BAB III LANGKAH LANGKAH PENYELESAIAN MASALAH

3.1 Penjelasan Tentang Metode Yang Digunakan Metode yang digunakan disini adalah dengan mengunakan Teori Analisis Antrian (Queueing Theory). Dengan metode ini diharapkan dapat membantu pihak Universitas agar dapat mengoptimalisasikan fasilitas dan kapasitas pelayanan dalam sistem pelayanan Bagian Administrasi Akademik (BAA) Universitas Muhammadiyah Cirebon untuk mengurangi panjangnya antrian dalam loket atau sistem dan hilangnya pengguna fasilitas yang keluar dari sistem. Alasan penggunaan metoda antrian dengan konsep biaya antara lain adalah: Sesuai dengan penelitian yang menganalisis kemungkinan penumpukan dan reneging pelanggan pada loket pelayanan BAA UMC. Sesuai dengan penelitian yang mengidentifikasi solusi alternatif sistem antri Sesuai dengan tujuan optimalisasi efisiensi pelayanan; sehingga diananalisis perbandingan dampak biaya pelayanan. 3.2 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah Keseluruhan Langkah-langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah adalah sebagai berikut : 3.2.1 Tahap Persiapan (Pendahuluan) Dalam tahap pendahuluan ini membahas mengenai latar belakang masalah yang mempelihatkan adanya satu masalah yang penting dan menarik untuk diteliti, Masalah yang diidentifikasi dan dirumuskan untuk penelitian ini adalah adakah pengaruh yang signifikan setelah waktu di optimalkan, sehingga bisa mengetahui dan menentukan model alternatif pada sistem. 3.2.2 Study Literatur Dalam hal ini, penulis mempelajari teori teori dan karakeristik dari perhitungan waktu dengan menggunakan Teori Analisis Antrian (Queueing Theory) yang berkaitan erat dengan tujuan penelitian. Penulis juga menggunakan buku buku yang menunjang penulisan laporan Proposal Skripsi ini. III-1

III-2

3.2.3 Tujuan Penelitian Dapat Menentukan model yang tepat sebagai alternatif penyelesaian untuk menghindari terjadinya pengingkaran dalam sistem (renege) dan mengetahui bagaimana disiplin antrian dan populasi antrian dalam sistem, kemudian mengetahui bagaimana hubungan waktu pelayanan dengan upah pegawai pada loket pelayanan BAA. 3.2.4 Pembatasan Masalah Penelitian yang dilakukan hanya dengan ruang lingkup penelitian yang hanya mencakup kedatangan, pelayanan, disiplin antrian dan jumlah fasilitas pelayanan yang tersedia. Juga populasi Pelanggan yang merupakan Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Cirebon. 3.2.5 Pengumpulan data Setelah merumuskan pokok permasalahan dan menetapkan tujuan penelitian, maka langkah selanjutnya adalah dengan mengumpulkan data yang didapat dari perusahaan yang diteliti, dan hasil dari study literature. Pengumpulan data diambil dari pengamatan langsung ke perusahaan (loket pelayanan BAA ) sebagai objek dalam melakukan pengukuran yang terdiri dari data primer. Data primer yaitu data-data umum yang langsung diperoleh di instansi yang berhubungan dengan data pokok yang akan dianalisis. Dalam melakukan penelitian ini, agar didapat hasil dan data yang akurat dan sesuai dengan yang diharapkan dan terlaksana dengan baik serta bertahap secara ilmiah, maka penulis dalam hal ini menggunakan cara penelitian sebagai berikut : 1. Cara pengumpulan data a. Study literature/kepustakaan Yaitu mencari teori yang ada hubungannya dengan pembahasan masalah dari sumbersumber referensi b. Teknik Observasi Langsung Teknik observasi langsung adalah melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek-objek yang akan diteliti dengan menggali teori-teori yang telah berkembang dalam bidang ilmu yang berkepentingan untuk memperoleh orientasi yang lebih luas dalam permasalahan yang dipilih.

III-3

c. Wawancara Yaitu dengan memberikan pertanyaan kepada pembimbing lapangan dan pihak-pihak yang berkepentingan di Perusahaan tersebut, tempat penulis melakukan penelitian. 2. Bentuk data yang dikumpulkan a. Data Primer, yaitu data yang dikumpulkan di dapat secara langsung dari instansi terkait dan juga dari study literatur yaitu dari survey data yang telah ada. b. Data Sekunder, yaitu data yang di dapat dari berbagai referensi-referensi lain yang dibaca.

3.2.6 Pengolahan data Setelah semua data terkumpul, langkah selanjutnya adalah melakukan pengolahan data. Dalam metodologi penelitian ini, pertama-tama kita melakukan pengumpulan data melalui observasi langsung terhadap unsur dalam sistem. Setelah data terkumpul, kemudian melakukan serangkaian pengolahan data dengan menggunakan metode Teori Analisis Antrian (Queueing Theory) Langkah yang dilakukan kemudian adalah menggambarkan disiplin antrian dan pengujian kecukupan data pada loket pelayanan untuk menentukan model alternatif setelah data dianalisis. Kemudian menggunakan formula matematik atau metode simulasi terhadap data untuk menganalisa model antrian. Setelah itu menentukan alternatif sistem atau model antrian agar dapat memberikan pelayanan cepat yang juga merupakan aspek penting atas pelayanan pada pelanggan untuk menghindari pengingkaran pelanggan (reneging). Langkah terakhir adalah kemudian membuat saran-saran yang dapat berguna bagi instansi.

3.2.7 Analisa dan Pembahasan Setelah serangkaian pengumpulan data dan pengolahan data dilakukan maka hasilnya akan diketahui model alternatif mana yang paling tepat untuk mengoptimalkan sistem antri pada loket pelayanan BAA, kemudian dilakukan analisis faktor biaya dimana analisis ini dilakukan pada hasil gambaran kondisi awal loket pelayanan atau kondisi eksisting antrian

III-4

padaloket pelayanan akademik, analisis faktor biaya ini juga diterapkan pada model alternatif sistem yang didapat dari hasil pengolahan data menggunakan metode antrian. Setelah diketahui analisis dari keduanya maka analisis selanjutnya adalah perbandingan dari kedua sistem antri juga faktor biaya yang mempengaruhinya. Faktor biaya yang dianalisis pada penelitian ini adalah faktor biaya langsung atau biaya pelayanan, biaya karena menambah fasilitas layanan serta gaji tenaga kerja yang memberi pelayanan

3.2.8 Kesimpulan dan Saran Setelah serangkaian data yang telah dilakukan selesai,langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil dari analisa tersebut dan memberi saran untuk perusahaan agar dapat mengoptimalisasikan fasilitas dan kapasitas pelayanan dalam sistem pelayanan Bagian Administrasi Akademik (BAA) Universitas Muhammadiyah Cirebon.

3.3 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah Metode Antrian Langkah-langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah metode antrian adalah sebagai berikut : 3.3.1 Pengumpulan Data Dalam tahap pengumpulan data ini dengan cara observasi data dan wawancara pelanggan di lapangan untuk mengumpulkan komponen dasar dari sistem yang kemudian akan dihitung formulasinya. 3.3.2 Study Literature Dalam hal ini, penulis mempelajari teori teori dan karakeristik dari perhitungan pada formulasi matematis antrian dengan menggunakan Teori Analisis Antrian (Queueing Theory) yang berkaitan erat dengan bahasan penelitian. 3.3.3 Gambaran Kondisi Eksisting Gambaran kondisi Eksisting adalah gambaran ilustrasi deskriptif keadaan sistem loket pelayanan Bagian Administrasi Akademik (BAA) Universitas Muhammadiyah Cirebon (UMC) sebelum analisis dengan metode antrian diterapkan

III-5

3.3.4 Identifikasi Distribusi Identifikasi ini merupakan identifikasi distribusi waktu kedatangan yang biasanya diperhitungkan melalui waktu antar kedatangan, yaitu waktu antar kedatangan dua pelanggan yang berurutan pada satu fasilitas dan identifikasi distribusi waktu pelayanan, pola pelayanan serupa dengan pola kedatangan, dimana pola ini bisa konstan ataupun acak. 3.3.5 Karakteristik Operasi Setelah menggambarkan kondisi eksisting dari sistem dan identifikasi distribusi waktu kedatangan dan distribusi pelayanan maka langkah selanjutnya adalah dengan mengilustrasikan analisis sistem antrian pelayanan tunggal dan pelayanan multipel, termasuk penentuan karakteristik operasi pada tiap-tiap sistem. 3.3.6 Analisa dan Penentuan Model Alternatif Setelah semua data telah terkumpul, langkah selanjutnya adalah melakukan Analisa dan Penentuan model alternatif . Setelah ilustrasi analisis sistem antrian, langkah yang dilakukan kemudian adalah menggunakan formula matematik atau metode simulasi terhadap data untuk menentukan model alternatif antrian bagi sistem. Setelah menentukan alternatif sistem atau model antrian kemudian dilakukan analisa terhadap model alternatif antrian terpilih

3.3.7 Kesimpulan dan Saran Setelah serangkaian data yang telah dilakukan selesai,langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil dari analisa tersebut dan memberi saran untuk perusahaan agar dapat mengoptimalisasikan fasilitas dan kapasitas pelayanan dalam sistem pelayanan.

3.4 Langkah langkah Penentuan Model Alternatif Antrian 3.4.1 Gambaran Kondisi Existing Dalam tahap ini penting untuk menggambarkan kodisi existing loket pelayanan atau sistem sebagai langkah awal memulai perhitungan formulasi metode antrian, yang erat hubungannya dalam menentukan model alternatif. Gambaran kondisi Eksisting adalah gambaran ilustrasi deskriptif keadaan sistem loket pelayanan Bagian Administrasi Akademik (BAA) Universitas

III-6

Muhammadiyah Cirebon (UMC) sebelum analisis dengan metode antrian diterapkan, Gambaran ini menunjukkan keadaan sistem sekarang yang mengilustrasikan : 1. Disiplin Pelayanan, 2. Mekanisme Model Pelayanan 3. Lamanya Waktu Pelayanan Kondisi ini diilustrasikan sebelum disimulasikan dengan formulasi matematis yang kemudian bisa menentukan model alternatif antrian, formulasi matematis ini adalah analisis untuk mencari solusi model alternatif antrian yang paling tepat untuk mengoptimalkan pelayanan pada Loket Pelayanan BAA. Formulasi Matematis yang digunakan antara lain; Dimana, n Pn Po p L = = = = = = = jumlah pelanggan dalam sistem probabilitas kepastian ada n pelanggan dalam sistem jumlah rata-rata pelanggan yang datang per satuan waktu jumlah rata-rata pelanggan yang dilayani per satuan waktu probabilitas tidak ada pelanggan dalam sistem tingkat intensitas fasilitas pelayanan jumlah rata-rata pelanggan yang diharapkan dalam sistem
p

Po 1

Pn 1 p p n

p 1 p

2 Lq

Wq

III-7

Lq W Wq

= = =

jumlah rata-rata pelanggan yang diharapkan menunggu dalam antrian waktu yang diharapkan pelanggan selama dalam sistem waktu yang diharapkan peanggan selama menunggu dalam antrian

3.4.2 Menentukan Parameter Antrian Langkah selanjutnya adalah menentukan parameter antrian yang akan dihitung kemudian ; 1) Populasi Antrian, 2) Disiplin Pelayanan, 3) Distribusi Kedatangan, 4) Distribusi Pelayanan, 5) Model Pelayanan 6) Waktu Pelayanan 7) Pengingkaran (reneging) 3.4.3 Identifikasi Distribusi Identifikasi ini merupakan identifikasi distribusi waktu kedatangan yang biasanya diperhitungkan melalui waktu antar kedatangan, yaitu waktu antar kedatangan dua pelanggan yang berurutan pada satu fasilitas dan identifikasi distribusi waktu pelayanan, pola pelayanan serupa dengan pola kedatangan, dimana pola ini bisa konstan ataupun acak. 3.4.4 Karakteristik Operasi Setelah menggambarkan kondisi eksisting dari sistem dan identifikasi distribusi waktu kedatangan dan distribusi pelayanan maka langkah selanjutnya adalah dengan mengilustrasikan analisis sistem antrian pelayanan tunggal dan pelayanan multipel, termasuk penentuan karakteristik operasi pada tiap-tiap sistem. 3.4.5 Menghitung Parameter Antrian pada Jam Puncak Tahap ini merupakan tahap ilustrasi parameter parameter antrian ; n ; jumlah pelanggan dalam sistem ; jumlah rata-rata pelanggan yang datang per satuan waktu

III-8

; jumlah rata-rata pelanggan yang dilayani per satuan waktu ; tingkat intensitas fasilitas pelayanan

3.4.6 Menentukan Waktu Rata-rata 1. 2. 1/ ; waktu rata-rata antar kedatangan 1/ ; waktu rata-rata pelyanan

3.4.7 Menghitung Probabilitas Pelanggan Dalam tahap ini penulis mulai menghitung probabilitas kepastian jumlah pelanggan yang ada dalam sistem ; Po + P1 + P3 + P5 Dimana ; Pn = Pn (1-P) 3.4.8 Simulasi Sistem Antrian Tahap simulasi ini adalah tahap formulasi matematis antrian kondisi sistem sekarang. 3.4.9 Menghitung Waktu Harapan Dengan asumsi pelanggan harus dilayani dengan dengan tingkat kecepatan yang lebih tinggi dari tingkat kedatangan sehingga tidak terjadi antrian yang tak terhingga, maka perlu doketahui; L ; jumlah rata-rata pelanggan yang diharapkan dalam sistem.

Lq ; jumlah pelanggan yang diharapkan menunggu dalam antrian W ;Waktu yang diharapkan oleh pelanggan selama dalam sistem Wq ; Waktu yang diharapkanoleh pelanggan selama menunggu dalam antrian Pw ; probabilitas seluruh pelayan sibuk 3.4.10 Formulasi Model Alternatif Tahap ini adalah tahap dimana model alternatif diformulasikan dalam bentuk model matematis. 3.4.11 Model Alternatif Terpilih Setelah model alternatif diformulasikan maka kemudian metode alternatf yang paling sesuai dan optimal untuk perbaikan sistem.

III-9

3.5 Alur Pembahasan

III-10

Mulai
Study Literatur

Latar Belakang Identifikasi Masalah Tujuan Penelitian Pembatasan Masalah Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan Data : - Observasi - Wawancara

Tidak Cukup? Ya Pengolahan Data Dengan Analisis Antrian (Queueing Theory)

Analisa & Pembahasan

Kesimpulan dan Saran

Selesai

Gambar 3.1 Flowchart Pemecahan Masalah

III-11

Mulai
Study Literatur

Pengumpulan Data Dengan 1. Observasi Langsung 2. Wawancara

Menggambarkan Kondisi Existing Loket Pelayanan

Identifikasi Distribusi Waktu Kedatangan & dan Distribusi Waktu Pelayanan

Karakteristik Operasi : Pelayanan Tunggal dan Pelayanan Multipel

Analisa

Menentukan Model Alternatif Antrian

Kesimpulan dan Saran

Selesai

Gambar 3.2 Flowchart Metode Antrian

III-12

Antrian

Fasilitas Pelayanan

Gambar 3.3 Gambaran Model Single Queque With Multiple Server in Sequence

Batas Sistem

Input

Process

Output

Gambar 3.4 Visualisasi Sistem

III-13

Mulai

Menggambarkan Kondisi Existing Loket Pelayanan

Menentukan Parameter Sistem Antrian

Identifikasi Distribusi Waktu Kedatangan & dan Distribusi Waktu Pelayanan

Karakteristik Operasi : Pelayanan Tunggal dan Pelayanan Multipel

Menghitung Parameter Antrian pada Jam Puncak

Menentukan ; 1/ & 1/

III-14

Hitung Probabilitas Kepastian Jumlah pelanggan yang ada dalam sistem ; Po + P1 + P3 + P5 Dimana ; Pn = pn (1-P)

Simulasi Sistem Antrian

Hitung ; Lq, W, Wq, dan Pw

Hitung dalam Model Alternatif 1 &Model Alternatif 2

Model Alternatif Terpilih

Selesai

Gambar 3.5 Flowchart Penentuan Model Alternatif Sistem Antrian