P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 |1

1 PEMBERITAHUAN

Dokumen ini bersifat rahasia, tidak dibenarkan untuk disebarluaskan kepada pihak lain baik secara
langsung maupun tidak langsung selain yang ditujukan oleh dokumen ini dan tidak dibenarkan untuk
melakukan duplikasi terhadap keseluruhan maupun sebagian daripada isi dokumen ini baik secara
langsung maupun tidak langsung untuk kepentingan apapun tanpa ijin.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 |2

2 DAFTAR ISI

1 PEMBERITAHUAN ..................................................................................................................... 1

2 DAFTAR ISI ................................................................................................................................ 2

1 PENDAHULUAN ......................................................................................................................... 4

1.1 Struktur Dokumen ........................................................................................................... 4

1.2 Gambaran Aplikasi ........................................................................................................... 6

1.3 Proses Bisnis .................................................................................................................... 8

2 LOGIN ......................................................................................................................................... 9

3 USER MANAGEMENT .............................................................................................................. 17

3.1 Users.............................................................................................................................. 17

3.2 Admin PKN..................................................................................................................... 18

3.2.1. Create KPPN/ Satker........................................................................................... 19

3.2.2. Create Admin KPPN ............................................................................................ 19

3.2.3. Monitoring ......................................................................................................... 21

3.3 Admin KPPN................................................................................................................... 21

3.2.4. Create KPPN/ Satker........................................................................................... 21

3.2.5. Create Admin KPPN ............................................................................................ 22

3.2.6. Monitoring ......................................................................................................... 23

3.4 Admin Satuan Kerja ....................................................................................................... 24

3.4.1. Create User Satuan Kerja ............................................................................................ 24

3.4.2. Upload Anggaran ........................................................................................................ 30

3.5 Pejabat Pengadaan ........................................................................................................ 31

4.5.1 Registrasi Penyedia Barang/ Jasa dan Adminnya................................................ 31

3.6 Admin Penyedia Barang/ Jasa ........................................................................................ 36

4.6.1 Profile Penyedia Barang/ Jasa ............................................................................ 36

4.6.2 Create User Penyedia Barang/ Jasa .................................................................... 37

4.6.3 Unggah Produk................................................................................................... 38

4.6.4 Undangan menjadi Rekanan Satuan Kerja.......................................................... 40

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 |3

4 ALUR TRANSAKSI PESANAN .................................................................................................. 41

4.1 Admin PKN..................................................................................................................... 41

4.2 Pemesan ........................................................................................................................ 43

5.1.1 Katalog Produk ................................................................................................... 45

5.1.2 Halaman Detail Produk....................................................................................... 49

5.1.3 Halaman Wishlist ............................................................................................... 49

5.1.4 Halaman Compare Produk ................................................................................. 50

5.1.5 Halaman Keranjang Belanja ............................................................................... 51

5.1.6 Membuat Pesanan ............................................................................................. 54

5.1.7 Halaman Riwayat Pesanan ................................................................................. 58

5.2 PPK ................................................................................................................................ 60

5.2.1 Dashboard & Reporting ...................................................................................... 61

5.2.2 Proses Approval Pesanan ................................................................................... 62

5.2.3 Halaman Status Pesanan .................................................................................... 64

5.2.4 Menu Penyedia Barang/ Jasa ............................................................................. 64

5.3 Pejabat Pengadaan ........................................................................................................ 65

5.3.1 Dashboard .......................................................................................................... 65

5.3.2 Proses Transaksi Pesanan ................................................................................... 66

5.3.3 Menu Order List ................................................................................................. 75

5.3.4 Menu Order History ........................................................................................... 75

5.3.5 Menu Status Pesanan......................................................................................... 75

5.4 Staff Penyedia Barang/ Jasa ........................................................................................... 75

5.4.1 Konfirmasi Order ................................................................................................ 75

5.4.2 Proses Pesanan .................................................................................................. 77

5.4.3 Menu Order History ........................................................................................... 79

5.5 Kurir Penyedia Barang/ Jasa .......................................................................................... 79

5.6 Penerima Barang/ Jasa .................................................................................................. 80

5.7 Bendahara ..................................................................................................................... 81

5.7.1 Menu Payment List ............................................................................................ 81

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 |4

5.7.2 Menu VA Dowload File ....................................................................................... 81

5.7.3 Cara Pembarayan Melalui MCM......................................................................... 82

5.7.4 Menu VA Response File ...................................................................................... 85

5.7.5 Menu Daftar Pesanan......................................................................................... 86

5.7.6 Menu Riwayat Pesanan ...................................................................................... 86

6 PENUTUP................................................................................................................................... 88

1 PENDAHULUAN

1.1 Struktur Dokumen

User manual merupakan dokumen teknis yang berisi panduan atau langkah yang berguna untuk
memberikan bantuan kepada user dalam menggunakan sistem yang dibuat. User manual ini digunakan
untuk memudahkan user dalam menggunakan atau mengoperasikan digipay008.id. Pembahasan di
dalam User Manual ini meliputi pembahasan dari sisi user atau pengguna digipay008.id baik dari sisi
pengoperasian maupun dari segi konten informasi di setiap menu yang ada di dalamnya.

1 PEMBERITAHUAN

2 DAFTAR ISI

1 PENDAHULUAN

1.1 Struktur Dokumen

1.2 Gambaran Aplikasi

1.3 Proses Bisnis

2 LOGIN

3 USER MANAGEMENT

3.1 Users

3.2 Admin PKN

3.2.1. Create Satker

3.2.2. Create Admin Satuan Satker dan Admin KPPN

3.3 Admin KPPN

3.4 Admin Satuan Kerja

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 |5

3.4.1. Create User Satuan Kerja

3.4.2. Upload Anggaran

3.5 Pejabat Pengadaan

3.5.1 Registrasi Penyedia Barang/ Jasa dan Adminnya

3.6 Admin Penyedia Barang/ Jasa

3.6.1 Profile Penyedia Barang/ Jasa

3.6.2 Create User Penyedia Barang/ Jasa

3.6.3 Unggah Produk

3.6.4 Undangan menjadi Rekanan Satuan Kerja

4 ALUR TRANSAKSI PESANAN

4.1 Pemesan

4.1.1 Katalog Produk

4.1.2 Halaman Detail Produk

4.1.3 Halaman Wishlist

4.1.4 Halaman Compare Produk

4.1.5 Halaman Keranjang Belanja

4.1.6 Membuat Pesanan

4.1.7 Halaman Riwayat Pesanan

4.2 PPK

4.2.1 Dashboard & Reporting

4.2.2 Proses Approval Pesanan

4.2.3 Halaman Status Pesanan

4.2.4 Menu Penyedia Barang/ Jasa

4.3 Pejabat Pengadaan

4.3.1 Dashboard

4.3.2 Proses Transaksi Pesanan

4.3.3 Menu Order List

4.3.4 Menu Order History

4.3.5 Menu Status Pesanan

4.4 Staff Penyedia Barang/ Jasa

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 |6

4.4.1 Negosiasi

4.4.2 Proses Pesanan

4.4.3 Menu Order History

4.5 Kurir Penyedia Barang/ Jasa

4.6 Penerima Barang/ Jasa

4.7 Bendahara

4.7.1 Menu Payment List

4.7.2 Menu VA Dowload File

4.7.3 Cara Pembarayan Melalui MCM

4.7.4 Menu VA Response File

4.7.5 Menu Daftar Pesanan

4.7.6 Menu Riwayat Pesanan

5 PENUTUP

1.2 Gambaran Aplikasi

Digipay008 merupakan layanan digital catalogue & pembayaran secara online untuk memenuhi
kebutuhan belanja operasional harian di lingkungan Kementerian/Lembaga (closed loop).

Perangkat lunak yang dapat digunakan untuk mengakses website digipay008.id adalah browser
Google Chrome atau Mozilla Firefox dengan versi ter update pada saat Anda mengakses.

Digipay008 dapat di akses oleh beberapa user dengan role yang berbeda dalam 1 unit kerja (satuan
kerja) pada suatu Kementerian/Lembaga. Adapun rincian user dan role tersebut adalah sebagai
berikut:

1. Admin PKN
PKN dalam blanja.com bertindak sebagai super admin yang memiliki role untuk mengatur
beberapa parameter yang digunakan dalam digipay008.id seperti user, role dari setiap user,
jenis pengadaan, metode pembayaran, dll. User PKN berwenang untuk mendaftarkan satuan
kerja kedalam sistem dan juga adminnya.
2. Admin KPPN
Admin KPPN merupakan user admin yang memiliki role untuk mendaftarkan satuan kerja
dalam wilayahnya kedalam sistem beserta admin.
3. Admin Satker
User Admin Satker merupakan user yang memiliki role untuk mendaftarkan user- user dalam
satker yang dikelolanya seperti user Pemesan, PPK, Pejabat Pengadaan, dan Penerima Barang.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 |7

4. Pemesan
User Pemesan merupakan user yang memiliki role untuk memilih dan memesan (order)
barang/jasa yang ada pada Digipay008.id
5. Pejabat Pembuat Keputusan (PPK)
User PPK merupakan user yang memiliki role untuk memonitor dan memeriksa barang/jasa
yang dipesan oleh Pemesan. User PPK akan memeriksa antara barang yang di pesan dengan
apa yang tertera pada nota (jika ada), juga memastikan dana pada anggaran yang akan dibebani
atas pesanan tersebut tersedia.
6. Pejabat Pengadaan (PPA)
User Pejabat Pengadaan merupakan user yang memiliki role untuk memutuskan apakah
barang/jasa yang di pesan oleh Pemesan dari Penyedia Barang/ Jasa yang sudah dipilih akan di
beli atau tidak. User Pejabat Pengadaan dapat melakukan negosiasi atas harga satuan barang
dalam digipay008.id dengan Penyedia Barang/ Jasa, mengganti barang/jasa yang disa&
menentukan jenis pembayaran dari barang/jasa yang dipesan Pemesan. User Pejabat
Pengadaan juga dapat mengundang Penyedia Barang/ Jasa untuk berjualan dalam
digipay008.id untuk satker yang dikelolanya, baik Penyedia Barang/ Jasa baru ataupun
Penyedia Barang/ Jasa yang sudah lebih dulu menjadi rekanan satker lainnya.
7. Penerima Barang/ Staff PPK
User Penerima Barang merupakan user yang memiliki role untuk menerima barang yang
dipesan oleh Pemesan. User Penerima Barang akan memeriksa kesesuaian barang/jasa yang
diantarkan dengan apa yang dipesan. User Penerima Barang akan scan QR Code saat barang/
jasa yang sudah sesuai dengan pesanan atau dapat juga menolak dan mengembalikan
barang/jasa tersebut kepada Penyedia Barang/ Jasa.
8. Bendahara
User Bendahara merupakan user yang memiliki role untuk melakukan proses pembayaran
barang/jasa yang dipesan dan pembayaran Pajak melalui Virtual Account (VA) dengan Mandiri
Cash Management (MCM).
9. Admin Penyedia Barang/ Jasa
User Admin Penyedia Barang/ Jasa merupakan user yang memiliki role untuk mengelola
Penyedia Barang/ Jasa yang telah didaftarkan pada satker. User ini dapat medaftarkan
karyawannya untuk menjadi user staff dan Kurir.
10. Staff Penyedia Barang/ Jasa
User staff Penyedia Barang/ Jasa merupakan user yang memiliki role untuk mengelola transaksi
dan produk dari Penyedia Barang/ Jasa tersebut.
11. Kurir Penyedia Barang/ Jasa
User Kurir merupakan user dalam Penyedia Barang/ Jasa yang akan mengantarkan barang/ jasa
kepada penerima barang pada satker.

User Pemesan dapat mengakses aplikasi ini untuk melakukan pemesanan barang/jasa melalui link
berikut https://digipay008.id. Sedangkan untuk user lainnya dapat mengakses aplikasi ini melalui link
berikut https://digipay008.id/admin.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 |8

Adapun untuk kemudahan dan kelancaran dalam melakukan pelatihan, Anda dapat akses Digipay008
dengan domain https://test.digipay008.id untuk user Pemesan. Sedangkan akses domain
https://test.digipay008.id/admin untuk user selain Pemesan. Domain test tersebut digunakan murni
untk pelatihan sehingga diharapkan terjadi transaksi real dalam domain tersebut.

1.3 Proses Bisnis

1. Pemesan melakukan belanja barang pada https://digipay008.id

2. PPK melakukan verifikasi atas belanja yang dilakukan oleh Pemesan
3. Pejabat Pengadaan melakukan approval atas pesanan yang sudah di verifikasi oleh PPK
4. - Pejabat Pengadaan melakukan Negosiasi dengan Vendor terkait harga pesanan tersebut
- Pejabat Pengadaan memilih metode pembayaran yang akan digunakan Satker (KKP/VA)
- Staff Vendor melakukan konfirmasi Ongkir dan accept/reject negosiasi dari Pejabat
Pengadaan
5. - Vendor memproses pesanan dan mengirimkan menggunakan kurir Vendor tersebut
- Penerima Barang menerima barang melalui scan QR Code pada Apps/ Approval pada web
6. Terbit file pembayaran pada menu VA download file di user Bendahara setelah pesanan
dikonfirmasi diterima oleh Penerima Barang
7. Bendahara melakukan pembayaran dengan upload file pembayaran dari digipay008.id ke
Mandiri Cash Management

Informasi Tambahan :
- Vendor pertama kali di invite oleh Pejabat Pengadaan melalui menu pendaftaran
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 |9

2 LOGIN

Langkah-langkah Aktivasi dan Login akun DIGIT untuk mengakses Digipay008

1. User Migrasi

User Migrasi adalah user yang telah aktif di Digipay008 sebelum pelaksanaan integrasi sistem DIGIT
(Digital Treasury) dan Digipay008 (sebelum tanggal 12 April 2021)

Jika anda sebelumnya sudah pernah membuat akun DIGIT dan menggunakannya, maka langkah-
langkah berikut dapat dilewati. Apabila anda adalah user instansi Satker K/L, anda sudah memiliki akun
DIGIT. Silahkan login DIGIT seperti biasa dan akses Digipay008.

1. Buka e-mail yang sudah terdaftar pada Digipay008 sebelumnya

2. Buka e-mail dari Digital Treasury

Gambar 2.1 Email dari DIGIT

3. Klik aktivasi akun. Aktivasi dapat dilakukan maksimal H + 3 sejak email dari Digital Treasury
dikirimkan.

Gambar 2.2 Aktivasi Akun

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 10

4. Setelah klik aktivasi akun, Anda akan terhubung ke halaman DIGIT. Dalam hal ini, Anda
boleh mengabaikan halaman tersebut

Gambar 2.3 Notifikasi Aktivasi Akun

5. Masuk ke halaman https://digipay008.id dan klik Sign in with DIGIT

Gambar 2.4 Sign in with DIGIT

6. Anda akan ke re-direct ke halaman DIGIT yang terintegrasi dengan Digipay008

7. Masukkan Username dan Password (default) yaitu NIP (untuk Satker) dan NIK (untuk
Penyedia)

Gambar 2.5 Login DIGIT

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 11

8. Anda akan di-redirect ke laman mohon menunggu sekitar 5-10 detik

Gambar 2.6 Mohon Menunggu

9. Setelah berhasil, Anda akan masuk ke halaman Digipay008 sesuai role dan dapat
melakukan aktivitas pada Digipay008 seperti biasa.

Gambar 2.7 Laman User

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 12

10. Apabila NIP/ NIK yang dipakai sebelumnya saat registrasi digunakan oleh multiple role,
maka Anda dapat klik profil untuk mengganti role. Pilih role yang diinginkan kemudian click
change role*

Gambar 2.8 Laman User dengan Multirole

*Menu change role hanya berlaku apabila NIP/NIK yang digunakan tidak bersamaan
dengan user pemesan
*Apabila NIK/NIP digunakan multiple dengan user role pemesan (Contoh : NIP 118293
didaftarkan untuk user Pemesan dan PPK) maka user pemesan akan otomatis menghilang.
Oleh karena itu, Admin Satker perlu untuk merekam Pemesan kembali dengan NIP
berbeda. Cara perekaman masih sama, namun username adalah NIP

I. User Baru

User Baru adalah user yang direkam pada sistem Digipay008 setelah pelaksanaan integrasi sistem DIGIT
(Digital Treasury) dan Digipay008 (setelah tanggal 12 April 2021)

Jika anda sebelumnya sudah pernah membuat akun DIGIT dan menggunakannya, maka langkah-
langkah berikut dapat dilewati. Apabila anda adalah user dari instansi Satker K/L, anda sudah memiliki
akun DIGIT. Silahkan login DIGIT seperti biasa dan akses Digipay008.

1. Cara perekaman masih sama, namun harap diperhatikan bahwa username yang diinput
berupa NIP (untuk Satker) dan NIK (untuk Penyedia)
Mohon diperhatikan :
a. Tidak dapat dilakukan edit atas penginputan NIP/NIK yang salah. Jika salah, silahkan
delete user tersebut dan lakukan perekaman ulang.
b. Setiap user yang direkam bersifat single-role, artinya setiap NIP/NIK yang diinput
tidak dapat merangkap beberapa role sekaligus
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 13

2. User yang telah direkam membuka https://digit.kemenkeu.go.id/login dan memasukkan

Username dan Password (default), yaitu NIP (untuk Satker) dan NIK (untuk Penyedia)

Gambar 2.9 Login DIGIT

3. Anda akan diarahkan ke laman utama. Arahkan kursor pada gambar user di posisi kanan
atas

Gambar 2.10 Laman Utama DIGIT

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 14

4. klik Ubah profile

Gambar 2.11 Menu Ubah Profile DIGIT

5. Ubah Password (default) menjadi sandi baru demi alasan keamanan dan klik simpan

Gambar 2.12 Ubah Password di DIGIT

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 15

6. Masuk ke halaman https://digipay008.id

Gambar 2.13 DIGIT re-direct ke Digipay008

7. Klik Sign in with DIGIT

Gambar 2.14 Sign In with DIGIT

8. Anda akan ke re-direct ke halaman DIGIT yang terintegrasi dengan Digipay008

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 16

9. Masukkan Username berupa NIP untuk Satker dan NIK (KTP) untuk Penyedia; serta
Password yakni Sandi yang telah anda perbaharui (pada step 5)

Gambar 2.15 Login DIGIT

10. Apabila anda menyimpan sesi (Username dan Password) silahkan klik izinkan

Gambar 2.16 Izinkan Login DIGIT

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 17

11. Anda akan di-redirect ke laman mohon menunggu sekitar 5-10 detik

Gambar 2.17 Mohon Menunggu

12. Setelah berhasil, Anda akan masuk ke halaman Digipay008 sesuai role dan dapat
melakukan aktivitas pada Digipay008 seperti biasa.

3 USER MANAGEMENT

3.1 Users

https://digipay008.id/admin merupakan halaman yang digunakan untuk proses Administrasi.

https://digipay008.id/admin dapat di akses oleh beberapa user admin dengan role yang berbeda pada
suatu Kementerian/Lembaga/Penyedia Barang/ Jasa. Adapun rincian user dan role tersebut adalah
sebagai berikut:

1. Admin PKN
User Admin PKN dalam digipay008.id bertindak sebagai super admin yang memiliki role untuk
mengatur beberapa parameter yang digunakan dalam digipay008.id seperti user, role dari
setiap user, jenis pengadaan, metode pembayaran, dll. User PKN berwenang untuk
mendaftarkan satuan kerja kedalam sistem dan juga adminnya.
2. Admin KPPN
User Admin KPPN merupakan user admin yang memiliki role untuk mendaftarkan satuan kerja
dalam wilayahnya kedalam sistem dan juga adminnya.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 18

3. Admin Satker
User Admin Satker merupakan user yang memiliki role untuk mendaftarkan user- user dalam
satker yang dikelolanya yaitu user Pemesan, PPK, Pejabat Pengadaan, dan Penerima Barang.
4. PPK
User PPK merupakan user yang memiliki role untuk memonitor dan memeriksa barang/jasa
yang dipesan oleh Pemesan. User PPK akan memeriksa antara barang yang di pesan dengan
apa yang tertera pada nota (jika ada), juga memastikan dana pada anggaran yang akan dibebani
atas pesanan tersebut tersedia.
5. Pejabat Pengadaan
User Pejabat Pengadaan merupakan user yang memiliki role untuk memutuskan apakah
barang/jasa yang di pesan oleh Pemesan dari Penyedia Barang/ Jasa yang sudah dipilih akan di
beli atau tidak. User Pejabat Pengadaan dapat melakukan negosiasi atas harga satuan barang
dalam digipay008.id dengan Penyedia Barang/ Jasa, dan menentukan jenis pembayaran dari
barang/jasa yang dipesan Pemesan. User Pejabat Pengadaan juga dapat mengundang Penyedia
Barang/ Jasa untuk berjualan dalam digipay008.id untuk satker yang dikelolanya, baik Penyedia
Barang/ Jasa baru ataupun Penyedia Barang/ Jasa yang sudah lebih dulu menjadi rekanan
satker lainnya.
6. Penerima Barang
User Penerima Barang merupakan user yang memiliki role untuk menerima barang yang
dipesan oleh Pemesan. User Penerima Barang akan memeriksa kesesuaian barang/jasa yang
diantarkan dengan apa yang dipesan. User Penerima Barang akan scan QR Code saat barang/
jasa yang sudah sesuai dengan pesanan atau dapat juga menolak dan mengembalikan
barang/jasa tersebut kepada Penyedia Barang/ Jasa.
7. Bendahara
User Bendahara merupakan user yang memiliki role untuk melakukan proses pembayaran
barang/jasa yang dipesan dan pembayaran Pajak melalui Virtual Account (VA) dengan Mandiri
Cash Management (MCM).
12. Admin Penyedia Barang/ Jasa
User Admin Penyedia Barang/ Jasa merupakan user yang memiliki role untuk mengelola
Penyedia Barang/ Jasa yang telah didaftarkan pada satker. User ini dapat medaftarkan
karyawannya untuk menjadi user staff Penyedia Barang/ Jasa dan Kurir.
13. Staff Penyedia Barang/ Jasa
User staff Penyedia Barang/ Jasa merupakan user yang memiliki role untuk mengelola transaksi
dan produk dari Penyedia Barang/ Jasa tersebut.
14. Kurir
User Kurir merupakan user dalam Penyedia Barang/ Jasa yang akan mengantarkan barang/ jasa
kepada penerima barang pada satker.

3.2 Admin PKN

Admin PKN bertindak sebagai superadmin dalam aplikasi digipay008. Admin KPN berwenang untuk
mendaftarkan satuan kerja dan adminnya kedalam aplikasi belanja mandiri. Selain itu juga berwenang
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 19

mengontrol satuan kerja yang dikelola berserta user- usernya. Berikut ini adalah beberapa wewenang
yang dapat di lakukan oleh admin PKN:

3.2.1. Create KPPN/ Satker

Admin PKN dapat menambahkan/ mendaftarkan KPPN dan Admin KPPN melalui menu create
satker. Menu ini juga dapat di akses oleh admin KPPN untuk melakukan penamban/ pendaftaran
satuan kerja di wilayahnya. Untuk dapat mengakses menu ini Langkah yang dilakukan :

a. Klik menu Satuan Kerja

b. Klik Registrasi Satker
c. Klik New Satuan Kerja
d. Isi formulir pendaftaran dengan data yang benar. Formulir create satker terlihat pada
Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Formulir Create Satker

Keterangan :

- Dalam tampilan admin Pemesan terdapat pengisian Nama Kementrian, Nama Eselon, Nama
Admin Satker, Kode Satker, NPWP, dan memilih lokasi satker dengan fitur geolocation.
- Klik ikon Save untuk menyimpan data Satker baru.
- Klik ikon Reset untuk melakukan format ulang pada pengisian data.
- Klik ikon Back untuk kembali ke halaman sebelumnya.

3.2.2. Create Admin KPPN

Admin PKN dapat mendaftarkan Admin KPPN.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 20

Perlu diingat bahwa saat menambahan user pada suatu satker, 1 email hanya diperuntukan
pembuatan 1 user baru dengan 1 role baru. Apabila terdapat 1 user yang memiliki 2 role, maka
saat pembuatannya menggunakan email yang berbeda pada tiap role. Untuk dapat mengakses
menu ini, berikut langkah- langkah yang harus dilakukan:

a. Klik menu User Management

b. Klik Admin Satker/KPPN
c. Klik New Admin Satker/KPPN
d. Isi Formulir create admin satker yang tersedia dengan data yang benar. Formulir create
admin satker ditunjukkan pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Formulir Create Admin Satker/ KPPN

Keterangan:

- Dalam proses create user admin KPPN terdapat pengisian data Satuan Kerja, Pilih Role
(Admin Satker atau Admin KPPN), Nama Admin Satker, NIP Admin Satker, Email, Nomer
Handphone dan mengupload SK.
- Pilih ikon Telusuri untuk melakukan pencarian file yang akan di upload

- Pilih ikon untuk mengupload file SK dari device.

- Pilih ikon untuk menghapus file yang dipilih

- Pilih Save untuk menyimpan data admin.
- Pilih Reset untuk melakukan format ulang pada pengisian data.
- Pilih Back untuk kembali ke halaman sebelumnya.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 21

e. Setelah menyimpan formulir yang telah diisi dengan data yang benar, Admin yang telah
didaftarkan dapat login dengan menggunakan NIP/ NIK terdaftar sebagai username
sekaligus password default sementara. Langkah-langkah login user baru dijelaskan secara
detail pada Bab 2 (MENU LOGIN).

3.2.3. Monitoring
Selain dapat mendaftarkan dan mengelola user, Admin PKN dapat memonitor seluruh user yang
terdaftar di digipay008.id mulai dari user satuan kerja hingga user vendor. PKN dapat
memastikan masing- masing satuan kerja dan atau penyedia barang/ jasa telah mendaftarkan
usernya masing- masing satu akun untuk setiap rolenya. Semua dapat dipantau melalui menu
Laporan. Ada beberapa laporan terkait pembuatan user satuan kerja dan user penyedia
barang/jasa, yaitu:

a. Laporan User KPPN

b. Laporan User Satker
c. Laporan User Vendor

3.3 Admin KPPN

3.2.4. Create KPPN/ Satker

Admin KPPN dapat menambahkan/ mendaftarkan satuan kerja kelolaannya dan Admin
Satkernya melalui menu create satker. Untuk dapat mengakses menu ini Langkah yang
dilakukan:

e. Klik menu Satuan Kerja

f. Klik Registrasi Satker
g. Klik New Satuan Kerja
h. Isi formulir pendaftaran dengan data yang benar. Formulir create satker terlihat pada
Gambar 3.1.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 22

Gambar 3.3 Formulir Create Satker

Keterangan :

- Dalam tampilan admin Pemesan terdapat pengisian Nama Kementrian, Nama Eselon,
Nama Admin Satker, Kode Satker, NPWP, dan memilih lokasi satker dengan fitur
geolocation.
- Klik ikon Save untuk menyimpan data Satker baru.
- Klik ikon Reset untuk melakukan format ulang pada pengisian data.
- Klik ikon Back untuk kembali ke halaman sebelumnya.

3.2.5. Create Admin KPPN

Admin PKN dapat mendaftarkan Admin KPPN.
Perlu diingat bahwa saat menambahan user pada suatu satker, 1 email hanya diperuntukan
pembuatan 1 user baru dengan 1 role baru. Apabila terdapat 1 user yang memiliki 2 role, maka
saat pembuatannya menggunakan email yang berbeda pada tiap role. Untuk dapat mengakses
menu ini, berikut langkah- langkah yang harus dilakukan:

f. Klik menu User Management

g. Klik Admin Satker/KPPN
h. Klik New Admin Satker/KPPN
i. Isi Formulir create admin satker yang tersedia dengan data yang benar. Formulir create
admin satker ditunjukkan pada Gambar 3.2.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 23

Gambar 3.4 Formulir Create Admin Satker/ KPPN

Keterangan:

- Dalam proses create user admin Satker terdapat pengisian data Satuan Kerja, Pilih Role
(Admin Satker ), Nama Admin Satker, NIP Admin Satker, Email, Nomer Handphone dan
mengupload SK.
- Pilih ikon Telusuri untuk melakukan pencarian file yang akan di upload

- Pilih ikon untuk mengupload file SK dari device.

- Pilih ikon untuk menghapus file yang dipilih

- Pilih Save untuk menyimpan data admin.
- Pilih Reset untuk melakukan format ulang pada pengisian data.
- Pilih Back untuk kembali ke halaman sebelumnya.

j. Setelah menyimpan formulir yang telah diisi dengan data yang benar, Admin yang telah
didaftarkan dapat login dengan menggunakan NIP/ NIK terdaftar sebagai username
sekaligus password default sementara. Langkah-langkah login user baru dijelaskan secara
detail pada Bab 2 (MENU LOGIN).

3.2.6. Monitoring
Selain dapat mendaftarkan dan mengelola user, Admin KPPN dapat memonitor seluruh user
yang terdaftar di digipay008.id mulai dari user satuan kerja hingga user vendor. PKN dapat
memastikan masing- masing satuan kerja dan atau penyedia barang/ jasa telah mendaftarkan
usernya masing- masing satu akun untuk setiap rolenya. Semua dapat dipantau melalui menu
Laporan. Ada beberapa laporan terkait pembuatan user satuan kerja dan user penyedia
barang/jasa, yaitu:
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 24

d. Laporan User KPPN

e. Laporan User Satker
f. Laporan User Vendor

3.4 Admin Satuan Kerja

Admin Satuan Kerja (Satker) adalah admin yang berwenang atas satu satuan kerja kelolaannya. Admin
Satker dapat memonitor aktifitas juga dapat mendaftarkan user- user lainnya dalam satuan kerja
kelolaannya tersebut. Berikut ini adalah beberapa wewenang yang dapat di lakukan oleh admin Satker
terkait user management:

3.4.1. Create User Satuan Kerja

Admin Satuan Kerja dapat menambahkan/ mendaftarkan user lainnya pada satuan kerja
kelolaannya melalui menu create user satker. Admin satker dapat mendaftarkan user Pemesan,
PPK, Pejabat Pengadaan, Penerima Barang/ Jasa, dan Bendahara. Untuk dapat mengakses menu
ini Langkah yang dilakukan :

a. Klik menu Satuan Kerja

b. Klik submenu User Satker
c. Klik button New User Satker
d. Isi formulir pendaftaran dengan data yang benar.
e. Pedaftaran user Pemesan.
Gambar 3.4 menunjukkan formulir untuk create user Pemesan.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 25

Gambar 3.5 Formulir Create User Pemesan

Keterangan:

- Dalam tampilan Create Role Satker-Pemesan terdapat Pilih Role (Pemesan),Pilih Unit,
Nama, Email, Username, NIP Pemesan dan Nomor Handphone.
- Pilih ikon Choose File untuk melakukan pencarian file yang akan di upload

- Pilih ikon untuk mengupload file SK dari device.

- Pilih ikon untuk menghapus semua file yang dipilih

- Klik ikon Save untuk menyimpan data.
- Klik ikon Reset untuk melakukan format ulang pada pengisian data.
- Klik ikon Back untuk kembali ke halaman sebelumnya
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 26

f. Pendaftaran user PPK.

Gambar 3.5 menunjukkan formulir untuk create user PPK.

Gambar 3.6 Formulir create User PPK

Keterangan:

- Dalam tampilan Create Role Satker-PPK terdapat Pilih Role (PPK), Nama, Username, Email,
NIP PPK, dan Nomor Handphone, Jenis Pengadaan, dan Otomatisasi PPK (Kode Anggaran).

- Pilih ikon Add untuk menambahkan kode anggaran pada Otorisasi PPK.

- Klik ikon Save untuk menyimpan data.

- Klik ikon Reset untuk melakukan format ulang pada pengisian data.

- Klik ikon Back untuk kembali ke halaman sebelumnya

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 27

g. Pedaftaran user Pejabat Pengadaan.

Gambar 3.6 menunjukkan formulir untuk create user Pejabat Pengadaan.

Gambar 3.7 Formulir create user Pejabat Pengadaan

Keterangan:

- Dalam tampilan Create Role Satker-Pengadaan terdapat Pilih Role (Pengadaan), Nama,
Username, Email, NIP Pengadaan, dan Nomor Handphone, Jenis Pengadaan, Upload SK.

- Pilih ikon Telusuri untuk melakukan pencarian file yang akan di upload

- Pilih ikon untuk mengupload file SK dari device.

- Pilih ikon untuk menghapus semua file yang dipilih.

- Klik ikon Save untuk menyimpan data.

- Klik ikon Reset untuk melakukan format ulang pada pengisian data.

- Klik ikon Back untuk kembali ke halaman sebelumnya.

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 28

h. Pedaftaran user Bendahara.

Gambar 3.7 menunjukkan formulir untuk create user Bendahara.

Gambar 3.8 Formulir create user Bendahara

Keterangan:

- Dalam tampilan Create Role Satker-Bendahara terdapat Pilih Role (Bendahara), Nama,
Username, Email, NIP Bendahara, dan Nomor Handphone, dan Upload SK.

- Pilih ikon Telusuri untuk melakukan pencarian file yang akan di upload

- Pilih ikon untuk mengupload file SK dari device.

- Pilih ikon untuk menghapus semua file yang dipilih.

- Klik ikon Save untuk menyimpan data.

- Klik ikon Reset untuk melakukan format ulang pada pengisian data.

- Klik ikon Back untuk kembali ke halaman sebelumnya.

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 29

i. Pendaftaran user Penerima Barang/ Jasa.

Gambar 3.8 menunjukkan formulir untuk create user Penerima Barang/ Jasa.

Gambar 3.9 Formulir create user Penerima Barang/ Jasa

Keterangan:

- Dalam tampilan Create Role Satker-Penerima terdapat Pilih Role (Penerima), Nama,
Username, Email, NIP Penerima, dan Nomor Handphone, dan Upload SK.

- Pilih ikon Telusuri untuk melakukan pencarian file yang akan di upload

- Pilih ikon untuk mengupload file SK dari device.

- Pilih ikon untuk menghapus semua file yang dipilih

- Klik ikon Save untuk menyimpan data.

- Klik ikon Reset untuk melakukan format ulang pada pengisian data.

- Klik ikon Back untuk kembali ke halaman sebelumnya

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 30

j. Setelah Setelah menyimpan formulir yang telah diisi dengan data yang benar, Admin yang
telah didaftarkan dapat login dengan menggunakan NIP/ NIK terdaftar sebagai username
sekaligus password default sementara. Langkah-langkah login user baru dijelaskan secara
detail pada Bab 2 (MENU LOGIN).

3.4.2. Upload Anggaran

Admin Satuan Kerja akan mengupload anggaran yang akan digunakan oleh user pemesan
dalam melakukan pembelanjaan pada Aplikasi Digipay008 sesuai dengan format yang dapat
di download di menu Anggaran. Ketika choose file di klik dan file sudah dipilih, maka akan
muncul detail anggaran pada laman seperti yang diinput pada excel oleh user. Tombol upload
anggaran dipilih untuk mengupload. Jika berhasil, maka kolom anggaran serta detailsnya
akan kembali ke semula dengan kondisi no records found. Anggaran tersebut akan secara
otomatis tampil pada user pemesan.

cvvvvcvc

Gambar 3.10a Halaman Upload Anggaran

Keterangan:

- Dalam tampilan klik Download Template Anggaran Disini

- Setelah sukses download, isi form excel sesuai petunjuk yang ada file tersebut
- Klik choose file dan pilih file yang tadi sudah diisi sesuai format
- Pilih ikon untuk mengupload anggaran

Template anggaran hanya diperkenankan diedit pada kolom kode (A), uraian (B), dan tipe anggaran (C)
sesuai dengan format yang berlaku. Untuk Kolom (D) dan seterusnya tidak diperkenankan untuk
dilakukan pengeditan/perubahan.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 31

Gambar 3.11b File Excel Upload Anggaran

3.5 Pejabat Pengadaan

Pejabat Pengadaan adalah satu-satunya user satuan kerja yang dapat berkomunikasi dengan penyedia
barang/ jasa. Kewenangan pejabat pengadaan termasuk mendaftarkan penyedia barang/ jasa beserta
adminnya kedalam digipay008, melakukan negosiasi, dan meneruskan pesanan yang telah disetujui
oleh PPK kepada penyedia barang/ Jasa. Dalam User Management Pejabat Pengadaan mempunyai
wewenang sebagai berikut:

4.5.1 Registrasi Penyedia Barang/ Jasa dan Adminnya

Pejabat pengadaan dapat mendaftarkan penyedia barang/ jasa pada satkernya baik penyedia
barang/ jasa yang baru bergabung maupun penyedia barang jasa yang sudah bergabung menjadi
rekanan satker lain. Berikut menu-menu yang dapat diakses dan langkah- langkah yang harus
dilakukan untuk mengakses menu tersebut:
a. Registrasi Penyedia Barang/ Jasa Baru
 Klik menu Penyedia Barang/Jasa
 Klik Submenu Registrasi Penyedia Barang/ Jasa
 Klik Add Vendor
 Ada 3 tab yang berisi formulir pendaftaran pada menu ini; Data Penyedia Barang/ Jasa,
Data Admin, dan Data Bank. Pejabat Pengadaan hanya perlu mengisikan data Penyedia
barang/ jasa dan adminnya, sedangkan sisanya akan dilengkapi oleh penyedia barang/
jasa setelah didaftarkan.
 Isi formulir data pendaftaran penyedia barang/ Jasa yang tersedia. Formulir Data
penyedia barang/ jasa ditampilkan pada Gambar 3.10.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 32

Gambar 3.12 Formulir Data Penyedia Barang/ Jasa Baru

Keterangan :

- Dalam proses create Penyedia Barang/ Jasa (Data Penyedia Barang/ Jasa) terdapat
pengisian data Nama Penyedia Barang/ Jasa, No Rekanan, Alamat Penyedia Barang/ Jasa,
No Telepon, NPWP, Jenis Pengadaan.
- Set status menjadi Tidak Aktif saat pertama kali pendaftaran.
- mengonfirmasi bahwa semua dokumen telah terisi lengkap dengan benar.

 Isi formulir data adminpendaftaran penyedia barang/ Jasa yang tersedia. Formulir data
admin penyedia barang/ jasa ditampilkan pada Gambar 3.11.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 33

Gambar 3.13 Formulir Data Admin Penyedia Barang/ Jasa Baru

Keterangan :

- Dalam proses create Penyedia Barang/ Jasa (Data Admin Penyedia Barang/ Jasa) terdapat
pengisian data Nama Admin, Username , NIK, Email, No Hp.

 Tab data bank tidak perlu diisi oleh pejabat pengadaan, namun diisi oleh admin vendor
ketika admin vendor pertama kali mmengakses Digipay008.
 Pilih Save untuk menyimpan data.
b. Setelah menyimpan formulir yang telah diisi dengan data yang benar, Admin Penyedia
yang telah didaftarkan dapat login dengan menggunakan NIK terdaftar sebagai username
sekaligus password default sementara. Langkah-langkah login user baru dijelaskan secara
detail pada Bab 2 (MENU LOGIN).

c. Undangan Penyedia Barang/ Jasa Oleh Pejabat pengadaan

 Klik menu Penyedia Barang/Jasa
 Klik Submenu Undangan oleh Pejabat Pengadaan
 Menu ini menampung seluruh list Penyedia Barang/ Jasa yang terdaftar di digipay008.
List Penyedia Barang/ Jasa tersebut dapat dilihat pada gambar Gambar 3.13
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 34

Gambar 3.14 List Penyedia Barang/ Jasa

 Pejabat Pengadaan dapat mengundang penyedia barang/ jasa yang belum menjadi
rekanan satuan kerjanya dengan klik Invite
 Notifikasi undangan akan terkirim melalui email ke admin penyedia barang/ jasa
 Setelah Penyedia Barang/Jasa menyetujui undangan tersebut, Pemesan dari satuan
kerja yang sama baru dapat melakukan pesanan produk- produk Penyedia Barang/ Jasa
tersebut

d. Undangan Penyedia Barang/ Jasa Oleh Pemesan

 Pemesan Klik Invite pada halaman Shopping akan langsung masuk ke list undangan
pada menu undangan oleh Pemesan.
 Pejabat Pengadaan dapat melihat detail penyedia barang/jasa tersebut dengan klik
VIEW dan halaman detail penyedia barang/jasa akan terlihat seperti Gambar 3.14
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 35

Gambar 3.15 Detail Penyeda Barang/Jasa

 Pejabat Pengadaan dapat menolak permintaan undangan tersebut dengan klik Reject,
atau melanjutkan undangan dengan klik INVITE.
 Email notifikasi undangan akan terkirim ke email Admin penyedia barang/ jasa tersebut
 Setelah Penyedia Barang/Jasa menyetujui undangan tersebut, Pemesan dari satuan
kerja yang sama baru dapat melakukan pesanan produk- produk Penyedia Barang/ Jasa
tersebut
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 36

3.6 Admin Penyedia Barang/ Jasa

Admin Penyedia Barang/ Jasa adalah user yang mengelola penyedia barang/ jasa. Wewenang dari
admin penyedia barang/jasa meliputi pengisian profile penyedia barang/jasa, mendaftarkan user- user
penyedia barang/jasa; staff dan kurir, serta mengunggah produk- produk yang akan dijual pada
digipay008. Wewenang dari Admin penyedia Barang/ Jasa dan langkah-langkah untuk mengakses menu
tersebut adalah sebagai berikut:

4.6.1 Profile Penyedia Barang/ Jasa

Ada beberapa data terkait informasi penyedia barang/ jasa yang harus dilengkapi oleh admin
penyedia barang/ jasa.
a. Klik menu Penyedia Barang/ Jasa
b. Klik submenu Profile Penyedia Barang/ Jasa
c. Klik edit
d. Lengkapi data pada tab Data Penyedia Barang/ Jasa dengan benar

Gambar 3.16 Data Profile Penyedia Barang/ Jasa

Keterangan :

- Dalam proses update Penyedia Barang/ Jasa Profile (Data Profile) terdapat pengisian data
Penyedia Barang/ Jasa ID, Nama Penyedia Barang/ Jasa, Alamat Penyedia Barang/ Jasa, No
Telepon, Jenis Pengadaan, unggah NPWP (Jika ada), unggah SK KPP, Jenis Penyedia Barang/
Jasa, unggah SIUP dan unggah Jenis Pajak Penyedia Barang/ Jasa.

- Pilih ikon untuk mengupload file SK dari device.

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 37

- Pilih ikon untuk menghapus semua file yang dipilih

- Pilih ikon untuk melakukan pencarian file yang akan diupload.

e. Periksa kembali Data pada tab Data Admin Penyedia Barang/ Jasa yang diisikan oleh pejabat
pengadaan
f. Isi Data pada tab Data Bank.

Gambar 3.17 Data Bank Penyedia Barang/ Jasa

Keterangan :

- Dalam proses update Penyedia Barang/ Jasa Profile (Data Bank) terdapat pengisian data
Bank, Nomor Rekening dan Nama Pemilik Rekening

- Pilih Save untuk menyimpan data.

- Pilih Back untuk kembali ke halaman sebelumnya (Data Profile).

4.6.2 Create User Penyedia Barang/ Jasa

Admin penyedia barang/ jasa berwenang untuk mendaftarkan user-user dari penyedia barang/
jasa yang dikelola. User-user tersebut terdiri dari staff dan kurir penyedia barang/ jasa. Langkah
untuk mengakses menu create user penyedia barang/ jasa adalah sebagai berikut:
a. Klik menu User Management
b. Klik User Penyedia Barang/ Jasa
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 38

c. Klik Add User

d. Isi formulir pendaftaran user penyedia barang/ jasa seperti yang tertampil pada Gambar
3.15.

Gambar 3.18 Formulir Pendaftaran User Penyedia Barang/ Jasa

Keterangan :

- Dalam proses create user Penyedia Barang/ Jasa (Staff) terdapat pengisian data Role
(Staff) , Username, Nama, NIK/NPWP, Email dan No Telepon
- Pilih Save untuk menyimpan data.
- Pilih Reset melakukan format ulang pada pengisian data.
- Pilih Back untuk kembali ke halaman sebelumnya.

e. Setelah menyimpan formulir yang telah diisi dengan data yang benar, user yang telah didaftarkan
dapat login dengan menggunakan NIP/ NIK terdaftar sebagai username sekaligus password
default sementara. Langkah-langkah login user baru dijelaskan secara detail pada Bab 2 (MENU
LOGIN).

4.6.3 Unggah Produk

Menu ini hanya dapat diakses oleh Admin Penyedia Barang/ Jasa. Langkah- langkah untuk
mengakses menu ini adalah sebagai berikut:
a. Klik menu Penyedia Barang/ Jasa
b. Klik submenu Product
c. Klik New Product
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 39

Gambar 3.19 Upload Product

Keterangan :

- Dalam proses create product terdapat pengisian Category, Sub Category,Child Sub
Category, Product Name, Stock, Price, Unit dan Description.
- Pilih untuk melakukan pencarian file yang akan diupload.
- Pilih Save untuk menyimpan data.
- Pilih Reset melakukan format ulang pada pengisian data.
- Pilih Back untuk kembali ke halaman sebelumnya.
Adapun Admin Vendor dapat mengunggah produk secara bulk dengan mengisi file excel yang
terdapat pada menu Produk. Menu ini hanya dapat diakses oleh Admin Penyedia Barang/ Jasa.
Langkah- langkah untuk mengakses menu ini adalah sebagai berikut:
a. Klik menu Penyedia Barang/ Jasa
b. Klik submenu Product
c. Klik Upload Bulk Product
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 40

Gambar 3.20 Bulk Upload Product

Keterangan :

- Dalam proses create product secara Bulk, Admin Vendor dapat mendownload template
excel pada menu Download Templat Upload Product
- Isi file excel tersebut secara tepat untuk Category, Sub Category,Child Sub Category, Product
Name, Stock, Price, Unit dan Description (Petunjuk pengisian terdapat pada file template)
- Setelah dilengkapi, maka Admin vendor mengupload file tersebut pada halaman upload
bulk Vendor
- Adapun setelah sukses mengupload, tidak ada gambar yg tersedia pada barang/jasa
tersebut. Admin vendor wajib melengkapi gambar dengan melakukan “edit” di setiap list
barang/jasa tersebut

4.6.4 Undangan menjadi Rekanan Satuan Kerja

Menu ini akan menampilkan daftar undangan dari satuan kerja lain yang ingin menambahkan
penyedia barang/ jasa tersebut menjadi rekanan satuan kerja tersebut. List undangan
tersebut akan terlihat seperti Gambar 3.17

Gambar 3.21 List Undangan menjadi Rekanan Satuan Kerja

Setelah menerima undangan, Admin Penyedia Barang/ Jasa harus datang ke satuan kerja yang
mengundangnya dengan membawa dokumen- dokumen yang diperlukan.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 41

Jika sudah setuju maka Admin penyedia barang/ jasa dapat membuka detail undagan dan klik
SETUJU. Sedangkan jika penyedia barang/ jasa tidak bersedia menjadi rekanan, maka admin
dapat klik REJECT untuk menolak undangannya.

4 ALUR TRANSAKSI PESANAN

4.1 Admin PKN

Seluruh transaksi jual-beli di digipay008.id dapat di monitor oleh admin PKN. Untuk melihat
Laporan transaksi tersebut admin dapat memilih berdasarkan tanggal transaksi nya memalui filter
tanggal. Untuk melihat menu ini, admin PKN dapat mengakses menu Laporan kemudian pilih menu
transaksi. Laporan Transaksi akan terlihat seperti gambar berikut:
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 42

Gambar 4.1a Laporan transaksi pada Menu Admin PKN

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 43

4.2 Pemesan

User Pemesan adalah user dengan role yang dapat memilih dan melakukan request order barang
sesuai dengan kebutuhan kantor. User Pemesan dapat mengakses belanjamandiri melalui
https://digipay008.id yang ditampilkan pada Gambar 4.1b

A B

Gambar 4.1b Halaman utama https://digipay008.id untuk user Pemesan

Keterangan:

[A] Filter dan fitur search untuk mencari keperluan barang/jasa

[B] Login, Profil yang berisi informasi user yang sedang akses digipay008.id
[C] Menu Bar yang mengelompokkan barang dan jasa pada digipay008.id
[D] Penawaran yang sedang berlangsung di digipay008.id
[E] Produk dari Penyedia Barang/ Jasa
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 44

Untuk dapat masuk ke halaman ini sebagai user Pemesan Berikut langkah- langkah yang harus
dilakukan:

1. Klik Menu Account pada halaman utama bagian atas sebelah kanan. Akan ada submenu
seperti yang terlihat pada Gambar 4.2. Pilih Sign in.

Gambar 4.2 Sign In pada Menu Account

2. Akan tampil halaman sign in seperti yang terlihat pada Gambar 4.3 dibawah ini. Masukan
username yang sudah didaftarkan dan masukan password yang terlah anda ubah
sebelumnya. Anda dapat menggunakan memperlihatkan password yang anda
inputkan.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 45

Gambar 4.3 Halaman Sign In Pemesan

Berikut adalah rincian aktivitas yang dapat dilakukan oleh Pemesan :

5.1.1 Katalog Produk

Ada beberapa cara bagi pemesan untuk melihat katalog produk yang dijual di digipay008 :

1 Search Bar
Pemesan dapat mengetikkan nama produk yang mereka cari secara spesifik.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 46

cvvvvcvc

Gambar 4.4 Search Bar

2 Menu Bar
Terletak di bagian atas halaman utama, Pemesan dapat mengakses katalog produk dalam
kategori spesifik

cvvvvcvc

Gambar 4.5 Menu Bar

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 47

3 Menu Kategori
Pemesan dapat masuk ke katalog produk dengan memlihi jenis kategorinya yang terdapat
pada bagian tengah halaman utama digipay008

Gambar 4.6 Menu Kategori

4 List Produk
Pemesan dapat melihat beberapa produk secara singkat melalui list produk yang terdapat
pada bagian bawah halaman utaman digipay008.

Gambar 4.7 List Produk

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 48

Berikut adalah tampilan katalog produk (Gambar 4.8):

A
E

C D

Gambar 4.8 Katalog Produk

Keterangan:

A. Pemesan dapa filter produk- prodk yang ditampilkan pada katalog produk
berdasarkan kategori nya
B. Pada katalog produk pemesan dapat secara singkat mendapat informasi
mengenai produk tersebut seperti gambar, kategori, nama, harga, dan
penilaian dari produk tersebut
C. Terdapat beberapa fitur cara belanja dengan rincian sebagai berikut:
 Menambahkan barang ke wishlist
 Memasukkan produk ke keranjang belanja
 Membandingkan produk pilihan dengan produk serupa dari Penyedia
Barang/ Jasa lain
 Melihat sekilas rincian dari produk yang dipilih
D. Apabila penyedia barang/ jasa belum menjadi rekanan dari satuan kerja anda

maka akan terlihat icon . Klik icon tersebut untuk mengundang penyedia
barang/ jasa yang menjual produk tersebut menjadi rekanan satuan kerja anda
agar anda dapat membeli produk tersebut.
E. Fitur My Product berguna agar Pemesan dapat melihat hanya produk- produk
dari penyedia barang/jasa yang sudah menjadi satuan kerjanya saja.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 49

5.1.2 Halaman Detail Produk

Untuk membuka halaman ini Pemesan dapat klik gambar produk pada halaman katalog
produk.

Gambar 4.9 Halaman Detail Produk

Keterangan :

Terdapat beberapa fitur pada halaman rincian produk dengan rincian sebagai berikut:
1. Menentukan jumlah produk yang akan dipesan
2. Melihat detail deskripsi mengenai produk yang dipilih
3. Melihat review dari Pemesan yang lain yang sudah pernah membeli produk tersebut

5.1.3 Halaman Wishlist

Wishlist dapat digunakan saat pemesan ingin menyimpan produk yang ditemukan sebelum
membelinya dikemudian hari. Halaman wishlist ditunjukkan pada Gambar 4.10.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 50

Gambar 4.10 Halaman Wishlist

5.1.4 Halaman Compare Produk

Fitur ini dapat membandingkan beberapa produk beserta detail dan penilaiannya sebelum
pemesan dapat memutuskan produk mana yang akan dibeli. Halaman compare produk dapat
dilihat pada Gambar 4.11.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 51

Gambar 4.11 Halaman Compare Produk

5.1.5 Halaman Keranjang Belanja

Pemesan dapat memasukan produk yang akan dibeli kedalam keranjang belanja dengan

menekan icon pada halaman katalog produk maupun halaman detail produk. Barang
tersebut akan langusng masuk kedalam keranjang belanja (Shopping Cart). Pemesan dapat
menemukan keranjang belanja pada bagian atas setiap halaman digipay008 seperti yang
terlihat pada Gambar 4.12.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 52

Gambar 4.12 Keranjang Belanja

Badge merah pada lambing keranjang belanja menandakan jumlah barang yang ada di dalam
keranjang belanja pemesan. Klik Shopping Cart untuk melihat secara singkat isi dari keranjang
belanja tersebut seperti pada Gambar 4.13, dan klik View Cart untuk mlihat keranjang belanja
secara lebih detail.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 53

Gambar 4.13 Keranjang Belanja

1 2

Gambar 4.14 Halaman Keranjang Belanja

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 54

Keterangan:

1. Jumlah barang yang dibeli dapat diubah dalam keranjang belanja. Setiap
penambahan jumlah barang akan mengupdate Total harga dari barng tersebut dan
Grand Total dari pembelanjaan tersebut.

2. digunakan untuk menghapus/ mengeluarkan salah satu produk dari keranjang

belanja, sedangkan digunakan untuk menghapus/ mengeluarkan semua

produk dari keranjang belanja.

3. digunakan untuk memproses produk- produk dalam keranjang

belanja sebagai sebuah pesanan dalam halaman Checkout.

5.1.6 Membuat Pesanan

Berikut langkah- langkah yang harus dilakukan oleh Pemesan untuk membuat pesanan di
digipay008.id:

1. Klik pada halaman keranjang belanja.

2. Memastikan sudah mengizinkan digipay008 untuk mengakses lokasi anda seperti pada
Gambar 4.15. Langkah ini penting diperhatikan karena digipay008 akan mengambil
titik pada peta (maps) lokasi pengiriman barang yang anda inginkan. Klik Allow atau
Izinkan saat muncul notifikasi seperti berikut:

Gambar 4.15 Izinkan (Allow) Digipay008 untuk mengakses lokasi anda

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 55

3. Isi informasi pada halaman Order Details

Gambar 4.16 Halaman Order Details

Keterangan:

a. Klik untuk memilih anggaran belanja pada satuan kerja anda. Dialog akan
tampak seperti berikut.

Pemesan harus memilih dari Kode Program hingga kode akun. Saat memilih anggaran
untuk produk yang kedua, jika produk tersebut akan menggunakan kode anggaran yang
sama, pemesan tidak perlu menyusun kode anggaran yang sama lagi. Pemesan dapat
memilih kode anggaran yang telah dibuat sebelumnya pada dialog berikut.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 56

b. Klik untuk memilih PPK dan klik untuk selalu memilih PPK
tersebut disetiap pemesanan
c. Klik untuk memilih Nota Pembelian produk tersebut (jika ada). Setelah

memilih file pada computer anda klik untuk mengunggah file tersebut. Pastikan
file tersebut sudah terunggah (upload). File yang sudah terupload akan terlihat seperti

d. Jika ada, tuliskan Catatan mengenai Produk yang anda beli sebagai request kepada
Penyedia Barang/ Jasa.
e. Klik untuk melanjutkan proses pembelian
4. Menentukan Alamat Pengiriman. Secara otomatis, Alamat pengiriman yang digunakan
adalah alamat Satuan Kerja yang terdaftar pada digipay008 seperti yang terlihat pada
Gambar 4.17

Gambar 4.17 Halaman Shipping Address

Namun jika pemesan ingin mengubah alamat tersebut, atau jika merasa alamat itu perlu

didetailkan, klik maka akan menampilkan peta untuk mencari alamat yang
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 57

anda inginkan seperti pada Gambar 4.18. Tuliskan alamat lalu tekan enter pada keyboard.
Pemesan juga dapat menuliskan catatan untuk mendetailkan alamat pengiriman tersebut
(contoh: Lantai 2 gedung Selatan)

Gambar 4.18 Kirim ke Alamat Lain

Klik untuk melanjutkan proses pemesanan.

5. Review kembali informasi yang anda isikan pada pesanan ini. Jika sudah benar klik
Pada Halaman Review Order untuk membuat pesanan.
6. Pesanan berhasil dibuat, Pemesan akan melihat halaman sukses order seperti pada
Gambar 4.19
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 58

Gambar 4.19 Halaman Sukses Order

5.1.7 Halaman Riwayat Pesanan

Pemesan dapat melacak seluruh pesanan pada halaman riwayat pesnan. Untuk mengakses

halaman ini pemesan dapat membuka dari menu Account pada bagian

atas hamalan digipay008 dan pilih menu . Halaman Riwayat Pesanan

dapat dilihat pada Gambar 4.20.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 59

Gambar 4.20 Halaman Riwayat Order

Pada halaman ini terdapat list produk- produk yang pernah dipesan oleh pemesan. Klik untuk
dapat melihat status pesanan seperti pada Gambar 4.21.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 60

Gambar 4.21 Halaman Riwayat Pesanan

5.2 PPK

User PPK merupakan user yang memiliki role untuk memonitor dan memfilter barang/jasa yang
dipesan oleh Pemesan. User PPK akan menilai dan menyesuaikan pesanan barang/jasa tersebut
untuk di setujui (approve) atau di tolak (reject). User PPK dapat mengakses belanjamandiri
melalui https://digipay008.id/admin yang ditampilkan pada Gambar 4.22
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 61

Gambar 4.22 Halaman Sign In Admin Site

Berikut adalah rincian aktivitas yang dapat dilakukan oleh PPK :

5.2.1 Dashboard & Reporting

Gambar 4.23 Halaman Dashboard PPK

PPK dapat melihat rincian aktivitas role PPK secara lengkap dan up to date melalui menu Dashboard.
Adapun rincian isian dashboard PPK adalah sebagai berikut :
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 62

1. Jumlah Pesanan
2. Barang/ Jasa yang diterima
3. Pesanan disetujui dan tidak disetujui
4. Pending approval
5. Pesanan dalam pengiriman
6. Pesanan diterima
7. Total pesanan terbayar

Gambar 4.24 Halaman Laporan

PPK dapat melihat rincian laporan aktivitas dari PPK melalui menu Laporan. Laporan dapat di
download dalam bentuk excel maupun pdf sebagai dokumentasi.
Adapun laporan aktivitas PPK adalah sebagai berikut :
1. Total Pengadaan yang sudah disetujui dan dibayar
2. Pembayaran Pengadaan
3. Ranking berdasarkan review

5.2.2 Proses Approval Pesanan

Menu ini menampung semua pesanan dari user Pemesan di satuan kerja tersebut yang harus
disetujui oleh PPK.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 63

Gambar 4.25 Halaman Approval List

Untuk melakukan proses approval berikut adalah langkah- langkahnya:

1 Klik untuk melihat pesanan secara lebih detail
2 Halaman detail pesanan akan terlihat seperti Gambar 4.24

Gambar 4.26 Halaman Detail Pesanan

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 64

3 Periksa dengan seksama detail pesanan yang dibuat.

4 Untuk Menyetujui pesanan:
a. Tuliskan catatan PPK (Contoh: lanjutkan, tapi mohon negosiasi harga karena
pembelian lebih dari 100)
b. Pilih Pejabat Pengadaan yang akan memroses pesanan

c. Klik
d. Pesanan yang disetujui akan diteruskan ke Pejabat Pengadaan yang dipilih. Pejabat
Pengadaan terpilih akan mendapat notifikasi melalui email ataupun notifikasi dari
mobile apps digipay008.
5 Untuk menolak pesanan:
a. Tuliskan alasan penolakan pada catatan PPK

b. Klik
c. Pesanan ditolak tidak akan diteruskan ke Pejabat Pengadaan. Pesanan itu akan
dilihat sebagai status ditolak pada halaman riwayat pesanan

5.2.3 Halaman Status Pesanan

Sama seperti halaman riwayat pesanan milik user Pemesan, PPK juga dapat memantau
Pesanan melalui menu Status Pesanan mulai dari checkout hingga pesanan selesai/ barang
diterima.

5.2.4 Menu Penyedia Barang/ Jasa

Dalam menu ini adalah daftar semua penyedia barang/ jasa yang menjadi rekanan satuan
kerja user PPK. Pada menu ini PPK dapat melihat informasi mengenai penyedia barang/jasa
beserta produk- produk yang dijual.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 65

5.3 Pejabat Pengadaan

User Pejabat Pengadaan adalah satu- satunya user satker yang dapat berinteraksi dengan penyedia
barang/ jasa. Interaksi yang terjadi adalah berupa kegiatan tawar-menawar dan melakukan transaksi
jual- beli.

Berikut adalah rincian aktivitas yang dapat dilakukan oleh Pejabat Pengadaan :

5.3.1 Dashboard

Gambar 4.27 Halaman Dashboard Pejabat Pengadaan

Pejabat pengadaan dapat melihat seluruh aktivitas role pejabat pengadaan pada menu
dashboard. Adapun rincian isi dashboard adalah sebagai beirkut :
1. Pending Approval
2. Pesanan berhasil dan pesanan dalam pengiriman
3. Jumlah pesanan di nego, nego ditolak, pesanan diganti
4. Laporan penghematan
5. Jumlah total pesanan selesai
6. Jumlah Penyedia Barang/ Jasa
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 66

Gambar 4.28 Halaman Report Pejabat Pengadaan

Pejabat Pengadaan dapat melihat rincian laporan aktivitas dari User Pejabat Pengadaan
melalui menu Laporan. Laporan dapat di download dalam bentuk excel maupun pdf sebagai
dokumentasi.
Adapun laporan aktivitas Pejabat Pengadaan adalah sebagai berikut :
1. Total Pengadaan yang sudah disetujui dan dibayar
2. Summary penyedia barang/jasa berdasarkan frekuensi
3. Ranking berdasarkan review
4. Laporan hasil penghematan atas negosiasi

5.3.2 Proses Transaksi Pesanan

Menu ini menampung semu Pesanan yang telah disetujui oleh PPK. Dalam proses transaksi
pesanan Pejabat Pengadaan dapat melakukan 2 aktivitas yaitu Negosiasi dan Order. Berikut
langkah- langkah transaksi pesanan oleh Pejabat Pengadaan:

1. Buka menu Pesanan pada side bar menu dan pilih menu Task List. Menu ini
menampung semua pesanan yang telah disetujui oleh PPK. Pejabat Pengadaan dapat
melihat detail dari pesanan dengan klik dan halaman detail pesanan akan terlihat
seperti Gambar 4.29
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 67

Gambar 4.29 Halaman Detail Pesanan

2. Periksa detail pesanan dengan seksama dan perhatikan catatan PPK.

3. Klik Konfirmasi Order.

4. Pejabat Pengadaan dapat melakukan negosiasi dengan langkah sebagai berikut:

a. Klik untuk melakkukan proses negosiasi dengan penyedia

barang/jasa. Proses negosiasi dilakukan dengan menawar harga
satuan barang (per unit)
b. Isikan harga yang diusulkan dan tinggalkan catatan untuk penyedia
barang/ jasa terkait negosiasi yang dilakukan pada formulir negosiasi
yang disediakan.

c. Klik untuk mengirimkan formulir negosiasi kepada penyedia

barang/ jasa
d. Notifikasi negosiasi akan langsung terkirim ke penyedia barang/jasa
berupa email dan juga notifikasi pada mobile apps.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 68

e. Balasan dari penyedia barang/ jasa akan masuk dalam menu

Negosiasi. Klik untuk melihat balasan negosiasi dengan lebih
detail.
f. Halaman balasan negosiasi akan terlihat seperti Gambar 4.30

Gambar 4.30 Halaman Detail Balasan Negosiasi dari Penyedia Barang/ Jasa

g. Jika Penyedia Barang/Jasa setuju dengan harga yang ditawar, Pejabat

Pengadaan dapat pilih Tidak Nego dan klik order untuk membuat
pesanan dengan harga yang telah disetujui oleh penyedia barang/jasa
tersebut.
h. Jika Penyedia Barang/ Jasa Tidak Setuju dengan harga yang ditawar
maka Pejabat Pengadaan mempunya 2 pilihan:
- Tidak Nego lagi dan memesan dengan harga asli produk tersebut
dengan klik Order
- Nego lagi dengan menginputkan harga tawaran baru disertai

dengan catatan terkait harga nego tersebut lalu klik

5. Konfirmasi Order
Setelah melakukan Order dari menu Task List dengan atau tanpa nego, maka
pesanan tersebut akan dikonfirmasi oleh Staff Penyedia. Staff Penyedia akan
mengkonfirmasi terkait ketersediaan barang, Ongkos Kirim dan hasil negosiasi
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 69

A B

Gambar 4.31.1 Halaman Detail Balasan Konfrimasi Order dari Staff Penyedia

Keterangan:

A. Harga Satuan terakhir yang sudah disetujui oleh Staff Penyeda

B. Status Negosiasi dari Staff Penyedia (Apakah diterima, ditolak atau tidak ada
negosiasi dari awal oleh Pejabat Pengadaan)

6. Pilih Metode Pembayaran

Setelah saling setuju dengan harga pembelian dan klik Order pada menu , Pejabat
Pengadaan harus memilih metode pembayaran yang akan digunakan untuk
membayar Pesanan tersebut seperti yang ditampilkan pada Gambar 4.31.

Gambar 4.32 Halaman Pilih Metode Pembayaran

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 70

6. a. Detail Pembayaran menggunakan KKP

a Pada Menu Konfirmasi Order, lanjutkan order hingga laman metode pembayaran tampil. Klik
metode pembayaran barang dan pilih KKP.

Gambar 4.32a Halaman Pilih Metode Pembayaran

Gambar 4.32b Halaman Pilih Metode Pembayaran KKP

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 71

b Input nomor Kartu Kredit Pemerintah dan klik lanjutkan.

Gambar 4.32c Halaman Pilih Metode Pembayaran

c Lengkapi identitas sesuai data yang benar, lalu klik process payment.

Gambar 4.32d Halaman Tagihan Pembayaran

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 72

d Pop up Konfirmasi Pesanan akan muncul, klik lanjutkan.

Gambar 4.32e Halaman Tagihan Pembayaran

e Anda akan di-redirect ke laman signed data. Klik submit dan lanjutkan proses pemesanan
barang.

Gambar 4.32f Halaman Signed Data

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 73

f Klik Confirm.

g Gambar 4.32g Halaman Confirm Data Details

h Anda akan diarahkan ke laman Kode OTP. Masukkan OTP yang dikirim ke telepon selular Anda.
Waktu tenggat transaksi adalah 05:30 menit. Kemudian, klik OK.

Gambar 4.32h Halaman OTP

i Anda akan diarahkan ke laman notify payment response. Scroll ke bawah dan klik close.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 74

Gambar 4.32i Halaman Notify Payment Response

j Anda akan diarahkan ke laman Review Pembayaran dengan pop-up simpan nomor kartu.
Silahkan memilih apakah anda ingin menyimpan nomor KKP tersebut.

Gambar 4.32j Halaman Review Pembayaran

Keterangan:
- Untuk pembayaran produk, Pejabat Pengadaan dapat memilih
menggunakan KKP atau menggunakan VA.
- Untuk metode pembayaran KKP, transaksi barang/jasa akan
di-hold sampai dengan barang diterima atau sampai batas
waktu maksimal 7 hari kalender. Jika status barang/jasa
belum diterima dalam kurun waktu 7 hari kalender, maka
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 75

pada hari ke-7 transaksi tersebut akan di-release

pembayarannya.
- Untuk pembayaran pajak hanya dapat dilakukan menggunakan VA.
Kemudian klik Lanjutkan

7. Pesanan tersebut akan langsung terkirim ke user Staff Penyedia Barang/ Jasa.
Notifikasi akan terkirim melalui email dan notifikasi pada mobile apps.

5.3.3 Menu Order List

Dalam menu ini memuat list semua pesanan yang dibuat oleh Pejabat Pengadaan beserta
detail dari pesanan tersebut. Pada halaman ini juga Pejabat Pengadaan dapat melihat status
pesanan dari mulai order tersebut di buat oleh Pejabat Pengadaan hingga pembayaran selesai
dan Purchase Order dari pesanan tersebut

5.3.4 Menu Order History

Semua Pesanan dengan status Pembayaran Selesai akan masuk dalam menu ini. Dalam menu
ini Pejabat pengadaan dapat melihat Invoice dan Kuitansi dari Pesanan tersebut

5.3.5 Menu Status Pesanan

Sama seperti halaman riwayat pesanan milik user Pemesan, Pejabat Pengadaan juga dapat
memantau Pesanan melalui menu Status Pesanan mulai dari checkout hingga pesanan selesai/
barang diterima.

5.4 Staff Penyedia Barang/ Jasa

Staff Penyedia Barang/ Jasa adalah user yang akan berinteraksi dengan Pejabat Pengadaan untuk
melakukan transaksi jual- beli.

Berikut adalah aktivitas yang dilakukan oleh Staff Penyedia Barang/ Jasa.

5.4.1 Konfirmasi Order

Staff Penyedia Barang/ Jasa menerima konfirmasi pemesanan pada menu ini. Langkah untuk
melakukan konfirmasi adalah sebagai berikut:

a. Buka menu Pesanan pada side bar menu

b. Pilih menu Konfirmasi Order
c. List permintaan Konfirmasi ditampilkan pada Gambar 4.32
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 76

Gambar 4.33 Halaman List Konfirmasi Order

d. Staff dapat melihat detail mengenai konfirmasi pesanan tersebt dengan klik VIEW
dan halaman detail konfirmasi order akan ditampilkan pada Gambar 4.33

Gambar 4.34 Halaman Detail Negosiasi

e. Cermati permintaan negosiasi apabila ada negosiasi

f. Cermati harga yang disetujui oleh Pejabat Pengadaan
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 77

g. Adapun Staff Penyedia wajib mengisi Ongkos Kirim pada kolom Ongkos Kirim.
Isikan 0 apabila dalam pesanan tersebut tidak terdapat Ongkos Kirim.
h. Apabila setuju dengan harga yang ditawar, masukan catatan mengenai
persetujuan harga tersebut dan klik SETUJU. Pejabat Pengadaan akan dapat
memesan dengan harga baru yang telah disetujui tersebut
i. Apabila tidak setuju dengan penawarannya, masukan catatan mengenai ketidak
setujuan (contoh: belum dapat pak, saya kasih 30,000) lalu klik TIDAK SETUJU.
Dengan demikian Pejabat pengadaan harus negosiasi kembali dengan harga
tawaran baru atau Pejabat pengadaan dapat langsung order dengan harga awal
produk tersebut.

5.4.2 Proses Pesanan

Untuk dapat memroses pesanan, berikut langkah- langkahnya:

1. Buka menu Pesanan List pada side bar menu

2. Pilih menu Daftar Pesanan
3. Menu Daftar Pesanan berisi pesanan- pesanan yang dibuat oleh pejabat pengadaan
baik dengan atau tanpa proses negosiasi. Menu ini terlihat seperti pada Gambar 4.34

Gambar 4.35 Halaman Daftar Pesanan

4. Klik untuk melihat pesanan lebih detail. Halaman detail pesanan dapat dilihat
pada Gambar 4.34.
5. Pada detail produk ini staff penyedia barang/jasa juga dapat melihat dokumen
Purchase Order dari pesanan tersebut.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 78

Gambar 4.34.1 Halaman Detail Pesanan

6. Apabila pesanan sudah benar, klik PROSES untuk menandakan bahwa penyedia
barang/ jasa sudah menerima dan mulai memroses pesanan.

Gambar 4.34.2 Halaman Assign Kurir

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 79

7. Apabila sudah waktunya pengantaran, Staff Penyedia Barang dan Jasa dapat membuka
list tersebut kembali memilih kurir yang akan mengantarkan pesanan lalu klik DELIVER
untuk menyuruh kurir mengantarkan pesanan kepada satuan kerja pemesan.

5.4.3 Menu Order History

Sama dengan Pejabat Pengadaan, menu ini berisi pesanan yang sudah dilakukan pembayaran.
Staff Penyedia Barang/ Jasa dapat melihat Invoice dan Kuitansi pembayaran.

5.5 Kurir Penyedia Barang/ Jasa

Kurir Penyedia Barang/ Jasa adalah user yang akan mengantarkan pesanan kepada satuan kerja
pemesan. Berikut adalah proses pengantaran pesanan oleh kurir penyedia barang/ jasa:

1. Buka menu Delivery List.

2. Klik untuk melihat detail pesanan yang diantar. Detail pesanan pada delivery list
berisi informasi mengenai pesanan, daftar user penerima satuan kerja tersebut beserta
nomor telponnya, peta lokasi alamat pengiriman, dan QR code yang nanti akan di scan
oleh user Penerima Barang/ Jasa. Halman derail pesanan tersebut seperti yang terlihat
pada Gambar 4.35

Gambar 4.36 Halaman detail panan delivery

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 80

3. Kurir Penyedia Barang/ Jasa datang menuju penerima Barang/ Jasa dan menunjukkan
halaman detail kepada Penerima Barang/ Jasa untuk di scan.

5.6 Penerima Barang/ Jasa

User Penerima Barang/ Jasa adalah user yang akan menerima pesanan pemesan dan memeriksa
bahwa pesanan yang diantar semua sesuai dengan apa yang dipesanan dan dalam kondisi yang
sewajarnya. Untuk dapat menerima pesanan ada 2 cara. Lebih diutamakan bagi Penerima untuk
melakukan konfirmasi penerimaan menggunakan mobile apps digipay008. Namun proses ini juga
dapat dilakukan dari web, berikut langkah- langkahnya:
1. Buka menu Order
2. Pilih menu Penerimaan List
3. Klik VIEW untuk melihat detail pesanan.

Gambar 4.37 List Penerimaan

4. Periksa secara manual pesanan yang sampai

5. Apabila sudah sesuai, klik APPROVE untuk melakukan konfirmasi penerimaan barang.
6. Begitu Penerima Barang/Jasa klik APPROVE, dana akan langsung terdebet dari KKP
apabila pembayaran dilakukan menggunakan KKP.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 81

5.7 Bendahara

User Bendahara merupakan user yang memiliki role untuk melakukan proses pembayaran Virtual
Account (VA) dan pembayaran Pajak atas transaksi yang dilakukan melaui digipay008.id.

Berikut adalah aktivitas yang dapat dilakukan oleh user Bendahara

5.7.1 Menu Payment List

Dalam menu ini memuat seluruh riwayat pembayaran menggunakan metode pembayaran
KKP.

5.7.2 Menu VA Dowload File

Pada menu ini Bendahara dapat mengunduh (download) dokumen yang akan diunggah
(upload) pada MCM. Tampilan dari menu ini adalah seperti pada Gambar 4.37

Gambar 4.38 Halaman menu VA Download File

Keterangan:

- Bendahara memilih 1 atau lebih item yang akan dibayarkan

- Klik DOWNLOAD FILE
- Total yang harus dibayarkan dari item- item yang terpilih akan ditampilkan di
bagian atas halaman ini
- File yang telah diunduh harus di unggah (upload) pada MCM dan kemudian MCM
akan memberikan file respon.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 82

5.7.3 Cara Pembarayan Melalui MCM

Berikut adalah cara pembayaran melalui MCM:

1. Masuk ke akun MCM Bendahara

2. Untuk pembayaran Produk, Pilih menu Payable Management -> Single Mix Uplaod
3. Unggah (upload) File yang didapatkan dari manu VA Download File digipay008 ke
menu tersebut dengan format CSV. Jangan lupa untuk menceklis kolom Validate
Transaction. Kemudian click Confirm.

Gambar 4.39 Tampilan Upload File

4. Setelah itu MCM akan menampilkan detail dari pesanan pada file yang telah diupload
sebelumnya. Pastikan Detail file tersebut benar kemudian click Submit
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 83

Gambar 4.40 Tampilan Berhasil Upload

5. Untuk Pembayaran Pajak, Pilih Menu MPN Payment -> Tax Payment Upload
6. Tunggu Approval

Gambar 4.41 Pembayaran Pajak

7. Approval transasi dilakukan oleh Approver di MCM. Cara untuk approve transaksi
adalah:
a. Buka Task Approver. Dapat dilakukan dengan click My Task pada
halaman Home atau melalui menu My Task -> Pending Task.
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 84

b. Cari transaksi yang akan di-approve. Lebih mudah mencari dengan

menggunakan Range Date kemudian click tombol search

Gambar 4.42 Approve Transaksi

8. Setelah di Approve, Unduh Response File dengan masuk ke menu Information

Management -> Transaction Status untk barang. Dan menu tax Inquiries
untuk bukti transaksi Pajak
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 85

Gambar 4.43 Download Response File

5.7.4 Menu VA Response File

Setelah mendapat file respond dari MCM, Bendahara perlu mengunggah (upload) file respon
tersebut ke digipay008 melalui menu ini untuk menandakan bahwa transaksi pembayaran
produk maupun pajak sudah selesai/ terbayarkan. Untuk format response file atas
pembayaran Barang adalah xls., sedangkan untuk format response file atas pembayaran
pajak adalah csv. Tampilan meu VA Response File terlihat seperti pada Gambar 4.43
 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 86

Gambar 4.44 Halaman Menu VA Response File

5.7.5 Menu Daftar Pesanan

Dalam menu ini memuat list semua pesanan yang dibuat oleh Pejabat Pengadaan beserta
detail dari pesanan tersebut. Pada halaman ini juga Bendahara dapat melihat status pesanan
dari mulai order tersebut di buat oleh Pejabat Pengadaan hingga pembayaran selesai dan juga
Purchase Order dari pesanan tersebut.

5.7.6 Menu Riwayat Pesanan

Semua Pesanan dengan status Pembayaran Selesai akan masuk dalam menu ini. Dalam menu
ini Bendahara dapat melihat Invoice dan Kuitansi dari Pesanan tersebut. Untuk Kuitansi hanya
dapat dilihat saat status traskasi pembayaran sudah berhasil untuk pembayaran produk dan
pajak.
P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 87

Gambar 4.45 Invoice

Gambar 4.46 Kuitansi

 P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 88

6 PENUTUP

Demikian User manual ini dibuat dengan harapan bisa menjadi pedoman pihak-pihak yang
bersangkutan.