37

LEMBARAN PENGESAHAN

Laporan magang atas nama Binta Eka Putra NIM 14 232 014 dengan
judul: “Manajemen Pengarsipan pada Dinas Penanaman Modal Pelayanan
Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja (DPMPTSP dan NAKER) Kabupaten
Tanah Datar”. Dipandang telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan
dan dipandang telah sah dan dapat diterima sebagai salah satu komponen
penilaian mata kuliah Magang pada Jurusan Ekonomi Islam/Manajemen
Syariah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam IAIN Batusangkar.

Demikianlah persetujuan ini diberikan untuk dapat dipergunakan

semestinya.

Batusangkar, 1 November 2017

Dosen Pembimbing, Pembimbing Instansi,

Yeni Melia, SE., MM Lasnidar

NIP.19850505 201503 2 005 NIP.19591112 198103 2 007

Mengetahui,

Kepala Labor Ekonomi Islam

Romi Maimori, S.Ag., M.Pd

NIP.19780501 200710 2 002
 38

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Praktik Peradilan .................................................. 1
B. Tujuan Praktik Peradilan ............................................................... 2
C. Waktu dan Tempat ......................................................................... 2
D. Sistematika Penulisan .................................................................... 2
BAB II GAMBARAN UMUM LOKASI
A. Pengadilan Agama ......................................................................... 4
1. Sejarah Ringkas .................................................................... 4
2. Struktur Organisasi............................................................... 6
3. Data-data Perkara ................................................................. 6
B. Pengadilan Negeri .......................................................................... 12
1. Sejarah Ringkas .................................................................... 12
2. Struktur Organisasi............................................................... 13
3. Data-data Perkara ................................................................. 13
BAB III PELAKSANAAN MAGANG DAN OBSERVASI PERSIDANGAN
A. Pengadilan Negeri .......................................................................... 18
1. Bidang Administrasi Perkara ............................................... 18
2. Bidang Observasi Persidangan ............................................. 23
3. Bidang Lain-lain................................................................... 25
B. Pengadilan Agama ......................................................................... 30
1. Bidang Administrasi Perkara ............................................... 27
2. Bidang Observasi Persidangan ............................................. 29
3. Bidang Lain-lain................................................................... 30
C. Kendala .......................................................................................... 30
 39

BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan Hasil yang Dicapai .................................................... 32
B. Saran .............................................................................................. 32
 40

BAB I
PENDAHULUAN

A. LatarBelakang

Tercapainya target perkuliahan disebuah perguruan tinggi tidak hanya

melalui proses belajar mengajar secara teoritis di local semata. Akan tetapi,

praktek lapangan juga merupakan peran yang tidak dapat diabaikan, dan bahkan

sangat dituntut bagi seorang mahasiswa.Hal ini dimaksudkan agar mereka siap

pakai di lapangan dan professional dalam keahliannya masing-masing.

Pendidikan tinggi diharapkan mampu menghasilkan sarjana yang akan

mengisi posisi manajerial menengah sampai puncak

denganbekalpengetahuandankemampuan yang didapat di

perguruantinggi.Kenyataan di lapangansering kali

menunjukkanbahwalulusanperguruantinggi (fresh graduate) belummampusecara

optimal mengaplikasikanpengetahuan yang didapatnyakedalamduniakerja.Hal

itudisebabkankarenaadanyakesenjanganantarateori yang

diperolehdengankenyataan di lapangan yang lebihkompleks.

Magangmerupakanbagian yang takterpisahkandari proses pendidikanpada

program sarjana Manajemen Syariah (S1) Institut Agama Islam Negeri (IAIN)

Batusangkar. Padadasarnyamatakuliahmaganginiadalahmatakuliahwajib program

studiEkonomiSyariahKonsentrasi Manajemen Syariah yang

harusditempuholehsetiapmahasiswaEkonomiSyariahKonsentrasi Manajemen

Syariah yang memuatsubstansikegiatanbelajar di lapangan yang

 41

dirancanguntukmemberikanpengalamanpraktiskepadaparamahasiswadalammengg

unakanaplikasiteorikedalamprakteklapangan.

Kegiatanmagangdiharapkandapatmelengkapipengetahuanteoritis yang

telahdiperolehmahasiswa di bangkuperkuliahan. Sehingga, para mahasiswa tidak

hanya memahami manajemen pada tataran teori belaka, melainkan juga

memahami manajemen dari sudut pandang yang lebih luas, yakni dari

implementasi manajemen pada perusahaan dan instansi pemerintah.

B. Tujuan dan Manfaat Magang

1. Tujuan Magang

Magangadalahkegiatanakademiksebagaibagiandaribebankurikulum

program studiEkonomiSyariahKonsentrasi Manajemen Syariah yang

wajibdiikutiolehmahasiswadalambentukpraktek di

industri/institusi/instansipemerintahsesuaidengankompetensibidang/program

studi.Kegiatanmagangdiharapkanmampumemberikangambarankepadamahasisw

atentangkesesuaianpenerapankompetensikeilmuan yang

dimilikidengankebutuhanindustri/institusi/instansipemerintah.

Secaraumum, tujuandiadakannyamagangbagimahasiswa program

studiEkonomiSyariahKonsentrasi Manajemen

Syariahadalahuntukmemberikanbekalpengalamanbekerjabagimahasiswasesuaide

ngankompetensikeilmuan yang dimiliki.Namun,

secarakhusustujuanmagangadalahsebagaiberikut:

a. Mahasiswadapatmelakukanpekerjaan-

pekerjaansesuaidengankompetensibidangilmupadaduniakerja
 42

b. Mahasiswamampumengaplikasikanketerampilandanpengetahuan di

tempatkerjasesuaitugas yang dilaksanakanselamamagang.

c. Mahasiswadapatmenguraikangambarantugasdanpekerjaansesuaidengank

ompetensikeilmuannya.

d. Mahasiswadapatmengidentifikasikendala-

kendalakompetensiantarateoridanpraktekdalammelaksanakantugasselama

magangpadaindustriatauinstansipemerintah.

2. ManfaatKegiatanMagang

a. BagiPesertaMagang

1. Dapatmelihatperbandinganteori yang

didapatselamaperkuliahandenganpenerapanpraktek di

lapanganselamakegiatanmagangbelangsung.

2. Menjadikanmahasiswa yang kreatif, memiliki rasa

tanggungjawabterhadaptugasdanpekerjaan yang

diberikansertakemampuanberadaptasidenganlingkungan.

b. BagiIAIN Batusangkar

1. Mahasiswadapatmenyelesaikankewajibannyasesuaidenganketentuan yang

berlaku, agar kampusdapatmelahirkan yang

mampubersaingdalamduniakerjanantinya.

2. Untukmenciptakanmahasiswa yang kreatif, rasa

tanggungjawabterhadaptugasdanpekerjaan yang diberikan.

3. Terciptanya link kerjadenganmahasiswamagang yang memiliki skill

danwawasan agar
 43

bekerjasamadenganperusahaanatauinstansiterkaituntukmendapatkankarya

wanataupegawaidari Prodi EkonomiSyariahkonsentrasi Manajemen

Syariah IAIN Batusangkar.

c. Bagi DINAS PMPTSP DAN NAKER KAB. TANAH DATAR

a. Denganadanyamahasiswamagangdapatmembantumeringankanpekerjaan

karyawan.

b. Terwujudnyakerjasama yang

baikantarainstansipendidikandenganinstansitempatmagangyaitu

DPMPTSP DAN NAKER Kabupaten Tanah Datar.

C. Waktu dan Tempat Magang

1. Waktu Magang

Mahasiswa magang atas nama Binta Eka Putra Nim 14 232 014 sudah
memulai aktivitas magang sejak tanggal 11 September 2017 bersamaan dengan
penyerahan mahasiswa magang oleh DPL ( Dosen Pembimbing Lapangan ) ke
Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja
(DPMPTSP DAN NAKER) Kab. Tanah Datar. Dan berakhir pada tanggal 01
November 2017

2. Tempat Magang

Mahasiswa magang atas nama Binta Eka Putra Nim 14 232 014

merupakan mahasiswa magang IAIN Batusangkar yang di tempatkan di

instansi pemerintah Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu

Pintu dan Tenaga Kerja (DPMPTSP DAN NAKER) Kab. Tanah Datar.
 44

D. Sistematika Pelaporan

a. BagianAwal

1) Kulitdepan/cover

2) Kulitdalam

3) Lembaranpengesahan

4) Kata pengantar

5) Daftarisi

b. Bagianisi

1) BAB I : Pendahuluan

2) BAB II : GambaranUmum Lokasi Magang

3) BAB III : Landasan Teoritis

4) BAB IV :Analisis dan Pelaporan

5) BAB V : Penutup
 45

BAB II
GAMBARAN UMUM DINAS PMPTSP DAN NAKER
KABUPATEN TANAH DATAR

A. Sejarah Singkat Dinas PMPTSP DAN NAKER

Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja

merupakan suatu Dinas yang bergerak dibidang Penanaman modal, Perizinan,

Kesektariatan dan Tenaga Kerja.

Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja

adalah salah satu dari Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam lingkungan Pemerintah

Kabupaten Tanah Datar yang berkedudukan sebagai Dinas Daerah..

DinasPenanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja

merupakan salah satu unit organisasi berada dibawah naungan Pemerintahan

Daerah, Kabupaten Tanah Datar.

Dinas PMPTSP DAN NAKER Kabupaten Tanah Datar memiliki sejarah yang

cukup indah, mengapa penulis katakan sejarah yang cukup indah karena dulu

namanya KPPT (Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu) Tanah Datar pada tahun

2009, singkat cerita pada awal tahun 2017 tepatnya bulan januari tahun 2017 KPPT

naik ekselon atau telah bergabung menjadi Dinas Penanaman Modal Pelayanan

Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja (DPMPTSP DAN NAKER) sesuai dengan

PERDA yang terkait, maka dengan penggabungan tersebut tergabung empat bidang

di dalam satu dinas.

 46

Adapun bidang-bidang yang berada di DPMPTSP DAN NAKER Kabupaten

Tanah Datar tersebut:

1. Bidang Sekretariat

2. Bidang Naker

3. Bidang Perizinan

4. Bidang Penanaman Modal

B. Struktur DINAS PMPTSP DAN NAKER

 47

C. Hasil Operasional

1. Bidang Sekretariat

Bidang Sekretariat merupakan Bidang yang berkaitan dengan pengelolaan

surat masuk dan surat keluar, Bendahara umum yang bertanggung jawab untuk
 48

pembayaran gaji pegawai, administrasi-administrasi kelengkapan peralatan

pegawai.

2. Bidang Naker

Bidang Ketenaga Kerjaan adalah bidang yang bergerak untuk

meningkatkan SDM (Sumber Daya Manusia) di Kabupaten Tanah

Datar, diantara kegiatannya untuk meningkatkan SDM (Sumber

Daya Manusia) di Kabupaten Tanah Datar adalah:

a. Pembuatan kartu pencari kerja yang disebut dengan AK 1

(Kartu Angkatan Kerja 1).

b. Kegiatan Padat Karya seperti pembuatan jalan menuju lahan

pertanian masyarakat.

c. Penyuluhan tentang Bursa Tenaga Kerja.

d. Pelatihan-Pelatihan bagi TKM (Tenaga Kerja Muda) seperti:

1) Pelatihan tata boga

2) Pelatihan Perbengkelan

3) Pelatihan tentang Pertanian

4) Pelatihan tentang Peternakan

5) Pelatihan tentang Jahit menjahit

3. Bidang Perizinan

Bidang Perizinan merupakan bidang yang bergerak untuk mengurus

segala izin seperti:

 49

a. IMB (Izin Mendirikan Bangunan)

b. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)

c. HO (Izin Gangguan)

d. IUJK (Izin Usaha Jasa Kontruksi)

e. Surat Izin Mendirikan Apotik

4. Bidang Penanaman Modal

Bidang Penanaman Modal yang bergerak dan mengatur tentang

Investasi-investasi.
 50

BAB III
LANDASAN TEORITIS
A. Manajemen Pengarsipan
1. Pengertian M anajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang
memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur.Kata manajemen mungkin berasal
dari bahasaItalia maneggiare yang berarti "mengendalikan," terutama dalam
konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latin manus yang berarti
“tangan”Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi
ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen, namun
diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini
dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir.Piramida tersebut dibangun oleh lebih
dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika
tidak ada seseorang—tanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—
yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan
bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian
tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.
(Wikipedia)
2. Pengertian Arsip

Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan
dalam bahasa Ingris disebut “arcihive”, berasal dari kata “arche” bahasa Yunani
yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta
archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi
kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”. Gedung yang dimaksud
tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan
arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat,
keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb.
Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya
simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan
sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di
sebut sebagai berkas. (Ensiklopedia)

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang- undanga Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, pengertian mengenai arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. Arsip berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat
dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan bahan
 51

pustaka diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of
provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order)

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai
macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam
rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku,
dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan
keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio,
video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan
diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan
manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui
beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. (Sukanto)

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara
etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan
sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip,
namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki
nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Sedangkan dalam
bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali.Kala itu
benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar
ringkas dan mudah dicari jika diperlukan. Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal
dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian
warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan
kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang
diperhitungkan melalui Kliring.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah,
foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-
fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan
atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung
di dalamnya.

Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,

penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang
didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan
penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.
 52

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi

yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang
dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem
kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan
tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.
Jadi Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengembangan
dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan,
pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai
dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian,
peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan
ekonomis/efisien. (http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html)

B. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip

dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang
dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangan dari luar arsip.
Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-
arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan.

Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil.

langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip
beserta informasinya (isinya).

Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi.
Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit
digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi
adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik,sehingga arsip terlindung
dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu,
arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.

C. Alat-alat pengelolaan arsip

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya

sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk
penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

1. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio,
Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal
dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau
lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan
 53

Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau

tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan
portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran
arsip.
2. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang
yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di
dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi
daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan.
Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang
berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder
yang bersangkutan.
3. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua
bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda
atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide
yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip
menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading)
subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide
ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.
4. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang
diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau
arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat
menyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing
cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan
file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
5. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk
dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip
sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping),
sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun
ditata di dalam rak arsip.
6. Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai
arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip
yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).
7. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal
lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya
kebawah
8. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan
arsip-arsip (terutama berupa kartu).
9. Cardex (Card Index), adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang
berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah
dilihat.
10. File yang dapat dilihat (Visible reference record file) adalah alat yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
 54

11. Out Guide atau Out Sheet adalah alat yang digunakan untuk menandai
posisi/letak/tempat dari arsip yang sedang dipinjam.

D. Tujuan Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :
1. Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan
secara akurat dan lengkap.
2. Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan
perusahaan.
3. Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan
penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan
operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.
4. Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan,
dan pemeliharaan arsip.
5. Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
6. Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip
sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan
pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.
(bandingkanhttp://oma.od.nih.gov/ms/records/rmanagement.html).
Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam
pengelolaan arsip,maka dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis
dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang
sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh,
menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang
ditetapkan dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang
bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan,
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.Jadi pada dasarnya
tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan,
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk
menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan
berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, karena arsip statis
memiliki nilai-nilai sejarah didalamnya.
E. Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan
Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas, dapat dikatakan bahwa
fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi
manajemen dan fungsi operasional kearsipan.
 55

1. Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan,

pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan; yang
dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip
dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.
2. Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
3. Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi,
pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.
4. Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, dan akses.
 56

BAB IV
ANALISIS DAN PELAPORAN

A. Manajemen Pengarsipan pada Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah

Datar

Manajemen Pengarsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan,

pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang
ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan
arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan
kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen
operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien.

Berangkat dari Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,

penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang
didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan
penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.
Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah Datar merupakan suatu instansi

pemerintah daerah yang sudah memilki sistem tentang manajemen pengarsiapan

yang sudah berjalan lebih kurang satu tahun, karena memang Dinas PMPTSP DAN

NAKER Kab. Tanah Datar baru tergabung lebih kurang satu tahun yang

sebelumnya adalah KPPT (Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu) Kabupaten Tanah

Datar.Hingga akhirnya tergabung menjadi Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab.

Tanah Datar. Jadi dengan kerja keras Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah

Datar tersebut maka sudah tercipta penyusunan dan pengelolaan arsip yang baik,

dengan bukti semua arsip-arsip sudah tertata dan terkelola dengan rapi diruangan

arsip pada Dinas PMPTSP DAN NAKER. Sungguhpun demikian tentu ada

hambatan dan kekurangan yang dihadapi pihak pengelola arsip Dinas PMPTSP

DAN NAKER dalam pengelolaan arsip tersebut.

 57

B. Cara Pengelolaan Arsip pada Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah

Datar

1. Menyatukan dan menyusun lembran-lembaran surat serta Izin-izin dan

tidak boleh dipisahkan dengan bahan-bahan terkait.

2. Disusun berdasarkan nomor kedalam map

3. Menyatukan map kedalam boks karton sesuai urutan bulan dan tahun

4. Menyusun boks-boks kedalam lemari arsip yang lengkap dengan

kuncinya

C. Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada Dinas PMPTSP

DAN NAKER Kab. Tanah Datar

Adapun hambatan yang ditemui dalam Pengelolaan arsip yang ditemui dan

berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang penulis lakukan di Dinas

PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah Datar. Hambatan - hambatan tersebut

adalah sebagai berikut:

1. Ruangan arsip yang belum memadai untuk pengelolaan arsip-arsip yang

ada di Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah Datar.

2. Penyimpanan arsip yang belum sesuai dengan keputusan Bupati tentang

pedoman tata kearsipan.

3. Sarana prasarana untuk ruangan kearsipan Dinas PMPTSP DAN

NAKER Kab. Tanah Datar belum memadai karena belum dianggarkan

untuk tahun 2017

4. Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah Datar baru bergabung

sehingga ruangan masih sempit, sehingga untuk tahun 2017 belum bisa
 58

menganggarkan ruangan arsip tetapi untuk tahun 2018 ruangan arsip

sudah dianggarkan

D. Upaya Yang Dilakukan Untuk Mengatasi Hambatan Didalam Proses

Pengelolaan Arsip pada Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah Datar

Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam

pengelolaan arsip oleh pihak pengelola arsip Dinas PMPTSP DAN NAKER

Kab. Tanah Datar adalah sebagai berikut:

1. pihak pengelola arsip Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah

Datar Konsultasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tentang

penyimpanan arsip-arsip lima tahun kedepan, sesuai dengan keadaan

yang ada.

2. Disurvei langsung oleh tim ANRI (Arsip Nasional Repoblik

Indonesia) ke Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab. Tanah Datar.

3. Menyerahkan arsip-arsip Statis (arsip-arsip yang memiliki nilai

sejarah) ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

4. Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab.Tanah Datar memperbaharui

sistem pengelolaan arsip yaitu sebelumnya seluruh arsip disusun dan

disimpan dalam map kertas disatukan dalam map besar, sekarang

seluruh map tersebut dicek kembali, Izin-izin dikeluarkan dari map

dan disusun berdasarkan nomor serta disatukan kedalam boks karton

supaya lebih effesien dan efektif.

 59

5. Semua upaya diatas sesuai dengan peraturan ANRI (Arsip Nasional

Repoblik Indonesia).
 60

BAB V
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hal-hal yang telah penulis uraikan dalam analisis di atas,

penulis menarik beberapa kesimpulan, yaitu :

1. Pengelolaan Arsip di Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab.Tanah Datar sudah

terkelola dengan baik sesuai dengan prosedur dan keadaan yang ada.

2. Dari hasil penelitian penulis, Arsip-arsip di Dinas PMPTSP DAN NAKER

Kab.Tanah Datar sudah terealisasi dengan baik. Hal ini dapat dibuktikan

dengan sudah tertatanya seluruh arsip dengan baik dan rapi. Hal ini tidak

terlepas dari pengoptimalan upaya-upaya yang dilakukan oleh pihak pengelola

arsip Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab.Tanah Datar.

3. Walaupun pihak pengelola arsip Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab.Tanah

Datar sudah berupaya dengan semaksimal mungkin dalam pengelolaan arsip

tapi tentu masih ada kekurangan dalam praktek pelaksanaannya seperti yang

telah penulis uraikan yaitu ruangan arsip yang kurang memadai untuk

pengelolaan seluruh arsip-arsip yang ada pada Dinas PMPTSP DAN NAKER

Kab.Tanah Datar.

4. Pihak Pengelola arsip Dinas PMPTSP DAN NAKER Kab.Tanah Datar sudah

bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan pihak ANRI

(Arsip Nasional Repoblik Indonesia) untuk pengelolaan arsip yang lebih baik

dan maksimal kedepannya.

 61

B. SARAN

Semua Izin dan Perizinan dihimpun dan disusun dalam boks ruangan arsip,

jadi arsip-arsip tersebut merupakan kumpulan dari izin-izin masyarakat untuk

mendirikan bangunan dan usaha.Dari hasil penelitian dan pembahasan yang

telah penulis kemukakan, penulis ingin memberikan saran yang sekiranya bisa

bermanfaat bagi semua pihak yang terkait dalam Penulisan Laporan Praktek

Kerja Lapangan ini. Saran-saran tersebut antara lain :

1. DINAS PMPTSP DAN NAKER KAB. TANAH DATARterus-menerus

meningkatkan lagi sosialisasi dan penyuluhan tentang peraturan

perizinan untuk mendirikan bangunan, izin usaha

2. DINAS PMPTSP DAN NAKER KAB. TANAH DATARagar lebih

meningkatkan saranadan prasarana yang sudah ada maupun yang belum

ada.

3. Anjuran kepada masyarakat Kabupaten Tanah Datar pada umumnya,

khususnya bagi masyarakat yang mendirikan bangunan atau yang

mendirikan usaha agar mengurus izin yang terkait sesuai prosedur yang

berlaku. Dan bagi masyarakat yang sudah memiliki bangunan atau

usahatetapi belum memilikiizin agar sesegera mengurus perizinan di

Dinas PMPTSP DAN NAKER demi kelancaran dan keamanan bangunan

dan usaha kita.