Cuti Online Vision File: Vision.

doc

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

Vision
1.
1.1

Introduction
Purpose Dokumen ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum kebutuhan akan aplikasi cuti online, fitur-fitur yang harus tersedia, stakeholder, user yang akan menggunakan dan juga kebutuhan dokumentasi. Secara lebih detail mengenai kebutuhan dan fitur-fitur yang ada akan dijelaskan pada bagian Use Case dan Supplementary Spesification.

1.2

Scope Scope dari dokumen ini adalah untuk menjelaskan kebutuhan aplikasi Cuti Online yang akan diimplementasikan di PT TELKOM Definitions, Acronyms, and Abbreviations Informasi mengenai definisi, akronim dan beragam bentuk singkatan pada dokumen ini dapat dilihat pada dokumen Glossary. References Dokumen ini menggunakan dokumen stakeholder request sebagai referensi. Overview Dokumen ini menjelaskan tentang business opportunity, fitur-fitur yang ada di dalamnya, termasuk juga dokumentasi yang akan disediakan setelah proyek ini selesai.

1.3

1.4

1.5

2.
2.1

Positioning
Business Opportunity Proyek pengembangan aplikasi cuti online ini bertujuan untuk NEED1 mempermudah pegawai PT TELKOM dalam mengajukan cuti sehingga mempermudah dan mempercepat proses administrasi . Problem Statement The problem of Proses mengajukan cuti cukup memakan waktu dan proses manual seringkali terkendala jika atasan 1 dan atasan 2 yang akan melakukan approval cuti tersebut sedang tidak berada di tempat. Pegawai yang akan mengajukan cuti, harus mengajukan cuti jauh-jauh hari sebelum cuti dilaksanakan. Akan ada masalah bagi pegawai yang harus mengajukan cuti dalam waktu yang sangat terbatas, seperti misalnya jika ada keluarga yang sakit atau meninggal dunia NEED2 Menyediakan aplikasi pengajuan cuti online yang dapat diakses dari intranet atau dari luar intranet TELKOM

2.2

affects the impact of which is

a successful solution would be

Confidential

PT TELKOM, 2008

Page 5

Cuti Online Vision File: Vision.doc 2.3 Product Position Statement For Who The Cuti Online That Unlike Our product Pegawai PT TELKOM

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

Yang aktif bekerja dan akan mengajukan cuti Adalah sebuah aplikasi berbasis web Mempermudah pengajuan cuti online Produk yang dijual, Dikembangkan sesuai dengan kebutuhan spesifik

3.

Stakeholder and User Descriptions

Sebagai stakeholder adalah unit SDM kantor perusahaan PT TELKOM. Sebagai user adalah seluruh pegawai PT TELKOM yang berstatus aktif.

3.1

Market Demographics Saat ini teknologi berbasis web sudah digunakan untuk membantu bisnis proses di suatu perusahaan. Aplikasi cuti online ini akan dikembangkan dengan menggunakan aplikasi berbasis web. Selain karena dengan alasan teknologi, aplikasi ini juga harus diintegrasikan melalui portal Intranet PT TELKOM yang sudah berbasis web. Stakeholder Summary Name Manager SDM Description Responsibilities Menjamin tersedianya anggaran pengembangan Menyediakan bisnis proses pengajuan cuti online Mengawasi jalannya proyek pengembangan Administrator Portal TELKOM Pengelola sistem portal TELKOM Memastikan kebutuhan integrasi dari sistem yang akan dikembangkan sudah sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh portal TELKOM mengelola workflow aplikasi

3.2

3.3

User Summary Name Pengaju cuti Pemeriksa Description Pegawai yang akan mengajukan cuti Atasan langsung atau atasan tidak langsung (berada dalam satu organisasi yang sama) Pegawai unit SDM yang menyetujui permohonan cuti sesuai dengan ketentuan administrasi yang berlaku, serta memiliki account untuk melakukan update pada SAP. Responsibilities Membuat pengajuan cuti secara online Menyetujui atau menolak pengajuan cuti Menyetujui atau menolak pengajuan cuti, sesuai dengan aturan pengajuan cuti SDM. Stakeholder

Pemeriksa Cuti

Confidential

PT TELKOM, 2008

Page 6

Cuti Online Vision File: Vision.doc

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

3.4

User Environment Saat ini seluruh user memiliki akses ke portal TELKOM yang berbasiskan web melalui intranet. Pemakaian portal Intranet untuk melakukan aktivitas-aktivitas seperti komunikasi, sharing berita, telah dilakukan secara nasional. Setiap pegawai PT TELKOM memiliki user account untuk proses otentikasi di portal PT TELKOM. Setiap user juga memiliki email account. Setiap user juga diperlengkapi dengan satu unit PC untuk bekerja yang terkoneksi dengan LAN intranet. Untuk user tertentu (seperti manager), diberikan fasilitas notebook untuk bekerja secara mobile dan diberikan akses ke portal TELKOM melalui Internet. Dengan demikian untuk manager yang tidak dapat mengakses intranet TELKOM tetapi dapat mengakses Internet, tetap dapat melakukan proses approval atas pengajuan cuti dari bawahannya. Aplikasi ini akan diintegrasikan dengan portal TELKOM, termasuk integrasi dari sisi otentikasi dan security. Stakeholder Profiles Manager SDM Representative Description Type Responsibilities Bpk Alini Gilang Manajemen Bertanggung jawab untuk : Menjamin tersedianya anggaran pengembangan Menyediakan bisnis proses pengajuan cuti online Mengawasi jalannya proyek pengembangan Success Criteria Involvement Deliverables Comments / Issues Aplikasi cuti online dapat digunakan sebagaimana mestinya Requirements Reviewer Sistem aplikasi. -

3.5 3.5.1

3.5.2

Administrator Portal Representative Description Type Responsibilities Bpk Yudi Trijayadi Engineer Memastikan kebutuhan integrasi dari sistem yang akan dikembangkan sudah sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh portal TELKOM Mengelola workflow dari aplikasi Success Criteria Involvement Deliverables Comments / Issues Aplikasi cuti online dapat diintegrasikan dengan portal TELKOM System Administrator Sistem aplikasi. -

Confidential

PT TELKOM, 2008

Page 7

Cuti Online Vision File: Vision.doc 3.6 3.6.1 User Profiles Pengaju cuti Representative Description Type Responsibilities Success Criteria Involvement Deliverables Comments / Issues Pegawai PT TELKOM

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

Seluruh pegawai PT TELKOM yang masih aktif User biasa membuat pengajuan cuti secara online User dapat membuat cuti online dengan mudah dan benar. System User Pengajuan cuti online untuk aaprover 1 -

3.6.2

Pemeriksa Representative Description Type Responsibilities Success Criteria Involvement Deliverables Comments / Issues Manajemen Atasan langsung dari pegawai yang bersangkutan User biasa menyetujui atau menolak pengajuan cuti User dapat melakukan approval cuti online dengan mudah dan benar. System User Approval cuti online untuk dilanjutkan kepada pemeriksa-2 atau pemeriksa cuti -

3.6.3

Pemeriksa Cuti Representative Description Type Responsibilities Success Criteria Involvement Deliverables Comments / Issues SDM Pegawai unit SDM yang menyetujui permohonan cuti sesuai dengan ketentuan administrasi yang berlaku User biasa menyetujui atau menolak pengajuan cuti, sesuai dengan aturan pengajuan cuti SDM User dapat melakukan approval cuti online dengan mudah dan benar. System User -

Confidential

PT TELKOM, 2008

Page 8

Cuti Online Vision File: Vision.doc

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

3.7

Key Stakeholder or User Needs Need NEED3 Mengetahui Sisa Cuti Karyawan Priority 1 Concerns Current Solution Sisa cuti diketahui secara manual Proposed Solutions Adanya proses untuk memeriksa terlebih dahulu sisa cuti, saat karyawan mengajukan cuti. Adanya online review dari atasan langsung atas formulir cuti karyawan untuk proses approval. Bisnis Proses Cuti Online mengikuti Keputusan Direksi (KD) Aplikasi Cuti Online dikembangkan fleksibel dan mengikuti kebijakan baru perusahaan. Akses pengajuan cuti karyawan melalui lokasi yang terhubung dengan IntraNet TELKOM Aplikasi cuti memiliki interface yang secara online mengupdate data HR di SAP Aplikasi Cuti Online dikembangkan berbasis Web Online Response time maksimal adalah 3 detik setiap karyawan hendak mengakses aplikasi cuti. Digunakannya proses Single Sign-On (SSO) melalui LDAP TELKOM Penerapan Lisensi Platform Aplikasi yang baik dan benar. Labeling data yang tepat dari setiap form

NEED4 Waktu proses pengajuan cuti yang lebih cepat dan transparan NEED5 Mengikuti kebijakan / peraturan perusahaan terkait Cuti Karyawan NEED6 Proses persetujuan Cuti Online Karyawan oleh atasan langsung dapat didelegasikan NEED7 Kemudahan akses bagi karyawan kapan pun dan di manapun berada NEED8 Proses pengajuan cuti dapat diproses cepat

Manual

Pengajuan cuti memakan waktu cukup lama Menggunakan Form Kertas -

NEED9 Aplikasi dikembangkan tanpa perlu lagi dokumen-dokumen hardcopy. NEED10 Kecepatan akses dan respond aplikasi Cuti Online oleh karyawan. NEED11 Keamanan data terjamin dan terintegrasi dengan portal TELKOM NEED12 Adanya aplikasi ini tidak menyalahi aturan yang diberlakukan oleh vendor Platform NEED13 Proses pencarian data Cuti dapat disajikan dengan

Tidak ada aturan lisensi (karena manual kertas) -

Confidential

PT TELKOM, 2008

Page 9

Cuti Online Vision File: Vision.doc cepat . NEED14 Akses Aplikasi oleh karyawan selalu siap 24 jam sehari 7 hari seminggu NEED15 Karyawan mengetahui status permohonan cuti yang diajukannya. NEED16 Standarisasi form dalam pengembangan aplikasi 1 -

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

pengajuan cuti karyawan Aplikasi dapat diakses Online oleh seluruh karyawan Aplikasi dapat menampilkan status permohonan cuti karyawan Adanya acuan standar penamaan (naming convention) dalam pengembangan aplikasi Adanya dukungan tim technical support Aplikasi menyediakan sarana Online Help untuk panduan penggunaan Cuti Online Aplikasi Standar dengan platform Windows dan dapat dijalankan di platform windows & linux Integrasi dengan Portal TELKOM Melakukan test secara komprehensif Menempatkan server cuti online di ruang server khusus Menyiapkan backup dan DRS

NEED17 Dukungan teknis yang cepat dan baik saat ada masalah aplikasi NEED18 Akses bantuan secara online pada aplikasi Cuti Online. NEED19 Standar dengan platform Windows dan dapat dijalankan di platform windows & linux NEED20 Terintegrasi dengan sistem eksisting NEED21 Akurasi dan realibility sistem > 99% NEED22 Sistem Cuti Online ditempatkan di dalam lingkungan yang aman dan sesuai NEED23 Adanya sistem backup dan DRS

1 1 1

3.8

Alternatives and Competition N/A

4.
4.1

Product Overview
Product Perspective Aplikasi cuti online merupakan aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi portal TELKOM serta database SDM yang menggunakan SAP. Aplikasi ini diakses dengan cara menggunakan otentikasi yang digunakan oleh portal TELKOM. Aplikasi ini diberikan hak akses untuk membaca database SDM yang ada di SAP. PT TELKOM, 2008

Confidential

Page 10

Cuti Online Vision File: Vision.doc 4.2 Summary of Capabilities

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

Table 4-1 Cuti Online User Benefit Supporting Features Approval secara online Workflow Tidak perlu menyiapkan dokumen Proses approval dilakukan secara online dalam bentuk hardcopy Dapat melihat status cutinya dengan Adanya akses ke database yang mudah menyimpan informasi detil cuti setiap pegawai Dapat mengetahui dengan cepat Adanya akses ke database SAP yang berapa jumlah cuti yang masih menyimpan informasi cuti setiap pegawai tersisa Dapat melihat history dari cuti yang Adanya akses ke database yang telah dilakukan menyimpan informasi detil cuti setiap pegawai Admin dapat mengatur workflow Workflow 4.3 Assumptions and Dependencies Aplikasi ini akan dikembangkan dengan menggunakan platform yang sama dengan platform yang digunakan oleh Portal TELKOM. Cost and Pricing Biaya yang timbul digunakan untuk membayar tenaga pengembang / programmer, sedangkan untuk infrastruktur, baik hardware maupun software akan menggunakan yang sudah ada. Biaya pengembangan aplikasi Cuti Online diestimasikan sebesar dua puluh juta rupiah. 4.5 Licensing and Installation Dalam proses pengembangan, license yang digunakan adalah license pengembangan. Selain itu diperlukan akses untuk menggunakan fasilitas Single Sign On yang digunakan di portal TELKOM.

4.4

5.
5.1

Product Features
FEAT1 Approval online Fitur ini bertujuan untuk menyediakan approval melalui aplikasi, sehingga tidak diperlukan proses approval secara manual dengan menggunakan tanda tangan. FEAT2 Akses ke database SAP Fitur ini bertujuan untuk mengambil dan menyimpan data-data cuti pegawai yang tersimpan di database SDM yang menggunakan platform SAP. FEAT3 Workflow Fitur ini bertujuan untuk menyediakan kemampuan workflow dan mangatur workflow atas jalannya dokumen Cuti online. FEAT4 Mengajukan dan Membatalkan Cuti Fitur ini bertujuan untuk menyediakan fasilitas pengajuan dan pembatalan cuti FEAT5 Melihat status cuti Fitur ini bertujuan untuk menyediakan informasi status pengajuan cuti dari setiap pegawai PT TELKOM, 2008 Page 11

5.2

5.3

5.4

5.5

Confidential

Cuti Online Vision File: Vision.doc 5.6

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

FEAT6 Mengetahui sisa cuti Fitur ini bertujuan untuk mengetahui sisa cuti sesuai dengan data di SAP FEAT7 Melihat history cuti Fitur ini bertujuan untuk melihat history cuti sesuai dengan data pada database FEAT8 Fasilitas Pencarian Fitur ini bertujuan untuk memberikan kemudahan pengguna Cuti Online untuk mencari informasi cuti yang diinginkan FEAT9 Notifikasi Email Fitur ini bertujuan untuk mengirimkan email notifikasi kepada pengaju cuti, pemeriksa dan pemeriksa cuti terkait dengan status permohonan cuti yang diajukan. FEAT10 Menampilkan daftar Cuti Fitur ini bertujuan untuk menampilkan daftar cuti yang harus diproses oleh pemeriksa dan pemeriksa cuti FEAT11 File Attachment Fitur ini bertujuan untuk melampirkan file yang dibutuhkan sebagai pendukung dari cuti yang diajukan FEAT12 Security dengan menggunakan Single Sign On Fitur ini bertujuan untuk menyediakan security aplikasi Cuti Online dengan memanfaatkan Single Sign On ke portal TELKOM

5.7

5.8

5.9

5.10

5.11

5.12

6. 7.

Constraints
Aplikasi ini FEAT14.7 terintegrasi dengan Portal Telkom.

Quality Ranges
Aplikasi Cuti Online ini dikembangkan dengan memperhatikan: o o FEAT15.5 Dapat diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu Didisain memiliki respon yang cepat, walaupun digunakan oleh banyak user secara bersamaan.

8. 9.
9.1

Precedence and Priority

Fitur dari aplikasi ini akan dikembangkan

Other Product Requirements

FEAT13 Applicable Standards Aplikasi ini harus comply dengan : o o FEAT13.1 Standard pengembangan aplikasi TELKOM FEAT13.2 Standard dengan platform berbasis windows atau Linux

9.2

FEAT14 System Requirements Kebutuhan sistem untuk aplikasi ini : o FEAT14.1 Platform : Windows Server 2003 atau Linux PT TELKOM, 2008 Page 12

Confidential

Cuti Online Vision File: Vision.doc o o o o o 9.3 FEAT14.2 Web server : IIS atau Apache web server FEAT14.3 RAM : 512 MB FEAT14.4 HD : 20 GB FEAT14.5 Database : Oracle 9i / 10g FEAT14.6 Antivirus : Trend Micro

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

FEAT15 Performance Requirements o FEAT15.1 User load factors : dapat digunakan oleh minimal 100 user secara simultan o o o FEAT15.2 Accuracy : 100 % FEAT15.3 Reliability : 99% FEAT15.4 Response times : < 3 detik

9.4

FEAT16 Environmental Requirements Server aplikasi ini harus berada di dalam FEAT16.1 ruang server khusus yang FEAT16.1.1 bertemperatur 18 derajat celcius , FEAT16.1.2 memiliki catuan listrik yang stabil dan FEAT16.1.3 diperlengkapi dengan UPS . Ruang server tersebut harus FEAT16.1.4 memiliki akses khusus . FEAT16.2 Backup dari aplikasi ini harus disediakan bersama-sama dengan backup dari aplikasi portal TELKOM dan disediakan suatu FEAT16.3 Disaster Recovery System .

10.
10.1

FEAT17 Documentation Requirements

FEAT17.1 User Manual Dokumen User manual ditujukan untuk memberikan petunjuk bagi pengguna aplikasi Cuti Online dalam menggunakan aplikasi. User manual ini menjelaskan step by step yang harus dilakukan oleh user untuk mengajukan, menyetujui atau menolak cuti online. Dokumen ini ditulis dengan menggunakan bahasa indonesia dan dilengkapi dengan contoh-contoh tampilan layar untuk membantu menjelaskan kepada pengguna cara-cara menggunakan aplikasi. FEAT17.2 Online Help Online Help untuk aplikasi Cuti online ini diperlukan untuk membantu pengguna mendapat kan informasi penggunaan aplikasi tanpa harus membaca user guide dalam bentuk hardcopy. FEAT17.3 Installation Guides, Configuration, and Read Me File Dokumen Petunjuk Instalasi dan konfigurasi yang dibutuhkan oleh aplikasi harus disiapkan sebagai panduan bagi administrator portal TELKOM dalam menyiapkan aplikasi Cuti Online yang terintegrasi dengan portal TELKOM . Sedangkan dokumen Read Me sifatnya optional. FEAT17.4 Labeling and Packaging Aplikasi Cuti Online harus memiliki antarmuka yang konsisten dengan antarmuka yang digunakan oleh portal TELKOM untuk memudahkan pengguna dalam mempelajari aplikasi cuti online.

10.2

10.3

10.4

A
A.1

Feature Attributes
Status Proposed -

Confidential

PT TELKOM, 2008

Page 13

Cuti Online Vision File: Vision.doc Approved Incorporated A.2 Benefit Proses approval dilakukan secara online

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

Adanya akses ke database SAP yang menyimpan informasi detil cuti setiap pegawai Workflow Dapat melihat status cuti Dapat melihat sisa cuti Dapat melihat history cuti Search Email notifikasi Menampilkan Daftar cuti File Attachment Security : SSO

Critical

Important

Useful

Pengajuan dan pembatalan cuti secara online Approval secara online Dapat melihat status cuti dengan mudah Admin dapat mengatur workflow Tidak perlu menyiapkan dokumen dalam bentuk hardcopy Dapat mengetahui dengan cepat berapa jumlah cuti yang masih tersisa Dapat melihat history dari cuti yang telah dilakukan Adanya notifikasi melalui email kepada aaprover Security yang terintegrasi dengan aplikasi portal TELKOM Mudah untuk melakukan pencarian data cuti Adanya kemudahan untuk melampirkan file-file yang terkait dengan pengajuan cuti.

A.3

Effort Fitur : 1. Proses approval dilakukan secara online o o 2. Durasi : 2 minggu Jumlah Developer : 3 orang

Akses ke database SAP o o Durasi : 2 minggu Jumlah Developer : 2 orang

3.

Pengembangan workflow : o Durasi : 3 minggu PT TELKOM, 2008 Page 14

Confidential

Cuti Online Vision File: Vision.doc o 4. Jumlah Developer : 3 orang

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

Mengajukan & membatalkan cuti Durasi : 1 minggu Jumlah Developer : 2 orang

5.

Melihat Status Cuti Durasi : 1 minggu Jumlah Developer : 2 orang

6.

Mengetahui sisa cuti Durasi : 1 minggu Jumlah Developer : 2 orang

7.

Melihat history cuti Durasi : 1 minggu Jumlah Developer : 2 orang

8.

Fasilitas pencarian Durasi : 1 minggu Jumlah Developer : 2 orang

9.

Notifikasi email Durasi : 1 minggu Jumlah Developer : 1 orang

10. Menampilkan daftar cuti Durasi : 1 minggu Jumlah Developer : 1 orang 11. File Attachment Durasi : 1 minggu Jumlah Developer : 1 orang 12. Security dengan SSO Durasi : 1 minggu Jumlah Developer : 1 orang A.4 Risk Secara umum proyek pengembangan aplikasi Cuti online ini memiliki tingkat resiko menengah, dimana jika aplikasi ini karena satu dan lain hal pengembangannya tidak tepat waktu, resiko bagi bisnis perusahaan tidak akan besar. Bisnis proses lain yang terkait langsung dengan strategi bisnis perusahaan masih dapat berjalan. Stability Kemungkinan perubahan fitur dalam pengembangan aplikasi ini adalah menengah.

A.5

Confidential

PT TELKOM, 2008

Page 15

Cuti Online Vision File: Vision.doc A.6

Version: 1.7 Date: 2/1/2008

Target Release Produk ini ditargetkan untuk diluncurkan pada bulan Januari tahun 2008. Assigned To Pengembangan fitur di-assign ke tim pengembang. Reason N/A

A.7

A.8

Confidential

PT TELKOM, 2008

Page 16