BAB I

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A.

SEJARAH DAN PROFIL KOPERASI Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) KARYA SEJAHTERA berdiri sejak tahun 1970, namun KPRI mulai berbadan hukum sejak tahun 1975 dengan nomor : 8814/BH/VI tanggal 21 Mei 1975 dengan nama KPN KARYA SEJAHTERA. Dari tahun ketahun perkembangan KPRI KARYA SEJAHTERA mengalami kemajuan baik dalam bidang usaha, permodalan, maupun dalam jumlah keanggotaan.

Pada saat berdirinya kantor koperasi yang sekaligus digunakan tempat usaha pertokoan mendapat pinjaman dari Pemda Tk. II Blora yang terletak di Jl. Kolonel Sunandar No. 65, dengan luas bangunan 5 x 6 meter. Dalam perkembangannya KPRI KARYA SEJAHTERA telah mempunyai tempat usaha sekaligus kantor yang cukup memadai di Jl. Kolonel Sunandar No. 22 Blora, selain itu juga telah berdiri cukup megah Unit Ruko bahan bangunan di Jl. Sudarman Blora.

Dalam perjalanannya dari mula-mula usaha simpan pinjam sekarang telah mempunyai 7 (tujuh) unit usaha, yaitu : 1. Unit Toko Karya Sejahtera 2. Unit Jasa Penjahitan 3. Unit Jasa Perkreditan 4. Unit Jasa Konstruksi 5. Unit Jasa Toko Bahan Bangunan 6. Unit Persewaan 7. Unit Pengurusan

B.

STRUKTUR ORGANISASI

Rapat Anggota

Pengurus

Pengawas

Manager

Bag. Personalia

Bag. Keuangan

Anggota

Keterangan : = Garis Komando = Garis Pelayanan

C. KEPENGURUSAN KPRI KARYA SEJAHTERA 1. Anggota KPRI Karya Sejahtera Jumlah anggota Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) KARYA SEJAHTERA sesuai dengan buku daftar anggota sampai dengan posisi tanggal 31 Desember 2010 sebanyak 1.515 orang. Partisipasi anggota dalam manajemen juga harus direalisasikan melalui berbagai cara antara lain : 1. Menerima dan melaksanakan anggar an dasar dan keputusan rapat anggota. 2. Memilih serta memberhentikan pengurus dan pengawas. 3. Mengesahkan perubahan anggaran dan investasi y ang penting. 4. Mengawasi pengurus dan pengelola secara dinamis. 5. Mengusulkan untuk memeri ksa keuangan agar tidak ada penyel ewengan. 6. Membantu permodalan koperasi sesuai dengan kemampuan masi ng masing. 7. Membayar simpanan simpanan yang menjadi kewajibannya. 8. Melakukan transaksi dan aktif dengan kegiatan koperasi. 9. Memberikan kritik dan saran terhadap pel aksanaan pengurus. 10. Mengikuti dan mendorong perkembangan koperasi . 2. Pengurus KPRI KARYA SEJAHTERA Pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh pengurus telah berpedoman pada Anggaran dasar dan Anggaran Rumah Tangga serta Program Kerja Tahunan. Adapun tugas dimaksud adalah : 1. Mengelola koperasi dan usahanya 2. Mengajukan (a) rencana pendapatan, dan (c) rencana pendapatan ( c) rencana biaya. 3. Men yel en ggarakan rapat angg ota. 4. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas. 5. Menyelenggrakan pembukuan dan inventaris koperasi serta mempertanggungjawabkannya kepada anggota dalam rapat anggota. 3

6. M e m e l i h a r a d a f t a r b u k u a n g g o t a d a n p e n g u r u s . 3. Pengawas KPRI KARYA SEJAHTERA Tugasnya : 1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi 2. Melaporkan hasil pengawasannya secara tertulis kepada rapat anggota 3. Meneliti catatan yang ada pada koperasi 4. Manager KPRI KARYA SEJAHTERA Manager KPRI KARYA SEJAHTERA dijabat oleh Sdr. Soeprijono, SE (PNS) yang diangkat dan ditetapkan dengan keputusan pengurus No.05/844/KS/II/2005 tanggal 25 Pebruari 2005. Manager bertugas mengelola dan menjalankan usaha koperasi sesuai dengan anjuran pengurus. 5. Karyawan KPRI KARYA SEJAHTERA Dalam menjalankan tugasnya karyawan tersebut telah diadakan pembagian tugas secara proporsional oleh manager, meliputi : - kasir : 1 orang - toko kelontong - toko bangunan - jahitan : 4 orang : 2 orang : 1 orang

- pembukuan : 1 orang - umum - kredit - dana : 1 orang : 4 orang : 2 orang

- sound, kursi & tratag : 3 orang - penjaga/kebersihan : 3 orang

BAB II PROSES BISNIS DAN ARUS INFORMASI PERUSAHAAN

A. PROSES BISNIS SIKLUS PENGGAJIAN 1. Fungsi-fungsi terkait Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem penggajian SEJAHTERA adalah : a. Bagian Personalia b. Pegawai c. Perusahaan Asuransi d. Kasir pada KPRI KARYA

2. Dokumen-dokumen yang ada Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam sistem penggajian pada KPRI KARYA SEJAHTERA adalah : a. Daftar Kehadiran dan Waktu Kerja b. Slip gaji c. Kwitansi d. Daftar gaji e. Daftar Karyawan yang diasuransikan

3. Prosedur Penggajian Sistem penggajian yang dijalankan oleh KPRI KARYA SEJAHTERA adalah sistem penggajian berdasarkan jam kerja. Jam kerja dimulai pukul 07.30-14.00 WIB. Penggunakan buku catatan kehadiran merupakan hal yang penting untuk mencatat kehadiran pegawai. Setiap jam masuk dan jam pulang karyawan melakukan presensi dan tanda tangan. Sistem penggajian dimulai ketika bagian personalia serta kasir memberikan informasi mengenai daftar hadir karyawan kepada sistem penggajian. Kemudian sistem penggajian memberikan daftar karyawan yang diasuransikan kepada perusahaan asuransi. Setelah itu perusahaan asuransi memberikan tarif asuransi karyawan kepada system penggajian. Setelah itu system penggajian memberikan gaji kepada karyawan dan 5

memberikan daftar penggajian kepada kasir. Sehingga bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah karyawan, perusahaan asuransi, kasir dan bagian personalia. Dalam hal penggajian ini KPRI KARYA SEJAHTERA tidak mengenakan pajak ke karyawannya.. Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut : a. Memperbaharui file induk penggajian Bagian personalia melakukan pembaharuan pada file induk penggajian ini untuk mengetahui karyawan yang berhenti atau mangkir dalam melaksanakan tugasnya. b. Memvalidasi data waktu dan kehadiran Validasi data waktu dan kehadiran ini dilakukan untuk mengetahui dan mencatat dan membuat daftar hadir karyawan. c. Menyiapkan penggajian Dalam menyiapkan penggajian ini didasarkan pada daftar hadir. Selain itu juga berdasarkan informasi mengenai tarif asuransi perindividu dari perusahaan asuransi. Kemudian dibuat rekap gaji pegawai berdasarkan daftar hadir tersebut. d. Mengeluarkan dana penggajian Setelah gaji pegawai terekap, pihak kasir akan mengeluarkan gaji beserta slip dan kwitansi penerimaan gaji. Selanjutanya pegawai membubuhkan tanda tangan tanda terima gaji. Kemudian kas yang dikeluarkan dilaporkan ke buku besar.

B. ARUS INFORMASI Arus informasi sistem penggajian dari KPRI KARYA SEJAHTERA berikut : a. Proses Memperbaharui file induk penggajian Proses ini diawali oleh Bagian personalia yang memberikan laporan mengenai daftar hadir karyawan yang didasarkan pada presensi harian. Kemudian atas dasar data dari bagian personalia tersebut dilakukan pembaharuan pada file induk penggajian ini untuk mengetahui karyawan yang berhenti atau yang tidak hadir pada jam kerja. b. Proses Memvalidasi data waktu dan kehadiran adalah sebagai

Proses validasi data waktu dan kehadiran ini dilakukan untuk mengetahui dan mencatat dan membuat daftar hadir karyawan. Selanjutnya data yang telah divalidasi ini oleh sistem penggajian didistribusikan untuk menyiapkan gaji. c. Proses Menyaiapkan penggajian Dalam menyiapkan penggajian ini didasarkan pada daftar hadir yang telah di validasi dan file induk penggajian. Selain itu juga berdasarkan informasi mengenai tarif asuransi perindividu dari perusahaan asuransi. Kemudian dibuat rekap gaji pegawai berdasarkan daftar hadir tersebut, yang selanjutnya didistribusikan untuk mengeluarkan dana gaji. d. Mengeluarkan dana penggajian Setelah gaji pegawai terekap, gaji akan dikeluarkan beserta slip dan kwitansi penerimaan gaji. Selanjutanya pegawai membubuhkan tanda tangan tanda terima gaji. Kemudian kas yang dikeluarkan dilaporkan ke buku besar. Untuk daftar gaji yang telah ditandatangani disimpan oleh kasir sebagai arsip. C. DIAGRAM KONTEKS DAN ARUS DATA Data flow diagram atau diagram alir data merupakan suatu bagan yang menggambarkan urutan cara kerja/proses sistem secara garis besar. Dengan diagram alir data, kita dapat memahami bagaimana sistem tersebut berjalan. Diagram alir data dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual melalui symbol-symbol atau bagan yang terhubungkan. Terdapat dua bentuk diagram alir data, yaitu diagram alir data fisik (Physical DFD) dan digram alir data logika (Logical DFD). Physical DFD lebih menekankan pada penggambaran bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan, termasuk proses-proses manual sehingga lebih banyak memakan waktu. Logical DFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses apa yang secara logika dibutuhkan oleh sistem.

Data Kehadiran dan waktu Bagian Personalia Laporan

Tanda tangan dan daftar penerimaan

Pegawai
Slip gaji, gaji, dan kwitansi

Sistem Penggajian

Daftar Penggajian

Daftar Karyawan yang diasuransikan

Kasir
Data Kehadiran dan waktu Tarif asuransi perindividu

Asuransi

Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian pada KPRI KARYA SEJAHTERA

Data Kehadiran dan Waktu Kerja

Bagian Personalia
1.0 Perbaharui file induk penggajian

2.0 Validitas data waktu dan kehadiran

Data Kehadiran dan Waktu Kerja yang telah di validasi

File Induk Penggajian

Untuk Memperbarui

3.0 Siapkan penggajian

Tarif Asuransi

Penggajian

Buku Besar

Kasir
Daftar Gaji

4.0 Keluarkan dana penggajian

Daftar Karyawan yg diasuransikan

Perusahaan Asuransi

Slip Gaji, Gaji, Kwitansi

Pegawai
Tanda Tangan dan Daftar Penerimaan

Gambar 2. DFD tingkat 0 dari sistem informasi penggajian pada KPRI KARYA SEJAHTERA

BAB III ANALISIS KELEBIHAN DAN KELEMAHAN

A.

KELEBIHAN Kelebihan dari sistem penggajian yang dimiliki oleh KPRI KARYA SEJAHTERA salah satunya adalah adanya absen kerja dua kali dalam sehari. Dengan begitu, maka akan memudahkan dalam pengendalian kinerja karyawan. Apabila dalam sehari hanya absen satu kali saja maka akan mempengaruhi besarnya gaji yang akan diterima. Sehingga hal tersebut akan memicu semangat kerja karyawan. Meskipun komputer hanya sebagian alat bantu, penggunaan dokumen manual menjadi kelebihan dalam koperasi ini . Hal ini dikarenakan ketika data yang di input salah langsung dapat ditelusur ke dokumen manual tersebut. Untuk masalah presensi, setiap jam masuk dan jam pulang bagian personalia akan melakukan kontrol jam kerja melalui presensi tersebut. Bagian personalia dapat langsung merekap jam daftar hadir tanpa harus menunggu laporan dari bagian lain, sehingga siklus menjadi lebih singkat. Selain itu, karena menggunakan bantuan komputer (prograp acces, excel,dll) maka kesalahan dalam rekap data lebih kecil, karena sejak proses input, item data tertentu sudah tersimpan. Back up data pun dapat dilakukan oleh sistem manual maupun komputer. Dari segi praktik, koperasi ini melibatkan pihak pengawas untuk mengontrol setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh koperasi, baik pengadaan dana maupun penyaluran dana.

B. KELEMAHAN Pada sistem penggajian di KPRI KARYA SEJAHTERA belum tersedia presensi elektrik. Presensi kehadiran hanya dilakukan dengan buku manual berupa pembubuhan tanda tangan kehadiran pada setiap jam masuk dan jam pulang. Hal ini menimbulkan kemungkinan adanya kecurangan dalam hal presensi karyawan. Untuk input data sendiri, sistem belum terintegrasi dengan baik. Komputer digunakan hanya sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan lapangan semata. Untuk setiap perubahan data dan input data baru berkaitan dengan pegawai harus

10

dilakukan secara manual dengan buku daftar pegawai terlebih dahulu, baru setelah itu di pindahkan ke komputer. Selain berkaitan dengan sistem yang digunakan, kelemahan yang terjadi adalah berkaitan dengan fungsi manajemen. Bagian personalia dan bagian administrasi digabung menjadi satu, sehingga menjadi kurang efektif dalam bekerja. Berkaitan dengan hal ini keterbatasan tenaga dan biaya menjadi alasan mengapa kebijakan struktur organisasi ini dilaksanakan. Untuk sistem pemberian gaji sendiri, jumlah gaji tidak dapat langsung diketahui. Komputer sebagai alat bantu harus mencocokan dulu data yang ada di input di komputer dengan data manual yang dibuat oleh bagian personalia, baru setelah itu diproses. Selain berkaitan langsung dengan sistem penggajian kelemahan juga disebabkan oleh aganya kredit macet dari para anggota. Kredit macet ini menyebabkan perputaran dana dan biaya operasional menjadi terhambat. Kelemahan selanjutnya adalah belum adanya backup data secara rutin dan berkala. Meskipun ada data manual absen, tetapi data back up di komputer tetaplah diperlukan. Karena apabila ada kerusakan pada komputer data sudah bisa terback up.

11

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) KARYA SEJAHTERA berdiri sejak tahun 1970, namun KPRI mulai berbadan hukum sejak tahun 1975 dengan nomor : 8814/BH/VI tanggal 21 Mei 1975 dengan nama KPN KARYA SEJAHTERA. Dari tahun ketahun perkembangan KPRI KARYA SEJAHTERA mengalami kemajuan baik dalam bidang usaha, permodalan, maupun dalam jumlah keanggotaan. Dalam Perkembangannya saat ini koperasi ini telah menyerap banyak tenaga kerja, sehingga turut membantu usaha pemerintah untuk memberantas dan mengurangi kemiskinan di negeri ini. Koperasi ini sudah berkembang namun dalam hal keanggotaannya terbatas hanya PNS di lingkungan Kabupaten Blora saja yang bisa menjadi anggota dalam koperasi ini Dapat ditarik kesimpulan jika manajerial dalam koperasi ini belum tertata rapi karena masih saja ada penumpukan tugas di setiap bagian. Selain itu proses penggajian dalam koperasi ini masih belum menerapkan teknologi informasi secara maksimal hanya setengah-setengah saja. Namun sisi baiknya ialah seperti yang dijelaskan diatas tadi bahwa koperasi ini menyerap banyak tenaga kerja sehingga turut membantu pemerintah mengurangi penganggguran.

B. SARAN Saran dari penulis untuk KPRI KARYA SEJAHTERA diantaranya adalah

menggunakan absensi dengan berbantuan teknologi. Seperti finger scan atau dengan webcam. Pengadaan alat seperti ini akan sedikit banyak membantu. Selain itu pengadaan alat ini juga tidak terlalu mahal. Misalnya saja Web Cam yang hanya membutuhkan satu unit komputer dan webcam. Saran selanjutnya adalah pengembangan dari penggunaan teknologi komputer. Seperti penggunaan software database yang kompeten seperti Microsoft Access. Dari 12

penggunaan software tersebut selanjutnya dibuat aplikasi yang mampu menghitung gaji secara otomatis dengan dasar absensi karyawan. Sehingga membantu bagian personalia saat penentuan gaji karyawan. Kemudian penggunaan back up data secara rutin. Juga diperlukan pembentukan bagian administrasi untuk mengadministrasi data sehingga bagian personalia mengalami kelebihan tugas. tidak

13

Daftar Pustaka

Mulyadi. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat, 1993. B.Romney, Marshall dan John Staibart, Paul. (2003) Accounting Information System.Buku 1. Jakarta: Salemba Empat B.Romney, Marshall dan John Staibart, Paul. (2003) Accounting Information System.Buku 2. Jakarta: Salemba Empat Widiyanti, Dra.Ninik. (1991). Manajemen Koperasi. Jakarta: Penerbit Rineka Cipta

14

LAMPIRAN Dokumentasi :

Gambar 3. Aktivitas Pertokoan Koperasi

Gambar 4. Rapat Anggota Tahunan

Gambar 5. Aktivitas Konveksi

Gambar 6. Aktivitas Pertokoan

15

Formulir :

Gambar 7. Daftar Hadir Pegawai

Gambar 8. Slip Gaji

16