1 TUGAS QMS IV REALISASI DAN QMS PRODUK I.

TUGAS INDIVIDU : PERSIAPAN: Kumpulkan informasi individu sebelumnya tentang perusahaan/institusi yang akan bisa saudara hubungi dan jenis produk/jasa yang disediakan misalnya. 1. 2. Pemerintah Daerah (Kabupaten, Kota, Propinsi dsb) BUMN (Pertamina, Telkom, PDAM, PLN, Garuda, dsb)

3. Kementrian/departemen (Depdikbud, Dep.Keu, Depdagri, Deplu, Deperindag, Setwapres, dsb) 4. Perusahaan2 / INDUSTRI swasta (Rokok, otomotif, super/hiper/MINI market, Elektronik, home industry, dsb) 5. PERBANKAN (BNI, BTN, BRI, BII, BCA, DSB)

II. TUGAS KELOMPOK Kemudian siapkan bersama kelompok sebuah daftar pertanyaan yang ingin saudara gali selama kunjungan lapangan saudara (tiap kelompok mengambil 1 topik). Misalnya : 1. Sistem Informasi Kepegawaian 2. Sistem Informasi Keuangan 3. Sistem Informasi sarana prasarana 4. Sistem Informasi administrasi persuratan 5. Sistem Informasi administrasi Akademik 6. Sistem Informasi administrasi kemahasiswaan 7. Sistem Informasi Produk unggulan 8. WEBSITE/PROFILE 9. GAME/VCD 10. DSB

2 Bahaslah di kelas daftar-daftar pertanyaan tersebut: tiap kelompok menyajikan satu daftar. Kelompok lain bisa menambahkan atau mengusulkan penghilangan topik tertentu. Susun prioritas pertanyaannya (kalau-kalau ada tekanan waktu dalam kunjungan tersebut). Daftar pertanyaan berikut diberikan sebagai contoh; daftar ini difokuskan pada persyaratan ISO dan ditujukan khusus untuk institusi pelatihan. 1) PERSYARATAN UMUM

a) Sampai batas mana institusi (pelatihan) menerapkan pendekatan proses? b) Apakah institusi (pelatihan) telah menyusun deskripsi prosesnya yang memiliki
dampak langsung pada:

2) 3)

Mutu/ Kualitas Isi?

Hubungan dengan pihak berwenang (pejabat pendidikan nasional, pemerintah, dsb)?

4) Hubungan dengan pemasok? 5) Manajemen sumber daya? a) Bagaimana proses-proses ini dipahami oleh staf? 6) PERSYARATAN DOKUMENTASI

a) Bagaimana dokumentasi dan catatan digunakan untuk mendukung operasi

proses Institusi (pelatihan) yang efektif dan efisien?

b) Apakah prosedur intitusi (pelatihan) menspesifikasi titik control yang penting?

c) Adakah Panduan Mutu yang mengikuti struktur ISO 9001:2000? d) Bagaimana panduan tersebut diterapkan oleh staf? e) Adakah Kode Etik/Panduan Etik yang digunakan? f) Bagaimana Kode Etik ini diterapkan oleh staf?

3 g) Adakah Panduan Pendidikan yang digunakan? h) Bagaimana Panduan ini diterapkan oleh staf? i) j) Adakah Aturan Perilaku yang digunakan? Bagaimana aturan tersebut diterapkan oleh staf?

7) TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 8) KOMITMEN MANAJEMEN

a) Bagaimana pihak manajemen tingkat atas menunjukkan kepemimpinan dan

keterlibatannya?

b) Adakah pembedaan antara manajemen dan tanggung jawab (kepelatihan)? c) Bagaimana para manajer menunjukkan komitmen mereka pada nilai nilai inti yang
telah ditentukan dengan baik, seperti: i) Kebebasan?

ii) Transparansi? iii) Etika dalam manajemen sumberdaya manusia? iv) Menghargai panduan etis? v) Penguatan tenaga kerja wanita? vi) Penguatan warga negara? vii) Menghargai kaum minoritas? viii) Inovasi dan kreasi? Promosi budaya lokal, regional, nasional serta keberagaman budaya?

ix)

x) Mutu informasi? xi) Pluralisme pendapat dan sudut pandang? 9) b. FOKUS PEMEGANG SAHAM

a) Bagaimana institusi (pelatihan) mengidentifikasi kebutuhan dan harapan secara

terus menerus?

b) Bagaimana institusi (pelatihan) mengidentifikasi kebutuhan orangakan

pengakuan, kepuasan kerja, perkembangan kompetensi dan pribadi?

c) Bagaimana institusi (pelatihan) memandang kemungkinan manfaat dari menjalin

kemitraan?

d) Bagaimana institusi (pelatihan) mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pihakpihak lain yang terkait yang bisa mengarah ke penetapan tujuan?

e) Bagaimana institusi (pelatihan) memastikan bahwa persyaratan hukum dan

perundangan telah dipertimbangkan?

10)

c. KEBIJAKAN MUTU

a) Bagaimana kebijakan mutu memastikan bahwa kebutuhan dan harapan semua

pemegang saham diketahui?

b) Bagaimana kebijakan mutu menghasilkan perbaikan yang diharapkan dan jelas? c) Bagaimana kebijakan mutu mempertimbangkan visi institusi ke depan? d) Apakah kebijakan mutu dikaji setiap tahun dan diperbaharui pada akhirnya?
11) Seberapa jauh staf mengetahui dan memahami kebijakan mutu ini?

12)

d. PERENCANAAN

a) Bagaimana tujuan menerjemahkan kebijakan mutu menjadi sasaransasaran yang

terukur untuk mutu pendidikan?

b) Bagaimana tujuan menerjemahkan kebijakan mutu menjadi sasaransasaran

terukur untuk mutu isi (pelatihan)?

c) Bagaimana tujuan menerjemahkan kebijakan mutu menjadi sasaransasaran

terukur untuk inovasi dan kreasi dalam program?

d) Bagaimana tujuan diterapkan di tiap level manajemen untuk memastikan

kontribusi individu pada pencapaian?

e) Bagaimana manajemen memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan

untuk mencapai tujuan tersebut?

13)

e. TANGGUNG JAWAB, KEWENANGAN DAN KOMUNIKASI

a) Bagaimana pihak manajemen tingkat atas memastikan bahwa semua tanggung

jawab telah ditentukan dan dikomunikasikan pada staf?

b) Seberapa jelaskah hubungan antara institusi (pelatihan) dengan kekuasaan politik

dalam hal hak dan kewajiban?

c) Adakah pertemuan berkala antara pihak manajemen dengan personel?

d) Adakah Komite Mutu dan seberapa efisienkah kinerjanya? e) Adakah Manajer Mutu yang memberikan laporan pada para manajer?

f)

Adakah mekanisme mediasi tertentu/pejabat resmi yang mengurusi keluhan (ombudsman) yang digunakan?

g) Seberapa transparankah aturam rekrutmen dan evolusi professional para

eksekutif? 14) f. KAJIAN MANAJEMEN a) Apakah kajian manajemen menuntut akses pada: i) Laporan dari komite mutu?

ii) Laporan dari ombudsman/mekanisme mediasi?

iii) Laporan dari pihak inisiatif masyarakat dan warga sipil? iv) Survei kepuasan yang rinci?

v) Laporan evaluasi pemasok dan mitra laporan umpan balik staf

vi) Laporan investasi sosial perusahaan? vii) laporan program dalam hal inovasi dan kreasi viii) Pedoman mutu?

b) Bagaimana pihak manajemen mengkaji kegiatan dan mengevaluasi informasi

untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses?

15)

g. INVESTASI SOSIAL PERUSAHAAN

a) Sejauh mana institusi (pelatihan) berpartisipasi dalam investasi sosial

perusahaan?

b) Apakah institusi mensponsori proyek budaya, sosial dan/atau kemanusiaan?

16)

4. MANAJEMEN SUMBERDAYA

a) PENETAPAN SUMBERDAYA

b) Bagaimana manajemen merencanakan ketersediaan sumberdaya berdasarkan

waktu?

c) Bagaimana manajemen menjamin kemungkinan terbaik akses geografis ke

institusi (pelatihan)? d) MANUSIA

e) Seberapa transparankah aturan rekrutmen staf, khususnya untuk guru dan

dosen?

f)

Seberapa transparankah aturan untuk evolusi profesional para staf, khususnya untuk guru dan dosen?

g) Adakah prosedur yang digunakan untuk memastikan tindak lanjutdan pembaruan file staf?

h) Apakah deskripsi kerja dan tanggung jawab kerja tersedia secara internal?
i) Apakah keduanya diperbaharui secara teratur? Adakah prosedur yang digunakan untuk memfasilitasi masuknya staf yang baru direkrut?

j)

k) Adakah sistem yang digunakan untuk evaluasi tahunan personel?

l)

Apakah kriteria evaluasi berhubungan langsung dengan tujuan Operasional Mudahkan menyimpulkan kursus (pelatihan) tambahan apa yang diperlukan oleh para staf dari evaluasi tahunan? Seberapa jauh tuntutan (pelatihan) staf yang telah dijustifikasi dipertimbangkan?

m)

n) Seberapa jauh staf diperbolehkan berpartisipasi dalam pengembangan organisasi

institusi (pelatihan)? o) Apakah partisipasi tersebut diberi imbalan yang pantas?

p) Adakah mekanisme yang digunakan yang bisa memberikan kesempatan pada

para pegawai untuk mengungkapkan pendapat/kepuasan/ketidakpuasan mereka? q) INFRASTRUKTUR

r)

Bagaimana manajemen memastikan bahwa infrastruktur memang sesuai untuk pencapaian tujuan institusi (pelatihan)?

s) Bagaimana manajemen memandang keselamatan pekerja?

t)

Bagaimana manajemen menjamin mutu teknis dari terbitan/program?

u) Seberapa efisienkah sistem informasi internal? v) LINGKUNGAN KERJA

w)

Bagaimana manajemen memastikan bahwa lingkungan kerja mendukung motivasi, kepuasan, perkembangan dan kinerja staf?

x) Apakah premis institusi digunakan dengan baik untuk komunikasi internal yang
baik? 17) RANCANGAN KURIKULUM a) MERENCANAKAN RANCANGAN

b) Adakah dokumen standar yang digunakan untuk memfasilitasi perencanaan dan

penyampaian perkuliahan (pelajaran)?

c) Seberapa jauh para peserta pelatihan diberitahu dan diimplikasikan dalam

perencanaan perkuliahan (pelajaran) baru? d) Apakah perencanaan dihargai? e) PROSES YANG TERKAIT DENGAN KONSUMEN

f)

Bagaimana manajemen menentukan proses-proses yang terkaitdengan siswa untuk memastikan bahwa kebutuhan mereka dipertimbangkan?

g) Bagaimana manajemen menentukan proses-proses yang terkait dengan sponsor

untuk memastikan bahwa kebutuhan mereka dipertimbangkan?

h) Bagaimana manajemen menentukan proses-proses yang terkait dengan pihak

berkepentingan lain untuk memastikan bahwa kebutuhan dan harapan mereka dipertimbangkan?

i)
j)

Adakah Komite Program yang digunakan dan seberapa efisienkah komite tersebut? Seberapa jauh institusi (pelatihan) mengukur kepuasan konsumen?

k) Adakah saluran yang bisa digunakan oleh masyarakat umum untuk

berkomunikasi dengan departemen pelatihan?

l)

Seberapa jauh institusi (pelatihan) mengukur/menilai keluhan konsumen?

m) Adakah mekanisme untuk menangani keluhan? n) PERANCANGAN DAN PENYUSUNAN

o) Bagaimana program baru disusun untuk memastikan bahwa program tersebut

memuaskan konsumen dan pihak lain yang berkepentingan?

p) Bagaimana proses perancangan dan penyusunan diatur dalam prakteknya,

termasuk manajemen subkontraktor jika ada?

q) Bagaimana kegiatan-kegiatan seperti kajian, verifikasi, validasi rancangan

dipertimbangkan dalam perancangan program baru? r) PEMBELIAN

s) Bagaimana pihak manajemen tingkat atas menentukan proses pembelian yang

memastikan bahwa produk dan jasa yang dibeli memenuhi kebutuhan institusi?

t)

Bagaimana institusi (pelatihan) memastikan kesesuaian produk dan jasa yang dibeli mulai dari spesifikasi sampai keberterimaan?

u) Apakah pemesanan pada pemasok didokumentasikan dengan benar dan jelas,

khususnya terkait dengan kriteria mutu dan persyaratan lain?

v) Apakah institusi (pelatihan) menggunakan kriteria dan/atau tender yang telah

disusun jika pemasok baru dipilih dan bagaimana criteria tersebut diterapkan?

w)

Apakah institusi (pelatihan) memberikan manfaat spesifik bagi pemasok yang telah disertifikasi dengan ISO 9001?

x) Apakah institusi (pelatihan) mengevaluasi para pemasoknya setahun sekali dan

seberapa efisienkah proses tersebut? Bagaimana manajemen mendukung kesepakatan kemitraan dengan pemasok?

y) Bagaimana institusi (pelatihan) memeriksa apakah pemasok dan mitranya

menghargai hukum ketenaga kerjaan atau tidak?

z) Bagaimana institusi (pelatihan) memeriksa apakah pemasok dan mitranya

menghargai persyaratan-persyaratan keamanan dan keselamatan kerja atau tidak?

aa)

Bagaimana institusi (pelatihan) memeriksa apakah pemasok dan mitranya menghargai kesetaraan pria dan wanita atau tidak? Bagaimana institusi (pelatihan) memeriksa apakah pemasoknya menghargai Konvensi Hak Asasi Manusia dan Hak Anak? Bagaimana institusi (pelatihan) menghargai hak cipta dalam proses pembelian?

bb) cc)

dd)OPERASI PRODUKSI DAN LAYANAN ee) Bagaimana proses (pelatihan) diatur mulai dari input sampai output?

ff)

Bagaimana kegiatan-kegiatan seperti verifikasi dan validasi dipertimbangkan dalam proses perancangan? Apakah kriteria mutu yang akan dicapai dalam (pelatihan) ditentukan dengan jelas dan disusun sesuai dengan panduan mutu? Berdasarkan kriteria-kriteria ini, apakah institusi (pelatihan) mengevaluasi mutu pelajaran sebelum disampaikan?

gg) hh)

ii) Berdasarkan kriteria yang sama, apakah institusi (pelatihan) mengevaluasi mutu
pelajaran setelah disampaikan?

jj) Bagaimana kebebasan pendidikan dilindungi dari campur tangan pihak luar?

10

kk)

Apakah institusi (pelatihan) memiliki sistem keterlacakan yang digunakan yang bisa memastikan identifikasi penyebab masalah dan seberapa efisienkah sistem tersebut?

ll) Seberapa efisienkah evaluasi isi pelajaran sebelum (pelatihan)?

mm) nn)

Bagaimana institusi (pelatihan) memastikan keterlibatan siswa dalam hal tidak mendiskriminasi, menghargai aturan sosial dan citra personal? Bagaimana institusi (pelatihan) memastikan penyimpanan catatan pelajaran dan catatan tentang siswa dengan aman untuk jangka panjang?

18) F. KONTROL SARANA PENGUKURAN DAN PENGAWASAN

a) Bagaimana manajemen mengontrol sarana pengukuran dan pengawasan untuk

memastikan bahwa data yang benar telah didapat dan digunakan?

b) Bagaimana manajemen mengontrol pengukuran kepuasan siswa dan memastikan

keseimbangan antara hasil kuantitatif dan kualitatif? 19) PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN 20) a.UMUM

a) Bagaimana manajemen mendukung pentingnya kegiatan pengawasan?

21) b. PENGUKURAN DAN PENGAWASAN

a) Bagaimana manajemen memastikan pengumpulan data yang terkait dengan

kepuasan untuk dianalisis, agar bisa mendapatkan informasi untuk perbaikan?

b) Bagaimana manajemen memastikan pengumpulan data yang terkait dengan

kepuasan sponsor?

c) Bagaimana manajemen memastikan pengumpulan data dari pihak berkepentingan

lainnya?

d) Bagaimana institusi (pelatihan) memeriksa akurasi informasi yang dikumpulkan?

e) Seberapa efektifkah sistem audit mutu internal?

f)

Bagaimana institusi (pelatihan) menggunakan teknik penilaian diri sendiri dari sistem manajemen mutu?

11

g) Adakah panduan mutu global yang digunakan dan seberapa efisienkah panduan
tersebut? 22) c. KONTROL KETIDAKSESUAIAN

a) Bagaimana institusi (pelatihan) mengontrol ketidaksesuaian proses dan produk? b) Bagaimana institusi (pelatihan) menganalisis ketidaksesuaian untuk pelajaran
yang dipelajari dan perbaikan proses dan produk?

c) Adakah sistem yang telah disusun yang digunakan untuk manajemen

ketidaksesuaian yang memastikan pencatatan, keterlacakan dan penyelesaian keluhan siswa/guru/orangtua?

d) Adakah sistem yang telah disusun yang digunakan untuk manajemen

ketidaksesuaian yang memastikan pencatatan, keterlacakan dan penyelesaian ketidaksesuaian internal?

e) Adakah sistem yang telah disusun yang digunakan untuk manajemen

ketidaksesuaian yang memastikan pencatatan, keterlacakan dan penyelesaian keluhan pemegang saham?

23)

d. ANALISIS DATA

a) Bagaimana institusi (pelatihan) menganalisis data untuk menilai kinerjanya dan

menentukan bidang perbaikan?

b) Apakah indikator mutu digunakan, khususnya untuk memastikan pengukuran

beban non-mutu yang bisa dipercaya?

24)

e. PERBAIKAN

a) Adakah panduan global yang merangkum tindakan perbaikan yang dilakukan dan
proyek perbaikan, dan seberapa efisienkah panduan tersebut?

b) Bagaimana manajemen menggunakan tindakan perbaikan untuk mengevaluasi

dan menghilangkan masalah-masalah yang tercatat yang mempengaruhi kinerja?

c) Bagaimana pihak manajemen menggunakan tindakan pencegahan untuk

menghindari kerugian?

d) Bagaimana manajemen memastikan penggunaan metode dan sarana perbaikan

yang sistematis untuk memperbaiki kinerja institusi (pelatihan)?

12

e) @@@@@@@@@@@@@@ @@@@@@@@