Buku SOLFINA Accounting

Hal 1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................ 2 BAGIAN I ................................................................................................................ 11 SOFTWARE AKUNTING SOLFINA-AFS .................................................................... 11 Bab 1 ...................................................................................................................... 13 Mengenal SOLFINA-AFS ......................................................................................... 13 MENGENAL SOLFINA-AFS ...................................................................................... 14 SOLFINA-AFS dan PSAK ...................................................................................... 14 Arsitektur SOLFINA-AFS ..................................................................................... 14 Siapa pengguna SOLFINA-AFS ........................................................................... 16 APLIKASI SOLFINA-AFS ........................................................................................... 17 Modul SOLFINA-AFS .......................................................................................... 17 Master Dokumen ............................................................................................... 20 Nomor Referensi................................................................................................ 27 Struktur Akun..................................................................................................... 29 Akun Induk ..................................................................................................... 30 Akun Pencatatan (Posting) ............................................................................ 33 Struktur akun dalam bentuk pohon-cabang ................................................. 34 PENGATURAN AKSES ............................................................................................. 35 Pengaturan akses untuk multi-company ........................................................... 37 Pengaturan akses untuk multi kantor-cabang .................................................. 37 Pengaturan akses membuka dokumen ............................................................. 38 DATA CONTOH ....................................................................................................... 40 Perusahaan Contoh ........................................................................................... 40 Transaksi contoh untuk pembahasan ............................................................... 42 BAGIAN II ............................................................................................................... 49 INSTALASI SOLFINA-AFS......................................................................................... 49 Bab 2 ...................................................................................................................... 51 PROSES INSTALASI ................................................................................................. 53 Prosedure Penginstalan ..................................................................................... 53 Saat Pertama Menggunakan ............................................................................. 55
Hal 2
Daftar Menu ...................................................................................................... 56 4 LANGKAH INSTALASI SISTIM AKUNTING BARU .................................................. 62 Step 1. Menyusun Bagan Akun ......................................................................... 63 Memasukkan Akun Induk .............................................................................. 64 Memasukkan Akun Posting ........................................................................... 69 Adopsi Chart-Of-Account............................................................................. 77 Rekening Pendanaan (Paysource Account) ................................................... 80 Step 2. Data Pelanggan dan Pemasok ............................................................... 82 Master Data Pelanggan ................................................................................. 82 Master Data Pemasok ................................................................................... 85 Step 3. Master Barang Pesediaan ...................................................................... 89 Step 4. Memasukkan Saldo Awal....................................................................... 94 Akun Kliring untuk Buku Pembantu............................................................... 95 Contoh Neraca Saldo ..................................................................................... 96 Entri Saldo Awal Neraca Saldo....................................................................... 99 Entri saldo awal faktur penjualan ................................................................ 101 Faktur penjualan dalam valuta asing........................................................... 104 Entri Saldo Awal Faktur Pembelian ............................................................. 106 Saldo awal persediaan barang..................................................................... 109 BAGIAN III ............................................................................................................ 117 Mengelola Transaksi Keuangan ........................................................................... 117 Bab 3 .................................................................................................................... 119 BUKU BESAR (GENERAL LEDGER) ........................................................................ 119 ORGANISASI KEUANGAN & AKUNTING ............................................................... 120 MODUL GENERAL LEDGER (GL) ........................................................................... 120 Pengaturan GL (GL Settings) ............................................................................ 121 Periode Akunting ....................................................................................... 121 Menutup Periode Akunting ......................................................................... 122 Pengaturan Kurs Valuta Asing ......................................................................... 123 Mendaftarkan valuta asing .......................................................................... 124 Kurs Akunting ............................................................................................ 124 Kurs Pajak ................................................................................................... 126 Area Bisnis ....................................................................................................... 126 Pemeriksaan Validitas...................................................................................... 128 JURNAL UMUM .................................................................................................... 129 Dokumen GJ (General Journal) ........................................................................ 129 Mencatat transaksi lewat modul GL................................................................ 129 Mengedit General Jurnal ................................................................................. 133
Hal 3
General Journal untuk transaksi valas ............................................................. 133 Jurnal Berulang ................................................................................................ 134 Jurnal Berbalik ................................................................................................. 138 Jurnal penggajian ............................................................................................. 141 Mengimpor jurnal dari work-sheet ................................................................. 142 LAPORAN STANDAR GL ........................................................................................ 143 Accounts Balance GL110 ................................................................................. 144 Accounts Movement GL111 ............................................................................ 146 Accounts Balance GL113 (by Date).................................................................. 147 Accounts Net Movement GL114 ..................................................................... 149 Journals Summary GL210 ................................................................................ 150 Account Summary GL310 ................................................................................ 152 Drill-down Detail Transaksi .............................................................................. 154 BAB 4.................................................................................................................... 157 HUTANG DAGANG (VENDOR PAYABLE) .............................................................. 157 JURNAL PEMBELIAN............................................................................................. 158 Faktur Pembelian............................................................................................. 158 Terma Pembayaran ......................................................................................... 159 Mencatat Jurnal Pembelian ............................................................................. 160 Jurnal pembelian dalam valas ......................................................................... 162 PROSES PEMBAYARAN HUTANG ......................................................................... 164 Batch Pembayaran ke Supplier........................................................................ 164 Daftar faktur yang belum terbayar ................................................................. 166 Filter tanggal jatuh tempo ........................................................................... 167 Proposal Pembayaran ...................................................................................... 168 Pembayaran dengan beda mata uang............................................................. 169 Pembayaran sebagian (Partial)........................................................................ 169 Mencetak Slip Proposal Pembayaran .............................................................. 169 Menutup Batch Pembayaran........................................................................... 170 Batch multi supplier......................................................................................... 172 Notifikasi Pembayaran..................................................................................... 173 PEMBAYARAN PAJAK ........................................................................................... 175 Membuat SSP .................................................................................................. 175 Membukukan Setoran SSP .............................................................................. 178 ANALISA HUTANG DAGANG ................................................................................ 180 Daftar Faktur Pembelian ................................................................................. 182 Analisa Umur Hutang....................................................................................... 183 Skedul Pembayaran ......................................................................................... 185
Hal 4
DPO (Days Payable Outstanding) .................................................................... 186 DPO rata-rata ............................................................................................... 186 Rata-rata tertimbang jumlah hari pembayaran .......................................... 186 Dokumen Pembayaran .................................................................................... 188 Log system untuk faktur supplier .................................................................... 189 BAB 5.................................................................................................................... 193 ORDER PENJUALAN (SALES ORDER) .................................................................... 193 ORGANISASI MANAJEMEN ORDER ...................................................................... 194 KUOTA PENJUALAN (SALESMAN QUOTA) ........................................................... 194 ORDER PENJUALAN (Sales Order) ........................................................................ 197 Elemen Diskon, Uang Muka dan PPN.............................................................. 198 Elemen diskon ............................................................................................. 199 Elemen Uang Muka ..................................................................................... 200 Elemen Pajak Pertambahan Nilai ................................................................ 201 Order Penjualan Sederhana (Simple Sales Order)........................................... 203 Memasukkan PPN ke dalam Order Penjualan............................................. 207 Mencetak dokumen SO sederhana ........................................................... 209 Membuat Faktur Penjualan (Order Sederhana) .......................................... 210 Mencetak Faktur Penjualan ...................................................................... 214 Membuat Faktur Pajak (Order Sederhana) ................................................. 215 ORDER PENJUALAN KATALOG ......................................................................... 219 Alur Order Penjualan Katalog ...................................................................... 219 Master Katalog Produk ................................................................................ 220 Pengelompokan Katalog Produk ................................................................. 221 Diskon Penjualan ......................................................................................... 223 Data katalog produk .................................................................................... 224 Pembuatan Order Katalog ............................................................................... 226 Penjualan Tunai (Cash Sales) ....................................................................... 227 Order Penjualan dengan pengiriman barang .............................................. 232 PENGIRIMAN BARANG......................................................................................... 239 Dokumen Pengiriman (Delivery Order) ........................................................... 239 Menghitung pesanan yang belum terkirim ..................................................... 244 Mencetak Dokumen DO .................................................................................. 245 Menutup Dokumen DO ................................................................................... 248 MEMBUAT FAKTUR ATAS DELIVERY ORDER........................................................ 249 Membuat faktur penjualan ............................................................................. 250 Melampirkan DO pada faktur ...................................................................... 251 Memasukkan Elemen Diskon ...................................................................... 252
Hal 5
Memasukkan Elemen Uang Muka ............................................................... 253 Mengenakan PPN ........................................................................................ 254 Pembuatan Faktur Penjualan ...................................................................... 255 Mencetak faktur pajak..................................................................................... 259 Kurs Pajak ........................................................................................................ 264 Mencetak Ulang Faktur Pajak .......................................................................... 265 Mencetak Faktur pada Multi-Users ................................................................. 266 LAPORAN ORDER PENJUALAN ............................................................................. 268 Laporan Pemrosesan Order (Order Processing).............................................. 268 Laporan Target dan Pencapaian Penjualan ..................................................... 269 Bab 6 .................................................................................................................... 273 PIUTANG DAGANG (RECEIVABLE MANAGEMENT).............................................. 273 JURNAL PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG..................................................... 274 Penjualan Kredit (Credit Sales) ........................................................................ 274 Faktur penjualan modul SO....................................................................... 275 Faktur Penjualan Manual ............................................................................ 275 PENAGIHAN PIUTANG ......................................................................................... 277 Collection Calls................................................................................................. 277 Mendaftarkan nama kolektor ..................................................................... 277 Membuat catatan log penagihan ................................................................ 278 Internal Problem .............................................................................................. 281 Daftar IP ....................................................................................................... 282 Pencatatan IP ............................................................................................... 283 Statement Of Accounts (SOA) ......................................................................... 284 APLIKASI PELUNASAN PIUTANG .......................................................................... 286 Setoran dari penjualan tunai ........................................................................... 287 Pelunasan dalam Valuta Asing ........................................................................ 292 Slip Pelunasan Piutang..................................................................................... 294 Mencatat Biaya Komisi Bank ........................................................................... 295 Pelunasan dengan potongan tunai.................................................................. 299 Pelunasan Piutang secara parsial .................................................................... 300 Pelunasan Piutang Beda Mata Uang ............................................................... 302 Membuat elemen Penyesuaian .......................................................................... 305 MODUL ANALISA PIUTANG DAGANG (ARA) ........................................................ 306 Top Ten Billings ................................................................................................ 307 Billings Report Details ................................................................................... 308 Billings Report Compressed .......................................................................... 309 Analisa Umur Piutang ...................................................................................... 310
Hal 6
Skedul Jatuh Tempo Piutang ........................................................................... 314 DSO (Days Sales Outstanding) ......................................................................... 315 Laporan Pelunasan Piutang ............................................................................. 317 PENGHAPUSAN PIUTANG DAGANG .................................................................... 319 Penghapusan Piutang karena macet ............................................................... 320 Pengampunan Hutang ..................................................................................... 322 Bab 7 .................................................................................................................... 323 PEMBELIAN .......................................................................................................... 323 ORGANISASI DEPARTEMEN PEMBELIAN ............................................................. 324 ORDER PEMBELIAN SEDERHANA ......................................................................... 325 Pembuatan Order Pembelian Sederhana........................................................ 325 Pencetakan Order Pembelian Sederhana ....................................................... 329 ORDER PEMBELIAN KATALOG ............................................................................. 332 Master Material ............................................................................................... 332 Modul Master Material ............................................................................... 333 Mencetak Data Master Material ................................................................. 334 Kode Gudang ................................................................................................... 335 Pembelian Barang Untuk Persediaan .............................................................. 336 Permintaan Pembelian Katalog (PR) ........................................................... 339 Membuat Order Pembelian............................................................................... 341 Mencetak Order Pembelian ............................................................................ 346 Kaitan Order Pembelian dengan Hutang Dagang............................................ 349 Pending Purchase ............................................................................................ 349 LAPORAN PEMBELIAN ......................................................................................... 350 Daftar Purchase Requisition ............................................................................ 350 Purchase Order Report - Details ...................................................................... 351 Purchase Order Report - Compressed ............................................................. 351 Purchase Order Report Top Ten ................................................................... 351 RANTAI PASOKAN (SUPPLY CHAIN) ..................................................................... 352 BAB 8.................................................................................................................... 355 PERSEDIAAN BARANG (INVENTORY MANAGEMENT) ......................................... 355 ORGANISASI DEPARTEMEN LOGISTIK.................................................................. 356 MENCATAT PENERIMAAN BARANG .................................................................... 356 Kunci FIFO (FIFO Key)....................................................................................... 358 Kode akun persediaan ..................................................................................... 358 Modul Material Receiving (MR) ...................................................................... 358 Pending penerimaan barang (Pending Receiving) .......................................... 364 Menutup Dokumen MR ................................................................................... 367
Hal 7
Mencetak Material Receving Note (MRN) ...................................................... 369 TRANSFER PERSEDIAAN KE GUDANG LAIN ......................................................... 370 Modul Inventory Transfer (IT) ......................................................................... 370 Mencetak Inventory Transfer Note (ITN) ........................................................ 373 MEMOTONG PERSEDIAAN ATAS PENJUALAN ..................................................... 374 Dokumen CO .................................................................................................... 374 Jurnal COGS ..................................................................................................... 374 INVENTORY WRITE ADJUSTMENT ....................................................................... 376 Prosedur membukukan inventory adjustment ............................................... 377 Inventory Adjustment Note (IAN) ................................................................... 380 LAPORAN PERSEDIAAN BARANG ......................................................................... 380 PENETAPAN NILAI PERSEDIAAN BARANG DAGANG ............................................ 382 Nilai Persediaan Barang Dagang Dengan Metode FIFO .................................. 383 Bab 9 .................................................................................................................... 385 PEMBEBANAN BIAYA (COSTING) ......................................................................... 385 Objek Biaya (Cost Object) ................................................................................ 386 Membuat Objek Biaya baru......................................................................... 387 MELAMPIRKAN OBJEK BIAYA PADA PRODUK...................................................... 391 HARGA POKOK PENJUALAN ............................................................................. 393 Metode FIFO .................................................................................................... 393 Menghitung harga pokok penjualan (COGS) ................................................... 393 Jurnal Biaya Pokok Penjualan .......................................................................... 396 Alokasi pemakaian material (FIFO) .................................................................. 397 Bab 10 .................................................................................................................. 400 PEMBAYARAN KEPADA PEGAWAI ....................................................................... 400 Master Data Pegawai........................................................................................... 401 Elemen Pengeluaran ............................................................................................ 402 Penggantian Biaya (Reimbursement) .................................................................. 404 Pembayaran Uang Muka ..................................................................................... 408 Uang muka Perjalanan Dinas (Travel Cash Advance) ...................................... 408 Surat Perjalanan Dinas................................................................................. 408 Uang muka non Perjalanan Dinas ................................................................... 409 Dokumen CA ................................................................................................ 409 Proses pembuatan batch pembayaran ............................................................... 411 Penyelesaian Uang Muka .................................................................................... 417 Mencatat Pengembalian (Refund) ...................................................................... 422 Laporan Pembayaran ke pegawai (ED Reports) .................................................. 424 Bab 11 .................................................................................................................. 426
Hal 8
HARTA TETAP ....................................................................................................... 426 KRITERIA HARTA TETAP ................................................................................... 427 Akun Kliring Harta Tetap.................................................................................. 429 PROSES KAPITALISASI ...................................................................................... 430 PENYUSUTAN AKTIVA TETAP ............................................................................... 431 Metode penyusutan ........................................................................................ 433 MELEPASKAN HARTA TETAP ................................................................................ 437 Aktiva Tetap yang nilai bukunya sudah habis (fully depreciated assets) ........ 437 AktivaTetap yang masih mempunyai nilai buku.............................................. 438 LAPORAN HARTA TETAP ...................................................................................... 439 BAGIAN III ............................................................................................................ 444 LAPORAN KEUANGAN.......................................................................................... 444 Bab 12 .................................................................................................................. 446 LAPORAN KEUANGAN.......................................................................................... 446 FINANCIAL REPORT EXTENDER ............................................................................ 447 Menyusun template Neraca dan Laba Rugi secara otomatis.......................... 447 Memodifikasi template BS dan PL ................................................................... 451 Menyisipkan baris judul baru ...................................................................... 452 Mengganti label judul .................................................................................. 452 Menyisipkan akun baru ............................................................................... 452 Menambah baris kosong ............................................................................. 452 MODUL FINANCIAL REPORTING AND ANALYSIS (FRA) ........................................ 452 Model Laporan Keuangan ............................................................................... 455 Tampilan Neraca dan Laba Rugi .................................................................. 455 Teknik Penyampaian Data ........................................................................... 455 Analisis Laporan Keuangan .............................................................................. 456 Simulasi Relasi antara Neraca dan Laba Rugi .................................................. 458 CASH-FLOW REPORT............................................................................................ 459 Bab 13 .................................................................................................................. 464 ADMINISTRASI SISTEM ........................................................................................ 464 PENGATURAN APLIKASI ....................................................................................... 465 Menyimpan data perusahaan ......................................................................... 465 Pengaturan Periode Laporan Keuangan .......................................................... 466 Pengaturan entitas usaha dan tahun buku ..................................................... 468 Pengaturan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).................................................... 468 Pengaturan lain-lain (Misc. Settings) ............................................................... 470 Pengaturan Termin Pembayaran..................................................................... 472 PREFERENSI PENGGUNA...................................................................................... 474
Hal 9
Pengaturan koneksi database ......................................................................... 474 Pengaturan tampilan bahasa........................................................................... 476 MENU DAN DOKUMEN BARU.............................................................................. 476 Modul dan dokumen SOLFINA ........................................................................ 476 Mengatur menu utama ................................................................................... 478 ADMINISTRASI PENGGUNA ................................................................................. 479 Jenis Pengguna ................................................................................................ 479 Mendaftarkan Pengguna Baru ........................................................................ 479 Mendaftarkan Pengguna ke Modul ................................................................. 482 Mengganti Sandi (password) ........................................................................... 485 Event Viewer dan Audit Trail ........................................................................... 486 TROUBLE-SHOOTING ........................................................................................... 486 GLOSSARY ............................................................................................................ 487
Hal 10
BAGIAN I
SOFTWARE AKUNTING SOLFINA-AFS
Hal 11
Hal 12
Bab 1
Mengenal SOLFINA-AFS
APLIKASI SOLFINA-AFS STRUKTUR AKUN PENGATURAN AKSES DATA CONTOH
Hal 13
MENGENAL SOLFINA-AFS
SOLFINA-AFS dan PSAK Dewasa ini ada banyak aplikasi akunting yang bisa digunakan untuk menangani pencatatan dan pelaporan transaksi perusahaan. Dengan semakin mudahnya teknologi IT, pembuatan aplikasi baru menjadi semakin menarik. Tentu saja untuk membangun aplikasi akunting, bukan hanya mengandalkan pemrograman komputer. Aplikasi akunting harus sesuai dengan perkembangan PSAK (Pernyataan Standar Akutansi Keuangan). Hal ini penting sebab aplikasi akunting digunakan untuk membantu pengguna mendapatkan laporan keuangan yang wajar. Aplikasi akunting yang tidak memperhatikan PSAK hanya akan menyulitkan pengguna di kemudian hari. Hal lainnya yang perlu dicermati dalam sebuah aplikasi akunting adalah bagaimana aplikasi tersebut dapat mendukung pelaporan pajak. Kita amati dalam beberapa tahun ini terdapat banyak kemajuan dalam perpajakan di Indonesia, terutama dalam hal pelaporan pajak. Peran yang dapat dimainkan oleh aplikasi akunting adalah pembuatan dokumen-dokumen pajak seperti Faktur Pajak Standar, Bukti Pemotongan dan juga penyusunan laporan pajak. Dengan demikian aplikasi akunting dapat terbukti memberikan nilai tambah yang bermutu bagi penggunanya. Arsitektur SOLFINA-AFS SOLFINA-AFS adalah salah satu program aplikasi akunting yang terintegrasi yang sudah digunakan di berbagai jenis perusahaan. Semua kebutuhan akunting tersedia dalam SOLFINA-AFS mulai dari buku besar GL, manajemen order (Order-to-Cash) dan proses pembelian (Procure-to-Payment). Dari tampilan awalnya tampak kesan bahwa aplikasi ini dibangun dengan arsitektur yang cukup rapi. Anjuran yang ditemukan pengguna bertitik-berat pada simplifikasi. Meskipun terdiri dari banyak modul, namun setiap modul mempunyai peranan tersendiri, tidak ditemukan adanya pengulangan (redundancy). Simplifikasi bermuara pada peningkatan kualitas proses dan efisiensi sumber daya.
Hal 14
SOLFINA-AFS menggunakan sistim dokumentasi dalam pencatatan transaksi. Transaksi terekam dalam dokumen yang tersusun rapi. Uraian transaksi tersimpan dalam header dokumen, sedangkan jurnal akunting atas transaksi tersebut terdapat pada baris jurnal dokumen tersebut. Metode jurnal akunting menggunakan angka positif dan angka negatif dalam satu kolom. Posting dengan angka positif mencerminkan masukan debet sedangkan angka negatif mencerminkan masukan kredit. Semua dokumen dan jurnal akuntingnya tersimpan dalam satu gudang penyimpanan data. Dari gudang data tersebut program memasok data untuk pembuatan laporan buku besar (General Ledger), Neraca (Balance-Sheet) dan Laba-Rugi (Profit & Loss Statement). Struktur database sistim akunting SOLFINA-AFS mengandalkan pengikatan data antara 2 tabel utama yaitu tabel master dokumen dengan tabel jurnal akunting. Konsep ini adalah penanganan data yang paling sederhana dan sangat baik dalam menjamin integritas data. Master dokumen adalah tabel penyimpanan data uraian transaksi (penjualan, pembelian, dsb), sedangkan tabel jurnal akunting menyimpan baris data jurnal debet dan jurnal kredit dari setiap dokumen.
Jurnal Akunting GL Neraca P&L Master Dokumen
Gbr 1.1 Diagram penyimpanan data transaksi
Kedua tabel master dokumen dan jurnal akunting berbagi beban data, agar aplikasi tidak sekaligus terbebani data dalam ukuran yang besar dari hanya satu gudang data. Dengan kombinasi data dari dua tabel ini aplikasi dapat menarik data dengan lebih cepat di dalam mensupplai data akunting untuk laporan GL dan penyusunan laporan keuangan.
Hal 15
Siapa pengguna SOLFINA-AFS
Sistim akunting SOLFINA-AFS digunakan oleh berbagai perusahaan industri besar, menengah dan yang lebih kecil. Dalam internal organisasi perusahaan, pengguna SOLFINA-AFS adalah pegawai bagian penjualan, pembelian, persediaan, analis keuangan dan bagian pajak. Selain untuk administrasi dan keuangan, SOLFINA-AFS juga digunakan oleh bagian personalia dan payroll untuk memproses pembayaran gaji. Proses yang baik saja semata-mata tidaklah cukup. Apalah artinya sebuah proses tanpa didukung oleh alat perangkat yang cocok (smart-ware tools). Proses dan alat perangkat yang baik saja tidak akan menghasilkan hasil (outcome) yang maksimum bila tidak tersedia personel yang cakap. Jadi ketiga variabel tersebut harus terintegrasi satu sama lain, istilah manajemennya People (Human-ware), Process, Tools (Smart-ware). SOLFINA akan bercerita mengenai alat perangkat saja (smart-ware tools). Dengan menguasai sistim akunting SOLFINA-AFS, pengguna akan terinspirasi bahwa tugas rutin yang selama ini dikerjakan dengan cara manual ternyata dapat diotomatisasi. Cara kerja lama yang dilakukan dengan manual sekarang dapat ditanggalkan dan mulailah bekerja dengan cara yang lebih efisien. Penghematan sumberdaya tentu akan meningkatkan daya saing perusahaan. Baik perusahaan dan pegawai akan mendapatkan keuntungan secara financial, serta keseimbangan antara hidup dan pekerjaan (work-life balance). Pembuatan keputusan yang strategis dapat terbantu dengan tersedianya sistim akunting yang baik. SOLFINA-AFS menyediakan modul pelaporan keuangan yang menghasilkan Neraca dan Laba Rugi yang langsung ter-update begitu transaksi masuk. Laporan keuangan diolah dari data yang diperoleh dari buku besar. Selain Neraca dan Laba Rugi, laporan lain bisa dikustomisasi misalnya cash-flow, asset management, revenue shedules dan lainnya sesuai kebutuhan analisa. Pembuatan laporan yang komprehensif sesuai kebutuhan menjadi kunci kecepatan dalam perolehan informasi bagi pembuat keputusan.
Hal 16
APLIKASI SOLFINA-AFS
Modul SOLFINA-AFS Sistim akunting SOLFINA-AFS mempunyai modul-modul sebagai berikut: General-Ledger Cash-Book Sales-Ledger : Modul buku besar umum yang menyediakan fasilitas penjurnalan langsung ke dalam buku besar. : Modul Cash Balance, Cash Flow report dan Cash Forecast. : Buku pembantu untuk menyimpan data transaksi yang berkaitan dangan order penjualan, faktur penjualan dan pelunasan. : Buku pembantu untuk menyimpan detail transaksi pembelian, faktur supplier dan pembayarannya. : Buku pembantu untuk mengelola pergerakan persediaan barang dagang, barang masuk, barang keluar, transfer, dsb. : Buku pembantu untuk menjalankan kapitalisasi dan penyusutan harta tetap (tangible assets). : Buku pembantu berupa satu modul khusus untuk mengelola data pegawai dan pembayaran gaji serta penghitungan pajak penghasilan. : Buku pembantu yang berfungsi untuk melakukan pembebanan biaya untuk unit produksi (cost object) menghitung biaya pokok produksi per unit. : Buku pembantu dan modul khusus untuk menyimpan informasi pajak, pencetakan bukti potong dan pelaporan pajak masa (bulanan).
Purchase-Ledger Inventory-Ledger
Fixed Assets Payroll
Costing
Pajak
Hal 17
Semua modul buku pembantu terintegrasi dengan buku besar (general ledger). Modul tersebut berhubungan antar-muka dengan GL. Transaksi yang masuk lewat suatu modul langsung tercatat juga dalam General Ledger pada saat yang sama. Hubungan antarmuka ini mendukung pembuatan laporan keuangan langsung jadi (real time) tanpa harus menjalankan proses tambahan yang terpisah untuk mengirim data dari sub-ledger ke GL. Buku pembantu (sub ledger) mengelompokkan transaksi berdasarkan kode dokumen. Transaksi dari buku pembantu dimasukkan ke dalam buku besar dengan menyebutkan kode dan nomor dokumen agar transaksi tersebut dapat diketahui sumbernya. Setiap dokumen mempunyai nomor alokasi berbeda sehingga tidak terjadi konflik atau duplikasi nomor dokumen dalam GL, walaupun lintas tahun pembukuan dan lingkungan multi perusahaan sekalipun. Aplikasi SOLFINA edisi multi perusahaan mempunyai fasilitas yang bisa menangani pencatatan transaksi untuk lebih dari satu perusahaan dengan menggunakan satu aplikasi yang sama. Meskipun menggunakan modul yang sama dan juga menggunakan basisdata yang sama, namun data perusahaan satu dengan lainnya tetap terpisah dan tidak tercampur.
Hal 18
CONSOLIDATION
FRb: Financial Report Extender CBR: Cash Book Reporting
GENERAL LEDGER (GL1)
T2R: Tax Reporting Extender
Vendor Payable (VPM)
Account Receivable (ARM)
JOB COST (CO)
FIXEDASSETS (FA) PAYROLL (HRM)
Bank Book (BB)
INVENTORY & STOCK CTRL (ISC)
Procurement (POM)
Sales Order (SOM)
Manufacturin g (MF)
Gbr 1.3 Modul interface ke General Ledger
Hal 19
Master Dokumen
SOLFINA-AFS menggunakan konsep dokumen dalam mengelola catatan keuangan. Semua dokumen mengenakan 2 digit kode khusus untuk menjelaskan penggunaan dokumen tersebut. Transaksi keuangan dibedakan secara fungsional, misalnya transaksi penjualan, transaksi pembelian, transaksi pelunasan dan pembayaran. Pencatatan atas setiap jenis transaksi tersebut menggunakan kode dokumen yang berbeda. Jurnal transaksi penjualan dicatat menggunakan kode dokumen SI, pembelian VP, pelunasan CS, dan pembayaran VS. Selain keempat dokumen ini masih terdapat dokumendokumen lain untuk pencatatan jenis transaksi lainnya. Semua dokumen yang boleh digunakan harus terdaftar dalam data master dokumen. Penamaan dokumen ini sudah diatur oleh aplikasi SOLFINA-AFS, dan setiap dokumen sudah mempunyai pembagian nomor urut (nomor alokasi). Penomoran dokumen menggunakan 8 digit nomor alokasi dari 10000000 sd 99999999. Pembagian nomor alokasi untuk setiap dokumen ditandai dengan 2 digit prefiks angka terdepan yaitu angka 11 sd 99. Misalnya penomoran dokumen General Journal (GJ) diawali dengan 11 artinya nomor alokasi dokumen GJ adalah dari 11000001 sd 11999999. Nomor prefiks alokasi sudah diatur oleh aplikasi, sehingga tidak dimungkinkan untuk merubahnya. Dalam tabel berikut ini ditunjukkan semua dokumen yang dapat dipakai dalam sistim SOLFINA-AFS berikut dengan nomor prefiks alokasi masingmasing dokumen.
Prefiks Alokasi 11 20 21 22 24 26
Hal 20
Kode AM GJ CM SR SO SI PB
Nama Dokumen Account Master (Chart Of Account) General Journal Customer Master File Sales Request Sales Order Sales Invoice Point of Sales Batch
CS VM PR PO VL VP TO VS ST CW VW FW FT VI TS MM GR MR MC DO IT IW EM CA CR ER
Payment from Customer Vendor Master File Purchase Request Purchase Order Vendor Invoice Log Vendor Invoice Journal Travel Order Payment of Vendors Invoice Sales Tax Invoice Sales/Customer Witholding Tax Vendor Witholding Tax ForeignVendor Witholding Tax Final Witholding Tax Vat In Tax Payment Slip (SSP) Material Master/Cost Element General Receiving Material Receiving Material Costing/Consumption Delivery Order Inventory Transfer Inventory Write-Off Employee (ER) Master File Cash Advance (ER) CA Refund Employee Reimbursement Invoice
Hal 21
28 30 31 33 40 42 46 48 51 53 54 55 56 57 58 60 61 62 64 65 68 69 71 72 73
ES FA FD FW PC CO SQ PS PI
ER Payment Fixed Asset Capitalization Fixed Asset Depreciation Fixed Asset Disposal & Retirement Product Master Catalog Cost Objects Sales Quota Point of Sales Slip Proforma Invoice
75 77 78 79 80 85 88 91 95
GJ General Journal atau Jurnal Umum yaitu dokumen untuk pencatatan jurnal langsung ke dalam Buku Besar tanpa melalui buku pembantu. Dokumen General Journal (GJ) mempunyai nomor alokasi 11|000001 s/d 11|999999. CM Customer Master yaitu master data pelanggan berisi informasi nama, alamat, NPWP dan informasi lainnya mengenai pelanggan. Rentang nomor dokumen Customer Master (CM) adalah dari 20|000001 s/d 20|999999. SR Sales Request dokumen permintaan persetujuan untuk membuka order penjualan dan pengiriman barang. Nomor alokasi dokumen Sales Request (SR) dimulai dari 21|000001 s/d 21|999999. SO Sales Order atau Order Penjualan adalah dokumen SR yang sudah disetujui dan pengiriman barang siap dilakukan. Dokumen Sales-Order (SO) mempunyai nomor alokasi 22|000001 s/d 22|999999. SI Sales Invoice atau Faktur Penjualan adalah dokumen penagihan yang diterbitkan melalui modul Order Penjualan. Dokumen Faktur Penjualan juga dapat dicatat secara manual melalui modul Piutang Dagang. Untuk dokumen Sales Invoice (SI) diberikan nomor alokasi 24|000001 s/d 24|999999.
Hal 22
PB Point of Sales Batch yaitu rekapitulasi semua slip penjualan kas pada modul Point Of Sales (POS). Point-Of-Sales Batch (PB) mempunyai nomor alokasi 26|000001 s/d 26|999999 CS Customer Remittance digunakan untuk mencatat penerimaan uang dari pelanggan atas pelunasan tagihan (piutang dagang). Rentang nomor dokumen untuk Customer-Remittane (CS) adalah dari 28|000001 s/d 28|999999. VM Vendor Master yaitu master data supplier yang berisi detail nama, alamat, NPWP semua supplier yang digunakan untuk memproses order pembelian. Nomor dokumen untuk Vendor Master (VM) adalah 30|000001 s/d 30|999999. PR Purchase Request adalah dokumen permintaan pembelian dari bagian Logistik ditujukan kepada bagian Pembelian (Procurement) Dokumen Purchase Request (PR) mempunyai nomor alokasi 31|000001 s/d 31|999999. PO Purchase Order atau Order Pembelian diterbitkan untuk memesan barang/jasa kepada supplier. Nomor alokasi dokumen Purchase-Order (PO) adalah 33|000001 s/d 33|999999. VL Vendor Invoice Log atau Log Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penerimaan faktur dari supplier. Vendor Invoice Log (VL) mempunyai nomor alokasi dari 40|000001 s/d 40|999999. VP Vendor Payable Invoice atau Jurnal Pembelian adalah dokumen untuk mencatat jurnal akunting atas faktur supplier. Nomor dokumen Vendor Payable Invoice (VP) mempunyai rentang dari 42|000001 s/d 42|999999. TO Travel Order adalah dokumen yang dipakai untuk khusus mencatat faktur yang berhubungan dengan pembelian tiket pesawat dan akomodasi untuk tujuan perjalanan dinas. Dokumen Travel Order (TO) diberikan nomor alokasi dari 46|000001 s/d 46|999999. VS Vendor Invoice Settlement untuk mencatat pembayaran atas faktur supplier (VP) dan juga pembayaran atas dokumen Travel Order (TO).
Hal 23
Dokumen Vendor-Invoice-Settlement (VS) diberikan nomor alokasi dari 48|000001 s/d 48|999999. ST Sales Tax adalah faktur pajak standar diterbitkan sebagai dokumen pendukung atas pengenaan PPN pada faktur penjualan SI. Sales-Tax (ST) mempunyai nomor alokasi dari 51|000001 s/d 51|999999. CW Customer Witholding Tax adalah dokumen yang dibuat untuk mencatat potongan pajak yang dipotong oleh pelanggan. Nomor alokasi dokumen Customer Wiholding Tax (CW) dimulai dari 53|000001 s/d 53|999999. VW Vendor Witholding Tax atau PPh23 Supplier adalah dokumen untuk mencatat pemotongan pajak penghasilan pada saat pembayaran. Nomor dokumen Vendor Witholding Tax (VW) adalah 54|000001 s/d 54|999999. FW Foreign Vendor Witholding Tax atau PPh26 Supplier adalah dokumen untuk mencatat pemotongan pajak penghasilan pada faktur supplier luar negeri. Foreign Vendor Witholding Tax (FW) diberikan nomor alokasi dari 55|000001 s/d 55|999999. FT Vendor Final Witholding Tax atau PPh-Ps4 Supplier adalah dokumen yang dipakai untuk mencatat potongan pajak final atas pembayaran terhadap faktur supplier. Vendor Final Witholding Tax (FT) diberikan nomor alokasi dari 56|000001 s/d 56|999999. VI VAT In atau Faktur Pajak Masukan untuk mencatat pengenaaan PPn 10% pada faktur supplier untuk tujuan pelaporan SPT Masa PPN (Form 1108). Vat In (VI) diberikan nomor alokasi dari 57|000001 s/d 57|999999. TS Tax Payment Slip atau Slip Setoran Pajak (SSP) dengan nomor alokasi dari 58|000001 s/d 58|999999. TP Tax Payment Voucher atau Pelunasan atas Slip Setoran Pajak (SSP) dengan nomor alokasi dari 59|000001 s/d 59|999999.
Hal 24
MM Material Master yaitu master data persediaan barang dagang atau elemen bahan baku produksi. Nomor dokumen untuk Material Master adalah dari 60|000001 s/d 60|999999. GR General Receiving dipakai untuk mencatat penerimaan barang umum yang tidak dicatat sebagai persediaan barang (inventory). General Receiving (GR) mempunyai nomor alokasi dokumen dari 61|000001 s/d 61|999999. MR Material Receiving adalah dokumen yang dipakai untuk mencatat penerimaan barang persediaan untuk mencatat penambahan barang dalam inventory. Inventory Receiving (IR) diberikan nomor alokasi dari 62|000001 s/d 62|999999. MC Material Costing/Consumption untuk pencatatan barang yang terjual atau yang terpakai dengan sistim FIFO. Dokumen MC mencatat barang yang terjual dengan penjualan tunai dan juga yang melalui pengiriman (DO). Dokumen MC mempunyai rentang nomor alokasi dari 64|000001 s/d 64|999999. DO Delivery Order adalah dokumen untuk mencatat pengiriman barang kepada pelanggan untuk memenuhi order penjualan (order fulfillment). Dokumen Delivery-Order (DO) diberikan nomor alokasi dari 65|000001 s/d 65|999999. IT Inventory Transfer adalah dokumen untuk mencatat perpindahan barang persediaan dari satu gudang/lokasi ke lokasi lainnya misalnya dari Gudang Transit ke Gudang Utama. Inventory Transfer (IT) diberikan nomor alokasi dari 68|000001 s/d 68|999999. IW Inventory Write-Off adalah dokumen untuk mencatat Penghapusan atas Barang Persediaan yang disebabkan barang hilang atau barang rusak. Inventory Write-Off (IW) diberikan nomor alokasi dari 69|000001 s/d 69|999999. CA Cash Advance adalah dokumen yang dipakai untuk mencatat pembayaran kepada pegawai sebagai uang muka perjalanan dinas. Cash Advance (CA) diberikan nomor alokasi dari 71|000001 s/d 71|999999.
Hal 25
CR Cash Advance Refund adalah dokumen untuk mencatat pengembalian kelebihan uang muka dari pegawai. CA Refund (CR) diberikan nomor alokasi dari 72|000001 s/d 72|999999. ER Employee Reimbursement adalah dokumen untuk mencatat Expense-Report pegawai untuk biaya perjalanan dinas atau biaya lain yang pembayarannya dilakukan lebih dulu oleh pegawai yang bersangkutan. Employee Reimbursement (ER) diberikan nomor alokasi dari 73|000001 s/d 73|999999. ES ER Settlement adalah dokumen pembayaran Expense Report pegawai. ER Settlement (ES) mempunyai nomor alokasi dari 75|000001 s/d 75|999999. FA Fixed Assets digunakan untuk mencatat kapitaliasi dan proses penyusutan harta tetap. Dokumen Fixed-Assets (FA) diberikan nomor alokasi dari 77|000001 s/d 77|999999. FR Fixed Asset Retirement dipakai untuk mencatat penghapusan harta tetap yang nilai bersihnya sudah nol. Dokumen Fixed-Assets Retirement (FR) diberikan nomor alokasi 78|000001 s/d 78|999999. FD Fixed Asset Disposal dipergunakan untuk mencatat penghapusan harta tetap yang masih mempunyi nilai bersih. Dokumen Fixed-Assets Disposal (FD) mempunyai nomor alokasi 79|000001 s/d 79|999999. PC Product Catalog adalah master data dari katalog barang yang dijual, nomor alokasi dari 80|000001 s/d 80|999999. CO Cost Object Master adalah dokumen untuk mencatat pembebanan biaya (cost-accounting) dengan nomor alokasi 85|000001 s/d 85999999. SQ Sales Quota adalah kode dokumen untuk menyimpan data target penjualan masing-masing penjual (salesman). Rentang nomor dokumen SQ adalah dari 88000001 sd 88999999. PS Point Of Sales digunakan untuk mencatat slip penjualan kas pada modul POS. Nomor alokasi PS adalah dari 91|000001 s/d 91|999999.
Hal 26
PI Proforma Invoice adalah dokumen faktur penjualan sementara (pendahuluan) sebelum masuk ke piutang dagang. Nomor alokasi PI adalah dari 95|000001 s/d 95|999999.
Nomor Referensi
Nomor referensi adalah nomor urut dokumen yang berlaku dalam satu perusahaan saja. Nomor urut ini adalah untuk melihat dokumen secara berurut untuk keperluan audit. Urutan nomor referensi untuk setiap dokumen dimulai dari nomor 100001, 100002, dst.. Nomor referensi mengenakan prefiks awalan kode perusahaan dan kode dokumen. Misalnya dokumen VP (Vendor Payable) nomor referensinya menjadi C1VP100001, C1VP100002, dst. Sedangkan nomor referensi dokumen GJ (General Journal) menjadi C1GJ100001, C1GJ100002, dst.. Dalam lingkungan multicompany setiap entitas usaha mempunyai nomor urut tersendiri tanpa tercampur dengan nomor dokumen dari entitas yang lain. Apa perbedaan antara nomor alokasi dan nomor referensi? Nomor referensi membedakan urutan nomornya pada setiap entitas sedangkan nomor alokasi tidak membedakan entitas perusahaan. Nomor alokasi adalah nomor urut semua dokumen lintas entitas. Nomor alokasi tidak bisa diedit dan juga tidak mempunyai prefiks. Perbedaan lainnya, urutan nomor referensi berlaku untuk satu tahun buku, untuk tahun buku berikutnya urutan nomor referensi akan dimulai lagi dari awal. Sedangkan urutan nomor alokasi tidak pernah diulang, nomornya jalan terus. Bila nomor alokasi mendekati penuh, angkanya bisa diekspan menjadi 10 digit. Nomor Referensi Penomoran Pada edisi multi-company, nomor referensi mempunyai nomor urut sendiri untuk masing-masing perusahaan/entitas Nomor referensi dapat Nomor Alokasi (nomor dokumen) Nomor alokasi tidak membedakan multicompany, nomornya berurut terus lintas kode entitas. Nomor alokasi tidak
Prefiks
Hal 27
diberikan prefiks (alphanumerik) Reset Urutan nomor referensi berlaku hanya untuk satu tahun. Pada pergantian tahun, awal nomor urut akan direset kembali menjadi 100001.
menerima prefiks alphabet Tidak pernah direset
Nomor referensi terdiri dari 10 digit karakter alfanumerik. Dua digit pertama adalah kode instalasi perusahaan (C1, C2, dst). Dua karakter berikutnya lagi adalah kode dokumen dari transaksi yang bersangkutan, misalnya SI untuk jurnal penjualan. Enam digit berikutnya adalah angka berupa nomor urut yang urutannya dimulai dari 100000 dan seterusnya. Jadi lengkapnya nomor referensi tersebut menjadi C1SI100001, C1SI100002, dst. Nomor referensi bekerja dengan membedakan kode entitas. Bila satu instalasi SOLFINA-AFS digunakan dua perusahaan, maka masing-masing perusahaan mempunyai urutan nomor referensi sendiri-sendiri. Dalam tabel di bawah ini digambarkan bagaimana nomor referensi bekerja pada lingkungan multicompany, yang menggunakan satu instalasi SOLFINA-AFS untuk multi perusahaan.
Kode Dokumen VP VP VP VP VP Entitas C100 (PT ABC) C200 (PT XYZ) C100 (PT ABC) C100 (PT ABC) C200 (PT XYZ) Nomor Alokasi 42000001 42000002 42000003 42000004 42000005 Nomor Referensi C1VP1000001 C2VP1000001 C1VP1000002 C1VP1000003 C2VP1000002
Hal 28
Struktur Akun
Struktur akun terdiri dari lapisan-lapisan akun yang disusun sesuai kelompok dan klasifikasi dari akun. Penyusunan akun dibuat dengan meletakkan akun pada susunan yang tepat sehingga klasifikasi akun tersusun dengan baik. Susunan akun mengelompokkan akun-akun sesuai klasifikasi yang umum dalam prinsip akuntansi.. Klasifikasi dibuat dengan bantuan akun-induk yaitu akun yang khusus untuk pengelompokan. Klasifikasi utama dari struktur akun terdiri dari 5 kelas akun yang paling mendasar di dalam prinsip akuntansi. Masing-masing klasifikasi memakai nomor seri akun yang berbeda untuk kemudahan identifikasi. Aktiva (Harta) Passiva (Kewajiban) Ekuitas (Modal) Penjualan Biaya-biaya : akun nomor seri 1 : kode akun nomor seri 2 : kode akun nomor seri 2 : kode akun nomor seri 3 : kode akun nomor seri 4 sampai seri 7
Kelima klasifikasi yang disebut di atas merupakan klasifikasi lapisan pertama. Berangkat dari klasifikasi dasar ini, pembagian kelas masih dapat diteruskan untuk membuat sub kelas baru untuk masing-masing kelas utama tersebut. Aktiva misalnya masih dapat dibagi ke dalam jenis aktiva lancar dan aktiva tidak lancar. Klasifikasi untuk aktiva lancar masih dapat diteruskan ke jenis harta yaitu Uang Kas, Piutang dan Persediaan. Proses klasifikasi akun adalah untuk tujuan pelaporan sehingga pada saat penyusunan laporan sudah terdapat standar klasifikasi yang akan diikuti yaitu yang sudah tersusun dalam struktur akun. Staff keuangan dapat merujuk kepada lapisan klasifikasi yang terdapat dalam struktur akun untuk menyusun laporan Neraca dan Laba Rugi. Struktur akun tersusun dari semua akun yang terdapat dalam bagan akun. Dalam lapisan struktur akun terdapat akun-akun yang terangkai dari lapisan paling bawah sampai lapisan pertama. Akun yang terdapat pada lapisan paling bawah adalah akun pekerja (slave account) yang digunakan untuk pencatatan jurnal (posting). Jadi dari segi fungsinya, semua kode akun dapat dibedakan ke dalam dua kategori yaitu:
Hal 29
Akun Induk (Header Account) Akun Posting (Posting Account)
Akun Induk
Dalam struktur akun, akun induk (Header Account) adalah objek yang digunakan sebagai media untuk menjelaskan klasifikasi akun. Susunan akun induk harus selaras dengan desain struktur akun, sehingga lapisan-lapisan akun induk tersusun sesuai dengan klasifikasi yang digambarkan dalam struktur akun. Akun induk dapat disusun hingga terdiri dari 4 lapisan akun induk. Mengapa struktur akun dieksten sehingga dapat menampung 4 lapisan akun induk? Ekstensi akun induk sampai 4 lapisan adalah fasilitas dari SOLFINA-AFS untuk mendapatkan ruang gerak dalam penyusunan bagan akun, sehingga klasifikasi akun dapat ekspan ke level yang lebih rinci. Dalam proses pencatatan transaksi, akun induk tidak digunakan secara langsung dalam pembuatan jurnal akunting. Fungsi utama dari akun induk adalah pengelompokan/klasifikasi untuk menentukan ke dalam gugusan mana suatu akun akan masuk. Jadi dapat disimpulkan akun induk adalah objek akunting untuk keperluan pelaporan saja (reporting accounts). Sebutan induk mengindikasikan bahwa setiap akun induk mempunyai akunakun turunan. Akun turunan tersebut boleh saja masih akun induk juga, hanya berbeda lapisan saja. Semua akun turunan yang ada dalam naungan suatu akun induk menjadi sama-sama menggunakan atribut kelas dari akun induknya tersebut. Saldo akun induk adalah penjumlahan saldo dari semua akun turunannya yang ada dalam gugusan yang sama.
Hal 30
Header Account Layer 1
Cummulative Balance
Contoh akun induk lapis pertama: Nama Akun Harta (assets) Kewajiban (liabilities) Hutang jangka panjang (long-term-debt) Modal (Equity) Penjualan (Sales/Revenue) Biaya Pokok Penjualan (Cost Of Sales, Cost Of Goods Sold) Biaya Administrasi dan Penjualan (Admin & Selling Expenses) Pendapatan dan (Biaya) Lain (Other Income / (Expenses)) Laporan Kode Group Neraca BS Neraca Neraca Neraca Laba Rugi Laba Rugi Laba Rugi Laba Rugi BS BS BS PL PL PL PL Layer 1 1 1 1 1 1 1 1
Hal 31
Akun induk lapisan pertama menentukan semua akun-akun dalam naungannya apakah masuk kelompok Neraca atau Laba Rugi. Bila akun induk lapisan pertama mengenakan kode grup BS, berarti akun induk tersebut dan semua akun turunannya masuk ke dalam kelompok Neraca. Sedangkan bila akun induk lapisan pertama mengenakan kode grup PL maka dia dan semua akun turunannya masuk dalam kelompok laporan Laba Rugi. Berikut ini adalah contoh akun induk lapis ke-2 sampai dengan lapis ke-4: Nama Akun Aktiva Lancar Kas dan Bank Petty Cash Bank Piutang Dagang Persediaan Barang Dagangan (Stock) Modal Disetor Penjualan Diskon Lapis (Layer) Layer 2 Layer 3 Layer 4 Layer 4 Layer 4 Layer 4 Layer 4 Layer 3 Layer 3 Akun Induk Harta (Layer 1) Aktiva Lancar (Layer 2) Kas dan Bank (Layer 3) Kas dan Bank (Layer 3) Aktiva Lancar (Layer 2) Aktiva Lancar (Layer 2) Modal (Layer 1) Penjualan (Layer 1) Penjualan (Layer 1)
Dalam praktik sistim akunting, susunan akun induk biasanya mengikuti konvensi pengkodean yang umum yaitu dengan mengatur prefiks kode akun. Kode akun dengan awalan nomor seri 1 umunya masuk dalam kelompok Aktiva di dalam Neraca. Sedangkan kode akun dengan awalan 2 dipakai untuk kelompok Kewajiban dan Modal. Kode akun yang lainnya yang berawalan mulai dari 3 sampai dengan 9 dipakai untuk kelompok Laba/Rugi yaitu akun untuk jurnal penjualan dan biaya-biaya.
Hal 32
Akun Pencatatan (Posting)

Akun pencatatan (posting) adalah akun yang digunakan untuk mencatat transaksi. Dalam keseluruhan bagan, akun posting tidak bisa berdiri sendiri, sebab harus lebih dulu punya akun induk. Pengaturan kode akun posting mengikuti kode akun dinduknya. Apabila induknya adalah akun berawalan 1 maka semua akun postingnya menggunakan kode awalan yang sama. Demikian juga berlaku untuk klasifikasi akun yang lainnya. Pengenalan kode akun merupakan bagian inheren dari aktifitas pembuatan jurnal akunting. Staff akunting biasanya dapat menghafal akun-akun posting sehingga lebih mudah rasanya menyebut objek transaksi dengan kode akun. Misalnya untuk mengatakan rekening bank kadang lebih mudah dengan penyebutan kode akun dari bank tersebut.
Posting Account
Posting Account
Posting Account
Posting Account
Cummulative Balance
Pada diagram berikut diperlihatkan struktur akun yang tersusun dari 4 lapis akun induk dan satu akun posting. Dari susunan tersebut terlihat proses yang menjembatani akun posting pada posisinya di layer 5 hingga ke Layer 1 kelompok besar Assets. Saldo akun dapat dihitung pada setiap layer. Penghitungan saldo akun untuk setiap layer tidak perlu dikerjakan secara manual sebab sudah dikerjakan oleh aplikasi.
Layer 1 Assets Layer 2 Kas dan Layer 3 Layer 4 Layer 5
Hal 33
Setara Kas
Kas dan Bank Kas Petty Cash 1 Bank Bank Ekonomi Bank Danamon Deposito Berjangka Sekuritas Obligasi PT A Deposito No 123 Bank Ekonomi
Struktur akun dalam bentuk pohon-cabang

Pohon akun adalah susunan semua akun dalam tampilan bentuk pohon dan cabang. Tampilan ini memudahkan pengguna untuk melihat struktur akun secara keseluruhan. Terutama pada saat penyusunan awal, tampilan ini akan membantu untuk mengamati semua akun untuk memastikan susunan akun sudah baik. Dalam tampilan bentuk pohon, semua akun ditampilkan sehingga posisinya terlihat dalam susunan yang berlapis. Akun layer 1 berada paling atas diikuti oleh akun layer 2 pada lapisan berikutnya. Akun induk ditandai dengan aikon panah dan tanda + ada di sebelah kiri. Sedangkan akun turunan dapat dibuka mengklik tanda + di sebelah kiri akun. Cabang paling akhir adalah akun transaksi (posting). Akun posting ditandai dengan aikon warna putih untuk membedakannya dari akun induk.
Hal 34
Gbr 2.3 Pohon-cabang akun
PENGATURAN AKSES
Hal 35
Sistim akunting SOLFINA-AFS mempunyai pengaturan akses yang sangat baik untuk menjamin integritas data dan mencegah akses dari yang tidak berkepentingan. Pengaturan akses meliputi ijin yang diberikan kepada pengguna agar dapat mengkases data akunting berdasarkan kode entitas (entity view), dokumen (Document view) dan akun (account view). Akses entitas : mengatur pengguna supaya bisa mengakses data pada kode entitas (unit perusahaan atau kantor cabang). Akses ini tersedia pada lingkungan usaha yang mempunyai lebih dari satu entitas baik perusahaan ataupun kantor cabang. Sebagai contoh seorang pengguna bisa diatur untuk bisa mengakses data pada unit usaha C100, tetapi tidak bisa untuk C200. : mengatur pengguna agar bisa mengakses data pada dokumen tertentu. Misalnya seorang staff pembayaran supplier dapat diatur bisa membuka dokumen VP (Vendor Payable), namun tidak bisa akses dokumen RM (Receivable Management). : mengatur kode akun apa saja yang boleh dibuka atau digunakan. Akun-akun tertentu dapat diatur pengamanannya supaya hanya bisa dilihat atau digunakan oleh pengguna setingkat power-user. Misalnya pengguna tersebut dapat diberikan ijin agar bisa melihat akun penjualan tetapi tidak boleh untuk melihat akun bank. Alasan pengaturan akses akun ini dapat berkaitan dengan kerahasiaan data, misalnya data pembayaran gaji pengawai.
Akses Dokumen
Akses Kode Akun
Untuk kontrol internal dan keamanan data, akses pengguna harus di-review secara periodik untuk memperbarui akses dari semua pengguna apakah masih valid atau sudah tidak diperlukan lagi. Kegiatan ini disebut dengan PUAR (Periodic User Access Review) yang sebaiknya dilakukan secara berkala misalnya setiap 6 bulan sekali. Tugas ini penting untuk dijalankan agar manajemen mempunyai alat kontrol bahwa akses terhadap sistim di-review secara berkala. Membiarkan sistim akunting tanpa pemeriksaan berkala terhadap akses hanya akan membuka resiko pada integritas data. Kita ingat bawah bisnis itu
Hal 36
dinamis sehingga profil dari pengguna bisa saja berubah setelah beberapa waktu. Dalam manajemen modern yang sudah menjalankan standard internasional proses seperti ini diatur misalnya dalam SOX (Sarbane-Oxley) Compliance.
Pengaturan akses untuk multi-company
SOLFINA-AFS menyediakan edisi multi-company yang dapat mengelola transaksi dari banyak perusahaan dengan menggunakan satu aplikasi yang sama. Pengaturan akses multi-company disediakan dalam lingkungan korporasi terdiri dari dua atau lebih perusahaan. Untuk edisi multi-company dapat ditambahkan perusahaan baru sehingga dalam satu aplikasi terdapat lebih dari satu kode usaha. Transaksi masing-masing perusahaan dicatat secara terpisah. Kode perusahaan awal (default) yang disediakan pada saat instalasi adalah C1. Untuk perusahaan yang baru dapat dbuatkan kode C2, C3, dst. Akses pengguna dapat diatur berdasarkan pilihan. Sebagai ilustrasi akses pengguna dapat diatur supaya pengguna bisa mengakses data perusahaan C1 dan C2 namun tidak bisa untuk C3. Sedangkan pengguna lain dapat diberikan akses ke perusahaan C3 namun tidak untuk perusahaan C1 dan C2. Kode Perusahaan C1 C2 C3 Nama PT ABC PT PQR PT XYZ Konsolidasi C1 C1 C1
Pengaturan akses untuk multi kantor-cabang
Kantor cabang adalah suatu entitas tersendiri yang masih berada dalam lingkup satu perusahaan. Misalnya perusahaan PT ABC (kode C1) yang berkantor pusat di Jakarta mempunyai kantor cabang di Medan dan Surabaya. Masing-masing kantor cabang menyelenggarakan pembukuan secara terpisah. Demikian juga dengan kantor pusat di Jakarta menyelenggarakan pembukuan tersendiri. Pengaturan kode entitas untuk ketiga unit usaha tersebut dapat dibuat dengan kode C100 untuk Jakarta, C110 untuk Medan dan C120 untuk Surabaya.
Hal 37
Jumlah kantor cabang yang dapat dibuat di dalam aplikasi tidak dibatasi. Dalam perkembangan usaha, apabila perusahaan mendirikan kantor cabang yang baru, di mana untuk kantor cabang tersebut perlu dibuatkan pencatatan transaksi yang terpisah dari kantor pusat, maka dalam sistim akunting dapat dibuatkan kode entitas yang baru. Transaksi keuangan dari kantor cabang tersebut seterusnya dicatat dengan mengenakan kode entitas yang baru dibuat. Dalam sistem SOLFINA-AFS, data login dari semua pengguna dikelola dalam satu modul tersendiri. Masing-masing login pengguna dapat diatur berdasarkan kode kantor cabang. Misalnya umpamakan satu organisasi akunting yang bertanggung jawab atas pembukuan beberapa cabang perusahaan. Dalam organsisasi tersebut terdapat beberapa staff akunting yang ditugaskan untuk menangani transaksi berdasarkan kantor cabang. Pengaturan dapat dibuat agar pengguna 1 bisa mengakses kantor cabang C100, pengguna 2 mengakses C110, dan pengguna 3 mengakses C120. Data keuangan untuk ketiga kantor cabang tersebut dapat digabungkan dalam satu laporan keuangan konsolidasi. Sistim konsolidasi laporan keuangan menyatukan semua data akunting dari tiap-tiap cabang ke dalam satu entitas konsolidasi C1. Kode Entitas C100 C110 C120 Nama Kantor Pusat Jakarta Kantor Cabang Medan Kantor Cabang Surabaya Konsolidasi C1 C1 C1
Pengaturan akses membuka dokumen
Akses untuk membuka atau merubah dokumen dapat diatur berdasarkan login pengguna. Yang dimaksud dengan dokumen adalah data transaksi yang diberi kode, misalnya dokumen VP sebutan untuk transaksi Hutang Dagang, dokumen GJ untuk transaksi jurnal umum. Akses pengguna terhadap dokumen transaksi terdiri dari 5 tingkat. Masing-masing tingkat akses menentukan kemampuan pengguna untuk membuka atau merubah isi suatu dokumen.
Hal 38
Dengan pengaturan akses dokumen, pengguna bisa diatur agar tingkat akses pengguna tersebut sesuai dengan pembagian tugas (job segregation). Misalnya, staff Piutang Dagang hanya boleh membuka dokumen RM (Receivable Management), sedangkan staff Hutang Dagang hanya boleh mengakses dokumen VP. Akses dokumen terdiri dari 5 tingkat yaitu level 0 sampai dengan level 4 seperti dijelaskan berikut ini. Tingkat Akses 0 1 2 3 4 Keterangan Tidak diijinkan membuka dokumen Boleh melihat dokumen Boleh memasukkan data baru Boleh memasukkan data baru dan merubah data yang sudah ada Boleh memasukkan data baru, merubah dan menghapus data yang sudah ada
Akses dokumen berlaku lintas entitas. Misalnya sebagai contoh, dalam satu instalasi SOLFINA-AFS terdapat dua perusahaan yaitu PT ABC dengan kode entitas C100 dan PT XYZ dengan kode entitas C200. Transaksi keuangan kedua perusahaan tersebut ditangani oleh satu organsisasi akunting. Dalam pembagian tugas, staff user1 bertugas membuat jurnal akunting hanya untuk C100 (PT ABC), sedangkan untuk C200 (PT XYZ) tidak dibolehkan karena ditangani oleh staff user2. Persyaratan seperti ini dapat diatur dengan menetapkan tingkat akses user1 ke dokumen GJ pada entitas C100 sama dengan 4. Sedangkan untuk dokumen yang sama di unit usaha C200 akses pengguna tersebut ditutup dengan menetapkan akses 0. User Name User 1 User 1 User 1 User 1 Company Code C100 C200 C100 C200 Document GJ GJ VP VP Access Level 4 0 1 0
Hal 39
Dalam contoh ini user1 bisa memasukkan, merubah dan menghapus data dokumen transaksi General Journal pada entitas C100 (PT ABC). Walaupun menggunakan modul yang sama, user1 tidak bisa membuka dokumen GJ untuk entitas C200 (PT XYZ). Mengapa pengaturan akses diperlukan? Dalam lingkungan korporasi di mana terdapat banyak entitas dan banyak pengguna perlu ada kontrol. Pengguna perlu diatur untuk menghindari tugas tumpang tindih dan juga kemampuan mereka dalam mengakses dokumen bisa terawasi. Pembagian tugas (job segregation) merupakan pokok kontrol dan sistim pengawasan yang paling efektif. Pembagian tugas diimplementasikan dalam sistim akunting dengan mengatur tingkat akses setiap pengguna.
DATA CONTOH
Dalam buku ini disertakan contoh bahasan agar lebih memudahkan pemahaman para pembaca. Pembahasan meliputi proses akunting mulai dari awal instalasi, pencatatan saldo awal, transaksi berjalan hingga penyusunan laporan keuangan. Dalam berbagai pembahasan dapat kita lihat proses pencatatan transaksi ke dalam buku besar, pembuatan order penjualan, pembuatan order pembelian, pelunasan utang-piutang, kontrol persediaan dan kontrol arus kas. Perusahaan Contoh Contoh kasus sebagai topik bahasan dalam buku ini menggunakan perusahaan fiktif PT Andaliman Bentara Citra (PT ABC) yang menjual berbagai mimuman impor dan juga minuman produksi dalam negeri. Kode entitas PT ABC dalam pencatatan transaksi adalah C100. PT ABC membeli barang dagang dari pemasok di luar negeri dalam mata uang dollar Amerika. Selain mengimpor barang, PT ABC juga membeli barang dari produsen dalam negeri dalam mata uang rupiah. Pelanggan utama PT ABC adalah PT Hotel Bonan Dolok bidang usaha hotel, bar dan restauran (disingkat PT HBD) dan PT Womart Sungaidareh usaha super market. (disingkat PT WS). Penjualan barang kepada PT HBD menggunakan valuta dollar Amerika, sedangkan penjualan kepada PT WS diminta agar dibuat dalam mata uang rupiah saja. Order kepada kedua
Hal 40
pelanggan tersebut mencakup barang impor dan juga produksi lokal. Penjualan kepada PT ABC dan PT WS menyetujui termin jatuh tempo kredit 30 hari terhitung tanggal penagihan. Selain penjualan kepada kedua pelanggan tersebut, PT ABC juga mempunyai konter penjualan eceran dengan pembayaran tunai dan kartu kredit. Point of Sales : 1. SF01 : Konter Penjualan Tunai 2. SF02 : Delivery kepada Pelanggan Kredit
Andaliman Liquor & Wine Store
Topik bahasan akan mengulas tata kelola penjualan, hutang dagang dan persediaan barang baik dalam transaksi mata uang Rupiah dan valuta asing. Contoh yang dibuatkan sudah merepresentasikan dengan baik berbagai kasus yang sering terdapat pada usaha dagang, apalagi yang berkaitan dengan transaksi valuta asing. Dengan demikian pengguna dapat merujuk kepada topik bahasan ini untuk menyelesaian kasus yang sebenarnya. Nama Pemasok: untuk pembelian barang dan juga untuk keperluan opersional lainnya adalah sbb: 1. 2. 3. 4. 5. Darliento International (Supplier wine & liquor di luar negeri) PT Multi Bintang Harapan (produsen bir dalam negeri) PT DieNet Nenget (provider sambungan internet) PT Pratama Cargo (forwarder barang yang diimport) PT Sugari Tarida (pemasok perlengkapan kantor, komputer, dll)
Hal 41
6. PT Toyoma Rental PT ABC mempunyai rekening bank dalam valuta Rupiah dan dollar Amerika (USD). Rekening bank diatur dengan membedakan rekening penerimaan (incoming) dan rekening pembayaran (outgoing). Untuk penerimaan PT ABC mempunyai rekening Rupiah di Bank Mandiri dan rekening USD di Citibank. Hal yang serupa untuk rekening pembayaran, yaitu rekening Rupiah di bank Mandiri dan rekening USD di Citibank. Jadi total rekening bank ada 4, dua untuk penerimaan dan 2 untuk pembayaran.
Transaksi contoh untuk pembahasan
Berikut ini dijabarkan beberapa kutipan transaksi untuk digunakan sebagai contoh bahasan. Setiap contoh mewakili transaksi yang berbeda dalam proses pencatatannya. Dengan demikian pengguna dapat mengambil contoh bahasan ini sebagai referensi cara pemrosesan transaksi dalam SOLFINAAFS.
1-Jan-10
Pengerjaan pembuatan sistim akunting baru, termasuk merekam data saldo awal neraca ke dalam buku besar. Pembelian alat tulis kantor menggunakan uang dari kas kecil. Transaksi dicatat menggunakan modul jurnal umum (GJ) Setoran penjualan tunai dari toko sebesar Rp9.526.000 diterima dan dicatat dalam modul Sales Order (SO) katalog tipe INV. Rincian produk yang terjual terlampir dan rekapitulasi pembayarannya adalah sbb:
5-Jan-10
6-Jan-10
- Tunai Rp5.534.100 - Kartu Debet Rp1.086.800 - Kartu Kredit Rp 2.905.100
6-Jan-10
PT ABC menerima faktur dari PT Toyoma Rental untuk penyewaan kendaraan dari bulan Jan s/d Jun. Faktur diproses dalam modul VP (Vendor Payable). Biaya sewa Rp 30.000.000 untuk masa 6 bulan dicatat dalam akun pembayaran di muka dan diamortisasi setiap bulan sebesar Rp5.000.000 selama masa sewa. Proses amortisasi biaya dijalankan dengan modul RJ (Recurring Jurnal)
Hal 42
7-Jan-10
Uang penjualan tunai tgl 6-Jan-2010 sebesar Rp5.534.100 disetor ke bank. Demikian juga setoran kartu debet dan kartu kredit penjualan tanggal 6-Jan-2010 sudah masuk ke bank Mandiri. Setoran penjualan ini dicatat dalam modul CS (Customer Invoice Settlement). Untuk setoran dari kartu kredit terdapat potongan bank-fee sebesar Rp58.102. Barang yang terjual tgl 6-Jan-2010, dipotong dari persediaan dan dibiayakan sebagai harga pokok penjualan (COGS) dengan metode FIFO. Jurnal COGS untuk penjualan tunai menggunakan modul CO (Cost Object).
7-Jan-10
PT ABC menerima order penjualan dari Hotel Bonan Dolok dalam valuta dollar Amerika. Rincian barang yang 8-Jan-2010 diorder terlampir. Order dicatat dalam dokumen Sales Order (SO) tipe DO. Termin pembayaran 30 hari setelah penerbitan faktur.
9-Jan-10
PT ABC mengirim barang pesanan Hotel Bonan Dolok. Pengeluaran barang dari gudang dicatat dengan modul DO (Delivery Order). Sejalan dengan pembuatan dokumen DO, juga diterbitkan faktur penjualan dan faktur pajak untuk penagihan. Barang yang terjual order Hotel Bonan Dolok dipotong dari persediaan menggunakan modul CO massal (sistim otomatisasi penghitungan FIFO) PT ABC membayar setoran pajak PPH 21 dan PPN masa Desember 2009, menggunakan modul setoran pajak (SSP) Bagian Logistik menerbitkan dokumen Permintaan Pembelian barang (wine & liquor) untuk persediaan bulan February.
9-Jan-10 10-Jan-10
10-Jan-10
Hal 43
11-Jan-10
PT ABC menerbitkan Purchase Order untuk pembelian wine & liquor kepada Darliento Intl (harga dalam dollar Amerika) PT ABC menerbitkan faktur penjualan kepada PT Womart Sungaidareh sebesar Rp350.000 ditambah PPN 10%. untuk jasa penyimpanan barang 1 minggu. Faktur penjualan dan faktur pajak diterbitkan menggunakan modul SO sederhana (non-katalog) Pembayaran sebesar US$12,010.00 diterima dari Hotel Bonandolok untuk pelunasan piutang, ditransfer ke Citibank rekening USD. PT ABC menerima order penjualan bir dan wine dari Womart dalam Rupiah. Rincian barang yang diorder terlampir. Order dicatat dalam dokumen Sales Order (SO) tipe DO. Termin pembayaran 30 hari setelah penerbitan faktur. PT ABC mengirim barang pesanan Womart. Entri pengeluaran barang dari gudang dicatat dalam modul DO (Delivery Order). Sejalan dengan pembuatan dokumen DO, juga diterbitkan faktur penjualan dan faktur pajak untuk penagihan. Barang yang diorder oleh PT ABC kepada supplier Darliento sudah sampai di gudang. Penerimaan barang dicatat dalam modul persediaan dengan dokumen GR (Goods Receiving). Catatan: Barang masih kurang 50 unit Bordeaux Superior dan 50 unit Martini Rosso. Klaim penggantian biaya dari pegawai untuk pembelian bahan bakar kendaraan sebesar Rp250.000.- Klaim ER (Expense diproses menggunakan modul Reimbursement). Ms Aubrey Melinda, Finance Manager, memasukkan permohonan uang muka untuk perjalanan dinas ke Sidney sebesar AUD3000.
Hal 44
11-Jan-10
12-Jan-10
13-Jan-10
14-Jan-10
14-Jan-10
18-Jan-10
18-Jan-10
19-Jan-10
Bagian keuangan memproses pembayaran Expense Report atas nama Andre H, dan uang muka perjalanan dinas Ms Aubrey Faktur tagihan diterima dari PT DieNet Nenget untuk jasa penyediaan sambungan internet Rp1.320.000 (termasuk PPn 10%). Faktur dicatat dalam modul VP (Vendor Payable). Atas jasa tersebut dipotongkan PPh 23 sebesar 2% untuk disetorkan ke Kas Negara. PT ABC membayar tagihan listrik pembayaran menggunakan kas kecil. dan telepon,
19-Jan-10
19-Jan-10
19-Jan-10
PT ABC melakukan pembayaran hutang USD 32,222.00 atas pembelian barang kepada Darliento jatuh tempo tgl 19 Jan 2010 Barang persediaan ditransfer dari Gudang utama dipindahkan ke Toko untuk ditaruh di rak. Transfer barang dari satu lokasi ke lokasi lain dicatat dengan modul IT (Inventory Transfer) Kekurangan pengiriman barang 50 unit Bordeaux Superior dan 50 unit Martini Rosso ex order ke Darliento sudah diterima di gudang. Diterima faktur penagihan dari PT Pratama Cargo untuk jasa pengurusan pabean atas barang masuk, termasuk pembayaran setoran pajak impor. Jumlah tagihan Rp72.380.000, diproses dalam modul VP (Vendor Payable). Bagian logistik menerbitkan Purchase Request untuk persediaan bir bulan Pebruari. Pemesanan bir dilakukan kepada pemasok dalam negeri.
19-Jan-10
20-Jan-10
20-Jan-10
21-Jan-10
Hal 45
22-Jan-10
PT ABC menerbitkan Purchase Order untuk pembelian bir kepada PT Multi Bintang Harapan (harga dalam Rupiah) Pembayaran diterima dari PT Womart Sungaidareh untuk pelunasan sebagian piutang sebesar Rp2.000.000 dari tagihan sebenarnya Rp2.500.000. Barang dan tagihan atas order pembelian bir kepada PT Multi Bintang Harapan diterima. Barang dimasukkan ke gudang dan tagihan disampaikan kepada bagian keuangan. Pembayaran gaji pegawai untuk bulan Januari sebesar Rp60juta dipotong PPh 21 sebesar Rp3.200.120 PT ABC menjual barang konsinyasi cerutu impor ke PT Hotel Bonan Dolok senilai Rp1.650.000 (termasuk PPN 10%). Penagihan dibuat dengan menerbitkan faktur manual nomor C000123. PT ABC menjual 1 unit jam tangan konsinyasi merek Tissot seharga US$1000. Pembayaran diterima tunai dalam Rupiah senilai Rp9.200.000.- yaitu harga jual dikonversi dengan kurs Rp9200 setiap 1 dollar. PT ABC menghapus hutang PT Womart Sungaidareh Rp500.000 disebabkan adanya kerusakan barang waktu pengiriman. Aubrey Melinda menyelesaikan uang muka perjalanan dinasnya dengan mengembalikan uang kelebihan sebesar Rp3.200.000.Anrdre H, staff logistik meminta uang muka untuk keperluan pengurusan dokumen pabean sebesar Rp25.000.000 Setoran penjualan dari toko diterima dan dicatat dalam modul Sales Order (SO) katalog tipe INV.
24-Jan-10
25-Jan-10
27-Jan-10
28-Jan-10
29-Jan-10
31-Jan-10
31-Jan-10
31-Jan-10
31-Jan-10
Hal 46
31-Jan-10
Proses tutup buku bulan (month-end close). Biaya lembur pegawai dari tanggal 28 Jan s/d 31 Jan yang belum dibayarkan dicatat dengan akrual biaya.
Hal 47
Hal 48
BAGIAN II INSTALASI SOLFINA-AFS
Hal 49
Hal 50
Bab 2 INSTALASI DAN PEMBUATAN SISTIM BARU

PROSES INSTALASI 4 LANGKAH INSTALASI SISTIM AKUNTING BARU
Hal 51
Hal 52
PROSES INSTALASI
Prosedure Penginstalan Instalasi aplikasi akunting SOLFINA-AFS dapat berjalan dengan baik pada komputer dengan sistim operasi Windows XP, Vista dan Windows 7. Berkas instalasi SOLFINA-AFS tersedia dalam keping CD instalasi yang terlampir pada buku ini. Berkas instalasi SOLFINA-AFS juga dapat diunduh (download) melalui situs www.sigmasolsistem.co.id. Untuk memudahkan proses instalasi semua berkas SOLFINA-AFS dikemas dalam satu berkas yaitu setup.zip. Unduhlah lebih dulu berkas tersebut kemudian simpan dalam folder C:\temp. Berikut ini dijelaskan langkah-langkah untuk menjalankan penginstalan. 1. Buka berkas instalasi yang tersimpan dalam CD. Untuk berkas yang diunduh dari intenet, jalankan aplikasi unzip untuk membuka isi setup.zip dan simpanlah semua berkas instalasi yang ada di dalamnya ke dalam folder C:\temp.
2. Klik ganda Setup.exe, kemudian pada dialog welcome yang tampil klik tombol Next
Hal 53
3. Dialog Select Instalation folder akan terbuka. Teruskan proses instalasi dengan mengklik Next.
Hal 54
4. Teruskan proses instalasi hingga sampai ke konfirmasi Installation Complete. Kalau sudah sampai pada tahap ini berarti proses instalasi sudah berhasil dilakukan dan aplikasi SOLFINA-AFS bisa langsung dapat digunakan.
Sekarang aplikasi SOLFIN-AFS sudah siap dijalankan dari Windows > Start > Program Files > SOLFINA-AFS.
Saat Pertama Menggunakan
Setelah proses penginstalan berhasil dengan sempurna, semua berkas dan komponen aplikasi tersimpan dalam komputer termasuk basisdata jenis MS Access. Menu jalan pintas (shortcut) ke aplikasi juga tersedia pada layar desktop, yang ditaruh pada saat instalasi berjalan. Aplikasi akunting SOLFINA-AFS dapat dijalankan dari menu Windows Start > All Programs > SOLFINA-AFS. Nama pengguna (user-name) dan kata sandi (password) adalah dua credential yang diperiksa sebelum masuk ke dalam aplikasi. Bagi yang baru menggunakan SOLFINA-AFS user-name pada
Hal 55
awal penggunaan adalah administrator, sedangkan kata-sandinya adalah tempadmin. Setelah pengguna berhasil login, menu utama akan ditampilkan pada layar. Semua modul yang tersedia akan terbuka dan ditunjukkan pada daftar menu utama. Modul apa saja yang tersedia dalam SOLFINA-AFS? Ada baiknya kita menyegarkan ingatan mengenai modul yang tersedia yang sudah dijelaskan terdahulu. Di antaranya General Ledger, Sales-Ledger, Purchase-Ledger, Inventory-Ledger, Fixed Assets, Payroll, dan Pajak. Modul tersebut merupakan menu utama dan di bawahnya masih terdapat sub-menu yang merupakan rangkaian menu secara keseluruhan.
Daftar Menu
Daftar menu yang terbuka setelah pengguna berhasil login adalah menu yang tersedia untuk pengguna tersebut. Tampilan menu bisa berbeda di antara pengguna karena susunan menu memang bisa diatur. Administrator adalah pengguna super (super-user) sehingga untuk administrator semua modul yang terinstal langsung dibukakan, termasuk modul untuk mengatur penambahan menu baru.
Hal 56
Gbr 1.5 Menu Utama
Susunan menu terdiri dari modul yang disusun bertingkat. Susunan menu maksimum terdiri dari 4 tingkatan. Setiap menu apabila diklik akan mengaktifkan modulnya masing-masing. Susunan menu dapat dilihat pada bagan yang ditunjukkan berikut ini.
Hal 57
Modul Level A FRE [Financial Report Extender]
Modul Level B
Modul Level C
Modul Level D
Show (Y/N)
Type
FI [Financial Report] FRB [Financial Report Builder]
Y Y Y Y Y N N Y Y Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD AFR [Accounting Forex Rate] TFR [Tax Forex Rate] Y N N MOD MOD MOD MOD MOD
GL1 [General Ledger]
GJ [General Journal] RJ [Recurring Journal] AJ (Autoreversing Journal] IJE (Import Journal Entries] TSK [GL Tasks]
BCB [Bank / Cash Book] BRM [ Bank Reconciliation] GL Settings
BSR [Balance Sheet Revaluation] TNY [Transfer Balance To Next Year]
APF [Accounting Period Flag] BMT [Bank Master Table] FXC [Forex Convertion]
POM [Purchase Order Management]
Hal 58
VM [Vendor Master] PO [Purchase Order] PR [Purchase Request] TO [Travel Order] POR [Purchases Report] SOM [Sales Order Management]
Y Y Y Y Y
DOC DOC DOC DOC MOD
CM [Customer Master] MC [Product Catalog] SO [Sales Order] SR [Sales Request] ST [Sales Tax Invoice] SOR [Order Reports]
Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC DOC MOD
ARM [Account Receivable Management]
SI [Sales Invoice Journal] CS [Payment from Customer] ARA [Acct Receivable Anaysis]
Y Y Y Y DOC DOC DOC
VPM [Vendor Payable Management]
TS [Payment of Travel Invoice] VL [Vendor Invoice Log] VP [Vendor Invoice Journal] VS [Vendor Invoice Settlement] AVA [Vendor's
Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC DOC DOC
Hal 59
Payable Anaysis] ISC [Inventory & Stock Control]
MM [Material Master] GR [Goods Receiving] IT [Stock Transfer] IW [Inventory Write-Off] SAR [Stock Analysis & Reports]
Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC DOC MOD
COM (Cost Object Mgment CO [Cost Objects] CP [Cost Object Assignment to Product] EDS [Employee Disbursement System]
Y Y Y
MOD MOD DOC
EM [Employee Master Data] CA [Cash Advance Payment] ER [Expense Reimbursement] ES [Employee Payments]
Y Y Y Y Y
MOD DOC DOC DOC DOC
FAM [Fixed Assets Management]
FA [Fixed Asset Capitalization] FD [Fixed Asset Disposal] FR [Fixed Asset Retirement]
Y Y Y Y
MOD DOC DOC DOC
Hal 60
SYS [System Manager]
ADM [Administrative Tasks] SET [Application Setting]
Y Y Y Y Y Y Y Y Y
MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD
USR [User Administration] CYT [Currency Table] CDA [Company Detail & Attribute] DRS [Document Reference Setting]
LOC [Local Setting] ESA [Easy Setup Assistance]
Hal 61
4 LANGKAH INSTALASI SISTIM AKUNTING BARU

Instalasi sistim akunting yang baru berhubungan dengan pembangunan sebuah sistim akunting sampai siap untuk digunakan untuk mencatat transaksi. Tugas ini memang bukanlah pekerjaan yang sederhana. Diperlukan kerja sama dari berbagai pihak dalam organisansi perusahaan, seperti bagian keuangan, penjualan, logistik dan pembelian. Sumber data yang diperlukan untuk proses instalasi diperoleh dari berbagai departemen, misalnya data pelangggan didapat dari bagian penjualan, data pemasok (supplier) dari bagian pembelian dan data material diperoleh dari bagian logistik. Berbagai data yang dibutuhkan tersebut mungkin sudah tersedia di tangan manajer akunting. Terutama untuk instalasi karena bermigrasi dari sistim yang lama ke SOLFINA-AFS. Proses migrasi akan lebih cepat karena dimungkinkan melakukan ekspor-impor data master pelanggan, pemasok dan material. Proses instalasi bagi perusahaan yang proses akuntingnya masih manual dan belum pernah menggunakan aplikasi akunting juga tidak akan mengalami kesulitan. Proses instalasinya tidak akan jauh berbeda dengan proses instalasi migrasi. Entri data master pelanggan, pemasok dan material bisa dilakukan dengan metode prioritas. Untuk mempercepat proses instalasi bisa dipilih 10 atau 20 master data yang paling sering digunakan. Data selengkapnya masih bisa disusul setelah proses instalasi sistim akunting baru ini selesai. Bagi yang masih baru terhadap sistim akunting, tak perlu ragu karena panduan sudah disiapkan oleh SOLFINA-AFS yaitu tahap-tahap pembuatan sistim akunting baru secara mudah dan lengkap. Modul panduan itu adalah ESU (Easy Start-Up) yang otomatis muncul (prompted) di layar komputer. EASY START-UP adalah modul pemandu untuk membangun sistem akunting yang baru. Modul ini akan menuntun pengguna bagaimana memulai pembangunan sistim akunting dari awal hingga siap digunakan untuk mencatat transaksi berjalan. Ada empat tahap implementasi yang harus dilalui untuk membangun sebuah sistem akunting yang baru. Step 1: Menyusun Bagan Akun (Chart Of Accounts) Step 2: Memasukkan master data pelanggan dan supplier Step 3: Memasukkan katalog barang persediaan
Hal 62
Step 4: Memasukkan saldo awal
Gbr 2.1 Implementasi Baru
Step 1. Menyusun Bagan Akun
Bagan Akun (Chart-of-Accounts) adalah serangkaian kode akun yang tersusun dalam satu daftar dan dikelompokkan sesuai klasifikasi setiap akun. Jenis akun dibedakan antara Akun-Induk dan Akun-Posting. Akun induk (headeraccount) berfungsi sebagai kepala dari gugusan akun yang dikelompokkan dalam satu kelas yang sama. Akun induk dapat diekspan hingga 4 lapisan yang bersusun. Sedangkan akun posting adalah akun pencatatan transaksi yang menginduk ke salah satu akun induk tersebut. Bagan akun merupakan master data akun yang berlaku untuk semua kode entitas. Satu instalasi SOLFINA-AFS bisa digunakan untuk mengelola data keuangan dari banyak entitas usaha. Namun meskipun dalam satu instalasi
Hal 63
terdapat banyak entitas usaha, bagan akun cukup satu karena bagan akun tersebut sifatnya publik dan lintas entitas. Bagan akun yang ditunjukkan dalam bahasan di buku ini bukanlah sesuatu yang baku. Ada berbagai jenis bagan akun yang dapat digunakan dalam sistim akunting. Namun untuk kemudahan pembahasan buku ini menggunakan bagan akun yang sering dipakai oleh usaha dagang di Indonesia.
Gbr 2.2 Modul COA
Memasukkan Akun Induk

Dalam struktur akun yang sudah dijelaskan sebelumnya, akun induk berkaitan dengan susunan klasifikasi akun. Akun induk yang terdapat pada lapisan
Hal 64
pertama merupakan klasifikasi akun yang paling teratas. Pemetaan (mapping) akun induk lapisan pertama harus memilih salah satu ke Neraca (BS) atau Laba-Rugi (PL). Di dalam struktur akun, Neraca dan Laba Rugi merupakan akar (root) dari semua akun. Contoh akun-induk level 1 ditunjukkan pada bagan berikut ini:
Akun Induk lapisan 1 Harta Kewajiban Modal Penjualan Harga Pokok Penjualan Biaya Marketing Biaya Administrasi Biaya Lainnya. Pajak Penghasilan Mapping BS BS BS PL PL PL PL PL PL Type DR CR CR CR DR DR DR DR DR Klasifikasi 1000 (Asset) 2000 (Liabilities) 3000 (Equity) 4000 (Revenue) 5000 (CoS) 6000 (Marketing Exp) 7000 (Admin Exp) 8000 (Oth Inc/Exp) 9000 (Corp Tax)
Induk akun lapisan pertama boleh mempunyai turunan berupa induk-akun lapisan ke-2, 3 dan 4. Walaupun berada dalam lapisan yang berbeda, predikat keempatnya adalah sama-sama induk-akun. Tujuan penyusunan induk-akun sampai berlapis 4 adalah untuk memfasilitasi klasifikasi akun ke dalam kelas yang lebih kecil apabila diperlukan. Namun dalam struktur bagan akun, tidak semua klasifikasi dieksten sampai 4 lapis. Kebanyakan justru hanya 2 lapisan klasifikasi. Gambaran yang lebih jelas dapat dilihat pada bagan berikut ini hirarki akun induk lapisan 1 sampai dengan 4.
Account_Code (Level 1 s/d 4) 10000000 Description ASSETS Layer 1 Bal_Type DR
Hal 65
10001000 11000000 11001000 11002000 11200000 12000000 13000000 13100000 13900000 14000000 14100000 16000000 16600000 16700000 16800000 16900000 17000000 17100000 17200000 17300000 17400000 18000000 18100000 18200000 18300000 18600000 20000000 21000000 21300000 21400000 22000000 23000000
Aktiva Lancar Kas & Bank Kas Bank Kas Intransit Deposito & Surat Berharga Piutang Piutang Dagang Piutang Karyawan Persediaan Barang Dagangan Persediaan Barang Dagang Impor Biaya Dibayar Dimuka Pajak Dibayar Dimuka Premi Asuransi Uang Muka Pembelian Aktiva tetap Uang Muka Lain-Lain Aktiva Tetap Aktiva Tetap Bangunan Tanah &
2 3 4 4 4 3 3 4 4 3 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 1 2 3 3 3 3
DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR CR CR CR CR CR CR
Aktiva Tetap Kendaraan Aktiva Tetap Perabot Peralatan Kantor/gudang
&
Renovasi Gedung Akumulasi Penyusutan Aktiva Tetap Akum. Peny. Aktiva Tetap Tanah & Bangunan Akumulasi Penyusutan Aktiva Tetap Kendaraan Akum Peny Aktiva Ttp Perabot & Alat Ktr/Gudang Amortisasi Renovasi Gedung LIABILITIES Hutang Dagang Hutang Dagang Konsinyasi Hutang Lainnya Biaya Yang Msh Hrs Dibayar Hutang Pajak
Hal 66
25000000 25100000 28000000 29990000 30000000 31000000 31900000 33000000 33100000 33110000 34000000 34120000 34130000 40000000 41000000 42000000 47000000 47100000 48000000 48100000 48200000 48300000 60000000 77000000
Hutang Jangka Panjang Hutang Bank Modal L/R Tahun BerjalanPenjualan Penjualan Barang Lokal Pendapatan Lain Lain Harga Pokok Penjualan Harga Pokok Penjualan Barang Pembelian Lokal Biaya Trading/Logistik Bea Masuk Inclaring Biaya Admin dan Selling Biaya Tenaga Kerja Biaya Administrasi Kantor Biaya Repair dan Maintenance Lainnya Biaya Listrik dan Telepon Penyusutan Penyusutan Gedung Penyusutan Kendaraan Penyusutan Perabot & Alat Ktr/Gudang Biaya Marketting PENDAPATAN & (BIAYA) LAIN
1 3 1 2 1 2 2 1 2 3 2 3 3 1 2 2 2 2 2 3 3 4 2 1
CR CR CR CR CR CR CR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR CR
Untuk memasukkan data akun-induk klik tombol Akun-Induk yang terdapat pada modul Chart-Of-Account. Modul entri akun-induk akan terbuka, dan siap untuk menerima data akun-induk lapisan 1 sampai dengan 4.
Hal 67
Parent/Induk Perkiraan Keterangan Bal Type
: Induk dari akun, untuk lapisan 1 pilih BS atau PL : Kode akun-induk : Nama akun : Tipe saldo masukkan DR atau CR
Klik Simpan untuk memasukkan akun yang baru tersebut ke daftar akuninduk.
Gbr 2.4 Akun Induk
Hal 68
Memasukkan Akun Posting

Akun Posting (posting account) adalah akun khusus yang digunakan untuk pencatatan transaksi. Akun Posting selalu menginduk ke salah satu akun yang layernya lebih tinggi antara layer 1 s/d layer 4. Pilihan akun induk tidak dibatasi harus melalui layer 4. Akun posting boleh langsung menginduk ke akun layer 3 atau layer 2 atau ke layer 1, tergantung struktur akun yang dimiliki perusahaan. Pada bagan di bawah ini dapat kita lihat daftar akun posting yang sudah disiapkan bagi PT Andaliman Bentara Citra (PT ABC). Seri nomor akunnya terdiri dari mulai seri 1 sampai dengan seri 7. Kode akun seri 1 dan seri 2 digunakan untuk kelompok Neraca, sementara seri 3 sampai seri 7 adalah akun kelompok Laba Rugi.
Account Code 11100000 11110000 11210000 11230000 11310000 11320000 11360000 11370000 12010000 13110000 13119999 13120000 13129999 14110000 14119999 14120000 16100000 16620000 Description Kas Kecil Kas Register Rp Kas Intransit Rp Kas Intransit Lain-lain Rp Bank Mandiri (Incoming) Bank Mandiri (Outgoing) Citibank USD (Incoming) Citibank USD (Outgoing) Deposito Berjangka (Rp) Piutang dalam Rupiah Piutang dalam Rupiah Kliring Piutang dalam USD Piutang dalam USD Kliring Persediaan Barang Dagangan 1 Persediaan Barang Dagangan - Kliring Persediaan Barang Dagangan 2 Uang Muka Supplier Prepaid PPh Psl 22 Bal_Type DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR Induk 11002000 11002000 11200000 11200000 11200000 11200000 11200000 11200000 12000000 13100000 13100000 13100000 13100000 14100000 14100000 14100000 16000000 16600000 Keterangan Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset
Hal 69
16630000 16650000 16690000 16710000 16720000 16730000 16740000 16750000 16760000 16810000 16910000 17110000 17120000 17210000 17220000 17310000 17320000 17410000 18110000 18120000 18210000 18220000 18310000 18320000 18610000 21110000 21119999 21210000 21310000
Prepaid PPh 23 Prepaid PPh 25 PPN Masukan Premi Asuransi Kesehatan Premi Asuransi Gedung Premi Asuransi Kendaraan Premi Asuransi Inventory Premi Asuransi Inventaris Kantor Premi Asuransi Keamanan Uang Uang Muka Kendaraan Uang Muka Lain-Lain Aktiva Tetap Tanah Aktiva Tetap Bangunan Aktiva Tetap Kendaraan Roda Empat Aktiva Tetap Kendaraan Roda Dua Aktiva Tetap Perabot Kantor Aktiva Tetap Peralatan Kantor Renovasi Gedung Akum. Peny. Aktiva Tetap Tanah Akum Peny Aktiva Tetap Bangunan Akum Peny Aktiva Ttp Kendaraan Roda Empat Akum Peny Aktiva Tetap Kendaraan Roda Dua Akum Peny Aktiva Ttp Perabot Kantor Akum Peny Aktiva Ttp Peralatan Kantor Amortisasi Renovasi Gedung Hutang Dagang Lokal Hutang Dagang Lokal Kliring Hutang Dagang USD Hutang Dagang
DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR CR CR CR CR
16600000 16600000 16600000 16700000 16700000 16700000 16700000 16700000 16700000 16800000 16900000 17100000 17100000 17200000 17200000 17300000 17300000 17400000 18100000 18100000 18200000 18200000 18300000 18300000 18600000 21000000 21000000 21000000 21300000
Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Kewajiban Kewajiban Kewajiban Kewajiban
Hal 70
Konsinyasi 1 22200000 22300000 22400000 23040000 23210000 23230000 23290000 23900000 25110000 25200000 25900000 28100000 28200000 29000000 31010000 31800000 32100000 32300000 32400000 32500000 32600000 32700000 33120000 33900000 34100000 34110000 34220000 34230000 34240000 34250000 34260000 34270000 41100000 41110000 BYMHD Gaji BYMHD Pengobatan BYMHD THR Hutang PPh Psl 4 Ayat 2 Hutang PPh 21 Hutang PPh 23 Hutang PPh 29 Hutang PPN Hutang Bank 1 Hutang Kepada Pemegang Saham Hutang Lain-lain Modal Disetor Cadangan Laba Ditahan Penjualan Barang Lokal Penjualan Barang Konsinyasi Fee/Adm Visa Card Discount Penjualan Gift Voucher/FOC Rabat Rugi tukar barang Rusak barang Pembelian Lokal 1 Pembelian Lain-Lain Freihgt Insurance PPh 22 yg dibiayakan PPnBM PPN yang dibiayakan Cukai Label & Stiker Inclaring Gaji Karyawan Lembur CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR 22000000 22000000 22000000 23000000 23000000 23000000 23000000 23000000 25100000 25100000 25100000 28000000 28000000 28000000 31000000 31000000 31900000 31900000 31900000 31900000 31900000 31900000 33110000 33110000 34000000 34000000 34130000 34130000 34130000 34130000 34130000 34130000 41000000 41000000 Kewajiban Kewajiban Kewajiban Kewajiban Kewajiban Kewajiban Kewajiban Kewajiban Kewajiban Kewajiban Kewajiban Modal Modal Modal Penjualan Penjualan Penjualan Penjualan Penjualan Penjualan Penjualan Penjualan HPP HPP HPP HPP HPP HPP HPP HPP HPP HPP By Operational By
Hal 71
Operational 41120000 41130000 41200000 41210000 41220000 41230000 41240000 41250000 41290000 42100000 42110000 42120000 42130000 42140000 42150000 42160000 42190000 42200000 42230000 42240000 42270000 47100000 47100000 Transport Asuransi Kesehatan THR Transport Honorarium Pesangon JamSOSTEK Upah Lain-lain Bonus Biaya Bahan Bakar Biaya Parkir & Tol Biaya Perjalanan Dinas Biaya Telepon (Pegawai) Biaya Barcode Biaya Kertas Continuous Form Biaya ATK Biaya Tinta Printer Biaya Barang Cetakan Biaya Bahan Bakar Biaya parkir & Tol Biaya Perjalanan Dinas Gula/Kopi/The Biaya STNK & DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR 41000000 41000000 41000000 41000000 41000000 41000000 41000000 41000000 41000000 42000000 42000000 42000000 42000000 42000000 42000000 42000000 42000000 42000000 42000000 42000000 42000000 47100000 47100000 By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational
Hal 72
47110000 47110000 47120000 47122000 47130000 47130000 47130000 47140000 47140000 47150000 47150000 47160000 47170000 47180000 47190000 47200000 47200000 47210000 47230000 47240000 47250000 47260000
Biaya Listrik Biaya Perbaikan Dan Pmlh Gedung Biaya Perbaikan & Pmliharaan Kendaraan Roda Empat Biaya Biaya Telp, Fax Biaya HP Air Galon Biaya Perbaikan & Pemeliharaan Kendaraan Roda Dua Biaya Internet Biaya Perbaikan & Pemeliharaan Perabot & Alat Ktr Perlengkapan Dapur Biaya Amortisasi Renovasi Gedung Biaya Asuransi Inventory Biaya Asuransi Gedung Biaya Asuransi Kendaraan Roda Empat Biaya Asuransi Kendaraan Roda Dua Biaya Sewa Gedung Biaya Stok Opname Biaya Peralatan Listrik Biaya Peratatan Pendingin Biaya Bahan Bakar Disel PBB Biaya Perjamuan Representasi &
DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR
47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000
By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational
Hal 73
47270000 47280000 47290000 47300000 47310000 47320000 47330000 47340000 47350000 47360000 47370000 48110000 48120000 48210000 48220000 48310000 48320000 61100000 61200000 61300000 61400000 77110000 77130000 77500000
Biaya Transport Selisih Kurs Biaya Asuransi Biaya Majalah & Surat Khabar Perangko & Meterai Biaya Notaris, Konsultan, & Akuntan Publik Biaya Iuran Anggota Assosiasi Biaya Perinjinan Biaya Administrasi Bank Biaya Leasing Kendaraan Biaya Adm Lain-Lain Penyusutan Gedung Kantor Penyusutan Gedung Gudang Penyusutan Kendaraan Roda Empat Penyusutan Kendaraan Roda Dua Penyusutan Perabot Kantor/Gudang Penyusutan Peralatan Kantor/Gudang Biaya Spanduk Biaya Promotion Biaya Iklan Biaya Entertain Jasa Giro (Rp) Bunga Deposito (Rp) Selisih Kurs
DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR DR
47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 47100000 48100000
48200000 48200000 48300000 48300000 60000000 60000000 60000000 60000000 77000000 77000000 77000000
By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational By Operational Biaya/Pend Lain Biaya/Pend Lain Biaya/Pend Lain
Hal 74
77600000 77900000 78100000 78900000
Pendapatan Sewa Pendapatan Lain-Lain Biaya Bunga Pinjaman (Rp) Provisi Lain-Lain
DR DR DR DR
77000000 77000000 77000000 77000000
Biaya/Pend Lain Biaya/Pend Lain Biaya/Pend Lain Biaya/Pend Lain
Pada bagan akun di atas PT ABC menggunakan kode akun dengan panjang karakter 8 digit. Setelah mempelajari contoh ini diharapkan pembaca dapat menentukan struktur bagan akun yang paling cocok untuk digunakan pada usaha anda. Dalam lingkungan akunting, panjang kode akun sangat bervariasi ada yang panjang digitnya 4, 5 dan 6. Mana yang akan dipakai tentu saja yang paling cocok dengan kebutuhan dalam pencatatan transaksi usaha. Modul entri data akun posting dapat dibuka dari modul GL kemudian pilih menu Chart-Of-Accounts > Perkiraan Posting.
Gbr 2.5 Perkiraan Posting
Hal 75
Data yang diperlukan oleh modul Akun Posting: Kelompok Kode Perkiraan Keterangan : Induk dari akun posting : Masukkan kode akun posting : Masukkan nama akun
Setelah data diisi dengan lengkap kilik tombol Simpan untuk memasukkan akun baru ini ke dalam daftar akun posting. Proses memasukkan akun posting yang baru memang mudah, namun ada proses lain yang harus diketahui bilamana hendak mengganti induk dari akun posting tersebut. Dalam topik bahasan ini dimisalkan ada akun posting yang perlu diganti induk akunnya. Akun tersebut adalah Kas Kecil (kode akun 11100000) yang saat ini menginduk ke kas intrasit (kode akun 11200000). Padahal akun kas kecil seharusnya menginduk ke akun Kas (kode akun 11002000). Induk akun kas kecil ini perlu dibetulkan dengan mengganti induk akunnya dari 11200000 menjadi 11002000. Caranya adalah lebih dulu membuka akun posting tersebut pada modul COA. Pada pembukaan pertama akun induk tidak tampak, hanya akun posting tersebut yang terlihat. Padahal justru akun induk yang hendak ditukar malah tidak terlihat. Baiklah, akun induknya akan diperlihatkan dengan mengklik menu Perkiraan > Edit. Akun induk yang dicari sudah tampak sekarang. Lanjutkan step berikut dengan mengklik tombol yang terdapat di sebelah kanan field kelompok, supaya semua akun induk terbuka dalam daftar. Pilih akun induk yang baru dari daftar tersebut, setelah itu klik Simpan untuk menyelesaikan. Periksalah pohon akun untuk menguji apakah akun posting tersebut sudah benar masuk dalam kelompok akun induk yang baru.
Hal 76
Klik tombol ini untuk mengganti kelompok akun induk
Adopsi Chart-Of-Account
Menyusun bagan akun baru mulai dari nol memang memerlukan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Apalagi kalau belum punya model dan struktur bagan akun seperti apa yang akan dikembangkan. Apabila perusahaan belum mempunyai struktur akun yang sudah baku, atau ingin mencoba struktur akun yang baru, SOLFINA-AFS menawarkan cara yang cukup mudah. Cara paling mudah untuk membuat struktur akun yang baru adalah dengan mengadopsi bagan akun yang sudah ada. SOLFINA-AFS menyediakan beberapa contoh struktur akun yang biasa dipakai pada berbagai jenis industri seperti usaha perdagangan (trading), konsultasi dan manufaktur. Adopsi Chart-Of-Account menggunakan fasilitas wizard sehingga anda tak perlu bersusah-payah membangun struktur akun dari nol. Tersedia beberapa contoh struktur akun yang dapat dipilih. Anda tinggal memilih satu struktur akun yang paling cocok untuk usaha anda. Dengan perintah Adopt & Go maka dalam waktu yang singkat anda sudah memiliki struktur permulaan dari sebuah Bagan-Akun. Tentu saja bagan akun tersebut tidak langsung final 100% cocok dengan kebutuhan usaha anda. Pengurangan dan penambahan
Hal 77
akun masih bisa dilakukan hingga bagan akun tersebut benar-benar sesuai dengan yang diinginkan.
Gbr 2.7 Adopsi Chart-of-Account
Terdapat beberapa jenis bagan akun yang tersedia dalam katalog adopsi. Periksalah satu per satu contoh bagan akun tersebut dan tentukan bagan mana yang paling pas untuk sebuah permulaan. Four-Chars Accounts untuk pembukuan yang sederhana Six-chars Accounts untuk perusahaan konsulting/trading Eight-chars Accounts untuk perusahaan trading Eight-Chars Accounts untuk perusahaan manufaktur
Master data Bank

Semua rekening bank milik perusahaan harus diinventarisasi dan didaftarkan pada master data bank. Rekening bank yang dimaksud adalah rekening koran, sedangkan rekening deposito tidak perlu ikut didaftarkan. Rekening
Hal 78
koran digunakan untuk transaksi yang sifatnya operasional baik penerimaan ataupun pembayaran. Pencatatan atas transaksi penerimaan dan pembayaran menggunakan rekening bank yang sudah terdaftar dalam master data bank.
Gbr 2.9 Master data Bank
Data yang perlu dimasukkan dalam pendaftaran rekening ke dalam master bank adalah sebagai berikut ini: Kode Bank/Kas Tipe Rekening : Isi dengan kode akun GL : Pilih salah satu: PAYMENT = rekening pembayaran
yang
dipakai
untuk
Hal 79
penerimaan
RECEIPT BOTH
= rekening yang digunakan untuk
Nama Alamat Cabang Kota Telepon Contact Person No Rekening Mata Uang Kode Akun
= rekening dipakai untuk pembayaran dan juga penerimaan NONE = rekening yang tidak ditampilkan baik pada modul pembayaran dan penerimaan :Nama/Keterangan Bank :Alamat Gedung/Jalan :Nama Kantor Cabang :Nama kota :Nomor telepon bank tersebut :Nama pegawai bank yang biasa dihubungi :Nomor Rekening Bank tersebut :Jenis mata uang rekening :Kode akun rekening tersebut di dalam GL
Untuk menyimpan data rekening bank tersebut ke dalam master data bank klik Dokumen > Simpan.
Rekening Pendanaan (Paysource Account)

Rekening pendanaan adalah semua rekening yang bertindak sebagai sumber dana (paysource) dalam transaksi keuangan. Rekening pendanaan umunya berupa rekening koran bank atau kas kecil. Rekening pendanaan harus didaftarkan dulu pada modul master-data bank agar rekening tersebut muncul dalam modul pembayaran. Pada proses pembayaran diperlukan rekening sumber dana untuk mendanai pembayaran tersebut. Rekening sumber dana harus dipilih dari daftar rekening. Kalau di dalam daftar rekening tidak ada terdapat sumber dana, proses pembayaran tidak bisa dilanjutkan.
Membuat rekening Kas Kecil

Rekening Kas Kecil juga adalah merupakan sumber pendanaan (pay-source) sama seperti rekening bank. Bedanya kas kecil dikelola dalam bentuk uang tunai sedangkan rekening bank berupa uang giral. Kas kecil umumnya dikelola untuk pembayaran dalam jumlah yang relatif tidak besar, misalnya pembelian alat tulis kantor, penggantian uang taksi, pembelian voucher
Hal 80
telepon, dsb. Agar bisa dipakai oleh modul pembayaran sebagai sumber dana, rekening kas kecil harus lebih dulu dibuat dan didaftarkan sebagai rekening sumber pendanaan (paysource). Prosedur pendaftaran Kas Kecil menjadi rekening sumber dana sama seperti pendaftaran rekening bank ke dalam master data bank. Langkah pertama adalah mendaftarkan akun rekening kas kecil dalam bagan akun. Setelah itu rekening kas kecil tersebut dibuat dan didaftarkan dalam modul master data bank.
Pengelolaan kas kecil dilakukan dengan metode imprest yaitu mengganti pengeluaran kas kecil dengan jumlah yang sama. Dengan begitu, dalam buku besar saldo kas kecil akan selalu menunjukkan jumlah yang sama dari waktu
Hal 81
ke waktu. Misalnya jumlah uang yang dikelola dalam rekening kas kecil umum (general petty cash) adalah Rp 10 juta. Pengeluaran dalam satu minggu terakhir adalah Rp8 juta. Atas pemakaian tersebut petugas (petty cash custodian) membuat laporan pengeluaran dengan jumlah yang sama dengan pengeluaran sebenarnya yaitu Rp8 juta. Penggantian (replenishment) diajukan ke bagian keuangan agar saldo Kas Kecil tersebut kembali lagi ke jumlah semula. Penggantian yang sama dengan jumlah pengeluaran selalu mengembalikan saldo kas kecil ke jumlah semula.
Step 2. Data Pelanggan dan Pemasok
Untuk menyimpan data pelanggan (customer) dan pemasok (supplier) tersedia satu tabel khusus. Tabel tersebut digunakan untuk menyimpan informasi seperti data nama dan alamat dari perusahaan pelanggan dan pemasok tersebut. Data pelanggan diperlukan pada modul penjualan dan piutang dagang, sedangkan data pemasok diperlukan pada transaksi pembelian dan hutang dagang. Master data pelanggan dan master data pemasok adalah dua dokumen yang berbeda. Kode dokumen untuk master data pelanggan adalah CM, sedangkan kode dokumen untuk pemasok adalah VM. Meskipun menggunakan tabel penyimpanan data yang sama, pengguna tidak otomatis dapat melihat isi kedua dokumen tersebut. Pada edisi multi-users ijin untuk mengakses data pelanggan tidak otomatis berlaku untuk data pemasok, demikian juga sebaliknya. Master data pelanggan dan master data pemasok merupakan master data yang berlaku untuk semua kode entitas. SOLFINA-AFS edisi multi-company bisa digunakan untuk mengelola transaksi bisnis dari banyak entitas usaha. Namun meskipun ada banyak entitas usaha, master data pelanggan/pemasok cukup satu karena master data tersebut sifatnya publik dan lintas entitas.
Master Data Pelanggan

Data pelanggan adalah informasi mengenai nama perusahaan, alamat, nomor telepon, rekening bank, dsb dari setiap pelanggan. Master data pelanggan
Hal 82
tersimpan dengan kode dokumen CM. Data pelanggan digunakan pada transaksi penjualan, pencatatan piutang dan penerbitan faktur. Pada pembuatan sistim akunting baru, sebelum memasukkan saldo awal piutang harus lebih dulu mendaftarkan master data pelanggan. Informasi yang perlu disertakan dalam pendaftaran pelanggan adalah sebagai berikut: Nomor Pelanggan : Nomor urut pelanggan mengikuti nomor alokasi dokumen CM yaitu 20000001, 20000002, dst.. Nomor pelanggan adalah identitas tunggal dalam koleksi data pelanggan, digunakan sebagai kolom kunci untuk menyimpan data nama, alamat, rekening bank pelanggan. Nomor urut pelanggan yang baru otomatis diberikan oleh program, jadi kolom nomor pelanggan boleh dibiarkan kosong karena program yang akan mengisinya. : Nama pelanggan sesuai dengan akte pendirian : Nama jalan atau nama gedung : Nama kota : Nomor telepon. : Alamat yang bisa digunakan untuk mengirim surat elektronik kepada pelanggan tersebut. : Kategori pengelompokkan pelanggan berdasarkan jenis usaha, misalnya perhotelan, Jasa Konsultan. : Nomor Pokok Wajib Pajak : Alamat yang digunakan dalam dokumen pajak (faktur pajak keluaran) : Kode pelaporan faktur pajak (isi dengan A1)
Hal 83
Nama perusahaan Alamat 1 Alamat 2 Telepon Alamat Email Industry Category NPWP Alamat Pajak Tax Group
Kode FP
: Kode faktur pajak perusahaan tersebut (01 s/d 09). Kode ini digunakan pada proses pembuatan faktur pajak yaitu pengaturan nomor seri dari faktur pajak.
Gbr 2.10 Data utama pelanggan
Data kategori industri digunakan untuk mengelompokkan pelanggan berdasarkan jenis usaha. Misalnya usaha perhotelan, manufaktur, jasa konsultan, dsb. Data kategori industri tersedia berupa daftar yang muncul. Klik salah satu pilihan tersebut untuk menaruhnya dalam data pelanggan. Bila diperlukan daftar pilihan kategori industri masih bisa ditambah. Caranya dengan memasukkan data yang baru ke dalam master data kategori industri. Modul master data kategori industri dapat dibuka dari menu Utilitas > Settings > Industry Category. Isi data yang diperlukan sbb:
Hal 84
Code Description Text 1 Text 2 Collector
: diisi dengan kode buatan sendiri, misalnya untuk industri perhotelan code bisa diisi dengan HOTEL, atau untuk Jasa Konsultan bisa diisi dengan JASAKONS. : Sebutan untuk kategori industri tersebut, misalnya HOTEL, JASA KONSULTAN : Teks keterangan tambahan : Dokosongkan : Bila diperlukan dapat diisi dengan nama staff penagihan piutang, apabila dalam manajemen penagihan dibuat pengelompokan kolektor berdasarkan jenis industri.
Master Data Pemasok

Data master Pemasok tmenyimpan informasi utama dari pemasok seperti nama perusahaan, alamat, NPWP dan data lainnya. Data pemasok diperlukan pada pembuatan order pembelian, pencatatan hutang dagang dan pembayaran. Pada pembuatan sistim akunting baru, master data pemasok harus lebih dulu diisi sebelum memulai proses entri saldo awal hutang dagang.
Hal 85
Gbr 2.11 Data Utama supplier
Informasi yang perlu disertakan dalam mendaftarkan perusahaan pemasok adalah sebagai berikut: Nomor : Kode supplier adalah identitas tunggal dalam koleksi data supplier, digunakan aplikasi sebagai kolom kunci untuk menyimpan data nama, alamat, rekening bank supplier tersebut. Penomoran kode supplier mengikuti nomor alokasi dokumen VM yaitu 30000001, 30000002, dst. Kode supplier yang baru otomatis diberikan oleh program, jadi kolom nomor supplier boleh dibiarkan kosong karena program yang akan mengisinya. : Nama perusahaan pemasok, misalnya PT SUGARI : Nama jalan atau nama gedung
Hal 86
Nama TARIDA Alamat 1
Alamat 2 Alamat email Telepon Web Page NPWP Alamat Pajak Tax Group Kode FP
: Nama kota : Digunakan untuk mengirim notifikasi pembayaran melalui surat email. : Nomor telpon : Alamat web-site pemasok : Nomor Pokok Wajib Pajak : Alamat yang digunakan dalam pembuatan dokumen pajak (slip pemotongan pajak) : Kode pelaporan faktur pajak (isi dengan B1) : Diisi dengan kode faktur pajak perusahaan tersebut (01 s/d 09). Kalau data kode FP tidak tersedia dapat diisi dengan 01 sebagai nilai default
Pada manajemen pembelian data pemasok juga diperlukan dalam pengelolaan supply-chain (rantai-pasokan). Modul rantai pasokan menyimpan berbagai data seperti harga barang, lama waktu pengiriman, spesifikasi yang digunakan sebagai informasi utama untuk menentukan pemasok yang paling kompetitif.
Rekening Bank Pemasok

Data rekening Bank Pemasok berisi rincian rekening bank untuk digunakan pada pembayaran dengan cara transfer antar bank (telegrahic transfer). Penyimpanan data rekening bank dilakukan dengan kombinasi nomor pemasok dan kode mata uang. Misalnya untuk PT Sugari Tarida kode pemasoknya adalah 30000001, maka kode rekening bank untuk valuta Rupiah adalah 30000001IDR. Apabila PT Sugari Tarida mempunyai rekening valuta USD yang ingin didaftarkan, maka kode rekening untuk itu adalah 30000001USD. Satu pemasok boleh saja mendaftarkan rekening lebih dari satu, tidak dibatasi hanya satu rekening bank. SOLFINA-AFS dapat menyimpan lebih dari satu
Hal 87
rekening bank untuk setiap pemasok namun rekening tersebut harus untuk kode valuta yang berbeda. Tujuannya adalah agar faktur dalam valuta IDR dapat ditransfer ke rekening jenis valuta IDR yang sama. Demikian juga tagihan dalam valuta USD dapat ditransfer ke rekening dengan valuta yang sama yaitu USD. Kedua rekening bank tersebut IDR dan USD dapat didaftarkan dalam master data pemasok dengan memasang kombinasi dari nomor pemasok dan kode valuta masing-masing rekening.
Gbr 2.12 Rekening bank pemasok
Kode Valuta Nama Bank Kantor Cabang
: Mata uang rekening IDR, USD, dsb. : Nama bank ditulis penuh tanpa singkatan (Bank Central Asia jangan disingkat BCA) : Nama kantor cabang bank
Hal 88
Alamat No Rekening Nama Rekening SWIFT
: Alamat bank : Nomor rekening pemasok pada bank tersebut : Nama pemasok pada rekeningnya (umumnya harus sama dengan nama perusahaan) : Kode Swift bank (untuk mata uang valas)
Pada tahap ini proses instalasi akunting sudah sampai pada bagian akhir dari Step 2. Progress dari pekerjaan kita dapat dilihat pada check-list berikut: Step 1 2 3 4 Tugas Status Menyusun Bagan Akun Selesai Memasukkan master data pelanggan Selesai dan pemasok Memasukkan Master Barang Persediaan Memasukkan Saldo awal Neraca Saldo berikut Buku Pembantu Piutang, Hutang dan Persediaan
Step 3. Master Barang Pesediaan
Pada perusahaan dagang (trading) master barang persediaan adalah daftar barang yang dibeli dari pemasok untuk tujuan dijual kembali. Sedangkan pada usaha manufaktur master barang persediaan disebut juga master bahan baku untuk diproduksi menjadi barang jadi. Dalam sistim akunting SOLFINA-AFS master barang persediaan adalah dokumen dengan kode MM. Sebutan Material Master untuk master barang persediaaan berlaku untuk sistim akunting usaha dagang dan juga usaha manufaktur. Dalam buku ini pembahasan topik persediaan lebih difokuskan pada usaha dagang. Untuk membangun sistim akunting yang baru, data master persediaan harus dimasukkan lebih dulu sebelum lanjut ke proses pencatatan saldo awal.
Hal 89
Dalam pembahasan di buku ini dapat dilihat beberapa contoh barang persediaan untuk usaha dagang. Barang ini adalah yang dibeli oleh PT ABC untuk dijual kembali kepada pelanggannya. Jenis barang tersebut dijabarkan dalam tabel berikut ini dan semua akan dimasukkan ke dalam master data persediaan.
Nomor
60000001
Nama Barang BEER 220 ML FINE YEAST BEER
Brand CORONA ERDINGER
Grup BEER BEER
Um CAN BTL
Ukura n 0.220 Ltr 0.440 Ltr 0.375 Ltr 0.345 Ltr 1.000 Ltr 0.750 Ltr 0.350 Ltr
60000002
60000003
PREMIUM LIGHT BEERS BEER - STUBIES AMARETTO LIQUER VSOP BRANDY VSOP GRAND CHAMPAGNE COGNAG XO COGNAG MARGARITA MIX MOONLIGHT
HAHN
BEER
CANS
60000004 60000005
HAHN ICE AMARETTO DI SARONO BEEHIVES FRAPIN
BEER LIQUO R LIQUO R LIQUO R
BTL BTL
60000006 60000007
BTL BTL
60000008 60000009
HENNESSY JOSE CUERVO
LIQUO R LIQUO R
BTL BTL
0.700 Ltr 1.000 Ltr
60000010 60000011
VSOP COGNAG VO CANADIAN WHISKY
REMY MARTIN SEAGRAMS
LIQUO R LIQUO R
BTL BTL
0.700 Ltr 1.000 Ltr
60000012
VODKA
ZUBROWKA
LIQUO R
BTL
0.750 Ltr
Hal 90
60000013
CREMANT DE BOURGOGNE BRUT
ANDRE DELORME BLC DE NOIR
WINE
BTL
0.750 lTR
60000014
BORDEAUX SUPERIEUR ROUGE 98
CHATEAU RECOUGNE
WINE
BTL
0.750 Ltr
60000015
FLEUR DE PRESTIGE CHAMPAGNE
GRANDE
WINE
BTL
0.750 Ltr
60000016
WHITE BERGUNDY
HOUGTONS
WINE
BTL
0.750 Ltr
Semua barang di atas harus didaftarkan dulu ke dalam master data barang (material). Modul master material bisa dibuka dari menu utama kemudian pilih modul ISC (Inventory and Stock Control), teruskan dengan mengklik Material Master.
Hal 91
Gbr 2.13 Memasukkan data katalog barang
Data yang perlu disertakan untuk pendaftaran barang ke dalam master data material adalah sbb: Material No Kode Bar Tipe Mat Keterangan Merek/Brand Satuan Unit Ukuran : Nomor dokumen (otomatis diberikan oleh modul MM) : Nomor kode bar dari barang tersebut. : 01 untuk barang dagang (trading); 02 untuk bahan baku produksi (processing) : Nama dari barang tersebut. : Merek produk atau nama produsen pembuat produk : (Unit of Measurement) satuan barang, misalnya: botol, kg, gram, pcs, dll : Ukuran dari katalog tersebut, misalnya: 1 liter, 1kg, 100 gram, dll. Untuk jenis produk yang sama namun
Hal 92
ukuran dan harga jual tidak sama maka harus didaftarkan dengan nomor material yang berbeda. PL Kode Akun Barang Kode Akun COGS Costing Method : unit bisnis yang menangani penjualan produk tersebut : kode akun untuk mencatat mutasi barang dalam GL : kode akun untuk mencatat harga pokok persediaan (COGS) dari barang yang sudah terjual. : Metode untuk menghitung harga pokok persediaan (untuk usaha dagang pilih FIFO).
Data yang sudah tersimpan bisa dicetak agar lebih mudah untuk melakukan review apakah semua data yang sudah dimasukkan dengan benar. Untuk meneruskan ke pencetakan klik menu Document > Print.
Hal 93
Gbr 2.14 Master Barang Persediaan
Step 4. Memasukkan Saldo Awal
Pada tahap ini kita sudah sampai pada bagian akhir pembuatan sistem akunting yang baru, yaitu memasukkan data saldo awal. Tugas pencatatan saldo awal harus dimulai dari persiapan data yang baik. Laporan yang diperlukan adalah neraca saldo dua kolom yaitu saldo debet dan saldo kredit dari semua akun pada akhir periode pembukuan. Data saldo awal diperoleh dari neraca saldo pada akhir suatu periode. Misalnya saldo akhir semua akun pada 31 Desember menjadi saldo awal per tanggal 1 Januari. Tanggal saldo awal ini ditetapkan menjadi periode awal dari sistim akunting baru yang akan dibuat.
Hal 94
Persiapan penyusunan saldo awal sangat penting agar proses memasukkan data dapat berjalan baik. Salah satu yang perlu diperhatikan adalah kesiapan data saldo awal piutang dagang, hutang dagang dan persediaan. Selain kode akun dan saldonya, piutang dagang dan hutang dagang membutuhkan data tambahan yaitu data master pelanggan dan pemasok. Sedangkan data saldo awal persediaan harus menyertakan kode master barang/material. Saldo piutang dagang adalah jumlah semua nilai faktur penjualan yang belum lunas hingga tanggal laporan. Saldo hutang dagang adalah jumlah semua faktur pembelian yang belum terbayar hingga tanggal laporan disusun. Sedangkan saldo persediaan barang adalah nilai barang yang terdapat dalam persediaan per tanggal laporan. Setiap akun harus menyertakan kode dokumen dari akun tersebut. Kode dokumen terdiri dari dua huruf untuk menentukan buku pembantu. Akun umum yang tidak menggunakan buku pembantu kode dokumennya adalah GJ (General Journal). Piutang dagang kode dokumennya adalah SI dan Hutang Dagang adalah VP. Kode dokumen untuk Persediaan barang adalah MR. Dalam persiapan penyusunan data saldo awal, harus diperhatikan bahwa setiap dokumen memerlukan informasi minimum sesuai dengan jenis transaksinya. Contohnya data saldo awal untuk akun Piutang Dagang (dokumen SI) harus menyertakan nomor faktur, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo dan nama pelanggan. Sedangkan data saldo awal untuk akun persediaan barang harus meyertakan nomor material, Qty, harga per unit dan lokasi penyimpanan/gudang. Akun yang tidak mempunyai dokumen khusus seperti kas kecil dan bank termasuk dalam kelompok GJ dan dalam data saldo awal cukup menyertakan kode akun dan saldonya saja.
Akun Kliring untuk Buku Pembantu

Akun kliring adalah akun perantara untuk akun yang mempunyai buku pembantu. Pencatatan transaksi yang melibatkan akun kliring biasanya untuk modul buku pembantu misalnya Sales Ledger, Purchase ledger dan Inventory. Perekaman data saldo awal yang menggunakan modul pembantu melibatkan dua dokumen yaitu dokumen GL dan dokumen dari buku pembantu itu sendiri (SI,
Hal 95
VP, dsb.). Dokumen GL digunakan untuk mencatat total saldo awal, sementara buku pembantu merekam data rincian nomor faktur dsb. Saldo akun kliring harus selalu nol karena jumlah saldo pada dokumen GL harus impas (offset) dengan rinciannya dalam buku pembantu. Misal dalam proses pembelian barang persediaan, pada saat merekam faktur pembelian ke dalam buku hutang (dokumen VP), akun kliring persediaan dipakai sebagai kontrol debet. Masih dalam satu rangkaian proses, penerimaan barang di gudang yang direkam dengan dokumen MR menggunakan akun kliring persediaan sebagai kontrol kredit dalam jurnal akuntingnya. Kontrol debet pada dokumen VP impas dengan kontrol kredit pada dokumen MR. Akun kliring yang digunakan sebagai bahasan dalam buku ini adalah: 13119999 14119999 21119999 : Akun kliring untuk modul penjualan : Akun kliring untuk modul persediaan : Akun kliring untuk modul pembelian
Dalam proses memasukkan saldo awal akun kliring tersebut berfungsi sebagai kontrol jumlah untuk memeriksa jumlah dalam buku pembantu sama dengan saldo dalam buku besar GL. Angka akun kliring yang ada dalam buku pembantu harus sama dengan saldonya dalam neraca saldo (trial balance).
Contoh Neraca Saldo

Pada tabel berikut ditunjukkan laporan keuangan berupa neraca dua kolom dari PT Andaliman Bentara Citra (C1) per 31 Des 2008. Tampilan neraca tersebut adalah format presentasi yang menampilkan akun-akun harta dan kewajiban dalam dua kolom terpisah. Tujuan dari tampilan ini adalah merupakan persiapan penyusunan saldo awal untuk pembuatan sistim akunting yang baru untuk PT ABC. Data ini masih harus diolah. Data presentasi angka pada neraca tersebut masih pada akun induk (reporting account), padahal data saldo awal harus menampilkan data yang lebih rinci pada level akun posting (posting account). Tambahan lagi akun piutang dagang, hutang dagang dan persediaan harus dirinci lagi supaya menyertakan rincian faktur dan rincian barang.
Keterangan
Kas
Saldo Debet
580.000.000
Saldo Kredit
Hal 96
Deposito Piutang Dagang Persediaan Barang Dagang Pajak Dibayar di muka Harta Tetap Bersih penyusutan) Hutang Dagang Hutang PPN dan PPh Hutang Pajak Penghasilan Badan Jaminan Bank Garansi Modal Laba Ditahan Total (setelah
670.000.000 293.975.302 379.092.000 114.045.000 450.000.000 362.664.600 57.000.000 172.702.000 34.500.000 1.000.000.000 860.245.702 2.487.112.302 2.487.112.302
Angka yang ada dalam neraca merupakan penjumlahan dari beberapa akun yang klasifikasinya sama. Untuk entri data saldo awal angka tersebut harus diurai ke level kode akun. Setiap akun punyai saldo masing-masing yang ditampilkan dalam format angka positif dan angka negatif. Akun harta ditampilkan dengan nilai positif sedangkan hutang angka negatif. Selanjutnya susun tabel neraca saldo yang terdiri dari lima kolom sehingga tampak seperti tabel berikut ini. Account Description Document Bal_Type Balance : Kode akun posting yang terdapat pada bagan akun : Nama akun : Kode dokumen (kode saldo awal adalah GJ) : Saldo debet (DR) atau saldo kredit (CR) : Jumlah Saldo awal
NERACA SALDO PER 31-Des-YYYY (Rupiah penuh) Account Description 11100000 Kas Kecil 11310000 Bank Mandiri Rupiah (Incoming) 11320000 Bank Mandiri Rupiah (Outgoing) 11360000 Citibank USD (Incoming)
Document GJ GJ GJ GJ
Bal_Type DR DR DR DR
BALANCE -RP 10,000,000 40,000,000 150,000,000 30,000,000
Hal 97
11370000 12100000 13119999 13129999 14119999 16620000 17210000 17310000 18210000 18310000 21119999 21119999 23210000 23900000 24100000 25110000 28100000 29000000
Ctibank USD (Outgoing) Deposito Piutang dalam Rupiah Kliring Piutang dalam USD Kliring Persediaan Barang Dagangan Kliring PPh Ps 22 bayar di muka Aktiva Tetap Kendaraan Roda Empat Aktiva Tetap Perabot Kantor Akum Peny Aktiva Ttp Kendaraan Roda Empat Akum Peny Aktiva Ttp Perabot Kantor Hutang Dagang Lokal Kliring Hutang Dagang Valas - Kliring Hutang PPh 21 Hutang PPN Provisi Pajak Penghasilan Badan Jaminan Bank Garansi Modal Disetor Laba Ditahan
GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ
DR DR DR DR DR DR DR DR CR CR CR CR CR CR CR CR CR CR
350,000,000 670,000,000 111.973.000 182.002.302 379.092.000 114.045.000 350,000,000 180,000,000 (50,000,000) (30,000,000) (63,000,000) (299.664.600) (7,000,000) (50,000,000) (172,702,000) (34,500,000) (1,000,000,000) (860.245.702)
Periksalah kembali data Neraca Saldo yang disusun supaya yakin tidak ada yang keliru dan pastikan jumlah saldo debet dan saldo kredit totalnya sudah sama (balanced). Perhatikan pada neraca saldo tersebut yaitu akun piutang dagang, hutang dagang dan persediaan menggunakan kode akun kliring. Kode akun piutang pada transaksi yang normal adalah 13110000. Namun dalam penyusunan saldo awal total piutang ditunjukkan dengan kode akun kliring 13119999. Akun kliring piutang tersebut akan impas (offsett) dengan masuknya akun kliring lawannya dari buku pembantu. Dalam buku pembantu ketiga akun kliring tersebut dipecah dalam rincian yang detail pada tingkat faktur dan barang. Sebagai ilustrasi contoh akun kliring di bawah ini ditunjukkan rincian buku pembantu untuk buku penjualan.
Account Do c Saldo IDR No Faktur Ko Nama de Pelanggan Pela ngg an Account Reveivable Clearing Nilai Faktur Kod Val Ku rs Tgl Faktur Jatuh Tempo
13119999
-111.973.000
Hal 98
13110000
SI
58.973.000
800051
2000 0001 2000 0003 2000 0002
PT Hotel Bonan Dolok Cash Customer PT Womart Sungaidare h
58.973.000
ID R ID R ID R
14-Dec-09
13-Jan-10
13110000
SI
500.000
800022
500.000
15-Nov-09
15-Nov09 20-Jan-10
13110000
SI
52.500.000
800041
52.500.000
21-Dec-09
Control
Rincian buku pembantu dibuat terpisah sebab entri saldo awal buku pembantu berbeda dengan dokumen GJ. Pembahasan mengenai entri saldo awal buku pembantu akan dilakukan kemudian, sebagai permulaan kita akan fokus dulu pada saldo awal neraca saldo (Trial Balance). Angka saldo awal harus dalam nominal Rupiah. Apabila ada Piutang atau Hutang Dagang dalam valuta asing maka nilainya harus dikonversikan lebih dulu ke mata uang Rupiah. Konversi dibuat dengan mengalikan nilai valas dengan kurs akunting sehingga diperoleh nilai ekuivalen dalam Rupiah.
Entri Saldo Awal Neraca Saldo

Pembuatan sistim akunting baru sudah memasuki tahap entri saldo awal. Modul saldo awal dapat dibuka dari Easy Start-Up kemudian klik Enter Beginning Balances
Hal 99
Semua akun yang ada dalam neraca saldo dimasukkan satu per satu dengan menggunakan dokumen GJ. Data yang diperlukan dalam entri saldo awal adalah kode akun dan saldonya. Saldo kredit dimasukkan dengan angka negatif, sementara saldo debet masukkan dengan angka positif. Field perkiraan diisi dengan kode akun, dan field jumlah diisi dengan saldo. Klik Simpan setiap kali selesai memasukkan entri saldo. Lakukan proses yang sama untuk semua akun yang ada dalam neraca saldo.
Total posting debet dan kredit harus dikontrol agar jumlah keduanya sama. Pada bagian bawah modul saldo awal ada terdapat bingkai Balance Control yang menunjukkan total posting Debet dan Kredit. Jumlah Balance-Ctrl harus nol yang menyatakan jumlah posting debet dan posting kredit dari neraca saldo sudah sama (balanced).
Hal 100
Periksalah jurnal saldo awal dokumen GJ apakah sudah seimbang antara entri debet dan entri kredit. Bila sudah seimbang maka selesaikan tugas entri saldo awal dokumen GJ dengan mengklik Complete. Proses ini akan menutup modul saldo awal untuk dokumen GJ dan menghantarkan jurnal akunting saldo awalnya ke dalam buku besar. Proses entri saldo awal dokumen GJ sudah rampung. Tugas selanjutnya adalah entri saldo awal dari buku pembantu yaitu piutang dagang, hutang dagang dan persediaan barang (inventory).
Entri saldo awal faktur penjualan

Saldo piutang dagang didapat dari penjumlahan semua faktur penjualan yang terdapat di dalamnya. Dalam entri saldo awal, saldo piutang dagang dimasukkan ke dokumen GJ dengan menggunakan kode akun kliring (sementara). Sementara uraian faktur penjualan yang membentuk saldo awal piutang dagang tersebut harus dimasukkan melalui buku pembantu. Saldo piutang dikelompokkan berdasarkan jenis valuta. Saldo dari masing-masing valuta dimasukkan dengan menggunakan akun kliring yang berbeda juga. Akun piutang dalam valuta Rupiah dibedakan dari piutang dalam valuta USD. Pembedaan akun berdasarkan jenis valuta bertujuan untuk memudahkan pencocokan data antara dokumen GJ dan total faktur.
Hal 101
Kode dokumen faktur penjualan adalah SI. Sebelum memasukkan data piutang ke modul saldo awal, lebih dulu kumpulkan data semua faktur dan susun dalam kertas kerja saldo awal piutang. Dapat dilihat dalam kertas kerja berikut ini tersusun data piutang dari jenis valuta IDR. Sedangkan piutang dari jenis valuta USD disusun secara terpisah dalam kertas kerja lain.
Account Do c Saldo IDR No Faktur Ko Nama de Pelanggan Pela ngg an Account Reveivable Clearing Nilai Faktur Kod Val Ku rs Tgl Faktur Jatuh Tempo
13119999
-111.973.000
13110000
SI
58.973.000
80005 1 80002 2 80004 1
2000 0001 2000 0003 2000 0002
PT Hotel Bonan Dolok Cash Customer PT Womart Sungaidare h
58.973.000
ID R ID R ID R
14-Dec-09
13Jan-10 15Nov09 20Jan-10
13110000
SI
500.000
500.000
15-Nov-09
13110000
SI
52.500.000
52.500.000
21-Dec-09
Control
Dalam pencatatan saldo awal piutang, yang harus masuk duluan adalah kontrol akun kliring. Pada tabel di atas kontrol akun kliring adalah baris pertama yaitu akun 13119999 dengan saldo IDR103.000.000 kredit. Entri kredit dokumen SI ini akan meng-offset akun kliring yang masuk lewat neraca saldo dengan menggunakan dokumen GJ. Saldo akun kliring 13119999 sekarang menjadi nol. Dalam contoh bahasan disebutkan ada dua akun kntrol saldo awal piutang yaitu kontrol piutang dalam Rupiah dan yang satunya akun kontrol piutang dalam dollar US. Masukkan kedua akun kontrol piutang tersebut. Entri akun kontrol piutang tetap menggunakan kode dokumen SI yang sama, namun kotak cek Clearing Entry harus dicentang. Pencentangan ini untuk melewatkan keharusan penyertaan data faktur. Entri kontrol saldo awal tidak perlu menyertakan rincian faktur sebab entri ini adalah berupa total dari semua piutang dagang.
Hal 102
Data yang perlu disertakan dalam entri akun kontrol saldo awal dokumen SI (Sales Invoice) adalah: Kode Akun Jumlah Valuta : Kode akun kliring piutang dagang (harus sama dengan kode akun kliring piutang dalam neraca saldo) :Total semua faktur penjualan dalam nilai ekuivalen Rupiah (faktur valas harus dikonversi dulu sebelum dijumlahkan). : Pilih IDR untuk entri data akun kontrol
Klik Simpan untuk merekam entri data akun kontrol tersebut. Setelah entri akun kontrol selesai selanjutnya teruskan dengan entri data semua faktur penjualan berikut rinciannya.
Berikutnya adalah giliran semua faktur penjualan (dokumen SI) yang dimasukkan ke dalam saldo awal. Kode akun yang dipakai adalah akun piutang yang sebenarnya, bukan akun kliring lagi. Faktur penjualan dimasukkan dengan angka positif. Modul yang digunakan masih sama yaitu modul saldo awal. Klik menu Dokumen > Baru untuk memulai proses entri data. Informasi yang harus disertakan pada dokumen SI adalah: Perkiraan Jumlah Valuta No Faktur Tgl Dokumen : Kode akun piutang dagang :Nilai nominal faktur (Face Value) :Valuta asli tagihan :Nomor faktur (harus tunggal tidak boleh duplikasi) :Tanggal faktur penagihan
Hal 103
Jatuh Tempo Perusahaan pelanggan
:Tanggal jatuh tempo pembayaran :Nomor dan nama perusahaan dalam master data
Kode dokumen untuk Faktur Penjualan = SI
Faktur penjualan dalam valuta asing

Setelah berhasil memasukkan semua faktur piutang dagang Rupiah, sekarang kita akan melanjutkan pembahasan mengenai entri faktur Valas ke dalam saldo awal. Saldo awal piutang dalam valuta asing tetap dapat mempertahankan mata uang aslinya. Angka saldo awal piutang yang dimasukkan adalah angka nominalnya, yaitu angka dalam mata uang aslinya.
Account 13129999 Do c SI Saldo IDR -182.002.302 No Faktu r Kode Pelangg an Nama Pelanggan Nilai Valuta Val Kurs Tgl Faktur Jatuh Temp o
Account Reveivable Clearing (Control)
13120000
SI
111.693.000
8000 35 80005 5
2000000 1 20000 001
PT Hotel Bonan Dolok PT Hotel Bonan Dolok
12,010.00
US D US D
9300
14Dec-09 31Dec-09
13Jan10 30-Jan10
13110000
SI
70.309.302
7,560.14
9300
Control
Saldo awal piutang valas memerlukan kurs untuk mengkonversi valas tersebut terhadap Rupiah. Angka kurs yang dipakai untuk saldo piutang adalah kurs akunting yang sama pada neraca saldo. Kurs konversi antara faktur valas dan
Hal 104
neraca saldo tidak boleh berbeda sebab akan membuat keseluruhan saldo awal menjadi tidak seimbang antara masukan debet dan kreditnya (out of balance).
Untuk Faktur Valas: Pilih mata uang USD dan masukkan nilai tukar
Gbr 2.17 Mencatat saldo awal Piutang Dagang dalam Valas
Masukkan nilai piutang dalam mata uang aslinya dalam kolom jumlah. Angka tersebut adalah nilai piutang bersih dalam valuta asli yang akan diterima. Isi kolom valuta dengan kode valuta faktur yang asli dan jangan lupa sertakan nilai tukar kurs akunting. Modul saldo awal akan melakukan konversi ke dalam nilai rupiah untuk dicatat sebagai saldo awal dalam buku besar. Nilai konversi harus sama dengan angka piutang kliring pada neraca saldo, supaya tidak terjadi selisih antara buku pembantu dengan buku besar. Klik Simpan untuk merekam data faktur penjualan tersebut. Lanjukan entri data dengan proses yang sama untuk semua faktur penjualan yang lainnya. Setelah semua data kontrol piutang dan faktur penjualan masuk ke dalam saldo awal, periksalah daftarnya apakah sudah lengkap dan seimbang antara entri debet dan entri kredit.
Hal 105
Setelah semua entri data saldo awal dokumen SI (Sales Invoice) lengkap, di mana entri debet dari faktur penjualan sudah sama dengan entri kredit dari akun kontrol piutang, maka tugas entri saldo awal untuk dokumen SI dapat dirampungkan dengan mengklik Complete. Proses ini akan menutup modul saldo awal untuk dokumen SI dan menghantarkan jurnal akunting saldo awalnya ke dalam buku besar.
Entri Saldo Awal Faktur Pembelian

Setelah selesai memasukkan data piutang ke dalam saldo awal kini giliran hutang dagang yang akan kita masukkan. Hutang dagang dicatat dengan kode dokumen VP (Vendor Payable). Dalam kertas kerja yang sudah dipersiapkan sebelumnya terlihat semua faktur pembelian hutang dagang tersebut, dan juga total semua faktur sebagai kontrol debet dalam entri data saldo awal. Dalam contoh bahasan, jumlah hutang dagang rupiah pada neraca saldo adalah Rp63.000.000 dicatat dengan akun kliring 21119999. Kode dokumen neraca saldo adalah GJ dan angka posting adalah negatif sebagai penanda posting kredit. Akun kliring hutang dagang dalam saldo awal dokumen GJ itu akan impas menjadi nol dengan masuknya entri kontrol faktur pembelian melalui dokumen VP. Hutang Dagang Rupiah:
Account Do c Saldo IDR 21119999 63.000.000
No Faktur
Kode Suppli er
Nama Supplier
Nilai Valuta
Val
Ku rs
Tgl Faktur
Jatuh Tempo
Account Payable - Kliring
21110000
VP
-38.000.000
MB900 2344 I00022
30000 007 30000 001
PT Multi Bintang Harapan PT Sugari Tarida
38.000.000
ID R ID R
28-Des-09
27-Jan10 28-Jan10
21110000
VP
-25.000.000
25.000.000
29-Dec-09
Control
Hutang Dagang Valas:

Account Do c
Saldo IDR
No Faktur
Kode Supp lier
Nama Supplier
Nilai Valuta
Val
Kurs
Tgl Faktur
Jatuh Tempo
Hal 106
21119999
299.664.600
Account Payable Kliring
21210000
VP
-299.664.600
70052
3000 0004
Darliento Intt
32,222.00
USD
9300
20Dec-09
19-Jan10
Control
Proses entri data saldo awal dokumen VP diawali dengan akun kontrol/kliring dari hutang dagang tersebut. Dalam contoh bahasan ada dua akun kontrol yaitu total semua faktur dalam Rupiah, dan satu lagi total semua faktur dalam valuta USD. Entri akun kontrol hutang tetap menggunakan kode dokumen VP, namun harus mencentang kotak cek Clearing Entry. Fungsinya adalah untuk melewatkan keharusan penyertaan nomor faktur, sebab entri akun kontrol tidak perlu menyertakan rincian faktur. Data yang perlu disertakan dalam entri akun kontrol saldo awal dokumen VP adalah: Kode Akun Jumlah Valuta : Kode akun kliring hutang dagang (harus sama dengan kode akun kliring hutang dalam neraca saldo) :Total semua faktur pembelian dalam nilai ekuvalen yang sama dalam Rupiah (faktur valas harus dikonversi dulu sebelum dijumlahkan). : Pilih IDR untuk entri data akun kontrol
Klik Simpan untuk merekam entri data akun kontrol tersebut. Setelah entri akun kontrol selesai selanjutnya teruskan dengan entri data semua faktur pembelian berikut rinciannya.
Hal 107
Kode dokumen untuk entri faktur pembelian adalah VP. Semua faktur pembelian yang belum lunas dimasukkan satu per satu ke dalam saldo awal. Dokumen VP harus menyertakan data nomor faktur, nama supplier, tanggal faktur, tanggal jatuh-tempo dan jumlah nett yang harus dibayar. Jumlah yang dicatat sebagai hutang adalah jumlah bersih yang akan dibayarkan kepada supplier tersebut. Kalau ada potongan pajak seperti PPh pasal 23 atau potongan lainnya maka potongan tersebut harus dikurangkan lebih dulu. Rincian data faktur pembelian yang perlu dimasukkan ke dalam saldo awal adalah: Kode Akun Jumlah Valuta No Faktur Tgl Dokumen Jatuh Tempo Perusahaan pemasok : Kode akun hutang dagang :Nilai bersih hutang yang akan dibayarkan : Kode valuta asli dari faktur :Nomor faktur (harus tunggal tidak boleh duplikasi) :Tanggal faktur penagihan :Tanggal jatuh tempo pembayaran :Nomor dan nama perusahaan dalam master data
VP: Kode dokumen untuk Hutang Dagang Jumlah: angka negatif sebagai posting kredit
Gbr 2.18 Mencatat saldo awal faktur pembelian
Untuk saldo awal hutang yang nominalnya dalam mata uang asing harus menyertakan nilai tukar. Kurs yang dipakai untuk nilai tukar adalah kurs akunting. Semua konversi mata uang asing mesti menggunakan kurs yang sama untuk menghindari ketidakcoccokan angka (value mismatched). Angka
Hal 108
dalam kolom jumlah adalah hutang bersih dalam valuta asli. Untuk mendapatkan nilai rupiah masukkan nilai kurs konversi valas tersebut terhadap Rupiah. Kurs konversi harus sama dengan kurs pada neraca saldo, supaya tidak terjadi selisih antara buku pembantu dengan buku besar. Klik Simpan untuk merekam data faktur pembelian tersebut. Teruskan proses yang sama untuk semua faktur pembelian yang lainnya. Setelah semua entri faktur penjualan dan juga akun kliring hutang dagang masuk dalam saldo awal, periksalah jurnal saldo awal VP apakah sudah seimbang antara entri debet dan entri kredit. Bila sudah seimbang maka selesaikan tugas entri saldo awal hutang dengan mengklik Complete. Langkah ini akan menutup modul saldo awal untuk dokumen VP dan menghantarkan jurnal akunting saldo awalnya ke dalam buku besar.
Saldo awal persediaan barang

Persediaan barang bagi usaha dagang adalah pembelian barang jadi yang disimpan sebagai persediaan untuk siklus penjualan berikutnya. Pada industri manufaktur persediaan terdiri bahan baku, barang dalam proses pengerjaan (Work In Process) dan barang jadi. Bahasan dalam buku ini difokuskan pada manajemen persediaan pada usaha dagang (trading). Sebelum mulai memasukkan saldo awal persediaan, kita perlu periksa kesiapan master data barang persediaan yang dibahas pada Step 3. Master data tersebut sekarang diperlukan dalam proses entri saldo awal persediaan. Setiap jenis barang harus mempunyai nomor katalog yang harus disertakan dalam entri barang persediaan. Setelah semua barang mempunyai nomor katalog, buatlah daftar barang persediaan awal. Data persediaan yang diperlukan adalah kode akun
Hal 109
persediaan, kode dokumen, kode barang, nama barang, kuantitas, harga satuan dan kode gudang penyimpanan. Perhatikan pada contoh bahwa baris paling atas diisi oleh kontrol total nilai persediaan dengan menggunakan akun kliring persediaan. Perhatikan pula bahwa kode dokumen yang dipakai oleh kontrol tersebut adalah GJ. Angka kontrol ini harus sama dengan angka saldo yang terdapat pada neraca saldo, dan diberi tanda negatif untuk menjadi lawan meng-offset. Setelah angka kontrol ditaruh pada baris pertama, selanjutnya pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan data barang. Kode akun adalah kode persediaan barang dalam bagan akun. Kemudian pada kolom kedua isi kode dokumen MR untuk semua barang. Pada kolom-kolom berikutnya masukkan data barang yaitu kode barang, nama barang, kuantitas, harga per unit dari barang tersebut, nilai barang tersebut, dan kode gudang penyimpanan barang.
Kode Akun 14119999 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 Do k MR MR MR MR MR MR MR MR MR MR MR MR MR Jumlah (379,092,000) 4,320,000 8,640,000 3,816,000 5,724,000 5,160,000 13,104,000 21,250,000 18,900,000 12,860,000 32,150,000 37,050,000 11,900,000 60000001 60000001 60000002 60000002 60000003 60000004 60000005 60000006 60000007 60000007 60000008 60000009 BIR HEINEKEN botol 640ml BIR HEINEKEN botol 640ml BINTANG PILSENER BREMER BINTANG PILSENER BREMER BINTANG PILSENER CAN ANKER STOUT - Bottle AMARETTO LIQUER VSOP BRANDY VSOP GRAND CHAMPAGNE COGNAC VSOP GRAND CHAMPAGNE COGNAC XO COGNAC MARGARITA MIX Kode Barang Nama Barang Nilai Satuan Qty Lokasi
Total Kliring Nilai Persediaan 240 TOKO 18,000 480 GUDANG 18,000 240 TOKO 15,900 15,900 8,600 18,200 425,000 472,500 321,500 321,500 617,500 238,000 360 600 720 50 40 40 100 60 50 GUDANG TOKO TOKO TOKO TOKO TOKO GUDANG TOKO TOKO
Hal 110
MOONLIGHT 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 14110000 Kontrol MR MR MR MR MR MR MR MR MR MR MR MR 15,200,000 20,400,000 16,650,000 27,750,000 12,320,000 39,600,000 5,350,000 26,750,000 5,070,000 19,500,000 8,500,000 7,128,000 0 60000010 60000011 60000012 60000012 60000013 60000013 60000014 60000014 60000015 60000015 60000016 60000017 VSOP COGNAC VO CANADIAN WHISKY VODKA VODKA CREMANT DE BOURGOGNE BRUT CREMANT DE BOURGOGNE BRUT BORDEAUX SUPERIEUR ROUGE 98 BORDEAUX SUPERIEUR ROUGE 98 FLEUR PRESTIGE CHAMPAGNE FLEUR PRESTIGE CHAMPAGNE WHITE BERGUNDY MARTINI ROSSO 380,000 340,000 277,500 277,500 440,000 440,000 267,500 267,500 195,000 40 60 60 100 28 90 20 100 26 100 50 48 TOKO TOKO TOKO GUDANG TOKO GUDANG TOKO GUDANG TOKO GUDANG GUDANG GUDANG
195,000 170,000 148,500
Gbr 2.20 Mencatat saldo awal persediaan barang dagang
Setelah daftar barang persediaan awal selesai disusun, selanjutnya adalah memasukkan data tersebut ke dalam saldo awal. Buka modul saldo awal dari Easy Start Up > Enter Beginning Balance. Data yang duluan dimasukkan adalah kontrol akun kliring persediaan yaitu baris paling atas pada kertas kerja persediaan barang. Kode dokumen yang dipakai adalah MR, kemudian masukkan kode akun dan jumlah. Perhatikan bahwa jumlah harus dimasukkan dengan angka negatif. Kode valuta adalah IDR, sedangkan costcentre bisa dibiarkan kosong. Klik Simpan untuk menyimpan masukan data tersebut. Entri saldo awal untuk akun kontrol harus mencentang kotak cek Clearing Entry, untuk melewatkan bingkai pengisian data barang. Akun kontrol saldo
Hal 111
awal tidak perlu menyertakan rincian barang, sebab merupakan akun kliring penjumlahan semua barang persediaan awal.
Jumlah: Masukkan angka negatif sebagai posting kredit pada perkiraan Kliring Persediaan
Teruskan proses data-entry untuk semua aitem barang. Kode dokumen barang persediaan adalah MR. Ketik kode akun persediaan pada kolom perkiraan Isi kolom jumlah dengan angka saldo awal barang tersebut Masukkan Valuta (IDR) Buka daftar katalog barang dengan menekan tombol Mat. Code kemudian pilih katalog Isi kuantitas barang pada kolom Qty Isi Harga Unit dengan harga barang tersebut per unitnya. Hasil perkalian Qty dan Harga Unit harus sama dengan angka pada kotak jumlah. Isi Warehouse dengan kode gudang penyimpanan Klik Simpan
Hal 112
Teruskan entri data saldo awal barang lainnya untuk semua data persediaan awal barang. Setelah semua entri saldo awal barang masuk, dan juga akun kliring kredit, periksalah total entri debet apakah sudah sama dengan total entri kredit. Kalau sudah seimbang selesaikanlah proses entri saldo awal barang persediaan awal dengan mengklik Complete. Prosedur ini akan menutup modul entri saldo awal dokumen MR dan merekam jurnal akunting saldo awal tersebut ke dalam buku besar.
Pada tahap ini, proses entri data semua saldo awal neraca berikut buku pembantu sudah masuk. Saldo awal dari neraca dimasukkan dengan kode dokumen GJ, sedangkan saldo awal dari buku pembantu dimasukkan dengan
Hal 113
kode dokume SI untuk piutang dangang, VP untuk hutang dangang dan MR untuk persediaan barang. Dengan demikian semua tahap pekerjaan pembuatan sistim akunting baru sudah selesai. Progress check-list dari pekerjaan kita perbarui sbb: Step 1 2 3 4 Tugas Menyusun Bagan Akun Memasukkan master data pelanggan dan pemasok Memasukkan Master Data Persediaan Memasukkan Saldo awal pembukuan. Status Selesai Selesai Selesai Selesai
Sistim akunting baru sudah selesai diinstal, termasuk penyusunan bagan akun, master data pelanggan dan pemasok, master data persediaan dan saldo awal pembukuan. Sekarang sistim akunting sudah siap digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang baru..
Hal 114
Hal 115
Hal 116
BAGIAN III
Mengelola Transaksi Keuangan
Hal 117
Hal 118
Bab 3
BUKU BESAR (GENERAL LEDGER)
MODUL GENERAL LEDGER (GL) PENGATURAN GL JURNAL UMUM LAPORAN STANDAR GL
Hal 119
ORGANISASI KEUANGAN & AKUNTING
Finance/Accounting Manager
Controllership
Finance Operation
General Ledger
Tax Actg & Rprting
Fin Planning & Rprting Acct Receivable Credit & Collection
Corp Tax
Transaction Tax Account Payable
Inventory
Tax Audit
Payroll Process
MODUL GENERAL LEDGER (GL)

Modul GL adalah modul utama dalam keseluruhan sistim akunting. Modul GL mengelola buku besar di mana semua jurnal dari transaksi keuangan akan bermuara. Buku besarlah yang memasok data kepada pembuatan laporan keuangan. Pengaturan dan parameter yang ditetapkan dalam modul GL berdampak juga kepada modul akunting lainnya. Misalnya pengaturan status periode akunting dilakukan dari modul GL. Bila status suatu periode akunting ditutup maka jurnal yang akan dihantar oleh modul akunting lainnya akan ditolak oleh modul GL. Dalam sistim akunting umumnya modul GL menyediakan fasilitas pencatatan secara langsung ke dalam buku besar tanpa bantuan buku pembantu. Jurnal transaksi dari modul GL disebut dengan jurnal umum. Pencatatan dengan jurnal umum tidak melibatkan buku pembantu seperti modul penjualan, pembelian atau persediaan. Dalam kehidupan nyata pekerjaan akunting, terkadang kesalahan pencatatan sering terjadi disebabkan oleh pengguna yang kurang menguasai sistim akunting. Modul GL biasanya memegang peranan
Hal 120
penting untuk membetulkan kesalahan tersebut dengan pencatatan langsung melalui modul GL. Dokumen jurnal yang digunakan oleh modul GL adalah jurnal umum dengan kode GJ (General Journal). Data yang diperlukan oleh dokumen GJ (General Journal) adalah kode akun, kode area bisnis dan jumlah. Kode akun adalah akun posting level 5 yang ada dalam bagan akun. Kode area bisnis adalah kode departemen, kode unit penjualan dan kode unit produk. Sedangkan angka jurnal yang dimasukkan dalam kolom jumlah adalah nilai dari posting itu sendiri. Angka positif untuk jurnal debet, dan angka negatif untuk jurnal kredit. Modul GL juga umum dipakai untuk mencatat transaksi yang sifatnya akrual (accruals) dan transaksi yang berulang (recurring). Sistim pencatatan akrual berlaku untuk pengakuan biaya dan juga pengakuan penghasilan. Dengan sistim akrual biaya dapat diakui meskipun belum dilakukan pembayaran atas biaya tersebut. Demikian juga penghasilan dapat diakui dalam suatu periode akunting meskipun atas penjualan tersebut belum dibuatkan faktur penagihan. Akrual pengakuan biaya dan penghasilan dapat dilakukan asalkan sudah sesuai dengan aturan yang diatur oleh sistim akuntansi (PSAK). Biaya yang dibayar dimuka adalah kebalikan dari akrual. Jurnal amortisasi dari biaya yang dibayar dimuka dicatat berulang dalam beberapa periode akunting. Misalnya sewa kantor yang dibayar dimuka untuk periode 6 bulan dicatat setiap bulan selama masa sewa tersebut dengan kode akun dan jumlah secara prorata. Sebelum mencatat jurnal melalui modul GL sebaiknya jurnal akunting disiapkan dulu pada kertas kerja. Kerta kerja dapat berupa jurnal memorial di mana kode akun, kode bisnis area, dan nilai posting disusun. Bukti pendukung perlu dilampirkan pada Jurnal Memorial untuk keperluan audit. Setelah kertas kerja lengkap proses pencatatan dapat dilanjutkan ke dalam dokumen GJ (General Journal) Pengaturan GL (GL Settings) Periode Akunting
Hal 121
Periode akunting adalah kombinasi tahun dan indeks masa akunting. Contoh periode akunting untuk bulan Januari 2010 dinyatakan dengan 201001. Indeks masa dimulai dari 01 sampai dengan 12. Jumlah indeks menjelaskan bahwa dalam satu tahun masa akunting terdapat 12 siklus bulan periode akunting.
Tahun YYYY 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 Indeks Masa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Periode Akunting 201001 201002 201003 201004 201005 201006 201007 201008 201009 201010 201011 201012
Perusahaan di Indonesia pada umumnya mempunyai 12 siklus bulan dalam satu tahun fiskal. Setiap indeks masa mempunyai parameter tanggal. Misalnya untuk perusahaan yang tahun fiskalnya mengikuti tahun kelendar Januari Desember, masa 01 mempunyai parameter (batasan) tanggal dari 1 Jan sd 31 Jan. Setiap entri jurnal yang tanggalnya ada dalam rentang 1 Jan sd 31 Jan akan masuk dalam indeks masa 01. Demikian juga masa yang lain 02 sd 12, penentuan parameter tanggal mengikuti tanggal kalendar masing-masing bulan.
Menutup Periode Akunting

Status periode akunting ditetapkan terbuka (OP) atau tertutup (CL). Sebelum mengirim jurnal ke dalam GL, modul akunting lebih dulu memeriksa periode akunting apakah untuk tanggal transaksi tersebut status periode terbuka atau tertutup. Transaksi tidak dapat masuk ke dalam GL apabila status periode buku tertutup (CL). Pemeriksaan status periode berlaku untuk semua modul akunting, baik modul GL, penjualan, hutang dagang, persediaan dan lainnya. Jurnal akunting masuk ke dalam GL apabila periode buku sudah tertutup.
Hal 122
Gbr 3.15 Status Tahun Buku
Proses menutup atau membuka periode akunting tidak bisa dilakukan oleh pengguna biasa. Untuk mengatur status periode buku hanya bisa dilakukan oleh pengguna yang setingkat power-user atau administrator. Pada menu utama pilih GL|Pengaturan|Accounting-Period Flag Kilk ganda aitem periode Klik Close untuk menutup periode akunting yang dipilih. Untuk membuka periode akunting yang tertutup klik Reopen
Pengaturan Kurs Valuta Asing
Transaksi dalam valuta asing lazim terdapat dalam usaha yang melakukan ekspor atau impor barang/jasa. Contoh transaksi valuta asing adalah pembelian barang dari pemasok di luar negeri dengan harga pembelian dalam
Hal 123
valuta asing. Barang tersebut ternyata dijual di dalam negeri dengan menggunakan valuta yang sama dengan pembeliannya. Tujuannya adalah untuk menghilangkan selisih (gap) yang mungkin terjadi saat pembayaran hutang yang disebabkan fluktuasi kurs apabila valuta pembelian berbeda dengan valuta penjualan.
Mendaftarkan valuta asing

Mendaftarkan valuta asing ke dalam master data dapat dilakukan dari modul General Ledger > GL Settings > Currency Table.
Code Description Sort No Decimals
: Kode valuta (USD, EUR, dsb) : Nama valuta yang bersangkutan : Urutan valuta dalam daftar (01, 02, 03, dst.) : Jumlah desimal dalam format angka (maksimum 5)
Kurs Akunting Kurs akunting adalah nilai tukar yang digunakan untuk menentukan nilai Rupiah dari transaksi valuta asing. Transaksi valas harus ditukar dulu dengan nilai Rupiah baru dicatat ke dalam GL. Konversi dilakukan dengan mengalikan nilai transaksi valas dengan kurs akunting yang berlaku pada tanggal transaksi.
Hal 124
Pembukuan yang diselenggarakan dalam mata uang Rupiah harus menghitung nilai transaksi valuta asing dengan nilai yang sama dalam Rupiah. Penghitungan harus menggunakan nilai tukar yang berlaku pada saat transaksi dilakukan. Konversi nilai tukar tidak menghilangkan angka valuta yang asli. Meskipun dilakukan konversi data transaksi valuta asli tetap tersimpan dalam buku besar pembantu. Angka konversi valuta dalam Rupiah yang masuk di dalam GL dan yang dipakai dalam laporan keuangan. Pengaturan kurs akunting dapat dibuka dari modul GL Settings > Forex Conversion.
Rate Group Valuta Tanggal Nilai Tukar Keterangan
: Pilih FIN untuk kurs akunting : Jenis mata uang (USD, EUR, dsb..) : Rentang periode kurs : Nilai kurs untuk rentang periode : Teks keterangan
Penentuan kurs akunting biasanya mengambil satu kurs yang berlaku untuk satu bulan periode akunting. Setiap jenis valas mempunyai nilai tukar sendirisendiri. Pengaturan kurs akunting dapat dilakukan berdasarkan rentang tanggal. Misalnya kurs akunting untuk mata uang USD dari tanggal 1 Jan sd
Hal 125
31 Jan adalah 1USD=Rp9000. Transaksi dalam denominasi USD yang terjadi selama periode 1 Jan sd 31 Jan akan dikonversi dengan kurs 9000. Nilai konversi inilah yang dicatat ke dalam pembukuan (GL). Kurs Pajak Selain kurs akunting ada juga kurs pajak. Kurs pajak dipakai untuk mengkonversi valuta asing untuk keperluan perpajakan, misalnya untuk membuat faktur pajak dan slip bukti pemotongan pajak atas transaksi yang denominasi valuta asing. Seperti halnya kurs akunting, kurs pajak dapat diatur berdasarkan rentang tanggal. Kurs pajak ditentukan oleh otoritas pajak agar wajib pajak menggunakan kurs tersebut dalam urusan pajak dan bea cukai. Kurs pajak dapat ditentukan berdasarkan periode mingguan atau bulanan, tinggal masukkan saja parameter tanggal. Sama halnya dengan kurs akunting, modul pengaturan kurs pajak dapat dibuka dari pengaturan GL GL Settings > Forex Conversion, dan masukkan data yang diminta. Rate Group Valuta Tanggal Nilai Tukar disebutkan Keterangan : Pilih TAX untuk kurs pajak : Jenis mata uang (USD, EUR, dsb..) : Periode kurs pajak : Nilai kurs yang ditetapkan otoritas pajak untuk tanggal yang : Teks keterangan
Area Bisnis Area Bisnis (Business Area) adalah kode departemen atau kelompok produk yang disertakan dalam pencatatan penghasilan maupun pembebanan biaya. Sistim akunting SOLFINA-AFS menyediakan tiga dimensi Business Area dalam pencatatan transaksi.
DEPT
:Kode departmen untuk mencatat pengeluaran (spending) dari suatu department. Misalnya departemen MARKETING diberi kode MKTG. Fungsinya sebagai kendali biaya (cost-control) agar pengeluaran suatu departemen tidak melebihi jumlah yang dianggarkan.
Hal 126
Sales Force (SF)
:Kode unit penjualan digunakan untuk merekam data penjualan dari unit penjual (sales unit) dalam penghitungan kuota dan komisi penjualan. :Kode unit produk untuk penelusuran jumlah penjualan dan biaya produksi dari suatu kelompok produk.
Product Line (PL)
Penentuan apakah kode area bisnis wajib disertakan dalam jurnal akunting diatur dalam pengaturan GL. Dalam bagan akun, setiap akun dapat ditentukan apakah akun tersebut dalam postingnya harus menyertakan kode area bisnis. Bila dalam pengaturannya kode akun tidak harus memakai area bisnis maka ketiga kolom area bisnis dapat dibiarkan kosong. Daftar business-area yang baru dapat ditambahkan dari menu GL|GL Settings.
Pilih Business Area 1 untuk menambahkan kode departemen misalnya FINC untuk departemen keuangan (finance). Kode business area dapat diatur supaya panjang karakternya sama misalnya 4 atau 5 karakter. Hal ini bertujuan agar tampilan kode business area tampak rapi dalam laporan GL dan juga laporan manajemen. Selanjutnya untuk menambah kode Sales Force dapat dibuat dengan memilih Business Area 2, dan mengisi kode unit penjualan dengan SF01, SF02, dst. Pembuatan kode Business Area 3 adalah
Hal 127
untuk kode produk, yaitu kelompok produk misalnya BEER, WINE, LIQR, dsb.
Dalam pencatatan jurnal akunting, modul GL akan memeriksa pengaturan apakah suatu transaksi diharuskan untuk menyertakan kode business area atau tidak. Apabila diharuskan maka sebelum direkam modul GL akan lebih dulu memeriksa validitas dari kode area bisnis tersebut apakah sudah terdaftar. Proses ini disebut pemeriksaan validitas (validity check). Pemeriksaan Validitas Sebelum transaksi masuk ke dalam buku besar, modul GL lebih dulu melakukan pemeriksaan validitas (validity checking) terhadap kode akun dan kode area bisnis. Pemeriksaan validitas terhadap akun adalah memeriksa apakah akun tersebut sudah terdaftar dalam bagan akun dan apakah statusnya aktif. Validitas juga memeriksa apakah untuk akun tersebut diharuskan memakai kode bisnis area atau tidak. Tugas pemeriksaan validitas yang dilakukan oleh modul GL adalah: 1. Memeriksa akun yang dipakai adalah akun level 5 yang sudah terdaftar. 2. Menguji status akun adalah akun aktif.
Hal 128
3. Memeriksa apakah kode akun wajib menggunakan kode area bisnis. Misalnya biaya dibebankan kepada satu departemen, oleh sebab itu posting pencatatan biaya tersebut diharuskan untuk menyertakan kode departemen. 4. Memeriksa kode area bisnis ada dalam master data dan statusnya adalah aktif.
JURNAL UMUM
Dokumen GJ (General Journal)
Dokumen GJ (General Journal) adalah dokumen yang digunakan oleh modul GL untuk mencatat jurnal umum. Jurnal umum adalah jurnal akunting yang tidak melibatkan buku pembantu. Ada tiga jenis dokumen GJ yaitu: Jurnal Umum Biasa (Regular GJ) : Pencatatan transaksi secara normal dengan satu kali posting
Jurnal Umum Berulang (Recurring GJ) : Transaksi dicatat kembali secara berulang pada bulan-bulan berikutnya hingga ke periode yang ditentukan Jurnal Umum Berbalik (Auto-reversing GJ) : Transaksi dicatat pada periode berjalan kemudian dicatat terbalik (reversed) pada bulan berikutnya Pembedaan ketiga jenis dokumen GJ ini sebenarnya dari periode akunting yang dilibatkan oleh masing-masing jurnal. Pelibatan periode akunting berhubungan dengan otomatisasi karena dapat mengerjakan sekaligus jurnal untuk periode akunting yang ada di depan. Mencatat transaksi lewat modul GL Jurnal umum adalah isitilah untuk dokumen GJ (General Journal). Dokumen GJ dipakai untuk mencatat transaksi yang tidak memerlukan buku pembantu. Data yang diperlukan oleh dokumen GJ lebih mendasar pada kode akun dan
Hal 129
nilai transaksi. Dokumen GJ memilah angka entri berdasarkan posting debet dan kredit. Total posting debet harus sama dengan total posting kredit. Dokumen GJ hanya menyediakan satu kolom untuk masukan debet dan kredit. Jadi baik baris debet maupun baris kredit menggunakan satu kolom yang sama, namun dibedakan angka positif untuk posting debet dan negatif untuk posting kredit. Contoh: Pada tanggal 5 Jan 2010 PT ABC membeli Alat Tulis Kantor (ATK) secara tunai sebesar Rp 500.000,- Uang pembayaran diambil dari kas kecil. Jurnal akunting untuk transaksi ini adalah sbb: DR CR 42160000 11100000 Biaya ATK Petty Cash 500.000 500.000
Catatlah transaksi tersebut dengan modul GL (General Ledger) menggunakan dokumen GJ (General Journal), caranya bisa mengikuti prosedur berikut ini: Pada Journal Selection pilih Masa 01 (kode masa untuk bulan Januari) Pilih Journal Type Regular
Hal 130
Gbr 3.2 Jenis Jurnal Umum
Data yang perlu diisi dalam pembuatan dokumen GJ (General Journal): Document No Tgl Posting Jenis Valuta Keterangan No Perkiraan Area bisnis Dept SF :Nomor urut dokumen yang diberikan oleh program : Book-Entry Date yaitu tanggal pembukuan : Transaksi dalam mata uang Rupiah diisi dengan IDR :Penjelasan singkat mengenai transaksi (Header Text), masukkan keterangan singkat Pembelian ATK : Nomor urut baris diisi dengan 001, 002, dst.. : Kode akun posting yang terdapat pada bagan akun (COA) :Masukkan kode Dept, kode unit penjualan dan kode unit produk. Apabila area bisnis tidak diwajibkan maka kolomkolom tersebut dapat dibiarkan kosong. :Kode departement (dapat dibiarkan kosong apabila tidak diwajibkan) :Kode unit penjualan (dapat dibiarkan kosong apabila tidak diwajibkan)
Hal 131
PL D/C Jumlah Teks Baris
:Kode unit produk (dapat dibiarkan kosong apabila tidak diwajibkan) :Kode D untuk line Debit dan C untuk Credit. Field ini otomatis diisi oleh sistem :Nilai negatif diartikan sebagai transaksi Kredit dan angka positif diartikan sebagai transaksi Debet :Keterangan untuk masing-masing baris transaksi untuk ditampilkan pada buku besar (Line Text).
Masukkan posting debet dan posting kredit bergantian satu per satu. Angka posting debet atas pembebanan biaya pembelian ATK masukkan dengan tanda postif. Sedangkan posting kredit atas pengeluaran kas kecil masukkan dengan angka negatif. Jurnal harus seimbang yaitu jumlah posting debet sama dengan jumlah posting kredit. Untuk menyimpan jurnal ini ke dalam GL klik menu Dokumen | Simpan
Jumlah Transaksi Debet
Jumlah Transaksi Kredit
Type Jurnal: 1=Regular 2=Recurring 3=Autoreverse
Period TahunBulan
Gbr 3.3 General Journal
Jumlah baris debet dan baris kredit yang dapat dimasukkan dalam satu dokumen GJ adalah sampai 999 baris. Apabila satu transaksi mempunyai baris posting lebih dari 999 baris maka harus menggunakan dua dokumen GJ dengan nomor yang berbeda.
Hal 132
Mengedit General Jurnal
Jurnal yang sudah masuk dalam buku besar lazimnya tidak lagi direvisi agar integritas data dapat terjamin. Namun terkadang koreksi tidak dapat dihindari dan transaksi yang sudah masuk perlu diedit. Dokumen GJ yang sudah tersimpan masih dapat dibuka untuk diedit. Jurnal yang dapat diedit adalah jurnal yang periode akuntingnya masih terbuka. Prosedur untuk mengedit dokumen GJ adalah sbb: Pilih menu Dokumen|Buka dan masukkan nomor dokumen yang hendak diedit. Klik baris jurnal yang hendak diedit kemudian lakukan perubahan pada kotak teks. Tekan Enter untuk mengembalikan masukan (entry) yang baru. Satu baris jurnal dapat dihapus dengan menekan tombol Del pada kolom paling kiri dari baris tersebut. Klik Dokumen | Simpan untuk menyimpan dokumen GJ tersebut kembali ke dalam GL.
General Journal untuk transaksi valas Transaksi yang dicatat melalui modul General Journal umumnya dalam valuta Rupiah. Namun transaksi dalam valuta asing pun dapat dicatat melalui modul general journal. SOLFINA-AFS menyediakan fasilitas pencatatan transaksi multicurrency sehingga transaksi bisa dijurnal dengan menggunakan mata uang aslinya. Misalnya perusahaan mempunyai rekening bank dalam mata uang dollar Amerika. Bank membebankan biaya administrasi sebesar US$20. Biaya bank ini dapat dicatat dengan dokumen GJ. Angka yang dimasukkan adalah nominal asli, tidak perlu mengkonversi dulu ke Rupiah.
Dalam dokumen GJ (General Journal) terdapat kombo pilihan jenis valuta. Kode valuta yang tampil dalam kombo ini diambil dari pengaturan GL (Currency Table). Dengan tersedianya kode valuta valas, maka transaksi dapat dicatat dengan nominal asli. Untuk jurnal umum yang menggunakan valuta asing, modul GL akan melakukan konversi ke dalam Rupiah dengan menggunakan kurs akunting.
Hal 133
Jurnal Berulang
Jurnal Berulang (Recurring Journal) adalah mekanisme memasukkan jurnal yang menggunakan akun dan jumlah yang sama ke dalam GL secara berulang pada beberapa periode akunting. Contoh jurnal berulang adalah amortisasi biaya yang dibayar dimuka. Misalnya sewa kendaraan yang dibayar sekaligus untuk beberapa bulan ke depan, sedangkan biayanya dicatat sama rata setiap bulan selama masa sewa. Contoh : Tanggal 6 Jan 2010 PT ABC menyewa kendaraan Toyota selama 6 bulan untuk keperluan operasional yang dibayar dimuka untuk periode Jan 2010 s.d. Juni 2010. Biaya sewa untuk masa tersebut adalah Rp 30 juta ditambah PPN 10%. Tagihan PT Toyoma Rental dengan faktur nomor TR001234 sejumlah Rp33 juta diterima tanggal 5-Jan-2010. Transaksi ini pertama di proses dulu dalam modul Hutang Dagang. Dalam jurnal hutang dagang total pembayaran sewa dicatat sebagai biaya yang dibayar dimuka. Pembayaran atas sewa dipotong PPh 23 sebesar 2% yang terhutang ke Kas Negara, sedangkan PPN 10% dibukukan sebagai PPN masukan. Dalam prinsip akuntansi, biaya sewa harus dicatat bulan per bulan sesuai pemakaian sewa. Melalui modul GJ, sewa yang dibayar dimuka dapat diamortisasi ke biaya setiap bulannya selama periode sewa. Dengan menggunakan modul Recurring-Journal, pencatatan dapat dilakukan hanya dengan satu kali. Tidak perlu jurnal bulan per bulan menjadi 6 kali, cukup dengan satu kali jurnal pada awal periode amortisasi. Selanjutnya modul GL yang melakukan pencatatan amortisasi untuk bulan-bulan berikutnya secara otomatis.
Hal 134
Gbr 3.4 Recurring Journal
Rangkaian proses jurnal amortisasi biaya sewa seperti yang digambarkan dalam contoh di atas adalah sebagai berikut: 1. Supplier menagih dengan memasukkan faktur pembelian 2. Faktur pembelian diproses dalam modul Hutang Dagang dengan mendebet total harga sewa ke akun biaya yang dibayar dimuka 3. Jurnal berulang dibuat untuk menjalankan amortisasi atas akun biaya yang dibayar dimuka dengan biaya sewa bulanan secara prorata. Sebelum mencatat jurnal amortisasi dengan jurnal berulang, pembayaran faktur supplier lebih dulu diproses pencatatannya dengan dokumen VP (Vendor Payable). Jurnal akunting untuk pencatatan faktur supplier tersebut adalah Biaya Yang Dibayar di muka pada Hutang Dagang. DR Sewa Dibayar Dimuka CR Hutang Dagang 30 juta 30 juta
Selanjutnya sewa yang dibayar dimuka sebesar Rp30 juta harus diamortisasi menjadi biaya sewa bulanan. Periode amortisasi adalah 6 bulan yaitu dari Jan 2010 sampai Jun 2010. Jurnal amortisasi biaya sewa yang akan dicatat selama 6 bulan adalah: Jan: DR Biaya Sewa 5 juta
Hal 135
CR Feb: Mar: Apr: Mei: Jun:
Biaya Dibayar Dimuka 5 juta 5 juta 5 juta 5 juta 5 juta
5 juta 5 juta 5 juta 5 juta 5 juta 5 juta
DR Biaya Sewa CR Biaya Dibayar Dimuka DR Biaya Sewa CR Biaya Dibayar Dimuka DR Biaya Sewa CR Biaya Dibayar Dimuka DR Biaya Sewa CR Biaya Dibayar Dimuka DR Biaya Sewa CR Biaya Dibayar Dimuka
Pencatatan untuk ke enam jurnal di atas cukup dilakukan dengan menggunakan satu nomor dokumen GJ. Proses pencatatannya menggunakan dokumen GJ tipe jurnal berulang. Ikuti langkah berikut ini untuk menjalankan amortisasi biaya melalui proses jurnal berulang. Buka modul General Journal dan pilih jurnal berulang. Masukkan tanggal posting 5 Jan 2010 Jenis valuta diisi dengan IDR Masa Berulang (Recurring Period) isi dengan Tahun = 2010 Bulan = 06 Masukkan akun biaya sewa sebagai posting debet dan isi kolom jumlah dengan angka positif biaya sewa bulanan, kemudian tekan Enter untuk memasukkannya ke baris jurnal). Masukkan akun biaya dibayar di muka sebagai posting kredit dan isi kolom jumlah dengan angka negatif amortisasi, kemudian tekan Enter untuk memasukkannya ke baris jurnal.
Hal 136
Klik menu Dokumen | Simpan Modul GL dapat mengetahui bahwa jurnal tersebut tipenya adalah berulang. Untuk tipe jurnal berulang modul GL akan memeriksa awal dan akhir periode pengulangan. Dalam contoh yang kita gunakan awal pengulangan dimulai dari periode akunting 201001 yakni bulan Januari tanggal pencatatan. Sedangkan akhir dari pengulangan jurnal adalah periode 201006 sesuai dengan yang ditentukan. Setelah mendapatkan awal dan akhir periode pengulangan jurnal, maka modul GL akan melakukan pengulangan (looping) terhadap jurnal yang terdapat pada baris jurnal. Jurnal berulang tidak bisa diedit atau direvisi. Jadi sebelum menyimpan transaksi periksa dulu dan pastikan semua data sudah benar. Perhatikan tanggal posting, jenis valuta, kode akun, jumlah dan masa berulangnya. Bila data sudah terlanjur disimpan namun ternyata ada kesalahan, maka untuk merubah data hanya bisa dengan menghapus dokumen yang bersangkutan kemudian memasukkan lagi jurnal berulang dengan dokumen GJ yang baru. Dokumen GJ jurnal berulang dapat dibuka untuk melihat isinya. Tampilan dari dokumen GJ jurnal berulang untuk contoh yang kita kerjakan tampak seperti pada gambar berikut.
Hal 137
Gbr 3.5 Tampilan jurnal berulang
Jurnal Berbalik
Jurnal Berbalik atau Autoreversing-Journal adalah jurnal akunting yang dicatat pada periode berjalan namun dicatat lagi pada periode berikutnya dengan akun yang sama sedangkan jumlah debit/kredit dikalikan dengan -1. Jurnal berbalik dapat digunakan dalam pencatatan periodik untuk akrual biaya (accrued expenses). Metode akrual yang bisa dikerjakan dengan jurnal berbalik adalah akrual yang pada bulan berikutnya langsung dibalik, sebab di bulan berikutnya itu pembayaran yang sehubungan dengan akrual tersebut akan sudah dilakukan. Sebagai ilustrasi adalah akrual biaya atas lemburan pegawai yang belum sempat dibayar sampai akhir bulan. Karena belum terbayar maka biaya lemburan ini perlu dicatat dalam neraca sebagai hutang kepada pegawai. Pencatatan dilakukan pada bulan berjalan dengan metode akrual. Akrual biaya lembur ini harus dihapus apabila sudah dibayarkan. Asumsi yang diambil oleh jurnal berbalik adalah bahwa pembayaran untuk akrual tersebut akan terjadi
Hal 138
pada bulan berikutnya. Dalam proses penghapusan akrual inilah modul Jurnal Berbalik menjalankan peranannya secara otomatis.
Gbr 3.5 Auto reversing Journal
Contoh: Pada tanggal 31 Jan 2010 PT ABC membukukan biaya lembur pegawai minggu ke-4 yang belum terbayar sebesar Rp 4.500.000,-. Karena pembayarannya belum diproses maka pencatatannya adalah melalui proses akrual dengan membukukan ke akun hutang upah lembur. Pelunasan atas hutang lembur ini akan dilakukan pada bulan berikutnya dari modul penggajian. Total upah lembur setelah diproses pada modul penggajian adalah Rp 4.550.000. Selisih antara jumlah upah lembur pada akrual dengan jumlah pembayaran aktual dibukukan pada periode akunting saat pembayaran. Dengan bantuan jurnal umum berbalik (Auto Reversing Journal) contoh di atas dapat diproses sehingga keseluruhan pencatatan atas akrual biaya lembur menjadi sbb: 1. Tanggal 31-Jan-2010, upah lembur minggu ke-4 pegawai belum sempat diproses pembayarannya. Walau belum terbayarkan, biaya atas upah lembur tersebut perlu dicatat agar masuk dalam masa yang sesuai dengan periode transaksinya.
Hal 139
DR 41110000 Biaya Lembur Karyawan 4.500.000 CR 22200000 Hutang Upah Lembur 4.500.000 2. Pada bulan Pebruari minggu pertama, pembayaran atas hutang lembur tersebut dilakukan melalui modul penggajian. Atas pembayaran lembur tersebut modul penggajian memasukkan jurnal yang membukukan biaya lembur pegawai: DR 41110000 Biaya Lembur Pegawai CR 11320000 Bank 4.550.000 4.550.000
3. Oleh karena biaya lembur tersebut sebenarnya sudah dicatat di bulan Januari melalui akun akrual, maka jurnal akrual tersebut harus dibalik setelah pembayaran dilakukan. Pembalikan akun akrual tersebut masuk sebagai entri debet dengan jurnal lawannya yaitu posting biaya lembur dari modul payroll sebagai entri kredit. DR 22200000 Hutang Upah Lembur 4.500.000 CR 41110000 Biaya Lembur Pegawai 4.500.000
Jurnal berbalik tidak bisa diedit atau direvisi. Sebelum menyimpan jurnal berbalik periksa dan pastikan semua data jurnal sudah benar. Bila dokumen
Hal 140
sudah terlanjur tersimpan namun kemudian ternyata ada kesalahan, untuk merubah harus dengan menghapus nomor dokumen, kemudian mengulang proses memasukkan jurnal berbalik dari awal.
Jurnal penggajian
Jurnal penggajian adalah catatan akunting atas pembayaran gaji, baik gaji harian, mingguan maupun bulanan. Dalam sistim akunting SOLFINA-AFS, data jurnal gaji (payroll) bersumber dari modul penggajian di mana gaji, tunjangan, kenikmatan, bonus, potongan pajak dihitung. Meski sesi ini tidak membahas sistim penggajian, namun untuk membuat jurnal penggajian diperlukan ikhtisar data gaji yang dibayarkan. Ikhtisar data gaji disusun dengan kode akun dan kode departemen untuk dimasukkan ke dalam GL. Biaya gaji pegawai dicatat sebagai entri debet sedangkan entri kreditnya adalah potongan PPh 21 dan pembayaran. Dalam jurnal gaji, biaya gaji dibebankan ke masing-masing departemen. Gaji adalah informasi yang sifatnya rahasia. Perlu diperhatikan agar dalam pencatatannya kerahasiaan gaji dapat tetap terjaga. Untuk menjaga kerahasiaan gaji pencatatannya sebaiknya dilakukan pada level divisi dengan menjumlahkan biaya gaji per departemen, bukan satu per satu karyawan. Contoh Jurnal Penggajian: Tanggal 27-Jan-2010 PT ABC membayar gaji bulan Januari untuk pegawai bagian Administrasi, Marketing dan Logistik. Total biaya gaji kotor adalah sebesar Rp60juta, dan PPh pasal 21 sebesar Rp3.200.120 dipotongkan dari pembayaran gaji. Gaji bersih dibayarkan kepada pegawai memakai dana dari rekening Bank Mandiri (outgoing), kode akun 11320000 Ikhtisar data gaji disusun dalam template jurnal dengan menyertakan kode akun biaya gaji, kode departemen dan jumlah. Biaya gaji kotor dicatat dengan angka positif, sedangkan pembayaran dicatat dengan angka negatif. PPh 21 yang dipotongkan dari gaji juga dicatat dengan angka negatif sebagai hutang pajak. Keseluruhan angka pada kolom jumlah bila dijumlahkan hasilnya harus nol, tandanya masukan debet dan kredit sudah seimbang (balanced). Setelah template jurnal selesai disusun, masukkan jurnal penggajian tersebut melalui modul General Journal (GJ). Gunakan modul regular journal yaitu modul GJ untuk pencatatan jurnal dalam periode berjalan. dan masukkan
Hal 141
semua baris data satu per satu. Periksa masukan debet dan kredit apakah sudah seimbang, kemudian selesaikan dengan menyimpan jurnal tersebut ke dalam buku besar (GL).
Masa 201001 201001 201001 201001 201001 Account 41100000 41100000 41100000 23210000 11320000 Dept ADMN MAKT LGTK SF 0000 0000 0000 0000 0000 PL 0000 0000 0000 0000 0000 Jumlah 15.000.000 25.000.000 20.000.000 -3.200.120 -56.799.880 D/ C DR DR DR CR DR Keterangan Biaya Gaji Jan Biaya Gaji Jan Biaya Gaji Jan PPh Gaji Jan Pby Gaji Jan
Mengimpor jurnal dari work-sheet
Jurnal gaji yang disebutkan di atas dapat juga dimasukkan ke dalam dokumen GJ dengan cara mengimpor dari kertas kerja MS Excel. Fasilitas ini membantu menghilangkan perkerjaan manual dengan cara otomatisasi modul membaca berkas jurnal akunting dan menaruh data tersebut pada dokumen GJ. Jadi tidak perlu lagi melakukan data entri baris per baris, cukup satu kali impor data kemudian langsung ke penyimpanan data. Fasilitas impor jurnal ini dapat mengimpor data sebanyak 999 baris dalam satu kali pengimporan.
Hal 142
Siapkan jurnal yang hendak diimpor ke dalam berkas MS Excel dengan susunan kolom-kolom seperti pada tabel berikut. Perhatikan judul kolom dan periksa supaya data yang diisi dalam kolom tersebut sesuai dengan tempatnya. Isilah data jurnal yang akan diimpor dalam template yang sama dengan bentuk seperti gambar berikut
RowNo 001 002 003 004 005 Account 41100000 41100000 41100000 23210000 11320000 Dept ADMN MAKT LGTK SF 0000 SF01 0000 PL 0000 0000 0000 Amount 15.000.000 25.000.000 20.000.000 -3.200.120 56.799.880 Dr/Cr DR DR DR CR DR Remarks Biaya Gaji Jan Biaya Gaji Jan Biaya Gaji Jan PPh Gaji Jan Pby Gaji Jan
Setelah data jurnal sudah siap, simpanlah berkas tersebut dalam folder C:\sigma3\template\import_general_journal.xls. Sekarang kembali ke modul GL untuk melanjutkan prosedur pengimporan jurnal berikut. Buka dokumen GJ, isi tanggal jurnal dan keterangan. Setelah itu pilih menu Utilitas > Import Journal Entries, kemudian klik OK pada frame yang muncul.
Modul GL akan membaca berkas MS Excel yang disebutkan pada frame template tersebut, kemudian menaruh data berkas tersebut pada dokumen general journal (GJ). Periksalah apakah data yang diimpor sudah benar, selanjutnya jurnal tersebut dapat direkam dengan menu Dokumen > Simpan.
LAPORAN STANDAR GL
Laporan standar GL adalah laporan yang paling sering digunakan untuk menarik data dari buku besar. Berbagai bentuk dan susunan data yang ditarik dibuat sesuai dengan kebutuhan. Laporan GL dapat disusun dengan memakai
Hal 143
kode akun sebagai kolom utama, atau memakai nomor dokumen sebagai kunci pencarian. Laporan standar GL sudah tersedia dalam modul GL, sehingga pengguna tidak usah mengolah data mentah untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Dalam SOLFINA-AFS, laporan standar GL dibuka dari modul GL Report. Dalam modul ini tersedia laporan GL yang paling sering digunakan dalam manajemen akunting, yaitu: GL110 GL111 GL112 GL113 GL210 GL310 : Accounts Balance : Accounts Mutation : Accounts Mutation with beginning balance : Accounts Balance : Journal Summary : Accounts Summary
Accounts Balance GL110
Accounts Balance atau Neraca Saldo adalah ikhtisar semua akun dan saldonya pada akhir suatu periode. Saldo akun yang ditampilkan adalah saldo pada akhir periode akunting, misalnya bulan 01, 02, dst.. Dalam laporan GL110 semua akun akan ditampilkan baik akun Neraca maupun akun Laba Rugi. Semua akun disusun berurutan dari A ke Z dan saldo ditunjukkan di sebelah kanannya.
Laporan GL110 sangat bermanfaat bagi akuntan untuk melihat saldo akun harta dan kewajiban perusahaan pada akhir suatu periode akunting. Akun harta dan akun kewajiban keduanya adalah akun laporan Neraca yang menampilkan saldo kumulatif semenjak saldo awal. Selain akun neraca, dalam
Hal 144
laporan GL110 juga masuk akun penjualan dan biaya. Kedua jenis akun ini adalah jenis akun laba-rugi yang menampilkan angka saldo berupa total transaksi dalam tahun yang berjalan.
Gbr 3.11 GL Report GL110 Accounts Balance (drill-down)
Hal 145
Laporan GL110 bisa didapat dengan membuka modul GL report, pilih nama/ID laporan, kemudian pilih periode akunting (month) lalu klik OK. Tampilan data 4 kolom dalam bentuk grid akan terbuka yang menunjukkan kolom kode akun, keterangan akun, saldo, dan tanda debet/kredit. Laporan GL110 dapat dicetak langsung ke printer dengan klik Print dan dapat pula diekspor ke dalam berkas spreadsheet dengan klik Export untuk pengolahan data lanjutan.
Accounts Movement GL111
Laporan GL111 menampilkan pergerakan akun dengan melihat jumlah posting debet dan jumlah posting kredit dari akun tersebut dalam satu periode. Semua posting angka positif dijumlahkan menjadi mutasi debet, dan total posting angka negatif menjadi mutasi kredit. Mutasi debet dan mutasi kredit ditampilkan dalam dua kolom terpisah.
Hal 146
Gbr 3.12 GL Report GL111 Account Movement
Accounts Balance GL113 (by Date)
Hal 147
Accounts Balance GL113 menampilkan saldo semua akun pada tanggal tertentu. Berbeda dengan GL110 yang mengambil data saldo akun berdasarkan indeks periode akunting, maka GL113 mengambil data saldo akun pada akhir suatu tanggal. GL113 disajikan dalam format data-report yang siap untuk dicetak ke printer.
ID Laporan Company Tanggal Format
: Pilih GL113 : Pilih unit usaha (entitas) C100 : Ketik tanggal saldo yang diminta : Pilih format local
Klik OK untuk mendapatkan data. Tampilan dari hasil penarikan data tampak pada gambar berikut ini.
Hal 148
Accounts Net Movement GL114
Laporan GL114 mirip dengan GL110 keduanya sama-sama menampilkan saldo akun. Perbedaannya adalah GL114 menambahkan kolom net movement di sebelah kanan kolom saldo akun. Net movement adalah jumlah posting debet dan posting kredit yang ditotal untuk mendapatkan mutasi bersih.
Hal 149
Dari laporan GL114 kita dapat mengetahui saldo setiap kode akun sekaligus mengetahui jumlah mutasi akun tersebut dalam periode yang disebutkan.
Journals Summary GL210
Hal 150
Journals Summary (ikhtisar jurnal) menampilkan semua dokumen akunting yang terdapat dalam buku besar baik yang masuk langsung dari modul GL maupun yang masuk melalui modul buku pembantu. Dokumen-dokumen disusun berurut berdasarkan kode dari A ke Z. Kemudian untuk setiap dokumen nomor urutnya ditampilkan dari urutan kecil ke besar.
ID Laporan Company Tanggal Format
: Pilih GL210 : Pilih unit usaha (entitas) C100 : Ketik rentang tanggal awal dan tanggal akhir dari laporan : Pilih format local
Klik OK untuk mendapatkan data. Informasi yang disajikan dalam GL210 adalah uraian dari dokumen tersebut, kode akun berserta posting debet dan posting kredit dan penjelasannya. Setiap dokumen menayangkan jurnal akunting yang tersurat atas pencatatan transaksi dokumen tersebut.. Journal akunting ditayangkan secara lengkap semua posting debet dan kredit. Contoh tamplilan GL210 dapat kita lihat pada gambar berikut ini.
Hal 151
Gbr 3.7 GL Report GL210 Journals Summary
Account Summary GL310
Account Summary GL310 menyajikan data baris jurnal dalam rentang tanggal yang diminta, yang dikelompokkan berdasarkan kode akun. GL310
Hal 152
mengambil kode akun dari GL kemudian menampilkan semua baris jurnal yang memakai kode akun tersebut.
Gbr 3.8 GL Report GL310 Account Summary
Hal 153
Drill-down Detail Transaksi
Drill-down adalah proses pengunduhan informasi sehubungan dengan saldo suatu akun. Pengunduhan informasi ini sifatnya penelusuran data dari muara ke hulu, untuk melihat sumber transaksi yang bermuara ke saldo akun tersebut. Mekanisme drill-down data adalah dengan mengklik-ganda pada dokumen atau kode akun yang ingin dibuka. Proses drill-down diawali dari Neraca Saldo yang menyajikan saldo dari setiap akun pada suatu periode. Dari Neraca Saldo proses drill-down dapat diteruskan untuk mengetahui sumber transaksi yang menjadikan saldo akun tersebut. Caranya adalah dengan mengklik-ganda pada kolom Account dan sebuah halaman baru Detail Perkiraan akan terbuka yang menampilkan semua dokumen yang jurnal akuntingnya memakai kode akun tersebut.
Gbr 3.14 Drill-down account detail
Dalam Detail Perkiraan kita dapat melihat nomor dokumen, keterangan, tanggal pembukuan dan nilai entri dari semua dokumen yang dalam jurnal akuntingnya ada menggunakan kode akun yang dipilih. Dari Detail Perkiraan proses drill-down masih dapat dilanjutkan ke Detail Jurnal. Caranya dengan mengklik ganda kolom Document No dan sebuah halaman baru Detail Jurnal akan ditampilkan. Informasi yang disajikan pada halaman Detail Journal adalah uraian jurnal akunting yang dicatat atas
Hal 154
transaksi dokumen tersebut. Uraian jurnal akunting yang ditampilkan termasuk rincian kode akun, area bisnis, nilai posting dan keterangan dari setiap baris jurnal.
Gbr 3.14 Drill-down jurnal akunting
Hal 155
Mekanisme penarikan data dalam proses drilldown rincian dokumen dan jurnal
Trial Balance Account 1001 1003 1201 Saldo 500000 12000000 10402100
2. Klik ganda kolom dokumen pada modul account summary akan menampilkan informasi transaksi jurnal debet/kredit dari dokumen yang dipilih
Account Summary 1001 Saldo awal Dokumen 10000001 10000005 10000012 0 Jumlah 300000 150000 50000
1. Klik ganda kolom account
pada modul Trial Balance untuk menampilkan semua dokumen yang menjadikan saldo akun tersebut.
Jurnal Transaksi Dokumen 10000001 Account Jumlah 1001 Cash 300000 DR 3001 Sales -300000 CR
Gbr 3.13 Proses Drill down data
Hal 156
BAB 4 HUTANG DAGANG (VENDOR PAYABLE)
Jurnal Pembelian Proses Pembayaran Hutang Analisa Hutang Dagang
Hal 157
JURNAL PEMBELIAN
Faktur Pembelian
Faktur pembelian adalah dokumen dari supplier untuk menagih pembayaran atas pembelian barang/jasa. Dalam proses pembayaran, faktur harus diperiksa apakah sudah sesuai dengan termin yang disetujui pada kontrak jualbeli. Proses ini disebut pencocokan faktur terhadap order (Matching Invoice against PO). Faktur pembelian yang sudah tercatat dalam buku pembelian adalah faktur yang sudah bersih alias tidak bermasalah. Faktur yang sudah bersih siap dibayarkan pada tanggal jatuh tempo. Pencatatan faktur pembelian ke dalam sistim akunting melibatkan jurnal pembelian. Dalam sistim akunting SOLFINA-AFS, jurnal pembelian adalah dokumen pencatatan atas transaksi pembelian yang disebutkan dalam faktur. Kode dokumen jurnal pembelian adalah VP (Vendor Payable) yang pencatatannya masuk melalui modul Hutang Dagang. Peranan modulhutang dagang adalah sebagai buku pembantu yang menyimpan data terperinci dari faktur , misalnya nomor faktur, nilai tagihan, tanggal jatuh tempo, nomor order pembelian, dsb. Sedangkan jurnal akunting atas faktur tersebut oleh modul hutang dagang dikirimkan ke dalam Buku Besar. Jurnal akunting atas pembelian melakukan posting kredit ke akun hutang-dagang dan posting debet pada akun biaya pembelian barang/jasa. Jurnal akunting untuk pembelian barang/jasa yang langsung dibiayakan DR Biaya CR Hutang Dagang Jurnal akunting untuk pembelian barang yang disimpan sebagai persediaan (inventory): DR CR Inventory Intransit Hutang Dagang
Jurnal akunting untuk pembelian harta tetap yang dikapitalisasi: DR Fixed Asset Clearing
Hal 158
CR
Hutang Dagang
Terma Pembayaran
Terma Pembayaran adalah metode penentuan tanggal jatuh tempo pembayaran tagihan. Dalam penentuan tanggal jatuh tempo perlu ditentukan dulu tanggal patokan (baseline date). Tanggal patokan dapat diartikan sebagai awal tanggal penghitungan jatuh tempo. Ada dua macam pendekatan dalam menetukan tanggal patokan untuk menghitung tanggal jatuh tempo, yaitu: Berdasarkan tanggal faktur (invoice date) Berdasarkan tanggal terima faktur (log date) Dalam sistim akunting SOLFINA-AFS, pengaturan awal (default-setting) tanggal patokan untuk menentukan jatuh tempo adalah berdasarkan tanggal terima faktur (log date). Dengan pengaturan ini maka penghitungan otomatis tanggal jatuh tempo adalah tanggal terima faktur ditambah tempo pembayaran. Pengaturan default tanggal patokan dapat diganti dari tanggal terima menjadi tanggal faktur. Penggantian ini dapat dibuat dari modul pengaturan aplikasi dengan merubah kunci VLOGDATE menjadi nilai -1 (negatif satu). Dengan membuat tanggal patokan menjadi tanggal faktur, maka penghitungan otomatis jatuh tempo akan didasarkan pada tanggal faktur supplier dan terma pembayaran. Berikut ini ditunjukkan contoh terma pembayaran yang umum ditemui dalam usaha dagang: Kode Parameter 14[0][0] 30[0][0] Keterangan Jatuh tempo pembayaran terhitung 14 hari dari tanggal patokan Jatuh tempo pembayaran terhitung 30 hari dari tanggal patokan
Hal 159
45[0][0] 45[0.03][5]
Jatuh tempo pembayaran terhitung 45 hari dari tanggal patokan Pembayaran jatuh tempo 30 hari sejak tanggal patokan. Potongan (cash discount) sebesar 3% dari nilai pembelian apabila faktur dapat dilunasi dalam 5 hari.
Mencatat Jurnal Pembelian
Contoh: Tanggal 6-Jan-2010, faktur penagihan nomor TR1000123 diterima dari PT Toyoma Rental untuk penyewaan mobil Toyota Innova masa 6 bulan dari bulan Jan s/d Jun. Untuk jasa penyewaan ini PT ABC telah menerbitkan PO nomor PO00123 tertanggal 27-Des-2009. Faktur PT Toyoma Rental bertanggal 5-Jan-2010 dengan jumlah Rp 30.000.000 ditambah PPN 10%. Biaya sewa dicatat ke dalam akun pembayaran di muka dan diamortisasi setiap bulan selama masa sewa. Atas sewa kenderaan ini dipotong PPh final sebesar 2% dari nilai objek pajak. Jurnal pembelian dimasukkan melalui modul hutang dagang [VPM - Vendor Payable Management]. Selanjutnya buka dokumen jurnal pembelian VP [Vendor Payable Journal]. Masukkan informasi yang terdapat pada faktur ke dalam dokumen VP. No Dokumen program). Tanggal Buku Supplier No Faktur Tanggal Faktur Tanggal Log Keterangan No Order Nilai Faktur Mata Uang :Nomor urut/indeks dokumen (diberikan oleh
:Tanggal pencatatan transaksi dalam buku besar :Klik tombol Supplier untuk mencari supplier tersebut dari master data pemasok. :Nomor faktur PT Toyoma Rental TR1000123 :Tanggal faktur pembelian yaitu 5-Jan-2010 :Tanggal penerimaan faktur yang dijadikan sebagai patokan penghitungan jatuh tempo, masukkan 6-Jan2010 :Keterangan singkat mengenai pembelian :Nomor Purchase Order (PO00123) :Jumlah tagihan nominal faktur pembelian (face value) :Jenis mata uang pilih IDR
Hal 160
@Rate :Kurs konversi mata uang terhadap Rupiah Jumlah Pembayaran :Jumlah bersih yang akan dibayarkan kepada supplier setelah dipotong pajak 2% (menjadi Rp32.400.000) Account :Kode akun untuk mencatat akun kredit Hutang Dagang Term Kredit :Pilih termin pembayaran [30][0][0] Jatuh Tempo : Dihitung dengan menambahkan termin kredit dari tanggal terima tagihan yaitu 5-Feb-2010 (Perhitungannya 6-Jan-2010 + 30 hari)
Jurnal pembelian harus menyertakan jurnal akunting yaitu posting debet dan posting kredit menggunakan kode akun yang sesuai. Perhatikan pada bagian bawah dokumen VP terdapat area untuk memasukkan jurnal akunting. Dalam area ini ditempatkan baris jurnal posting debet dan kredit. Account Dept Sales Project Jumlah Keterangan :Kolom kode akun :kode department yang memesan barang :[kosongkan] :[kosongkan] :Nilai posting :Penjelasan singkat
Tekan Enter untuk menyisipkan posting tesebut ke dalam baris jurnal. Teruskan proses yang sama untuk memasukkan baris jurnal lainnya sampai jumlah debet dan kredit sama (balanced).
Hal 161
Gbr 5.1 Pencatatan faktur pembelian
Jurnal pembelian dalam valas
Bagaimana proses pencatatan untuk pembelian yang menggunakan valuta asing? Dalam bahasan ini diasumsikan perusahaan melakukan pembelian dalam valuta asing dan pelunasannya akan menggunakan valuta yang sama. Pembelian dengan menggunakan mata uang asing dicatat di buku pembelian dalam valuta aslinya. Misalnya faktur pembelian dalam US Dollar tetap dicatat dengan valuta yang USD tidak perlu dikonversikan dulu ke mata uang Rupiah. Metode ini menampilkan daftar hutang dengan nilai tagihan dalam valuta asli. Walau dicatat dalam valuta asli jurnal pembelian dalam valas harus menyebutkan nilai tukar (kurs konversi) valas tersebut terhadap rupiah. Hutang dagang tampil dengan valuta asli, namun di dalam buku besar nilai valas harus dikonversi ke dalam mata uang Rupiah. Sistim konversi menggunakan kurs akunting pada tanggal pencatatan.
Hal 162
Contoh: Tanggal 16 Jan 2010 PT. Andaliman Bentara Citra (PT ABC kode C1) menerima faktur dari supplier Darliento Beverage International untuk pembelian wine & liquor untuk persediaan. Nilai tagihan sebesar US$9,498,48 dengan faktur nomor DBI0001547 tertanggal 15 Jan 2010. Untuk pembelian ini telah diterbitkan order pembelian nomor 33000001. Termin pembayaran 30 hari terhitung sejak faktur diterima.
Sertakan nomor PO untuk pembelian ini. Daftarnya dapat difilter berdasarkan vendor
Gbr 5.2 Pencatatan faktur pembelian dengan Valas
Jurnal akunting dalam nilai mata uang US$ adalah: DR CR 14119999 Kliring persediaan (Goods-In-Transit) US$9,498.48 21210000 Hutang Dagang (US$9,498.48)
Dalam buku besar transaksi ini juga dicatat dalam Rupiah dengan nilai konversi historis 1US$=Rp9300. DR CR 14119999 Kliring persediaan(Goods-In-Transit) Rp88.335.864 21210000 Hutang Dagang (Rp88.335.864)
Hal 163
Meskipun dalam GL faktur ini tercatat dalam Rupiah, namun dalam buku pembelian (modul VP) faktur ini tetap tersimpan dengan nilai aslinya yaitu US$20.809,64, sama dengan jumlah yang harus dibayarkan dalam valuta asli.
PROSES PEMBAYARAN HUTANG

Proses pembayaran hutang adalah pelunasan atas faktur pembelian yang sudah masuk dalam modul hutang dagang. Faktur pembelian tercatat dengan kode dokumen VP. Pembayaran faktur pembelian dilakukan dengan metode batch yaitu satu dokumen pembayaran untuk sekumpulan faktur supplier. Jadual pembayaran faktur pembelian perlu dibuat untuk mengatur penyediaan dana. Perusahaan dapat membuat jadual pembayaran dua kali dalam seminggu. Misalnya hari Senin Rabu atau Selasa Kamis. Jadual pembayaran disusun berdasarkan tanggal jatuh tempo supaya pembayaran tidak terlambat.
Batch Pembayaran ke Supplier
Batch pembayaran merupakan dokumen yang berisi uraian dari pembayaran, nomor faktur dan nama supplier. Khusus untuk pembayaran kepada supplier, kode dokumen batch pembayaran adalah VS (singkatan dari Vendors Invoices Settlement). Dokumen VS mempunyai rentang nomor alokasi dari 48000001 s/d 48999999.
Hal 164
Dalam satu nomor batch dapat diproses pembayaran sekaligus untuk beberapa faktur pembelian. Faktur-faktur tersebut masuk dalam nomor batch yang sama dan diproses dalam satu instruksi pembayaran. Proses yang dijalankan pada modul batch pembayaran adalah: Mencatat faktur yang dibayar dalam satu tabel khusus pembayaran dengan menyertakan data nomor dokumen VS, nomor referensi dan jumlah pembayaran. Menentukan metode pembayaran (dengan tunai, cek atau transfer) Membuat instruksi pembayaran dengan membedakan metode pembayaran. Untuk pembayaran dengan cara transfer dibuatkan instruksi pembayaran yang berisi rincian rekening bank dari si penerima. Mencatat jurnal akunting atas pembayaran yaitu debet ke akun hutang dagang dan kredit ke rekening bank (pay-source) Contoh: Tanggal 19-Jan-2010 PT ABC melakukan pembayaran hutang USD 32,222.00 atas pembelian barang kepada Darliento jatuh tempo pada tanggal tersebut. Pembayaran menggunakan telegraphic transfer (TT) dari rekening pengeluaran USD di Citibank. Data yang mesti disertakan dalam pembuatan batch pembayaran (dokumen VS) adalah: Tanggal Valuta Nomor cek Tanggal valuta Sumber Dana No Rekening No Akun GL CF Code :Tanggal pencatatan dalam buku besar :Jenis mata uang pembayaran :Referensi Pembayaran (nomor cek, nomor transfer, ..) :Tanggal efektif pembayaran : Rekening kas/bank yang terdapat dalam master kas/bank : Nomor rekening Kas atau Bank sumber dana : Kode akun rekening sumber dana dalam bagan akun. : Kode Cashflow (pilih VP)
Hal 165
Gbr 5.7 Batch Pembayaran Supplier
Klik tombol Simpan untuk membuka nomor dokumen pembayaran (batch) yang baru. Perhatikan nomor dokumen yang terdapat pada bagian kanan atas secara otomatis langsung diisi oleh sistem dengan nomor urut yang baru. Nomor dokumen inilah yang juga menjadi nomor bacth pembayaran. Teruskan proses dengan mengklik Faktur untuk membuka modul Outstanding Invoice yaitu daftar faktur pembelian yang statusnya belum terbayar.
Daftar faktur yang belum terbayar
Faktur yang belum terbayar adalah semua faktur pembelian yang statusnya belum lunas. Dari daftar ini dapat dipilih faktur yang pembayarannya akan diproses. Dalam daftar faktur yang belum terbayar terlihat nama si penagih, nomor faktur dan jumlahnya. Daftar ini berisi semua tagihan dari semua pemasok. Jadi daftar faktur ini bisa saja cukup panjang apabila perusahaan mempunyai volumen pembelian yang besar. Daftar ini bisa disaring supaya menampilkan satu supplier tertentu. Klik Buka Buku Hutang untuk membuka buku hutang dan daftar supplier yang masih mempunyai tagihan. Pilih salah satu supplier untuk membuka semua faktur yang belum terbayar atas nama supplier tersebut. Klik Cari Dokumen untuk memfilter nama supplier. Klik Buka No Dokumen untuk membuka satu faktur dengan memasukkan nomor dokumen VP dari faktur tersebut.
Hal 166
Filter tanggal jatuh tempo

Fasilitas Filter Jatuh Tempo adalah penyaringan faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran. Fasilitas ini terdapat pada modul Outstanding Invoices yang menyaring faktur yang tanggal jatuh temponya sampai dengan tanggal yang ditentukan. Hutang dagang terdiri dari faktur yang belum lunas, baik yang sudah jatuh tempo maupun yang belum jatuh tempo. Untuk mempermudah pencarian faktur dapat disaring berdasarkan tanggal jatuh tempo. Fasilitas filter jatuh tempo akan menampilkan daftar faktur yang tanggal jatuh temponya sampai dengan tanggal yang ditentukan. Faktur yang tanggal jatuh temponya diluar tanggal yang ditentukan tidak akan termasuk. Fasilitas ini sangat membantu untuk memisahkan faktur yang belum jatuh tempo sehingga pengguna dapat lebih fokus menyeleksi faktur yang akan dimasukkan dalam batch pembayaran.
Hal 167
Centang kotak-cek Filter Jt Tempo dan masukkan tanggal jatuh tempo yang dikehendaki, kemudian klik Refresh. Untuk memasukkan faktur ke dalam batch pembayaran lakukan dengan mencentang nomor kunci yang terdapat pada kolom Key_Ref (kolom paling kiri). Setelah dicentang kemudian klik tombol Release. Setiap faktur yang dicentang akan masuk ke dalam batch pembayaran.
Gbr 5.8 Dokumen/Voucher Pembayaran
Proposal Pembayaran
Proposal pembayaran adalah daftar faktur yang sudah diproses dalam batch pembayaran namun batch tersebut masih pending menunggu persetujuan (approval). Dalam batch pembayaran terlihat daftar faktur yang dimasukkan dalam proposal pembayaran. Proses pembayaran atas faktur tersebut belum final
Hal 168
hingga mendapat persetujuan (approval) dan batch ditutup. Pada tahap ini faktur tersebut masih bisa dikeluarkan dari batch. Apabila faktur tersebut tidak mendapatkan persetujuan maka dapat dikeluarkan dari proposal. Cara mengeluarkan faktur dari daftar proposal adalah mengklik faktur tersebut kemudian tekan tombol Del pada papan ketik, maka faktur tersebut akan keluar dari proposal dan kembali ke daftar faktur yang belum diproses.
Pembayaran dengan beda mata uang Pembayaran sebagian (Partial) Mencetak Slip Proposal Pembayaran
Slip proposal pembayaran adalah daftar faktur yang diproses pembayarannya dalam satu dokumen VS. Dalam slip proposal pembayaran terlihat uraian faktur seperti nama supplier, nomor faktur, keterangan singkat, nomor dokumen dan jumlah pembayaran net. Slip proposal pembayaran dapat dicetak untuk mendapatkan persetujuan (approval). Pejabat yang berwenang dapat membubuhkan tandatangan pada slip proposal pembayaran. Setelah mendapatkan persetujuan, slip ini dikembalikan lagi kepada staff pembayaran supaya batch pembayaran dapat di-complete.
Hal 169
Berdasarkan proposal pembayaran yang sudah mendapat persetujuan, maka dokumen VS (batch pembayaran) sekarang dapat dikomplit. Proses komplit akan menutup batch pembayaran dan mengirimkan jurnal akunting ke buku besar.
Menutup Batch Pembayaran
Batch pembayaran harus ditutup setelah proposal pembayaran disetujui. Proses menutup batch pembayaran bukan sekadar mengubah status, namun yang utama adalah proses pencatatan jurnal akunting. Pencatatan dilakukan dengan transfer data antarmuka dari modul VP ke dalam Buku Besar. Selain itu menutup batch pembayaran juga akan membuka jalan untuk pembuatan batch yang baru. Batch yang baru tidak dapat dibuat apabila masih ada batch yang statusnya masih terbuka. Proses yang dijalankan dalam menutup batch pembayaran: Mencatatkan jurnal pembayaran ke dalam buku besar Membuka jalan untuk pembuatan batch pembayaran yang baru Mengubah kode status batch pembayaran
Batch pembayaran ditutup dengan mengklik tombol Complete yang terdapat pada modul VS. Anda perlu mengisi jumlah pembayaran yang disetujui. Jumlah ini merupakan kontrol konfirmasi bahwa total nilai faktur
Hal 170
yang diproses sama dengan jumlah persetujuan (approval) dalam proposal pembayaran.
Setelah proses komplit selesai, maka cetaklah dokumen pembayaran (VS) yang statusnya sudah komplit. Status komplit sekaligus menyatakan bahwa pembayaran sudah dijalankan dan tidak bisa lagi dibatalkan.
Hal 171
Jurnal akunting dari dokumen VS adalah debet ke akun Hutang Dagang dan kredit pada akun Kas/Bank. Jurnal akunting yang dihasilkan dalam contoh tersebut di atas adalah: DR DR CR Hutang Dagang Transaksi Nomor 42000004 Hutang Dagang Transaksi Nomor 42000002 Bank Danamon (kode akun 11301131) (2.860.000) 880.000 1.980.000
Jurnal akunting yang dihasilkan oleh transaksi pembayaran hutang ini dapat dilihat dari menu Function > View Accounting Journal, seperti ditampilkan pada gambar berikut ini.
Batch multi supplier
Satu nomor batch tidak terbatas hanya untuk pembayaran kepada satu supplier saja. Dalam satu batch dapat diproses gabungan faktur dari beberapa supplier yang berbeda. Fasilitas ini dibuat untuk pembayaran konsolidasi sehingga tidak perlu banyak dokumen VS yang harus diterbitkan meskipun sedang memproses pembayaran untuk banyak supplier. Pembayaran dengan cara transfer lewat bank menjadi lebih mudah. Surat instruksi pembayaran gabungan dapat dibuat cukup dengan satu satu surat. Lampirannya adalah daftar nama rekening supplier dan jumlah pembayaran. Daftar pembayaran ini dapat digunakan pada sistem web banking yang mempunyai fasilitas muat-massal (mass upload) untuk memasukkan data pembayaran. Batch multi-supplier memudahkan staff pembayaran menjalankan proses muat massal data pembayaran dalam satu kali pengerjaan.
Hal 172
Berikut adalah contoh instruksi pembayaran yang dihasilkan oleh batch multisupplier.
Nama Rekening PT Sugari Tarida PT Pratama Cargo Kantor Cabang Bank Mandiri Bank Internation al Indonesia Bank Ekonomi Alamat Cabang Benhil Cabang Merak Kode Bank 1200212 5929010 No Rekening 0.99212.9291.22 21003002109.0 Jumlah 2.860.000 2.500.000
PT DieNet Nenget Total
Cabang Rasuna Said
1340021
1.943994.23.5
3.000.000 8.360.000
Notifikasi Pembayaran
Notifikasi pembayaran adalah pemberitahuan kepada pemasok bahwa pembayaran atas fakturnya telah dilakukan. Informasi yang disampaikan mencakup nomor faktur, jumlah dan tanggal pembayaran. Penyampaian bisa dilakukan dengan menelepon, mengirimkan sms, faksimili atau yang lebih mudah menggunakan email. Pengiriman notifikasi bertujuan agar supplier segera tahu tagihan yang dilunasi. Supplier dapat segera mencatat pembayaran dan memperbarui jumlah kredit yang tersedia. Sistim notifikasi yang paling mudah saat ini adalah memanfaatkan fasilitas email. Sistim email dapat diotomatisasi untuk mengirim detail faktur dan jumlah yang dibayar kepada si supplier. Sistim ini menghindarkan cara manual dan menghemat tambahan sumberdaya yang dibutuhkan dalam cara konvensional. Pada tanggal jatuh tempo supplier akan menerima surat elektronik yang memberitahukan pembayaran atas fakturnya. Surat elektonik ini dibuat oleh modul pembayaran dan dikirimkan secara otomatis. Supplier dapat memeriksa kotak suratnya untuk melihat apakah ada notifikasi pembayaran yang masuk. Notifikasi menghindari bertumpuknya pertanyaan dari supplier. Supplier tidak perlu repot lagi untuk menelepon sebab informasi yang
Hal 173
diperlukan oleh supplier sudah ada dalam surat tersebut. Yang jelas baik pembeli dan penjual akan diuntungkan dan berhemat sumberdaya. Proses pengiriman notifikasi sebaiknya dilakukan dengan cara otomatis sehingga tidak menambah pengerjaan manual (manual work-around). Dalam sistem SOLFINA-AFS otomatisasi pengiriman notifikasi bisa dilakukan cara pengiriman lewat email menggunakan MS Outlook. Sistim ini mengirim email pemberitahuan kepada supplier setelah pembayaran faktur dilakukan.
Hal 174
PEMBAYARAN PAJAK
Membuat SSP
Modul SSP adalah modul pembayaran khusus untuk setoran pajak. Dalam SOLFINA modul SSP digabungkan dalam kelompok menu Hutang Dagang (Vendor Payable). Kode dokumen SSP adalah TS (Tax Payment Slip) khusus mencatat setoran ke Kas Negara. Akun Kas Negara sebagai penerima pembayaran (beneficiary) harus didaftarkan dulu dalam master data vendor. Modul SSP bisa digunakan untuk semua setoran pajak untuk merekam dan mencetak dokumen SSP. Dalam contoh berikut kita akan mengupas bagaimana setoran SSP dibuat dan dibukukan lewat modul pembayaran (payment batch). Contoh: PT ABC menyetor pajak yang terutang bulan Desember 2009, yaitu PPh 21 dan PPN. Untuk kemudahan dalam pembahasan, pembayaran pajak PPh 21 dan PPN tersebut disetor pada tanggal yang sama, 10 Jan 2010. Buka modul SSP (dokumen TS) dan masukkan data setoran pajak yang diperlukan seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini.
Hal 175
Akun Kas Negara PKP Ktr Cab Nama NPWP Alamat Tgl SSP Jenis Pajak
: Nomor akun vendor Kas Negara, klik tombol di sebelah kanan untuk membuka master data vendor : Kode perusahaan : Kode kantor cabang/pusat : Nama perusahaan : NPWP perusahaan. Penulisan NPWP boleh pakai separator titik garis dan boleh juga tidak. : Alamat perusahaan : Tanggal SSP dibuat : Jenis pajak bisa didaftarkan dulu lewat menu Utilitas > Daftar Jenis Pajak. Setelah terdaftar, jenis pajak akan otomatis mengisi data akun pajak dan akun GL. Beberapa contoh data jenis pajak adalah seperti berikut: Keterangan PPN DN PPN Impor Akun_Pajak 411211 411122 Akun GL 23909999 23250000
ID (Jenis Pjk) PPNDN PPh25
Hal 176
Pph21 PPh23 Akun Pajak/KJS Kode Akun GL No Ref Faktur Jumlah Setoran Tgl bayar No Ketetapan Uraian Pembayaran NOP Alamat NOP Kota Tanda tangan
PPh Pasal 21 PPh Pasal 23
411121 411124
23210000 23230000
: Kode Akun pajak dan Kode Jenis Setoran (selengkapnya bisa dilihat disitus web pajak) : Kode akun untuk membukukan pembayaran pajak dalam buku besar. :Referensi pembayaran (dapat dibuat sendiri misalnya PPh21_201001) : Jumlah pembayaran pajak : Tanggal pembayaran pajak : Nomor surat ketetapan apabila pembayaran untuk itu : Keterangan singkat mengenai setoran : Nomor Objek Pajak : Alamat Objek Pajak : Nama kota untuk dicetak pada SSP : Nama penandatangan untuk dicetak pada SSP
Dokumen TS tidak memasukkan jurnal akunting ke dalam buku besar. Dokumen TS baru semata-mata pembuatan dokumen SSP, yang akan diproses nanti dalam modul pembayaran. Pencetakan SSP harus didahului dengan lebih dulu membuka dokumen SSP yang hendak dicetak. Semua SSP yang dibuat dalam bulan yang bersangkutan dapat ditampilkan menggunakan menu Dokumen > SSP Bulan ini. Pilih SSP yang akan dicetak dan lanjutkan pencetakan dari menu Dokumen > Cetak. Hasil pencetakan SSP yang dibuat dengan printer laser tampak seperti gambar berikut ini.
Hal 177
Membukukan Setoran SSP
Pelunasan setoran SSP menggunakan modul pembayaran yang sama dengan pembayaran faktur supplier. Batch pembayaran SSP dapat dibuka dari menu Vendor Payment Settlement yaitu modul VS. Nama vendor untuk pembayaran pajak adalah Kas Negara. Secara substansi Kas Negara bukanlah
Hal 178
kategori vendor, namun dalam master data keduanya ditempatkan dalam tabel yang sama untuk kemudahan pemrosesan pembayaran. Isi dokumen VS dengan cara yang sama seperti membayar faktur supplier. Namun kode dokumen yang akan diproses pembayarannya adalah TS. Pada sub-modul Payables Book jenis dokumen awal adalah VP (faktur supplier), sedangkan dokumen pembayaran pajak adalah TS. Dokumen dapat diganti dengan mengklik kotaknya agar daftar dokumen TS dapat dipilih. Selanjutnya klik tautan Buka Buku Hutang untuk membuka dokumen TS (SSP) yang masih pending pembayarannya.
Berbeda dengan dokumen VP faktur supplier, dokumen TS (SSP) hanya dokumen semata tidak mempunyai jurnal akunting. Sedangkan dokumen VP adalah faktur supplier yang harus dijurnal ke buku pembelian. Penarikan data dokumen TS tidak diambil dari buku pembelian, namun diambil dari daftar dokumen dalam akun Kas Negara. Centang dokumen TS (SSP) yang hendak dibayar kemudian klik Release. Lanjutkan ke Batch pembayaran dokumen VS dan klik Complete untuk menyelesaikan proses pencatatan dan membuat jurnal akunting atas setoran tersebut.
Hal 179
Dalam laporan arus kas, pembayaran pajak dilaporkan terpisah dari pembelian. Setoran pajak yang diproses dengan dokumen TS menempati baris tersendiri dalam laporan arus kas. Fasilitas ini dibuat agar perusahaan mendapatkan data pembayaran pajak tersendiri dalam laporan arus kas (cash flow report).
ANALISA HUTANG DAGANG

Kita perlu mendapatkan informasi hutang dagang, berapa jumlahnya dan kepada siapa. Selanjutnya perlu dilihat umur hutang dan diperiksa apakah ada faktur yang belum lunas walau umurnya sudah lama. Analisa hutang dagang diperlukan untuk perencanaan pembayaran. Rencana pembayaran harus mempunyai jadual paling tidak dua minggu ke depan untuk menghindari pembayaran yang mendadak. Usia hutang juga perlu dianalisa berapa lama dari sejak penerimaan faktur hingga pembayaran. Usia hutang perlu diperbandingkan dengan usia piutang untuk melihat bagaimana pengaruhnya terhadapa siklus kas dalam modal kerja. Pekerjaan analisa memerlukan data yang berkualitas baik. Data yang diperlukan haruslah tersedia dengan cepat. Analisa yang lambat akan menunda pengambilan keputusan. Dalam lingkungan usaha yang melibatkan volume kas yang besar sebaiknya pengerjaan analisa dipercayakan kepada sistim yang diotomatisasi. Semua data faktur dan pembayaran sudah tersimpan dalam modul hutang dagang. Analisa atas data ini dikerjakan oleh sistim dan hasilnya dapat langsung tersedia dalam waktu yang cepat.
Hal 180
Dalam SOLFINA-AFS analisa hutang dagang sudah tersedia dalam satu modul khusus, yaitu VPA (Vendor Payable Analysis). Modul ini menyediakan berbagai laporan dan analisa yang sering diperlukan oleh manajer keuangan. Modul VPA dapat dibuka dari modul Vendor Payable, kemudian pilih Account Payable Analysis. Beberapa laporan yang tersedia dalam modul analisa hutang dagang di antaranya: Invoice Report - Details : Daftar faktur pembelian yang diproses dalam modul pembelian, disajikan secara terperinci Invoice Report Compressed : Daftar faktur pembelian yang diproses dalam modul pembelian, disajikan setelah datanya dipadatkan per supplier Top Ten Invoice : Daftar sepuluh besar faktur pembelian Ageing Anaysis : Analisa umur hutang Vendor Payment Plan : Skedul dan rencana pembayaran Payment Report : Rincian pembayaran yang sudah pernah dibuat. DPO Report : Analisa usia hutang dagang sejak faktur masuk hingga pembayaran
Hal 181
Gbr 5.3 Laporan Hutang Dagang
Daftar Faktur Pembelian
Daftar faktur pembelian adalah laporan yang menyajikan data faktur pembelian (dokumen VP) yang sudah dicatat dalam modul hutang dagang. Laporan disusun dalam rentang waktu tertentu misalnya dari tanggal 1-Jan2010 s/d 31-Jan-2010. Semua dokumen VP yang tercatat dalam rentang waktu tersebut, baik yang statusnya sudah lunas maupun yang belum terbayar ditampilkan dalam Daftar Faktur Pembelian.
Hal 182
Gbr 5.4 Daftar Faktur Pembelian (Dokumen VP)
Analisa Umur Hutang
Analisa umur hutang adalah penghitungan jumlah hari yang terlewat terhitung dari tanggal jatuh tempo (past-due). Laporan ini menampilkan semua faktur pembelian yang statusya belum terbayar pada suatu periode. Misalnya Analisa Umur Hutang per tanggal 31-Jan-2010 akan menayangkan faktur pembelian yang pada tanggal tersebut statusnya belum terbayar. Umur hutang dikelompokkan dalam jumlah hari yang terlewat (0 hari, 30 hari, 60 hari, 90 hari, dst). Faktur pembelian yang jatuh temponya tanggal 15Feb-2010 masuk dalam kelompok 0 hari atau belum jatuh tempo (current). Sedangkan faktur yang jatuh tempo pada 15-Jan-2010 termasuk dalam kelompok 30 hari sebab sudah lewat jatuh tempo 16 hari. Analisa umur hutang dapat dilakukan dengan dua metode yaitu tingkat supplier (compressed) dan tingkat faktur (Invoice level). Metode kompres menjumlahkan hutang per supplier secara kumulatif. Misalnya supplier PT ABC mempunyai dua faktur No 123 senilai Rp1000 jatuh tempo tanggal 10-Jan-2010 dan 124 senilai Rp2000 jatuh tempo tanggal 20-Jan-2010. Metode kompress menjumlahkan kedua faktur tersebut dan menampilkan PT ABC dengan total tagihannya Rp3000. Apabila penghitungan umur hutang dibuat per tanggal 31-Jan-2010 maka kedua faktur tersebut masuk dalam kelompok 30 hari. Dalam metode kompres nomor faktur tidak terlihat. Metode ini lebih ringkas dan mudah dibaca karena data hutang sudah mengelompok per nama supplier.
Hal 183
Metode
Nama Supplier Tampil
Tgl faktur
Jth Tempo
No Faktur
Mata Uang Grup
Nilai tagihan Total per supplier Per Invoice
Compressed
Invoice level
Tampil
Tampil
Tampil
Tampil
Grup
Analisa umur hutang pada tingkat faktur (invoice level) menampilkan informasi yang rinci. Nomor faktur dan nilainya tampak untuk setiap faktur. Umur hutang juga dihitung per individu faktur. Metode ini menampilkan data yang lebih panjang karena faktur supplier ditampilkan satu per satu. Data ini berguna sekali pada saat pemeriksaan (audit) atau rekonsiliasi hutang-piutang dengan supplier.
Gbr 5.5 Analisa Umur Hutang - Kompress
Cara membuat analisa umur hutang:

Buka modul Hutang Dagang (Vendor Payable Management) Pilih Analisa Hutang Dagang (Vendor Payable Analysis) Klik Analisa Umur Hutang (Ageing Analysis) Ketik tanggal laporan pada kolom Per Tanggal Ketik tanda * pada kolom Account
Hal 184
Klik OK
Skedul Pembayaran
Skedul Pembayaran adalah jadwal pembayaran faktur pembelian disusun berdasarkan tanggal jatuh tempo. Data skedul pembayaran dibuat dalam rentang waktu tertentu misalnya dari tanggal 1-Feb-2010 s/d 14-Feb-2010. Jumlah hutang yang jatuh tempo dikelompokkan per jenis mata uang. Skedul disusun dengan menampilkan jumlah hutang per tanggal jatuh tempo untuk setiap supplier. Pembayaran ke supplier sebaiknya dilakukan tepat waktu sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Ketepatan pembayaran penting agar jumlah hutang yang belum terbayar selalu dalam batas kredit yang tersedia. Supplier tidak dapat memberikan kredit yang baru apabila faktur yang sudah jatuh tempo belum dilunasi. Tentu saja hal ini dapat mengganggu pengiriman barang atas order yang berikut. Skedul pembayaran yang baik dapat membantu menghindari keterlambatan pembayaran terhadap faktur supplier. Skedul ini juga sangat penting bagi perencanaan kas (cash planning) untuk menyediakan dana yang dibutuhkan untuk membayar hutang yang sudah jatuh tempo (funding process).
Gbr 5.6 Dokumen/Voucher Pembayaran
Laporan skedul pembayaran dapat dibuka dengan meng-klik Payment Schedules pada modul VPA. Isi rentang tanggal skedul yang diperlukan, pilih dokumen VP, kemudian klik OK.
Hal 185
DPO (Days Payable Outstanding)
DPO adalah usia hutang yaitu jumlah hari terhitung dari tanggal faktur diterima hingga pembayaran. Semakin tinggi usia DPO semakin lama jangka kredit yang didapat dari pembelian. Usia DPO mempengaruhi siklus kas dalam modal kerja, kredit pembelian, dan pelunasan piutang. Usia DPO perlu disebandingkan dengan jangka waktu pelunasan piutang agar modal kerja tidak tergerus. Modal kerja akan terkuras oleh pembelian yang tingkat DPO rendah sementara di satu sisi penagihan piutang membutuhkan waktu yang lebih lama. Teknik menghitung DPO dapat dilakukan dengan 2 metode: DPO rata-rata (Total DPO semua faktur dibagi dengan bilangan faktur) Rata-rata tertimbang jumlah hari pembayaran (weighted average days of payment WADP) DPO rata-rata Analisa DPO rata-rata umumnya dihitung untuk faktur pembelian dalam suatu periode tertentu misalnya satu bulan. Nilai DPO masing-masing faktur tergantung dari tanggal terima faktur dan tanggal bayar. Untuk mendapatkan rata-rata DPO atas seluruh faktur maka DPO semua faktur dijumlahkan dulu kemudian dibagi dengan bilangan faktur. No Faktur Faktur # A0123 Faktur # B0124 Faktur # C0125 Rata-rata DSO DPO 30 30 14 24.66 Keterangan
(30 + 30 + 14) / 3
Rata-rata tertimbang jumlah hari pembayaran Konsep penghitungan ini adalah untuk mendapatkan WADP, singkatan dari Weighted Average Days of Payment yaitu bobot rata-rata selang pembayaran hutang. Penghitungan DPO tertimbang atau WADP adalah kombinasi pembobotan antara DPO dan nilai hutang. Pembobotan DPO dilakukan satu
Hal 186
per satu pada tingkat faktur. Sebelum pembobotan dimulai lebih dulu dijumlahkan semua nilai faktur untuk mendapatkan total hutang (tH). Selanjutnya nilai setiap faktur dibagi dengan total hutang (tH) untuk mendapatkan bobot faktur (bF). Kemudian DPO setiap faktur dihitung dengan mengurangkan tanggal terima faktur terhadap tanggal bayar. DPO diperlukan untuk menghitung WADP faktur. Penghitungan WADP faktur adalah mengalikan bobot faktur (bF) dengan DPO. Sekarang Total WADP bisa didapat dengan cara menjumlahkan seluruh WADP setiap faktur. Rumus : bF nF tH DPO bF = nF / tH WADP = sum(bF X DPO)
= bobot Faktur = nilai Faktur = total Hutang = tanggal bayar dikurang tanggal terima faktur
Contoh penghitungan bisa dilihat dalam ilustrasi pada tabel berikut ini. No Faktur Faktur # A0123 Faktur # B0124 Faktur # C0125 Total WADP Nilai 7.000.000 8.000.000 9.000.000 24.000.000 DPO 30 30 14 WADP 8.75 10 5.25 24 Keterangan 7.000.000/24.000.000 * 30 8.000.000/24.000.000 * 30 9.000.000/24.000.000 * 14 (8.75 + 10 + 5.25)
Penghitungan WADP memang lebih kompleks dibandingkan penghitungan rata-rata DPO. Namun terlepas dari cara penghitungan, kualitas angka WADP jauh lebih baik dan berbobot untuk digunakan dalam analisa usia hutang. Penghitungan DPO rata-rata dan DPO tertimbang tidak perlu dilakukan secara manual pakai spread-sheet sebab sudah dikerjakan secara otomatis oleh modul analisa hutang dagang. Analisa DPO bisa dibuka dari modul VPA, tinggal masukkan rentang tanggal laporan yang diperlukan, kemudian klik OK.
Hal 187
Dokumen Pembayaran
Arsip dokumen pembayaran sangat penting untuk tetap tersimpan dengan baik. Meskipun pembayaran sudah dilakukan namun dokumen harus tertata dalam sistim kearsipan perusahaan. Dokumen pembayaran suatu waktu perlu untuk dibuka misalnya dalam pemeriksaan (audit) internal maupun eksternal. Penyimpanan dokumen pembayaran sebaiknya mengikuti penomoran batch supaya mudah dalam penarikan. Data pembayaran dan rincian faktur tetap tersimpan dalam sistem dan dapat dilihat sewaktu-waktu. Data dokumen pembayaran dapat ditarik dalam rentang tanggal yang diperlukan. Hasil penarikan menampilkan daftar berisi informasi nomor batch pembayaran, tanggal dan jumlah pembayaran yang pernah dilakukan dalam rentang tanggal tersebut. Penarikan informasi lanjutan masih dapat dilakukan untuk melihat faktur-faktur yang diproses dalam suatu batch dengan mengklik ganda nomor batch yang dipilih. Untuk membuka arsip pembayaran dapat masuk dari modul VA kemudian klik Dokumen Pembayaran. Pada modul payment file klik menu Payment Batches. Masukkan tanggal dari rentang waktu yang diperlukan, lalu klik View. Sistim akan menayangkan daftar batch pembayaran yang pernah dibuat dalam rentang waktu tersebut.
Hal 188
Dari daftar batch pembayaran dapat dilanjutkan untuk melihat semua faktur (dokumen VP) yang termasuk dalam batch tersebut. Caranya adalah dengan mengklik ganda nomor batch yang dipilih. Proses ini memperlihatkan rincian faktur yang masuk dalam batch pembayaran tersebut seperti nomor dokumen VP, nomor faktur, nama supplier dan nilai faktur.
Log system untuk faktur supplier
Log system adalah sistem pencatatan dalam pemrosesan faktur supplier, kapan faktur tersebut diterima, dicatat dalam buku pembelian dan tanggal berapa pembayarannya. Tanggal penerimaan faktur adalah basis
Hal 189
penghitungan (base line date) untuk menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran. Misalnya faktur supplier tertanggal 5-Jan-2010 diterima tanggal 10 Jan 2010 dengan termin pembayaran 30 hari maka penghitungan tanggal jatuh tempo pembayaran adalah dari tanggal 10 Jan 2010 ditambah 30. Dalam Log system terdapat jendela informasi di mana kita dapat melihat status faktur. Sistem log menyediakan informasi tanggal faktur diterima, dicatat ke jurnal pembelian, tanggal pembayaran, jumlah yang dibayarkan dan nomor dokumen pembayaran. Semua informasi ini tercatat secara otomatis dari modul jurnal pembelian (VP) dan modul pembayaran (VS). Dari sistem log bisa diperoleh data faktur yang belum diproses (Pending Journal Invoices). Data ini adalah daftar faktur yang sudah diterima dari supplier namun belum dicatat ke dalam buku pembelian. Informasi ini dapat digunakan pada akhir bulan untuk mencatat akrual biaya atas faktur yang belum sempat dijurnal.
Hal 190
Latihan 1. Invoice No. 0770023 tertanggal 1-Feb-2010 diterima dari PT. Sugari Tarida untuk pembelian mesin bar-code writer seharga USD 1,100.00. Faktur tersebut diterima tanggal 4-Jul-2010 dan jatuh tempo dalam waktu 30 hari. Masukkan invoice tersebut ke dalam Purchase Ledger. 2. Tanggal 3-Feb-2010 diterima faktur penagihan dari PT Pratama Cargo untuk jasa pengurusan pabean atas barang masuk, termasuk pembayaran setoran pajak impor. Jumlah tagihan Rp72.380.000, diproses dalam modul VP (Vendor Payable). Faktur pembelian PT Pratama Cargo nomor PC001515 tertanggal 28 Jan 2010 diterima tanggal 3 Feb 2010. Termin pembayaran adalah 7 hari terhitung sejak faktur diterima (log date). Rincian penagihan dalam faktur PT Pratama Cargo tersebut di atas: - Jasa Forwarder dan pengurusan dokumen Rp3.440.000 - Bea Masuk Rp30.500.000 - PPN Impor Rp32.200.000 - PPh Impor Pasal 22 Rp 6.240.000
Hal 191
Hal 192
BAB 5 ORDER PENJUALAN (SALES ORDER)

Organisasi Manajemen Order Target Penjualan Pencatatan Order Pengiriman Barang Mencetak Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Laporan Order dan Target Penjualan
Hal 193
ORGANISASI MANAJEMEN ORDER

Lingkup dari manajemen order mencakup pengelolaan proses penjualan dari mulai pembuatan sales order, update kuota penjualan, pengiriman barang dan pembuatan faktur penjualan. Organisasi manajemen order biasanya didekatkan ke organsisasi penjualan. Hal ini untuk memaksimumkan komunikasi antara penjual dan proses penjualannya. Dalam topik bahasan ini dibuatkan skema organisasi manajemen order secara sederhana. Tujuan utamanya adalah visualisasi proses terhadap topik bahasan, agar lebih mudah membayangkan bagaimana contoh-contoh yang diberikan SOLFINA-AFS akan fit dalam aktivitas bisnis yang sebenarnya.
Order Processing Manager
Sales Quota
Sales Billing Product Catalog
Fulfillment
Shipments Customer Relation Order Closure
Sales Quota
Customer Master Sales Order
Sales Compensation
Invoice
KUOTA PENJUALAN (SALESMAN QUOTA)

Master data Salesman Salesman yang baru harus didaftarkan ke dalam master data. Type data pegawai untuk salesman harus menggunakan kode SLS. Tipe data pegawai perlu diperhatikan, karena kalau tipenya buka SLS data pegawai tidak terlihat pada modul penjualan.
Hal 194
NIK bersangkutan Tipe SLS) Nama Alamat Telepon Email Dept SF PL Nama Bank Kantor Cabang Alamat Bank
: Nomor induk pegawai dari salesman yang : Tipe kepegawaian (untuk salesman harus diisi dengan : Nama salesman tersebut : Alamat koresponden : Nomor telepon selular : Alamat surat elektronik : Kode departemen : Kode grup penjualan : kode grup produk : Nama bank dari rekening salesman tersebut : Kantor Cabang bank tersebut : Alamat bank tersebut
Hal 195
No Rekening Nama Rekenening BSB Code Swift Code negeri)
: Nomor rekening bank dari salesman tersebut : Nama rekening bank dari salesman tersebut : Kode bank : Kode SWIFT (tidak usah bila rekening bank dalam
Entri Data Kuota Penjualan Kuota penjualan dicatat dengan menggunakan dokumen khusus yaitu SQ (Sales Quota). Dalam pencatatan kuota penjualan diperlukan data salesman dan jumlah target penjualan yang harus dicapai. Angka target penjualan ditetapkan untuk suatu periode, biasanya triwulanan (quarterly). Data target penjualan tersimpan dengan nomor dokumen SQ tersendiri. Nomor ini menjadi nomor referensi bagi salesman untuk menarik data pencapaian penjualannya.
Quota ID Keterangan NIK Salesman Nama Slsman Grup Sales Grup produk Jumlah Kuota
: Nomor posting kuota target penjualan : Teks keterangan : Nomor pegawai dari salesman : Nama salesman yang bersangkutan : Kode Sales Force (SF) : Kode produk (apabila pembagian produk diperlukan) : Nilai target penjualan
Hal 196
Periode Kuota Teks Ekstra
: Periode pencapaian target : teks tambahan
ORDER PENJUALAN (Sales Order)

Dalam SOLFINA-AFS pencatatan order penjualan ditangani oleh modul Sales Order (SO). Order harus lebih dulu mendapat persetujuan manajemen sebelum masuk ke dalam modul SO. Persetujuan order melibatkan penentuan harga jual, diskon dan batas kredit pelanggan. Order yang sudah disetujui kemudian dibuatkan dokumen SO. Tugas pembuatan SO umumnya dikerjakan oleh bagian manajemen order. Dokumen SO tidak mencatatkan jurnal akunting, namun baru semata-mata penyimpanan data mengenai order itu sendiri. Data order yang diperlukan, termasuk data pelanggan, rincian barang yang dipesan, pengirimannya, dan kuota salesman. Semua data ini akan digunakan nanti pada pembuatan faktur penjualan. Proses pembuatan faktur akan menghasilkan dokumen SI yaitu faktur penjualan atas order tersebut. Jurnal akunting penjualan dicatat secara otomatis pada saat pembuatan faktur (dokumen SI). Jenis order penjualan ada dua, dibedakan atas proses pemenuhan (fulfillment) ordernya, yaitu: Order penjualan sederhana : proses order yang tidak menggunakan sistim persediaan (inventory). Pembuatan faktur dapat langsung dibuat dari modul SO itu sendiri. : proses order menggunakan sistim persediaan di mana order penjualan harus dilanjutkan dengan pengiriman barang. Dokumen DO mesti dibuat dulu, setelah itu baru faktur penjualan dapat dicetak.
Order penjualan katalog
Dokumen Sales Order (SO) memerlukan data pelanggan. Nama pelanggan harus dimasukkan pada saat pembuatan dokumen SO. Nama pelanggan ini yang nanti akan tercantum dalam faktur penagihan (dokumen SI). Data nama pelanggan digolongkan pada tiga jenis data yaitu pelanggan yang sudah ada, pelanggan tunai gabungan, dan pelanggan baru.
Hal 197
Nama pelanggan yang sudah ada dalam master data yang langsung bisa dipanggil dan dimasukkan dalam pembuatan order penjualan. Pelanggan tunai gabungan (One time cash customer) yang terdiri dari berbagai pelanggan yang bertransaksi secara tunai. Jenis pelanggan tunai digolongkan dalam pelanggan lain-lain yang bisa digabungkan dalam satu akun pelanggan. Pelanggan baru adalah pelanggan yang belum ada datanya dalam master data pelanggan. Untuk pembuatan order penjualan di mana data pelanggan baru belum ada, maka pelanggan tersebut perlu didaftarkan dulu ke dalam modul master data pelanggan. Pencarian data pelanggan dapat dibuat dengan menyaring sebagian nama pelanggan tersebut. Misalnya untuk mencari data pelanggan Hotel Bonan Dolok cukup mengetik nama Dolok pada kotak input. Modul SO akan mencari semua data pelanggan yang dalam namanya terkandung kata Dolok. Penyaringan nama jangan menggunakan kata yang terlalu pendek, misalnya hanya dengan memasukkan Bo. Apabila jumlah data pelanggan yang dalam namanya ada terdapat Bo maka semua pelanggan tersebut akan ditampilkan, sehingga pencarian menjadi tidak efektif. Order Penjualan (SO) tidak termasuk dokumen keuangan karena tidak mencatatkan transaksi akunting ke dalam Buku Besar. Namun dokumen SO merupakan dokumen penjualan yang tidak terpisahkan dari dokumen faktur penjualannya (dokumen SI).
Elemen Diskon, Uang Muka dan PPN

Dalam pemrosesan order, elemen diskon, uang muka dan PPN merupakan bagian dari faktur penjualan yang membentuk nilai nominal faktur. Ketiga elemen tersebut sudah umum dikenal dalam transaksi bisnis. Diskon merupakan pengurangan terhadap total harga, yang ditaruh sebelum uang muka dan PPN. Uang Muka adalah pembayaran pendahuluan yang diterima dari pelanggan untuk order yang sama. Dalam aturan pajak, pembayaran pendahuluan harus memperhitungkan PPN. Jadi pembayaran uang muka dianggap sudah termasuk PPN 10% di dalamnya. Sedangkan jumlah PPN
Hal 198
adalah pengenaan persentasi pajak pertambahan nilai yang dihitung dari dasar pengenaan pajak (DPP). Contoh model penghitungan diskon, uang muka dan PPN. Total Harga Barang 100.000 - Diskon 10.000 Total Harga Setelah diskon 90.000 - Uang Muka 30.000 Dasar Pengenaan Pajak 60.000 + PPN 6.000 Total Nilai Faktur 66.000
Elemen diskon
Dalam Sales Order, diskon dimasukkan sebagai kontra terhadap order penjualan. Diskon satu kelas dengan produk, bersama dengan produk lain dapat dibuka dalam daftar katalog. Diskon menempati baris tersendiri dalam daftar order dan menjadi pengurang langsung terhadap harga jual.
Pada pembuatan faktur pajak, data diskon ditarik dan dujumlahkan untuk mendapatkan total potongan harga. Data potongan harga itu oleh faktur pajak ditempatkan pada kolom khusus potongan harga yang terdapat pada formulir faktur pajak. Elemen diskon memerlukan kode akun untuk digunakan membukukan diskon tersebut ke dalam buku besar. Kode akun diskon merupakan kelompok kontrapenjualan berupa pengurang langsung terhadap nilai penjualan. Pembuatan elemen diskon dapat dikerjakan pada modul Product Catalog, kemudian pilih menu Utilitas > Buat Elemen Diskon.
Hal 199
Elemen diskon cukup satu saja sebab elemen yang sama dapat dipakai berulang untuk seterusnya. Nilai elemen diskon diisi dengan nol. Nilai nol dapat diganti dengan nilai diskon yang sebenarnya pada saat pembuatan order. Klik Document > Save untuk menyimpan data yang sudah diisi. Type Kode Katalog Keterangan Nilai Kode Akun : DISCOUNT (ditetapkan modul secara otomatis) : Biarkan kosong, karena akan diisi sendiri menggunakan nomor urut katalog produk yang baru : Discount ( Teks yang ditampilkan dalam entri order) : Nilai default diskon adalah 0, karena angka diskon dapat diisi langsung pada saat memasukkan order : Kode akun yang digunakan untuk membukukan diskon
Elemen Uang Muka

Tipe elemen untuk uang muka adalah DP. Sama seperti elemen diskon, pembuatan elemen uang muka dikerjakan pada modul Product Catalog > Utilitas > Buat Elemen DP. Elemen uang muka cukup satu, sebab elemen yang sama dapat dipakai berulang. Kolom harga elemen uang muka dapat diisi dengan nilai nol, yaitu nilai awal (default) uang muka pada saat entri order. Angka nol dapat diganti dengan nilai uang muka yang sebenarnya pada pembuatan order.
Hal 200
Kode akun uang muka merupakan akun hutang (kewajiban) sebab uang muka yang diterima dari pelanggan sebelum penjualan terjadi merupakan kewajiban yang harus dipenuhi. Untuk uang muka yang akan dipenuhi dalam jangka pendek bisa menggunakan kode akun Customer Deposit. Type Kode Katalog Keterangan Nilai Kode Akun muka : DP (ditetapkan modul secara otomatis) : Biarkan kosong, karena akan diisi sendiri menggunakan nomor urut katalog produk yang baru : Uang Muka ( Teks yang ditampilkan dalam entri order) : Nilai default uang muka adalah 0, karena angka uang muka dapat diisi langsung pada saat memasukkan order : Kode akun yang digunakan untuk membukukan uang
Klik Document > Save untuk menyimpan data yang sudah diisi. Pada pembuatan faktur pajak, data uang muka ditarik untuk mendapatkan angka pembayaran uang muka. Data uang muka diperlukan oleh faktur pajak, untuk ditempatkan pada kolom khusus uang muka yang terdapat pada formulir faktur pajak.
Elemen Pajak Pertambahan Nilai

Elemen PPN adalah salah satu parameter yang terdapat pada solusi pelaporan pajak. Modul Order Penjualan menggunakan parameter ini dalam
Hal 201
mengenakan PPN atas penjualan. Elemen PPN terdapat pada tabel khusus bersama dengan komponen pajak-pajak lainnya. Untuk membedakan PPN dari pajak-pajak lain, maka PPN menggunakan kode penemu khusus yaitu STAX_1. Dalam modul Order Penjualan terdapat tombol untuk menambahkan entri PPN ke dalam order. Tombol PPN tersebut akan mencari komponen PPN berdasarkan kode penemu STAX_1 untuk membuka data tarif PPN dan kode akun pembukuan. Setelah menemukan komponen PPN, modul order penjualan akan menampilkan tarif dan kode akunnya untuk digunakan. Pembuatan elemen PPN dapat dikerjakan dari modul Product Catalog, kemudian pilih menu Utilitas > Buat Elemen PPN. Isi data berikut ini dengan lengkap, kemudian klik File > Save untuk menyimpan data yang sudah diisi. ID Jenis Pajak Acct_Code Locator Code Displayed Text PPN) Tax_Rate Tax_grouping Remarks : Diisi dengan Sales_Tax : Keterangan misalnya PPN DN : Kode akun PPN Keluaran pada bagan akun : Isi dengan STAX_1 : Teks yang ditampilkan pada entri order (isi dengan : Tarif Pajak PPN (diketik tanpa persen, 10% 10 ) : Isi PPN : Keterangan tambahan (kosongkan)
Hal 202
Order Penjualan Sederhana (Simple Sales Order)
Order Penjualan Sederhana digunakan untuk mencatat penjualan dalam bentuk jasa atau barang yang tidak memakai sistim persediaan. Proses pembuatan order sederhana sudah cukup pada pembuatan dokumen SO, sesudahnya dapat diteruskan ke pencetakan faktur penjualan dan faktur pajak. Jenis order yang diproses dengan SO sederhana adalah penyediaan jasa dan penjualan lain yang tidak mengelola barang persediaan.
Hal 203
Sales Order ( SO Document)
order Trade and Tax Invoice Creation
order
Accounting journal entries Collection Account Receivable (SI documents)
Contoh : PT ABC menyediakan jasa penitipan barang kepada PT Womart Sungaidareh, untuk menyimpan minuman wine & liquor di gudang milik PT ABC selama 1 minggu. Harga jasa penitipan yang sudah disetujui adalah Rp50.000 per hari. Jadi jumlah tagihan PT ABC untuk penitipan selama 1 minggu adalah Rp350.000 ditambah PPN 10%. Contoh order di atas dapat dikerjakan dengan entri data penjualan ke dalam modul Sales Order (SO) tipe INV. Proses pembuatan dokumen SO dengan tipe INV disebut Order Penjualan Sederhana karena setelah pembuatan SO selesai, bisa langsung dilanjutkan ke pembuatan faktur penjualan. Order contoh di atas tidak perlu melewati proses pengiriman barang, cukup mencatat data order kemudian langsung ke proses pembuatan dan pencetakan faktur. Modul Order penjualan dapat dibuka dari menu utama dengan memilih Sales Order Management > Sales Order.
Hal 204
Isi data dokumen seperti tanggal, nama pelanggan, dan data lainnya yang diperlukan berikut ini: No Dokumen Order Dari Valuta Ref Pelanggan Contact Person Termin Pby Tempo Pby Keterangan Salesman No Kuota Dept Ref Internal Request RDD Kolektor multi kolektor) : Nomor dokumen SO, diisi sendiri oleh modul SO. : Nama pelanggan : Kode Valuta order : Dokumen referensi pelanggan, biasanya nomor PO. : Nama personel kontak dari pelanggan : Kode termin pembayaran : Jangka waktu pembayaran : Teks keterangan : Nomor ID dari Salesman : Nomor dokumen target penjualan : Kode departement pencatatan penjualan : referensi dokumen internal, misalnya nomor Sales : Required Delivery Date, tanggal pengiriman yang diminta oleh pelanggan : Nama petugas penagihan piutang (diisi untuk edisi
Setelah selesai mengisi data dokumen, teruskan ke langkah berikutnya untuk memasukkan rincian order. Klik Order untuk membuka modul pencatatan order.
Hal 205
No Baris No Display faktur Katalog perlu diisi) Keterangan Ukuran Harga Satuan Bungkus/Pak Unit/pak Kuantitas Jumlah Akun Penjualan besar PL Gudang sederhana) STAX
: Urutan entri dalam baris order pada dokumen SO : Nomor urut yang ditampilkan dalam pencetakan : Nomor katalog produk (untuk order sederhana tidak : Keterangan entri order : ukuran unit barang (botol, kaleng, dsb, dapat dikosongkan bila tidak diperlukan) : harga barang per unit : jumlah paket/kontainer/unit jasa, dsb.. : jumlah satuan barang/jasa dalam satu paket : Jumlah keseluruhan barang/jasa dalam satuan (jumlah paket dikali unit) : nilai seluruh order (total kuantitas dikali harga satuan) : kode akun untuk membukukan order ke dalam buku : kode grup produk : kode gudang (dapat dikosongkan untuk order : Penentuan pengenaan PPN (YES atau NO)
Hal 206
Order yang sudah masuk dalam dokumen SO masih dapat diedit apabila diperlukan. Caranya dengan mengklik-ganda order yang hendak diedit, dan melakukan revisi yang diperlukan pada modul order yang terbuka. Jangan lupa menyimpan kembali data yang sudah selesai diedit.
Memasukkan PPN ke dalam Order Penjualan

Pengenaan PPN atas order penjualan dilakukan terakhir setelah semua aitem order masuk. Penghitungan PPN dikerjakan secara otomatis oleh modul SO yaitu mengalikan total nilai order dengan tarif PPN. Penambahan PPN dikerjakan pada modul SO, dengan mengklik Edit > Add Sales Tax untuk menampilkan dialog penghitungan PPN.
Hal 207
Kode locator adalah STAX_1 yaitu kode pencarian komponen PPN dalam tabel pajak. Teks tampilan diisi dengan teks untuk ditampilkan dalam entri order (misalnya PPN, VAT, atau teks lain). Akun GL diisi dengan kode akun pembukuan entri PPN ke dalam buku besar. Dalam contoh bahasan, kode akun PPN adalah 23900000. Tarif Pajak adalah persentase pengenaan PPN atas jumlah order. Setelah semua data PPN terisi dengan benar, teruskan dengan mengklik OK. Entri PPN akan otomatis ditaruh pada baris terakhir dalam dokumen SO. Pada gambar berikut ini ditunjukkan entri PPN yang sudah berhasil dimasukkan dalam dokumen SO sederhana.
Hal 208
Mencetak dokumen SO sederhana

Setelah pembuatan dokumen SO selesai, dokumen tersebut dapat dicetak untuk disimpan sebagai arsip atau tembusan untuk pelaporan. Pilih menu Dokumen | Cetak untuk membuka modul pencetakan dokumen Pilih Sales Order (SO) dalam daftar dan centang nomor dokumennya Klik Cetak untuk meneruskan pencetakan.
Hasil cetakan dokumen SO sederhana tampak seperti pada gambar berikut ini.
Hal 209
Membuat Faktur Penjualan (Order Sederhana)

Dokumen faktur penjualan tidak sama dengan dokumen order penjualan. Dalam SOLFINA-AFS faktur penjualan disimpan dalam dokumen SI (Sales Invoice), sedangkan order penjualan disimpan dalam dokumen SO. Bila dokumen SO baru semata-mata pencatatan order maka faktur penjualan sudah mempunyai jurnal akunting. Ada tiga hal utama yang dikerjakan dalam proses pembuatan faktur penjualan: 1. Membuat dokumen SI (Sales Invoice) yaitu faktur penjualan itu sendiri. 2. Membuat jurnal akunting untuk dokumen SI tersebut 3. Memperbarui status dokumen SO, supaya isinya tidak bisa direvisi lagi. Modul pembuatan faktur penjualan dapat dibuka dari Sales Order > Function > Create Invoice. Klik Buka Order untuk membuka data order penjualan dalam daftar. Pilih nomor order untuk dibuatkan faktur penjualan dengan mengklik-ganda nomor dokumennya.
Hal 210
Modul pembuatan faktur penjualan akan terbuka dan di sana terlihat rincian data order penjualan yang akan dibuatkan fakturnya. Source Doc Src Doc No Sales Order : Dokumen sumber dari pembuatan faktur : Nomor dokumen sumber : Nomor SO dari dokumen sumber
Hal 211
Face Value Name
: Nilai nominal order : Nama pelanggan
Pada bagian bawah terdapat bingkai Dokumen Faktur yang menyediakan kotak teks tempat memasukkan data yang diperlukan dalam pembuatan faktur. Data yang diperlukan dalam proses pembuatan faktur adalah berikut ini: No Faktur (SI): nomor dokumen SI yang dihasilkan oleh proses pembuatan faktur. Nomor dokumen faktur tidak perlu diisi sebab sistim penomoran dokumen dikerjakan secara otomatis oleh modul SI. Ref Faktur : nomor referensi faktur yaitu nomor yang ditampilkan pada faktur. Nomor referensi faktur adalah nomor urut yang disediakan khusus untuk faktur, untuk dituliskan pada pencetakan faktur. Pengisian nomor referensi faktur dikerjakan oleh modul SI secara otomatis, namun selain itu disediakan juga fasilitas untuk melakukan penomoran manual. Tgl Faktur : tanggal pembuatan faktur, berlaku juga sebagai tanggal pembukuan faktur tersebut dalam buku piutang. Prefiks : kode prefiks yang dapat disertakan dalam nomor faktur Akun Piutang : kode akun piutang untuk membuat jurnal akunting dari faktur tersebut. Bila kotak akun piutang terkunci, tekan Esc untuk melepaskan kuncinya. Kode akun dapat disimpan dengan menekan F12, supaya pada penggunaan berikutnya akun tersebut langsung terisi.
Jurnal akunting faktur penjualan

Jurnal akunting faktur penjualan dikerjakan oleh modul SI secara otomatis. Pencatatan jurnal akunting terjadi bersamaan dengan pembuatan faktur penjualan itu sendiri. Penulisan jurnal menggunakan kode akun yang disertakan dalam dokumen SO dan kode akun dari setiap entri order. Otomatisasi ini menghindarkan pengguna dari proses manual dan kemungkinan terlewatkannya pembuatan jurnal akunting. Jurnal akunting dari faktur penjualan dapat dilihat pada modul pembuatan faktur dengan mengklik menu Function > View Invoice Journal. Namun perlu diingat bahwa jurnal akunting dari faktur hanya tersedia setelah proses pembuatan faktur tersebut sudah selesai dikerjakan.
Hal 212
Jurnal faktur penjualan mengambil data akun piutang dagang dari entri akun piutang yang dimasukkan pada pembuatan faktur. Akun penjualan menggunakan kode akun yang disertakan pada setiap entri order. Sedangkan PPN menggunakan kode akun yang dimasukkan pada dialog pengenaan PPN. Hasil pembuatan jurnal akunting untuk order penjualan sederhana adalah sbb: DR CR CR Piutang Dagang Penjualan PPN
Mengganti nomor faktur secara manual

Sistim penomoran faktur sangat penting diperhatikan untuk memastikan administrasi yang baik dalam pengelolaan penjualan dan piutang dagang. Semua nomor faktur harus dapat dipertanggung-jawabkan. Oleh sebab itu nomor faktur harus berurut dan tidak boleh duplikasi. SOLFINA-AFS menggunakan data nomor referensi dalam sistim penomoran faktur. Modul pembuat faktur dapat menjamin nomor referensi yang berurut, sebab dikerjakan secara otomatis. Namun terkadang penomoran manual diperlukan, misalnya karena suatu hal yang mendesak pembuatan faktur dikerjakan secara manual. Demikian sehingga nomor referensi manual tersebut diketik secara manual juga. Mengganti pembuatan nomor faktur secara manual dapat
Hal 213
dilakukan dengan mengisi nomor manual tersebut dalam kotak input Ref Faktur. Misalkan pada 31-Jan-2010 urutan terakhir nomor referensi faktur penjualan adalah nomor 10000010. Tanggal 1-Feb-2010 perlu membuat faktur penjualan yang baru. Ternyata nomor referensi berikutnya 10000011 sudah dipakai untuk faktur manual, namun belum sempat dibukukan dalam buku piutang. Jadi faktur baru ini mestinya menggunakan nomor 10000012. Supaya faktur baru ini bisa mengambil nomor 10000012 dan bukan nomor urutan otomatis 10000011, maka penomoran manual dapat dilakukan. Cara mengisi nomor manual adalah dengan mengklik tombol yang ada disamping Ref Invoice. Sebuah kotak masukan akan terbuka, dan nomor faktur manual bisa diketik dalam kotak tersebut. Penomoran manual beresiko membuat nomor faktur tidak berurutan, terutama bagi pengguna yang belum mahir. Untuk perlindungan resiko, pada instalasi awal fasilitas ini tidak dihidupkan. Namun apabila diperlukan fasilitas ini dapat diaktifkan dengan menyetel pengaturan aplikasi. Mencetak Faktur Penjualan Faktur penjualan merupakan media penagihan yang disampaikan kepada pelanggan untuk proses pembayaran. Informasi pokok yang perlu ditulis dalam faktur penjualan mencakup tanggal faktur, nama dan alamat pelanggan, jumlah tagihan dan rincian barang. Tanggal faktur adalah tanggal pembuatan dokumen, bukan tanggal pencetakan. Dokumen faktur penjualan sudah terekam setelah pembuatannya namun belum dicetak. Pembahasan sekarang fokus pada proses pencetakannya. Pada modul pembuatan faktur terdapat tombol Cetak yang fungsinya untuk pencetakan faktur penjualan. Namun sebelum memulai pencetakan, isi dulu nama pejabat penandatangan, dan isi juga sebutan jabatannya. Ada beberapa contoh tuangan (template) faktur yang dapat digunakan pada pencetakan faktur. Contoh tuangan dapat dipilih sesuai dengan jenis penagihan. 01 Simple Invoice : tuangan faktur dalam betuk sederhana
Hal 214
02 Trading Invoice : tuangan faktur untuk usaha dagang 03 Project Invoice : tuangan faktur untuk usaha proyek Centang Decimal untuk pembuatan faktur yang angkanya perlu diformat dengan decimal, misalnya tagihan dalam valuta USD. Sedangkan untuk faktur dalam valuta Rupiah format angka tidak perlu pakai desimal sehingga tidak usah dicentang. Contoh hasil pencetakan faktur penjualan dapat dilihat seperti gambar berikut ini.
Membuat Faktur Pajak (Order Sederhana)

Dalam peraturan pajak, faktur pajak wajib dibuat pada saat yang sama dengan penyerahan. Pembuatan faktur pajak dapat dikerjakan dari modul Sales Order kemudian pilih menu Fungsi > Buat Faktur Pajak.
Hal 215
Pilih nomor faktur kemudian klik ganda nomor faktur tersebut untuk membuka datanya dalam modul pembuatan faktur pajak. Berikut ini kolomkolom yang harus diisi pada pembuatan faktur pajak. No Dokumen : Nomor dokumen faktur pajak (ST) yang diisi sendiri oleh modul Tax Inv No : Nomor urut faktur pajak yang baru, yang diatur sendiri oleh modul Tgl Fkt Pajak : Tanggal pelaporan yang akan tercetak pada faktur pajak. Type : 1=Penjualan, 2=Penggantian, 3=Uang Muka, atau 4=Termin Nilai Tukar : Kurs valuta terhadap Rupiah (faktur Rupiah kurs adalah 1). Klik tombol kecil yang di sebelah kanan untuk mendapatkan nilai kurs valuta dari tabel nilai tukar. Prefiks : format penomoran faktur pajak yang diatur oleh Dirjen Pajak
Hal 216
Klik OK untuk melanjutkan pembuatan faktur pajak. Modul akan memberikan notifikasi bila pembuatan faktur pajak sudah berhasil. Setelah pembuatan faktur pajak berhasil maka pekerjaan dapat diteruskan ke proses pencetakan. Isi data tempat dan nama pejabat yang menandatangan faktur pajak dalam bingkai Cetak. Tempat Nama : Nama tempat di mana faktur pajak ditandatangani : Nama yang menandatangani faktur pajak
Hal 217
Pembuatan faktur pajak tidak merekam jurnal akunting, namun hanya semata-mata pembuatan dokumen saja. Untuk keperluan rekonsiliasi antara laporan PPN dan pembukuan, pembuatan faktur pajak harus merujuk pada jurnal PPN yang masuk melalui dokumen faktur penjualan (SI).
Hal 218
Nomor urut faktur pajak manual

Nomor faktur pajak dilaporakan dalam SPT Masa PPN formulir 1108. Oleh sebab itu nomor faktur pajak harus berurut dan tidak boleh duplikasi. Modul pembuat faktur pajak dapat menjamin penomoran yang berurut, sebab dikerjakan secara otomatis. Namun ada kalanya penomoran manual diperlukan, misalnya karena suatu hal yang mendesak pembuatan faktur pajak dikerjakan secara manual. Demikian juga nomor urut faktur pajak manual tersebut diketik secara manual juga. Supaya nomor urut manual tersebut tidak tertimpa, maka faktur pajak baru perlu melompati nomor manual tersebut. Cara mengisi nomor faktur pajak manual adalah dengan mengklik tombol yang ada disamping Tax Inv No. Sebuah kotak masukan akan terbuka, dan nomor urut faktur pajak yang baru bisa langsung diisi dalam kotak tersebut. Penomoran manual dapat beresiko membuat nomor faktur pajak tidak berurutan atau terlompat. Untuk mengantisipasi resiko ini, pada instalasi awal fasilitas ini tidak diaktifkan. Namun apabila dalam perkembangan usaha ternyata fasilitas ini diperlukan maka dapat diaktifkan dengan menyetel pengaturan aplikasi.
ORDER PENJUALAN KATALOG
Order penjualan katalog adalah modul entri order yang berlanjut ke proses pengiriman barang (order fulfilment). Proses pembuatan Sales Order (SO) untuk order katalog sama dengan pembuatan order sederhana. Perbedaannya terdapat pada proses lanjutannya di mana order katalog harus menerbitkan dokumen pengiriman barang (DO). Order katalog tidak bisa langsung mencetak faktur dari modul Sales Order (SO). Pencetakan faktur penjualan atas order katalog harus lebih dulu melewati modul pengiriman barang, baru bisa diteruskan ke pembuatan faktur penjualan dan faktur pajak.
Alur Order Penjualan Katalog
Hal 219
Order Penjualan Katalog yang sudah disetujui dapat diteruskan dengan pengiriman barang (fullfilment). Pengiriman barang adalah transaksi yang harus dicatat dengan dokumen Delivery Order (DO). Barang diambil dari gudang persediaan dan dikirimkan ke alamat pembeli. Jumlah persediaan langsung dikurangi pada saat barang keluar dari gudang. Berdasarkan dokumen pengiriman (DO) selanjutnya dapat dibuat dokumen penagihan yaitu Faktur Penjualan (SI). Dalam prinsip akuntansi, order penjualan tidak langsung dianggap sebagai penghasilan. Pengakuan penghasilan dilakukan dengan konsep proporsional yaitu berdasarkan realisasi pengiriman barang/jasa. Artinya barang harus sampai dulu kepada pembeli baru dapat diakui sebagai penghasilan. Alur proses pembuatan Sales Order (SO), Delivery Order (DO) dan pencetakan Faktur Penjualan (SI) dapat dilihat pada diagram berikut.
1 2 Delivery Order (DO) 3 Sales Invoice (SI)
Sales Order (SO)
1. Salesman memasukkan data Sales Order (dokumen SO)
2. Logistic/ warehouse mengirim barang pesanan customer (Order Fulfillment - DO)
3. Admin Penjualan menerbitkan faktur penjualan (dokumen SI)
Gbr 8.5 Diagram Proses Order fulfillment
Master Katalog Produk

Katalog produk adalah daftar barang dagangan, yaitu produk yang dijual. Produk harus didaftarkan dalam master katalog produk. Produk tersebut wajib memiliki nomor urut katalog supaya bisa diproses dalam modul penjualan katalog. Kode katalog atau kode produk adalah tunggal artinya
Hal 220
tidak boleh ada kode yang duplikat di antara daftar produk. Pendafataran produk katalog memerlukan data harga jual, diskon, satuan unit, kelompok dan kode akun penjualan. Modul penjualan mengambil data harga jual (Price Look Up) dengan menyebutkan kode katalog produk barang. Modul master katalog kemudian merespon dengan menyuplai data harga jual dari kode produk yang diminta.
Pengelompokan Katalog Produk

Setiap katalog harus dikelompokkan sesuai dengan jenis produk. Pengelompokan produk diperlukan untuk membagi jumlah katalog yang banyak ke dalam beberapa kelompok. Setiap kelompok memunyai satu induk katalog. Selain untuk keperluan pelaporan, pengelompokan produk juga memudahkan monitor pergerakan produk. Kelompok produk terdiri dari dua lapisan, yaitu kelompok level 1 dan level 2. Misalnya minuman bir dikelompokkan dalam level satu BIR, kemudian pada lapisan level dua dibagi lagi menjadi BIR LOKAL dan BIR IMPOR.
Kelompok Product Group L1 Product Group L2 Bir Produk Bir Lokal Bir Import
Data kelompok produk diperlukan pada pengisian daftar produk. Jadi sebelum masuk ke pendaftaran produk, lebih dulu dibuatkan pengelompokan dari produk-produk. Pembuatan kelompok produk dapat dikerjakan pada modul Master Katalog, kemudian klik Utilities > Product Grouping. Pertama buat dulu kelompok produk level 1 (Product_Group_L1): Code Description Produk Group Parent Sort Number : Kode kelompok katalog : Nama kelompok : Untuk kelompok level 1 pilih Product_Group_L1 : Pilih ROOT : Nomor urut kelompok (L1).
Hal 221
Setelah selesai memasukkan data kelompok produk level 1, lanjutkan dengan pembuatan kelompok produk level 2 (Product_Group_L2). Modul pembuatan katalog level 2 sama dengan modul pembuatan katalog level 1. Untuk kelompok produk level 2 kolom Product Group diisi dengan Product_Group_L2. Data untuk kolom Parent bisa dipilih dari daftar katalog level 1, yang merupakan induk dari katalog level 2 ini. Code Description Produk Group Parent Sort Number : Kode katalog induk : Keterangan nama katalog induk : Induk level 1 pilih Product_Group_L2 : Salah satu katalog induk L1 : Nomor urut katalog induk dalam kelasnya
Kelompok produk Level 2 adalah merupakan induk langsung dari katalog produk yang dijual. Data kelompok katalog harus disertakan pada master data produk, untuk menentukan induk dari katalog tersebut. Pengelompokan produk ini juga diperlukan dalam sistim penjualan POS (Point-Of-Sales), terutama untuk usaha yang mempunyai data katalog produk yang besar. Pembahasan mengenai sistim POS tidak disertakan dalam buku ini, sebab fokus bahasan adalah lingkup manajemen akunting secara penuh.
Hal 222
Diskon Penjualan
Diskon adalah potongan yang dikenakan pada harga jual sehingga pelanggan mendapatkan pengurangan pembayaran. Pemberian diskon dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu: 1. Memasukkan nilai diskon pada daftar harga jual, disebut sebagai diskon harga (price discount). Diskon harga dimasukkan dalam katalog harga jual dan ditaruh pada kolom khusus diskon. Harga jual bersih didapat dengan mengurangkan diskon terhadap harga gross. Harga jual bersih inilah yang disampaikan pada proses PLU (Price Look-Up).
Memasukkan diskon ke dalam harga jual dikerjakan pada modul PC (Product Catalog). Data yang dimasukkan adalah nilai persentase diskon. Dalam modul PC terdapat kolom Harga Gross, yaitu harga barang sebelum diskon. Jumlah diskon dihitung dengan mengalikan persentase diskon terhadap harga gross. Nilai nominal diskon
Hal 223
kemudian dikurangkan terhadap harga gross sehingga didapat jumlah harga net. Modul PC (product catalog) menyampaikan data harga net ketika modul penjualan meminta data harga jual produk (Price LookUp). 2. Melalui entri langsung pada pembuatan order penjualan. Diskon yang dientri langsung pada modul SO dapat berupa diskon khusus, misalnya untuk diskon keanggotaan (membership discount). Diskon langsung harus mempunyai nomor katalog sendiri, dibuat dengan pengaturan khusus. Pembuatan elemen diskon sudah kita bahas pada bagian sebelumnya, yaitu pada topik elemen diskon, DP dan PPN.
Data katalog produk

Kode Produk Bar Code Keterangan Brand Label Pendek Satuan Unit Ukuran Harga Jual Diskon PPN Kelompok Induk Lokasi Akun Penjualan Materials : Nomor katalog produk tidak perlu diisi karena nomor urut yang baru akan otomatis diberikan oleh sistem. : Kode bar dari produk tersebut untuk dibaca oleh mesin bar code scanner pada sistim penjualan POS (point of sales). : Nama atau keterangan dari produk tersebut : Merek dagang dari produsen : Nama pendek dari produk tersebut untuk keperluan pembuatan label. : satuan unit barang (bungkus, kotak, dsb.. : ukuran unit barang (besar, medium atau kecil) : harga jual gross sebelum diskon : potongan harga khusus untuk produk tersebut : Parameter pengenaan pajak (Yes/No) : Nama kelompok produk : induk katalog dari produk tersebut :Pengaturan kode gudang awal untuk penyimpanan produk tersebut : Kode akun penjualan untuk pencatatan penghasilan dalam buku besar : Unsur biaya dari produk tersebut berupa komponen bahan baku atau barang pendukung. Topik mengenai penyusunan material dan unsur biaya dibahas secara mendetail pada bab pembiayaan (costing).
Hal 224
Hal 225
Pembuatan Order Katalog
Berdasarkan sistim penjualan, penjualan katalog dapat dibedakan atas dua metode yaitu: 1. Penjualan katalog dengan metode kas register POS 2. Penjualan katalog dengan metode pengiriman (Delivery Order)
Hal 226
Bagi usaha dagang yang menggunakan mesin register dan solusi POS, order penjualan katalog sudah otomatis dibuat pada saat penjualan. Sistim POS langsung mencatat penjualan dan memotong barang persediaan. Oleh karena itu sistim register POS tidak memerlukan modul pengiriman barang karena penyerahan barang langsung terjadi pada saat transaksi. Dalam topik bahasan ini, kita akan mengulas tata kelola penjualan katalog dengan sistem penjualan tunai (mesin register) dan juga sistem pengiriman barang dengan DO (Delivery Order).
Penjualan Tunai (Cash Sales)

Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya langsung diterima pada saat transaksi jual beli. Metode pembayaran bisa dengan uang kas, melalui kartu kredit atau alat pembayar lainnya yang bisa disetarakan dengan uang tunai. Penjualan pada usaha dagang retail umumnya adalah dalam bentuk tunai berasal dari berbagai pelanggan (cash customers). Penjualan harian yang diterima kasir harus direkapitulasi dan dikelompokkan atas jenis pembayaran kas, kartu kredit dan jenis pembayaran lainnya. Total penerimaan pada rekapitulasi penjualan harian dianggap sebagai kas intransit, hingga uang dari penjualan itu disetorkan ke bank atau ke kas besar. Penjualan harian harus dilaporkan dalam hari yang sama untuk menghindari selisih penerimaan versus penjualan.
Kas Intransit
Kas intransit adalah objek akunting yang bertugas untuk mengontrol penerimaan uang dari penjualan tunai (cash sales). Proses pencatatan Kas Intransit bisa dilakukan dengan sistem Point-Of-Sales (POS) yang terintegrasi ke GL atau dengan cara manual membukukannya lewat jurnal voucher. Dengan sistim POS pencatatan kas intransit dapat diotomatisasi supaya masuk ke buku penjualan begitu kasir menutup konternya. Terlepas apakah menggunakan POS atau sistim penjualan manual, pencatatan kas intransit selalu menggunakan dokumen SI (Sales Invoice). Sebelum membuat dokumen SI, lebih dulu disusun rekapitulasi penjualan berdasarkan
Hal 227
metode pembayaran tunai keras, kartu kredit dan kartu debit. Setiap metode pembayaran menggunakan nomor dokumen SI tersendiri. Misalkan dalam rekapitulasi penjualan harian terdapat tiga jenis pembayaran yaitu tunai, kartu kredit dan kartu debit. Jurnal akunting untuk mencatat rekapitulasi penjualan harian tersebut adalah: DR CR CR DR CR CR DR CR CR Kontrol Kas Intransit (total uang tunai) Penjualan Hutang PPN Kontrol Kas Intransit (total kartu kredit) Penjualan Hutang PPN Kontrol Kas Intransit (total kartu debet) Penghasilan Hutang PPN
Ketiga entri kas intransit tersebut harus dipertemukan dengan entri setorannya supaya impas. Entri setorannya nanti akan masuk melalui jurnal penyelesaian setoran, yang dibuat setelah uang penjualan sudah masuk ke bank atau ke kas besar. Contoh: PT Andaliman Bentara Citra (C100) membuka konter penjualan ritel minuman. Penjualan tanggal 6 Jan 2010 sejumlah Rp7.357.900 dilaporkan kepada bagian keuangan, dan oleh bagian keuangan laporan penjualan itu dicatat sebagai kas intransit. Jumlah penjualan ini di dalamnya sudah termasuk PPN 10%. Rekapitulasi dari penjualan adalah sbb: REKAP PENJUALAN HARIAN Nomor batch : 20100106 Tanggal : 6 Jan 2010 Kasir : Joyce
SALES RECAP 6-Jan-2010
CASH PAYMENT SALES Description AMARETTO LIQUER product_Code 80000001 Size 1.000 Ltr Price 935,000 Qty 1 Amount 935,000 Remarks
Hal 228
XO COGNAG MARGARITA MIX MOONLIGHT VO CANADIAN WHISKY VODKA SUB TOTAL
80000004 80000005 80000007 80000008
0.700 Ltr 1 Ltr 1 Ltr 0.750 Ltr
1.358,500 523,600 748,000 610,500
1 1 2 2
1.358,500 523,600 1.496,000 1.221,000 5.534,100
DEBIT CARD PYMT SALES Description FLEUR DE PRESTIGE CHAMPAGNE SUB TOTAL product_Code Size Price Qty Amount Remarks Bank Mandiri
80000011
0.750 Ltr
543,400
1,086,800 1,086,800
CR CARD PAYMENT SALES Description BORDEAUX SUPERIEUR ROUGE 98 WHITE BERGUNDY MARTINI ROSSO SUB TOTAL product_Code Size Price Qty Amount Remarks Bank XYZ Bank DEF Bank PQR
80000010 80000012 80000013
0.750 Ltr 0.750 Ltr 1 Ltr
588,500 374,000 326,700
2 2 3
1.177,000 748,000 980,100 2.905,100
TOTAL SALES
9.526.000
Dari daftar rekapitulasi penjualan di atas dapat disusun ikhtisar penerimaan berdasarkan metode pembayaran. Ikhtsar penerimaan ini disebut sebagai rekap setoran. Rekap setoran perlu dibuat untuk pencatatan jurnal kas kliring dan penjualan dalam modul SI. Rekap setoran disusun dengan mengelompokkan jumlah setoran berdasarkan metode pembayaran. Dalam rekapitulasi setoran terdapat satu kolom kosong untuk nomor dokumen SI. Kolom ini nanti diisi setelah setoran dibukukan ke dalam modul SI. Staff keuangan yang melakukan penjurnalan mencantumkan nomor posting dari dokumen SI sebagai bukti bahwa penjualan ini sudah tercatat dalam sistim akunting.
Hal 229
REKAP SETORAN HARIAN Tanggal : 6 Jan 2010 Kasir : Joyce Jenis Setoran
Tunai Kartu Debet Kartu Kredit Total
Total Setoran
5.534.100 1.086.800 2.905.100 Rp9.526.000
No Dokumen SI
Type order untuk penjualan tunai adalah INV Order Dari: Buat satu data master khusus untuk pelanggan tunai
No Dokumen Type Order Dari Valuta Ref Pelanggan Contact Person Termin Pby Tempo Pby Keterangan Salesman No Kuota Dept Ref Internal manual RDD Kolektor multi kolektor)
: Nomor dokumen SO, diisi sendiri oleh modul SO. : Untuk penjualan tunai pilih INV : Nama pelanggan : Kode Valuta order : Dokumen referensi pelanggan, biasanya nomor PO. : Nama personel kontak dari pelanggan : Parameter termin pembayaran : Jangka waktu pembayaran : Teks keterangan : Nomor ID dari Salesman : Nomor dokumen target penjualan : Kode departement pencatatan penjualan : referensi dokumen, misalnya nomor batch penjualan : Required Delivery Date, tanggal pengiriman yang diminta oleh pelanggan : Nama petugas penagihan piutang (diisi untuk edisi
Hal 230
Hal 231
Order Penjualan dengan pengiriman barang

Order penjualan dengan permintaan pengiriman barang biasanya datang dari pelanggan yang sudah dikenal, sehingga proses penjualan dapat dilakukan dengan pengiriman barang dan penagihan dengan termin pembayaran. Prosesnya adalah pertama order direkam ke dalam modul SO, kemudian ditindaklanjuti dengan penyerahan (fulfillment) yaitu pengiriman barang ke alamat yang disebutkan pelanggan. Setelah penyerahan terpenuhi dengan baik, proses dilanjutkan ke pembuatan faktur penjualan (order billing).
Hal 232
Sales Order Fulfillment
Delivery Order Billing
Sales Invoice
Contoh: Tanggal 8 Jan 2010, PT. Andaliman Bentara Citra (PT ABC) menerima order penjualan dari Hotel Bonan Dolok. Khusus untuk Hotel Bonan Dolok penjualan barang impor menggunakan valuta USD. Untuk keperluan ini dibuatkan katalog khusus barang dengan harga jual dalam USD. Sales Point untuk delivery adalah SF02. Rincian order Hotel Bonan Dolok sebagai berikut:
No 1 2 3 Prod Code 80000019 80000018 80000028 Keterangan
XO COGNAG
VSOP GRAND CHAMPAGNE COGNAG 0.350 Ltr MARTINI ROSSO
Qty 12 12 24
Harga US$132.80 US$69.14 US$28.74
Jumlah US$1,593.60 US$829.68 US$689.76
Pembuatan dokumen SO order penjualan dikerjakan oleh bagian administrasi penjualan. Dalam pembuatan SO, semua barang order mesti dimasukkan ke dalam satu dokumen SO. Satu order yang sama jangan dipecah-pecah ke dalam beberapa dokumen SO, karena akan menyulitkan pembuatan faktur. Proses entri data order harus dilakukan dengan hati-hati, sebab data dokumen SO akan mengalir ke dokumen DO. Kesalahan pembuatan order pada dokumen SO akan berpotensi berlanjut pada kesalahan pengiriman barang. Tipe order penjualan ada dua yaitu DO dan INV. Yang digunakan untuk order penjualan katalog adalah DO. Pemilihan tipe ini penting, karena pada modul pengiriman barang hanya tipe DO yang dikenal. Sedangkan tipe INV hanya untuk order penjualan sederhana yang tidak menggunakan modul pengiriman barang.
Hal 233
Gbr 8.6 Sales Order KatalogValas
No Dokumen Tanggal Tipe Order Dari Valuta Ref Pelanggan Contact Person Termin Pby Tempo Pby Keterangan Salesman No Kuota Dept Ref Internal RDD Kolektor multi kolektor)
: Nomor dokumen SO, diisi sendiri oleh modul SO. : Tanggal pembuatan dokumen SO : Pilih DO untuk jenis order katalog : Nama pelanggan : Kode Valuta order : Dokumen referensi pelanggan, biasanya nomor PO. : Nama personel kontak dari pelanggan : Kode termin pembayaran : Jangka waktu pembayaran : Teks keterangan : Nomor ID dari Salesman, klik tombol yang ada di samping untuk mencari data pegawai tersebut dalam tabel salesman. : Nomor dokumen target penjualan. Klik tombol yang terdapat di samping untuk membuka data target penjualan atas nama pegawai tersebut. : Kode departemen dari penjualan : Referensi dokumen internal, misalnya nomor Sales Request (kalau tidak ada dapat dibiarkan kosong) :Required Delivery Date, tanggal pengiriman barang yang dikehendaki oleh pelanggan. : Nama petugas penagihan piutang (diisi untuk edisi
Hal 234
Setelah data dokumen SO sudah lengkap, pekerjaan bisa dilanjutkan untuk memasukkan pesanan barang. Klik Order untuk membuka modul perekam data order.
Entri Order
Memasukkan order ke dalam dokumen SO dapat menggunakan nomor katalog produk atau menggunakan kode bar. Mode pencarian produk dengan nomor katalog menjalankan PLU dengan menyertakan nomor katalog produk. Sedangkan mode Bar Code menggunakan alat pemindai kode bar untuk membuka data harga produk. Membuka data produk dangan mode katalog dilakukan dengan mengklik tombol Buka yang ada disamping kolom (field) Katalog. Modul order akan membuka daftar yang menampilkan semua produk yang ada dalam maser data produk. Untuk memperpendek daftar produk bisa disaring dengan mengklik Cari. Masukkan penggalan nama produk dalam kotak masukan, nama produk akan disaring sesuai masukan yang diketik.
Cari barang yang dipesan dalam daftar produk, kemudian tekan Enter. Fungsi PLU (Price Look Up) akan menarik data nama produk tersebut dan
Hal 235
harga satuannya lalu menaruh datanya dalam modul entri order. Selanjutnya isi data kuantitas order dan kode akun penjualan dari barang tersebut. Isi YES pada field STAX untuk pengenaan PPN. Lanjutkan dengan mengklik Simpan untuk memasukkan order tersebut ke dalam dokumen SO.
Memasukkan order dengan pemindai kode bar (scanner) dapat membantu mempercepat entri data order. Untuk menggunakan sistim kode bar, pertama mesti memindahkan tombol mode ke Bar Code Scanner. Tujuannya agar modul dapat mengaktifkan sistim pembacaan kode bar pada kolom (field) Bar Code. Begitu pemindai kode bar memasukkan nomor kode bar dalam kolom Bar Code maka modul order akan menjalankan PLU untuk mencari data harga produk tersebut dalam master data produk.
Hal 236
Tipe Order = DO
Setelah semua order pelanggan dicatat dengan lengkap, maka dokumen SO dapat dicetak untuk diteruskan ke bagian logistik. Pekerjaan selanjutnya adalah pengiriman barang yang akan dilakukan oleh bagian logistik. Berdasarkan cetakan dokumen SO, bagian logistik dapat memulai proses pengiriman barang (delivery).
Mencetak Dokumen SO Katalog

Dokumen Sales Order (SO) dapat dicetak untuk disimpan sebagai arsip. Pencetakan dokumen SO katalog idealnya dibuatkan paling tidak 3 salinan. Lembar pertama yang asli disampaikan kepada bagian logistik untuk pengiriman barang. Lembar ke-2 adalah tembusan yang diberikan kepada staff penjual untuk memantau target penjualan. Sedangkan lembar ke-3 berupa tembusan untuk arsip administrasi penjualan. Proses pencetakan dokumen Order Penjualan: Pilih menu Dokumen | Cetak untuk membuka modul pencetakan dokumen Pilih Dokumen Sales Order (SO)
Hal 237
Centang nomor dokumen yang hendak dicetak Tekan OK untuk meneruskan pencetakan.
TEMBUSAN DOKUMEN SO:
Logistic
SO
Untuk permintaan pengiriman barang (fulfillment)
Salesman
Untuk monitor target penjualan
Admin Penjualan
Arsip
Contoh hasil pencetakan dokumen SO terlihat seperti pada gambar berikut.
Hal 238
PENGIRIMAN BARANG
Pada bagian sebelumnya, kita sudah membahas pencatatan order penjualan yang didapat dari pelanggan. Order penjualan terbagi dua jenis yaitu order penjualan sederhana dan order penjualan katalog. Kedua jenis order tersebut dicatat dalam dokumen SO (Sales Order) namun dibedakan dengan tipe SO untuk yang sederhana dan tipe DO untuk yang katalog. Dalam topik ini, kita akan lanjut ke proses pengiriman barang untuk order katalog.
Dokumen Pengiriman (Delivery Order)
Dalam SOLFINA-AFS, pengiriman barang dicatat dalam dokumen DO (Delivery Order). Dokumen DO adalah manifestasi akunting dari pengiriman barang untuk memenuhi order pelanggan. Pembuatan dokumen DO berada dalam kewenangan bagian logistik. Dasar pengiriman barang berpatokan pada dokumen SO (Sales Order) yang disampaikan oleh administrasi penjualan kepada bagian logistik. Dokumen SO berisi data pelanggan, rincian barang dan tujuan pengiriman. Terdapat empat macam status Dokumen DO untuk menandai proses yang sudah dilalui dalam pencatatan pengiriman barang. OP (Open) CT (Completed) : Dokumen DO sedang terbuka untuk menerima entri dari barang yang sedang dikirim. : Entri pengiriman barang sudah lengkap, dokumen DO sudah dapat dicetak dan proses pembiayaan (costing) untuk menghitung biaya pokok penjualan (COGS) sudah bisa dimulai. : Seluruh proses pengiriman order sudah selesai, dan semua barang sudah diterima oleh pelanggan. Jurnal penjualan atas order tersebut juga sudah selesai dibuat, proses bisa dilanjutkan ke pembuatan faktur penjualan.
CL (Closed)
Hal 239
IV (Invoiced)
: Faktur penjualan sudah dibuat untuk dokumen DO tersebut
Dalam dokumen DO terdapat akun kliring piutang yang berfungsi sebagai akun kontrol pembuatan faktur penjualan. Setelah pembuatan dokumen DO dirampungkan, maka perlu dilanjutkan ke pembuatan faktur penjualan untuk penagihan. Pembuatan faktur penjualan dikerjakan oleh administrasi penjualan, bukan oleh bagian logistik. Jadi setelah barang sampai dikirim ke tujuan, bukti tanda terima barang mesti diberikan kepada administrasi penjualan untuk dilampirkan pada faktur. Dalam rangkaian proses ini, akun kliring piutang berfungsi sebagai kontrol untuk mengetahui pengiriman yang belum dibuatkan faktur penagihan. DR CR Kliring Piutang Penjualan
Dalam contoh bahasan disebutkan bahwa order Hotel Bonan Dolok sudah dicatat dengan SO nomor 22000002. Dalam dokumen SO itu disebutkan detail barang yang akan dikirim. Sekarang kita akan mengulas bagaimana merekam pengiriman barang dengan menggunakan contoh tersebut. Dokumen yang digunakan adalah DO (Deliver Order) untuk mencatat barangbarang yang keluar dari gudang. Barang yang dikirim direkam satu per satu menggunakan modul DO. Data yang mesti diisi dalam dokumen DO adalah data mengenai pengiriman sebagai berikut: Tanggal A/R Kliring Kurir Ref Pengiriman Order No : Tanggal pengiriman barang : Kode akun A/R (Piutang Dagang) kliring : Nama kurir yang mengirim barang : Nomor referensi pengiriman (packing list, dsb) : Nomor dokumen SO (pencatatan order)
Hal 240
Selain kode akun dan tanggal pembukuan, data utama yang harus diisi dalam dokumen DO adalah Order No. Modul pengiriman memerlukan nomor dokumen SO untuk membuka rincian barang yang akan dikirimkan. Setelah semua data dokumen DO dilengkapi, langkah berikutnya adalah memasukkan order, yaitu barang-barang yang akan dikirim. Klik Order untuk membuka modul data entri barang. Berikut ini data yang perlu disertakan dalam melakukan entri barang. Bar Code Katalog Keterangan ukuran pak unit Kuantitas Harga Satuan Jumlah Akun Penjualan PL Gudang STAX : Nomor kode bar barang : Nomor katalog barang : Nama barang : ukuran per satuan barang : sebutan bungkus/kontainer : jumlah unit barang dalam satu kontainer : total seluruh kuantitas (jumlah kontainer dikali unit) : harga per satuan : harga semua barang : Kode akun untuk mencatat penjualan : Kode Pengelompokan produk : Gudang pengeluaran barang : Parameter pengenaan PPN, pilih YES supaya barang ini masuk dalam penghitungan pengenaan PPN. Sebaliknya pilih NO bila barang ini tidak dikenakan PPN.
Hal 241
Klik Buka Data Order untuk melihat order yang belum terkirim (pending delivery)
Modul DO dapat membuka berkas order penjualan yang direkam dalam dokumen SO. Dalam proses pengiriman barang, bagian logistik tidak perlu mengentri ulang data barang, sebab data barang dapat dibuka dari berkas dokumen SO. Bagian logistik tinggal memeriksa konsistensi data tersebut dengan salinan dokumen SO yang dia terima dari administrasi penjualan. Apabila data order sudah cocok, barang yang dikeluarkan dari gudang tinggal direkam ke dalam dokumen DO. Setelah semua data pengiriman barang terekam, barulah dokumen DO dicetak sebagai surat pengantar pengiriman barang. Daftar order dapat dibuka dengan mengklik tombol Buka-Data-Order. Perintah ini akan menarik data semua order yang statusnya belum terkirim. Daftar order sifatnya real-time artinya kuantitas barang yang belum terkirim selalu diperbarui setiap kali order dimasukkan ke dokumen DO. Misalnya sebelum pengiriman jumlah order Bir yang belum dikirim adalah 144 can. Setelah data pengiriman masuk sejumlah 144 can maka jumlah pengiriman yang pending untuk Bir langsung terhitung begitu masuk lagi ke modul entri order. Kalau diperiksa maka akan terlihat order bir sudah tidak muncul lagi dalam daftar pengiriman pending. Itu artinya jumlah order Bir 144 can tersebut sudah terpenuhi seluruhnya. Fasilitas ini dapat mencegah kelebihan
Hal 242
pengiriman barang karena modul DO dapat mengontrol berapa kuantitas pesanan yang sudah terkirim dan berapa yang belum.
Dengan mengklik ganda nomor order maka akan terbuka data barang yang ada dalam order tersebut. Data barang memperlihatkan nomor order, jumlah ordernya (Qty) serta jumlah pengiriman yang pending (backlog Qty).
Klik ganda barang tersebut untuk memasukkannya ke dalam modul data entri. Lengkapi data yang diminta termasuk jumlah pengiriman, nilai order dan kode akun pembukuan. Setelah pengisian data sudah lengkap, klik tombol Simpan untuk memasukkan entri order ini ke dalam dokumen DO.
Hal 243
Menghitung pesanan yang belum terkirim
Bagaimana modul DO mendapatkan data order yang belum terkirim? Order yang belum terkirim disebut juga pengiriman yang masih pending. Untuk mengontrol jumlah pengiriman, modul DO menggunakan kolom khusus. Pada kolom ini modul DO merekam data order yang masuk dan pengiriman barang. Order yang masuk dicatat dengan angka positif, sedangkan pengiriminan barang dicatat dengan angka negatif. Dari penjumlahan order masuk dan pengiriman barang dapat diketahui kuantitas pengiriman yang pending. Ilustrasi kontrol pengiriman barang:
Tanggal 8-Jan 8-Jan 8-Jan 9-Jan 9-Jan Dokumen
SO
Transaksi
XO COGNAC
Unit Btl Btl Btl Can Btl
Qty 12 12 24 -12 -12
SO SO
DO
VSOP GRAND CHAMPAGNE COGNAG 0.350 Ltr MARTINI ROSSO 1 Ltr

XO COGNAC
DO
VSOP GRAND CHAMPAGNE
Hal 244
COGNAG 0.350 Ltr Kontrol Pengiriman Barang per 9-Jan 24
Dalam ilustrasi di atas, pada dokumen SO kuantitas order berjumlah 48 terdiri dari XO Cognac 12 botol, Champagne 12 botol, dan Martini Rosso 24 botol. Barang yang sudah dikirim (dokumen DO) berjumlah 24 terdiri dari XO Cognac 12 botol dan champagne 12 botol (ditulis dengan angka negatif). Setelah order dan pengiriman dijumlah maka dalam contoh tersebut dapat diketahui kontrol pengiriman barang adalah 24. Itu artinya masih ada pending pengiriman atas order yang bersangkutan sebesar 24 unit. Data pending pengiriman ini secara otomatis dapat diketahui oleh modul DO, dan langsung ditunjukkan ketika mengisi dokumen DO.
Mencetak Dokumen DO
Setelah semua barang masuk dalam dokumen DO, selanjutnya dokumen DO perlu dicetak sebagai dokumen pengantar pengiriman dan serah terima barang. Sebelum pencetakan dapat dimulai terlebih dulu dokumen DO harus dikomplit. Dokumen DO hanya dapat dicetak setelah pencatatan barang dinyatakan lengkap. Pernyataan barang sudah lengkap dilakukan dengan mengklik tombol Complete. Proses Complete pada dokumen DO mengerjakan dua hal utama yaitu: Mengubah status flag dokumen DO dari OP jadi CT (Completed) sehingga terbuka untuk pencetakan. Membuka modul costing (pembiayaan) untuk dokumen DO tersebut. Setiap dokumen DO akan memasuki modul costing (pembiayaan) untuk mencatat barang keluar dengan sistim FIFO, dan mencatat harga pokok penjualan (COGS). Pembahasan mengenai modul costing bisa dipelajari dalam bab tersendiri dalam buku ini.
Hal 245
Dalam contoh soal diulas mengenai pengiriman barang secara parsial (bertahap). Untuk pemenuhan satu order dilakukan dua kali pengiriman barang secara bertahap. Hal ini disebabkan karena ada salah satu barang yang belum tersedia di gudang, sehingga untuk pengiriman pertama dikirim dulu barang-barang yang tersedia. Pengiriman pertama tanggal 9 Jan 2010 adalah 12 botol XO Cognac dan 12 botol Champagne, disusul pengiriman kedua 24 botol Martini Rosso besoknya 10 Jan 2010. Pengiriman pertama dan pengiriman kedua menggunakan nomor dokumen DO sendiri-sendiri.
Hal 246
Pencetakan dokumen DO dapat dilakukan setelah status dokumen dinyatakan komplit. Dalam contoh bahasan disebutkan pengiriman barang dilakukan secara parsial bertahap. Untuk pengiriman pertama dan kedua, dokumen dinyatakan komplit bila pengiriman barang sudah terekam dalam dokumen DO. Setelah dinyatakan komplit barulah dokumen DO dapat dicetak. Setelah dokumen DO dikomplit maka proses pencetakan dapat dimulai dari menu Dokumen > Cetak. Modul pencetakan DO akan terbuka dan di sana ditampilkan semua dokumen DO yang statusnya sudah komplit (CT). Centang nomor dokumen DO yang hendak dicetak, isi data nama petugas pengirim barang, kemudian klik Cetak.
Hasil cetakan dokumen DO dapat dilihat seperti dalam gambar visual berikut ini.
Hal 247
Menutup Dokumen DO
Rangkaian proses pengiriman barang dan pembuatan dokumen DO untuk order katalog digambarkan sbb:
Rekam Order
Kirim Barang
Tutup DO
Buat Faktur
Sekarang pembahasan sampai pada penutupan DO. Penutupan dokumen DO dikerjakan setelah pengiriman barang sudah sampai dan sudah diterima pelanggan. Tanda terima dari pengiriman barang diperlukan sebagai bukti bahwa pengiriman order sudah selesai. Surat serah terima pengiriman order ini disebut sebagai Proof of Delivery (POD). Dokumen POD ini menjadi basis untuk melakukan penutupan dokumen DO. Prosedur ini merupakan kontrol internal untuk memastikan pengiriman barang sudah sempurna, sehingga proses dapat dilanjutkan ke pembuatan jurnal penjualan dan pencetakan faktur. Tugas yang dijalankan pada penutupan DO:
Hal 248
1. Membuat jurnal penjualan 2. Mengganti status dokumen DO yang bersangkutan dari Open menjadi Closed. Dokumen DO yang status CL-Closed siap untuk diteruskan ke pembuatan faktur penjualan (trade invoice). Dalam contoh bahasan terdapat dua dokumen DO. Jurnal akunting yang dihasilkan oleh kedua dokumen DO tersebut adalah berikut ini: DO nomor 65000001: Debet A/R Kliring Kredit Penjualan DO nomor 65000002: Debet A/R Kliring Kredit Penjualan 22.536.000 22.536.000 6.414.768 6.414.768
Jurnal dokumen DO dapat dilihat dari menu Fungsi > Lihat Jurnal Akunting. Tampilan jurnal akunting untuk dokumen DO tampak seperti gambar berikut ini.
MEMBUAT FAKTUR ATAS DELIVERY ORDER

Setelah proses penutupan dokumen DO usai dikerjakan, kini lanjut ke proses berikutnya yaitu pembuatan faktur penjualan. Di dalam pembahasan ini disertakan contoh pembuatan faktur yang di dalamnya terdapat elemen diskon, uang muka dan PPN. Penyertaan elemen elemen faktur ini sengaja
Hal 249
dimunculkan supaya pengguna dapat mempelajari sekaligus bagaimana ketiga elemen tersebut diproses dalam pembuatan faktur. Untuk order katalog, penambahan elemen diskon, uang muka, dan PPN diproses pada modul pembuatan faktur (Generate Invoice). Sebuah faktur proforma akan otomatis dibuatkan untuk setiap dokumen DO, langsung pada modul pembuatan faktur. Faktur proforma itu adalah representasi dari faktur penjualan yang sebenarnya, berupa dokumen pendahuluan untuk menambahkan elemen diskon dan PPN. Dalam modul pembuatan faktur tersedia fungsi untuk memasukkan elemen diskon, uang muka dan PPN ke dalam faktur proforma. Urutan masuknya adalah pertama diskon, disusul dengan uang muka, dan yang terakhir masuk adalah pengenaan PPN. Urutannya jangan terbalik karena bisa menyebabkan kesalahan dalam penghitungan dasar pengenaan pajak (DPP).
Membuat faktur penjualan
Setelah pengiriman barang komplit dan dokumen DO sudah ditutup, maka pembuatan faktur mesti segera dikerjakan. Pembuatan faktur tidak boleh ditunda sebab akan mempengaruhi waktu penagihan piutang. Pembuatan faktur penjualan untuk order katalog lebih dulu menggunakan Proforma Invoice. Dalam modul ini, pengenaan pajak penjualan dapat dilakukan. Demikian juga apabila ada penambahan diskon dan perhitungan uang muka dapat dikerjakan dalam modul proforma invoice. Setelah format dan isi faktur sudah sesuai dengan transaksi yang sebenarnya maka proses pembuatan faktur penjualan dapat dimulai. Namun sebelum sampai ke sana, kita perlu membahas beberapa hal yang penting yang sering dijumpai dalam praktik bisnis yang sebenarnya. Di antaranya adalah penggabungan dokumen DO ke dalam satu faktur, penambahan diskon, penghitungan uang muka, dan pengenaan PPN. Rangkaian proses pembuatan faktur untuk order katalog melibatkan dokumen SO, dokumen DO dan dokumen SI. Dokumen SO dan DO sudah selesai kita bahas, kini kita akan fokus pada proses pembuatan dokumen SI (Sales Invoice) yaitu faktur penjualan.
Hal 250
Tahapan pembuatan faktur untuk order penjualan katalog dan jurnal akuntingnya:
Sales Order --------------------Tidak ada jurnal akunting Delivery Order --------------------DR A/R Kiling CR Penjualan
* di-Close setelah ada POD
Pembuatan Faktur --------------------DR A/R CR A/R Kliring
Pembuatan faktur dibuka lewat modul DO dengan memilih menu Fungsi > Buat Faktur. Cara lain untuk membuka modul pembuatan faktur adalah lewat kelompok menu Sales Order, kemudian pilih menu Generate Invoice. Modul pembuatan faktur akan menampilkan semua dokumen DO yang statusnya sudah CL (Closed). Bila mengikuti contoh bahasan maka akan terlihat dokumen DO nomor 65000001 dan 65000002 hadir dalam daftar. Teruskan dengan mencentang salah satu nomor dokumen tersebut, kemudian klik tombol Select yang muncul. Dari sini proses pembuatan faktur untuk order katalog akan dimulai.
Melampirkan DO pada faktur

Dalam contoh bahasan disebutkan bahwa pengiriman barang menggunakan dua nomor DO yang berbeda. Namun dalam proses penagihan kedua dokumen DO tesebut ditagih dengan satu faktur saja. Perhatikan dalam modul pembuatan faktur, pada bagian kiri terdapat terdapat daftar dokumen DO. Nomor-nomor DO tersebut adalah dokumen pengiriman untuk order
Hal 251
yang sama. Jadi bila dalam contoh dikatakan ada dua tahap pengiriman untuk order yang sama, maka kedua nomor DO tersebut terlihat dalam daftar tersebut. Namun dalam kebanyakan transaksi bisnis, umumnya pengiriman semua barang selalu diusahakan terpenuhi dengan satu kali pengiriman. Contoh bahasan sengaja membuat dua nomor pengiriman, agar pengguna dapat melihat pengerjaannya apabila menemukan situasi yang sama. Sebelum masuk ke pembuatan faktur, sebelumnya kita harus melewati daftar dokumen DO yang statusnya CL (Closed). Dalam contoh pada daftar itu hadir DO nomor 65000001 dan 65000002. Pembuatan faktur mesti memilih satu-satu nomor DO tersebut. Namun dalam contoh pembahasan disebutkan kedua nomor DO tersebut bersumber dari satu order yang sama yaitu order nomor 22000002.
Memasukkan Elemen Diskon

Oleh karena PT Hotel Bonan Dolok adalah pelanggan utama maka untuk order ini diberikan diskon khusus sebesar US$50.00. Diskon tersebut akan langsung dikurangkan dalam faktur penagihan. Entri diskon dapat
Hal 252
dimasukkan melalui modul pembuatan faktur dengan memilih menu Fungsi > Diskon.
Teks tampilan : Teks yang ditampilkan pada faktur Kode Akun : Akun yang digunakan untuk membukukan diskon Jumlah : Nilai nominal diskon yang diberikan STAX : Parameter pengenaan PPN (pilih YES supaya masuk dalam penghitungan PPN) SF : Kode Sales Force (unit penjualan) PL : Kode Product Line (kelompok produk)
Memasukkan Elemen Uang Muka

Pembayaran uang muka lazim terjadi dalam transaksi bisnis. Untuk melengkapi contoh pembahasan maka dalam contoh soal ini ikut dikupas bagaimana proses pencatatan apabila ada uang muka yang diperhitungkan dalam faktur. Biasanya uang muka berkaitan dengan termin pembayaran di mana penjual mengisyaratkan pembayaran sejumlah uang muka sebelum pekerjaan/pengiriman barang di mulai. Dalam peraturan pajak, penagihan uang muka merupakan objek pajak sehingga mesti dikenakan PPN. Dalam contoh bahasan ini diasumsikan PT Hotel Bonan Dolok sudah membayarkan uang muka sebesar US$220.00, terdiri dari uang muka Rp200.00 dan PPN Rp20.00. Penyetoran uang muka ini akan diperhitungkan dalam pembuatan faktur penjualan, sehingga jumlah yang harus dibayarkan dalam faktur harus dikurangi dengan uang muka yang sudah diterima. Memasukkan perhitungan
Hal 253
uang muka dapat dikerjakan dari modul pembuatan invoice dengan memilih Fungsi > Uang Muka.
Mengenakan PPN
Pengenaan PPN atas penjualan menghasilkan jumlah yang ditambahkan ke dalam faktur. Jumlah tersebut ditagihkan kepada pembeli untuk dibayarkan bersamaan dengan pelunasan faktur. PPN yang dipungut harus disetorkan dan dilaporkan kepada otoritas pajak. Pengenaan PPN dhitung dari pengalian tarif PPN atas DPP (Dasar Pengenaan Pajak). Entri PPN ditaruh pada baris terakhir dalam faktur penjualan. Susunan elemen faktur menampilkan dasar pengenaan pajak (DPP) yang penghitungannya diperoleh dari subtotal penjualan dikurangi dengan potongan harga dan perhitungan uang muka. Jumlah DPP kemudian dikalikan dengan tarif untuk mendapatkan jumlah pengenaan PPN. Sub Total Penjualan Potongan Harga Uang Muka DPP PPN Total Nilai Faktur : 13.234.000 : 500.000 : 2.000.000 : 10.724.000 : 1.072.400 : 11.796.400
Kode akun PPN yang digunakan untuk membukukan jurnal pengenaan PPN adalah akun PPN keluaran. Dalam bagan akun, akun PPN keluaran terdapat dalam klasifikasi kewajiban, karena jumlah PPN yang dipungut merupakan hutang yang harus segera disetor kepada pemerintah. Pengenaan PPN dapat
Hal 254
dibuka dari modul pembuatan faktur dengan memilih menu Pajak Penjualan.
Pembuatan Faktur Penjualan

Pada gambar berikut ini ditampilkan modul pembuatan faktur yang sudah terisi lengkap dengan komponen diskon, uang muka dan PPN. Pekerjaan berikutnya adalah pembuatan faktur penjualan serta membukukan jurnal faktur tersebut ke dalam buku Piutang.
Hal 255
Harus diingat bahwa proses pembuatan faktur melakukan jurnal penjualan dan piutang yang dikerjakan oleh modul secara otomatis. Untuk penjurnalan ini diperlukan data kode akun dan tanggal pembukuan. Berikut ini akan dijelaskan data yang diperlukan dalam pembuatan faktur.. Order No No Dokumen : Nomor Sales Order : Nomor dokumen SI (faktur penjualan) untuk proses pembukuan. Data ini tidak perlu diisi karena akan sistim penomoran dokumen diurus sendiri oleh modul pembuatan faktur :Nomor urut faktur penjualan yang dicetak pada faktur. Pembuatan nomor faktur dikerjakan sendiri oleh modul. Seperti sudah dijelaskan pada awal buku ini, nomor faktur berbeda dengan nomor dokumen, sebab nomor faktur mempunyai urutan sendiri untuk setiap unit usaha. :Tanggal faktur sekaligus tanggal pembukuan piutang. Data ini harus diisi oleh pengguna dan merupakan tanggal pencatatan jurnal akunting untuk piutang dagang. : Kode akun Piutang Dagang
Hal 256
Invoice Ref
Invoice Date
A/R Account
Setelah data tersebut di atas diisi maka proses pembuatan dan pembukuan faktur penjualan dapat dimulai. Klik Buat Faktur untuk menyelesaikan pekerjaan pembuatan faktur. Selanjutnya tinggal mencetak faktur tersebut untuk ditagihkan kepada pelanggan. Dalam proses pembuatan faktur ada 3 hal utama yang dikerjakan, yaitu: 1. Membuat dokumen SI 2. Membuat jurnal piutang dagang dan menghantarnya ke dalam buku besar. 3. Mengganti status dokumen DO yang bersangkutan dari CL menjadi IV (invoiced). Dari contoh soal yang kita kerjakan, pembuatan faktur menghasilkan jurnal akunting sebagai berikut setelah dikonversi ke dalam Rupiah dengan kurs akunting 1US$=Rp9300.
DR DR CR CR CR Piutang Dagang Diskon Piutang Kliring - DO 65000001 Piutang Kliring - DO 65000002 PPN 31.334.862 465.000
22.536.504 6.414.768 2.848.590
Bagaimana jurnal akunting faktur ini ditulis oleh modul pembuatan faktur? Jurnal akunting faktur tersebut dapat dilihat dengan menggunakan menu Fungsi > Lihat Jurnal Faktur. Tampilan jurnal akunting akan tampak seperti gambar berikut ini.
Hal 257
Setelah proses pembuatan faktur selesai, selanjutnya masuk ke pencetakan. Proses pencetakan faktur sudah dibahas sebelumnya pada modul order penjualan sederhana. Prinsip pembuatan faktur untuk order katalog tidak berbeda dengan order sederhana. Pada modul pembuatan faktur terdapat tombol Cetak untuk pencetakan faktur penjualan. Namun sebelum memulai pencetakan, isi dulu nama pejabat penandatangan, dan isi juga sebutan jabatannya. Setelah itu klik OK. Ada beberapa contoh tuangan (template) faktur yang dapat digunakan pada pencetakan faktur. Tuangan faktur untuk usaha dagang dapat dipilih tuangan no 2 (02 Trading Invoice). Informasi utama yang perlu disertakan dalam faktur penjualan mencakup tanggal faktur, nama dan alamat pelanggan, jumlah tagihan dan rincian barang. Untuk penjualan katalog perlu ditambahkan nomor referensi PO pelanggan dan nomor dokumen pengiriman (DO). Tanggal faktur adalah tanggal pembuatan dokumen SI, bukan tanggal pencetakan.
Hal 258
Gbr 8.11 Faktur Penjualan dalam valuta USD
Mencetak faktur pajak
Setelah mencetak faktur penjualan proses selanjutnya adalah pencetakan faktur pajak. Tentu masih ingat bahwa dalam pembuatan faktur penjualan ada pengenaan PPN. Untuk pengenaan PPN tersebut perlu dicetak faktur pajak. Format faktur pajak harus sesuai dengan bentuk yang diatur oleh Dirjen Pajak. Penomoran faktur pajak harus berurut dan sebaiknya dilakukan secara otomatis untuk menghindari kesalahan penomoran. Otomatisasi penomoran menghindari kemungkinan duplikasi dan nomor lompat karena urutan nomor yang baru dikontrol oleh modul pembuatan faktur.
Hal 259
Klik menu Buat Faktur Pajak yang terdapat pada modul pencetakan faktur. Prosedur ini akan membuka modul khusus pencetakan faktur pajak. Dalam daftar ditampilkan nomor faktur penjualan yang sudah dibuat, untuk dilanjutkan ke proses pembuatan dan pencetakan faktur pajak. Klik ganda nomor faktur tersebut untuk memulai pembuatan faktur pajaknya.
01 = Kode transaksi 0 = Kode Status (1=revisi) 000 = Kode Cabang 10 = Tahun Penerbitan (2010)
Hal 260
No Dokumen : Nomor dokumen faktur pajak (ST) yang diisi sendiri oleh modul Tax Inv No : Nomor urut faktur pajak yang baru, yang diatur sendiri oleh modul Tgl Fkt Pajak : Tanggal pelaporan yang akan tercetak pada faktur pajak. Type : 1=Penjualan, 2=Penggantian, 3=Uang Muka, atau 4=Termin Nilai Tukar : Kurs pajak yang berlaku untuk valuta USD terhadap Rupiah pada tanggal tersebut. Klik tombol kecil yang di sebelah kanan untuk mendapatkan angka kurs dari tabel nilai tukar valuta. Prefiks : format penomoran faktur pajak yang diatur oleh Dirjen Pajak Untuk melanjutkan pembuatan faktur pajak klik OK Sekarang teruskan dengan proses pencetakan. Isi data tempat dan nama pejabat yang menandatangan faktur pajak. Tempat Nama : Nama tempat di mana faktur pajak ditandatangani : Nama yang menandatangani faktur pajak
Hal 261
Data faktur pajak tersimpan dalam tabel khusus PPN. Data Faktur Pajak terdiri dari nomor seri dan nomor urut, PKP, tanggal faktur, dasar pengenaan
Hal 262
pajak (DPP), dan jumlah PPn. Data ini digunakan dalam proses pembuatan laporan SPT Masa PPn Keluaran (Formulir 1108). Sekarang faktur pajak siap untuk dicetak, untuk melanjutkan klik tombol Cetak. Hasil cetak faktur pajak dari contoh di atas dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Hal 263
Gbr 8.13 Dokumen Faktur Pajak
Kurs Pajak
Hal 264
Kurs pajak dapat disimpan dalam tabel konversi supaya dapat datanya dapat ditarik otomatis pada setiap pencetakan faktur pajak yang menggunakan valuta asing. Modul data entri kurs pajak dapat dibuka dari modul pencetakan faktur pajak dengan mengklik Kurs Pajak.
Rate Group Valuta Tanggal Nilai Tukar
: Pilih TAX : Isi kode mata uang valuta asing : Periode berlakunya kurs pajak : Kurs pajak yang berlaku untuk mata uang tersebut
Mencetak Ulang Faktur Pajak
Faktur Pajak yang sudah tercetak akan keluar dari daftar pencetakan. Namun apabila diperlukan pencetakan ulang, data faktur pajak masih dapat ditarik untuk dimunculkan pada daftar pencetakan. Pencetakan ulang tidak merubah data faktur pajak, baik isi dan tanggal dokumen tetap sama dengan data asli. Data faktur pajak tersimpan dalam dokumen ST. Pencetakan ulang faktur pajak dapat dilakukan dengan membuka nomor dokumen ST dari faktur pajak tersebut. Bagaimana kita dapat mengetahui nomor dokumen ST dari faktur pajak? Nomor dokumen ST tidak sering diperlihatkan, sebab
Hal 265
sebenarnya faktur pajak adalah dokumen ekstensi dari faktur penjualan sendiri. Oleh sebab itu, untuk mencari data faktur pajak kita dapat menggunakan nomor dokumen dari faktur penjualan (dokumen SI). Selain menggunakan nomor dokumen SI, penarikan data faktur penjualan dapat juga dilakukan dengan pencarian nomor dokumen order (SO).
Buka modul pembuatan faktur pajak dan klik Find. Pada bingkai dialog masukkan nomor dokumen SI atau nomor dokumen SO, kemudian klik OK. Klik ganda faktur pajak yang hendak dicetak, dan teruskan proses pencetakan seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Mencetak Faktur pada Multi-Users
Bagaimana modul mengatur nomor urut faktur apabila ada dua orang membuat faktur pada saat bersamaan? Situasi seperti ini dapat terjadi pada lingkungan multi-users di mana terdapat lebih dari satu pengguna yang saling terhubung oleh jaringan komputer. Misalnya Joyce membuat faktur pajak di konter penjualan, sementara itu saat yang sama Jojo, staff keuangan, juga membuat faktur pajak di kantor utama. Sistem penomoran dokumen harus terindeks, sehinggga tidak ada duplikasi nomor urut dan tidak ada nomor yang terlompati. Demikian juga dengan nomor faktur penjualan dan faktur pajak tidak boleh ganda dan tidak ada yang lompat. Nomor harus tetap berurutan meskipun proses pembuatan dikerjakan oleh lebih dari satu petugas pada saat yang bersamaan.
Hal 266
SOLFINA-AFS menyediakan mekanisme indeksasi sehingga penomoran faktur dan faktur pajak selalu berurutan walaupun ada beberapa pengguna.
User 1 Cetak Inv
User 2 Cetak Inv

Cetak Invoice & Faktur Pajak
Sistem penomoran berurut (Indexing)
Invoice & Faktur Pajak
User 3 Cetak FP
Gbr 8.15 Mencetak dokumen pada multi-users
Hal 267
LAPORAN ORDER PENJUALAN

Modul laporan Order dapat dibuka dari kelompok menu Sales Order Management. Klik menu Order Processing Report untuk membuka daftar laporan yang sudah tersedia. Dalam struktur menu, modul untuk laporan order adalah OPR (Order Processing Report). Apabila dalam instalasi awal modul tidak tampil dalam menu utama, modul tersebut dapat ditambahkan oleh administrator lewat menu ANM (Add New Module). Demikian juga dengan modul OPR, dapat ditambahkan oleh administrator apabila belum termasuk dalam instalasi awal. Dalam lingkup proses pembuatan dan pemenuhan order, ada empat laporan utama yang disediakan dalam modul OPR, yaitu daftar dokumen SO (Sales Order), daftar dokumen DO (Delivery Order), daftar dokumen SI (Sales Invoice) dan daftar dokumen ST (Sales Tax). Apa isi dari laporan-laporan ini masih akan dijelaskan dalam paragrap berikut. Selain laporan yang disebutkan di atas, masih ada laporan lain yang perlu dijelaskan yaitu laporan target penjualan (Sales Quota) dan pencapaian (Sales Achievement). Fungsi dan cara menjalankan kedua laporan ini akan diuraikan dalam paragrap terpisah.
Laporan Pemrosesan Order (Order Processing) Sales Order List : Laporan Sales Order List menampilkan semua data order penjualan dalam suatu periode. Laporan ini pada dasarnya menarik data
Hal 268
dokumen SO dan menayangkannya dalam daftar. Informasi yang ditampilkan oleh Sales Order List adalah Nomor Dokumen, Tanggal, Nama Pelanggan, Keterangan Pesanan, Nama Penjual dan Nomor Sales Quota. Delivery Order List : Dalam laporan Delivery Order List dihadirkan semua dokumen DO pemenuhan order dalam suatu periode. Data yang ditampilkan adalah nomor DO, nama pelangan, nomor order, tanggal pengiriman dan status dokumen DO. Sales Invoice List : Laporan Sales Invoice List berisi daftar semua dokumen SI, yaitu faktur penjualan yang diterbitkan sebagai penagihan atas pengiriman barang kepada pelanggan. Data ditampilkan dalam suatu rentang tanggal, yang berisi informasi nomor dokumen SI, nomor faktur, tanggal faktur, nama pelanggan dan nilai faktur penjualan tersebut. Tax Invoice List : Laporan Tax Invoice List menampilkan data faktur pajak yang diterbitkan dalam periode tertentu untuk menyertai faktur penjualan. Dalam laporan Tax Invoice List disampaikan data dokumen ST (Sales Tax) yaitu nomor dokumen ST, nomor seri faktur pajak, tanggal faktur pajak, nama pelanggan, nilai DPP dan nilai PPN.
Laporan Target dan Pencapaian Penjualan Setiap salesman punya target penjualan yang mesti dicapai. Target penjualan dibuat dalam rangkaian periode berupa bulan, triwulan dan tahun. Misalnya target penjualan salesman A selama setahun adalah 36 juta. Bila dalam satu tahun target adalah Rp36 juta, maka triwulan adalah Rp9 juta dan satu bulan adalah Rp3 juta. Pada bagian sebelumnya kita sudah bahas bagaimana proses penyimpanan data target penjualan untuk setiap salesman. Data target penjualan atau kuota penjualan disimpan dalam dokumen SQ (Sales Quota). Setiap salesman mempunyai nomor dokumen SQ sebagai referensi dari target penjualannya. Setiap satu periode pencapaian target menggunakan satu nomor kuota. Dalam hal periode pencapaian target ditentukan per triwulan, maka dalam satu tahun satu salesman mempunyai empat nomor referensi kuota. Pembandingan data target penjualan dengan pencapaiannya menggunakan nomor referensi kuota. Nomor referensi kuota adalah nomor dokumen SQ yang dipakai untuk menyimpan data target penjualan. Dalam setiap order penjualan
Hal 269
mesti disertakan nomor referensi kuota yang berlaku. Data inilah yang kemudian diolah untuk membuat laporan target/kuota penjualan versus pencapaiannya.
Laporan target/kuota penjualan sudah dibahas pada bagian awal bab ini. Di situ dijelaskan bagaimana mencetak laporan target penjualan untuk semua salesman. Pembahasan sekarang akan difokuskan pada laporan penjualan yang diperbandingkan dengan data target (Sales Achievement Report). Laporan pencapaian target penjualan dapat dibuka lewat modul Sales Quota dengan mengklik menu Sales Report.
Perhatikan dalam modul laporan penjualan ditampilkan daftar salesman dan nomor target/kuota penjualannya. Daftar tersebut dapat disaring berdasarkan periode pencapaian dan atau nama salesman. Penyaringan data ini membantu untuk memperpendek daftar nama salesman, sehingga pencetakan laporan dapat lebih cepat dikerjakan. Dalam modul Sales Achievement Report ada tiga jenis pencapaian target penjualan yang dibedakan berdasarkan status order, yaitu Order Booking, Billed Order dan Paid Order. Ketiga status order tersebut akan dijelaskan berikut ini. Order Booking :Laporan pencapaian target/kuota penjualan memperbandingkan data target dengan data order yang dibukukan (dokumen SO), terlepas apakah order tersebut sudah dibuatkan faktur atau belum. Bagi perusahaan yang menghitung insentip salesman berdasarkan pencatatan order dapat menggunakan laporan ini. Pilih type Order Booking, kemudian
Hal 270
tentukan batas tanggal pencatatan order (dokumen SO). Batas tanggal 28Feb-2010 berarti mengambil semua data order yang dibukukan dalam dokumen SO, yang menggunakan nomor kuota bersangkutan sampai dengan tanggal tersebut
Billed Order :Laporan pencapaian target/kuota penjualan memperbandingkan data target dengan data order yang sudah dibuatkan faktur penjualan. Dalam laporan ini data target diperbandingkan dengan data faktur penjualan (dokumen SI), jadi order yang belum ditagih tidak ikut terhitung. Nilai faktur yang dihitung di sini adalah sebelum PPN, jadi pengenaan PPN tidak masuk dalam laporan. Pilih type Billed Order, kemudian tentukan batas tanggal penerbitan faktur (dokumen SI). Batas tanggal 28-Feb-2010 artinya modul akan mengambil semua data order dari nomor target/kuota yang bersangkutan, yang sudah ditagih dengan dokumen SI sampai dengan tanggal tersebut.
Hal 271
Paid Order :Laporan pencapaian target/kuota penjualan memperbandingkan data target dengan data order yang sudah dibuatkan faktur penjualan dan sudah lunas. Dalam laporan ini data target diperbandingkan dengan data pelunasan faktur penjualan (dokumen CS), jadi order yang belum lunas pembayarannya tidak ikut terhitung. Nilai pelunasan di sini adalah nilai faktur sebelum pengenaan PPN, bukan jumlah nilai bersih pelunasan. Jadi kalau ada komisi bank atau potongan pajak, jumlah tersebut tidak diperhitungkan dalam laporan. Pilih type Paid Order, kemudian tentukan batas tanggal pelunasan (dokumen CS). Batas tanggal 28-Feb-2010 berarti modul akan mengambil semua data order kuota yang bersangkutan yang sudah lunas, sampai dengan tanggal tersebut
Hal 272
Bab 6
PIUTANG DAGANG (RECEIVABLE MANAGEMENT)
Jurnal Penjualan dan Piutang Dagang Penagihan Piutang Aplikasi Pelunasan Piutang Analisa Piutang Dagang
Hal 273
JURNAL PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG

Penjualan Kredit (Credit Sales)
Penjualan kredit adalah penjualan yang pelunasannya dilakukan nanti di kemudian hari, sesuai termin pembayaran yang disetujui oleh kedua pihak penjual dan pembeli. Termin pembayaran dapat bervariasi pada berbagai industri, ada yang 7 hari, 14 hari atau 30 hari kemudian. Dari termin pembayaran dapatlah dihitung tanggal jatuh tempo pelunasan. Penghitungan tanggal jatuh tempo adalah tanggal faktur ditambah termin pembayaran. Pelunasan diharapkan sudah dapat dilakukan oleh pelanggan pada tanggal jatuh tempo yang ditentukan. Untuk penjualan dengan termin kredit perlu diterbitkan faktur penagihan. Faktur penagihan mesti segera disampaikan kepada pelanggan supaya proses pelunasan dapat dipersiapkan. Faktur penagihan ini disebut faktur penjualan yang dibuat dan tercatat dalam sistim akunting. Semua faktur penjualan tercatat dengan dokumen SI (Sales Invoice) dan masuk dalam daftar piutang. Dalam sistim akunting, proses penerbitan faktur penjualan inheren dengan pembuatan dokumen SI. Dalam SOLFINA-AFS, pembuatan dokumen SI dapat dikerjakan dengan dua cara tergantung proses penerbitan faktur. Ada dua macam cara penerbitan faktur penjualan yaitu: 1. Menerbitkan faktur penjualan dengan menggunakan modul Sales Order (SO) 2. Menerbitkan faktur penjualan secara manual, kemudian mencatatkan jurnalnya ke dalam buku penjualan melalui modul SI (Sales Invoice) Kedua proses penerbitan faktur tersebut akan sama-sama menghasilkan dokumen SI. Dalam buku piutang, yang dibaca oleh sistim akunting adalah dokumen SI, tidak membedakan apakah dokumen tersebut dibuat melalui Sales Order atau dijurnal secara manual. Yang penting dokumen SI harus menyebutkan nama pelanggan, nomor faktur, jumlah tagihan dan jatuh tempo pembayaran.
Hal 274
Faktur penjualan modul SO Penerbitan dan pencetakan faktur penjualan melalui modul Sales Order (SO) sudah dibahas dalam bab sebelumnya, termasuk pembuatan jurnal piutang dagang atas penerbitan setiap faktur. Dalam bab manajemen piutang ini kita tidak membahas ulang cara pembuatan faktur dengan modul SO, namun fokus pembahasan adalah tata kelola dan tindak lanjut terhadap penerbitan faktur penjualan (dokumen SI). Penerbitkan faktur penjualan oleh modul SO merupakan proses yang terotomatisasi, sehingga jurnal akunting untuk piutang dan penjualan sudah diurus sendiri oleh modul SO. Jurnal akunting tersebut dikirimkan ke dalam buku besar secara otomatis bersamaan dengan pembuatan dokumen SI yaitu dokumen dari faktur penjualan itu. Dalam SOLFINA-AFS, semua dokumen SI akan terekam dalam modul Piutang Dagang untuk ditindak lanjuti dalam proses penagihan dan pelunasan. Faktur Penjualan Manual Faktur Penjualan yang dibuat dan dicetak dengan tidak menggunakan modul SOLFINA-AFS dianggap sebagai Faktur Penjualan Manual. Pembuatan faktur manual bisa saja menggunakan aplikasi lain atau menggunakan aplikasi pengolah kata (word). Dokumen yang diterbitkan tetap saja disebut sebagai faktur penjualan. Namun dalam sistim akunting, faktur penjualan harus tercatat dengan dokumen SI agar termasuk di dalam buku penjualan. Manajemen piutang hanya dapat mengenal faktur penjualan manual setelah faktur tersebut mengenakan nomor dokumen SI. Setelah faktur manual sudah jadi dokumen SI maka faktur manual tersebut akan terlihat dalam daftar Piutang Dagang. Faktur penjualan manual dapat langsung dicatat melalui modul SI, tanpa melalui modul SO. Dalam hal ini modul SI digunakan sebagai modul by-pass pencatatan jurnal akunting piutang dan penjualan. Contoh: Tanggal 10 Jan 2010, PT. Andaliman Bentara Citra menjual 2 slop cerutu impor ke Hotel Bonan Dolok senilai Rp1.650.000-. Cerutu tersebut adalah barang konsinyasi, dan PT ABC tidak mencatat penjualan
Hal 275
konsinyasi melalui modul SO. Penagihan menggunakan faktur yang dibuat secara manual dengan nomor C000123. Faktur penjualan manual tersebut perlu dimasukkan ke dalam buku penjualan (sales ledger). Demikian juga dengan jurnal akunting untuk piutang dan penjualan perlu dicatat dalam buku besar. Pencatatan jurnal akunting untuk dokumen ini bisa dilakukan oleh modul SI dengan debet ke akun A/R dan kredit ke akun penjualan.
Gbr 4.2 Pencatatan Faktur Penjualan pada modul SI
Pencatatan jurnal akunting untuk contoh penjualan barang konsinyasi di atas adalah: DR CR 13110000 Piutang Dagang (Rp) 31800000 Penjualan Konsinyasi 1.500.000 CR 23900000 PPN Keluaran 150.000 1.650.000
Hal 276
PENAGIHAN PIUTANG
Collection Calls
Piutang dagang adalah tagihan kepada pelanggan yang dalam jangka pendek diharapkan cair menjadi uang kas. Proses penagihan umumnya dilakukan oleh staff Credit & Collection (C&C). Sekarang ini umumnya penagihan dilakukan dengan menelepon atau mengirim surat/email kepada pelanggan yang bersangkutan. Pelanggan diharapkan dapat melakukan pelunasan tepat waktu pada saat piutang sudah jatuh tempo. Rangkaian aktivitas penagihan disebut sebagai tindak lanjut penagihan (collection follow-ups). Setiap upaya penagihan perlu dicatat dalam buku log. Informasi yang perlu dicatat dalam buku log adalah tanggal menghubungi pelanggan, siapa nama yang dihubungi dan jawaban apa yang didapat. Aktivitas penagihan tercatat menggunakan nomor faktur, dengan demikian arsip kronologis penagihan setiap faktur dapat dibuka untuk melanjutkan proses penagihan.
Mendaftarkan nama kolektor

Bila opsi pembagian tugas kolektor diaktifkan, maka diperlukan pendaftaran nama kolektor. Pendaftaran nama kolektor dapat menggunakan modul SO, Utilties > Collector master. Nama kolektor yang didaftarkan harus sama dengan nama login dari kolektor itu sendiri. Nama login adalah user_name yang digunakan pada saat pertama sekali mau masuk aplikasi. Misalnya bila login kolektor menggunakan nama Estrelita maka nama yang didafarkan dalam master data kolektor harus Estrelita juga. Apabila nama login pengguna berbeda dengan nama kolektor yang sudah dicantumkan pada saat pembuatan faktur, maka data faktur itu tidak akan terlihat oleh pengguna tersebut. Apabila nama kolektor sudah terdaftar dalam data master kolektor maka nama tersebut akan bisa dibuka pada saat membuat order penjualan pada modul SO, dan juga saat membukukan faktur penjualan pada modul SI. Pada kedua modul tersebut tersedia field Collector untuk memasukkan nama kolektor yang akan ditugaskan untuk menagih faktur tersebut.
Hal 277
Membuat catatan log penagihan

Modul penagihan piutang bisa dibuka dari menu utama Receivable Management > Collection Calls. Petugas kolektor dapat membuka arsip penagihan untuk mengetahui status dari piutang yang belum lunas. Terutama bagi perusahaan yang mempunyai volume piutang banyak, kemungkinan mempunyai beberapa staff kolektor. Bilamana satu orang kolektor sedang cuti maka tugasnya tetap dapat diteruskan oleh staff yang lain. Personel pengganti tersebut dapat melihat catatan kronologis penagihan sebelumnya yang terekam dalam modul Collection Calls dan memasukkan log apabila ada yang baru. Visual dari modul colletion calls dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Di sana ditunjukkan bagaimana catatan log penagihan direkam atas faktur penjualan No C0900001 ke PT Hotel Bonan Dolok. Kolektor mencatat setiap kali dia mendapatkan respon dari pelanggan. Untuk meng-update status piutang bisa dimulai dengan membuka data pelanggan. Klik Invoice > Open Customers untuk menampilkan namanama pelanggan yang masih terdapat tagihan yang belum lunas. Teruskan dengan mengklik nama salah satu pelanggan untuk membuka data faktur penjualan yang masih belum dilunasi oleh pelanggan tersebut. Klik nomor faktur untuk melihat status pembayaran dan tindak lanjut penagihan yang pernah dibuat untuk faktur tersebut.
Hal 278
Gbr 4.6 Buku log penagihan
Data dari faktur tersebut akan dibuka dan dipopulasikan pada modul CC. Informasi utama yang perlu diketahui oleh kolektor adalah tanggal jatuh tempo dari faktur tersebut dan berapa jumlah tagihan yang belum lunas. Due Date Days Pastdue jatuh tempo DSO % Paid Outstanding : Tanggal jatuh tempo pelunasan faktur tersebut. : Jumlah hari yang sudah berlalu terhitung dari tanggal : Singkatan dari Days Sales Outstanding yaitu jumlah hari dihitung dari tanggal faktur sampai tanggal pelunasan. : Persentase dari pelunasan yang sudah terbayar : Sisa tagihan yang belum lunas
Pada bagian atas modul CC tersedia data pelanggan yaitu alamat, nomor telepon,nomor faksimili dan alamat surat elektronik. Kolektor dapat menggunakan data ini apabila ingin menghubungi pelanggan. Untuk pengiriman surat melalui kurir dapat menggunakan informasi alamat. Demikian juga bila ingin menelepon, mengirimkan fax atau mengirim surat elektronik, kolektor tidak perlu susah untuk mencari data yang diperlukan sebab data tersebut sudah tersedia pada modul CC. Informasi mengenai pelanggan ini diambil oleh modul CC dari tabel master data pelanggan.
Hal 279
Karena faktur nomor 1000001 dua hari lagi sudah akan jatuh tempo, kolektor lalu menghubungi pelanggan menanyakan status pembayaran. Respon dari pelanggan diterima yang menginformasikan bahwa pembayaran sedang disiapkan dan transfer bank dapat dilakukan dalam tiga hari ke depan. Informasi ini perlu dimasukkan dalam catatan penagihan, untuk itu kolektor segera membuka modul CC. Klik Log > Add New Call untuk memulai proses pencatatan. Call ID Call Date Talked To Designation Respond : Nomor pencatatan penagihan, dapat dibiarkan kosong karena nomor urut log akan diurus sendiri oleh modul CC : Tanggal tindak lanjut penagihan dilakukan yaitu tanggal menelepon atau tanggal pengiriman surat : Nama personel pelanggan yang dihubungi : Jabatan dari personel pelanggan yang dihubungi : Respon yang didapatkan untuk tindak lanjut penagihan ini
Setelah semua data pembicaraan sudah selesai diketik, teruskan dengan mengklik Save untuk menyimpan data tersebut. Catatan baru ini akan masuk dalam arsip penagihan dan langsung ditampilkan dalam modul CC yang sedang terbuka.
Hal 280
Catatan log penagihan tidak dapat dihapus namun data yang sudah masuk masih bisa dibuka bila diperlukan untuk diedit. Klik ganda pada nomor log yang terdapat pada daftar log penagihan, maka modul pencatatannya akan terbuka dan bisa dilakukan revisi yang dinginkan. Catatan log penagihan dapat diekspor ke dalam arsip untuk dibuka dengan aplikasi Work-Sheet. Untuk mengekspor data penagihan bisa digunakan menu Logs > Export Call Logs.
Internal Problem
Internal Problem (IP) adalah status faktur yang belum lunas disebabkan masalah internal. Piutang yang mempunyai masalah IP menyebabkan proses penagihan akan terganggu. Kemungkinan pelanggan akan mempunyai hambatan sehingga tidak bisa memproses pembayaran atas faktur yang mempunyai masalah IP. Penyebab yang sering terjadi pada Internal Problem adalah dokumen penagihan yang tidak lengkap. Penyebab lainnya pekerjaan/barang tidak sesuai dengan spesifikasi. Masalah Internal Problem dapat berpotensi menjadi Piutang Ragu-ragu (Doubtful Account) apabila masalah yang barlarut-larut tidak segera diselesaikan.
Hal 281
Intenal Problem yang penyelesaiannya tertunda mengakibatkan umur piutang semakin tua. Penundaan dapat juga membuat persoalan menjadi lebih sulit diselesaikan. Pemecahan masalah Intenal problem harus inisiatip dari penjual atau pemberi jasa, bagaimana supaya masalah IP dapat terselesaikan dan pelanggan dapat segera melakukan pelunasan.
Daftar IP
Jenis-jenis IP perlu didaftarkan dulu ke dalam master data IP supaya muncul dalam modul CC. Pengisian IP Name pada modul pencatatan IP harus memilih dari jenis IP yang tersedia. Pendaftaran jenis IP dapat dikerjakan dari menu Utilities > IP List yang terdapat pada modul CC. Data yang diperlukan adalah kode IP dan Nama IP.
Jenis IP dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan dari manajemen piutang. Jenis Internal Problem (IP) yang sering ditemui dalam manajemen piutang dagang di antaranya adalah:
Code DOCNOTCMPL PONOTFINAL INVCERROR Description Dokumen penagihan tidak lengkap Kontrak atau order pembelian masih belum final Kesalahan pada pembuatan faktur penjualan atau faktur pajak
Hal 282
SPECERROR WORKERROR
Spesifikasi barang yang dikirim tidak sesuai dengan Purchase Order Terdapat catat barang atau pekerjaan yang dilakukan
Pencatatan IP
Pencatatan masalah IP dapat dilakukan pada modul CC langsung ke nomor faktur yang bermasalah. Apabila kolektor menemukan bahwa ada masalah IP pada faktur yang sedang ditagihkan, kolektor dapat segera mencatatkan persoalannya dalam modul CC. Selanjutnya kolektor harus segera menyampaikan masalah IP tersebut kepada personel yang bersangkutan (IP Owner). Memasukkan catatan IP dalam modul CC dapat dimulai dengan lebih dulu membuka buku piutang kemudian memilih faktur yang bermasalah tersebut. Setelah itu buka modul pencatatan IP dari menu Logs > Add Internal Problem.
Hal 283
Log Number modul CC Log Date IP Name jenis IP) IP Description IP Owner Resolution mengatasi IP Status CLOSED)
: Nomor urut log penagihan, akan diisi sendiri oleh : Tanggal pencatatan IP : Sebutan IP (didefenisikan lebih dulu dalam daftar : Penjelasan lebih rinci mengenai masalah IP tersebut : Personel dalam internal perusahaan yang dapat bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah internal IP tersebut. : Resolusi permasalahan yang dapat dilakukan untuk : Status IP apakah sudah selesai (OPEN atau
Seusai menyimpan data IP, arsip IP yang berkaitan dengan faktur tersebut langsung ditampilkan pada modul CC yang terbuka. Catatan IP tidak dapat dihapus, namun bisa dibuka untuk meng-update status dari resolusi penyelesaian masalah. Klik ganda nomor log IP untuk membuka datanya dan melakukan update yang dinginkan.Apabila masalah sudah selesai dan pelanggan tidak lagi mempermasalahkan itu dalam proses pembayaran maka status IP dapat dirubah menjadi CLOSED. Status IP adalah OPEN atau CLOSED tinggal dipilih salah satu untuk di-update.
Statement Of Accounts (SOA)
Statement of Account (SOA) adalah dokumen yang diterbitkan untuk disampaikan kepada pelanggan yang berisi daftar piutang yang masih belum lunas pada suatu tanggal tertentu. Penyusunan Statement of Account (SOA) dibuat berdasarkan nomor pelanggan. Informasi yang disampaikan termasuk nomor faktur, tanggal, dan jumlah tagihan. Dalam manajemen kredit yang lebih luas, pada SOA bisa juga dicantukan informasi batas kredit yang masih tersedia untuk pelanggan tersebut. Pernyataan dalam Statement-of-Account adalah jumlah hutang pelanggan yang belum lunas hingga tanggal yang disebutkan pada SOA. Oleh karena itu pelunasan piutang yang diterima hingga tanggal tersebut perlu dipastikan sudah masuk dalam pembukuan. Demikian supaya faktur yang disebutkan dalam SOA sudah benar-benar up-to-date.
Hal 284
Statement-of-account disusun pada tanggal tertentu. Penyusunan SOA menyediakan kotak input untuk memasukkan tanggal SOA yang diinginkan. Tanggal per hari ini boleh, tanggal yang sudah lampau juga boleh. SOA akan menyusun daftar piutang dan pelunasan hingga tanggal tersebut. Piutang yang sudah lunas 100% akan keluar dari daftar. Bila ada piutang yang pelunasannya masih sebagian (partial settlement), dalam SOA akan ditampilkan jumlah tagihan yang asli, kemudian disusul data pelunasannya di bawah faktur tersebut. Bagaimana penyusunan SOA apabila piutang terdiri dari beberapa jenis mata uang? Penyusunan SOA akan mengelompokkan piutang berdasarkan jenis mata uang. Misalnya piutang yang belum lunas per 31-Jan-2010 terdiri dari faktur dalam denominasi IDR dan USD. Di dalam SOA, faktur IDR dan faktur USD tersebut dipisahkan dan dikumpulkan dalam kelompok valuta terpisah. Urutan kode valuta disusun secara alfabetikal A-Z. Kelompok faktur-faktur dengan valuta IDR ditampilkan duluan kemudian disusul dengan faktur-faktur dalam USD. Statement of Account perlu dikirimkan secara periodik kepada pelanggan. Ini suatu komunikasi yang baik dalam mengkonfirmasi hutang-piutang dengan pelanggan. Penyampaian statement-of-account bisa dikirimkan secara bulanan, sehingga pelanggan dapat memberikan respon apabila ada data yang tidak cocok.. Pengiriman statement-of-account bisa dilakukan melalui kurir/pos, faksimili atau dengan melampirkan dalam surel. Dalam sistim SOLFINA, kode modul statement-of-account adalah SOA yang dapat dibuka dari menu Receivable Management > Statement Of Account.
Hal 285
Statement Date diisi dengan tanggal SOA yang hendak diterbitkan. Sesudah itu klik Open Customer untuk membuka nama-nama pelanggan yang terdapat dalam buku piutang per tanggal Statement Date. Nama pelanggan yang tampil adalah pelanggan yang mempunyai saldo hutang, sedangkan yang tidak mempunyai hutang tidak ditampilkan. Tampilan Statement-of-Account sebelum dicetak dapat dilihat dengan mengklik ganda nama pelanggan. Pilih nama pelanggan yang ada pada daftar, kemudian klik ganda namanya maka Statement-of-account dalam format preview akan ditampilkan. Bentuk rupa SOA bisa dilihat pada gambarnya yang disertakan di bawah ini. Untuk mencetak SOA ke printer lebih dulu centang nama pelanggan. Pencetakan dapat dikerjakan sekaligus untuk banyak pelanggan. Centang nama-nama pelanggan yang SOA-nya hendak dicetak, kemudian klik Print.
APLIKASI PELUNASAN PIUTANG

Pelunasan piutang adalah pembayaran yang diterima dari pelanggan untuk pelunasan hutang atas penjualan. Jurnal pelunasan piutang harus dicatat
Hal 286
dengan mencantumkan nomor faktur yang dilunasi. Proses ini disebut aplikasi penerimaan kas (cash application) terhadap piutang, di mana akun kas didebet dan akun piutang dikredit. Pelunasan piutang dicatat dengan menggunakan dokumen CS (Customer Invoice Settlement). Masing-masing setoran uang penjualan menggunakan satu nomor dokumen CS sendiri (one-to-one relation). Jangan menggabungkan beberapa setoran di dalam satu dokumen CS karena akan menyulitkan rekonsiliasi bank. Pelunasan piutang harus segera dicatat begitu pembayaran sudah diterima. Tujuannya agar saldo piutang selalu menunjukkan jumlah yang paling terkini. Ini berhubungan dengan batas kredit kepada pelanggan yang bersangkutan. Apabila pelunasan tidak segera dicatat maka jumlah batas kredit masih menunjukkan angka yang lama sebab belum diperbarui. Aplikasi pelunasan piutang yaitu modul CS berlaku untuk penjualan tunai dan penjualan kredit. Mengapa untuk penjualan tunai masih perlu proses pelunasan piutang? Meskipun disebut penjualan tunai, namun untuk kontrol internal yang baik, penjualan tunai tersebut harus melalui proses kas kliring. Disebut kas kliring karena setoran penjualan tunai perlu transit dahulu sebelum disetor ke bank. Untuk penjualan tunai aplikasi pelunasan piutang berkaitan dengan kontrol kas kliring tersebut. Satu dokumen pelunasan dapat memuat banyak faktur yang dilunasi sekaligus (multi settlements). Prosesnya cukup membuka data pelanggan dari buku piutang kemudian mencentang faktur yang dilunasi. Semua faktur yang dicentang akan dirilis bersama-sama masuk ke dalam modul pelunasan CS. Setoran dari penjualan tunai Dalam contoh bahasan disebutkan PT ABC membuka konter penjualan eceran. Seusai menutup konter, kasir lalu membuat rekapitulasi penjualan hari itu. Rekapitulasi penjualan berisi data nomor faktur, nilai penjualan dan bentuk penerimaan pembayaran. Bentuk pembayaran bisa berupa uang tunai, kartu kredit atau kartu debet. Jumlah semua pembayaran harus sama dengan total nilai faktur. Rekapitulasi penjualan lalu dilaporkan kepada General Cashier beserta uang tunai dan bukti pembayaran kartu kredit/debet. Dari sini proses akunting dimulai dengan jurnal penjualan dan kas intransit.
Hal 287
Kita menoleh sebentar ke belakang bagaimana jurnal penjualan tunai dibukukan. Diasumsikan bahwa sistim penjualan di konter masih menggunakan faktur manual, tidak menggunakan sistim POS. Dalam sistim penjualan manual, faktur yang diterbitkan oleh kasir tidak terintegrasi ke dalam buku penjualan. Oleh karena itu semua faktur yang diterbitkan secara manual harus lebih dulu dicatat dan dimasukkan ke dalam modul penjualan. Setelah rekapitulasi penjualan diterima dari kasir, maka untuk semua faktur yang ada dalam rekapitulasi lebih dulu dibuatkan dokumen SI. Jurnal akunting dokumen SI untuk penjualan tunai tersebut adalah: DR CR CR DR CR CR DR CR CR Kontrol Kas Intransit (total uang tunai) Penjualan Hutang PPN Kontrol Kas Intransit (total kartu debet) Penghasilan Hutang PPN Kontrol Kas Intransit (total kartu kredit) Penjualan Hutang PPN
5.534.100
5.031.000 503.100
1.086.800 988.000 98.800

2.905.100
2.641.000 264.100
Setoran Tunai Kasir 1
Finance (Staff 1)
- Entri Order ke Dokumen SO - Create Invoice (dok SI)
Setoran Tunai Kasir 2
Jurnal penerimaan setoran dok CS: (DR Cash/Bank Book, CR Kas Intransit)
Setor ke Bank
General Accounting (Staff 2)
Proses pencatatan atas setoran tunai
Hal 288
Uang tunai dari setoran harian kasir harus segera disetorkan lagi ke bank atau ke kas besar. Umumnya ada staff lain yang bertugas mengumpulkan setoran penjualan dari kasir. Untuk topik bahasan ini, petugas itu kita sebut sebagai Staff Keuangan. Adalah tugas dari staff keuangan untuk menyetorkan uang tersebut ke bank. Selain penyetoran ke bank, staff keuangan juga harus membuat jurnal penjualan atas faktur-faktur manual. Kedua tugas ini harus lebih dulu diselesaikan, baru sesudahnya proses pelunasan dapat diteruskan. Dalam pengawasan internal, pemisahan tugas adalah kontrol awal yang baik. Tugas penjurnalan faktur sebaiknya dipisahkan dari tugas pelunasan. Kedua proses tersebut sebaiknya dikerjakan oleh dua personel yang berbeda. Staff keuangan dapat mengelola penerimaan atau pengeluaran dan membuat laporannya, sementara tugas pembukuan atas penyelesaian setoran (settlement) dilakukan oleh staff general akunting. Staff General akunting merekam jurnal akunting setoran (dokumen CS) dengan mengkredit akun kas intransit yang sebelumnya digunakan oleh staff keuangan sebagai kontrol debet saat membukukan dokumen SI. Setelah setoran bank direkam dengan dokumen CS maka saldo kas intransit akan impas menjadi nol. Kas intransit yang terlambat disetorkan akan terlihat sebagai tagihan yang lewat jatuh tempo (past-due items) pada laporan umur piutang. Transaksi penyelesaian setoran direkam dengan modul CS (Customer Invoice Settlement). Jurnal akunting untuk penyelesaian setoran yang sudah masuk ke Bank atau ke kas besar adalah sbb: DR CR Bank atau Kas Besar Kas Intransit/kliring
Contoh: Pada tanggal 7 Jan 2010, uang setoran tunai dari penjualan harian konter eceran sebesar Rp2.530.000 disetorkan ke bank Mandiri. Setoran bank tersebut mesti dicatat dalam modul pelunasan. Modul pelunasan akan membuat jurnal debet atas setoran bank dan kredit terhadap kas kliring. Modul pelunasan dapat dibuka dengan modul CS (Customer Settlement). Dari menu utama pilih Receivable Management > Payment from Customer.
Hal 289
Isikan data setoran dalam dokumen CS, yaitu jumlah uang yang diterima, tanggal dan rekening penerimaan uang tersebut. No Dokumen Type Tgl Setoran Jumlah Valuta Rekening Kode Akun debet : Nomor urut dokumen CS tidak perlu diisi karena akan diurus sendiri oleh modul CS. : Diisi dengan INV : Tanggal pembukuan transaksi :Jumlah uang diterima sebagai kontrol debet dalam jurnal pelunasan. : Jenis valuta pembayaran , pilih IDR : Nama rekening bank/kas di mana setoran diterima : Akun bank/kas untuk digunakan sebagai kontrol
Setelah data tanggal dan jumlah setoran masuk dalam dokumen CS, langkah berikutnya adalah membuat pelunasan faktur. Klik tombol Simpan untuk mengambil nomor dokumen CS sekaligus membuka buku piutang. Cari nomor faktur yang dilunasi dalam buku piutang yang terbuka. Setelah ditemukan, masukkan faktur tersebut ke dalam dokumen CS. Teknik pencarian faktur penjualan dapat dilakukan dengan tiga cara: 1. Klik Open Customer File untuk membuka buku piutang untuk menampilkan semua data pelanggan yang mempunyai hutang. 2. Klik Find Customer untuk menyaring data pelanggan tertentu 3. Klik Open Document No untuk membuka langsung data faktur.
Hal 290
Pilih nomor faktur yang dilunasi dan centang nomor kunci dokumen (Key Ref). Kemudian klik Select untuk memasukkan faktur tersebut ke dalam dokumen CS. Dalam batch dokumen CS, faktur yang dilunasi adalah merupakan posting kredit lawan dari kontrol debet (jumlah setoran). Oleh sebab itu total nilai semua faktur harus sama dengan kontrol debet yaitu jumlah uang yang diterima. Selesaikan proses dengan mengklik Complete.
Jurnal akunting dokumen no 28000001 untuk setoran tunai tersebut di atas adalah sbb:
Hal 291
DR CR
11310000 Bank Mandiri 11210000 Kas Intransit
5.534.100
(5.534.100)
Jurnal dokumen pelunasan tersebut dapat dibuka dari menu Function > View Accounting Journal.
Dalam pembahasan ini sudah dijelaskan bagaimana mencatat remitansi yang diterima dari pelanggan untuk pelunasan hutangnya. Proses pelunasan untuk faktur tunai sama dengan proses pelunasan faktur termin. Pembedaannya hanya pengambilan data faktur dari nama pelanggan masing-masing. Lakukan proses yang sama untuk membukukan setoran kartu debit dan kartu kredit atas penjualan tanggal 6 Jan 2010. Pelunasan dalam Valuta Asing Dalam contoh bahasan berikut ini akan diulas proses pelunasan piutang dagang dalam mata uang dollar Amerika. Modul pelunasan untuk faktur Rupiah dan valuta asing tidak dibedakan, tetap menggunakan modul yang sama. Namun dalam pembukuan setoran valutas asing jumlahnya harus dikonversi ke dalam nilai Rupiah. Nilai rupiah tersebut yang diambil sebagai jumlah dalam jurnal akunting dalam buku besar. Contoh : Tanggal 12 Jan 2010 diterima pembayaran dari Hotel Bonan Dolok sebesar US$12,010.00 untuk pelunasan faktur nomor 800035. Pembayaran ditransfer ke Bank Citibank rekening USD.
Hal 292
Proses pelunasan menggunakan modul CS (Customer Invoice Settlement) yaitu modul penyelesaian piutang dagang yang dapat dibuka dari menu utama, lalu pilih Receivable Management > Payment from Customer. Masukkan tanggal dan jumlah setoran pada dokumen CS Klik Simpan (atau Faktur dalam status edit) untuk mengambil nomor dokumen CS dan membuka buku piutang. Cari nomor faktur yang dilunasi dan centang nomor dokumennya (Key Ref). Kemudian klik Select untuk memasukkan faktur tersebut ke dalam dokumen CS. Tutup proses dengan mengklik Complete.
Fungsi perintah Complete pada modul pelunasan piutang adalah: Merekam jumlah pelunasan faktur dalam buku penjualan, dan Sekaligus membuat jurnal akunting atas remitansi tersebut ke dalam buku besar yaitu mendebet akun bank penerima remitansi, dan mengkredit akun piutang dagang nomor faktur yang dilunasi. Pencatatan jurnal akunting dilakukan pada dua ata uang yaitu mata uang asli faktur dan Rupiah. Nilai valuta asli penerimaan USD dikalikan dengan kurs akunting pada periode tersebut. Angka hasil koversi dalam rupiah digunakan untuk membuat jurnal dalam buku besar. Nilai Piutang dagang dalam Rupiah tersebut akan sama dengan nilai yang tercantum dalam buku piutang dengan asumsi sudah dilakukan proses revaluasi untuk menetapkan nilai piutang
Hal 293
sesuai dengan kurs akunting yang berlaku. Jurnal akunting yang dihasilkan transaksi ini dapat dilihat dari menu Function > View Accounting Journal, seperti terlihat pada gambar berikut ini:
Slip Pelunasan Piutang Slip Pelunasan Piutang adalah dokumen CS yang dicetak untuk disimpan sebagai arsip akunting. Dalam Slip Pelunasan Piutang terdapat rincian pelunasan termasuk nama pelanggan dan nomor faktur yang dilunasi. Slip Pelunasan bisa dicetak dari modul CS. Untuk mencetak Slip Pelunasan pilih menu Dokumen | Cetak Slip
Hal 294
Gbr 4.10 Slip Pelunasan Piutang
Mencatat Biaya Komisi Bank
Pembayaran dari pelanggan dengan menggunakan kartu kredit menimbulkan adanya komisi bank yang dikenakan pada pembayaran itu. Besarnya komisi bank dapat bervariasi tergantung si penyedia jasa pembayaran. Misalnya ambil contoh komisi bank yang dikenakan adalah sebesar 2% dari nilai gross pembayaran. Bila nilai pembayaran atas transaksi yang terjadi adalah Rp2.905.100 maka jumlah pembayaran bersih yang diterima perusahaan adalah Rp2.846.998. Jumlah itu adalah nilai transaksi setelah dipotong komisi bank sebesar Rp58.102.
Hal 295
Bagaimana komisi bank ini dicatat pada modul pelunasan? Komisi bank dimasukkan di dalam modul CS bersamaan dengan faktur yang dilunasi. Dalam modul pelunasan CS, entri komisi bank masuk melalui sub modul penyesuaian. Setiap entri penyesuaian harus menunjuk kepada nomor faktur yang sedang dilunasi yang merupakan sumber transaksi. Komisi bank tentu saja merupakan beban biaya terhadap usaha. Dalam sistim akuntansi beban komisi bank yang disebabkan pembayaran dengan kartu kredit dibukukan sebagai kontra-penjualan. Istilah kontra-penjualan merujuk pada klasifikasi akun dimana akun kontra-penjualan dianggap sebagai pengurang langsung terhadap penjualan itu sendiri, sehingga mengurangi jumlah omset. Dalam pembahasan berikut akan dibuat jurnal pelunasan yang pembayarannya menggunakan kartu kredit. Masih ingat dengan contoh setoran penjualan dari konter tanggal 6-Jan-2010? Berikut ini adalah rekapitulasi setorannya, dan kita akan fokus pada setoran baris ketiga yaitu Rp2.905.100 pembayaran dengan kartu kredit. Jenis Setoran Total Setoran
Tunai Kartu Debet Bank X Kartu Kredit Bank X Total
5.534.100 1.086.800 2.905.100 9.526.000
Untuk pembahasan, kita buat asumsi bahwa bank mengambil komisi sebesar 2% atau senilai Rp58.102. Setoran bersih Rp2.846.998 dari kartu kredit tersebut kemudian ditransfer ke rekening PT ABC di Bank Mandiri dan sampai dalam dua hari kerja. Biaya komisi kartu kredit akan dibebankan ke akun kontra-penjualan yaitu kode akun 32100000 (Fee/Adm Visa Card). Sekarang kita buka modul CS (Customers Invoice Settlement) dari menu utama Receivable Management > Payment from Customer. Perlu diperhatikan bahwa jumlah yang dimasukkan sebagai kontrol debet adalah setoran bersih setelah dipotong komisi kartu kredit. Di dalam contoh jumlah setoran bersih menjadi Rp2.846.998 yaitu jumlah penjualan gross Rp2.905.100 dikurang Rp58.102.
Hal 296
Masih selisih Rp58.102 disebabkan adanya potongan komisi kartu kredit
Isi dokumen CS dengan data pelunasan yaitu tanggal dan jumlah setoran serta informasi rekening penyetoran. Klik Simpan (atau Faktur dalam status edit) untuk membuka buku piutang. Buka sub modul penyesuaian untuk menyisipkan posting komisi bank, caranya klik menu Utilitas > Penyesuaian Isi data yang diperlukan ke dalam modul Penyesuaian Faktur setelah itu klik OK. SI Key ID : Nomor dokumen SI yang dijadikan modul CS sebagai dokumen kunci pada jurnal pelunasan. Untuk mengisi nomor SI Key ID harus mengklik nomor faktur yang mendapat penyesuaian. : Diisi dengan kode akun biaya komisi bank, yang dipakai dalam contoh bahasan akun kontra penjualan 32100000 : Nilai komisi, angkanya dimasukkan dengan tanda negatif. : Kode departemen untuk pembebanan biaya : Kode unit penjualan untuk pembebanan biaya tersebut : Kode unit produk untuk pembebanan biaya
Kode Akun Jumlah Dept tersebut SF PL tersebut
Hal 297
Periksa dokumen CS apakah jumlah pelunasan sudah sama dengan kontrol debet setelah masuknya entri penyesuaian. Kalau sudah sama klik Complete untuk merampungkan jurnal.
Jurnal akunting yang dihasilkan dari transaksi setoran kartu kredit atas penjualan tanggal 6 Jan 2010 yang dicatat dengan dokumen CS nomor 28000003 adalah sebagai berikut:
DR
DR
11010003 Bank Mandiri

Biaya Komisi Kartu Kredit
2.846.998
58.102
CR
Kas Intransit No 24000008
(2.905.100)
Hal 298
Pelunasan dengan potongan tunai
Potongan tunai (cash discount) adalah pengurangan jumlah piutang yang harus dilunasi berkaitan dengan termin pembayaran yang membolehkan EPD (Early Payment Discount). Sistim EPD (Early Payment Discount) adalah berupa potongan tunai yang diberikan apabila pelanggan melakukan pelunasan dini. Pelunasan dini berarti membayar lebih awal dari tanggal jatuh tempo yang normal. Misal untuk termin pembayaran 30 [0.03][3] pelanggan mendapat potongan tunai sebesar 3% apabila melakukan pembayaran penuh dalam waktu 3 hari terhitung dari tanggal faktur. Apabila nilai faktur penjualan adalah Rp5.000.000,- sebelum PPN maka nilai potongan tunai tersebut adalah 3% X 5.000.000 = Rp150.000.- Bila jumlah PPn adalah Rp500.000.- maka pembayaran bersih yang harus diterima adalah (Rp5.000.000 Rp150.000) + Rp500.000 = Rp5.350.000.- . Potongan tunai adalah insentip bagi pelanggan untuk melakukan pelunasan lebih dini, karena bila berhitung dengan nilai waktu dari uang (time value of money), pelanggan akan mendapatkan keuntungan bila mau mengambil fasilitas ini. Bagi penjual juga bisa lebih menguntungkan karena selain bisa menjaga stabilitas modal kerja, juga untuk efisiensi administrasi dan mitigasi faktor resiko. Lalu bagaimana membukukan diskon tunai atas pembayaran dini ini? Dalam sistim SOLFINA proses pencatatan potongan tunai dijalankan dalam modul CS bersamaan dengan pelunasan faktur yang bersangkutan. Prosesnya sama dengan pembukuan biaya komisi bank yaitu melalui sub-modul penyesuaian.
Hal 299
Dalam topik bahasan ini, kode akun untuk potongan harga adalah 32300000 (Discount Penjualan).
: Nomor dokumen dari faktur yang mendapat EPD (klik faktur yang bersangkutan) Kode Akun : Diisi dengan kode akun potongan tunai (32300000 Discount Penjualan) Jumlah : Nilai potongan tunai, angkanya dimasukkan dengan tanda negatif. Dept : Kode departemen untuk pembebanan biaya tersebut SF : Kode unit penjualan untuk pembebanan biaya tersebut PL : Kode unit produk untuk pembebanan biaya tersebut
Pelunasan Piutang secara parsial
SI Key ID
Pelunasan parsial adalah pelunasan piutang dalam jumlah yang tidak penuh. Dalam manajemen piutang, pembayaran secara parsial dapat terjadi karena pelanggan belum dapat melunasi hutangnya yang sudah jatuh tempo secara penuh sesuai jumlah tagihan. Kejadian seperti ini dapat disebabkan karena adanya persoalan yang berkaitan dengan tagihan (disputed). Faktur penagihan sudah sampai kepada pelanggan namun pembayarannya belum dapat diproses karena menurut pelanggan jumlah tagihan tidak sesuai dengan kesepakatan. Alasan lain bisa karena pelanggan meminta penundaan pelunasan karena masalah keuangan. Masalah keuangan yang dialami oleh pelanggan menyebabkan penjadwalan (rescheduling) pelunasan piutang secara bertahap
Hal 300
sebagian-sebagian. Kondisi ini menyebabkan pelunasan piutang tidak dapat dilakukan dengan jumlah penuh sesuai nilai tagihan yang sebenarnya. Contoh : PT ABC menerima pembayaran dari PT Womart Sungaidareh sebesar Rp2.000.000.- Pembayaran diterima tanggal 4-Feb-2010 untuk pelunasan sebagian dari jumlah piutang yang sebenarnya adalah sebesar Rp2.500.000,- Sisanya sebesar Rp500.000 belum bisa disetujui pembayarannya karena menurut PT Womart terdapat kerusakan barang pada saat pengiriman. Sementara ini PT ABC belum memutuskan apa yang harus dilakukan terhadap sisa piutang tersebut. Meskipun masih ada persoalan mengenai sisa piutang sebesar Rp500.000 tersebut, proses pencatatan atas setoran sebesar Rp2.000.000,- harus tetap dilakukan. Oleh karena setoran tidak sama dengan nilai tagihan maka pencatatan dibuat dengan sistim pelunasan sebagian (partial settlement). Proses pencatatan masih tetap menggunakan modul CS. Kontrol debet dokumen CS diisi dengan jumlah setoran yaitu Rp2.000.000. Isi juga data tanggal pelunasan dan nomor rekening bank dari setoran masuk. Selanjutnya buka arsip piutang yang belum lunas.
Hal 301
Bagaimana memproses pelunasan apabila jumlah yang diterima lebih besar dari nilai tagihan? Suatu waktu kemungkinan seperti ini bisa saja terjadi sebab ada kesalahan ketika pelanggan memproses pembayaran.
Pelunasan Piutang Beda Mata Uang
Pelunasan piutang yang menggunakan jenis mata uang yang berbeda dengan valuta faktur penagihan bisa terjadi apabila pelanggan tidak mempunyai rekening bank yang sama dengan valuta tersebut. Pelanggan lalu meminta agar diperbolehkan membayar dalam mata uang yang berbeda. Misalnya ada tagihan dalam US Dollar, namun si pelanggan karena suatu hal meminta agar diperbolehkan melunasi faktur tersebut secara tunai dengan nilai yang sama dalam mata uang Rupiah. Selanjutnya uang tunai tersebut disetor ke rekening Rupiah. Penyebab lainnya yang paling sering adalah pelunasan atas porsi PPN. Pelanggan bisa saja melunasi piutang dengan memisahkan nilai penjualan dan nilai PPN. Misalnya nilai faktur adalah US$1,100.00-. yang terdiri dari penjualan US$1,000.00 dan PPN US$100.00. Dalam melakukan pelunasan, pelanggan membayar nilai penjualan dan PPN sendirisendiri dengan dua pelunasan yang berbeda. Porsi penjualan dilunasi dengan nilai asli USD sebesar US$1,000.00 sedangkan PPN dilunasi dalam Rupiah yaitu US$100.00 dikalikan dengan kurs pajak. Bagaimana mengatasi perbedaan dari 2 valuta tersebut, padahal piutang yang dilunasi hanya terdiri dari satu faktur saja? Untuk membahasnya sebaiknya menggunakan ilustrasi dengan menggunakan contoh. Tanggal 3 Feb 2010, PT ABC menjual 1 unit jam tangan konsinyasi merek Tissot seharga US$1000. Pembayaran diterima tunai dalam Rupiah senilai Rp9.200.000.- yaitu harga jual dikonversi dengan kurs Rp9200 setiap 1 dollar. Proses pencatatan untuk contoh di atas harus dimulai dari pembuatan jurnal penjualannya. Faktur penjualan manual yang diterbitkan harus dimasukkan dulu ke sistim akunting. Proses pembuatan jurnal atas faktur penjualan manual sudah kita bahas pada bagian yang lalu. Jurnal penjualannya dibuat menggunakan dokumen SI. Untuk transaksi ini harga barang adalah dalam
Hal 302
dollar US, oleh karena itu pastikan kode valuta yang dipakai dalam dokumen SI adalah USD. Meskipun pembayaran diterima dalam Rupiah, tetapi pembuatan faktur penjualan tetap dalam valuta harga jual yaitu USD. Kode pelanggan yang dipakai dalam pembuatan faktur adalah pelanggan sekali tunai (one-time customer). Nomor faktur diisi secara manual dan nilai faktur dimasukkan dengan valuta USD yaitu US$1000.00. Oleh karena jurnal ini menggunakan kode valuta asing, modul SI akan meminta nilai tukar untuk menghitung nilai transaksi dalam Rupiah. Misalkan kurs akunting untuk bulan Februari 2010 adalah Rp9100 setiap 1 dollar US. Walaupun tercatat dengan valuta asing namun jurnal akunting ke buku besar (GL) tetap memasukkan nilai konversi dalam Rupiah.
Dengan mengasumsikan harga jual jam Tissot tersebut sudah termasuk PPN 10% maka jurnal akunting untuk penjualan tersebut adalah: DR CR CR 11210000 Kas Intransit 31010000 Penjualan 23900000 Hutang PPN 1,000.00 USD (909.09) USD (90.91) USD
Untuk menyimpan jurnal penjualan ini ke dalam buku besar klik Dokumen > Simpan.
Hal 303
Setelah selesai membuat jurnal penjualan, pekerjaan selanjutnya adalah mencatat setoran tunai yang diterima atas penjualan tersebut. Jumlah setoran adalah uang tunai sebesar Rp9.200.000,-. Pembayaran ini sudah disetor penuh ke rekening bank Mandiri pada tanggal 4-Feb-2010. Sekarang buka modul CS untuk memulai proses pembuatan jurnal akunting. Masukkan jumlah setoran sebagai kontrol debet. Jangan lupa kode valuta adalah IDR. Isi juga tanggal dan rekening setoran. Klik Simpan untuk melanjutkan ke arsip piutang yang belum lunas.
Untuk jurnal pelunasan yang normal yang jenis valuta piutang sama dengan valuta pelunasan, faktur yang terbuka hanya yang jenis valutanya sama dengan pelunasan. Faktur yang jenis valutanya tidak sama dengan pelunasan tidak ikut ditampilkan.
Untuk bisa membuka semua piutang dalam semua jenis valuta, lebih dulu centang kotak cek All Currency sebelum membuka data pelanggan. Setelah kotak cek dicentang, lanjutkan untuk membuka data pelanggan dengan salah satu dari ketiga cara yang tersedia. Untuk contoh bahasan kita pilih pelanggan Cash Customer. Perhatikan sekarang semua faktur baik denominasi dalam IDR dan USD terbuka dalam daftar. Centang faktur penjualan konsinyasi senilai US$1000.00 dan klik Release.
Hal 304
Pelunasan yang menggunakan jenis mata uang yang berbeda dapat memunculkan selisih kurs. Selisih kurs terjadi karena nilai tukar pada saat pelunasan tidak sama dengan nilai tukar pada saat pencatatan dalam buku besar. Perbedaan nilai tukar akan mengakibatkan untung kurs atau rugi kurs tergantung mana yang lebih tinggi kurs pencatatan atau kurs pelunasan. Asumsikan bahwa pembukuan dijalankan dalam mata uang Rupiah, dan faktur yang dilunasi adalah dalam mata uang USD. Dalam pelunasan yang dikonversi ke Rupiah, apabila kurs pelunasan lebih tinggi dari kurs pembukuan maka selisih kurs akan menjadi keuntungan nilai tukar (forex gain). Sebaliknya apabila kurs pelunasan lebih kecil dari kurs pembukuan maka akan menjadi kerugian nilai tukar (forex loss). Kode akun pencatatan laba/rugi selisih kurs yang digunakan dalam pembahasan ini adalah akun 77500000 (Selisih Kurs Transaksi).
Membuat elemen Penyesuaian

Dalam pelunasan piutang (dokumen CS) sering ditemukan penyesuaiaan pelunasan sehubungan dengan pemotongan yang dilakukan oleh pelanggan ketika melunasi hutang. Hal ini dapat disebabkan oleh biaya bank, pemotongan pajak, atau hal lainnya. Dalam dokumen CS disediakan fungsi untuk melakukan penyesuaian pelunasan. Pengguna harus memilih jenis penyesuaian dari daftar yang sudah disediakan. Setiap elemen penyesuaian sudah mempunyai kode akun tersendiri untuk dipakai membuat jurnal akunting atas penyesuian tersebut. Daftar adjustment yang sering ditemukan pada transaksi pelunasan piutang adalah sebagai berikut ini:
Kode
CF
Keterangan
Bank Commission Fee Selisih kurs FX
Akun
32100000 77500000
FX
WO DF 23
A/R Write Off Debt Foregiveness Witholding Tax
68100000 68200000 16630000
Digunakan untuk mencatat biaya bank yang dipotongkan pada nilai pelunasan Digunakan dalam pelunasan piutang apabila terdapat selisih kurs yang diakibatkan pelunasan dengan beda valuta Digunakan untuk menghapus piutang yang sudah tidak tertagih Digunakan untuk membukukan pengampunan piutang Digunakan untuk membukukan
Hal 305
PPh 23
PPh 23 yang dipotongkan pada pelunasan
Elemen penyesuaian dapat didaftarkan dari modul Pelunasan Piutang > Utilitas > Adjustment Type. Tampilan formulir isian untuk mendaftarkan elemen penyesuiaian tampak seperti dalam gambar berikut ini.
Code Description GL Acct
: Kode elemen penyesuaian : Keterangan (display) penyesuaian : Kode akun GL penyesuaian
MODUL ANALISA PIUTANG DAGANG (ARA)

Piutang dagang adalah komponen asset dalam neraca yang paling liquid setelah kas. Untuk menjamin kualitas piutang dagang tetap baik maka perlu dilakukan analisa secara berkala paling tidak satu kali dalam sebulan. Berbagai laporan yang berhubungan dengan Piutang Dagang tersedia dalam modul analisa piutang (ARA). Laporan ini sangat membantu bagi manajemen sebagai sarana (tools) dalam pengawasan terhadap mutu piutang.
Hal 306
Gbr 4.3 Modul Laporan Piutang Dagang
Top Ten Billings Laporan Top Ten Billings menyajikan informasi sepuluh besar pembuatan faktur penjualan dalam suatu periode. Data sepuluh besar tersebut adalah urutan nilai tagihan terbesar dalam periode itu. Modul ARA mengambil data dokumen SI (Sales Invoice) kemudian mengelompokkannya berdasarkan pelanggan, lalu menyusun data tersebut mulai dari yang paling besar. Sepuluh urutan terataslah yang ditampilkan dalam laporan Top Ten Billings. Top Ten Billings menggunakan rentang tanggal periode untuk menarik data dokumen SI. Rentang tanggal ini bisa ditentukan sendiri sesuai keperluan. Misalnya diperlukan data Top Ten Billing selama bulan Januari 2010, untuk itu ketik 1-Jan-2010 sd 31-Jan-2010 dalam field rentang tanggal, kemudian klik OK.
Hal 307
Laporan Top Ten Billing menampilkan dua kolom, yaitu kolom Company Name dan Calculated Value. - Company Name - Calc_Value : Nama pelanggan : Total nilai tagihan (billings) per pelanggan yang dihitung dalam equivalen Rupiah. Apabila ada tagihan valas, maka nilai valas dikonversi dulu menjadi nilai ekuivalen dalam Rupiah yaitu mengalikan nilai tagihan asli dengan kurs akunting yang berlaku.
Billings Report Details Laporan Billing Report Details menyajikan data semua faktur penjualan yang terbit dalam suatu periode, lengkap dengan nama pelanggan, tanggal faktur, dan nilai masing-masing faktur. Faktur penjualan tersebut adalah dokumen SI yang sudah tercatat dalam buku penjualan. Dalam laporan ini, faktur atau dokumen SI tersebut tidak dilihat statusnya apakah sudah lunas atau belum. Semua faktur atau dokumen SI baik yang sudah lunas maupun yang belum akan ditampilkan dalam daftar. Billing Report Detais dapat dibuka dari modul ARA (Account Receivable Analysis). Penarikan data faktur penjualan dilakukan dalam rentang periode tertentu, yang bisa ditentukan pengguna sesuai keperluannya. Dalam daftar ditunjukkan semua faktur penjualan dokumen SI, baik yang dibuat dengan modul SO ataupun yang dibuat secara manual.
Hal 308
Gbr 4.4 Daftar Faktur Penjualan
Kolom yang ditampilkan dalam daftar faktur penjualan yang terinci. Doc_Number Invoice Number BE_Date Company Name Face Value Currency Remarks Creator : Nomor dokumen SI : Nomor referensi faktur : Tanggal pembukuan (book-entry date) : Nama pelanggan : Nilai nominal dari faktur : Jenis valuta : Keterangan singkat tentang pembuatan faktur : Nama staff yang membuat dokumen SI
Billings Report Compressed Laporan Billing Report Compressed menyajikan daftar faktur yang dipadatkan (compressed). Laporan ini dapat diperoleh dari modul ARA (Account Receivable Analysis). Penarikan data dilakukan melalui modul Document Viewer, di sana ada kotak centang Compressed yang terdapat pada kanan atas. Bila kotak tersebut tercentang, maka Document Viewer akan menarik data faktur dalam format yang dipadatkan. Isi rentang tanggal periode yang dikehendaki, kemudian klik OK untuk mendapatkan laporan.
Hal 309
Daftar faktur yang dipadatkan (compressed) tidak menampilkan rincian nomor faktur dan tanggal faktur. Namun dalam daftar tersebut hanya ditunjukkan total penjumlahan semua faktur berdasarkan nama pelanggan. Semua faktur yang termasuk dalam penjumlahan adalah dokumen SI yang dibuat selama periode yang disebutkan, baik yang sudah lunas maupun yang belum. Penjumlahan nilai faktur dipisahkan sesuai kode valuta masing-masing faktur. Kolom Company Name berisi nama-nama pelanggan, dan kolom Summed_Amount berisi total tagihan baru selama periode yang disebutkan, dikelompokkan per jenis valuta tagihan. Informasi data penagihan compressed lebih ringkas, karena ditampilkan pada level nama pelanggan. Data penagihan compressed biasanya dipakai dalam analisa piutang dagang untuk mengetahui jumlah penagihan baru dalam periode yang disebutkan. Penagihan baru ini akan menambah saldo piutang sebelumnya. Dari data penagihan compressed kita mendapat visibilitas pergerakan bisnis dengan pelanggan-pelanggan.
Analisa Umur Piutang
Analisa umur piutang dibuat dengan melihat umur setiap individu faktur, berapa lama faktur tersebut terlewat dari tanggal jatuh tempo. Kualitas dari putang dagang dapat terlihat dari umur piutang itu sendiri. Semakin sedikit umurnya menandakan bahwa piutang dapat segera tertagih setelah waktu pelunasannya jatuh tempo.
Hal 310
Dalam manajemen piutang, penghitungan umur piutang dilakukan dengan berpatokan pada tanggal jatuh tempo (past-due). Piutang yang belum jatuh tempo dikelompokkan dalam kelompok lancar (current). Piutang yang sudah jatuh tempo namun belum lunas dikelompokkan berdasarkan jumlah hari yang terlewat dari tanggal jatuh temponya. Pengelompokan jumlah hari umumnya dibuat dengan blok-blok misalnya 1-30 hari, 31-60 hari, 61-90 hari dan lebih dari 90 hari. Blok-blok dari jumlah hari ini dapat berbeda antara satu industri dan yang lainnya. Bagi analisa umur piutang yang lebih sensitif, bisa saja blok hari ini lebih singkat, misalnya 1-14 hari, 15-30 hari, 31-60 hari dan lebih dari 60 hari. Umur piutang bisa ditampilkan pada dua tingkatan yaitu umur piutang pada level pelanggan (compressed) dan umur piutang pada setiap faktur penjualan (Detail). 1. Compressed 2. Detail : Analisa umur piutang dibuat pada total piutang per pelanggan : Analisa umur piutang ditampilkan pada setiap individu faktur.
Metode kompres menampilkan saldo piutang pada tingkat pelanggan. Misalnya ada dua tagihan ke pelanggan PT XYZ, yaitu faktur No 234 senilai Rp500.000 dan faktur no 456 senilai Rp800.000. Metode kompress menjumlahkan kedua faktur tersebut dan tampilan pada laporan umur piutang adalah PT XYZ dengan total tagihan Rp1.300.000-. Metode Detail menampilkan seluruh faktur penjualan (dokumen SI) dengan urutan sesuai nama pelanggan. Metode detail tidak menyampaikan data piutang secara total, namun membuka arsip faktur dan menampilkan semua faktur satu per satu. Perbedaan penampilan dari kedua metode tersebut dapat digambarkan dalam matriks berikut ini: Metode Nama Tgl Pelanggan faktur Jth No Tempo Faktur Mata Uang Grup Nilai tagihan Total per pelanggan
Compressed Tampil
Hal 311
Detail
Tampil
Tampil
Tampil Tampil
Grup
Per faktur
Sebagai ilustrasi kita buatkan contoh data agar lebih mudah melakukan analisa. Misalkan per tanggal 31 Jan 2010 terdapat saldo piutang dagang sbb:
Company PT HOTEL BONAN DOLOK PT HOTEL BONAN DOLOK PT Womart Sungaidareh PT HOTEL BONAN DOLOK PT HOTEL BONAN DOLOK PT Womart Sungaidareh CASH CUSTOMERS Inv_Ref 800052 10000002 10000001 C000123 800051 800025 800022 Inv Date 14-Dec-09 22-Jan-10 11-Jan-10 10-Jan-10 14-Dec-09 10-Dec-09 15-Nov-09 Total Total due_date 13-Jan-10 21-Feb-10 10-Feb-10 9-Feb-10 13-Jan-10 9-Jan-10 15-Nov-09 Balance 10,000.00 11,796,400 385,000 1,650,000 54,000,000 2,500,000 500,000 10,000.00 70,831,400 Curr USD IDR IDR IDR IDR IDR IDR USD IDR Past Due 30 Current Current Current 30 30 90
Metode compressed mengelompokkan setiap pelanggan berdasarkan umur faktur dan jenis mata-uang. Laporan kompres menyampaikan data piutang yang dipadatkan sehingga tampak lebih ringkas dan mudah dibaca. Daftar piutang yang terinci di atas bila dikompres akan tampak seperti berikut:
Customer Name PT HOTEL BONAN DOLOK PT Womart Sungaidareh CASH CUSTOMERS PT HOTEL BONAN DOLOK Total Total Balance 10,000 2,885,000 500,000 67,446,400 10,000.00 70,831,400 Curr USD IDR IDR IDR USD IDR Current 385,000 13,446,400 13,831,400 30 days 10,000.00 2,500,000 54,000,000 10,000.00 56,500,000 90 days 500,000 500,000
Step pembuatan laporan umur piutang dengan metode kompres adalah sebagai berikut:
Hal 312
Buka modul Analisa Piutang Dagang, pilih menu Analisa Piutang Dagang Pilih kode dokumen SI (dokumen penagihan) Ketik tanggal batas dokumen Masukkan kode akun piutang dagang. Untuk melihat semua dokumen SI maka isi kode akun dengan tanda bintang (*). Klik Compressed
Gbr 4.5 Analisa Umur Piutang
Analisa umur piutang pada tingkat faktur (detail) menampilkan informasi yang lebih rinci yaitu nomor faktur dan nilai individu setiap faktur. Faktur penjualan ditampilkan satu per satu sehingga membuat laporan menjadi lebih panjang. Laporan ini berguna untuk melihat data piutang dagang pada level yang lebih detail misalnya pada saat pemeriksaan (audit) atau rekonsiliasi hutang-piutang dengan pelanggan. Step untuk mendapatkan laporan umur piutang dalam bentuk Detail adalah sebagai berikut: Buka modul Analisa Umur Dokumen Pilih kode dokumen SI Ketik tanggal batas dokumen Masukkan kode akun piutang dagang. Klik Details
Hal 313
Skedul Jatuh Tempo Piutang
Skedul Jatuh Tempo Piutang (Collection Schedule) adalah jadwal jatuh tempo piutang dagang yang berasal dari penjualan kredit. Skedul jatuh tempo disusun dengan menampilkan nama pelanggan dan nilai piutang. Dalam skedul ini piutang ditotal per pelanggan dan dikelompokkan per jenis mata uang. Nilai piutang disusun dalam kolom tanggal mengikuti tanggal jatuh temponya. Dalam skedul ini tidak diperlihatkan nomor dan tanggal faktur. Penarikan data jatuh tempo piutang dibuat menggunakan parameter tanggal. Sebagai contoh parameter tanggal dari 15 Jan sd 31 Jan akan membentuk kolom tanggal sebanyak 16 kolom, yakni jumlah hari dalam parameter tanggal tersebut. Batasan jumlah hari maksimum adalah 100, sudah cukup karena sudah mencakup skedul jatuh tempo hingga tiga bulan ke depan. Piutang yang sudah lewat jatuh tempo namun berada di luar parameter tanggal digabungkan dalam kolom tanggal pertama. Misalnya penarikan data untuk tanggal 15-Jan-2010 sd 31-Jan-2010 akan menampilkan piutang yang jatuh tempo hingga 31-Jan-2010. Semua piutang yang jatuh temponya sebelum 15Jan-2010 digabung dan ditaruh dalam kolom tanggal 15-Jan-2010. Skedul jatuh tempo piutang dapat dibuka dari modul ARA (Account Receivable Analysis) dengan memilih A/R Collection Schedule. Lalu apa sebenarnya kegunaan dari laporan ini? Data jatuh tempo piutang yang sudah disusun dalam skedul ini dapat digunakan dalam manajemen kas untuk mengatur aliran kas ke depan. Dari informasi yang tersedia manager keuangan dapat membuat prakiraan penerimaan kas yang berasal dari pelunasan piutang dagang. Tentu saja belum tentu semua piutang akan bisa
Hal 314
diterima tepat waktu 100%. Namun dari pengalaman empiris, manajer dapat mengandalkan skedul jatuh tempo piutang ini dalam membuat prakiraan uang masuk (cash-inflow forecast).
Selain untuk suplai data bagi prakiraan aliran kas, skedul jatuh tempo piutang juga berguna bagi kolektor sebagai sarana untuk menentukan prioritas pelanggan mana yang harus dihubungi berdasarkan jumlah dan tanggal jatuh tempo piutang. Kolektor dapat membuka arsip piutang dan melihat piutang mana saja yang akan jatuh tempo dalam waktu dekat ini.
DSO (Days Sales Outstanding)
DSO adalah singkatan dari Days Sales Outstanding yaitu jumlah hari terhitung sejak tanggal penjualan hingga pelunasan atas penjualan itu. Angka DSO menunjukkan kecepatan perputaran kas yaitu lama pembayaran tunai diterima semenjak barang/jasa terjual. Semakin rendah angka DSO berarti semakin cepat perputaran dari penjualan menjadi uang tunai. Angka DSO yang tinggi menandakan waktu yang lebih lama dalam mendapatkan pelunasan piutang. Penghitungan DSO dapat dibuat dengan dua metode: Rata-rata jumlah hari (average DSO) Pembobotan jumlah hari dan nilai tagihan (Weighted DSO) Laporan DSO dihitung secara otomatis oleh modul ARA, anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengolah data dan membuat formula. Kedua metode penghitungan DSO baik DSO rata-rata dan DSO tertimbang tersedia dalam laporan DSO tersebut. Laporan DSO dapat diperoleh dari modul
Hal 315
ARA (Account Receivable Analysis) dengan memilih Days Sales Outstanding [DSO]. Masukkan tanggal periode laporan DSO yang dikehendaki, kemudian klik Show.
Gbr 4.11 AR Collection Report
Batch : Nomor dokumen CS Pmt_Date : Tanggal dokumen CS Key_ID : Nomor dokumen faktur penjualan (SI) Company : Nama pelanggan Invoice No : Nomor faktur penjualan Due_Date : Tanggal faktur penjualan jatuh tempo Face Value : Nilai faktur Payment : Jumlah pelunasan Currency : Mata uang dalam pelunasan (CS) PstDue : Jumlah hari berlalu dari tanggal jatuh tempo DSO : Days Sales Outstanding (tanggal pembayaran dikurang tanggal faktur) WDSO : Weighted DSO (Nilai faktur / Total Pembayaran * DSO) Setiap faktur bisa mempunyai DSO yang berbeda tergantung lama pelunasan. Untuk menghitung rata-rata DSO dilakukan dengan menjumlahkan seluruh DSO setiap faktur lalu dibagi dengan jumlah aitem faktur, seperti yang diuraikan dalam ilustrasi berikut.
No Faktur Faktur # 123 Faktur # 124 Faktur # 125 DSO 30 40 20 Keterangan
Hal 316
Rata-rata DSO
30
(30 + 40 + 20) / 3
Penghitungan DSO dengan metode kedua adalah kombinasi bobot DSO dan nilai tagihan (Weighted DSO). Pembobotan dilakukan pada tingkat faktur satu per satu dengan cara membagi nilai setiap faktur dengan total tagihan, kemudian dikalikan dengan DSO faktur tersebut. Angka yang diperoleh adalah DSO tertimbang untuk faktur tersebut (WDSO). Semua angka WDSO faktur kemudian dijumlahkan untuk mendapatkan total WDSO tertimbang (total weighted DSO) pada periode tersebut. Metode ini kelihatan lebih kompleks namun kualitas angka DSO yang diberikan lebih baik karena mempertimbangkan bobot nilai faktur.
No Faktur Faktur # 123 Faktur # 124 Faktur # 125 Total Weighted DSO Nilai 5.000.000 8.000.000 3.000.000 16.000.000 #hari 30 40 20 WDSO 9.38 20 3.75 33.13 Keterangan 5.000.000/16.000.000 * 30 8.000.000/16.000.000 * 40 3.000.000/16.000.000 * 20 (9.38 + 20 + 3.75)
Dari kedua penghitungan DSO pendekatan yang mana yang lebih cocok ? Metode rata-rata (average DSO) cocok untuk usaha yang volume faktur penjualannya relatif lebih sedikit dan nilai faktur satu sama lainnya tidak berfluktuasi secara signifikan. Sedangkan metode pembobotan DSO (WDSO) baik digunakan untuk menghitung DSO pada usaha yang mempunyai volume faktur penjualan besar dan nilai faktur satu dengan lainnya berbeda signifikan.
Laporan Pelunasan Piutang
Seringkali kejadian di mana manajer keuangan kesulitan mendapatkan data pelunasan piutang. Ketika datang pertanyaan berapa piutang yang berhasil ditagih dalam bulan ini, staff akunting tidak serta merta mempunyai data. Terkadang harus menghitung secara manual sehingga kebenaran data
Hal 317
mendapat keraguan. Hal seperti ini tidak ditemukan dalam sistim SOLFINAAFS. Laporan Pelunasan Piutang (AR Collection Report) menyediakan data pelunasan piutang dalam periode yang diminta. Pelunasan dalam hal ini adalah penerimaan pembayaran dari pelanggan untuk melunasi penjualan. Jurnal pelunasan dibuat dengan menggunakan dokumen CS (Customers Settlement) dengan tipe entri INV. Jurnal penyelesaian piutang dokumen CS dengan jenis AWO tidak termasuk dalam laporan pelunasan piutang. Jurnal jenis AWO pada dokumen CS adalah jurnal untuk penghapusan piutang (A/R write-off). Laporan Pelunasan Piutang dapat digunakan sebagai alat manajemen untuk: Mengukur kinerja kolektor dalam penagihan piutang dengan melihat angka DSO Dalam hal penghitungan insentif/komisi penjualan salesman didasarkan pada penjualan yang sudah lunas, atau didasarkan pada kualitas DSO maka laporan ini dapat digunakan untuk tujuan tersebut. Lalu apa yang istimewa dalam Laporan pelunasan piutang ini? Laporan pelunasan piutang menyediakan data yang lengkap mengenai detail piutang seperti nomor faktur, jumlah dan tanggal jatuh tempo. Selain itu dalam laporan tersebut tersedia informasi siapa petugas salesman dan juga nama petugas penagih (kolektor). Informasi ini sudah tersedia dalam satu kali proses. Selain dapat digunakan untuk mengukur kinerja penagihan, laporan ini juga dapat memberitahukan semua penjualan yang pembayarannya sudah lunas. Informasi ini diperlukan dalam proses penghitungan komisi salesman, apabila sistim penghitungan komisi didasarkan pada penjualan yang pembayarannya sudah lunas. Referensi bagi salesman adalah nomor order dokumen SO dan nama dari salesman itu sendiri yang tersedia di dalam laporan. Laporan Pelunasan dapat diperoleh dari modul ARA (Account Receivable Analysis) dengan memilih A/R Collection Report. Masukkan tanggal periode laporan yang diminta, kemudian klik Show.
Hal 318
Batch Pmt_Date Key_ID Company Invoice No Due_Date Face Value Payment Currency Salesman Sls_Name Collector
: Nomor dokumen CS : Tanggal dokumen CS : Nomor dokumen faktur penjualan (SI) : Nama pelanggan : Nomor faktur penjualan : Tanggal faktur penjualan jatuh tempo : Nilai faktur : Jumlah pelunasan : Mata uang dalam pelunasan (CS) : Kode Salesman : Nama Salesman : Petugas penagih
PENGHAPUSAN PIUTANG DAGANG

Piutang Dagang yang nyata-nyata tidak lagi dapat ditagih harus dihapus dari buku. Penghapusan piutang biasanya disebabkan oleh pelanggan yang gagal untuk melunasi hutangnya karena bangkrut. Penyebab lainnya adalah karena perselisihan mengenai barang atau jasa yang menjadi objek jual-beli. Proses penghapusan piutang dilakukan melalui modul CS (A/R Settlement) dengan membuat penyesuaian 100% nilai tagihan ke akun biaya penghapusan piutang (A/R write-off expense). Penghapusan piutang dagang dapat dikategorikan ke dalam dua jenis transaksi dengan membedakan situasi dan latar belakang penghapusan piutang tersebut, yaitu Penghapusan piutang karena penagihannya macet, dan pengampunan piutang karena masalah tertentu.
Hal 319
Penghapusan Piutang karena macet Contoh : Tanggal 15 Nov 2009, PT ABC menjual barang seharga Rp500.000.- Pembayaran dilakukan dengan kartu kredit dan proses approvalnya berhasil. Ternyata saat menagih pembayarannya ke bank, ada persoalan dengan kartu kredit tersebut sebab kartu kredit tersebut tersangkut masalah pemalsuan. Hal ini mengakibatkan uang hasil penjualan atas transaksi tersebut belum bisa diterima. Setelah proses klaim yang berlarut-larut akhirnya manajemen memutuskan untuk menghapus piutang yang terkait dengan transaksi kartu kredit tersebut. Bagaimana menjalankan penghapusan piutang dalam SOLFINA-AFS? Caranya adalah sebagai berikut ini: Buka modul CS (Customers Settlement) yang terdapat dalam modul Receivable Management. Type diisi dengan AWO (singkatan dari A/R Write-Off) Isi tanggal penghapusan piutang pada field Tgl Setoran Isi angka 0 (nol) pada field Jumlah Pilih valuta yang sama dengan valuta faktur yang akan dihapus Pilih salah satu rekening bank (setoran ini hanya dummy) Klik Faktur Cari faktur yang akan dihapus dan masukkan ke modul CS ini.
Hal 320
Sampai di sini jurnal akunting untuk dokumen CS yang baru dibuat belum seimbang (balance), masih ada selisih sebesar Rp500.000.- Ya, ini karena jumlah pelunasan dalam kontrol debet adalah nol, dan entri dengan nilai nol akan diabaikan oleh modul CS. Oleh sebab itu entri penghapusan piutang harus dimasukkan sebagai posting debet supaya jurnal akuntingnya menjadi seimbang. Lanjutkan proses ini dengan membuka sub-modul penyesuaian. Klik menu Utilitas | Penyesuaian Isi data yang diminta oleh modul penyesuaian: - Adj Type : Pilih WO (Write-off) - SI Key ID : Klik ganda nomor faktur yang mendapat penyesuaian - Kode Akun : Masukkan kode akun penghapusan piutang - Jumlah : Isi dengan angka negatif dari nilai penghapusan piutang - Biz Area : Isi kode Dept, Sales Force dan Product Line - Remarks : Keterangan singkat - BlockCr Lmt : Pilihan YES/NO untuk pemblokiran batas kredit pelanggan yang bersangkutan, sehingga batas kredit yang tersedia akan di-reset menjadi 0 (nol)
Klik OK untuk memasukkan entri penyesuaian ke dalam modul CS Sekarang jurnal penghapusan piutang sudah seimbang, sehingga dapat ditutup dengan mengklik Release.
Hal 321
Pengampunan Hutang Pengampunan Hutang (Debt Forgiveness) berbeda dengan penghapusan piutang. Pengampunan piutang mempunyai term yang lebih lunak berdasarkan pertimbangan bisnis dan profil pelanggan.
Hal 322
Bab 7 PEMBELIAN

Order Pembelian Sederhana Order Pembelian Katalog Laporan Pembelian
Hal 323
ORGANISASI DEPARTEMEN PEMBELIAN Departemen pembelian bertugas untuk mendapatkan sumber daya yang paling efisien untuk digunakan dalam proses produksi dan operation usaha. Sumber daya tersebut berupa bahan baku atau barang yang digunakan untuk menghasilkan penjualan. Perolehan sumber daya diupayakan dengan mencari penyedia barang dan jasa yang paling kompetitif baik dalam harga maupun kualitas. Organisasi pembelian menangani tiga bidang utama yaitu penanganan data pemasok (Vendor Maintenance), pencarian pemasok dan penawaran (Sourcing & Bidder), dan administrasi order (PO Administration). Dalam bagan organisasi di bawah ini digambarkan susunan kepengurusan dan manajemen pembelian dalam bentuk yang sederhana. Dalam konteks ini pembahasan bukan untuk membicarakan manajemen pembelian, namun bagan organisasi ini ditunjukkan sebagai sarana visual bagaimana aplikasi modul pembelian SOLFINA-AFS dalam organisasi pembelian.
Purchasing Department Purchasing Manager
Vendor Maintenance
Sourcing & Bidder
PO Administrator
Proses pembelian barang diawali dengan pembuatan surat permintaan pembelian (Purchases Request) kemudian diteruskan dengan menebitkan Order Pembelian (Purchase Order). Surat permintaan pembelian adalah dokumen internal perusahaan yang dibuat dan disampaikan kepada bagian pembelian untuk diproses. Sedangkan Order Pembelian adalah dokumen eksternal yang diterbitkan oleh bagian pembelian dan dikirimkan kepada supplier. Order pembelian berada dalam wewenang Manager Pembelian untuk mendapatkan barang yang cocok dengan spesifikasi permintaan dan harga yang paling kompetitif.
Hal 324
Tugas dari Vendor maintenance adalah mengurus data pemasok termasuk penyimpanan data supplier yang baru dan memperbarui apabila ada perubahan data. Termasuk dalam tugas ini adalah melakukan review aktivitas transaksi pembelian, dan mengkaji ulang keberadaan pemasok yang sudah tidak aktif dalam waktu yang lama. Pembuatan data master dari pemasok sudah dibahas secara mendalam dalam bab proses instalasi. Kita tidak akan mengulang pembahasan mengenai master data pemasok, namun sebelum lanjut ke proses pembelian, untuk menyegarkan ingatan akan disinggung lagi beberapa bagian dari master pemasok. Master data pemasok merupakan dokumen yang diberi kode VM (Vendor Master), dapat dibuka dari kelompok menu Purchasing Order Management (POM). Setiap pemasok mesti mempunyai nomor VM supaya datanya dapat dibuka dalam modul pembelian dan juga dalam modul pembayaran hutang dagang. Dalam data master pemasok terdapat berkas nomor rekening bank untuk digunakan dalam instruksi pembayaran. Satu data pemasok dapat menyimpan lebih dari satu jenis rekening bank apabila diperlukan pembayaran yang melibatkan beberapa kode valuta. Data pemasok harus lebih dulu masuk dalam data master sebelum pembuatan PO dilakukan. Dalam sistem SOLFINA-AFS surat permintaan pembelian dikenal dengan kode dokumen PR, dan Order Pembelian adalah dokumen dengan kode PO. Nomor alokasi untuk PR adalah dari 31|000001 s/d 31|999999. Sedangkan nomor alokasi untuk PO adalah dari 33|000001 s/d 33|999999. Berdasarkan metode pencatatan barang, order pembelian dibedakan atas dua jenis yaitu: Order pembelian sederhana untuk pembelian barang umum yang bukan persediaan. Order pembelian katalog untuk persediaan barang/material.
ORDER PEMBELIAN SEDERHANA

Pembuatan Order Pembelian Sederhana
Hal 325
Order Pembelian Sederhana disebut juga Order Pembelian Non Katalog. Disebutkan non katalog karena tidak mengharuskan entri order berdasarkan master data barang/material. Entri barang pada order sederhana dapat diisi dengan pengetikan bebas, baik nama barang maupun harganya. Order Pembelian Sederhana biasanya digunakan untuk pembelian di luar barang persediaan, seperti pembelian alat kantor, jasa, perlengkapan, dlsb. Contoh: PT ABC (C100) memesan kelender meja sebanyak 100 buah. Pesanan kalender diberikan kepada supplier PT Sugari Tarida untuk mencetak kalender meja sesuai dengan spesifikasi. Bapak Marojahan dari PT Sugari Tarida memberikan surat penawaran nomor Q12345 dengan penawaran harga Rp18.000 per 1 buah kalender meja. Jatuh tempo pembayaran adalah 30 hari terhitung sejak tanggal faktur. Informasi yang perlu disertakan pada pembuatan order pembelian sederhana: Tanggal Type Order Kepada Valuta Termin Pby Reference pemasok Contact Person dihubungi Dept Internal Ref RDD barang : Tanggal pembuatan PO : Pilih Simple : Masukkan nama pemasok. Data master dari pemasok dapat dibuka dengan mengklik tombol yang terdapat disebelah kanan. : Kode valuta dari pembelian (IDR, USD,..) : Jangka waktu pembayaran (14 hari, 30 hari, ..) : Nomor surat penawaran harga barang dari si : Nama orang dari pihak pemasok yang : Kode departemen yang melakukan pembelian : Referensi internal misalnya nomor permintaan pembelian manual atau nomor memo kantor. : Required Delivery Date, tanggal pengiriman
Hal 326
Setelah data yang diperlukan sudah dilengkapi, klik Order untuk membuka modul entri order. Dalam modul entri-order dimasukkan rincian order yang dipesan seperti data Kode Barang, Uraian/nama barang, harga dan kuantitas. Selain data barang, entri order juga dapat menerima entri teks (baris teks). Line Katalog No Keterangan Um Harga Rp18.000) Qty Jumlah : Nomor baris, isi dengan nomor 001, 002, 003, dst : Kode katalog barang, untuk pembelian non katalog (sederhana) bisa dibiarkan kosong. : Diisi dengan nama barang yang dipesan : Isi dengan satuan unit (pcs, ea, box, dsb) : Harga barang tersebut per unit (1 kalender harganya : Kuantitas barang yang dipesan dan satuan unitnya : Harga dikalikan dengan Qty (Perkalian otomatis dilakukan setiap ada perubahan kuantitas).
Hal 327
Gbr 6.2 Menambah item order sederhana
Setelah data barang diisi lengkap, klik Simpan untuk memasukkan entri order tersebut ke dalam dokumen PO. Order pembelian sederhana tidak selalu harus menyertakan kode barang. Order sederhana dapat menerima aitem teks yaitu baris yang hanya berisi keterangan tidak disertai kuantitas dan harga. Entri order sederhana juga bisa memasukkan baris kosong sebagai pemisah (separator). Misal pada baris pertama dimasukkan aitem barang beserta kuantitas dan harga, lalu pada baris berikutnya hanya entri teks tanpa kuantitas dan harga. Masukkan semua entri order dan teks tambahan ke dalam dokumen PO. Setelah semua masuk, periksalah tampilan dokumen PO apakah susunan order dan teksnya sudah sempurna. Kalau masih ada yang perlu diedit masih bisa dilakukan pembetulan. Untuk merevisi data dokumen PO lakukan melalui menu Utilitas > Edit. Lakukan perbaikan yang dikehendaki misalnya mengganti pemasok, merevisi termin pembayaran, atau lainnya. Setelah selesai merevisi data header simpanlah perubahan yang dilakukan dengan menjalankan menu Utilitas > Update. Sedangkan koreksi atau revisi terhadap order dapat dibuat dengan mengklik ganda baris order yang dimaksud. Setelah itu modul Order akan terbuka dan pembetulan bisa
Hal 328
dilakukan di sana. Bila tidak ada lagi yang perlu direvisi, maka selanjutnya bisa terus ke pencetakan dokumen PO.
Gbr 6.3 Purchase Order Sederhana
Pencetakan Order Pembelian Sederhana
Order pembelian (PO) yang sudah selesai dibuat selanjutnya dicetak untuk dikirimkan kepada pemasok. Dokumen PO yang baru akan muncul pada daftar pencetakan. Langkah pencetakan dokumen PO adalah sbb: Dari modul PO pilih menu Dokumen > Cetak untuk membuka modul pencetakan dokumen. Pilih Dokumen PO Pada kolom dokumen centang kotak nomor dari dokumen yang hendak dicetak. Pada kotak Signed By ketik nama pejabat pembelian yang menandatangi PO Pada kotak Job Title isi jabatan si penandatangan
Hal 329
Klik Cetak untuk melanjutkan pencetakan.
Gbr 6.4 Mencetak Purchase Order
Dokumen PO yang sudah dicetak akan keluar dari daftar pencetakan. Namun apabila dokumen PO perlu dicetak ulang, masih dapat dipanggil menggunakan nomor dokumennya. Klik Find kemudian masukkan nomor dokumen. Dokumen PO yang dicari akan ditampilkan pada daftar pencetakan. Contoh order pembelian yang diterbitkan oleh SOLFINA-AFS tampak pada gambar berikut.
Hal 330
Gbr 6.5 Dokumen PO
Hal 331
ORDER PEMBELIAN KATALOG

Order pembelian katalog digunakan untuk memesan barang kepada pemasok, di mana rincian dan harga barang tersebut sudah ditentukan dalam data master barang/material. Berbeda dengan pembelian sederhana dimana entri order dapat diketik bebas, pembelian tipe katalog meminta setiap barang harus menyertakan nomor katalognya. Nomor katalog dipakai untuk menarik rincian data dan harga barang dari data master. Untuk pembelian katalog pembuatan dokumen order tidak bisa langsung dari modul Purchase Order (PO) namun harus melewati modul Purchase Request (PR). Namun sebelum memulai pembuatan order pembelian katalog, perlu lebih dulu membahas modul material master, yang menyimpan data katalog barang yang akan diorder.
Master Material
Master material adalah daftar barang atau bahan baku beserta detail dari barang tersebut. Setiap barang harus terdaftar dalam tabel tersebut. Barang yang tidak terdaftar dalam master material tidak dapat diorder menggunakan modul pembelian katalog. Barang yang sudah terdaftar mempunyai nomor urut katalog yang tunggal, tidak duplikat dengan nomor barang yang lain. Master material juga menyimpan data kode akun dari barang. Kode akun tersebut adalah akun persediaan untuk mencatat barang tersebut di dalam buku persediaan. Pencatatan barang ke dalam buku persediaan terjadi pada saat penerimaan barang di gudang. Modul yang bertugas untuk pencatatan persediaan adalah modul MR (Material Receiving). Modul MR memeriksa kode akun persediaan dari barang yang masuk dan mencatat barang yang diterima sebagai penambahan barang dalam buku persediaan. Selain akun persediaan, master material juga menyimpan data kode akun COGS. Kode akun COGS diperlukan pada saat mengkonsumsi barang tersebut atau pada saat barang tersebut dinyatakan terjual. Pencatatan COGS adalah pencatatan harga pokok dalam laporan keuangan dicantumkan dalam biaya penjualan. Modul Costing COGS akan memeriksa kode akun COGS
Hal 332
dalam master material untuk mengeluarkan barang dari buku persediaan dan membebankannya sebagai biaya penjualan.
Modul Master Material

Modul master material (MM) terdapat pada kelompok menu Inventory and Stock Control (ISC). Modul Master Material normalnya masuk dalam ranah manajemen logistik. Bagian logistik harus mendaftarkan semua barang dagang dan bahan baku ke dalam mater material. Penyusunan data barang dalam master material perlu desain yang baik supaya data barang dapat tersusun dengan bagus pada pengelompokan masing-masing barang.
Gbr 7.1 Master Material/Barang
Berikut ini adalah data yang perlu disertakan pada pembuatan master data barang/material. Kolom Material No Keterangan Kode Bar Type Mat Keterangan No katalog material/barang dalam master data Nama barang/material Kode bar untuk keperluan pemindaian barang TR= Trading; PR = Produksi
Hal 333
Merek Product Line
Merek dagang atau nama produsen barang tersebut. Kelompok jenis produk. Dengan pengelompokan produk maka analisa bisnis dapat lebih mudah untuk mengetahui kelompok produk mana yang memberikan keuntungan paling baik. Dalam contoh bahasan PT ABC membedakan barang dagangannya ke dalam tiga product-line yaitu BEER, WINE dan LIQUOR. Ukuran unit barang, biasanya satuan terkecil barang tersebut. Misalnya each (ea), botol (BTL), kaleng (CAN), potong (pcs), .. Kode akun persediaan (inventory) Masukkan kode akun untuk mencatat harga pokok barang tersebut pada saat pembiayaan Metode Pencatatan Harga Pokok (FIFO atau Rata-rata)
Satuan unit
Kode Akun Barang Kode Akun COGS Costing Method
Nomor master material disarankan agar tidak diganti-ganti. Terutama apabila sudah terdapat transaksi yang melibatkan material tersebut. Penomoran katalog yang tidak konsisten akan menyulitkan identifikasi data barang dalam gudang persediaan.
Mencetak Data Master Material

Sejalan dengan pertumbuhan usaha, data master material dapat bertambah karena meningkatnya jumlah produksi. Secara periodik ada baiknya data master material dicetak untuk diteliti. Data yang sudah dicetak dapat disimpan sebagai arsip. Mencetak data master material dapat dijalankan dari menu Dokumen > Preview Cetak. Perhatikan dalam hasil cetakan tercantum tanggal pencetakan dan nama petugas yang mencetak. Tanggal pencetakan perlu dicantumkan agar terlihat masa berlaku dari data master material itu.
Hal 334
Kode Gudang
Gudang adalah tempat penyimpanan barang persediaan. Sistim penyimpanan barang bisa menggunakan beberapa gudang yang berlainan lokasi (multi warehouse). Misalnya gudang transit, gudang produksi, dll. Setiap gudang penyimpanan perlu dibuatkan kode indentitas. Master data gudang dapat ditambah sesuai keperluan. Sistim pembuatan kode gudang bisa dengan urutan, misalnya W00 untuk gudang transit, W01 untuk gudang bahan baku, dst.. Modul master data gudang dapat dibuka dari modul Master Material > Utilitas > Master Data Gudang.
Hal 335
Penyertaan kode gudang dalam arus keluar masuk barang diperlukan untuk pencocokan antara data barang dengan catatan. Pencantuman kode gudang dalam arus pergerakan barang sangat penting terutama dalam usaha distribusi dan juga industri manufaktur di mana lokasi penyimpanan barang bisa terdapat di beberapa lokasi mengikuti pengelompokan barang.
Pembelian Barang Untuk Persediaan
Bagi usaha retail dan distributor, pesediaan barang dagang bersumber dari pembelian barang jadi dengan tujuan untuk dijual kembali. Pembelian barang untuk persediaan akan menambah jumlah stok dalam gudang persediaan. Perencanaan logistik yang baik diperlukan agar kuantitas barang persediaan tidak melebihi batas persediaan maksimum dan juga tidak kurang dari batas minimum. Persediaan barang yang melebihi batas maksimum selain membuat modal kerja menjadi tidak efektif juga beresiko kadaluwarsa (obsolescence). Pemesanan barang untuk persediaan dijalankan dari modul Order Pembelian Katalog. Spesifikasi dan harga barang sudah ditentukan dalam tabel master barang. Proses order katalog diawali dari modul permintaan pembelian (PR). Inisiatip pemesanan barang dilakukan oleh bagian logistik melalui modul permintaan pembelian (Purchase Request PR).
Hal 336
Alur proses pembelian produk/material dari mulai perencanaan logistik sampai pembuatan dokumen PO dapat dilihat pada bagan proses berikut. 1. Bagian logistik membuat perencanaan kebutuhan barang/bahan baku untuk periode satu sampai tiga bulan. 2. Surat permintaan barang dibuat dengan menerbitkan PR (Purchase Request) ditujukan kepada bagian pembelian. 3. Data PR diteruskan ke proses pembelian untuk diterbitkan dokumen Purchase Order (PO) kepada supplier.
Logistik (2) Material Purchase Request Procurement
(1) Perencanaa n/Logistik
(3) Purchase Order (PO)
Order Items (type=DO)
PO 12345 22-Jul-2007 Order To: Supplier ABC ..
Gbr 6.6 Alur proses pembelian katalog
Contoh: Pada tanggal 10-Jan-2010 bagian Logistik menerbitkan dokumen permintaan pembelian (PR) untuk keperluan stock bulan Pebruari dengan data pada tabel berikut.
Kode Barang 60000005 Nama Barang AMARETTO LIQUER Brand AMARETTO DI SARONO Grup LIQUOR Um BTL Ukuran 1.000 Ltr Qty 60
Hal 337
60000006 60000007
VSOP BRANDY VSOP GRAND CHAMPAGNE COGNAG XO COGNAG MARGARITA MIX MOONLIGHT
BEEHIVES FRAPIN
LIQUOR LIQUOR
BTL BTL
0.750 Ltr 0.350 Ltr
72 72
60000008 60000009
HENNESSY JOSE CUERVO
LIQUOR LIQUOR
BTL BTL
0.700 Ltr 1.000 Ltr
24 36
60000010 60000011
VSOP COGNAG VO CANADIAN WHISKY
REMY MARTIN SEAGRAMS
LIQUOR LIQUOR
BTL BTL
0.700 Ltr 1.000 Ltr
36 60
60000012 60000013
VODKA CREMANT DE BOURGOGNE BRUT
ZUBROWK A ANDRE DELORME BLC DE NOIR CHATEAU RECOUGN E
LIQUOR WINE
BTL BTL
0.750 Ltr 0.750 lTR
60 120
60000014
BORDEAUX SUPERIEUR ROUGE 98
WINE
BTL
0.750 Ltr
100
60000017 60000018
MARTINI ROSSO VINO ROSSO BAROLO DOC
ROSSO VINO ROSSO BAROLO DOC
WINE WINE
BTL BTL
1.000 Ltr 0.750 Ltr
100 100
TOTAL
5640
Hal 338
Permintaan Pembelian Katalog (PR) Sebutan akrab untuk permintaan pembelian adalah Purchase Request (PR), dan kode dokumen untuk permintaan pembelian juga adalah PR. Supaya langsung ke praktek aplikasi, contoh soal pembelian yang disebutkan di atas akan dikerjakan dalam pembahasan tentang pembuatan PR. Langkah pertama adalah membuka modul Purchase Request dari menu utama > Purchase Management > Purchase Request. Tugas pokok dalam modul PR adalah memasukkan semua item pesanan ke dalam dokumen PR. Perhatikan walaupun data barang tidak menyertakan harga satuan, entri data masih tetap bisa dilakukan. Hal ini dimungkinkan karena semua barang katalog sudah ditentukan harga pembelian standar (HPS). Harga Pembelian Standar (HPS) atau Procurement Standard Price (PSP) per satuan unit sudah tercatat dalam master data persediaan (Material Master). Modul pembelian akan memeriksa data harga pembelian standar dan mencantumkannya setiap kali item pesanan ditambahkan. Jadi tidak perlu memasukkan harga pembelian secara manual sebab fungsi PLU (price look-up) dapat mengambil data harga barang dari master data material. Ikut prosedur berikut untuk membuat dokumen permintaan pembelian (PR): Buka modul Permintaan Pembelian (PR) Klik menu Dokumen | Baru. Masukkan tanggal permintaan Klik Order untuk memasukkan item barang
Hal 339
Setelah mengklik Order modul entri barang akan terbuka. Modul entri barang berfungsi untuk merekam semua pesanan barang ke dalam dokumen PR. Masukkan pesanan barang satu per satu dengan menggunakan nomor katalog. Daftar katalog barang dapat dibuka dengan mengklik Buka yang terdapat di sebelah kanan field Material No. Cara ini akan menaruh semua data barang dalam daftar katalog yang mungkin akan terlalu panjang. Untuk memperpendek daftar, barang dapat disaring dengan mengklik Cari kemudian ketik penggalan nama barang dalam kotak masukan. Cara ini akan membuka daftar barang yang namanya sesuai dengan input pencarian tersebut. Pilih pesanan barang di antara daftar dan tekan Enter untuk menaruh data barang tersebut pada formulir isian.
No Baris Kode Produk Uraian SU Pak Isi Satuan Total Satuan Harga /unit Total harga Jenis Produk
: Isi dengan nomor urut pesanan 01, 02, 03, .. : Kode produk barang dalam master material : Keterangan singkat : Satuan unit : Jumlah pak/bungkus : Jumlah satuan barang dalam satu pak : Jumlah pak dikali dengan isi satuan per pak : Harga barang per satuan unit : Jumlah barang dikali harga per unitnya : Pengelompokan barang
Hal 340
Gudang
: Gudang penyimpanan barang
Periksa harga barang apakah sudah pas, lalu masukkan kuantitas barang. Setelah semua data yang diperlukan terisi, klik Simpan untuk memasukkan barang ke dalam dokumen PR. Lanjutkan proses ini untuk memasukkan semua order lainnya. Contoh dokumen PR yang sudah siap terlihat seperti gambar berikut.
Membuat Order Pembelian Order Pembelian adalah dokumen PO untuk diserahkan kepada pemasok sebagai surat pemesanan barang. Dalam topik bahasan berikut akan dikupas proses pembuatan dokumen PO tipe katalog, di mana data barang diambil dari dokumen pesanan pembelian (PR), yang sudah dimasukkan sebelumnya oleh bagian logistik.
Hal 341
Modul Order Pembelian dapat dibuka dari menu Purchase Order Management (POM). Data yang harus diisi adalah: Nomor dokumen Tanggal Tipe Order Kepada Kode Valuta Term Pby : Nomor dokumen PO, diisi sendiri oleh modul PO : Tanggal dokumen PO : Diisi dengan DO untuk membedakan PO katalog : Nama pemasok : Pilih kode valuta, satu PO hanya boleh mempunyai satu jenis valuta : Jangka waktu pembayaran
Tabel di bawah ini berisi data pesanan pembelian yang dibuat oleh bagian logistik. Data tersebut sudah dilengkapi dengan harga terdapat harga barang per unit. Data tersebut sudah tersimpan dalam basisdata pembelian pada saat logistik membuat dokumen PR. Selanjutnya dalam pembuatan PO data barang ini ditarik dan dimasukkan kembali dalam dokumen PO. Pembahasan menggunakan contoh pembelian dengan harga dalam mata uang asing. Contoh ini sengaja dipilih agar pengguna dapat melihat bagaimana pembelian impor dapat diproses dalam modul PO. Proses pembelian lokal dalam Rupiah tentu lebih ringkas. Asumsinya kalau pembelian impor sudah bisa dikerjakan maka proses pembelian lokal sudah otomatis dikuasai. Modul PO mengambil informasi harga barang ini dari master data material ketika memproses permintaan pembelian (PR) menjadi pesanan pembelian kepada supplier (PO).
Hal 342
Kode 60000005 60000006
Nama Barang AMARET TO LIQUER VSOP BRANDY VSOP GRAND CHAMPA GNE COGNA G XO COGNA G MARGAR ITA MIX MOONLI GHT VSOP COGNA G VO CANADI AN WHISKY VODKA CREMAN T DE BOURGO GNE BRUT BORDEA UX SUPERIE UR ROUGE 98 MARTINI ROSSO
Brand AMARET TO DI SARONO BEEHIVE S
Grup LIQUOR LIQUOR
Um BTL BTL
Ukuran 1.000 Ltr 0.750 Ltr 0.350 Ltr
Harga/ Unit $ 96.77 53.76
Qty 20 20
Total
1,935.40 1,075.20
60000007
FRAPIN
LIQUOR
BTL
24.73
20
494.60
60000008
HENNES SY JOSE CUERVO REMY MARTIN SEAGRA MS ZUBROW KA ANDRE DELORM E BLC DE NOIR
LIQUOR
BTL
0.700 Ltr 1.000 Ltr 0.700 Ltr 1.000 Ltr 0.750 Ltr 0.750 lTR
86.02
20
1,720.40
60000009
LIQUOR
BTL
80.64
20
1,612.80
60000010
LIQUOR
BTL
48.38
20
967.60
60000011
LIQUOR
BTL
91.39
20
1,827.80
60000012
LIQUOR
BTL
69.89
20
1,397.80
60000013
WINE
BTL
43.01
50
2,150.50
60000014
CHATEA U RECOUG NE ROSSO
WINE
BTL
0.750 Ltr
45.16
50
2,258.00
60000017
WINE
BTL
1.000 Ltr
14.51
50
725.50
Hal 343
TOTAL
16,165.6 0
Setelah data dokumen PO diisi semua, lanjutkan dengan mengklik Order untuk membuka modul entri barang. Data barang yang diurai dalam tabel diatas akan dimasukkan satu per satu ke dalam dokumen PO. Prosesnya tentu saja tidak perlu dengan cara manual, sebab data tersebut dapat ditarik dari basis data dokumen PR. Seusai mengklik Order maka pada modul entri barang dapat ditemukan tombol Lihat Data Order. Klik tombol tersebut untuk membuka data Purchase Request (PR) yang masih pending pembuatan PO. Dalam daftar yang ditampilkan terdapat nomor dokumen PR, tanggal dan jumlah barang yang belum terorder.
Nomor 31000001 yang terdapat pada kolom Order_No adalah nomor dokumen PR yang dibuat oleh bagian logistik. Klik ganda nomor PR tersebut untuk membuka semua barang yang ada dalam dokumen PR tersebut. Dalam daftar rincian barang ditampilkan kolom nomor transaksi barang (log key), nomor dokumen PR, nama barang, jumlah yang dipesan (qty) dan jumlah yang belum diorder (Backlog Qty).
Hal 344
Perhatikan bahwa semua barang yang dipesan oleh bagian logistik dengan dokumen PR 31000001 terlihat dalam daftar. Pesanan barang tersebut akan dimasukkan satu per satu ke dalam dokumen PO. Klik nomor transaksi pesanan dan lengkapi data yang diperlukan seperti jumlah barang yang diorder dan harga satuan. Total harga pembelian akan mengambil perkalian Total Satuan (Total Qty) dengan harga per unit.
Masukkan harga satuan, kode valuta harus sama dengan valuta yang ada di dokumen PO
Klik Simpan untuk memasukkan pesanan barang ke dalam dokumen PO. Lakukan proses yang sama untuk barang-barang yang lain hingga semuanya
Hal 345
masuk ke dalam dokumen PO. Pada saat memasukkan pesanan, perhatikan bahwa modul PO otomatis menghitung jumlah barang yang pending order. Permintaan barang otomatis keluar dari daftar pending begitu barang tersebut masuk ke dalam dokumen PO.
Gbr 6.9 Order Pembelian Katalog
Periksalah semua barang yang sudah masuk ke dalam dokumen PO. Periksa total jumlah barang dan total harganya sudah sesuai dengan data pesanan barang. Bila semua data sudah benar dan tidak ada yang perlu diperbaiki lagi, maka tutup proses pembuatan PO dengan mengklik Complete.
Mencetak Order Pembelian
Hal 346
Pencetakan PO hanya bisa dilakukan setelah dokumen PO dinyatakan komplit. Hanya dokumen PO yang sudah komplit yang akan muncul pada daftar pencetakan dokumen. Daftar pencetakan dokumen dapat dibuka dengan menu menu Dokumen > Cetak.
Gbr 6.4 Mencetak Purchase Order
Pilih nomor PO yang hendak dicetak dengan mencentang nomornya. Pada kotak Signed By isi nama pejabat pembelian yang menandatangi PO Pada kotak Job Title isi jabatan orang yang menandatangi Klik Cetak untuk melanjutkan pencetakan.
Hal 347
PO yang sudah dicetak akan keluar dari daftar pencetakan dokumen. Apabila diperlukan pencetakan ulang, Order Pembelian tersebut masih bisa dipanggil. Caranya adalah dengan memanggil nomor dokumen PO tersebut. Klik Find dan masukkan nomor dokumen agar nomor PO tersebut tampil kembali dalam daftar pencetakan Apakah order pembelian (PO) yang sudah tercetak masih bisa direvisi? Jawabannya masih bisa selama dokumen PO belum masuk ke dalam proses jurnal pembelian (modul VP). Dokumen PO yang sudah tercetak masih dapat dibuka dengan menu Utilities > Re-Open Document. Namun perlu diingat bawah fasilitas pembukaan kembali hanya bisa dikerjakan oleh pengguna setingkat Power-User, biasanya manajer atau supervisor. Pengguna biasa tidak diperbolehkan membuka kembali dokumen PO yang sudah dikomplit.
Hal 348
Sedangkan dokumen PO yang sudah masuk ke proses jurnal hutang dagang dianggap sudah tertutup dan tidak bisa direvisi lagi.
Kaitan Order Pembelian dengan Hutang Dagang
Bagaimana melihat sebuah Order Pembelian apakah sudah masuk ke proses pembayaran Hutang Dagang (VP)? Kapan dan berapa jumlah pembayaran yang dibuat? Informasi ini dapat diperoleh dengan membuka laporan PO vs Payment Report. PO Number Date Vendor Amount Cur ren cy Payment Doc Ref
Pending Purchase
Pending Purchase adalah kuantitas barang sudah diminta melalui permintaan pembelian (PR) tapi belum diterbitkan dokumen PO (belum dipesan ke supplier). Rumus: Requested Qty Ordered Qty Pending Purchase = Requested Qty Ordered Qty = Qty Yang Diminta oleh Logistik melalui PR = Qty Yang Sudah Dipesan ke Supplier dengan PO
Penelusuran jumlah kuantitas pembelian yang pending dilakukan pada level item barang. Konsep penghitungan pending purchase bisa dilihat lebih jelas dengan tabel berikut.
Tanggal 21-Aug Transaksi Permintaan pembelian barang dari bagian produksi/marketing/sales ke logistik melalui Purchase Request Logistik meneruskan pesanan ke Supplier. Pesanan dalam jumlah parsial sebab stock Purchase Backlog (Qty) 1200
25-Aug
-960
Hal 349
barang terbatas
Pending Purchase per 31-Aug
240
LAPORAN PEMBELIAN
Modul laporan pembelian menyediakan berbagai laporan dan analisa yang sering diperlukan dalam manajemen pembelian. Modul laporan pembelian (POR) dapat dibuka dari modul Purchase Order, kemudian pilih Purchase Reports. Beberapa laporan yang tersedia dalam modul Purchase Report sbb:
Daftar Purchase Requisition Daftar Purchase Requisition menyajikan data semua dokumen PR (Puchase Request) yang pernah dibuat dalam suatu periode. Dalam laporan ini terlihat nomor PR dan tanggal pembuatannya serta nama dan jumlah barang yang dipesan. Keunggulan laporan ini adalah kemampuan menampilkan jumlah permintaan barang dan berapa dari permintaan tersebut yang sudah dipesan dan berapa yang
Hal 350
belum. Atas barang yang sudah dipesan ditampilkan data jumlah barang, nomor dan tanggal Purchase Order, serta nama pemasok. Purchase Order Report - Details Purchase Order Report - Details adalah laporan berupa daftar yang menampilkan semua dokumen Order Pembelian (PO) yang diterbitkan dalam suatu periode. Dalam laporan ini ditampilkan nomor PO, tanggal, nama pemasok, keterangan PO dan jumlah. Purchase Order Report Compressed Purchase Order Report - Compressed adalah daftar dokumen Order Pembelian (PO) yang diterbitkan dalam suatu periode di mana PO tersebut dikelompokkan berdasarkan supplier. Dalam laporan ini ditampilkan nama pemasok (supplier), dan total nilai pembelian untuk setiap pemasok. Purchase Order Report Top Ten Purchase Order Report Top Ten menampilkan 10 besar dokumen Order Pembelian (PO) pada suatu periode dilihat dari nilai pembelian ekuivalen dalam mata uang Rupiah. Dalam laporan ini ditampilkan nomor PO, tanggal, nama pemasok, keterangan PO dan nilai pembelian.
Hal 351
RANTAI PASOKAN (SUPPLY CHAIN)
Hal 352
Hal 353
Hal 354
BAB 8
PERSEDIAAN BARANG (INVENTORY MANAGEMENT)
Mencatat Barang Masuk Transfer Barang Antar Gudang Laporan Persediaan Barang Penetapan Nilai Persediaan
Hal 355
ORGANISASI DEPARTEMEN LOGISTIK
Logistic Manager
Planner
Warehouse
Shipment
Catalog Mat Supply Chain
Incoming Goods Physical Count
Delivery /Return Loan/Demo
MENCATAT PENERIMAAN BARANG

Proses pencatatan barang masuk ke dalam persediaan pada umunya merupakan tugas dari bagian logistik. Proses ini mencakup penerimaan barang, pemeriksaan, pencocokan dengan dokumen pembelian, dan mencatat barang tersebut di dalam buku persediaan. Pembelian barang/bahan baku yang dimasukkan sebagai persediaan dicatat dengan menggunakan akun khusus persediaan. Akun persediaan barang yang dipakai adalah kode akun yang terdapat pada master material. Data master material terdapat pada dokumen MM yang menyimpan informasi utama mengenai barang, termasuk kode akun persediaan untuk barang tersebut. Topik mengenai modul MM (Master Material) sudah dibahas pada bab sebelumnya. Untuk penyegaran mengenai modul MM anda dapat membukanya pada bab pembelian. Penerimaan atas order barang yang dikirim oleh pemasok dicatat di dalam buku persediaan. Entri jurnal akunting untuk penerimaan tersebut adalah debet pada akun inventaris dan kredit pada akun transit (Goods In Transit). Jurnal akunting penerimaan barang tentu akan menaikkan total nilai persediaan (inventory)
Hal 356
DR Persediaan barang (Inventory) CR Barang dalam transit (Goods-in-transit) Penerimaan barang dicatat pada dokumen MR (Material Receiving). Di dalam dokumen MR juga disertakan jurnal akunting debet dan kredit atas penerimaan tersebut. Jurnal penerimaan barang merekam entri debet pada akun persediaan, dan entri kredit pada barang transit (goods in transit). Akun transit dalam jurnal ini adalah akun yang sama yang digunakan pada saat membukukan faktur pembelian. Faktur pembelian diterima dari pemasok sebagai dokumen penagihan. Pencatatan faktur pembelian menggunakan dokumen VP (Vendor Payable) dengan mendebet akun barang transit. Sedangkan pada jurnal penerimaan barang (MR), akun transit ada pada posisi kredit. Dengan demikian debet akun transit yang ada pada dokumen VP dibalik dengan entri kredit dari dokumen MR. Jadi ada dua dokumen yang terlibat dalam pencatatan penerimaan barang, yaitu: - Dokumen VP - Dokumen MR : Dokumen yang dipakai untuk menulis jurnal pembelian atas barang tersebut, dan : Dokumen yang dipakai untuk menulis jurnal atas penerimaan barang tersebut.
Kedua dokumen tersebut tersambung oleh akun transit sebagai lawan jurnal pada masing-masing dokumen. Dokumen VP mencatatkan akun transit sebagai entri debet dan dokumen MR mencatatkannya sebagai entri kredit. Keseluruhan proses pencatatan seperti ini akan mengembalikan saldo akun transit menjadi nol pada akhir bulan. Akun barang transit adalah akun sementara (akun gantung) oleh karena itu perlu dilakukan rekonsiliasi setiap bulan. Rekonsiliasi adalah mencocokkan entri debet barang transit pada dokumen VP dengan entri kredit barang transit pada dokumen MR. Entri debet barang transit yang masuk melalui dokumen VP haruslah habis (offset) oleh entri kredit dokumen MR. Dengan begitu maka semestinya saldo barang transit pada akhir bulan haruslah kembali menjadi nol. Untuk memudahkan proses rekonsiliasi, entri barang transit sebaiknya menyertakan data referensi untuk pencocokan. Referensi bisa mengutip
Hal 357
nomor dokumen pengiriman (Delivery Order [DO]). Entri barang transit pada jurnal faktur pembelian menyebutkan nomor DO, demikian juga entri kredit barang transit pada penerimaan barang agar menyertakan nomor DO yang sama. Dengan demikian rekonsiliasi dan penelusuran akun barang transit dapat mengacu pada nomor dokumen DO tersebut. Kunci FIFO (FIFO Key)
Apa yang dimaksud dengan Kunci FIFO (Fifo Key)? Kunci FIFO adalah penetapan nomor dari proses tagging yaitu nomor urut masuk barang ke dalam persediaan. Nomor kunci FIFO sebenarnya adalah nomor dokumen MR pada penerimaan barang. Modul FIFO mengambil nomor dokumen MR tersebut sebagai kunci masuk dan keluarnya barang. Metode FIFO memberikan nomor urut tag yang baru pada setiap entri barang persediaan. Nomor tag ini tersimpan bersama data barang dalam buku persediaan. Nomor tag ini tetap melekat pada barang meskipun barang tersebut berpindah tempat. Meskipun barang secara fisik berpindah ke gudang lain namun pergerakan barang tersebut tetap membawa serta nomor tag FIFO-nya. Metode FIFO akan menemukan barang yang pertama masuk dan nanti mencatatnya sebagai yang pertama keluar. Pencatatan FIFO yang baik harus konsisten dalam jurnal penjualan maupun pada pencatatan harga pokok.
Kode akun persediaan Kode akun yang digunakan mendebet persediaan adalah kode akun yang terdapat pada master material. Akun persediaan disertakan saat pendaftaran barang dalam master material. Setiap barang persediaan mempunyai kode akun sendiri. Umumnya kode akun persediaan ditetapkan satu untuk semua katalog barang. Namun dalam SOLFINA Akunting pengaturan kode akun persediaan dibuat fleksibel pada tingkat barang untuk memfasilitasi sistim persediaan yang lebih kompleks yang memerlukan kode akun persediaan yang tidak seragam. Modul Material Receiving (MR)
Hal 358
Pencatatan atas penerimaan barang ke persediaan dilakukan melalui modul MR (Material Receiving). Modul MR adalah modul akunting yang menulis jurnal penerimaan barang dan menyimpan jurnal tersebut dalam buku persediaan. Selain dalam buku persediaan modul MR juga menulis jurnal akunting ke dalam buku besar (GL). Dalam buku persediaan modul MR mencatat transaksi pada level barang satu per satu. Bila ada penerimaan yang terdiri dari 10 unit barang yang berbeda katalog, maka dalam buku persediaan semua barang tersebut tercatat satu per satu. Catatan persediaan juga menyertakan kode akun persediaan masing-masing barang. Sedangkan dalam buku besar (GL) modul MR membuat ikhtisar jurnal akunting yang sudah dipadatkan pada level akun dengan entri sbb: DR Persediaan barang (Inventory) CR Barang dalam transit (Goods-in-transit) Contoh : Tanggal 18 Jan 2010 barang yang dipesan ke Darliento International dengan nomor PO 33000001 sudah sampai di gudang persediaan. Referensi pengiriman barang tersebut adalah Delivery Order (DO) nomor D2000123. Anggur Bordeaux baru dikirim 50 botol, demikian juga Martini baru dikirim 50 botol. Sisa barang yang belum diterima akan dikirimkan tanggal 21 Jan 2010. Sementara itu faktur penagihan untuk pembelian ini sudah diterima yaitu faktur nomor DBI0001547 tertanggal 15 Jan 2010 sejumlah US$9,498.48
Akun Transit: Kode akun transit sebagai lawan entri pendebetan d di
Gbr 7.2 Dokumen MR (Material-Receiving-Note)
Transaksi penerimaan barang direkam dalam dokumen MR. Penerimaan barang memerlukan akun transit dan juga nomor dokumen pengiriman (DO).
Hal 359
Akun barang transit tersebut merupakan kontrol posting kredit dari dokumen ini, sekaligus lawan dari kontrol debet pada jurnal faktur pembelian. Setelah mengisi akun transit dan nomor DO, pekerjaan dilanjutkan untuk merekam barang-barang yang diterima. Entri penerimaan barang dijalankan pada modul order yang dibuka dengan mengklik tombol Entri Barang. Modul ENTRI BARANG akan terbuka untuk memasukkan barang-barang yang diterima ke dalam dokumen MR.
Material No Uraian Su Pak Satuan Isi Satuan Total Satuan Harga/unit Total Harga Jenis Prd Gudang
: Nomor katalog barang dalam master barang persediaan. : Nama atau keterangan barang : Satuan unit barang : jumlah kontainer barang : jumlah isi satuan dalam satu kontainer : Jumlah pak dikalikan jumlah satuan : jumlah semua barang dalam satuan unit : harga beli satuan barang : Nilai semua barang (harga satuan dikali total satuan barang) : Pengelompokan jenis barang : Kode gudang penerimaan barang
Hal 360
Entri penerimaan barang mewajibkan semua data mesti terisi. Langkah pertama adalah mengisi nomor katalog barang. Pencarian katalog barang dapat disaring dengan menekan Filter untuk memperpendek daftar pencarian barang. Kemudian data lainnya yang harus dimasukkan adalah kuantitas barang (jumlah isi). Jumlah isi adalah kuantitas barang pada level satuan. Penghitungan jumlah isi adalah jumlah pak dikali dengan isi satuan. Misalnya penghitungan jumlah isi 5 pak Amaretto Liquor di mana setiap pak berisi 12 buah adalah 60. Data harga satuan didapat dari harga pembelian satuan barang yang tercantum pada faktur pembelian. Sudah tentu barang yang bisa masuk ke persediaan adalah barang yang sudah dipesan pada modul Order Pembelian (PO). Barang yang masuk ke persediaan harus menyertakan nomor PO-nya sebagai referensi yang valid. Dengan penyertaan nomor DO maka program dapat mengetahui setiap barang berapa yang sudah dipesan dan berapa yang sudah dikirim. Barang yang sudah dipesan kepada pemasok namun belum diterima di gudang disebut Receiving Backlog. Bila ada dokumen PO di mana salah satu order belum diterima seluruhnya maka dokumen PO tersebut akan termasuk. Pada proses penerimaan barang order yang masih belum diterima tersebut ditampilkan dalam daftar. Dari tampilan tersebut dapat dipilih order yang mana yang mendapat pengiriman barang. Membuka daftar order dapat dengan mengklik Buka Data Pembelian yang ada pada bagian atas modul. Sebuah daftar akan terbuka menampilkan data order pembelian yang barangnya belum penuh diterima (pending receiving). Order pembelian yang ditampilkan adalah yang jumlah total pesanan barang belum sama dengan penerimaan barang. Daftar ini adalah real-time artinya selalu diperbarui setiap kali mengklik tombol tersebut. Setiap kali daftar ini terbuka maka data yang ditampilkan adalah daftar pending-receiving yang paling ter-update. Pada daftar Pending-Receiving kolom yang paling kiri Order_No adalah nomor Order Pembelian (dokumen PO). Kolom-kolom lain yang ada di sebelah kanan adalah BE_Date yaitu tanggal dokumen; Company_Name nama perusahaan pemasok; Qty total kuantitas barang semua aitem order; dan kolom Backlog_Qty jumlah kuantitas pesanan yang belum diterima oleh gudang.
Hal 361
Klik ganda Order_No untuk membuka daftar order barang. Tampilan baru akan terbuka berisi daftar order barang yang termasuk dalam nomor PO tersebut. Kolom Log_Key adalah nomor posting aitem pesanan ketika masuk dalam dokumen PO; Order_Number adalah nomor dokumen PO (order pembelian); Kolom Description menjelaskan nama barang; Qty adalah kuatitas barang yang diorder; dan kolom Backlog Qty yaitu jumlah penerimaan barang yang masih pending.
Dari daftar order ini penerimaan barang dapat dilanjutkan dengan memilih barang tersebut. Klik ganda atau tekan Enter pada baris order supaya data barang tersebut masuk ke dalam dokumen MR.
Hal 362
Gbr 7.3 Memasukkan item barang
Yang paling penting diperhatikan adalah memeriksa kuantitas barang agar sesuai dengan jumlah yang diterima sesungguhnya. Juga harga pembelian per unit diperiksa supaya sesuai dengan harga yang tertera pada faktur pembelian. Jumlah unit barang dan harga satuannya adalah variable penghitung nilai rupiah dari barang tersebut. Periksa juga kode gudang sudah sesuai dengan gudang penerimaan barang. Setelah semua data entri barang sudah sesuai maka lanjutkan penyimpanan data dengan mengklik Simpan. Perintah ini memasukkan barang ke dalam persediaan, dan mengosongkan formulir agar siap digunakan untuk menerima barang berikutnya. Transaksi penerimaan barang merekam jurnal akunting dengan entri debet menggunakan akun persediaan barang yang tersimpan dalam master data barang. Kode akun persediaan barang tersimpan dalam master katalog masing-masing barang. Sedangkan entri kredit mengambil kode akun kontrol transit yang terdapat pada dokumen MR itu sendiri.
Hal 363
Gbr 7.4 Entri Penerimaan Barang
Pending penerimaan barang (Pending Receiving)
Pending Penerimaan Barang adalah barang yang sudah dipesan kepada pemasok tapi belum diterima di gudang. Pending penerimaan barang dapat disebabkan oleh dua hal: Barang yang dipesan sepenuhnya belum diterima dari pemasok Barang yang dipesan sebagian sudah diterima namun sebagian lagi belum karena pemasok mengirim barang secara bertahap (partial delivery). Jumlah aitem pesanan barang yang belum diterima oleh gudang disebut dengan Receiving Backlog. Rumus Receving Backlog = Ordered Qty Received Qty Ordered Qty = Qty yang dipesan ke supplier dalam PO
Hal 364
Received Qty = Qty yang sudah diterima yang direkam dengan dokumen MR (Material Receiving Note) Pada pengiriman barang dari supplier Darliento International terdapat dua pesanan yang pengiriman barangnya tidak penuh (partial delivery). Jumlah Fine Yeast Beer yang dipesan adalah 1200 botol namun baru dikirim 600. Demikian juga Premium Light Beer baru diterima sejumlah 600 botol dari total 1200 yang dipesan. Data pesana yang sudah diterima dan yang masih pending otomatis ditampilkan dalam daftar Pending Receiving.
Kode 6000001 4 6000001 7 Nama Barang BORDEAU X SUPERIOR MARTINI ROSSO Grup WINE WINE Um Btl Ukuran 1 Ltr Order Qty 100 Delivery Qty 50 Bcklog Qty 50
BTL
1 Ltr
100
50
50
Penelusuran pending penerimaan dilakukan pada level aitem barang. Bila misalnya dalam satu PO terdapat 11 aitem barang maka penelusuran dilakukan masing-masing untuk ke 11 barang tersebut. Setiap barang dihitung berapa jumlah yang dipesan dan berapa jumlah yang sudah diterima. Apabila ada salah satu order yang belum diterima penuh maka nomor PO pembelian tersebut muncul dalam daftar pending order. Dalam contoh disebutkan bahwa 50 unit Bordeaux Superior dan 50 unit Martini Rosso belum diterima pada pengiriman pertama. Total jumlah yang belum diterima akan ditampilkan dalam daftar Pending Receiving. Pada gambar berikut ini dapat terlihat jumlah semua order sebanyak 740 (Qty) dan yang masih pending sebanyak 100 (backlog qty).
Hal 365
Untuk lebih jelasnya, dalam tabel berikut diuraiakan penghitungan jumlah order yang masih pending dari mulai permintaan (PR), pemesanan (PO) dan penerimaan barang (MR) untuk contoh barang Martini Rosso kode katalog nomor 6000017.
Tanggal 22-Jan Transaksi Permintaan pembelian barang dari bagian produksi/marketing/sales ke logistik melalui Purchase Request Logistik meneruskan pesanan ke Supplier. Pesanan dalam jumlah parsial sebab stock barang terbatas Sebagian pengiriman barang dari supplier diterima di gudang Doc PR Purchase Backlog (Qty) 100 Shipment Backlog (Qty)
25-Jan
PO
-100
100
2-Feb
MR
-50
Pending Qty per 2-Feb
50
Pending Receiving terjadi disebabkan penundaan pengiriman barang dari pemasok sehingga pesanan barang tersebut belum sampai di gudang. Bila ditinjau ke belakang sebelum Pending Receiving ada proses lainnya untuk menelusuri Pending-Purchase. Bila Pending-Receiving menampilkan data barang yang masih belum diterima, maka Pending-Purchase adalah data permintaan pembelian yang belum di-order ke supplier. Dalam rantai pasokan barang (supply chain) kedua proses ini merupakan suatu rangkaian dari keseluruhan proses pemasokan barang. Urutan pemasokan barang dimulai dari permintaan pembelian yang diterbitkan oleh bagian produksi dengan membuka dokumen PR (Purchase Requisition). Bagian pembelian meneruskan permintaan ini dengan menerbitkan order pembelian (dokumen PO) kepada pemasok. Selanjutnya dari dokumen PO proses penelusuran kuantitas backlog dikerjakan dengan menghitung berapa jumlah pesanan yang belum diterima oleh gudang (pending receiving).
Hal 366
Menutup Dokumen MR Setelah semua penerimaan barang selesai dicatat, dan Material Receiving Note (MRN) sudah dicetak maka tugas akhir adalah menutup dokumen MR. Pada bagian bawah modul MR terdapat tombol Complete. Tombol tersebut fungsinya adalah untuk menjalankan proses penutupan dokumen MR. Tombol Complete mengerjakan tugas sebagai berikut:
Membuat ikhtisar jurnal akunting atas penerimaan barang Memasukkan jurnal akunting penerimaan barang ke dalam buku besar Mengubah kode status dokumen dari 1 (OP - terbuka) menjadi 2 (CL tertutup)
Ikhtisar jurnal akunting atas penerimaan barang disusun dengan mengelompokkan aitem barang berdasarkan kode akun masing-masing barang. Nilai barang ditotal untuk setiap kode akun yang sama. Pengelompokan menghasilkan jurnal akunting yang dipadatkan untuk setiap kode akun. Total nilai penerimaan pada dokumen MR nomot 62000025 adalah US$8,490.48, dan nilai yang sama dalam Rupiah setelah dikonversi dengan kurs akunting (9300) adalah Rp78.961.464. Jurnal akunting yang dihasilkan dari transaksi penerimaan barang ini menjadi: DR CR 14110000 Persediaan dalam gudang Rp78.961.464 14119999 Goods-in-transit (MR 62000025) Rp78.961.464
Jurnal akunting untuk transaksi penerimaan barang ini dapat dicetak dari menu Function > View Accounting Journal, seperti tampak pada gambar berikut ini.
Hal 367
Pencatatan ikhtisar jurnal akunting di dalam buku besar dilakukan melalui hubungan antar-muka buku persediaan dengan buku besar. Hubungan antarmuka kedua buku tersebut mengijinkan proses pemadatan jurnal akunting pada buku persediaan dan memasukkan ikhtisarnya ke dalam buku besar. Integritas data yang terdapat pada kedua buku tersebut harus terjamin supaya tidak ada ketimpangan (mismatched). Rincian barang tidak ikut terkirim ke dalam buku besar namun tetap tersimpan dalam buku persediaan. Jurnal akunting penerimaan barang di dalam buku besar adalah berupa ringkasan dari setiap batch dokumen MR. Mekanisme ini dapat menjamin efisiensi pengelolaan data akunting supaya pembuatan laporan keuangan dari buku besar tidak terbebani oleh data barang. Untuk melihat rangkaian jurnal akunting dari mulai pembelian hingga penerimaan yang saling berkaitan baiklah kita tinjau pencatatan akunting untuk kedua proses tersebut. Pencatatan jurnal akunting pada saat membukukan faktur pembelian dalam modul VP adalah sebagai berikut: DR CR 14119999 Goods-in-transit 21210000 Hutang Dagang Rp88.335.864 Rp88.335.864
Setelah barang diterima di gudang, melalui dokumen MR penerimaan barang dicatat dengan jurnal akunting:
Hal 368
DR CR
14110000 Persediaan Barang 14119999 Goods-in-transit Rp78.961.464
Rp78.961.464
Selisih penerimaan barang dengan nilai faktur adalah penerimaan barang yang masih pending untuk Bordeaux Superior 50 unit dan Martini Rosso 50 unit. Pengiriman susulan kedua barang ini diterima kemudian dan dicatat dengan dokumen MR. Pengiriman susulan ini catat saja dengan nomor dokumen MR yang baru, tidak perlu digabung dengan dokumen MR pengiriman pertama. Yang penting kedua dokumen MR tersebut harus dikomplit supaya jurnal akuntingnya terkirim ke buku besar. Khusus untuk pembelian barang dengan valas, jurnal akunting untuk pengiriman partial harus menggunakan kurs akunting yang sama. Jurnal akunting faktur pembelian (dokumen VP) dan jurnal akunting penerimaan barang (dokumen MR) dihubungkan oleh akun kliring yang sama yaitu 14119999. Pada akhirnya setelah semua barang diterima jumlah akun kliring tersebut akan menjadi nol. Pendebetan akun transit pada dokumen VP mesti habis ter-offset dengan entri kredit pada dokumen MR.
Mencetak Material Receving Note (MRN) Dokumen MR yang dicetak disebut Material Receving Note disingkat MRN. MRN perlu ditandatangani oleh pegawai yang melakukan entri data. Dokumen MRN tersebut juga perlu tandatangan dari pengawas sebagai kelengkapan dari proses yang baik (auditable). Apabila sudah ditandatangi oleh pengawas maka status dokumen MR harus segera ditutup agar datanya tidak lagi bisa berubah. Pencetakan slip dokumen MR sebaiknya dilakukan setelah dokumen MR ditutup yaitu setelah menekan tombol Complete. Dengan perintah complete ini maka jurnal penerimaan barang sudah terkirim ke dalam GL. Selain itu status dokumen MR juga langsung dinyatakan tertutup, sehingga dokumen tersebut sifatnya sudah final. MRN yang final perlu disimpan sebagai arsip akunting untuk keperluan audit.
Hal 369
TRANSFER PERSEDIAAN KE GUDANG LAIN

Modul Inventory Transfer (IT)
Transfer persediaan barang adalah pemindahan barang dari suatu tempat atau gudang ke gudang lainnya. Pemindahan barang lumrah terjadi dalam rangkaian proses produksi. Dalam usaha dagang pemindahan barang juga terjadi saat memindahkan barang dagang dari gudang penyimpanan ke toko. Transfer barang menambah kuantitas barang di gudang tujuan dan mengurang kuantitas barang di gudang asal. Misalnya transfer barang kode stock 60000002 sebanyak 10 unit dan 60000003 sebanyak 5 unit dari gudang A ke gudang B. Dalam buku persediaan akan dicatat sbb:
Hal 370
Gudang A (Asal Barang) Gudang A (Asal Barang) Gudang B (Tujuan) Gudang B (Tujuan)
Stock 60000002 Stock 60000003 Stock 60000002 Stock 60000003
Qty -10 Qty -5 Qty +10 Qty +5
Proses transfer barang adalah transaksi non-financial sehingga tidak melakukan entri jurnal akunting. Transfer barang tidak merubah kode akun maupun nilai barang yang dipindahkan namun hanya mencatat kuantitas barang yang berpindah dan lokasi baru dari barang tersebut. Nilai barang yang berpindah tetap menggunakan nilai historis sehingga secara agregat nilai persediaan tidak berubah meskipun ada pemindahan barang. Pencatatan transfer barang hanya dilakukan dalam buku persediaan. Catatan pemindahan barang yang ada dalam buku persediaan tidak perlu dimasukkan ke dalam buku besar. Contoh : Tgl 19-Jan2-2010, barang-barang dalam daftar berikut ini dipindahkan dari gudang utama ke dalam toko untuk ditaruh di rak pajangan.
Kode Barang 60000017 60000014 60000013 60000012 60000011 60000010 60000009 60000005 60000008 60000007 60000006 Nama Barang MARTINI ROSSO 1.000 Ltr BORDEAUX SUPERIEUR ROUGE 98 0.750 Ltr CREMANT DE BOURGOGNE BRUT 0.750 Ltr VODKA 0.750 Ltr VO CANADIAN WHISKY 1.000 Ltr VSOP COGNAC 0.700 Ltr MARGARITA MIX MOONLIGHT 1.000 Ltr AMARETTO LIQUER 1.000 Ltr XO COGNAC 0.700 Ltr VSOP GRAND CHAMPAGNE COGNAC 0.350 Ltr VSOP BRANDY 0.750 Ltr qty 10 10 10 5 5 5 10 10 5 5 5
Hal 371
Gbr 7.5 Transfer barang persediaan
Tanggal Asal Barang Gudang Baru Shipment Doc Vessel
: Tanggal transaksi (pemindahan stock/barang) : Lokasi (nama gudang asal barang) : Lokasi (nama tujuan baru penyimpanan barang) : Dokumen pengiriman barang, seperti nota pengiriman atau tanda terima : Nama ekspedisi yang mengirim barang
Material No StockAvailable Qty-to-transfer Pack Unit Unit Price Account PL FIFO Key
: : : : : : : : :
Hal 372
Mencetak Inventory Transfer Note (ITN)

Inventory Transfer Note (ITN) adalah dokumen pemindahan barang dari satu gudang ke gudang lain. Dokumen ITN berisi data barang, gudang asal, gudang tujuan dan kuantitas barang yang ditransfer. Dokumen ITN berfungsi sebagai surat jalan sebagai pengantar ketika mengirimkan barang tersebut. Pencetakan dokumen ITN bisa dilakukan dari module Inventory Transfer (IT). Pertama buka dulu dokumen IT dari menu Dokumen > Buka dengan memasukkan nomor dokumen IT yang hendak dicetak. Kemudian lanjutkan pencetakan dengan menu Dokumen > Cetak.
Hal 373
MEMOTONG PERSEDIAAN ATAS PENJUALAN

Dokumen CO Jurnal COGS
SALES RECAP 6-Jan-2010

Description AMARETTO LIQUER XO COGNAG MARGARITA MIX MOONLIGHT VO CANADIAN WHISKY VODKA product_Code 80000001 80000004 80000005 80000007 80000008 Size 1.000 Ltr 0.700 Ltr 1 Ltr 1 Ltr 0.750 Ltr Qty 1 1 1 2 2 COGS/unit
Hal 374
FLEUR DE PRESTIGE CHAMPAGNE BORDEAUX SUPERIEUR ROUGE 98 WHITE BERGUNDY MARTINI ROSSO SUB TOTAL
80000011
0.750 Ltr
80000010 80000012 80000013
0.750 Ltr 0.750 Ltr 1 Ltr
2 2 3
TOTAL SALES
Hal 375
INVENTORY WRITE ADJUSTMENT

Kontrol persediaan memerlukan stok opname untuk memeriksa dan menghitung jumlah barang persediaan secara fisik. Jumlah persediaan dari hasil stok opname kemudian dibandingkan dengan jumlah barang persediaan dalam buku. Hasil pemeriksaan kemungkinan menunjukkan adanya perbedaan antara jumlah fisik barang dengan jumlah yang tercatat dalam buku persediaan. Ada dua kemungkinan yaitu jumlah barang hasil stok opname lebih banyak dari jumlah
Hal 376
yang dicatat di buku, atau sebaliknya jumlah barang lebih sedikit dari pencatatan. Selisih antara jumlah barang yang dicatat dalam buku dengan hasil stock opname dapat terjadi karena: - Barang ada dalam gudang persediaan tetapi tidak ada dalam catatan. - Barang ada dalam catatan tetapi tidak ditemukan dalam gudang - Kuantitas barang dalam gudang persediaan lebih banyak dari catatan - Kuantitas barang dalam gudang persediaan lebih sedikit dari catatan Apa yang harus dilakukan apabila hasil stok opname berbeda dengan catatan? Apabila jumlah barang hasil stok opname lebih banyak dari jumlah yang dicatat dalam buku maka perlu dilakukan penyesuaian menambah kuantitas barang dalam catatan (write-up). Bila jumlah barang dalam gudang persediaan ternyata lebih sedikit dari jumlah yang dicatat dalam buku, maka catatan persediaan perlu diturunkan ke jumlah yang sebenarnya hasil stok-opname (write-down). Biaya penyesuaian atas selisih barang hasil stock-opname dicatat dengan kode akun khusus agar memudahkan pencocokan data antara buku persediaan dengan buku besar (GL). Penggunaan akun khusus akan memudahkan rekonsiliasi antara laporan logistik dan laporan akunting. Akun yang perlu disiapkan untuk keperluan pencatatan selisih barang adalah akun untuk mencatat penurunan persediaan (write-down) dan akun untuk mencatat penambahan persediaan (writeup). Di bawah ini diberikan ilustrasi jurnal untuk mencatat selisih barang sebagai hasil dari pemeriksaan stock-opname. Jurnal akunting untuk hasil stock-opname di mana jumlah barang dalam gudang kurang dari jumlah yang dicatat dalam pembukuan (GL): DR CR Selisih barang dalam persediaan (write-down) Persediaan barang (mencantumkan momor material/stock)
Jurnal akunting untuk hasil stock-opname di mana jumlah barang dalam gudang lebih dari jumlah yang dicatat dalam pembukuan (GL): DR CR Persediaan barang (mencantumkan momor material/stock) Selisih barang dalam persediaan (write-up)
Prosedur membukukan inventory adjustment
Hal 377
SOLFINA menyediakan modul khusus untuk mencatat penyesuaian persediaan yang disebabkan perbedaan antara kuatitas barang dan catatan pembukuan. Modul dan dokumen untuk penyesuaian persediaan adalah IW (Inventory Write Adjustment). Penyesuaian persediaan dibedakan dalam 3 kategori berdasarkan sifat dari penyesuaian tersebut yaitu: - Write Up (WU) : Penyesuaian catatan persediaan di mana jumlah barang dalam pembukuan kurang dari jumlah barang dalam gudang : Penyesuaian catatan persediaan di mana jumlah barang dalam pembukuan lebih dari jumlah barang dalam gudang : Penghapusan barang dari pembukuan disebabkan barang tersebut rusak, hilang, kadaluwarsa, atau sebab lainnya.
- Write Down (WD)
- Write Off (WO)
Ikuti prosedur berikut ini untuk membukukan penyesuaian atas selisih antara jumlah barang dalam catatan pembukuan dan jumlahnya di gudang Buka modul IW (Inventory Write Adjustment) dari Menu Utama > Inventory & Stock Control > Inventory Write Adjustment. Lengkapi data dokumen seperti tanggal, tipe penyesuaian, kode akun dan lokasi biaya (cost-center).
Adjustment Type: WU= Write Up WD = Write Down WO = Write -Off
Kode Perkiraan Biaya Adjustment
Tgl Posting
: Tanggal pencatatan dalam buku besar
Hal 378
: Jenis/tipe penyesuaian (Write-Up, Write-Down, Write-Off) Account : Kode akun untuk mencatat biaya penyesuaian Cost Centre : Kode departemen tempat pembebanan biaya penyesuaian Keterangan : Teks penjelasan pendek
Klik Add Items
Material No Klik button ini untuk membuka data master material
Type
Total QTY WU= angka positif WD = angka negative WO = angka negative
Material No Description Um Qty Pack
: Nomor master barang/material : Nama barang/material : satuan unit : Jumlah paket satuan material (misal 1 botol berisi satuan uniit 1000 ml) isi dengan angka 1. Untuk penyesuaian Write-Up angka ini adalah positif yaitu menambah qty yang sudah ada. Sedangkan untuk penyesuaian Write-down angka yang dimasukkan adalah angka negatif mengurangi kuantitas yang tercatat dalam buku persediaan : Jumlah satuan unit (1000 ml isi dengan angka 1000) : Qty * Unit : Harga material per satuan unit adalah harga historikal dari material tersebut pada saat pembelian. : Total Qty * Unit Price
Hal 379
Unit Total Qty Unit Price Amount
Product Line : Pengelompokan produk Warehouse : Kode Gudang Klik Save untuk menyimpan data barang dan jumlah penyesuaian ke dalam dokumen IW. Teruskan proses yang sama untuk mencatat penyesuaian terhadap barang yang lainnya.
FifoKey: Indeks urutan masuk dan keluar FIFO
Semua barang yang termasuk di dalam dokumen IW tersebut ditampilkan pada baris aitem. Periksalah setiap aitem penyesuaian dan periksa juga total kuantitas barang dan nilai total penyesuaian. Apabila data tersebut sudah benar maka teruskan proses dengan klik button Complete. Proses ini akan menghantar jurnal akunting penyesuian ke dalam buku besar. Kode status dokumen tersebut berganti dari 1 (terbuka) menjadi 2 (tertutup). Dokumen yang statusnya sudah tertutup tidak dapat lagi menerima perubahan data. Inventory Adjustment Note (IAN) Untuk mencetak dokumen Nota Penyesuaian Barang (IAN) klik Document | Print
LAPORAN PERSEDIAAN BARANG
Hal 380
Gbr 7.6 Modul Laporan Persediaan Barang
Inventory Stock List Inventory Valuation Report Goods Receving Report Stock Transfers Report Sold Goods Repot Write-Offs Reports Fast Moving Goods Slow Moving Goods
Hal 381
Gbr 7.7 Analisis barang persediaan
Sales Turn Over (STO) Fast Moving Stock (FMS)
: Perputaran omset penjualan yang menyajikan produk yang terjual dan keluar dari stok barang : Stock Barang yang pergerakan penjualan lebih cepat dibandingkan dengan rata-rata pergerakan penjualan seluruh barang. : Stock Barang yang pergerakan penjualan lebih lambat dibandingkan dengan rata-rata pergerakan penjualan seluruh barang.
Slow Moving Stock (SMS)
Menghitung rata-rata pergerakan barang yang terjual dilakukan dengan menghitung kuantitas semua produk yang terjual, kemudian..
PENETAPAN NILAI PERSEDIAAN BARANG DAGANG

Inventory Valuation (Penetapan Nilai Persediaan) adalah mekanisme untuk menghitung nilai persediaan barang berdasarkan nalai pasar yang fair sering disebut LCM (Lower Cost or Market Value) yaitu nilai mana yang paling rendah antara biaya perolehan atau nilai pasar.
Hal 382
Penetapan nilai persediaan menggunakan metode FIFO.

Nilai Persediaan Barang Dagang Dengan Metode FIFO
Nama Barang
Tanggal Masuk
Qty
Terjual
Sisa Stock
Harga Nilai Beli per Persediaan unit
Gbr 7.8 Stock Valuation (FIFO)
Hal 383
Hal 384
Bab 9
PEMBEBANAN BIAYA (COSTING)

Objek Biaya Penetapan Objek Biaya Produk Harga Pokok Penjualan
Hal 385
Topik pembebanan biaya mencakup pembahasan mengenai proses penghitungan harga pokok penjualan (COGS Cost of Goods Sold) atas barang yang terjual. Sebelumnya dalam bab persediaan barang sudah dijelaskan proses pembuatan jurnal COGS secara manual menggunakan dokumen MC (Material Costing/Consumption). Proses manual tersebut dikerjakan dengan memilih barang satu per satu dari daftar FIFO. Pengerjaan pembiayaan barang secara manual masih ideal apabila jumlah barang terbilang sedikit. Namun bila jumlah barang sudah mencapai ratusan aitem dalam setiap batch penjualan, maka proses manual akan sangat meletihkan dan kemungkinan terjadinya kesalahan semakin besar. Dalam bab ini akan diulas proses lanjut (advance process) pemotongan persediaan dan penghitungan harga pokok atas penjualan. Proses tersebut melibatkan modul pembiayaan yang menghitung harga pokok secara massal. Modul khusus pembiayaan tersebut akan membuat jurnal biaya standar dan juga memotong persediaan secara massal berdasarkan elemen biaya dari produk yang terjual. Prinsip dasar antara jurnal biaya secara manual dan yang otomatis tetap sama, yaitu mengalokasikan elemen biaya barang secara FIFO terhadap produk yang terjual. Kedua cara tersebut, baik cara manual maupun cara otomatis, menghasilkan jurnal akunting yang sama yaitu mendebet biaya standar dan mengkredit persediaan barang. Perbedaan dari kedua cara itu adalah modul pembiayaan otomatis menggunakan objek biaya yang lebih dulu dikenakan pada setiap katalog produk, sedangkan cara manual tidak memerlukan itu. Pembahasan mengenai pembebanan biaya (costing) meliputi keseluruhan proses penghitungan harga pokok (COGS), mulai dari pembuatan master objek biaya, penetapan objek biaya pada produk, dan penghitungan harga pokok produk secara massal.
Objek Biaya (Cost Object) Objek Biaya (Cost Object) adalah objek yang sifatnya maya (virtual object) berfungsi sebagai gugus berbagai elemen biaya untuk menghitung harga pokok produk. Objek biaya menampung elemen-elemen biaya baik berupa pembelian bahan baku/material maupun bahan pendukung. Dalam konteks usaha perdagangan objek biaya yang diulas dalam bahasan ini adalah pembelian barang dagangan dari pemasok. Barang dagangan tersebut menjadi elemen dari objek
Hal 386
biaya dan dilampirkan pada katalog produk yang dijual. Proses penghitungan harga pokok massal memerlukan objek biaya untuk setiap katalog produk. Oleh karena itu pembuatan objek biaya merupakan persyaratan awal yang harus dilengkapi sebelum masuk ke penghitungan COGS massal.
Satu objek biaya dapat saja digunakan oleh beberapa produk yang mengandung elemen biaya yang sama. Tidak ada batasan yang mengharuskan satu jenis barang barang atau material menjadi elemen yang eksklusif terhadap produk. Dalam konteks pembahasan sengaja dibuatkan contoh yang komprehensif dimana satu produk yang sama mempunyai dua katalog yang berbeda sebab produk tersebut dapat dijual dalam mata yang Rupiah dan dollar Amerika. Dalam pengenaan objek biaya, kedua katalog produk tersebut mengenakan nomor objek biaya yang sama. Penghitungan biaya pokok untuk kedua katalog produk tersebut akan sama meskipun harga jual keduanya berlainan, yakni satu dalam Rupiah dan satunya dalam Dollar.
Modul objek biaya dapat dibuka pada kelompok menu Costing dengan kode COM (Cost Object Master). Material Costing > Objek Biaya > Master Objek Biaya.
Membuat Objek Biaya baru

Pembuatan objek biaya baru dapat dikerjakan dari menu Document > New Cost Object. Metode penamaaan objek biaya dapat diatur demi kemudahan identifikasi. Nama objek biaya dibuat dengan berawalan CO_ dan diikuti nama objeknya. Misalnya objek biaya untuk katalog produk XO COGNAC diberi nama CO_XO COGNAC 750ml. Metode ini akan memudahkan pencarian pada saat melampirkan objek biaya pada katalog produk. Kode dokumen untuk master objek biaya adalah CO. Setiap objek biaya mempunyai nomor urut sendiri-sendiri yang penomorannya diatur oleh modulnya. Selain nomor urut, nama objek biaya tidak boleh duplikasi. Pada pembuatan objek biaya baru modul akan memeriksa apakah sudah ada nama yang sama, dan bila ditemukan ada nama yang sama maka pembuatan objek biaya baru tersebut akan ditolak. Untuk menyimpan data objek biaya klik Save.
Hal 387
Proses selanjutnya adalah memasukkan komponen barang yang termasuk dalam objek biaya tersebut. Sesudah mengklik Save maka akan terlihat tombol Add Element. Tombol ini berfungsi membuka data master material, yaitu daftar barang yang akan dimasukkan sebagai elemen objek biaya tersebut. Setealah mengklik Add Element teruskan mengklik Filter untuk menyaring data barang berdasarkan nama atau klik Show All untuk membuka semua data master barang. Pilih barang atau material yang masuk anggota objek biaya tersebut dengan cara mencentangnya.
Hal 388
Klik button Input Qty untuk memasukkan kuantitas barang yang termasuk dalam costobject
Setiap elemen barang yang masuk dalam objek biaya mesti menyertakan data kuantitas standar. Kuantitas standar adalah jumlah barang atau material yang dimasukkan sebagai elemen biaya. Misalnya produk XO Cognac terdiri dari satu botol XO Cognac isi 700 ml. Satu botol dalam hal ini adalah kuantitas standar dari biaya pokok produk tersebut. Entri kuantitas standar dimasukkan melalui kotak input yang akan terbuka dengan mengklik tombol Input Qty. Masukkan angka kuantitas standar elemen biaya barang tersebut kemudian klik Add untuk menyimpan.
Hal 389
Masukkan std Qty barang dalam CostElemen
Data kuantitas standar setiap elemen barang direkam dalam satu tabel khusus dimana setiap elemen mengelompok pada satu objek biaya (CO). Objek biaya yang sudah jadi nantinya akan dilampirkan pada katalog produk untuk menentukan harga pokok penjualan. Satu objek biaya boleh saja mempunyai lebih dari satu elemen barang. Hal ini tergantung dari strategi dan pengaturan produk yang dijual. Dalam usaha dagang bisa saja satu katalog produk terdiri dari gabungan beberapa jenis barang untuk menarik perhatian para pelanggan. Misalnya dalam promosi paket hemat atau promosi lainnya yang memberikan bonus tambahan barang apabila pembelian lebih dari jumlah tertentu. Pembelian dua botol XO Cognac mendapatkan satu kaleng bir secara gratis. Bonus satu kaleng bir tersebut dapat disertakan sebagai elemen biaya dalam objek biaya katalog produk yang besangkutan. Penentuan elemen barang dalam katalog produk diatur dalam modul Cost Object & Elements.
Data objek biaya yang ada bisa berjumlah banyak mengikuti jumlah katalog produk. Jumlah data yang cukup banyak membuat pencarian objek biaya satu per satu menjadi tidak produktif. Untuk itu pencarian data dapat dipersingkat
Hal 390
dengan menyaring nama objek biaya. Untuk mencari objek biaya yang sudah ada dalam database klik Document > Find. Ketik nama objek biaya yang hendak dicari kemudian klik Find. Untuk melihat keseluruhan objek biaya klik Show All. Klik salah satu objek biaya untuk membuka dan melihat elemen-elemen biaya yang termasuk di dalamnya. MELAMPIRKAN OBJEK BIAYA PADA PRODUK Pembebanan biaya harga pokok dilakukan saat barang dagang dianggap sudah terjual. Barang dagang tersebut adalah produk yang sudah terdaftar dalam master data katalog produk. Sedangkan objek biaya adalah objek material yang dilampirkan pada katalog produk. Jadi setiap katalog produk idealnya mesti mempunyai satu objek biaya yang dilampirkan pada katalog tersebut.
Produk
Objek Biaya
Elemen Biaya Elemen Biaya Elemen Biaya
Dalam konteks pembiayaan, objek biaya harus lebih dulu dilampirkan pada katalog produk, baru proses penghitungan COGS dapat dimulai. Apabila objek biaya tidak dilampirkan pada katalog produk maka objek biaya tersebut akan menjadi objek yang diam (silent object) yang tidak ikut serta dalam proses penghitungan COGS. Misalkan kita akan melampirkan objek biaya CO_XO Cognac pada katalog produk XO Cognac. Buka modul Product Costing Setup Buka data katalog produk dari menu Document > Find
Hal 391
Pilih katalog produk Klik Open CO (tombol yang terdapat pada bagian Attach Cost Object), atau klik Filter untuk menyaring data object biaya Pilih Objek Biaya yang sesuai untuk produk tersebut. Proses ini langsung melampirkan objek biaya yang dipilih pada produk yang bersangkutan.
Daftar objek biaya yang sudah dilampirkan pada katalog produk dapat dicetak atau diekspor sebagai arsip berkala untuk pemeriksaan data. Caranya dari menu Document > Print, dan tampilan hasil cetakan adalah seperti gambar berikut. Bila tidak perlu dicetak dapat juga diekspor ke arsip komputer dengan mengklik tombol export yang terdapat pada bagian atas disebelah kanan tombol print.
Hal 392
HARGA POKOK PENJUALAN Metode FIFO Menghitung harga pokok penjualan (COGS)
Hal 393
Proses penghitungan harga pokok penjualan sudah dapat dilakukan sejak barang terkirim dengan dokumen DO. Untuk point penjualan tunai penghitungan COGS dapat dilakukan setelah penjualan tersebut direkam dalam modul penjualan (Sales Order). Penghitungan harga pokok penjualan dalam hal ini adalah penghitungan secara massal dan sistim FIFO yang dijalanjan secara otomatis. Modul COGS ini dapat ditemukan dalam kelompok menu Costing. Klik Dokumen > Buka Dokumen Pengiriman untuk membuka dokumen DO yang dipakai pada saat pengiriman barang. Klik Dokumen > Buka Dokumen Penjualan untuk membuka daftar penjualan tunai yang tidak menggunakan dokumen DO dalam dalam proses penjualannya.
Nomor dokumen seri 65xxxxxx yang terlihat pada daftar adalah nomor dokumen DO. Klik ganda nomor DO tersebut untuk membuka elemen barang atau material yang merupakan komponen biaya dari produk yang ada dalam DO tersebut. Perhatikan tampilan hirarki pada urutan paling atas adalah dokumen pengiriman, lalu diurai untuk menampilkan produk yang ada dalam DO tersebut. Kemudian setiap produk mempunyai objek biaya masing-masing, dan dalam objek biaya tersebut terurai elemen-elemen barang/material.
Hal 394
Produk
Objek Biaya
Elemen Biaya
COGS
Sales Revenue - / - COGS = Contribution Margin
Dalam proses penghitungan COGS, sebelum menjalankan rutin FIFO, modul Costing lebih dulu membuka data elemen barang untuk memeriksa setiap produk apakah sudah ditentukan objek biayanya. Selanjutnya modul Costing juga memeriksa setiap objek biaya apakah sudah berisi elemen biaya alias tidak kosong. Pemeriksaan ini pada prinsipnya adalah untuk memastikan struktur biaya dari suatu produk tersusun supaya modul costing dapat menjalankan tugasnya.
Hal 395
Harga pokok penjualan terdiri dari biaya langsung dan biaya tidak langsung. Biaya langsung adalah biaya yang dapat ditelusuri dengan mudah (costeffective) misalnya pembelian barang persediaan. Sedangkan biaya tidak langsung umumnya tidak dapat ditelusuri secara mudah sehingga untuk penghitungannya digunakan metode alokasi biaya. Contoh biaya tidak langsung dalam bahasan buku ini adalah biaya listrik toko dan biaya perlengkapan toko. Biaya tidak langsung dapat dialokasikan kepada setiap unit produk berdasarkan volume barang. Alokasi biaya tak langsung per unit produk dapat dihitung berdasarkan formula: Biaya tak langsung per unit produk = Total Biaya tak langsung ------------------------------Jumlah unit produk
Entri jurnal biaya tak langsung dapat dibuat pada akhir bulan sesuai keperluan pelaporan untuk manajemen. Jurnal biaya tak langsung dapat dibukukan dengan menggunakan kode area bisnis yaitu pada level kelompok produk (product line). Jurnal Biaya Pokok Penjualan Jurnal akunting untuk biaya pokok penjualan dicatat secara otomatis oleh modul Material Costing. Tahapannya sudah dibahas yaitu mulai dari pembuatan objek biaya, menyusun elemen biaya ke dalam objek biaya tersebut, melampirkan objek biaya kepada produk yang sesuai, dan yang terakhir adalah menjalankan rutin pembiayaan. Modul pembiayaan mengambil data yang diperlukan seperti kode akun, area bisnis, harga material dari tabel master material. Berdasarkan data yang sudah tersedia maka modul costing dapat membuat jurnal akunting yang dicatat ke dalam buku besar sbb: DR CR Biaya pokok penjualan (COGS) Persediaan barang
Nomor dokumen untuk jurnal akunting akunting tersebut otomatis diberikan oleh modul. Nomor dokumennnya ditunjukkan pada saat menjalankan proses costing, bisa ditemukan pada bagian kanan yaitu pada Material Cost Bacth. Jurnal akunting pembiayaan ini perlu disimpan untuk keperluan audit, untuk itu cetaklah dokumen tersebut untuk disimpan sebagai arsip pembukuan.
Hal 396
Pencetakan dapat dilakukan dari menu Dokumen > Cetak Jurnal Biaya, tampilannya tampak seperti gambar berikut ini.
Harga pokok adalah harga pembelian dari setiap barang dagang. Pencatatan harga pokok dilakukan dengan mekanisme barang yang pertama masuk maka barang tersebutlah yang diasumsikan keluar duluan. Metode ini disebut sistim FIFO (First In First Out). PT ABC dalam contoh bahasan menyelenggarakan pembukuannya dalam mata uang Rupiah. Untuk konsitensi jurnal COGS juga dijalankan dengan basis valuta Rupiah. Dalam prinsip akunting, nilai persediaan barang dagang dibawa dalam pembukuan dengan menggunakan nilai historisnya. Pada saat pembelian, nilai persediaan barang dicatat dengan nilai setara dalam Rupiah, meskipun pembeliannya menggunakan valuta asing. Maka untuk pembiayaan sistim FIFO menggunakan nilai historis yaitu nilai material tersebut pada saat pembelian.
Alokasi pemakaian material (FIFO)
Alokasi pemakaian material adalah laporan yang memperlihatkan barang/material yang terpakai atau terjual dalam satu batch penjualan. Batch penjualan dalam hal ini adalah dokumen pengiriman DO dan Order penjualan tunai. Dalam laporan alokasi pemakaian material terlihat rincian
Hal 397
barang dan kuantitas yang dipotong dari pesediaan dan dimasukkan ke dalam batch pembiayaan (costing). Laporan ini memberikan visibilitas untuk melihat material yang dibiayakan sehubungan dengan penjualan produk. Laporan pemakaian material dapat dicetak dari modul Material Costing dengan memilih menu Dokumen > Cetak Material Allocation. Bentuk laporannnya tampak seperti gambar contoh di bawah ini.
Laporan alokasi material menunjukkan barang dan kuantitas yang diserap pada proses costing. Dalam contoh penjualan kepada Hotel Bonan Dolok barang dikirimkan menggunakan nomor DO 65000001, dan 65000002. Proses pembiayaan menggunakan setiap nomor DO untuk membiayakan barang yang terkirim dalam dokumen DO tersebut. Setiap produk yang dikirim mempunyai material yang dibiayakan, dan material tersebut terlihat dalam laporan alokasi material.
Hal 398
Hal 399
Bab 10
PEMBAYARAN KEPADA PEGAWAI

Master Data Pegawai Penggantian Biaya (Reimbursement) Biaya Perjalanan Dinas Permintaan Perjalanan Dinas Uang Muka Perjalanan Dinas Penyelesaian Uang Muka Perjalanan Dinas
Hal 400
Master Data Pegawai

Master data pegawai menyimpan data yang diperlukan dalam pemrosesan pembayaran kepada pegawai. Di antaranya adalah kode departemen dan rincian rekening bank pegawai. Kode departemen digunakan untuk pembebanan biaya atas klaim, sedangkan data rekening bank diperlukan untuk mentransfer pembayaran. Pegawai harus terdaftar dalam master data supaya klaim pengeluarannya bisa diproses. Modul pendaftaran master data pegawai dapat dibuka dari modul Employee Disbursement > Employee Master Data. Isi data pegawai seperti NIK, nama, departemen, rekening bank, dan data lainnya, kemudian klik menu Pegawai > Simpan.
NIK Nama
: Nomor Induk Pegawai : Nama Pegawai
Hal 401
Alamat Telepon Email Dept SF PL Nama Bank Kantor Cab AlamatBank No Rekening Nama Rek BSB Code Swift Code
: Alamat tempat tinggal pegawai : Nomor telepon pegawai : Alamat email untuk pengiriman surel : Kode dept : Kode Sales Force : Kode Product Line : Nama rekening Bank pegawai : Nama kantor cabang bank tersebut : Alamat dari bank tersebut : Nomor rekening pegawai di bank tersebut : Nama rekening bank dari pegawai tersebut : Kode bank 6 digit, dibiarkan kosong kalau tidak digunakan : Kode SWIFT apabila rekening pegawai ada di luar negeri
Nama pegawai yang datanya sudah tersimpan akan terlihat apabila kita membuka daftar pegawai dari menu Pegawai > Daftar Pegawai. Data pegawai juga dapat dibuka melalui pencarian nama dari menu Pegawai > Cari. Masukkan penggalan nama pegawai ke dalam kotak masukan, dan tekan Enter untuk meneruskan pencarian. Seluruh arsip pegawai dapat diekspor ke berkas csv atau MS Excel, baik data pegawai yang statusnya aktif dan tidak aktif. Data tersebut berisi informasi pegawai beserta data rekening banknya .Caranya dengan menjalankan menu Utilitas > Lihat Data Pegawai, dan rincian data pegawai akan dibukakan. Dari sana bisa diteruskan mengekspor data dari menu File > Export. Data master pegawai tidak dapat dihapus apabila sudah ada transaksi pengeluaran atas nama pegawai yang bersangkutan. Bila pegawai keluar dari perusahaan (resigned), data masternya dapat dinonaktifkan supaya tidak digunakan lagi untuk membuat klaim pengeluaran ataupun permintaan uang muka. Cara menonaktifkan pegawai adalah pertama membuka arsip data master pegawai, kemudian klik menu Pegawai > Deactivate. Dalam hal terjadi pembatalan penonaktifan, data pegawai tersebut perlu diaktifkan lagi. Reaktivasi data pegawai bisa dilakukan dari menu Pegawai > Reactivate.
Elemen Pengeluaran
Hal 402
Elemen pengeluaran adalah jenis-jenis pengeluaran yang disediakan untuk dipilih pada saat pegawai membuat klaim. Setiap jenis pengeluaran mempunyai kode akun biaya, yang akan dipakai membukukan pengeluaran. Misalnya jenis pengeluaran untuk klaim biaya perjamuan (entertainment) menggunakan kode akun biiaya 47260000. Modul ER akan menggunakan akun tersebut sebagai posting debet dalam jurnal akunting. Dalam persiapan penggunaan modul ER, lebih dulu susun daftar elemen pengeluaran (list of expenses). Daftar ini berisi pengeluaran yang sering diklaim oleh pegawai. Siapkan kertas kerja yang terdiri dari 4 kolom, yaitu Kode Pengeluaran, Keterangan, Kelompok dan Kode Akun GL. Isi kolom Kode dengan 2 digit nomor urut untuk setiap jenis pengeluaran, mulai dari 01 sd maksimum 99. Nomor urut ini berlaku juga sebagai kode pengenal bagi setiap pengeluaran. Isi kolom keterangan dengan nama atau sebutan dari pengeluaran tersebut, misalnya office supplies, transportation, dll. Setiap jenis pengeluaran dibedakan apakah Travel atau Non-Travel. Pengeluaran Travel berkaitan dengan urusan perjalanan dinas, sedangkan Non-Travel adalah pengeluran yang tidak berkaitan dengan perjalanan dinas. Yang terakhir namun tak kalah penting, isi kolom GL Account dengan kode akun pembukuan yang sesuai dengan pengeluaran tersebut. Kode akun pengeluaran harus kode akun yang aktif yang ada dalam bagan akun.
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14
Kode
Office Supplies Meals & Entertainment Taxi Fare Claim Business Telephone charges Internet Subscription Parking & Toll Employee Lunch Fuel Other Transportation Miscellaneous expenses Travel - Accomodation Travel - Transportation Travel Meals Milage
Keterangan
Kelompok
Non-Travel Non-Travel Non-Travel Non-Travel Non-Travel Non-Travel Non-Travel Non-Travel Non-Travel Non-Travel Travel Travel Travel Travel
Gl Account
42160000 47260000 47270000 42130000 42130000 42110000 47260000 42100000 47270000 47370000 42120000 47270000 41130000 47270000
Hal 403
Modul elemen pengeluaran bisa dibuka dari modul Expense Report, lanjut ke menu Utilities > Expense List Master. Modul ER akan menyediakan formulir pengisian data elemen pengeluaran. Isi kolom Description dengan nama atau sebutan dari pengeluaran itu. Kolom Code diisi dengan data nomor urut pengeluaran, dan kolom GL Acct diisi dengan kode akun GL dari pengeluaran yang dimaksud. Klik Simpan untuk mendaftarkan pengeluaran tersebut ke dalam master elemen pengeluaran.
Penggantian Biaya (Reimbursement)

Penggantian biaya berkaitan dengan pengeluaran perusahaan yang lebih dulu dibayarkan oleh pegawai, kemudian pegawai mengklaim penggantiannya kepada perusahaan. Tentu saja pengeluaran tersebut adalah untuk operational usaha, bukan pengeluaran pribadi pegawai. Pada umumnya klaim penggantian biaya menggunakan formulir khusus Expense-Report yang diisi oleh pegawai secara manual. Namun ada juga solusi expense-report yang dibuat terhubung ke sistim akunting, sehingga data yang dimasukkan pegawai dapat mengalir ke proses pembukuan. Dalam topik bahasan ini kita mengasumsikan proses pengisian Expense-Report dilakukan secara manual, dan proses pembukuannya dilakukan lewat modul pembayaran.
Hal 404
Contoh : Tanggal 18-Jan-2010, Andre Hutagalung, pegawai logistik, mengajukan klaim penggantian pembelian bahan bakar kendaraan untuk keperluan kantor sebesar Rp250.000. Dalam laporan yang sama, Andre juga mengklaim pengeluaran untuk tiket jalan tol sebesar Rp25.000. Laporan pengeluaran (Expense Report) sudah disetujui dan sudah masuk ke bagian keuangan untuk diproses pembayarannya. Bagian keuangan memproses laporan pengeluaran (Expense Report) menggunakan modul ER. Langkah pertama adalah membukukan laporan pengeluaran tersebut untuk mendapatkan nomor dokumen ER. Modul penggantian biaya dibuka dari menu utama kemudian pilih Employee Disbursement > Expense Reimbursement. Isi data dokumen ER yang diperlukan sbb: Tanggal Tipe Pegawai Valuta Keterangan Akun Kontrol : Tanggal dokumen ER : Travel atau Non-Travel : Nama pegawai yang melakukan klaim : Jenis valuta pengeluaran : Teks penjelasan : Akun kliring untuk kontrol pembayaran
Setelah data dokumen ER selesai diisi, klik Pengeluaran untuk membuka modul entri pengeluaran. Modul Pengeluaran adalah formulir pengisian data pengeluaran. Melalui formulir ini klaim pengeluaran dimasukkan satu per satu.
Hal 405
Baris Pengeluaran Kode Akun Dept SF PL Jumlah Ref Penyelesaian
: Urutan baris dalam dokumen ER : Nama pengeluaran yang sesuai dengan jenis pengeluaran yang diklaim. Klik tombol sebelah kanan untuk membuka data master elemen pengeluaran. : Kode akun biaya (otomatis terisi setelah elemen pengeluaran dipilih dari daftar) : Kode departement : Kode grup Sales : Kode Produk : Jumlah pengeluaran : Nomor dokumen CA untuk penyelesaian uang muka
Dalam contoh disebutkan ada dua klaim pengeluaran, yaitu bahan bakar dan tiket tol. Masukkan ke dua klaim tersebut secara bergantian melalui formulir pengeluaran. Setelah selesai memasukkan klaim bahan bakar (Fuel), teruskan lagi untuk memasukkan klaim pengeluaran tiket tol.
Hal 406
Untuk memproses pembayaran, modul ER menggunakan akun kontrol khusus, yaitu akun kliring pembayaran kepada pegawai. Akun kliring ini merupakan entri kredit yang akan dibuka pada proses pembayaran. Setelah entri pengeluaran selesai dibuat, selanjutnya klik Complete untuk menyelesaikan pembuatan dokumen ER. Langkah ini merupakan pamungkas dari semua rangkaian proses klaim pengeluaran peagawai. Oleh karena itu jangan sampai terlewatkan, kalau tidak dokumen ER ini tidak akan terlihat pada proses pembayaran. Fungsi tombol Complete di sini termasuk pembuatan jurnal akunting atas klaim pegawai tesebut. Jurnal akunting untuk dokumen ER dalam contoh di atas adalah: DR DR CR Biaya Fuel (akun 42100000) Biaya Tiket Tol (akun 42110000) Kliring pembayaran pegawai (akun 22100000) (Rp250.000) Rp250.000 Rp 25.000
Kode akun 42100000 dan 42110000 pada entri debet diambil dari baris aitem pengeluaran. Sedangkan akun kredit 22100000 menggunakan akun kontrol dokumen ER.
Hal 407
Pembayaran Uang Muka

Pembayaran kepada pegawai berupa uang muka untuk pengeluaran yang akan terjadi dicatat sebagai aktiva. Uang muka tersebut nantinya harus diperhitungkan kepada pengeluaran yang sesungguhnya. Pegawai diwajibkan untuk membuat laporan pengeluaran dengan melampirkan bukti-bukti pembayaran. Dalam laporan pengeluaran, jumlah uang muka yang diambil mesti dicantumkan sebagai pertanggung-jawaban penyelesaian. Berdasarkan tujuan pemakaian, maka uang muka dapat dibedakan atas dua jenis, yaitu: Uang muka perjalanan dinas Uang muka non perjalanan dinas Dalam SOLFINA-AFS, uang muka diproses menggunakan dokumen CA (Cash Advance). Modul CA termasuk dalam kelompok pembayaran ke pegawai (Employee Disbursement System) yang bisa dibuka dari menu utama > Cash Advance Payment.
Uang muka Perjalanan Dinas (Travel Cash Advance)
Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas pada dasarnya adalah media formal persetujuan kepada pegawai untuk melakukan perjalanan (travel) dalam kaitan dengan perkerjaan. Dalam surat perjalanan dinas dapat juga dicantumkan permintaan uang muka apabila memang diperlukan. Setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen, maka surat perjalanan dinas (PD) disampaikan ke bagian keuangan untuk pemrosesan pembayaran uang muka. Pembayaran uang muka perjalanan belum bisa dibukukan sebagai biaya sebab biayanya belum terjadi pada saat itu. Oleh karena itu pembayaran uang muka mesti dicatat sebagai pembayaran pendahuluan dalam aktiva. Uang muka harus diperhitungkan dengan jumlah biaya perjalanan yang sesungguhnya. Apabila total biaya perjalanan kurang dari jumlah uang muka, maka kelebihan uang muka tersebut mesti dikembalikan ke perusahaan. Sebaliknya apabila
Hal 408
total biaya perjalanan lebih dari uang muka, maka selisih kekurangan tersebut segera diproses pembayarannya. Pembayaran uang muka perjalanan dinas diproses menggunakan dokumen CA (Cash Advance) jenis Travel. Modul CA dibuka dari menu utama > Cash Advance Payment. Contoh : Ms Aubrey Melinda, Finance Manager, akan melakukan perjalanan dinas ke Sidney. Perusahaan memberikan uang muka biaya perjalanan dinas sebesar AUD3,000.- 1 AUD=Rp8000. Tanggal 18-Jan-2010, surat Permintaan PD sudah disetujui dan diserahkan ke staff keuangan untuk diproses pembayarannya.
Uang muka non Perjalanan Dinas
Uang muka non perjalanan dinas umumnya berkaitan dengan uang muka pembelian langsung, yang tidak menggunakan prosedur Order Pembelian (modul PO). Hal seperti ini sering dijumpai pada operasional di lapangan berkaitan dengan keperluan yang mendesak (urgent request), dan jumlah yang relatif tidak besar. Contoh : Bagian logistik meminta uang muka untuk proses pengurusan dokumen barang impor sejumlah Rp25.000.000.- Surat permintaan uang muka sudah diterima oleh bagian keuangan tanggal 31 Jan 2010, untuk diproses pembayarannya.
Dokumen CA
SOLFINA-AFS memproses permintaan uang muka dengan menggunakan dokumen CA. Baik uang muka perjalanan dinas maupun yang bukan perjalanan dinas diproses dengan menggunakan modul CA. Kedua uang muka tersebut pada contoh di atas dapat dibedakan dengan penentuan jenis, yang dapat dipilih pada modul CA. Pembedaan ini bertujuan untuk pengelompokan agar mudah mendapatkan data uang muka berdasarkan jenis travel ataupun yang non-travel.
Hal 409
Dokumen CA uang muka perjalanan dinas menyediakan ruang untuk data tujuan perjalanan, kapan berangkat dan kembali. Data ini diperlukan sebagai kontrol waktu kapan pegawai diwajibkan untuk membuat laporan biaya perjalanan. Pegawai diwajibkan membuat laporan perjalanan dinas dalam sekian hari setelah kembali dari perjalanan. Penentuan tanggal jatuh tempo penyelesaian dimasukkan pada modul CA. Tanggal ini menjadi patokan bagi pegawai untuk selambat-lambatnya membuat laporan penyelesaian uang muka.
Tanggal Tipe
Pegawai
Keterangan Akun CA JT Penyelesaian
: Tanggal dokumen : Pilih Travel untuk uang muka perjalanan dinas, NonTravel untuk uang muka yang bukan perjalanan dinas : Nama pegawai dan nomor NIK, klik tombol di sebelah kanan untuk membuka data master pegawai : Teks penjelasan singkat penggunaan uang muka : Kode akun untuk mencatat uang muka : Tanggal jatuh tempo bagi pegawai untuk menyelesaikan pengambilan uang muka
Hal 410
Valuta Jumlah Kurs Pembayaran Tujuan Tgl Berangkat Tgl Kembali Jumlah hari kembali
: Kode valuta pembayaran uang muka : Jumlah nominal uang muka : Nilai tukar apabila uang muka dalam valuta asing : Jumlah yang dibayarkan dalam Rupiah : Tujuan perjalanan dinas : Tanggal keberangkatan : Tanggal kembali dari perjalanan dinas : Jumlah hari sejak tanggal keberangkatan sampai
Modul CA memproses pembayaran uang muka dalam mata uang Rupiah. Pengaturan ini dibuat dengan pertimbangan bahwa pegawai dapat melakukan perjalanan dinas ke berbagai tujuan negara. Jenis valuta uang muka pun bisa bermacam-macam tergantung tujuan perjalanan. Oleh karena itu apapun kode valuta dokumen CA, lebih dulu harus dilakukan konversi mata uang tersebut ke dalam Rupiah. Dalam contoh disebutkan jumlah uang muka adalah AUD9,000.00 dengan kurs konversi 8000 per satu Rupiah. Nilai nominal asli tetap diisi pada kolom Jumlah, nilai kurs juga disertakan dan nilai Rupiah hasil konversi diisi dalam kolom Pembayaran. Ketiga data ini akan diperlukan nanti pada proses pembayaran. Uang muka perjalanan dinas dalam contoh bahasan sengaja dibuat dalam valuta asing (AUD). Tujuannya untuk memperluas lingkup bahasan supaya pengguna bisa mengoperasikan modul CA apabila menemukan hal yang serupa dalam pekerjaannya. Permintaan uang muka dalam Rupiah tentu saja lebih sederhana, karena prosesnya lurus saja tanpa tambahan konversi valuta. Penentuan tanggal penyelesaian uang muka dibuat dengan memperhatikan tanggal kembali. Dalam contoh di atas disebutkan tanggal kembali dari perjalanan 24-Jan-2010. Dengan memberikan tenggang waktu selama 1 minggu untuk penyusunan laporan penyelesaian, maka ditetapkan 31-Jan2010 sebagai tanggal penyelesaian uang muka. Tanggal penyelesaian ditegaskan dengan mengisi datanya pada kolom JT Penyelesaian. Setelah semua data dilengkapi, klik tombol Simpan untuk menyimpan dokumen CA.
Proses pembuatan batch pembayaran
Hal 411
Dokumen ER (Expense Report) dan dokumen CA (Cash Advance) merupakan satu kelompok, sehingga pembayaran untuk kedua dokumen tersebut bisa diproses bersama-sama dalam satu batch pembayaran. Metode pembayaran bisa dengan pembuatan cek atau melalui transfer bank. Namun bila metode pembayaran menggunakan cek, maka batch pembayaran harus dipisah satu-satu untuk masing-masing pegawai. Ini berarti setiap satu dokumen ER perlu dibuatkan satu batch pembayaran terpisah. Apabila metode pembayaran adalah melalui transfer bank, maka pemrosesan untuk banyak dokumen ER bisa dilakukan sekaligus dalam satu batch pembayaran. Dari satu bacth pembayaran tersebut dapat dibuat satu instruksi pembayaran ke bank yang berisi daftar nama-nama pegawai, nomor rekening dan jumlah pembayaran. Bank dapat menggunakan daftar tersebut untuk mengeksekusi pembayaran ke rekening masing-masing pegawai. Modul pembayaran pegawai disebut dengan modul ES (singkatan dari Employee Settlement). Modul ES dapat dibuka dari menu utama kemudian pilih Employee Disbursement > Employee Payments.
Tanggal Valuta Tgl Valuta Nomor Cek Sumber Dana pembayaran No Rekening Akun GL CF Code
: Tanggal dokumen : Jenis valuta pembayaran : Tanggal efektif pembayaran : Nomor cek/ referensi pembayaran : Rekening yang digunakan untuk mendanai : Nomor rekening dari sumber dana : Akun GL dari sumber dana : Kode Arus Kas (untuk dokumen ES pilih ER)
Hal 412
Isi data dokumen pembayaran (dokumen ES) selengkapnya, setelah itu klik Simpan. Langkah ini sekaligus akan membuka data klaim-klaim pengeluaran pegawai (dokumen ER). Data klaim pengeluaran dapat disaring berdasarkan nama pegawai. Klik Cari Dokumen dan masukkan penggalan nama pegawai untuk menyaring dokumen ER berdasarkan nama tersebut. Cara lain untuk membuka klaim pegawai adalah mengklik tautan Buka Expense Report. Cara ini membuka semua dokumen ER dan menampilkan nama-nama pegawai yang mengklaim. Tinggal klik salah satu pegawai dan modul ER akan membuka semua klaim pengeluaran yang ada dalam nama pegawai tersebut. Satu cara lagi adalah langsung menarik data dokumen ER yang hendak diproses, dengan mengklik Buka No Dokumen kemudian memasukkan nomor dokumen ER tersebut dalam kotak masukan.
Dokumen klaim pegawai akan ditampilkan dalam daftar sesuai dengan kode dokumen CA atau ER. Dokumen ER akan menampilkan Expense Report sedangkan dokumen CA (Cash Advance) menampilkan permintaan uang muka yang belum terbayar. Kode dokumen dapat diklik untuk mengganti CA menjadi ER atau sebaliknya. Dokumen CA pada pembuatan dokumennya tidak memasukkan jurnal akunting. Hal ini berbeda dengan dokumen ER, sebab dokumen ER membuat jurnal biaya pada saat pembuatan dokumennya. Jurnal akunting untuk dokumen CA baru akan dicatat melalui dokumen pembayarannya,
Hal 413
yaitu oleh dokumen ES dengan entri debet pada uang muka dan entri kredit pada kas/bank.
Key Ref Invoice No Due Date CA/ER. Outstanding Inv Curr Remittance Exch
: Nomor dokumen CA atau ER dari klaim pegawai : Nomor referensi dokumen CA atau ER dari klaim pegawai : Tanggal jatuh tempo mengambil data tanggal dokumen : Nilai klaim yang belum terbayar : Kode valuta klaim pegawai ER atau CA : Jumlah pembayaran yang akan diproses sekarang : Kurs nilai tukar klaim pegawai (dokumen CA dalam AUD). Kurs ini sudah masuk pada saat data entri pembuatan uang muka.
Dalam contoh bahasan disebutkan ada dua klaim pegawai. Satu pegawai memasukkan klaim ER dan satu lagi meminta uang muka perjalanan dinas (CA). Kedua klaim tersebut dapat diproses dalam satu batch pembayaran yang sama. Modul pembayaran hanya membuka data faktur/klaim yang kode valutanya sama dengan valuta batch pembayaran. Hal ini dibuat dengan pertimbangan bahwa umumnya batch pembayaran selalu memproses faktur/klaim yang mempunyai kode valuta sejenis. Jadi kalau valuta dari Batch pembayaran adalah IDR, maka klaim ER yang terbuka hanya yang kode valutanya IDR
Hal 414
saja. Bila masih ada klaim yang lain atas nama pegawai tersebut namun valutanya berbeda, maka klaim ini tidak akan ikut diperlihatkan. Dalam bahasan di buku ini dibuatkan contoh pembayaran yang muka dalam valuta AUD. Contoh ini sengaja dibuat sebagai pembahasan tingkat lanjut, sebab kalau sudah menguasai contoh lanjutan ini berarti pengguna sudah otomatis bisa mengerjakan proses pembayaran uang muka dalam Rupiah. Dalam contoh disebutkan ada dua klaim pegawai, yaitu satu klaim pengeluaran dan satu lagi permintaan uang muka. Kedua klaim tersebut datang dari dua pegawai yang berbeda. Pembayaran kedua klaim tersebut akan diproses dalam satu batch pembayaran yang sama. Oleh karena pegawai berbeda kedua klaim tersebut harus dimasukkan secara bergantian. Pertama buka dulu klaim atas nama Aubrey Melinda, berikutnya atas nama Andre Hutagalung. Centang nomor dokumen klaim masing-masing pegawai kemudian klik Release.
Contoh batch pembayaran ini memuat dua klaim dari dua pegawai yang berbeda. Masing-masing rincian kedua klaim tersebut ditampilkan pada batch pembayaran dokumen ES. Di situ diperlihatkan nomor dokumen klaim, nama pegawai dan jumlah klaim. Kedua klaim tersebut kini diproses dalam satu batch pembayaran dan akan menghasilkan satu jurnal akunting. Sekarang klik Complete untuk menyelesaikan tugas ini. Dengan perintah Complete ini, modul ES akan mengirimkan klaim pegawai ke arsip pembayaran dan sekaligus membuat jurnal akunting. Journal akunting yang dibuat oleh dokumen ES untuk contoh di atas adalah sbb:
Hal 415
DR DR CR
22100000 Kliring pembayaran ke pegawai 16160000 Uang Muka perjalanan dinas 11310000 Sumber Dana Bank Mandiri 24.275.000
275.000 24.000.000
Jurnal akunting yang dihasilkan oleh transaksi pembayaran dokumen ES tersebut di atas dapat dilihat dari menu Function > View Accounting Journal, seperti diperlihatkan pada gambar berikut ini.
Langkah terakhir dalam proses pembayaran ini adalah mencetak dokumen (voucher) pembayarannya. Klik Dokumen > Cetak, hasil cetakannya terlihat seperti gambar berikut ini.
Hal 416
Penyelesaian Uang Muka

Uang muka yang diambil oleh pegawai, untuk keperluan perjalanan dinas atau bukan, mesti diselesaikan secepatnya. Tanggal penyelesaian sudah ditentukan pada saat pengambilan uang muka. Dengan begitu bagian keuangan sudah mempunyai data jatuh tempo penyelesaian uang muka, sebagai bagian dari pengawasan internal. Penyelesaian uang muka dikerjakan dari modul ER (Expense Report), dengan memasukkan elemen biaya dan uang mukanya. Entri biaya dimasukkan dengan angka positif, sedangkan penyelesaian uang muka angka negatif. Entri uang muka merupakan pengurang (angka negatif) terhadap entri biaya-biaya. Selisih antara uang muka dan pengeluaran (biaya) itulah yang perlu
Hal 417
diselesaikan. Bila jumlah uang muka masih bersisa maka pegawai dapat mengembalikan jumlah tersebut setelah laporan pengeluarannya dibukukan. Namun apabila jumlah uang muka habis karena pengeluaran lebih besar, maka selisih pengeluaran dapat dibayarkan kepada pegawai. Laporan perjalanan dinas Ms Aubrey Melinda dientri tanggal 31Jan-2010: Biaya Jumlah Akun
01 02 03 04 05 06 07 Travel - Tiket Jkt - Sidney VV Travel - Airport Taxes Travel - Taxi Rumah Bandara VV Travel - Meals Travel - Taxi Sidney Travel - Accomodation Uang muka perjalanan dinas ke Sidney T o t al 14.000.000 200.000 400.000 700.000 600.000 4.900.000 -24.000.000 -3.200.000 47270000 47270000 47270000 47270000 47270000 42120000 16160000 13910000
Dalam contoh bahasan disebutkan bahwa laporan perjalanan dinas pegawai menyisakan uang muka sebesar Rp3.200.000.- Itu artinya biaya perjalanan dinas lebih sedikit dari uang muka yang diambil. Meskipun tidak dalam posisi pembayaran, namun laporan perjalanan tersebut mesti dibukukan segera untuk mencatat biayanya dan juga menyelesaikan uang mukanya. Kelebihan Rp3.200.000 tersebut kemudian dibukukan sebagai piutang yang akan diterima dari si pegawai. Sekarang buka modul ER untuk membukukan laporan perjalanan dinas pegawai. Isi tanggal dokumen, nama pegawai, dan kode akun kemudian klik Pengeluaran. Masukkan biaya-biaya perjalanan yang disebutkan dalam contoh satu per satu. Cara memasukkan elemen biaya sudah dijelaskan sebelumnya. Biaya perjalanan dinas dikelompokkan tersendiri dibedakan dari klaim non-perjalanan. Klaim perjalanan dinas menggunakan elemen-elemen biaya tersendiri yang berkaitan dengan biaya perjalanan. Misalnya biaya hotel/penginapan, tiket, transportasi, makan, dan biaya perjalanan lainnya. Pilih elemen biaya yang sesuai untuk setiap komponen biaya perjalanan. Setelah semua biaya dimasukkan, kini giliran uang mukanya yang akan diselesaikan. Penyelesaian uang muka tetap melalui sub-modul Pengeluaran. Klik tautan Penyelesaian CA untuk membuka arsip uang muka atas nama pegawai
Hal 418
tersebut. Dalam daftar diperlihatkan nomor dokumen CA dari uang muka, nama pegawai, jumlah, keterangan dan kode akun dari uang muka yang belum diselesaikan.
Document No Name Amount Description Account
: Nomor dokumen Uang Muka : Nama pegawai yang bersangkutan : Jumlah uang muka yang diberikan : Keterangan pengambilan uang muka : Kode akun pengambilan uang muka
Pilih uang muka yang hendak diselesaikan, klik nomor dokumennya. Untuk memasukkan uang muka ke dalam dokumen ER lakukan dengan mengklik tombol Pilih yang muncul. Uang muka yang terbuka dalam daftar hanya atas nama pegawai tersebut. Untuk melihat semua uang muka lainnya klik Buka Semua CA. Perintah ini akan membuka semua uang muka yang belum diselesaikan, termasuk atas nama pegawai tersebut dan juga pegawai lainnya. Kegunaan dari fasilitas ini adalah untuk mengantisipasi penyelesaian uang muka campuran, di mana satu laporan biaya dibuat untuk penyelesaian beberapa uang muka dari pegawai yang berbeda. Hal seperti ini bisa saja terjadi apabila ada beberapa pegawai mengambil uang muka masing-masing untuk perjalanan yang sama. Namun ternyata dalam perjalanan banyak biaya yang digunakan bersama (shared-costs), sehingga untuk penyelesaian uang muka digabung dalam satu laporan.
Hal 419
Isi kolom baris dengan nomor urut entri pengeluaran, penyelesaian uang muka ada pada baris ke 7, untuk itu isi 07 pada kotak baris. Kolom Pengeluaran dan Kode Akun langsung terisi sendiri oleh penyelesaian uang muka. Kolom Jumlah adalah nilai negatif dari uang muka yang diselesaikan, dan yang paling penting adalah referensi penyelesaian. Data Ref Penyelesaian adalah nomor dokumen CA uang muka tersebut. Nomor ini tidak bisa diedit, datanya terisi sendiri saat memilih penyelesaian uang muka. Klik Simpan untuk memasukkan penyelesaian uang muka ini ke dalam dokumen ER.
Hal 420
Kini semua elemen biaya dan penyelesaian uang muka sudah masuk dalam dokumen ER (Expense Report). Perhatikan bahwa setelah dijumlah totalnya adalah angka negatif Rp3.200.000.- Ini disebabkan karena jumlah uang muka masih lebih besar dari pengeluarannya. Karena jumlahnya negatif, untuk laporan biaya ini tidak perlu dilakukan pembayaran namun dilanjutkan dengan proses pengembalian kelebihan tersebut. Untuk membukukan pengembalian dari pegawai (employee refund) digunakan kode akun sendiri, yaitu Piutang Refund Pegawai (akun 13910000). Akun kontrol untuk pengembalian uang muka (refund) mesti dibedakan dari pembayaran. Walaupun keduanya sama-sama menggunakan modul ER, namun pengisian akun kontrolnya dibedakan supaya jurnal akuntingnya tepat. Untuk pembayaran seperti pada contoh sebelumnya akun kontrol adalah kliring pembayaran (akun 22100000), sedangkan untuk pengembalian akun kontrolnya adalah Piutang Refund Pegawai (akun 13910000). Semua data sudah lengkap, sekarang klik Complete untuk menyudahi pembukuan atas transaksi ini. Jurnal yang dihasilkan dari contoh transaksi penyelesaian uang muka ini adalah:
Hal 421
DR DR CR
Biaya perjalanan dinas Piutang Refund Pegawai Uang muka perjalanan dinas
Rp20.800.000 Rp 3.200.000 Rp24.000.000
Mencatat Pengembalian (Refund)

Contoh : Tgl 10-Feb-2010 Ms Aubrey Melinda, Finance Manager, mengembalikan kelebihan uang muka perjalanan dinas sebesar Rp3.200.000.-. Pengembalian ditransfer langsung oleh pegawai tersebut ke bank Mandiri. Pencatatan pengembalian kelebihan uang muka dilakukan setelah pengembalian itu masuk ke rekening perusahaan. Apabila pengembalian dilakukan secara tunai, maka pengembalian tersebut harus segera disetor ke rekening bank perusahaan atau ke Kas. Jurnal akunting pengembalian dari pegawai dibuat dalam modul CR (Cash Advance Refund). Modul CR masih satu kelompok yang sama dengan modul EDS (Employee Disbursement System). Untuk membuka modul CR bisa masuk dari menu utama, lalu pilih Employee Disbursement > Employee Refund. Bentuk modul CR hampir sama dengan modul pembayaran Expense Report (modul ES), bedanya CR adalah penerimaan sedangkan modul ES adalah pembayaran. Namun data dokumen CR sama dengan data dokumen ES, yaitu tanggal dokumen, jenis valuta dan rekening bank (penerimaan). Setelah data ini diisi, lanjutkan dengan mengklik Simpan untuk membuka sub-modul Expense Report. Karena transaksi ini adalah pengembalian (refund), maka yang dokumen yang dicari adalah penyelesaian uang muka yang pengeluarannya lebih besar dari uang muka. Dalam contoh bahasan, dokumen ini adalah laporan perjalanan dinas nomor 73000002. Untuk membuka dokumen tersebut klik tautan (link) Buka No Dokumen kemudian isi nomor dokumennya.
Hal 422
Dokumen penyelesaian uang muka atas nama pegawai yang bersangkutan segera ditampilkan dalam daftar. Jumlah pengembalian dituliskan dengan angka negatif karena modul CR melihatnya sebagai lawan dari pembayaran. Lanjutkan proses dengan mencentang nomor dokumen tersebut, teruskan lagi dengan mengklik tombol Release.
Pembukuan refund ini mengimpaskan pengembalian pegawai terhadap kelebihan uang muka, sehingga kewajiban pegawai untuk penyelesaian uang muka yang diambilnya secara administrasi akunting sudah terpenuhi. Klik
Hal 423
Complete untuk menutup rangkaian proses yang sudah dilakukan. Dengan demikian lengkaplah sudah jurnal penyelesaian uang muka, dan juga jurnal pengembalian kelebihannya. Jurnal akunting atas pengembalian kelebihan uang muka: DR CR Bank Piutang Refund Pegawai Rp 3.200.000 Rp 3.200.000
Laporan Pembayaran ke pegawai (ED Reports)

Modul Expense Report > Utilities > ED Reports Daftar Expense Report Daftar Cash Advance Uang muka yang belum diselesaikan (OCA)
Daftar Cash Advance
Hal 424
Daftar Expense Report
Hal 425
Bab 11 HARTA TETAP

Kriteria Harta Tetap Penyusutan Aktiva Tetap Melepaskan Aktiva Tetap Laporan Harta Tetap
Hal 426
KRITERIA HARTA TETAP
Harta tetap dapat didefenisikan sebagai suatu barang yang: Digunakan untuk mendesain, mengembangkan, memproduksi, distribusi, atau penyokong (support) barang dan jasa, atau yang disewakan kepada pihak ketiga Diperoleh atau dibangun dengan tujuan untuk digunakan secara berkelanjutan (continual basis) dan menghasilkan nilai ekonomis lebih dari satu tahun Pembelian barang tersebut bukan ditujukan untuk dijual kembali Kriteria sebuah barang agar masuk dalam proses kapitalisasi adalah barang tersebut dapat diidentifikasi dan dapat dikontrol. Lokasi barang tersebut mesti bisa ditemukan setiap saat dan dapat diawasi. Selain itu barang tersebut juga mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Kedua kriteria ini harus terpenuhi sebelum barang tersebut dicatat ke modul FA. Untuk menentukan apakah suatu barang memenuhi kedua kriteria tersebut haruslah dilakukan evaluasi barang. Setiap barang harus dilihat sebagai suatu unit yang tunggal (single unit). Unit yang tunggal tidak boleh memisahkan komponen kritikal dari unit tersebut. Komponen kritikal adalah bagian utama dari unit tersebut sehingga unit tersebut dapat berfungsi dengan baik. Sebagai contoh adalah sistim operasi komputer yang sangat penting agar komputer tersebut bisa berfungsi. Sistim operasi dan perangkat komputer tidak bisa digunakan sendiri-sendiri. Sehingga meskipun sistim operasi dan perangkat komputer dibeli terpisah, keduanya harus merupakan satu unit yang utuh dan tunggal untuk dimasukkan dalam proses kapitalisasi. Perangkat lunak aplikasi, penambahan external memory, dan perangkat tambahan (peripheral) di mana kegunaannya tidak kritikal terhadap jalannya komputer tersebut dianggap sebagai pembelian terpisah. Masa manfaat (economic useful life) adalah periode di mana barang tersebut dapat memberikan manfaat kepada perusahaan. Masa manfaat untuk
Hal 427
kapitalisasi adalah paling sedikit satu tahun. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi lamanya masa manfaat adalah kadaluwarsa teknologi barang tersebut. Perusahaan perlu menentukan nilai minimum pembelian yang masuk kapitaliasi asset. Tidak semua pembelian barang yang masa manfaatnya lebih dari satu tahun langsung dianggap sebagai harta tetap. Contoh pembelian sebuah kalkulator sederhana yang umurnya bisa lebih dari satu tahun namun nilainya tidak material. Pembelian barang yang harganya rendah seperti itu bisa langsung dibiayakan pada saat pembelian. Penetapan batas nilai material pembelian ditentukan oleh kebijaksaan perusahaan dan dijalankan secara konsisten dari waktu ke waktu. Klasifikasi harta tetap dapat dilakukan dengan membedakan sifat dan kegunaan dari asset tersebut. Setiap klasifikasi dicatat dengan akun asset yang berbeda.
Klasifikasi - Tanah - Bangunan Kode Akun Kode Akun Kapitalisasi Biaya Penyusutan 17110000 48110000 17120000 48120000 48320000 48310000 48210000 48220000 Kode Akun Akum. Penyusutan 18110000 18120000 18320000 18310000 18210000 18220000
- Peralatan kantor (komputer, 17320000 PABX, dll - Perabotan kantor (lemari, 17310000 meja, kursi, dll) - Kenderaan Roda Empat - Kendaraan Roda Dua 17210000 17220000
Dalam tabel berikut diuraikan daftar harta tetap PT ABC per 1 Jan 2010, yang penyusutannya menggunakan metode garis lurus.
Nama Asset Kategori Unit Tgl Pemb Umu r Nilai Perolehan Akum Penyusut an Nilai Bersih
Hal 428
Air Conditi oner PC Compu ter Brankas Mobil Sepeda Motor Filing Cabinet Rak Display Mesin Kasir PC Server Printer
Peralatan kantor Peralatan kantor Peralatan kantor Kend Roda 4 Kend Roda 2 Perabota n kantor Perabota n kantor Peralatan kantor Peralatan kantor Peralatan kantor
4 unit
1-Apr08 1-Feb08 1-Des09 1-Mar08 1-Feb08 1-Feb08 1-Feb08 1-Feb08 1-Mei08 1-Feb08
8 thn
24,000,000
5 unit
4 thn
35,000,000
1 unit 2 unit 6 unit 1 unit 6 unit 2 unit 1 unit 2 unit
8 thn 8 thn 8 thn 4 thn 4 thn 4 thn 4 thn 4 thn
14,000,000 336,000,000 66,000,000 5,000,000 18,000,000 8,000,000 20,000,000 4,000,000 530,000,000
JUMLAH
Akun Kliring Harta Tetap
Akun kliring Harta Tetap adalah akun sementara untuk pencatatan pembelian harta tetap sebelum diproses dalam modul aktiva tetap. Dalam hal harta tetap yang baru dibeli memerlukan waktu untuk instalasi, ada kemungkinan penundaan antara waktu barang tersebut dibeli hingga barang tersebut diinstal. Selama masa ini, perlengkapan yang belum terinstal harus dicatat dalam akun kliring harta tetap (fixed asset clearing).
Hal 429
Akun kliring digunakan sebagai kontrol debet untuk mencatat pembelian asset. Lawan postingnya masuk melalui proses kapitalisasi asset tersebut dalam modul FA. Pencatatan atas perkiraan ini dilakukan oleh dua proses yang berbeda yang melibatkan Vendor Payable (VP) dan Fixed Asset Control (FA). Akun kliring ini harus direkonsiliasi untuk menjamin saldo akun kiring tersebut terawasi dengan baik.
PROSES KAPITALISASI
Proses kapitalisasi adalah pencatatan barang sebagai harta tetap untuk disusutkan selama masa manfaat barang tersebut. Proses kapitalisasi dimulai saat mencatat pembelian dalam modul Hutang Dagang (VP). Faktur pembelian dibukukan dalam modul Hutang Dagang dengan mendebet akun kliring pembelian harta tetap (Fixed Asset Clearing Account). DR CR Akun Kliring Harta Tetap Hutang ke Supplier
Proses kapitalisasi kemudian dilanjutkan ke modul Harta Tetap. Dalam modul harta tetap setiap barang/perlengkapan dimasukkan sesuai dengan kategori masing-masing. Kategori harta tetap digolongkan sesuai klasisfikasi, misalnya bangunan, perlengkapan,kendaraan, dsb. DR CR Akun Fixed Assets sesuai klasifikasi Akun Kliring Harta Tetap
Data yang diperlukan pada saat melakukan kapitalisasi harta tetap: No Dokumen Tanggal Keterangan Group Asset combo. No Seri Barcode Nama Supplier Tanggal Pembelian Purchase Dokumen Nilai Akuisisi : Nomor Harta Tetap : Tanggal pencatatan dalam Buku Besar : Nama Asset. : Pengelompokan harta tetap, dipilih dari daftar : Nomor Seri Asset : Nomor Barcode : Nama supplier yang menjual asset tersebut : Tanggal Harta Tetap tersebut dibeli : Keterangan singkat faktur pembelian. : Nilai perolehan harta tetap yang akan disusutkan
Hal 430
Kode Account besar Lokasi Asset
: Kode akun untuk mencatat asset tersebut dalam buku : Tempat asset tersebut disimpan
DR 17101711 CR FA-Clearing
25.000.000 25.000.000
Gbr 9.1 Kapitalisasi Aktiva Tetap
PENYUSUTAN AKTIVA TETAP

Untuk menentukan masa penyusutan dari suatu aktiva tetap haruslah dengan melihat masa manfaat dari unit tersebut. Masa manfaat dari aktiva tetap dapat dikategorikan sbb: Kategori 1: Mesin dan peralatan dengan masa manfaat 4 tahun, penyusutan dengan metode Garis Lurus 25% setahun atau
Hal 431
Double Declining 50%. Contoh aktiva yang dapat masuk ke kategori ini: Cash Register Personal Computer, Printer, Scanner Mikroskop Sepeda Motor Perlengkapan Dapur Perlengkapan Kantor Lainnya Kategori 2: Mesin dan peralatan dengan masa manfaat 8 tahun, penyusutan dengan metode Garis Lurus 12,5% setahun atau Double Declining 25%. Contoh aktiva yang dapat masuk ke kategori ini: Kenderaan mobil dan truk Peralatan ringan untuk konstruksi Perlengkapan dan perabotan kantor berbahan metal Air Conditioner Perlengkapan untuk sistem telekomunikasi Mesin dan peralatan dengan masa manfaat 16 tahun, penyusutan dengan metode Garis Lurus 6.25% setahun atau Double Declining 12.5%. Contoh aktiva yang dapat masuk ke kategori ini: Mesin tekstil Peralatan berat untuk industri Kapal untuk transportasi Mesin dan peralatan dengan masa manfaat 20 tahun, penyusutan dengan metode Garis Lurus 5% setahun atau Double Declining 10%. Contoh aktiva yang dapat masuk ke kategori ini: Peralatan berat untuk konstruksi Lokomotif Rel kereta api Bangunan permanen dengan masa manfaat 20 tahun, penyusutan dengan metode Garis Lurus 5% setahun.
Kategori 3:
Kategori 4:
Kategori 5:
Hal 432
Kategori 6:
Bangunan bukan permanen dengan masa manfaat 10 tahun, penyusutan dengan metode Garis Lurus 10% setahun.
Pengaturan Masa Penyusutan
Metode penyusutan
Hal 433
Pencatatan biaya penyusutan dimulai dari bulan pertama sejak aktiva tetap tersebut memberikan manfaat. Penyusutan aktiva harus dilakukan secara konsisten dengan metode bisa dilakukan dengan dua jenis metode yaitu: 1. Metode Garis Lurus (Straight Line) 2. Double Declining. Metode garis lurus adalah metode yang membagi nilai depresiasi secara merata pada semua periode pembukuan selama masa manfaat dari aktiva tetap. Metode Double-declining-balance (DDB) adalah metode yang menghitung penyusutan dengan cara menggandakan tarif penyusutan garis lurus dan mengalikan hasil tarif DDB dengan nilai awal buku harta tetap tersebut. Nilai yang disusutkan adalah jumlah biaya akuisisi yang dialokasikan sebagai depresiasi selama masa manfaat suatu harta tetap. Jumlah ini adalah selisih antara total biaya akuisisi dengan nilai sisa. Nilai yang disusutkan diakumulasi dari waktu ke waktu. Total akumulasi biaya penyusutan aktiva tetap dicatat pada akun kontra dari aktiva tetap masing-masing dengan menampilkan saldo negatif. Proses untuk menjalankan penyusutan aktiva tetap: Buka Modul Aktiva Tetap Cari Aktiva Tetap dengan mengklik tombol di sebelah kanan kotak Nomor Asset. Masuk ke modul penyusutan dengan klik tombol Depreciation Table. Pada modul penyusutan klik Start Depreciation Untuk menyimpan jurnal penyusutan ke dalam buku besar klik Simpan
Hal 434
Gbr 9.2 Penyusutan fixed-asset
Di bawah ini ditunjukkan tampilan layar sesudah menjalankan penyusutan dengan metode garis lurus.
Hal 435
Gbr 9.3 Penyusutan aktiva tetap (Straight Line method)
Jurnal akunting untuk mencatat penyusutan aktiva tetap adalah: DR CR Biaya Penyusutan Akumulasi Penyusutan
Pada akhir periode penyusutan nilai suatu aktiva tetap akan sama dengan jumlah akumulasi penyusutannya. Pada saat itu nilai buku dari aktiva tetap tersebut sudah habis (nol).
Hal 436
MELEPASKAN HARTA TETAP

Pengawasan terhadap aktiva tetap harus dilakukan secara periodik untuk menjamin aktiva tetap dalam kondisi yang baik dan masih produktif. Asset yang menggangur permanen atau tidak dapat digunakan lagi sesuai fungsinya harus dipertimbangkan untuk dilepaskan.
Aktiva Tetap yang nilai bukunya sudah habis (fully depreciated assets)
Aktiva tetap yang nilai bukunya sudah habis namun aktiva tetap tersebut masih digunakan tidak perlu dihapus dari buku. Hingga saatnya belum tiba aktiva tersebut dilepaskan secara fisik maka catatan asset tersebut tetap dipertahankan dalam buku besar dan buku pembantu. Menghapus aktiva tetap yang sudah habis masa bukunya dan secara fisik sudah dilepaskan bisa dilakukan dengan memperhatikan dua hal. 1. Tanggal pelepasan (retirement) tidak boleh di dalam periode penyusutan 2. Nilai buku bersih (net book value) harus nol pada tanggal pelepasan (date-toretire) Prosedure melepaskan aktiva tetap dari buku adalah proses pencatatan jurnal akunting: DR CR Akumulasi Penyusutan (nomor asset) Aktiva Tetap (nomor asset) 100 (100)
Hal 437
Gbr 9.4 Penghapusan aktiva-tetap
AktivaTetap yang masih mempunyai nilai buku
Bahasan ini berkaitan dengan penghapusan aktiva tetap yang masih mempunyai nilai buku, namun karena suatu sebab harus dihapus dari buku. Alasan penghapusan bisa disebabkan karena ativa tetap tersebut sudah rusak, tidak berfungsi, kadaluwarsa, atau hilang. Aktiva tetap yang tidak bisa ditemukan dapat dianggap sudah hilang atau dicuri. Aktiva yang hendak dihapus namun masih mempunyai nilai buku dikeluarkan dari daftar harta dan dibebankan ke akun biaya. DR DR CR Biaya Penghapusan Harta Akumulasi Penyusutan (nomor asset) AktivaTetap (nomor asset) 20 80 (100)
Hal 438
Gbr 9.5 Pelepasan/disposal aktiva tetap
LAPORAN HARTA TETAP

Untuk melihat summary dari nilai aktiva tetap berdarkan periode, pilih Fixed Asset List with Value Summary, kemudian pilih Period. Klik OK.
Hal 439
Gbr 9.6 Laporan fixed-asset
Untuk melihat laporan aktiva tetap berdasarkan pencatatan akunting pilih Fixed Asset | Ledger Report.
Hal 440
Gbr 9.7 Laporan fixed-asset (1)
Hal 441
Gbr 9.8 Laporan fixed-asset (2)
Hal 442
Hal 443
BAGIAN III LAPORAN KEUANGAN
Hal 444
Hal 445
Bab 12
LAPORAN KEUANGAN
Financial Report Extender Modul Laporan Keuangan
Hal 446
FINANCIAL REPORT EXTENDER

Menyusun template Neraca dan Laba Rugi secara otomatis Template Neraca dan Laba Rugi adalah struktur laporan yang baku untuk digunakan dalam penyusunan laporan keuangan. Pembuatan template Neraca dan Laba Rugi dapat dilakukan dengan bantuan aplikasi sehingga untuk itu tidak perlu pekerjaan manual. Template Neraca disebut dengan template BS dan template Laba Rugi disebut template PL. Kedua template BS dan PL dibangun menggunakan modul Financial Report Extender (FRE). FRE menyusun template BS dan PL dengan mengikuti struktur akun yang terdapat dalam bagan akun. Pemberian nama template BS dan PL adalah default, dilakukan saat penyusunan. Pengerjaan penyusunan kedua template BS dan PL dilakukan oleh FRE sekaligus bersamaan dalam satu kali proses. Template BS dan PL disusun dalam waktu singkat dan proses pengerjaannya juga mudah. Template BS dan PL yang dihasilkan langsung bisa digunakan menarik data dan membuat laporan Neraca dan Laba Rugi. Pembuatan template BS dan PL dengan menggunakan modul FRE dijalankan sebagai berikut: Buka Modul Financial Report Extender Klik Menu Financial Report Builder Modul Fin Report Extender terbuka lalu klik menu Laporan Klik Susun Neraca dan Laba Rugi
Hal 447
Penyusunan laporan dikerjakan oleh modul FRE dengan mengambil data dari tabel bagan akun. FRE menyusun Neraca dan Laba Rugi berdasarkan struktur bagan akun dengan memisahkan kelompok akun untuk Neraca dan Laba Rugi. Kelompok akun Neraca diberi nama BS, dan kelompok LabaRugi diberi nama PL. Pengelompokan lanjutan diteruskan mengikuti klasifikasi harta, kewajiban, ekuitas pada Neraca. Klasifikasi juga diteruskan pada Laba Rugi dengan mengelompokkan akun penghasilan, biaya pokok dan biaya lain-lain. Susunan bagan akun mempunyai 5 level akun. FRE menyusun laporan keuangan dengan meletakkan akun level 1 sampai dengan 4 sebagai judul baris terpisah. Selanjutnya FRE menyusun semua akun level 5 (akun posting) dengan memetakan akun tersebut kepada masing-masing akun induknya. Contoh hasil penyusunan Neraca dan Laba Rugi yang dibuat secara otomatis dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Hal 448
Hal 449
Template BS dan PL diumpamakan semacam kerangka cetakan, di mana penyusunan Neraca dan Laba Rugi mengikuti secara persis susunan kerangka template masing-masing. Template BS dan PL yang sudah jadi dapat menerima secara langsung penambahan akun baru, pada saat yang sama ketika akun baru tersebut masuk dalam bagan akun. Artinya akun yang baru dimasukkan ke dalam bagan akun (COA) akan langsung ter-update juga pada template BS dan PL. Bagaimana dengan perubahan klasifikasi akun, apakah juga ter-update langsung dalam template BS dan PL? Jawabannya adalah ya. Template BS dan PL juga didesain untuk mengikuti perubahan klasifikasi akun secara langsung dari bagan akun.
Hal 450
Pembuatan template BS dan PL masih dapat diulangi untuk mendapatkan template yang baru. Template yang lama akan terhapus oleh template yang baru. Tentu saja template yang baru akan menggunakan struktur bagan akun yang terbaru. Apabila bagan akun mempunyai tambahan akun yang baru atau ada perubahan klasifikasi akunnya, maka template BS dan PL yang disusun ulang akan menggunakan struktur akun yang terbaru ini. Memodifikasi template BS dan PL Template laporan BS dan PL yang disusun oleh modul FRE (Financial Report Extender) masih dapat dimodifikasi untuk kebutuhan kustomisasi. Ada kalanya pengguna ingin menggunakan template bentukan sendiri di dalam penyusunan Neraca dan Laba Rugi. Untuk itu pengguna dapat melakukan sendiri kustomisasi yang diiginkan. Misalnya mengganti label klasifikasi dengan kata sebutan yang lebih cocok, atau menyederhanakan kelompok klasifikasi akun supaya laporan tampak lebih ringkas. Sebelum memodifikasi template, simpanlah dulu template asli dan gunakan template yang baru untuk dimodifikasi. Gunakan nama baru misalnya BS menjadi BS1 dan PL menjadi PL1. Mengganti nama template dijalankan dari menu Laporan | Simpan Sebagai. Penggantian nama template penting sebab apabila masih menggunakan nama BS atau PL template yang sudah dimodifikasi dapat tertimpa template baru yang disusun otomatis. Ingat bahwa template BS dan PL baru bisa dibuat untuk menggantikan template yang lama. Template dengan nama BS1 dan PL1 tidak akan terganggu dengan pembuatan template baru tersebut. Neraca (Kode = BS) disimpan dengan nama/kode baru BS1 Laba Rugi (Kode = PL) disimpan dengan nama/kode baru PL1 Dengan adanya template yang dimodifikasi maka sekarang template yang ada menjadi 4 buah yaitu: BS : Neraca yang otomatis disusun oleh aplikasi PL : Laba Rugi yang disusun otomatis oleh aplikasi BS1 : Laporan Neraca yang siap untuk dimodifikasi sesuai dengan keinginan pengguna PL1 : Laporan Laba Rugi yang siap untuk dimodifikasi sesuai dengan keinginan pengguna
Hal 451
Menyisipkan baris judul baru Mengganti label judul Menyisipkan akun baru Menambah baris kosong
MODUL FINANCIAL REPORTING AND ANALYSIS (FRA)

Laporan Keuangan yang paling utama adalah Neraca dan Laba Rugi. Neraca mengungkapkan kondisi keuangan dari suatu unit usaha (business entity) pada suatu waktu. Neraca disebut juga sebagai laporan posisi keuangan (statement of financial position). Susunan Neraca terdiri dari dua bagian yaitu satu sisi daftar harta (assets) dan sisi lainnya daftar kewajiban (liabilities) dan ekuitas (owners equity). Jumlah kedua sisi harus sama yakni jumlah harta sama dengan jumlah kewajiban dan ekuitas. Harta : Daftar Sumber daya yang secara ekonomis dapat digunakan untuk menghasilkan pendapatan, terdiri dari uang kas, tagihan, harta tetap, dll. : Daftar hutang dan kewajiban yang mesti dilunasi perusahaan, termasuk di dalamnya adalah hutang dagang, pinjaman bank, pendapatan yang ditangguhkan, dsb. : Elemen ekuitas terdiri dari modal yang disetor dan laba bersih yang diperoleh.
Kewajiban
Ekuitas
Laporan Laba Rugi (Income Statement) menampilkan seluruh penghasilan dan biaya dalam periode akunting tertentu. Penghasilan dalam Laba Rugi adalah penjualan yang dapat diakui sebagai penghasilan dalam periode yang
Hal 452
disebutkan. Biaya adalah sumber-daya (assets) yang dipergunakan untuk mendapatkan penghasilan tersebut. Total penghasilan dikurang total semua biaya disebut penghasilan bersih (net income). Penghasilan bersih juga sudah menyisihkan jumlah pajak yang terhutang kepada pemerintah. Penghasilan Biaya Operational : Penjualan yang dapat diakui sebagai penghasilan dalam periode akunting yang disebutkan. : Semua pengeluaran yang terjadi yang berhubungan langsung dengan penjualan, misalnya pembelian barang, gaji pegawai, sewa gedung, biaya administrasi, dsb. : Pengeluaran yang tidak berhubungan langsung dengan penjualan, misalnya biaya bunga bank, penghasilan bunga, biaya lain yang tidak termasuk dalam biaya operasional, dsb. : Provisi dan pembayaran pajak atas penghasilan usaha. : Penghasilan dikurang semua biaya dan pajak.
Biaya Lain-Lain
Pajak Penghasilan Bersih
Penghasilan bersih (Net Income) adalah objek yang menghubungkan Neraca dan laporan Laba- Rugi. Di dalam Neraca, jumlah penghasilan bersih terdapat pada sisi ekuitas. Sedangkan dalam Laba Rugi penghasilan bersih ditampilkan pada bagian paling akhir setelah semua biaya diperhitungkan. Angka penghasilan bersih yang diperoleh pada perhitungan Laba Rugi adalah sama dengan penghasilan bersih yang terdapat pada sisi ekuitas dari Neraca.
Hal 453
Neraca per 31 Des 2007
Neraca per 31 Des 2008
Neraca per 30 Jun 2007
Laporan Laba Rugi periode 1-Jan-2007 sd 30-Jun-2007
Laporan Laba Rugi periode 30Jun-2007 sd 31-Des-2007
Laporan Laba Rugi periode 1-Jan-2008 sd 31-Des-2008
Gbr 10.1 Hubungan Neraca dan Laba Rugi
Template laporan Neraca dan Laba Rugi disusun oleh modul Financial Report Extender (FRE). Semua template yang disusun dalam modul FRE akan terlihat dalam daftar laporan dalam modul Financial Reporting and Analysis (FRA). Pembuatan laporan Neraca dan Laba Rugi dikerjakan oleh modul FRA secara otomatis mengikuti kerangka template BS dan PL. Penyusunan Neraca dan Laba Rugi membedakan setiap unit usaha (entitas). Untuk aplikasi SOLFINA edisi single company unit usaha (entitas) hanya ada satu yaitu kode entitas C100. Edisi SOLFINA yang multi-company dapat mengelola lebih dari satu kode entitas dalam satu aplikasi. Penyebutan kode entitas usaha dapat dibuat dengan kode C100, C200, dst. Masing-masing entitas adalah satu badan hukum yang terpisah secara legal dan keuangan. Pengertian unit entitas di sini adalah badan hukum perusahaan seperti PT, CV atau badan hukum lainnya. Setiap kode entitas mempunyai Neraca dan Laba Rugi sendiri terpisah dari entitas lain. Selain Neraca dan Laba Rugi, analis keuangan biasanya memerlukan juga laporan keuangan ekstra untuk mempermudah pekerjaannya, misalnya
Hal 454
Kinerja Unit Usaha, Revenue Schedule, Asset Statement, dsb. Pembuatan template untuk laporan tambahan dapat dikerjakan dalam modul Finacial Report Extender (FRE). Pengguna dapat mengerjakan sendiri penyusunan template laporan. Jumlah template laporan tidak dibatasi dan dapat dibuat sebanyak yang diperlukan. Template yang sudah disusun dapat disimpan dalam tabel khusus dan bisa dipergunakan untuk seterusnya.
Model Laporan Keuangan
Tampilan Neraca dan Laba Rugi

Laporan Neraca dan Laba Rugi dapat disusun dalam format yang ringkas (Executive-format) dan juga format yang lebih detail (long format). Laporan dalam Executive-format menampilkan garis besar posisi keuangan, tidak menampilkan akun namun hanya total setiap grup klasifikasi. Contoh dalam executif format adalah penyajian saldo Kas/Bank secara total untuk semua akun kas dan bank, tidak perlu menampilkan satu per satu. Sedangkan dalam bentuk Long-format saldo Kas dan Bank ditampilkan secara rinci untuk setiap kode akun.
Teknik Penyampaian Data

Berikut ini dijelaskan beberapa teknik penyampaian data untuk digunakan dalam analisa keuangan: Year-ToDate : Pencapaian yang diperoleh sejak awal tahun hingga periode laporan.
12 Months - Trend Analysis : Untuk Neraca data yang ditampilkan adalah saldo kumulatif semua akunakun Neraca (root=BS) dari periode buku 1 hingga periode buku 12. Sedangkan untuk laporan Laba Rugi data yang ditampilkan adalah semua akun-akun penghasilan dan akun-akun biaya dari periode buku 1 sampai
Hal 455
dengan periode buku 12. Teknik penyampaian data 12 Month digunakan untuk menganalisa trend pergerakan angka. Month vs Year - To Date : Pencapaian bulan ini diperbandingkan dengan total pencapaian yang sudah didapat sejak awal tahun. Month-ToDate : Pencapaian yang diperoleh sejak awal bulan laporan hingga tanggal laporan
Analisis Laporan Keuangan Tujuan utama dari analisa laporan keuangan adalah untuk mendapatkan informasi mengenai kondisi keuangan dan kemampuan untuk mendapatkan laba. Analisis laporan keuangan harus dilakukan secara rutin setiap bulan. Pekerjaan analisa keuangan ibarat memasak makanan dan menyajikan hidangan yang masih hangat. Hasil analisa sebaiknya menjelaskan kondisi keuangan dan isu yang terkini sehingga manajemen dapat membuat rekomendasi yang paling sesuai didasarkan pada keadaan terbaru. Analisa laporan keuangan merupakan mekasnisme kontrol bagi manajemen untuk mengetahui kondisi keuangan yang terkini. Manajemen memerlukan informasi yang teranyar ditampilkan pada dash-board kontrolnya untuk mengetahui apakah perusahaan tetap pada lajur dan kecepatan yang sudah ditentukan. Dari dash-board manajemen mesti dapat mengantisipasi apakah usaha sedang mengalami kerugian, apa penyebabnya dan tindakan apa yang harus diambil secepatnya untuk menghindari kerugian yang berlanjut. Lingkup analisa keuangan tidak melulu hanya pada Neraca dan Laba Rugi saja, namun harus masuk ke level unit usaha (business unit). Analisa pada unit usaha menelaah indikator kinerja kunci (key performance indicators) apakah unit usaha tersebut mencapai metrik finansial yang sudah ditentukan. Hasil analisa unit usaha dapat kita sebut sebagai laporan unit usaha (business unit report). Laporan unit usaha membantu manajemen mengukur kemajuan terhadap target dari setiap unit usaha. Dalam laporan unit usaha mesti disampaikan informasi pencapaian penjualan dibandingkan dengan target.
Hal 456
Selain pencapaian penjualan, laporan penting lainnya dalam analisa keuangan adalah laporan pengeluaran sebagai upaya untuk mengontrol biaya agar tetap sesuai dengan anggaran yang sudah ditetapkan.
Gbr 10.3 Financial Reporting
Berikut ini adalah contoh laporan Neraca dan Laba Rugi yang dihasilkan oleh modul Financial Reporting and Analysis (FRA) 01 [Year-To-Date] 02 [12 Month Trend Analysis] 03 [Month/ Year-To-Date] 04 [Year-To-Date]
Hal 457
Simulasi Relasi antara Neraca dan Laba Rugi
Bagi yang masih baru terhadap analisis laporan keuangan, SOLFINA menyediakan modul simulasi yang menampilkan struktur Neraca dan Laba Rugi secara sederhana. Anda dapat mempelajari relasi antara laporan Neraca dan Laba-Rugi dengan melakukan simulasi transaksi. Simulasi menggambarkan secara visual bagaimana suatu transaksi dapat merubah posisi Neraca. Yang menarik dalam simulasi ini adalah visual laporan Neraca dan Laba Rugi yang tampil berdampingan. Kemudahan tampilan visual membantu para pemula dapat dengan cepat mengerti analisa keuangan. Untuk memulai simulasi cobalah masukkan angka sederhana untuk contoh penjualan tunai. Misalnya transaksi penjualan tunai sebesar Rp1000 menamban akun kas pada penjualan. Ketik kode akun dan jumlah dalam kolom Debit dan Amount. Lakukan untuk kedua posting debet dan kredit. DR Kas/Bank (Kode akun 01) CR Penjualan (Kode akun15) 1000 1000
Hal 458
Gbr 10.4 Financial Report Simulator
CASH-FLOW REPORT
Menu Setting > Document Parameter
Nama parameter
Code
: CF_GROUP
Description CF Type Sort No
: Kode kelompok arus kas, harus terdiri dari 2 karakter. Contohnya CS untuk penerimaan pelunasan piutang dari pelanggan, VP untuk pembayaran faktur supplirt, TS untuk pembayaran pajak, dst. : Keterangan kelompok arus kas : IN untuk arus masuk, dan OUT untuk arus keluar : Urutan kelompok arus kas di dalam laporan.
No 01
Kode CS
Keterangan Customer Remittances
Tipe IN
Hal 459
02 03 04 04
VP PP TS ER
Pembayaran Vendor Pembayaran Payroll Tax Slips Employee Reimbursement
OUT OUT OUT OUT
Semua data kas dan bank yang terdaftar dalam Bank_File ikut masuk dalam laporan arus kas. Topik mengenai pendaftaran kas dan bank sudah dikupas pada bagian instalasi sistim akunting yang baru.
Hal 460
Hal 461
BAGIAN IV ADMINISTRATIVE TASK
Hal 462
Hal 463
Bab 13 ADMINISTRASI SISTEM

Pengaturan Aplikasi Preferensi Pengguna Menu dan Dokumen Baru Administrasi Pengguna Trouble Shooting
Hal 464
PENGATURAN APLIKASI
Pengaturan aplikasi adalah modul yang memuat pengaturan untuk berbagai events dalam aplikasi. Konten mencakup penentuan nilai default untuk berbagai modul seperti kode akun, kode layout laporan, dsb. Pengaturan aplikasi berlaku untuk lintas modul, lintas kode entitas dan lintas pengguna. Karena implikasinya berdampak lintas modul maka pengaturan aplikasi hanya bisa dijalankan oleh pengguna setingkat administrator sistem.
Menyimpan data perusahaan
Modul data perusahaan dapat dibuka dari menu System Manager > Application Setting. Modul ini digunakan untuk menyimpan data perusahaan dari pengguna SOLFINA seperti Nama Perusahaan, Alamat dan NPWP. C1 = kode perusahaan untuk laporan konsolidasi (type = HQ) C100 = kode perusahaan untuk data-entry (type = BR) Istilah multi-entitas dan multi-company digunakan untuk menyebutkan jumlah entitas yang lebih dari satu. Ada perbedaan pengertian pada sebutan multi-entitas dan multi-company. Multi-company berarti satu instalasi SOLFINA-AFS digunakan untuk beberapa perusahaan. Dalam setiap company sudah terdapat minimal satu kode entitas. Dengan begitu multicompany sudah pasti multi-entitas juga. Namun multi-entitas belum tentu multi-company sebab bisa saja satu unit perusahaan terdiri dari beberapa kantor cabang yang pelaporan keuangannya terpisah untuk masing-masing cabang.
Hal 465
Gbr 11.4 Company Data
Company Code Company Name perusahaan Tax ID Type HQ C100)
: Kode usaha (kode entitas) : Nama perusahaan sesuai dengan akta pendirian : Nomor NPWP : Untuk entitas cabang isi dengan BR, sedangkan untuk untuk entitas konsolidasi isi dengan HQ : Isi dengan kode entitas konsolidasi (C1 untuk entitas
Untuk menyimpan data perusahaan klik Save.

Pengaturan Periode Laporan Keuangan
Periode laporan menggunakan indeks dari 01 sampai dengan 12. Indeks ini merupakan representasi dari 12 masa pembukuan dalam satu tahun fiskal.
Hal 466
Setiap indeks masa mempunyai rentang tanggal. Misalnya indeks masa 01 mempunyai rentang tanggal dari 1 Januari hingga 31 Januari. Pada saat entri jurnal, aplikasi akan memeriksa tanggal transaksi dan memetakan tanggal tersebut ke dalam indeks masa. Bila tanggal transaksi adalah antara 1 Januari dan 31 Januari maka indeks masa langsung ditentukan menjadi 01. Pengaturan lainnya adalah penentuan masa triwulan (quarter) dan semester. Triwulan ada 4 yaitu triwulan 1 sampai triwulan 4. Sedangkan semester ada 2 terdiri dari semester 1 dan semeter 2 untuk setiap tahun. Setiap indeks bulan dipetakan ke triwulan dan semester. Bulan 01 dipetakan ke dalam triwulan (quarter) 1/semester 1, bulan 07 dipetakan ke dalam triwulan 3/semester 2. Semua masa 01 sampai 12 harus dipetakan dengan benar untuk penyusunan laporan keuangan berdasarkan data yang ditarik dari GL. Sebelum menyimpan data pastikan bahwa setiap triwulan harus terdiri dari 3 periode akunting yang berturut-turut dan setiap satu semester terdiri dari 6 periode akunting berturut-turut. Pengaturan masa bulan, triwulan dan semester dengan sistim pemetaan dapat mempercepat penarikan data ketika menyusun laporan keuangan bulanan, tiga bulan dan tengah tahun (semester). Masa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Rentang tanggal 1-Jan 1-Feb 1-Mar 1-Apr 1-May 1-Jun 1-Jul 1-Aug 1-Sep 1-Oct 1-Nov 1-Dec S/d 31-Jan 28-Feb 31-Mar 30-Apr 31-May 30-Jun 31-Jul 31-Aug 30-Sep 31-Oct 30-Nov 31-Dec Quarter 1 1 1 2 2 2 3 3 3 4 4 4 Semester (Half) 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2
Hal 467
Pengaturan entitas usaha dan tahun buku
Pada edisi multi-entitas sebelum memulai sesi pengguna harus lebih dulu melakukan pengaturan awal untuk menentukan kode entitas perusahaan dan tahun buku yang hendak dibuka. Dari pengaturan awal ini aplikasi akan menetapkan kode entitas yang dipilih menjadi kode entitas untuk semua modul yang digunakan.
Gbr 11.2 Start-up Setting
Def. Company : Penentuan kode perusahaan untuk semua modul (default company) Financial Year : Penentuan tahun buku yang aktif untuk semua modul Pengguna harus memilih kode entitas pada awal login untuk seterusnya digunakan semua modul. Hal yang serupa dengan tahun buku (financial year), pengaturannya harus ditentukan dari awal untuk seterusnya aktif pada semua modul. Setelah masuk dalam modul akunting, akses tahun buku tidak bisa lagi diganti dari dalam modul tersebut. Pengguna harus keluar dulu dari sesi baru kemudian penggantian kode entitas dan tahun buku bisa dilakukan dari awal. Misalkan satu instalasi SOLFINA-AFS digunakan untuk dua entitas usaha yaitu C100 dan C200. Apabila pengguna boleh mengakses kedua entitas tersebut maka pemilihan kode entitas harus dilakukan pada proses login. Setelah memilih kode entitas C100 maka semua entri jurnal yang masuk akan tercatat dengan kode entitas C100.
Pengaturan Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Elemen untuk PPN

Hal 468
...Product Catalog> Utilities > Buat Elemen PPN
Elemen untuk Potongan Harga ...Product Catalog> Utilities > Buat Elemen Diskon
Elemen untuk Uang Muka ...Product Catalog> Utilities > Buat Elemen Uang Muka
Hal 469
Pengaturan lain-lain (Misc. Settings)
Pengaturan lain-lain (miscellaneous settings) adalah berbagai pengaturan yang berkaitan dengan tampilan dan nilai awal pada modul SOLFINA. Modul akan memeriksa kunci pengaturan yang berkaitan dengan dirinya dan mengikuti nilai yang ditentukan di situ. Data pengaturan terdiri dari tiga kolom yang mesti diisi, yaitu: Key Description strValue : Kode kunci dari pengaturan : Teks keterangan dari pengaturan tersebut : Nilai kunci dari pengaturan tersebut
Modul Misc. Settings dapat diaktifkan dari modul System Manager > Application Settings > Misc. Settings. Modul ini hanya bisa dibuka oleh pengguna setingkat administrator. Tampilan modul Misc. Settings terlihat seperti gambar berikut ini.
Hal 470
Untuk memasukkan input pengaturan yang baru, silakan klik ganda pada modul Application Settings. Sebuah formulir isian akan tampil untuk meminta masukan data Key, Description dan strValue. Berikut ini saya berikan beberapa nilai pengaturan yang dapat dipakai dalam modul SOLFINA: FCUP Force Change Users Password] Password dari pengguna harus diganti dengan yang baru dalam waktu 6 bulan. Nilai 1 untuk YA dan 0 untuk TIDAK. Lock Password on Three fail Attempts] Password login dari user terkunci apabila tiga kali memasukkan password yang salah. Nilai 1 untuk YA dan 0 untuk TIDAK. Angka GL dan Laporan Keuangan ditampilkan dengan format desimal. Nilai 1 untuk YA dan 0 untuk TIDAK. Tampilkan kolom DR pada Laporan GL. Nilai 1 untuk YA dan 0 untuk TIDAK.
LP3A
GLDEC SHDWR
MCDFTYPE Default type master katalog (MC) 1= untuk non-catalog stock; 2 untuk catalog stock REVLNKAC Revenue Link Account pada modul pembuatan faktur penjulan
Hal 471
CGSLNKAC COGS Link Account pada modul Delivery Order STCLNKAC JVDEC Inventory Link Account pada modul Delivery Order Angka Entry Journal menggunakan decimal. Nilai 1 untuk YA dan 0 untuk TIDAK.
Pengaturan Termin Pembayaran
Termin Kode Parameter Contoh termin pembayaran sederhana. Jatuh tempo 30[0][0] dalam waktu 30 hari sejak tanggal faktur Jatuh tempo pembayaran 30 hari dari tanggal faktur. 30[0.03][5] Potongan (cash discount) sebesar 3% dari nilai faktur apabila pembayaran diterima dalam 5 hari sejak tanggal faktur. Jatuh tempo pembayaran 30 hari dari tanggal faktur. 30[0.015][14] Potongan (cash discount) sebesar 1.5% dari nilai faktur apabila pembayaran diterima dalam 14 hari sejak tanggal faktur. Modul pengaturan pembayaran dapat dijalankan dari modul Sytem Manager > Misc Settings > Term Of Payments.
Hal 472
Select a key: Pilih Term_Of_Payment dari daftar.
Due Days
: Jumlah hari batas akhir pembayaran (7, 15,30, ..)
Early Payment Disc : Potongan tunai (dalam persentase dari nilai penjualan bersih (net) tidak termasuk PPN) apabila pembayaran diterima lebih awal Early Payment Days : Batas hari pembayaran harus diterima untuk mendapatkan potongan tunai.
Hal 473
PREFERENSI PENGGUNA
Pengaturan koneksi database
SOLFINA mempunyai pilihan jenis database penyimpanan data apakah menggunakan database MS Access atau SQL. Aplikasi memeriksa jenis database pada awal pertama diaktifkan. Setelah mendapatkan jenis database, kemudian aplikasi membuat koneksi ke database tersebut. Pengaturan koneksi database terdapat pada pengaturan lokal. Aplikasi lebih dulu memeriksa pengaturan lokal sebelum masuk ke dalam modul akunting. Modul pengaturan lokal dapat dibuka pada awal aplikasi sebelum pengguna login. Klik Setting yang terdapat pada bagian kanan atas halaman awal aplikasi. Kemudian klik lagi More Settings untuk membuka modul Users Preference yaitu modul untuk memasukkan variabel pengaturan lokal. Key Description : Kode kunci dari pengaturan : Teks penjelasan dari pengaturan tersebut
Hal 474
strValue
: Nilai kunci dari pengaturan tersebut
Menentukan jenis basis data apakah jenis SQL atau database MS Access: Key Description strValue : DBTYPE : Database Type : 1 = Database MS Access; 2 = Database SQL Server
Nama server apabila koneksi database menggunakan SQL : Key Description strValue : ACTGSERVER : Server Name for Accounting : Server Name or IP Address
Lokasi & nama apabila aplikasi menggunakan basisdata MSAccess : Key Description : AFMDBP : Database Path for Accounting
Hal 475
strValue
:folder path + Database Name (\\[IP Address\[folder name]\[database.mdb]]
Pengaturan tampilan bahasa
Tampilan bahasa adalah penyebutan menu, label dan notifikasi di dalam aplikasi dengan pilihan bahasa yang bisa ditentukan. Pengguna diberikan preferensi untuk memilih bahasa yang lebih disukai. Pilihan bahasa dalam aplikasi SOLFINA tersedia untuk bahasa Indonesia dan Inggris. Pengaturan tampilan bahasa dikerjakan pada modul pengaturan lokal yang dapat dijalankan dari halaman awal aplikasi sebelum pengguna login. Pada halaman awal aplikasi terdapat menu Setting di bagian kanan atas. Klik menu tersebut, kemudian klik lagi More Settings untuk membuka modul Users Preference pengaturan lokal. Masukkan input di bawah ini ke dalam pengaturan lokal untuk mengatur tampilan bahasa yang ingin digunakan di dalam aplikasi SOLFINA: Key Description strValue Indonesia ) : LANG : Language Type : Isi dengan angka 1 atau 2 (1 = Bahasa Inggris; 2 = Bahasa
MENU DAN DOKUMEN BARU

Modul dan dokumen SOLFINA Dokumen pada SOLFINA adalah media aplikasi yang digunakan untuk pencatatan transaksi. Kode dokumen terdiri dari 2 karakter alfabet tunggal yang tidak boleh duplikat dengan kode dokumen lainnya. Selain dokumen, di dalam SOLFINA kita juga mengenal modul. Dokumen berbeda dengan modul. Perbedaannya adalah dokumen mempunyai nomor urut khusus sedangkan modul tidak. Contoh dokumen adalah jurnal umum buku besar
Hal 476
(GJ), jurnal pembelian (VP), dsb. Contoh modul adalah seperti System Manager, Pengaturan Aplikasi, Financial Report Extender, dll. Untuk pembedaan modul dari dokumen, maka nama modul terdiri dari 3 karakter alfanumerik (SYS, APL, FRE, dsb.) Dokumen/modul harus tampil di menu utama supaya dapat digunakan. Untuk menampilkannya dokumen/modul harus didaftarkan lebih dulu di dalam tabel master dokumen. Nama modul untuk dokumen master adalah DMS, dikelompokkan dalam menu System Manager.
Gbr 11.5 Master Dokumen
Document Description Type
: Diisi dengan nama dokumen/modul : Teks keterangan atau nama dari dokumen/modul : Document/Module/Parent
Hal 477
Show Aging
: Dicentang apabila dokumen perlu dibuatkan laporan umur dokumen (aging report) Show Menu : Dicentang supaya dokumen/modul tersebut tampil pada daftar menu utama.
Mengatur menu utama
Dokumen dan modul tampil di menu utama dengan tampilan pohon dan cabang berupa menu dan sub-menu. Dalam edisi multi-users tampilan menu utama dapat berbeda antara pengguna yang satu dengan lainnya. Penentuan menu didasarkan pada pembagian tugas dan wewenang pengguna dalam sistim akunting perusahaan. Tampilan menu untuk pengguna baru tidak menampilkan apa-apa. Menu untuk pengguna baru harus diatur dengan menambahkan dokumen dan modul. Tugas pengaturan menu hanya bisa dilakukan pengguna setingkat administrator. Administrator adalah pengguna khusus dengan otoritas yang tidak dibatasi untuk mengatur aplikasi dan administrasi pengguna. Semua dokumen dan modul yang tersedia akan ditampilkan untuk login administrator.
Hal 478
ADMINISTRASI PENGGUNA
Jenis Pengguna Administrator : Pengguna dengan kemampuan penuh untuk mengatur aplikasi dan administrasi terhadap pengguna lain. Kapasitas administrator berlaku lintas company-code, tidak terbatas pada hanya satu unit usaha saja, namun berlaku untuk semua unit usaha yang terdaftar. Power User : Pengguna yang diberikan kemampuan untuk menjalankan tugas khusus seperti mengimpor data secara massal, pemindahan saldo awal ke tahun buku berikutnya, penyusunan template laporan keuangan, pengaturan parameter template aging-report, membatalkan batch-pembayaran, dsb. Kapasitas Power-User berlaku lintas company-code, tidak terbatas pada hanya satu unit usaha saja, namun berlaku untuk semua unit usaha yang terdaftar. Kapasitas Power-User tidak termasuk dalam hal mengatur dan administrasi terhadap pengguna lain. : Pengguna biasa dengan akses yang diatur oleh administrator. Kapasitas User hanya berlaku pada kode usaha dan dokumen yang ditentukan oleh admnistrator.
User
Mendaftarkan Pengguna Baru Modul administrasi pengguna dapat dibuka dari menu utama > System Manager > User Administration.
Hal 479
User User_Group Location Date_Added Last_Login
: Nama pengguna : Grup pengguna (Administrator, Power_User atau User) : Lokasi pengguna : Tanggal pendaftaran pengguna : Tanggal login terakhir
Pendaftaran pengguna ikut memasukkan informasi yang berkaitan dengan penguna tersebut seperti nama, kata sandi dan grup. Modul pengisian data pengguna dapat dibuka dengan mengklik menu Add New User yang terdapat pada modul Administrasi Pengguna. Tampilan modul pendaftaran pengguna tampak pada gambar berikut ini.
Hal 480
Informasi yang diminta saat mendaftarkan pengguna baru adalah: Nama Kata sandi Grup Lokasi Sponsor Keterangan : Nama pengguna untuk dipakai saat login : password awal diberikan oleh administrator : Pilih Administrator, Power_User atau User : lokasi pegguna : Pihak lain yang merekomendasikan pengguna : Teks keterangan
Klik Simpan untuk menyimpan data pengguna. Pengguna yang sudah tidak lagi menggunakan aplikasi dapat dihapus dari daftar. Menghapus data pengguna dijalankan dengan membuka dulu data pengguna tersebut. Klik ganda namanya pada daftar setelah itu klik Hapus. Kata sandi (password) pengguna tidak dapat dirubah oleh administrator, namun dapat di-reset untuk mengganti password yang lama dengan pemberian baru dari administrator. Reset password ada kalanya diperlukan apabila ada pengguna yang lupa password-nya. Pertama buka data pengguna, lalu klik Reset Pwd, setelah itu masukkan password sementara yang baru dan klik Simpan.
Hal 481
Mendaftarkan Pengguna ke Modul
Pada SOLFINA edisi multi-users, proses pendaftaran pengguna sekaligus melibatkan pengaturan menu untuk pengguna tersebut. Tampilan menu tidak selalu sama di antara pengguna. Setiap pengguna mempunyai pengaturan sendiri atas tampilan menunya. Pengaturan tampilan menu hanya boleh dijalankan oleh grup administrator. Pendaftaran pengguna melibatkan 3 elemen data yang saling berkaitan. Ketiga elemen tersebut adalah: Nama pengguna (users) yang didaftarkan melalui modul pendaftaran pengguna. Nama dokumen yang tersedia dalam tabel data master dokumen. Akses pengguna (users menu) yaitu daftar dokumen dan modul yang boleh diakses oleh pengguna tersebut.
Ketiga elemen data tersebut tersimpan dalam tiga buah tabel yang saling berhubungan dan saling mengikat. Ketiga elemen data User, Document dan Users Menu harus terisi dengan lengkap. Apabila salah satu dari elemen data tersebut hilang maka pengguna tidak akan bisa mengakses modul yang diperlukan. Pertama data User diperiksa oleh aplikasi pada saat proses login. Setelah login berhasil, aplikasi selanjutnya memeriksa modul/dokumen yang tersedia yang boleh diakses oleh pengguna tersebut. Untuk referensi programmer hubungan ketiga elemen data tersebut dalam bahasa SQL adalah SELECT document.master.doc_code, document_master.doc_name, users.user, users_menu.company_code, users_menu.access_level FROM Document_Master (INNER JOIN (users INNER JOIN users_menu ON users.user = users_menu.user) ON Document_Master.Doc_Code = users_menu.document).
Hal 482
Gbr 11.6: Relasi data pengguna dan dokumen yang boleh diakses
Tabel dokumen_master adalah tabel yang berisi daftar module/dokumen yang tersedia untuk aplikasi. Tabel users menyimpan berbagai informasi mengenai pengguna, sedangkan tabel users_menu adalah tabel yang berisi kombinasi data pengguna dan dokumen yang boleh diakses. Prosedur mendaftarkan dokumen kepada pengguna: Buka modul Pengaturan Akses dengan mengklik Access Level yang terdapat pada modul Administrasi Pengguna Tentukan perusahaan/entitas yang boleh diakses dengan mengklik field Unit Usaha Klik field Pengguna untuk memilih namanya dari dalam daftar Centang modul/dokumen yang boleh diakses dalam lingkup entitas/unit usaha tersebut Tentukan level akses (access level) untuk setiap dokumen Klik Simpan untuk menyudahi.
Hal 483
Gbr 11.7 Mendaftarkan modul kepada pengguna
Unit Usaha Pengguna Doc/Mod dokumen Description Access_Level
: kode entitas usaha : Nama pengguna : Dokumen/modul yang terdapat dalam maser : Nama modul/dokumen tersebut : Kapasitas akses yang diberikan kepada pengguna
Untuk penyegaran ingatan berikut ini saya jelaskan lagi kapasitas level akses 1 sd 4: Tingkat Akses 0 1 2 3 4 Keterangan Tidak diijinkan membuka dokumen Boleh melihat dokumen Boleh memasukkan data baru Boleh memasukkan data baru dan merubah data yang sudah ada Boleh memasukkan data baru, merubah dan menghapus data yang sudah ada
Hal 484
Mengganti Sandi (password)
Password untuk pengguna baru diberikan oleh administrator sebagai bagian dari pendaftaran pengguna. Password tersebut sifatnya adalah sementara, oleh karena itu pengguna baru harus segera mengganti password sementara tersebut dengan password yang dia tentukan sendiri. Pengguna juga disarankan mengganti kata-sandinya dengan yang baru secara berkala misalnya setiap 3 atau 6 bulan. Kata sandi sifatnya adalah rahasia, oleh karena itu tidak boleh diberitahu kepada yang lain. Penggantian password secara berkala akan membantu buat keamanan dari akses pengguna. Untuk mengganti password lakukan dengan memilih menu utama > Pengaturan Aplikasi > Ganti Password.
Gbr 11.8 Mengganti Password
Sandi (password) yang baik adalah yang terdiri dari minimum 8 karaketer dan merupakan gabungan huruf dan angka. Agar lebih baik sebuah sandi hendaknya berisi karakter huruf kecil dan huruf besar. Kata sandi juga hendaknya bukan sesuatu yang mudah ditebak misalnya tanggal lahir, nama departemen, dsb. Kata sandi yang kuat akan memperkecil kesempatan orang tidak berhak untuk menerobos masuk ke dalam sistem akunting.
Hal 485
Event Viewer dan Audit Trail
Event Viewer dan Audit Trail adalah modul pengawasan aktivitas pengguna yang diperlukan oleh administrator sebagai bagian dari audit sistem. Event viewer menyimpan data aktivitas pengguna saat pengguna tersebut login, mengakses modul, membuat laporan dan mencetak dokumen. Bila event viewer hanya mencatat kegiatan dari pengguna, maka yang dilakukan Audit Trail adalah mencatat perubahan data. Audit Trail menyimpan data telusur saat pengguna merubah data master misalnya perubahan data master pelanggan dan master pengawai. Audit trail juga melakukan pencatatan apabila ada penghapusan data yang dilakukan oleh pengguna.
TROUBLE-SHOOTING
Tingkat akses tidak cukup untuk menjalankan tugas Pengguna tidak mempunyai level akses yang cukup untuk menjalankan modul yang sedang digunakan. Akses pengguna harus lebih tinggi agar dapat menjalankan tugas tersebut. Tingkat akses terdiri dari 5 tingkat kemampuan untuk melihat/merubah data. Hubungi administrator untuk merubah/menaikkan tingkat akses pengguna. Password kadaluwarsa Password pengguna menjadi inactive karena lama tidak dipergunakan. Hubungi administrator untuk memperbarui masa aktif password pengguna Password terkunci Password terkunci karena pengguna salah memasukkan password lebih dari tiga kali. Hubungi Administrator untuk membuka password yang terkunci tersebut. Kalau pengguna lupa password-nya bisa meminta Administrator untuk me-reset dan membuat password yang baru. Menu hilang dari daftar menu utama
Hal 486
Menu tersebut telah dikeluarkan oleh administrator dari master menu. Untuk mengembalikan menu tersebut administrator dapat menambahkan menu tersebut kembali ke master menu. Multiple-step OLE DB operation generated error Error yang mungkin terjadi pada saat meng-update data ke dalam tabel data disebabkan ukuran data yang masuk tidak cocok dengan kolom dalam tabel data. Periksa satu per satu kolom entri data apakah terdapat teks yang terlampau panjang. Untuk mengulangi penyimpanan data pengguna harus keluar dulu dari aplikasi kemudian membuka sesi aplikasi baru. Menu tidak disupport Menu yang terdapat pada master menu tidak didukung oleh aplikasi. Tanyakan kepada pengembang menu apa saja yang tersedia untuk digunakan. NT Login can not open database Error login yang dapat terjadi pada database SQL disebabkan ijin masuk ke dalam database belum diberikan oleh administrator database. Hubungi database administrator untuk menambahkan login pengguna di dalam database SQL. SELECT permission denied on object TABLE Error yang dapat terjadi pada database SQL disebabkan ijin untuk membuka tabel data belum diberikan oleh administrator database. Hubungi database administrator untuk menambahkan permission pada tabel tersebut
GLOSSARY
Account Summary Account View
Hal 487
Allocation No Cash Sales Credit Sales Char-Of-Account Document No Document View DPO DSO Fiscal Year General Ledger Fast Moving Stock (FMS) FIFO Key Interface Internal Problem Inventory Ledger Journal Summary Multi User Order Item No Payment Voucher Parent Account Posting Account
Hal 488
Purchase Backlog Purchase Ledger Sales Ledger Sales Quota Sales Turn Over (STO) Slow Moving Stock (SMS) Statement of Account Trial Balance
Daftar Gambar Gbr 1.1 Diagram penyimpanan data transaksi ..................................................... 15 Gbr 1.3 Modul interface ke General Ledger .......................................................... 19 Gbr 2.3 Pohon-cabang akun .................................................................................. 35 Andaliman Liquor & Wine Store ............................................................................ 41 Gbr 1.5 Menu Utama ............................................................................................. 57 Gbr 2.1 Implementasi Baru .................................................................................... 63 Gbr 2.2 Modul COA ................................................................................................ 64 Gbr 2.4 Akun Induk ................................................................................................ 68 Gbr 2.5 Perkiraan Posting ...................................................................................... 75 Gbr 2.7 Adopsi Chart-of-Account .......................................................................... 78 Gbr 2.9 Master data Bank ..................................................................................... 79 Gbr 2.10 Data utama pelanggan............................................................................ 84 Gbr 2.11 Data Utama supplier............................................................................... 86 Gbr 2.12 Rekening bank pemasok ......................................................................... 88 Gbr 2.13 Memasukkan data katalog barang ........................................................ 92 Gbr 2.14 Master Barang Persediaan ..................................................................... 94 Gbr 2.17 Mencatat saldo awal Piutang Dagang dalam Valas ............................ 105 Gbr 2.18 Mencatat saldo awal faktur pembelian ............................................... 108 Gbr 2.20 Mencatat saldo awal persediaan barang dagang ............................... 111
Hal 489
Gbr 3.15 Status Tahun Buku ................................................................................ 123 Gbr 3.2 Jenis Jurnal Umum .................................................................................. 131 Gbr 3.4 Recurring Journal .................................................................................... 135 Gbr 3.5 Tampilan jurnal berulang ....................................................................... 138 Gbr 3.5 Auto reversing Journal ............................................................................ 139 Gbr 3.11 GL Report GL110 Accounts Balance (drill-down) ................................. 145 Gbr 3.12 GL Report GL111 Account Movement .................................................. 147 Gbr 3.7 GL Report GL210 Journals Summary....................................................... 152 Gbr 3.8 GL Report GL310 Account Summary .................................................... 153 Gbr 3.14 Drill-down account detail...................................................................... 154 Gbr 3.14 Drill-down jurnal akunting .................................................................... 155 Gbr 3.13 Proses Drill down data .......................................................................... 156 Gbr 5.1 Pencatatan faktur pembelian ................................................................. 162 Gbr 5.2 Pencatatan faktur pembelian dengan Valas .......................................... 163 Gbr 5.7 Batch Pembayaran Supplier.................................................................... 166 Gbr 5.8 Dokumen/Voucher Pembayaran ............................................................ 168 Berdasarkan proposal pembayaran yang sudah mendapat persetujuan, maka dokumen VS (batch pembayaran) sekarang dapat dikomplit. Proses komplit akan menutup batch pembayaran dan mengirimkan jurnal akunting ke buku besar. ............................................................................................................ 170 Gbr 5.3 Laporan Hutang Dagang ........................................................................ 182 Gbr 5.4 Daftar Faktur Pembelian (Dokumen VP) ................................................ 183 Gbr 5.5 Analisa Umur Hutang - Kompress .......................................................... 184 Gbr 5.6 Dokumen/Voucher Pembayaran ............................................................ 185 Gbr 8.5 Diagram Proses Order fulfillment ........................................................... 220 Gbr 8.6 Sales Order KatalogValas........................................................................ 234 Gbr 8.11 Faktur Penjualan dalam valuta USD ..................................................... 259 Gbr 8.13 Dokumen Faktur Pajak.......................................................................... 264 Gbr 8.15 Mencetak dokumen pada multi-users .................................................. 267 Gbr 4.2 Pencatatan Faktur Penjualan pada modul SI ......................................... 276 Gbr 4.6 Buku log penagihan ................................................................................ 279 Gbr 4.10 Slip Pelunasan Piutang.......................................................................... 295 Gbr 4.3 Modul Laporan Piutang Dagang............................................................. 307 Gbr 4.4 Daftar Faktur Penjualan ......................................................................... 309 Gbr 4.5 Analisa Umur Piutang ............................................................................. 313 Gbr 4.11 AR Collection Report ............................................................................. 316 Gbr 6.2 Menambah item order sederhana .......................................................... 328 Gbr 6.3 Purchase Order Sederhana ..................................................................... 329
Hal 490
Gbr 6.4 Mencetak Purchase Order ...................................................................... 330 Gbr 6.5 Dokumen PO ........................................................................................... 331 Gbr 7.1 Master Material/Barang ........................................................................ 333 Gbr 6.6 Alur proses pembelian katalog ............................................................... 337 Gbr 6.9 Order Pembelian Katalog........................................................................ 346 Gbr 6.4 Mencetak Purchase Order ...................................................................... 347 Gbr 7.2 Dokumen MR (Material-Receiving-Note) ............................................... 359 Gbr 7.3 Memasukkan item barang ...................................................................... 363 Gbr 7.4 Entri Penerimaan Barang........................................................................ 364 Gbr 7.5 Transfer barang persediaan................................................................... 372 Gbr 7.6 Modul Laporan Persediaan Barang ........................................................ 381 Gbr 7.7 Analisis barang persediaan ..................................................................... 382 Gbr 7.8 Stock Valuation (FIFO) ............................................................................ 383 Gbr 9.1 Kapitalisasi Aktiva Tetap......................................................................... 431 Gbr 9.2 Penyusutan fixed-asset ........................................................................... 435 Gbr 9.3 Penyusutan aktiva tetap (Straight Line method) .................................... 436 Gbr 9.4 Penghapusan aktiva-tetap...................................................................... 438 Gbr 9.5 Pelepasan/disposal aktiva tetap............................................................. 439 Gbr 9.6 Laporan fixed-asset................................................................................. 440 Gbr 9.7 Laporan fixed-asset (1) ........................................................................... 441 Gbr 9.8 Laporan fixed-asset (2) ........................................................................... 442 Gbr 10.1 Hubungan Neraca dan Laba Rugi ........................................................ 454 Gbr 10.3 Financial Reporting ............................................................................... 457 Gbr 10.4 Financial Report Simulator ................................................................... 459 Gbr 11.4 Company Data ...................................................................................... 466 Gbr 11.2 Start-up Setting ..................................................................................... 468 Gbr 11.6: Relasi data pengguna dan dokumen yang boleh diakses ................... 483 Gbr 11.7 Mendaftarkan modul kepada pengguna .............................................. 484 Gbr 11.8 Mengganti Password ............................................................................ 485
Hal 491

Buku SOLFINA Accounting

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku SOLFINA Accounting

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Hal 1

SOFTWARE AKUNTING SOLFINA-AFS

APLIKASI SOLFINA-AFS STRUKTUR AKUN PENGATURAN AKSES DATA CONTOH

Jurnal Akunting GL Neraca P&L Master Dokumen

Gbr 1.1 Diagram penyimpanan data transaksi

Siapa pengguna SOLFINA-AFS

Fixed Assets Payroll

FRb: Financial Report Extender CBR: Cash Book Reporting

GENERAL LEDGER (GL1)

T2R: Tax Reporting Extender

Vendor Payable (VPM)

Account Receivable (ARM)

JOB COST (CO)

FIXEDASSETS (FA) PAYROLL (HRM)

Bank Book (BB)

INVENTORY & STOCK CTRL (ISC)

Sales Order (SOM)

Gbr 1.3 Modul interface ke General Ledger

menerima prefiks alphabet Tidak pernah direset

Akun Induk (Header Account) Akun Posting (Posting Account)

Header Account Layer 1

Header Account Layer 1

Header Account Layer 1

Header Account Layer 1

Akun Pencatatan (Posting)

Header Account Layer 1

Header Account Layer 2

Header Account Layer 3

Header Account Layer 4

Struktur akun dalam bentuk pohon-cabang

Gbr 2.3 Pohon-cabang akun

Akses Kode Akun

Pengaturan akses untuk multi kantor-cabang

Pengaturan akses membuka dokumen

Andaliman Liquor & Wine Store

- Tunai Rp5.534.100 - Kartu Debet Rp1.086.800 - Kartu Kredit Rp 2.905.100

BAGIAN II INSTALASI SOLFINA-AFS

Bab 2 INSTALASI DAN PEMBUATAN SISTIM BARU

Gbr 1.5 Menu Utama

Modul Level A FRE [Financial Report Extender]

FI [Financial Report] FRB [Financial Report Builder]

GL1 [General Ledger]

BCB [Bank / Cash Book] BRM [ Bank Reconciliation] GL Settings

BSR [Balance Sheet Revaluation] TNY [Transfer Balance To Next Year]

POM [Purchase Order Management]

DOC DOC DOC DOC MOD

Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC DOC MOD

ARM [Account Receivable Management]

Y Y Y Y DOC DOC DOC

VPM [Vendor Payable Management]

Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC DOC DOC

Payable Anaysis] ISC [Inventory & Stock Control]

Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC DOC MOD

MOD MOD DOC

MOD DOC DOC DOC DOC

FAM [Fixed Assets Management]

FA [Fixed Asset Capitalization] FD [Fixed Asset Disposal] FR [Fixed Asset Retirement]

MOD DOC DOC DOC

SYS [System Manager]

ADM [Administrative Tasks] SET [Application Setting]

MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD

LOC [Local Setting] ESA [Easy Setup Assistance]

4 LANGKAH INSTALASI SISTIM AKUNTING BARU

Step 4: Memasukkan saldo awal