubah maklumat sekolah, klik pada pilihan Maklumat Sekolah. Untuk paparan data dan cetakan analisa statistik data, klik pada Laporan. 6.4.5 Senarai Pelajar Bermasalah menyenaraikan maklumat setiap pelajar yang telah terlibat dengan kes disiplin. 6.4.6 Untuk import data dari disket ke hardisk atau backup data dari hardisk ke disket, klik pada pilihan Import/Backup Data. 6.4.7 Untuk masukkan maklumat sekolah yang tiada rekod salahlaku, klik pada menu Tiada Rekod Salahlaku. 6.5 Menu Kemasukan data Pastikan anda telah pilih rekod sekolah pada Maklumat Sekolah di Menu Utama yang diperlukan sebelum melaksanakan proses Kemasukan/Kemaskinian data. 6.5.1 6.5.2 Apabila klik pada pilihan Kemasukan Data di menu utama, skrin berikut akan dipaparkan. Masukkan maklumat pelajar.
7/42

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Skrin kemasukan Data Peribadi Nama pelajar akan sentiasa dipaparkan Laman Peribadi Laman Salahlaku Keluar

MENU KEMUDAHAN DALAM SSDM: (1) Simpan Rekod (2) Tambah Rekod (3) Cari Data
Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia 8/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

(4) Hapus Rekod

Perhatian Untuk membuat penambahan data peribadi pelajar yang baru, pastikan anda menekan butang tambah rekod sebelum membuat penambahan. Jika kursor berada di laman peribadi, maka simpan rekod adalah untuk rekod peribadi berkenaan manakala tambah rekod adalah untuk rekod baru peribadi (pelajar lain) dan hapus rekod adalah untuk hapus rekod berkenaan sahaja. Jika kursor ada pada laman salah laku, maka simpan rekod, tambah rekod dan hapus rekod adalah untuk rekod kes salahlaku pelajar berkenaan sahaja.

6.5.3

Laman PERIBADI mengandungi dua jenis maklumat utama iaitu: i. ii. Maklumat Pelajar Maklumat Ibubapa/Penjaga

6.5.4

Isikan semua butir peribadi pelajar dan ibubapa/penjaga. Nombor sijil beranak/kad pengenalan adalah wajib diisi kerana ia adalah kunci utama bagi setiap rekod. Medan nombor sijil beranak membenarkan sehingga 12 aksara dimasukkan. Bermakna anda boleh membuat kemasukkan nombor sijil beranak pelajar itu sendiri atau nombor kad pengenalan beliau tanpa (-).

6.5.5

Jika nombor sijil beranak/kad pengenalan yang dimasukkan telah wujud, akan dipaparkan satu dialog box seperti yang berikut :

6.5.6

Jika tiada sijil beranak pelajar/kad pengenalan, sila isikan nombor dokumen yang digunakan untuk pendaftaran sekolah.

6.5.7

Pilihan

jantina,

agama,

kaum,

penerima

biasiswa

dan

kewarganegaraan wajib ditandakan. Jika pilihan tersebut tidak dibuat, maka dipaparkan satu dialog box seperti dibawah.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

9/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Setelah buat pilihan, Klik OK 6.5.8 6.5.9 Klik pada OK dan klik pada laman PERIBADI untuk buat pilihan. Keadaan ini juga berlaku pada Maklumat Ibubapa/Penjaga.

6.6 Kemasukan Kes Salahlaku Skrin Kes Salahlaku

Sistem membenarkan anda memasukkan jenis kes yang sama yang telah dilakukan pada tarikh yang sama tetapi pada masa yang berbeza. Anda hanya perlu menambahkan rekod salah laku pelajar berkenaan seperti biasa dengan menekan Tambah Rekod. 6.6.1 Masukkan jenis kes dengan klik pada anak panah, dan buat pilihan. Di sini disediakan dua cara masukkan mudah samada melalui kes salahlaku atau keterangan kes. Carian akan lebih mudah dengan hanya menaip nombor pertama kod jika anda memilih untuk mencari melalui kes salahlaku. Keterangan kes akan dipaparkan secara automatik. Begitu juga jika anda memilih untuk membuat carian melalui keterangan kes yang mana anda hanya perlu menaip huruf

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

10/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

pertama bagi keterangan kes dan secara automatik, kes salahlaku juga akan dipaparkan. 6.6.2 Masukkan tarikh kes tersebut berlaku. Contoh, 31/03/2005. Anda boleh juga guna kotak kalender di sebelah ruangan Tarikh Kes untuk mengisi tarikh kes. 6.6.3 Masukkan masa kes berlaku. Anda boleh menggunakan sistem 12 jam dengan memasukkan am/pm atau sistem 24 jam. Cth : Sistem 12 jam : 8.30am Sistem 24 jam : 15.30 dan sistem akan wujudkan am/pm. 6.6.4 Masukkan Tingkatan/Tahun dengan klik pada anak panah dan buat pilihan. 6.6.5 Punca kes juga menggunakan konsep yang sama seperti kes salahlaku yang mana anda boleh membuat dua pilihan cara kemasukan. Klik pada anak panah dan buat pilihan. 6.6.6 Masukkan pilihan untuk hubungi penjaga, tempat kejadian dan tindakan diambil serta keterangan akhbar. 6.6.7 Mesej Tarikh Akhbar akan dipaparkan apabila kursor berada pada kolum Tarikh Akhbar. Masukkan tarikh akhbar yang tersiar.

6.6.8

Anda boleh menggunakan pop up kalender yang disediakan dengan klik sekali pada kolum Tarikh Buang Sekolah, Tarikh Digantung, Tarikh Ambil Semula, Tarikh Mula Ponteng dan Tarikh Akhir Ponteng. Untuk menghilangkan paparan kalender klik dua kali pada kolum tarikh tersebut.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

11/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

PERHATIAN
PASTIKAN SEBARANG PAPARAN YANG DIPAPARKAN DIISIKAN SELENGKAPNYA SUPAYA MAKLUMAT YANG TEPAT DISIMPAN

UNTUK PROSES SELANJUTNYA. KAWALAN AKAN DIPAPARKAN APABILA ANDA GAGAL BERBUAT DEMIKIAN.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

12/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Skrin Kes Salahlaku yang lengkap

A B
Jika diklik sudah, B akan dipaparkan Jika kes berkaitan dengan dadah, A akan dipaparkan C Jika Tersiar Diakhbar = Ya maka C akan dipaparkan

Beberapa situasi yang berkemungkinan akan dipaparkan berdasarkan kepada Tindakan yang Diambil. Paparan yang berkemungkinan akan ditunjukkan pada muka surat seterusnya.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

13/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Paparan yang berkemungkinan berdasarkan kepada Tindakan yang Diambil. a. Jika Tindakan yang Diambil adalah DIROTAN.

b.

Jika Tindakan yang Diambil adalah DIGANTUNG SEKOLAH.

c. Jika Tindakan yang Diambil adalah DIBUANG SEKOLAH.

d. Jika Tindakan yang Diambil adalah DILAPORKAN KEPADA POLIS.

e. Jika Tindakan yang Diambil adalah DIBUANG ASRAMA.

f. Jika Tindakan yang Diambil adalah DIGANTUNG ASRAMA.

PERHATIAN : Sila pastikan setiap paparan diisikan selengkapnya.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

14/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.6.9

Carian data 6.6.9.1 Apabila klik pada butang Cari Data, akan dipaparkan satu dialog box seperti dibawah. Dialog box akan meminta maklumat samada nombor sijil beranak, nama pelajar atau sebagainya mengikut dimana kursor berada.

Cari data

Kursor berada di ruang No. Sijil Beranak. Maka dialog box akan minta maklumat no sijil beranak

Ruang Match boleh diubah mengikut keperluan : Whole Field Carian dibuat mengikut data pada ruang yang dipilih. Any part of field Carian akan dibuat pada mana-mana bahagian data yang ada pada ruang yang dipilih. Start With Carian akan dibuat mengikut data yang bermula dengan maklumat yang dicari pada ruang yang dipilih.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

15/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.6.10 Hapus data 7.7.8.1 Apabila klik pada butang hapus data, akan dipaparkan satu dialog box dan tekan YES jika data hendak dihapuskan. 6.7 Menu Maklumat Sekolah 6.7.1 Segala perubahan maklumat sekolah boleh diubah dengan klik pada butang Maklumat Sekolah. Untuk PPD dan JPN, apabila menerima disket dari sekolah, anda perlu import data sekolah.txt untuk dimasukkan ke dalam table sekolah. 6.8 Menu Senarai Pelajar Bermasalah 6.8.1 Di sini disenaraikan maklumat pelajar yang telah terlibat dengan kes salahlaku. Anda hanya perlu klik pada pilihan berkenaan untuk mengetahui maklumat berkenaan. Paparan ini hanya untuk makluman.

Skrin Pelajar Bermasalah

6.9 Menu Laporan 6.9.1 Menu Laporan

Apabila klik pada laporan di menu utama, skrin menu laporan seperti dibawah akan dipaparkan.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

16/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Skrin ini ada enam pilihan iaitu i. Senarai Kes ii. Statistik Dadah iii. Statistik Kes dan Pelajar iv. Senarai Maklumat Sekolah v. Senarai Pelajar Dibuang Sekolah vi. Senarai Salahlaku Yang Belum Dikodkan

Apabila klik pada menu laporan, pilih mana-mana laporan yang hendak dicetak. Apabila Laporan Statistik Kes, Statistik Dadah, Senarai Kes dan Pelajar dan Senarai Pelajar diBuang Sekolah diklik, pop-up akan terpapar .

Terdapat pilihan Penggal Pertama, Kedua, Keseluruhan dan pilihan Tahun. Sila masukkan Penggal dan Tahun yang dikehendaki. Klik Papar.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

17/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Senarai kes dan pelajar akan dipaparkan mengikut kes salahlaku. Untuk cetakan, klik pada ikon cetak. Perangkaan yang dijanakan dalam laporan adalah bersifat cumulative di mana jumlahnya akan bergantung kepada masa laporan itu disediakan. Sebagai contoh, perangkaan yang dicetak pada mei 2005 akan diambilkira apabila melaksanakan cetakan laporan semula pada september 2005.

Skrin senarai kes dan pelajar Kelas Kes : Tingkahlaku Jenayah.

Skrin Senarai Kes dan Pelajar akan memaparkan senarai nama pelajar mengikut kod sekolah, kelas kes dan jenis kesalahan yang disusun mengikut kod sekolah, kelas kes dan jenis kesalahan.

Skrin statistik kes

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

18/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Skrin statistik dadah

Skrin Maklumat Sekolah

Skrin ini adalah untuk memudahkan PPD/JPN membuat semakan sekolah di daerah/negeri masing-masing.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

19/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Skrin Pelajar Dibuang Sekolah

Skrin Senarai Salahlaku Yang Belum Dikodkan

PPD/PPB/JPN sekiranya mendapati bahawa ada jenis salahlaku yang belum dikodkan perlu menghantar sesalinan laporan ini ke Bahagian Sekolah/BTMK untuk penyediaan kod untuk jenis salahlaku tersebut. 6.9.2 Laporan terperinci individu Skrin Laporan Individu

Surat pemberitahuan penjaga/ibubapa mengenai kes

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

Untuk butir pelajar dan kes-kes salahlaku

20/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Skrin Terperinci

Maklumat peribadi pelajar yang melakukan kes salahlaku Senarai Maklumat kes salahlaku pelajar tersebut

Untuk cetak laporan terperinci ini, klik pada ikon cetak. 6.9.3 Surat pemberitahuan Pastikan anda berada di rekod sekolah yang diperlukan sebelum menyedia surat pemberitahuan ini. Apabila klik pada pemberitahuan, akan dipaparkan dialog box yang meminta nombor rujukan fail. Masukkan nombor rujukan fail dan klik OK seperti di skrin bawah.

Jika anda ingin memasukkan no rujukan fail secara manual, anda hanya perlu menekan OK untuk paparan surat pemberitahuan. Pastikan anda menyimpan no. Rujukan fail bagi setiap surat pemberitahuan untuk rujukan peribadi. Anda perlu melampirkan maklumat terperinci pelajar bersama surat pemberitahuan untuk makluman ibu-bapa.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

21/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Skrin Surat Pemberitahuan

6.9.4

Surat Amaran Surat Amaran disediakan untuk memudahkan penjanaan surat amaran bagi pelajar-pelajar yang terlibat dengan kes salahlaku PONTENG SEKOLAH. Ia dibuat mengikut standard format yang telah disediakan dalam buku panduan disiplin (buku merah). Jika pelajar berkenaan terlibat dengan kes salahlaku ponteng sekolah (kod 882), segala maklumat mengenai pelajar berkenaan akan dipaparkan pada surat secara automatik. Jika pelajar berkenaan TIDAK terlibat dengan kes ponteng sekolah tetapi Surat Amaran diaktifkan maka surat akan hanya memaparkan dokumentasi surat tanpa maklumat pelajar. Sila ambil perhatian. Sistem ini menyediakan kemudahan surat dari pihak sekolah untuk pemberitahuan ibu-bapa dan juga lampiran untuk jawapan ibu-bapa. Penghantaran surat amaran ponteng sekolah adalah dihadkan seperti berikut: Lampiran 7A Amaran Pertama dihantar bersama Lampiran 7A1 (Surat jawapan ibu bapa).

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

22/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Pada hari ke-3 jika ponteng berturut-turut atau pada hari ke10 jika ponteng tidak berturut-turut. Lampiran 7B Amaran Kedua dihantar bersama Lampiran 7B1 (Surat jawapan ibu bapa). Pada hari ke-7 selepas Amaran Pertama jika ponteng berturut-turut atau selepas hari ke-10 Amaran Pertama jika ponteng tidak berturut-turut. Lampiran 7C Amaran Terakhir dihantar bersama Lampiran 7C1 (Surat jawapan ibu bapa). Pada hari ke-7 selepas Amaran Kedua jika ponteng berturutturut atau selepas hari ke-20 Amaran Kedua jika ponteng tidak berturut-turut. Buang Sekolah 14 hari selepas Amaran Terakhir jika ponteng berturut-turut atau 20 hari selepas Amaran Terakhir jika ponteng tidak berturut-turut.

Penyelia sistem perlu tahu manakah surat yang sesuai untuk dijanakan.

Untuk capaian Surat Amaran: 1. Pastikan Skrin Peribadi pelajar yang terlibat diaktifkan. Klik pada Surat Amaran pada menu bar.

2 pilihan akan dipaparkan : i. ii. Lampiran Sekolah Surat amaran dari pihak sekolah untuk dihantar kepada ibu bapa. Lampiran Ibu Bapa Surat jawapan ibu bapa untuk dilampirkan bersama Lampiran Sekolah.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

23/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

2. Klik pada Lampiran Sekolah.

4 pilihan akan dipaparkan. Klik pada pilihan anda samada surat yang akan dikeluarkan adalah untuk amaran pertama, kedua, terakhir ataupun buang sekolah.
3. Klik pada Lampiran Ibu Bapa.

3 pilihan akan dipaparkan. Buat pilihan yang sepadan mengikut kriteria yang telah ditetapkan di atas. Menu ini akan dipaparkan setiap kali surat amaran dijanakan.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

24/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Contoh-contoh Surat Amaran Lampiran Sekolah Amaran Pertama (Lampiran 7A)

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

25/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Lampiran Ibu Bapa Lampiran 7A1

6.10

Menu Import/Backup Data 6.10.1 Apabila klik pada import/backup data di menu utama, dipaparkan dialog box yang meminta pemacu yang akan digunakan (Rajah 1). 6.10.2 Buat pilihan pemacu cakera dan klik OK. 6.10.3 Klik butang batal jika ingin kembali ke menu utama.

Rajah 1

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

26/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Skrin kemudahan Import/Backup

6.10.4 Kemudahan import/backup: 7.11.4.1 IMPORT

Import - mengimport data dari disket ke hardisk dan juga dari hardisk ke hardisk (sama ada tambah data atau ganti data).

Pastikan apabila melaksanakan proses ini, skrin kemasukan data tidak dipaparkan pada sistem. Dengan kata lain, skrin kemasukan data ditutup. Jika ingin mengimport data dari hardisk ke hardisk, pastikan folder SSDM wujud dalam direktori C . Import kod salahlaku data kod salahlaku dari disket akan di salin dalam hardisk.

7.11.4.2 BACKUP Backup data dari hardisk akan di salin kedalam disket ataupun sebagai .txt file di hardisk pada direktori c:\SSDMVer3, d:\, e:\ dan f:\. Proses ini boleh dilaksanakan pada bila-bila masa. Jika pilih backup dibuat mengikut tarikh, akan di paparkan

dialog box pilih tarikh. Sila ikut jadual seperti dinyatakan di senarai semakan.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

27/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

PERHATIAN :

Backup kod salahlaku data kod salahlaku dari hardisk akan disalin dalam disket. PERIBADI Segala data mengenai peribadi pelajar yang dikenakan tindakan salahlaku. KES Maklumat kes pelajar. MASTER Gabungan maklumat peribadi dan kes pelajar. Untuk kegunaan di JPN. SEKOLAH Maklumat sekolah

Apabila backup dan import dilaksanakan, 4 files akan dijanakan oleh sistem ini iaitu peribadi.txt, kes.txt, master.txt dan sekolah.txt. Master.txt adalah untuk kegunaan BTMK/Bah Sek. dan JPN untuk diimport ke sistem SSDM manakala peribadi.txt, kes.txt dan sekolah.txt adalah untuk kegunaan modul Access di sekolah dan PPD/JPN.

Setelah itu, anda perlu APPENDkan data berkenaan untuk menggabungkan data dari kesemua disket.

Kemudian pastikan anda melakukan proses BACKUP untuk memastikan segala data dari semua disket yang digabungkan tersimpan hanya di dalam satu disket. Jika lebih pun boleh asalkan berlabel.

Pastikan proses ini dilakukan dengan sebaik mungkin bagi mengelakkan sebarang kesulitan. Sila hubungi PPSM di Unit Maklumat sekiranya anda menghadapi masalah.

Skrin Pilih Tarikh

Butang tarikh mula dan tarikh akhir.

Klik sini, untuk kosongkan kedua-dua ruang tarikh

28/42

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

Manual Pengguna SSDMver3 Access

6.10.5 Pilih tarikh dengan klik pada kalendar, kemudian klik pada butang tarikh. 6.10.6 Selepas buat pilihan tarikh, klik pada ikon 6.10.7 Klik pada ikon untuk ke menu asal.

6.11

Menu Tiada Rekod Kesalahan

6.11.1 Menu ini digunakan untuk merekod sekolah yang tidak mempunyai kes salahlaku pada penggal tertentu. 6.11.2 Klik pada menu dan isikan nama sekolah sahaja. No Sijil Lahir, tarikh kes dan jenis salahlaku adalah secara automatik akan dimasukkan. 6.11.3 Pastikan nama sekolah sama seperti di Maklumat Sekolah. Contoh : di maklumat sekolah nama sekolah diletakkan sebagai SMK TELUK PANGLIMA GARANG maka pada borang tiada rekod kes juga MESTI letakkan sebagai SMK TELUK PANGLIMA GARANG. 6.11.4 Setelah lengkap isi, tekan butang Simpan Rekod untuk simpan data tersebut sebelum backup. 6.11.5

6.12

Keluar Sistem Setelah selesai memasukkan data, import atau backup data, klik pada butang keluar sistem untuk keluar dari sistem.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

29/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Nasihat Teknikal :

Pihak PPD perlu memaklumkan kepada pihak BTMK sekiranya terdapat salahlaku baru yang belum wujud di dalam sistem. Pindaan/tambahan kod baru perlu

mendapat persetujuan/kelulusan dari Bahagian Sekolah. Sebarang peningkatan PC perlu dimaklumkan kepada pihak BTMK untuk memudahkan penyelenggaraan. Jika terdapat sebarang masalah teknikal, sila hubungi BTMK dengan segera.

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

30/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Table agama
kodagama 01 02 03 04 05 06 ketagama ISLAM KRISTIAN BUDDHA HINDU SIKH LAIN-LAIN

Table Kat_sek
kod_kat 01 02 03 04 Jenis Kategori BANDAR LUAR BANDAR PINGGIR BANDAR FELDA

Table kesjenis
KOD 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 124 125 221 222 223 224 225 226 331 332 KET_KOD BERJUDI MENCURI MELAWAN/MENGANCAM/MEMUKUL/MENCEDERAKAN GURU MELAWAN/MENGANCAM/MEMUKUL/MENCEDERAKANPENGAWAS MEMERAS UGUT MEMBULI/PELANCOAN MENGANGGOTAI KUMPULAN HARAM / KONGSI GELAP MENYALAHGUNAKAN DADAH MEMBAWA SENJATA MERBAHAYA MENCABUL KEHORMATAN MENGANCAM/MEMUKUL/MENCEDERAKAN MURID LAIN MENCEROBOH BILIK KHAS/KEDAI KOPERASI/PEJABAT SEKOLAH/ASRAMA MENUNJUK PERASAAN/BERPIKET/MENGGANGGU KETENTERAMAN SEKOLAH BERTARUH SECARA BESAR-BESARAN BERCUMBU-CUMBUAN BERKHALWAT MEMBAWA BAHAN-BAHAN LUCAH KE SEKOLAH MENGINTAI MURID-MURID PEREMPUAN MENGGUNAKAN KATA PERBUATAN LUCAH MELUKIS DAN MENULIS KATA-KATA DAN GAMBAR-GAMBAR LUCAH RAMBUT PANJANG/FESYEN RAMBUT KETERLALUAN BERKUKU PANJANG

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

31/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

KOD 333 334 335 441 442 443 444 445 551 552 553 554 555 556 557 558 559 560 661 662 663 664 771 772 881 882 883 884 885 886 887 888 911 912 913 914 A11 L01

KET_KOD BERMISAI / BERJANGGUT MEMAKAI PAKAIAN TIDAK MENGIKUT PERATURAN SEKOLAH MEMAKAI BARANG-BARANG PERHIASAN YANG DILARANG KE SEKOLAH BERKELIARAN DI KAWASAN SEKOLAH DATANG LEWAT KE SEKOLAH LEWAT KE PERHIMPUNAN MAKAN DI KANTIN DI LUAR MASA REHAT LEWAT PULANG KE ASRAMA BERKELAKUAN KASAR TERHADAP GURU BERKELAKUAN KASAR TERHADAP PENGAWAS BERKELAKUAN KASAR TERHADAP MURID BERBAHASA KESAT MENYIMPAN ROKOK MENGHISAP ROKOK MENGANGGU PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN TIDAK MENGHORMATI GURU TIDAK MENGHORMATI PENGAWAS MINUM MINUMAN KERAS MEROSAKKAN HARTA BENDA SEKOLAH MEROSAKKAN HARTA BENDA PENGETUA/GURU BESAR DAN GURU-GURU MEROSAKKAN HARTA BENDA KANTIN MEROSAKKAN HARTA BENDA MURID MENIPU YANG MELIBATKAN WANG MENIPU YANG MELIBATKAN KEPERCAYAAN PONTENG KELAS PONTENG SEKOLAH PONTENG PERHIMPUNAN PONTENG KEGIATAN LUAR BILIK DARJAH/KO-KURIKULUM PONTENG UJIAN PONTENG PEPERIKSAAN PONTENG UNTUK 'PRIVATE STUDY' PONTENG ASRAMA BERGADUH/BERKELAHI KENAKALAN/HOOLIGANISM KESALAHAN SIBER MEMBAWA TELEFON BIMBIT KE SEKOLAH PENGLIBATAN DALAM POLITIK TIADA REKOD KES

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

32/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Table keskump
kodkk 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A L groupkes TINGKAHLAKU JENAYAH TINGKAHLAKU LUCAH KEKEMASAN DIRI TINGKAHLAKU TIDAK MEMENTINGKAN MASA TINGKAHLAKU KURANG SOPAN DAN BIADAP TINGKAHLAKU MUSNAH TINGKAHLAKU TIDAK JUJUR PONTENG KENAKALAN/HOOLIGANISM POLITIK TIADA REKOD KES

Table KOD-AKHBAR
KOD 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 KET_KOD BERITA HARIAN / BERITA MINGGU UTUSAN MALAYSIA / MINGGUAN MALAYSIA THE MALAY MAIL THE NEW STRAITS TIMES THE STAR / SUNDAY STAR NANYANG SIANG PAU SIN CHEW JIT POH THE SUN AKHBAR-AKHBAR LAIN METRO TAMIL NESAN BORNEO POST SARAWAK TRIBUNE UTUSAN SARAWAK SABAH TIME DAILY EXPRESS BORNEO MAIL

Table KOD-BAHANLAIN
KOD KET_KOD LAIN-LAIN IN INHALAN UB UBAT BATUK

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

33/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Table KOD-JENISDADAH
KOD A C E G H L M P R S KET_KOD HIDU GAM CANDU ECSTASY GANJA HEROIN LAIN-LAIN MORFIN PIL-PIL KHAYAL RACUN SYABU

Table KOD-KEDUDUKAN
KOD KET_KOD 01 MENANTI PERBICARAAN 02 DALAM PERHATIAN 03 KES SELESAI DI PERINGKAT POLIS/MAHKAMAH

Table KOD-LATAR
KOD 01 02 03 04 05 06 07 08 KET_KOD IBU AYAH IBU DAN AYAH DATUK / NENEK ABANG KAKAK WARIS / PENJAGA TINGGAL DI ASRAMA

Table KOD-PUNCA
KOD 01 02 03 04 05 KET_KOD DIRI SENDIRI PERSEKITARAN KELUARGA SEKOLAH PENGARUH LUAR

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

34/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Table KOD-SAMBUTAN

KOD KET_KOD 01 DATANG BERJUMPA PENGETUA/GURU BESAR/GURU-GURU 02 TIADA SAMBUTAN / RESPON

Table KOD-TAHAP
KOD ED MC MI TA KET_KOD T/BERKENAAN MENGEDAR MENCUBA MEMILIKI/MENYIMPAN MENAGIH

Table KOD-TAHTING
KOD 00 01 02 03 04 05 06 07 KET_KOD TINGKATAN PERALIHAN TINGKATAN 1 / TAHUN 1 TINGKATAN 2 / TAHUN 2 TINGKATAN 3 / TAHUN 3 TINGKATAN 4 / TAHUN 4 TINGKATAN 5 / TAHUN 5 TINGKATAN 6 RENDAH/ TAHUN 6 TINGKATAN 6 ATAS

Table KOD-TAJUKAKHBAR
KOD 01 02 03 04 KET_KOD MENGENAI MURID MENGENAI GURU MENGENAI PENTADBIR SEKOLAH MENGENAI ORANG LUAR (IBU BAPA/PENJAGA)

Table KOD-TEMPAT
KOD KET_KOD 01 DALAM KAWASAN SEKOLAH 02 LUAR KAWASAN SEKOLAH

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

35/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Table KOD-TINDAKAN
KOD 01 02 03 04 05 06 07 08 09 11 12 KET_KOD NASIHAT / KAUNSELING AMARAN ROTAN SATU KALI ROTAN DUA KALI ROTAN TIGA KALI ROTAN MELEBIHI TIGA KALI DIGANTUNG SEKOLAH DIBUANG SEKOLAH LAPORKAN KEPADA POLIS DIBUANG ASRAMA DIGANTUNG ASRAMA

Table KOD-UJIAN
KOD KET_KOD 00 TIDAK DILAKUKAN 01 POSITIF 02 NEGATIF

Table KOD-BeritahuDadah
kod ket_kod 01 YA 02 TIDAK

Table KOD_DRIVE
KOD A C D E F KET_KOD PAMACU A PEMACU C PEMACU D PEMACU E PEMACU F

Table Kod_Jensek
kod_sek 1 2 3 4 5 6 7 jenis_sek SEK KEB SJK(C) SJK(T) SEK MEN KEB SEK MEN KEB AGAMA SEK BERASRAMA PENUH SEK MEN TEKNIK/VOK

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

36/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

kod_sek jenis_sek 8 SEK AGAMA MEN/SWASTA 9 SEK MEN MURID KHAS

Table KOD_NEGERI
KOD A B C D J K L M N P R T W X Y KET_KOD PERAK SELANGOR PAHANG KELANTAN JOHOR KEDAH W.P LABUAN MELAKA NEGERI SEMBILAN PULAU PINANG PERLIS TERENGGANU W.P KUALA LUMPUR SABAH SARAWAK

Table KOD_PPD
kod_PPD M0 D0 K0 K1 Z01 P3 A0 J0 Y11 X60 Y72 X21 C0 CA T0 Y24 Y91 C1 Y35 Y64 T1 B7 PPD ALOR GAJAH BACHOK BALING BANDAR BARU BANGSAR BARAT DAYA BATANG PADANG BATU PAHAT BAU BEAUFORT BELAGA BELURAN BENTONG BERA BESUT BETONG BINTULU CAMERON H DALAT DARO DUNGUN GOMBAK

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

37/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

kod_PPD D8 A5 000 B4 A7 B5 T5 M1 N0 D9 N6 C2 J1 Y62 A4 X40 B1 C3 B3 T3 Y33 Y71 T2 X10 Z02 X22 A2 B0 J2 X53 D1 X51 K2 J3 A3 D7 K3 X63 N1 C4 K4 Y12 Y13 X50 J8 K5 X32

PPD GUA MUSANG HILIR PERAK Hubungi Unit Maklumat Untuk Kod Baru HULU LANGAT HULU PERAK HULU SELANGOR HULU TERENGGANU JASIN JELEBU JELI JEMPOL JERANTUT JOHOR BHARU JULAU K KANGSAR K KINABALU K LANGAT K LIPIS K SELANGOR K TERENGGANU KANOWIT KAPIT KEMAMAN KENINGAU KERAMAT KINABATANGAN KINTA KLANG KLUANG KOTA BELUD KOTA BHARU KOTA MARUDU KOTA SETAR KOTA TINGGI KRIAN KUALA KRAI KUALA MUDA KUALA PENYU KUALA PILAH KUANTAN KUBANG PASU KUCHING BANDAR KUCHING LBNDR KUDAT KULAI KULIM KUNAK

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

38/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

kod_PPD Z99 X31 K6 A6 Y52 Y51 E00 Y23 Y14 D2 A1 C9 T4 Y43 M2 X61 Y63 J4 Y41 J5 Y34 X11 K7 X41 X42 D3 D4 C5 KA A8 R0 B8 X52 J6 N2 X6 Y9 Y7 X1 Y1 Y5 Y4 X5 X4 Y8 X2 Y6

PPD LABUAN LAHAD DATU LANGKAWI LARUT/MTG/SEL LAWAS LIMBANG LUAR NEGERI LUBOK ANTU LUNDU MACHANG MANJUNG MARAN MARANG MARUDI MELAKA TGH MEMBAKUT MERADONG MERSING MIRI MUAR MUKAH NABAWAN PADANG TRAP PANAMPANG PAPAR PASIR MAS PASIR PUTIH PEKAN PENDANG PERAK TENGAH PERLIS PETALING PITAS PONTIAN PORT DICKSON PPB BEAUFORT PPB BINTULU PPB KAPIT PPB KENINGAU PPB KUCHING PPB LIMBANG PPB MIRI PPB PANTAI BARAT (U) PPB PANTAI BARAT(S) PPB SAMARAHAN PPB SANDAKAN PPB SARIKEI

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

39/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

kod_PPD Y3 Y2 X3 Z03 X54 C6 N3 C8 B6 Y81 X20 Y22 Y61 P4 P0 P2 J7 X33 Z04 B9 N4 Y82 T6 Y31 Y32 K8 Y83 X62 Y73 Y21 Y44 X12 X44 N5 D5 Y92 X30 C7 X13 P1 X43 D6 W0 W1 K9

PPD PPB SIBU PPB SRI AMAN PPB TAWAU PUDU RANAU RAUB REMBAU ROMPIN SABAK BERNAM SAMARAHAN SANDAKAN SARATOK SARIKEI SEBERANG PERAI SELATAN SEBERANG PERAI TENGAH SEBERANG PERAI UTARA SEGAMAT SEMPORNA SENTUL SEPANG SEREMBAN SERIAN SETIU SIBU BANDAR SIBU LBNDR SIK SIMUNJAN SIPITANG SONG SRI AMAN SUBIS TAMBUNAN TAMPARULI TAMPIN TANAH MERAH TATAU TAWAU TEMERLOH TENOM TIMUR LAUT TUARAN TUMPAT WP K LUMPUR WP LABUAN YAN

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

40/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

Table T-master Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. Field Name tmasuk kodsekolah tarikh masa nosijilb kodjkes nama thntkt jantina kaum warga punca latar hubungi sambutan tknlain polistempat poliskes saksi akhbarkod akhbartajuk akhbarsahih dadahjenis dadahtahap dadahlain penjaga alt1 alt2 akhbartarikh trkbuang trkambil trkgantung lapakhabar bandar ujian1 ujian2 mulaponteng akhirponteng ADK PPD no_tel Catatan agama biasiswa kerja Field Size 7 Data Type Date / Time Text Date / Time Text text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Date / time Date / time Date / time Date / time Text Text Text Text Date / time Date / time Text Text Text Text Text Text Text Catitan dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy

12 3 40 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 40 2 2 2 1 2 2 30 30 30

2 30 2 2

2 2 12 40 2 2 2

000\ - 99999999

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

41/42

Manual Pengguna SSDMver3 Access

46. 47. 48. 49. 50. 51.

Kat_sek Jen_sek negeri pendapatan Kod_PPD kodbaru_ppd

1 1 1 2 3 40

Text Text Text Text Text Text

Disediakan Oleh Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi Kementerian Pelajaran Malaysia

42/42