J1032 Corporate Governance

Board Activities: Corporate Governance in Practice

Disusun oleh:

Disusun Oleh :
Chevry Dermawan
I Wayan Harry
Putu Prasetya Andaru
Richard Marthianus
Rivaldi Sukamdani
Yoanita Indira

1501185231
1501173704
1501166610
1501195554
1501162581
1501148305

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI DAN MANAJEMEN

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
JAKARTA
2015

Board Activities: Corporate Governance in

Practice
Committees of The Board
Perkembangan yang penting pada corporate governance adalah formalisasi dari
board subcomittees. Pada dasarnya corporate governance paling sedikit memiliki 3
board committees (remuneration committee, nomination committee, dan audit
committee). Pada umumnya committee secara keseluruhan terdiri dari outside &
non-executive director sehingga diharapkan subcommittee ini dapat memberikan
supervise yang independen dan objektif yang mana menghindari dominasi executive
board. Remuneration committee bertanggung jawab untuk merekomendasikan
bentuk/paket upah/remuneration untuk board seperti gaji, saham, pension
arrangements. Peran dari nomination committee adalah merekomendasikan namanama untuk keanggotaan board, biasanya faktor seperti pengalaman, kepribadian
dipertimbangkan untuk memberikan adanya diversity/perbedaan dalam anggota
board sehingga menghindari dominasi pemilihan anggota oleh CEO, chairman, atau
direktur dominan lainnya. Audit committee memiliki peran yang akan dijelaskan
lebih detail nantinya.
Pembentukan committee juga bisa ditambah selain dari 3 buah subcommittee yang
sudah disebutkan seperti finansial committee (menghadapi isu finansial) dan strategic
committee (menghadapi hal tentang strategi jangka panjang). Tantangan untuk
committees seperti sebelumnya adalah bagaimana menjaga agar direktur lainnya
tetap memiliki informasi dan terlibat dalam aktivitas dan pengambilan keputusan
oleh subcommittee.
Agar efektif, board subcomittees memiliki syarat-syarat tertentu mencakup
mencakup:
- A constitution and clear terms of reference
- Details of membership committee size and quorum, qualifications for
membership, the nomination process, terms of appointment, rotation and
removal of members, remuneration
- Chairmans appointment and responsibilities
- Committee duties with authority delegated by the main board
- Relations between the committee and top executives
- Frequency of meetings
- Secretary to the committee, notice for meetings, agenda, minutes
- Staff support, access to legal and other professional advice
- Accountability, transparency, reporting requirements, circulation of
committee minutes to all directors
- Opportunity for other director to raise questions and discuss subcommittee
issues at main board meetings
- Regular review of committees performance and purpose
- Amendments to constitution and terms of reference where appropriate
The Influence of the Audit Committee
Beberapa isu tentang bagaimana record financial report perlu diperhatikan. Hal ini
terjadi jika CEO dan auditor memiliki hubungan yang cukup dekat sehingga isu-isu
keuangan mungkin dapat terselesaikan bahkan sebelum auditor membuat laporan

audit. Hal ini menyebabkan direktur lainnya tidak dapat mengetahui apa yang terjadi
sebenarnya sebelum laporan audit dibuat.
Audit committee merupakan standing committee main board, independen, outside
directors, yang menjadi jembatan antara external auditor dan board. Hal ini untuk
menghindari dominasi proses audit oleh senior executives. Biasanya audit committee
akan melakukan pertemuan tiga sampai emapt kali setahun untuk mediskusikan halhal yang berkaitan dengan audit details (seperti menerima rekomendasi auditor
tentang masalah yang berkaitan dengan audit seperti kontrol manajemen). Audit
committee juga dapat bernegoisasi tentang audit fee dan jika perlu,
merekomendasikan pada board untuk mengganti auditor.
Untuk waktu sekarang, semua codes of good practice pada corporate governance dan
stock exchange listing requirements mengahruskan listed companies untuk memiliki
audit committees. Pada kasus kebanyakan, para anggota haruslah independent non
executive directors, dan paling sedikit satu diantaranya memiliki kemampuan khusus
di bidang keuangan. Peran dan tanggung jawab audit committee terus berkembang
dari tahun ke tahun, seperti
- Advising the board on the companys system of internal management control
- Oversight of internal audit
- Liaising with the external auditors and reporting to the board on the audit
process and audit issues
- Reviewing financial information to be provided to shareholders and others
- Advising the board on matters of board accountability
- The oversight of enterprise risk management
- Corporate Governance compliance
Tugas-tugas spesifik dari audit committee adalah:
1. Hubungan antara board dengan auditor eksternal:
Making recommendation to the board on their appointment,
reappointment, or removal and replacement.
Reviewing and approving their terms of engagement
Ensuring their objectivity and independence from the company,
confirming that no conflicts of interest exist that could affect the auditors
ability to issue an unbiased opinion on the companys financial statement
Developing and implementing a policy for their engagement on non-audit
work
Approving their remuneration
Working with them on audit procedures and plans, receiving the auditors
report and management letter about issues that have arisen during the
audit, and reviewing and acting on these issues.
2. Liaising between the external auditor, the internal auditor, and the board as a
whole
3. Ensuring the independence of the external auditor, reviewing the extent of
non-audit work undertaken by the external auditors, and the fees involved-in
the United States, since the Sarbanes-Oxley Act, and elsewhere given the
review of many codes of best practice, ensuring the external auditors
independence has become an important responsibility.
4. Reviewing the audit fees and advising the board accordingly
5. Considering the scope and process of the audit by the external auditors
6. Agreeing to the scope of the work and plans of the internal audit

7. Supervising the work of the head of the internal audit function, including the
settling of policies, procedures, and plans, the budgeting of resources, the
remuneration and performance of staff, the regular monitoring of results, and
the overall effectiveness of the function.
8. Ensuring that the activities of the external and internal auditors are
coordinated, avoiding both duplication or incomplete coverage
9. Reviewing the appointment, performance, remuneration, and replacement, or
dismissal, of the head of the internal audit function, and ensuring continuing
independence of the internal audit function from undue managerial influence
10. Reviewing with the external and internal auditors, and advising the board on,
the adequacy of the companys internal control system, security of physical
assets, and protection of information
11. Reviewing with the external and internal auditors, and advising the board on,
the conduct of the external audit, particularly on any important finding or
matters raised, usually contained in the auditors management letter, with the
management response, and reporting any significant change to the reporting
of financial results or to procedures and management controls that resulted.
12. Reviewing with the external and internal auditors, and advising the board on,
the companys financial statements (interim and annual) prior to publication,
the auditors report to the shareholder, any change to accounting policies,
material issues arising in or from the financial statement, and compliance
with accounting standards, company law, stock exchange reporting
requirements, and corporate governance codes of good practice
13. Reviewing and approving all financial reports and disclosure to shareholders
and the market, ensuring the integrity of any judgements made in them before
publication
14. Reviewing other published information, such as the directors report, and
operating statement, and ensuring that they are consistent with the audited
financial
15. Reviewing the exposure of the company to risk and any issues that might
have a material affect on the companys financial position, including any
matters raised by company regulators or stock exchange listing committees
16. Reviewing annually the charter of the audit committee itself and advising the
chairman of the board if changes are necessary
17. Approving the companys internal risk assessment and management policies,
and assessing and monitoring related control system.
18. Monitoring and reporting to the board on the companys internal audit
function in some organizations, reports directly to the audit committee, to
ensure independence and objectivity
19. Ensuring compliance with all legal, regulatory, and corporate governance
code requirements, unless this responsibility, unless this responsibility has
been delegated to another board committee.
20. Reviewing regularly the committees terms of reference, membership, and
performing and recommending changes for board approval.
Audit committee mengatur agendanya sendiri dan menghasilkan notulen rapat tetapi
mereka harus bekerja dekat dengan senior officer terutama CFO dan dengan internal
audit, bagian keuangan. Pertemuan tertutup antara anggota inti manajemen atau
external auditors sering dijadwalkan untuk mengambil informasi tentang isu

keuangan, resiko, kontrol manajemen, dan menerima feedback dari progress of the
audit. Beberapa hal yang diharapkan dari kinerja audit committee:
- Penilaian posisi dan prospek perusahaan yang bisa dimengerti untuk di
presentasikan pada shareholders.
- Ensure systems of internal control organization are sound
- To Safeguard shareholders investment and the companys asset
- Memiliki laporan keuangan dan prinsip kontrol internal yang formal dan
transparan
- Mampu menjaga hubungan dengan auditor perusahaan
Beberapa kritik untuk audit committee:
- Para anggota dapat terlalu terlibat dalam executive management sehingga
dapat menganggu tanggung jawab manajemen.
- Dapat menjadi birokratik dan process driven daripada exercising sound
commercial judgement.
The Role of Internal Audit in Corporate Governance
Menurut
The
Institute
of
Internal
Audit
(www.iia.org.uk/en/about_us/What_is_internal_audit.cfm), peran internal audit:
Menyediakan jaminan independen bahwa manajemen resiko organisasi, governance,
dan proses kontrol internal berjalan dengan efektif. Internal audit menangani isu
yang penting berkaitan dengan survival dan prosperity organisasi. Tidak seperti
external auditor, Internal auditor tidak hanya melihat dari sisi resiko keuangan, tapi
isu-isu seperti reputasi dan pertumbuhan organisasi, dampak terhadap lingkungan,
dan bagaimana organisasi memperlakukan karyawannya. Penilaian oleh internal
auditor haruslah independen, objektif, dan membangun/ constructive view. Untuk itu,
mereka membutuhkan bermacam-macam kemampuan dan pengetahuan.
Output yang dihasilkan dari internal auditor:
- An outgoing analysis of business process and the associated control systems
- An evaluation of the extent and effectiveness of these control systems
- Regular reviews of operational and financial performance
- Assessments of the achievement corporate mission, policies, and objectives
- Identification of areas for more efficient use of resources
- Confirmation of the existence and value of the companys assets
- Ad hoc inquiries into possible irregularities and frauds
- Reviews of the compliance framework
- Identification of compliance issues and confirmation of compliance
- Reviews of the organizations values and code of conduct or ethics
- An evaluation of the risk assessment and review systems
- Regular evaluation of risk at all levels in the organizations
- Ad hoc reviews of unacceptable levels of risk.
Namun dalam prakteknya, ada ambiguitas tentang kepada siapa internal audit
bertanggung jawab dan bagaimana internal audit function dapat cocok dengan
struktur organisasi. Apakah internal audit diperlakukan sebagai bagian dari organisasi
manajemen dan melapor pada senior management seperti Chief Finance Officer,
seperti kebanyakan, atau kepada board melalui audit committee. Berdasarkan studi
yang dilakukan KPMG (www.aci.kpmg.com.hk/docs/AC/Internal_audit_role.pdf)
sebagai sebuah perusahaan akuntansi internasional, solusi dari masalah ini adalah
internal audit secara utama melapor secara langsung pada audit committee. Pro dan
kontra atas solusi ini adalah:
Pro

The ability to transcend all departments without fear of limitation of scope by

being tied to, for example, the finance department
The board and audit committee know that the information they are receiving
on the internal controls and risk management systems reflects a true
description and has not been watered down or filtered by management
beforehand
The independence of the internal audit function is absolute
The funding of the internal audit is outside the normal process of budgeting,
thereby allowing resources to be allocated by the assurance needs of the
organization as assessed by the board or the audit committee.
It enables the board/audit committee to directly and critically analyse and
evaluate the internal audit function in its contribution to the fulfillment of the
boards responsibility for internal control.
It reinforces the board/audit committees knowledge of the business and its
risk profile when dealing with management and stakeholders.

Kontra
- Internal audit may not be privy to all sources of information throughout the
company if sees as outside the management structure.
- The chairman of the audit committee may not have allocated sufficient time,
or have adequate resources/capacity, to deal with the oversight of the internal
audit function.
- It would be necessary to set up a specific charter outlining the roles and
responsibilities of the board in relation to the internal audit, as separate from
management. For example, who would look after human resources issues,
such as personnel evaluations, compensation & career planning? Could the
internal audit have a career elsewhere in the organization?
- The audit committee would be assuming more responsibility and therefore,
perhaps, more liability in relation to the adequacy of the internal control and
risk systems in organization.
- Potentially it restricts the ability of the CEO to use internal audit as a tool to
reinforce control principles, or in special project.
The Institute of internal auditor (Institute of Internal Auditors, Practice Advisory
1110-2: Chief Audit Executive Reporting Lines, December 2002) menyarankan
bahwa siapapun yang menjalankan fungsi internal audit, ada beberapa poin
pengukuran kunci agar reporting lines menjadi efektif dan independen:
- The head of internal audit should meet privately with the board/audit
committee without the presence of management, thus reinforcing the
independence and direct nature of the reporting relationship.
- The board or audit committee should have the authority to review and
approve the annual audit plan and all major changes to the plan.
- The board or audit committee should review the performance of the head of
internal audit and the overall internal audit function at least once a year, as
well as approve the compensation levels for the head of internal audit.
- The charter for the internal audit function should clearly articulate both the
functional and administrative reporting lines for the function, as well as
principles activities.
- The reporting line should be to someone sufficient authority to provide
internal audit with sufficient support to accomplish its day to day activities.

The reporting line should facilitate open and direct communications with the
CEO, the senior executive group, and line management.

The reporting line should enable adequate communications and information

flows, so that internal audit receives adequate and timely information
concerning activities, plans, and business initiatives of the organizations.
Budgetary controls and considerations imposed by the administrative
reporting line should not impede internal audit in accomplishing its brief.

The Importance of the External Auditor

Dalam beberapa hal, auditor internal dan auditor eksternal memiliki kesamaan.
Keduanya merupakan profesi yang memainkan peran penting dalam tata kelola
organisasi serta memiliki kepentingan bersama dalam hal efektivitas pengendalian
internal keuangan. Keduanya diharapkan memiliki pengetahuan yang luas tentang
bisnis, industri, dan risiko strategis yang dihadapi oleh organisasi yang mereka
layani. Dari sisi profesionalitas, keduanya juga memiliki kode etik dan standar
profesional yang ditetapkan oleh institusi profesional masing-masing yang harus
dipatuhi, serta sikap mental objektif dan posisi independen dari kegiatan yang
mereka audit. Namun, selain berbagai kesamaan tersebut,audit internal dan audit
eksternal adalah dua fungsi yang memiliki banyak pula perbedaan.
Perbedaan Misi
Tanggung jawab utama auditor eksternal adalah memberikan opini atas
kewajaran pelaporan keuangan organisasi, terutama dalam penyajian posisi
keuangan dan hasil operasi dalam suatu periode. Mereka juga menilai apakah laporan
keuangan organisasi disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima
secara umum, diterapkan secara konsisten dari periode ke periode, dan seterusnya.
Opini ini akan digunakan para pengguna laporan keuangan, baik di dalam organisasi
terlebih di luar organisasi, antara lain untuk melihat seberapa besar tingkat reliabilitas
laporan keuangan yang disajikan oleh organisasi tersebut.
Sementara itu, tanggung jawab utama auditor internal tidak terbatas pada
pengendalian internal berkaitan dengan tujuan reliabilitas pelaporan keuangan
saja, namun juga melakukan evaluasi desain dan implementasi pengendalian
internal, manajemen risiko, dan governance dalam pemastian pencapaian
tujuan organisasi. Selain tujuan pelaporan keuangan, auditor internal juga
mengevaluasi efektivitas dan efisiensi serta kepatuhan aktivitas organisasi terhadap
ketentuan perundang-undangan dan kontrak, termasuk ketentuan-ketentuan internal
organisasi.
Perbedaan Organisasional
Auditor Internal merupakan bagian integral dari organisasi di mana klien utama
mereka adalah manajemen dan dewan direksi dan dewan komisaris, termasuk
komite-komite yang ada. Biasanya auditor internal merupakan karyawan organisasi
yang berasngkutan. Meskipun dalam perkembangannya pada saat ini dimungkinkan
untuk dilakukan outsourcing atau co-sourcing internal auditor, namun sekurangkurangnya penanggung jawab aktivitas audit internal (CAE) tetaplah bagian integral
dari organisasi.
Sebaliknya, auditor eksternal merupakan pihak ketiga alias bukan bagian dari
organisasi. Mereka melakukan penugasan berdasarkan kontrak yang diatur dengan

ketentuan perundang-udangan maupun standar profesional yang berlaku untuk

auditor eksternal.
Perbedaan Pemberlakuan
Secara umum, fungsi audit internal tidak wajib bagi organisasi. Namun demikian
untuk perusahaan yang bergerak di industri tertentu, seperti perbankan, dan juga
perusahaan-perusahaan yang listing di Bursa Efek Indonesia diwajibkan untuk
memiliki auditor internal. Perusahaan-perusahaan milik negara (BUMN) juga
diwajibkan untuk memiliki auditor internal.
Sementara itu, pemberlakuan kewajiban untuk dilakukan audit eksternal lebih
luas dibandingkan audit internal. Perusahaan-perusahaan yang listing, badanbadan sosial, hingga partai politik dalam keadaan-keadaan tertentu diwajibkan oleh
ketentuan perundang-undangan untuk dilakukan audit eksternal,
Perbedaan Fokus dan Orientasi
Auditor internal lebih berorientasi ke masa depan, yaitu kejaidan-kejadian yang
diperkirakan akan terjadi, baik yang memiliki dampak positif (peluang) maupun
dampak negatif (risiko), serta bagaimana organisasi bersiap terhadap segala
kemungkinan pencapaian tujuannya.
Sedangkan auditor eksternal terutama berfokus pada akurasi dan bisa
dipahaminya kejadian-kejadian historis sebagaimana terefleksikan pada laporan
keuangan organisasi.
Perbedaan Kualifikasi
Kualifikasi yang diperlukan untuk seorang auditor internal tidak harus seorang
akuntan, namun juga teknisi, personil marketing, insinyur produksi, serta personil
yang memiliki pengetahuan dan pengalaman lainnya tentang operasi organisasi
sehingga memenuhi syarat untuk melakukan audit internal.
Auditor Eksternal harus memiliki kualifikasi akuntan yang mampu memahami
dan menilai risiko terjadinya errors dan irregularities, mendesain audit untuk
memberikan keyakinan memadai dalam mendeteksi kesalahan material, serta
melaporkan temuan tersebut. Pada kebanyakan negara, termasuk di Indonesia,
auditor perusahaan publik harus menjadi anggota badan profesional akuntan yang
diakui oleh ketentuan perundang-undangan.
Perbedaan Timing
Auditor internal melakukan review terhadap aktivitas organisasi secara
berkelanjutan, sedangkan auditor eksternal biasanya melakukan secara
periodik/tahunan.
Audit eksternal diadakan sebagai bagian dari tinjauan akuntansi tahunan atau sebagai
tinjauan khusus dari agensi donor. Audit eksternal di laksanakan oleh perusahaan
akuntansi dengan kualifikasi profesional.
Auditor dipilih oleh Dewan Kehormatan (atau Rapat Umum Tahunan) atau oleh
pendonor jika diadakan audit khusus. Auditor bersifat independen. Independen
berarti auditor tidak pernah terlibat dalam penyusunan laporan keuangan dan tidak
memiliki hubungan secara personal dengan organisasi yang akan diaudit.
Auditor memiliki waktu yang terbatas dalam menyelesaikan pekerjaannya, sehingga
mereka akan berkonsentrasi dalam menguji viliditas dari beberapa sampel transaksi
dan hasilnya daripada mengecek semuanya dengan membabi buta. Walaupun auditor

harus independen, meskipun demikian mereka menyediakan jasa yang akan dibayar
dengan uang-anda memiliki hak untuk mendapatkan hasil kerja sesuai dengan uang
yang anda bayar.
Audit akan menghasilkan sebuah laporan yang ditujukan kepada anggota-anggota
dan akan memberi sebuah opini audit mengenai kebenaran dan kewajaran laporan
keuangan (dari kondisi organisasi dan kegiatan-kegiatan selama periode tersebut).
Jika auditor tidak setuju dengan hasil laporan keuangan yang diberikan organisasi
maka auditor dapat menyatakan dalam laporannya bahwa, menurut opini mereka,
laporan tersebut tidak baik.
Jika auditor menawarkan beberapa penyesuaian atau perubahan pada rancangan
laporan keuangan, maka hal ini harus disetujui oleh Dewan. Laporan audit diberikan
kepada para anggota dan biasanya diterima pada saat Rapat Umum Tahunan.
Auditor juga biasanya sering menyediakan Surat Manajemen. Surat manajemen
terpisah dari laporan audit, dan ditujukan kepada bagian manajemen. Laporan ini
menerangkan kelemahan yang terjadi dalam sistem kontrol internal dan memberikan
rekomendasi bagaimana memperbaikinya. Manajer mempunyai kesempatan untuk
merespon hasil temuan yang dijabarkan pada surat manajemen dan menjelaskan
langkah apa yang akan diambil.
Kadang-kadang, agensi pendonor dapat meminta audit eksternal independen atas
laporan dan kegiatan. Mereka akan menunjuk orang yang memenuhi syarat untuk
melaksanakannya. Tujuan utama dari audit ini adalah memeriksa apakah dana yang
diberikan digunakan sesuai dengan yang diingini dan sesuai dengan anggaran belanja
awal yang disetujui dalam perjanjian.
Auditor hampir pasti berharap dapat mewawancarai karyawan dan anggota komisi
dan bahkan dapat mengajukan permintaan untuk mengobservasi organisasi dalan
menjalankan kegiatan-kegiatannya. Kerjasama harus diberikan selama kunjungan
auditor dan segala upaya harus ditempuh untuk tetap terbuka dan jujur mengenai
kelebihan dan kelemahan organisasi.

The significance of the company secretary

Banyak perusahaan berdasarkan yurisdiksi hukum memerlukan pengangkatan
seorang sekretaris perusahaan. Seperti director, secretary merupakan pekerja dari
perusahaan tersebut, seperti mereka, memiliki kewajiban untuk bertindak dengan
itikad baik untuk kepentingan terbaik perusahaan dan untuk menghindari konflik
kepentingan.
Tugas dari sekretari:
1. Advising the chairman on legal rules and regulations affecting the company
2. Convening board , board committee, and company meeting
3. Advising on and guiding board and board committee procedures
4. Advising the chairman on the agenda and writing the minutes for the
chairman approval
5. Maintaining the company statutory record, such as the register of members.
6. Filing company law returns with the companies registrar or regulatory
authority
7. Ensuring compliance with company legislation, including the various filling
requirements. And where appropriate the stock exchange listing requirements
8. Ensuring compliance with other relevant regulations and laws.