Semua Pengarah Pelajaran Negeri Y. Bhg.

Datuk/Dato/Tuan/Puan, SURAT ARAHAN PENTADBIRAN Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT), Pengurusan Buku Teks SPBT dan Permohonan Keperluan Buku Teks Tahun 2011 Bagi Kegunaan Tahun 2012 Surat arahan pentadbiran ini dikeluarkan untuk memaklumkan semua pihak berkenaan supaya memberikan perhatian yang serius terhadap pengurusan buku teks yang kurang diberikan penekanan di semua peringkat terutamanya di sekolah-sekolah. Pemantauan Bahagian Audit Dalam dan Bahagian Buku Teks, KPM yang dilaksanakan pada tahun 2010 mendapati banyak sekolah telah mengabaikan pengurusan buku teks yang menyebabkan berlakunya lebihan dan kerosakan buku teks yang merugikan kerajaan. Berikut adalah kelemahankelemahan yang dikenal pasti dalam pengurusan buku teks SPBT : 1.1 Buku teks dipesan secara berlebihan tanpa mengambil kira stok dan enrolmen murid sedia ada. Buku stok tidak dikemas kini pada awal, pertengahan dan hujung tahun serta tidak disahkan oleh pengurusan sekolah. Sekolah tidak mempunyai buku daftar stok atau sebarang rekod stok penerimaan buku teks. Sekolah tidak mempunyai Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS) yang sesuai untuk penyimpanan dan pengurusan buku teks SPBT. BOSS tidak disenggarakan dengan baik. Buku teks yang dipesan tidak mencukupi. Tercicir pesanan buku teks. Sekolah tidak membenarkan buku teks dibawa bersama oleh murid ketika berpindah. Tidak membuat pelupusan buku teks.

1.2

1.3

1.4

1.5 1.6 1.7 1.8

1.9

2. Semua pihak hendaklah mengambil maklum bahawa buku teks adalah aset kerajaan dan hendaklah diurus mengikut prosedur / tatacara aset dan kewangan. Oleh yang demikian adalah menjadi tanggungjawab sekolah untuk memastikan setiap buku teks yang dibekalkan ke sekolah didaftar dan direkodkan dalam buku stok. Pesanan buku teks yang berlebihan akan menyebabkan pembaziran buku teks dan kerugian kepada kerajaan kerana buku teks tidak digunakan dan tersimpan begitu sahaja dalam BOSS. Kelemahan menguruskan daftar stok SPBT dan enrolmen murid menyebabkan pihak sekolah tidak mempunyai data asas untuk membuat pesanan buku teks dan menjadi punca kepada buku teks berlebihan ataupun kekurangan. 3. Bermula pada Februari 2011, taklimat dan bengkel bagi keperluan buku teks kegunaan 2012 akan diadakan dan semua sekolah diminta memastikan penjimatan semasa memohon keperluan buku teks dengan mematuhi prosedur berikut: 3.1 Semua sekolah hendaklah mematuhi arahan Persediaan Sebelum Mengisi Borang Keperluan Buku Teks SPBT (BTBT190/170) seperti pada Lampiran I. Semua pihak yang berkenaan hendaklah memastikan semua keperluan dokumen dan borang semasa mengisi keperluan buku teks dibawa bersama. Pihak sekolah tidak dibenarkan untuk mengisi permohonan keperluan buku teks tanpa membawa dokumen sokongan yang telah disahkan oleh Pengetua dan Guru Besar yang mana pihak pengurusan sekolah adalah bertanggungjawab dalam hal ini. Memastikan sekolah hanya memesan buku teks mengikut keperluan sahaja dan tidak memanipulasi data enrolmen bagi mendapatkan buku teks lebih dari keperluan. Adalah diingatkan bahawa pihak sekolah yang didapati memesan atau menyimpan buku teks secara berlebihan tanpa alasan munasabah boleh dikenakan tindakan tatatertib. Dalam masa yang sama, pihak sekolah yang memesan kurang dari keperluan atau tercicir pesanan buku teks hendaklah memberikan surat tunjuk sebab kepada JPN dan KPM. Bagi lain-lain perkara berkaitan pengurusan buku teks SPBT, semua pihak hendaklah merujuk kepada Buku Panduan Pengurusan SPBT (Edisi 2009) yang telah diedarkan kepada semua sekolah.

3.2

3.3

3.4

3.5

4. Adalah diharapkan inisiatif Y. Bhg. Datuk/Dato/Tuan/Puan terhadap hal ini akan dapat menyelesaikan banyak masalah dan kelemahan yang telah ditimbulkan oleh Jabatan Audit Negara dan Bahagian Audit Dalam bagi pengurusan SPBT sekolah khasnya dan juga di peringkat JPN dan PPD secara amnya. Ke arah penambahbaikan pengurusan SPBT ini maka pihak KPM meminta semua sekolah melaksanakan pengurusan SPBT secara berkomputer iaitu dengan menggunakan aplikasi Sistekbbt. 5. Sila maklumkan kandungan surat ini kepada semua pegawai yang bertanggungjawab di Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah serta semua pengetua dan guru besar di bawah pentadbiran YBhg. Datuk/Dato/Tuan/Puan. Sekian, terima kasih.

1. 2. 3. 4. 5.

Timbalan-Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Pengarah Bahagian Buku Teks Ketua Nazir Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh/ Sekolah Kecemerlangan Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional Pengarah Bahagian Pendidikan Khas Pengarah Bahagian Pendidikan Islam Pengarah Bahagian Sukan, Seni dan Kokurikulum Setiausaha, Bahagian Audit Dalam

6. 7. 8. 9. 10.

LAMPIRAN I PERSEDIAAN SEBELUM MENGISI BORANG KEPERLUAN BUKU TEKS SPBT (BTBT 190 /170) 1. Peringkat JPN/PPD/PPB 1.1 Mencetak dan mengasingkan Borang BTBT 190/170 mengikut daerah / jenis sekolah. Memastikan tiada sekolah yang tercicir daripada cetakan serta lengkap muka suratnya. JPN perlu menyediakan Borang Unjuran Murid. Borang ini diperlukan untuk membolehkan sekolah membuat unjuran dengan setepat mungkin. Borang ini boleh diserahkan sama ada lebih awal ke sekolah atau pun semasa taklimat pengisian dijalankan. Pastikan agihan dalaman buku teks antara sekolah telah dilaksanakan terlebih dahulu sebelum pengisian borang BTBT 190/170 dibuat. Mengarahkan pihak sekolah supaya mengemaskinikan buku stok SPBT (kedudukan stok buku teks pada akhir Januari tahun semasa). Memastikan sekolah telah membuat perancangan mengenai jumlah mata pelajaran elektif/agama/moral mengikut tahun/tingkatan.

1.2

1.3

1.4

1.5

2.

Peringkat Sekolah 2.1 2.2 2.3 Memastikan semua arahan yang melibatkan sekolah pada perkara 1 dipatuhi oleh sekolah sebelum pengisian Borang BTBT 190/170. PK HEM dan Guru SPBT dikehendaki hadir ke bengkel/taklimat pengisian BTBT190/170. Memastikan sekolah membawa bersama dokumen-dokumen yang diperlukan semasa perbengkelan/taklimat iaitu : i. Rumusan Enrolmen Murid (`Return Bulanan) atau Daftar Murid (`register) atau kedua-duanya sekali Mengikut Tahun/ Tingkatan seperti pada 31 Januari tahun semasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. ii. Borang Unjuran Murid yang telah dilengkapkan. iii. Bilangan murid mengikut mata pelajaran (teras/elektif/ agama/moral). iv. Buku Stok SPBT dan Lampiran G yang telah dikemas kini dan disahkan oleh Pengetua/Guru Besar . (LAMPIRAN G - BORANG MAKLUMAT STOK BUKU DAN UNJURAN MURID ) v. Penyata BTBTR/BTBTB 460 SPBT tahun semasa. vi. Senarai buku teks berlebihan.

Nota : Kesemua dokumen dan borang ini telah diserahkan kepada Penyelia SPBT Negeri dan akan diedarkan kepada PPD dan sekolah