Anda di halaman 1dari 17

2.

Tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi dalam struktur organisasi Rumah
Sakit Permata Bunda.
a. Direktur
Direktur Rumah Sakit Umum mempunyai Tugas Pokok : Membantu dalam
pengelolaan Rumah Sakit dan penyelenggaraan pelayanan kesehatan kepada
masyarakat.
Dalam menyelenggarakan tugas, Direktur mempunyai fungsi sebagai berikut :
Merumuskan kebijakan rumah sakit
Menyusun Rencana Strategik Rumah Sakit
Penyelenggaraan pelayanan umum dibidang kesehatan
b. Komite Medis
Fungsi komite medis yaitu :
Memberikan saran kepada direktur rumah sakit/kepala bidang pelayanan medik
Mengkoordinasikan dan mengarahkan kegiatan pelayanan medik
Menangani hal-hal yang berkaitan dengan etik kedokteran
Menyusun kebijakan pelayanan medis sebagai standar yang harus dilaksanakan
oleh semua kelompok staff medis di rumah sakit.
Tanggung jawab Komite Medik adalah terkait dengan mutu pelayanan medis,
pembinaan etik kedokteran dan pengembangan profesi medis. Komite Medis
bertanggung jawab kepada direktur rumah sakit.
c. Wakil Direktur Penunjang Medis
Tugas wakil direktur penunjang medis yaitu : melaksanakan tugas pengembangan
penunjang medis sesuai petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis untuk pemenuhan
kebutuhan penunjang medis di rumah sakit.
Bertanggung jawab bersama Direktur terhadap pembuatan rencana
kegiatansemesteran dan tahunan dan pengawasan terhadap pelaksanaannya.
Tanggung Jawab Wakil Direktur Medis adalah :
Menetapkan bersama wakil direktur dalam usulan strategis untuk
pengembanganRumah Sakit sesuai dengan ilmu pengetahuan, merancang
sumber pendapatan danbelanja Rumah Sakit dibantu jajaran manajemen.
Bertanggung jawab bersama Direktur terhadap kinerja, laporan-laporan
pertanggung jawaban kerja terhadap bagian-bagian pelayanan di Rumah sakit.
Bertanggung jawab bersama terhadap kemajuan, kelangsungan, keuangan,
danoperasional Rumah Sakit secara menyeluruh.
Bertanggung jawab bersama direktur sebagai pengambil keputusankeputusanstrategis dalam Rumah Sakit (Decission Maker).
d. Wakil Direktur Pelayanan Medis
Tugas wakil direktur pelayanan medis adalah melaksanakan tugas dibidang
penataan dan pengelolaan prosedur pelayanan medis dan keperawatan sesuai
petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis untuk peningkatan kinerja pelayanan
rumah sakit.

Fungsi dan tanggung jawab Wakil direktur pelayanan Medis adalah :


Menghimpun kebijakan teknis dibidang pelayanan kesehatan rumah sakit
sesuai kebutuhan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
Menyusun rencana kerja pelayanan kesehatan rumah sakit sesuai kebutuhan
untuk menjadi program unit.
Merencanakan kebutuhan tenaga medis, penunjang medis, sarana prasarana
medis dan logistik keperawatan sesuai ketentuan untuk kelancaran tugas unit.
Melakukan koordinasi tugas pelayanan dengan Unit Pelayanan Fungsional
(UPF) dan Instalasi untuk kelancaran pelayanan rumah sakit.
Melakukan pembinaan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelayanan
kesehatan rumah sakit secara rutin untuk peningkatan kinerja unit.
Melakukan pemantauan dan pengawasan penggunaan sarana, peralatan medis
dan logistik keperawatan secara terpadu untuk tertibnya pelaksanaan tugas.
Mengkonsultasikan tugas dengan atasan secara lisan maupun tertulis untuk
beroleh petunjuk.
Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan Kepala bidang / unit terkait
melalui rapat / pertemuan untuk penyatuan pendapat.
Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai job untuk tertibnya
pelaksanaan tugas.
Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi.
Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancaran
tugas kedinasan
e. Wakil Direktur Keuangan dan Administrasi Umum
Tugas dan Tanggung jawab Umum
Diangkat dan diberi wewenang sebagai Kepala bagian oleh Direktur dan
Pemilik Perusahaan
Bertanggung jawab langsung terhadap Direktur.
Memiliki kewenangan untuk mengatur dan mendelegasikan system pada
koordinator-koordinator yang ada di bawahnya.
Bertanggung jawab terhadap pengambilan keputusan pada skala sedang yang
berkaitan pada wilayah kerjanya masing-masing.
Bertanggung jawab terhadap kinerja bawahannya masing-masing serta
bertanggung jawab terhadap total quality control pada hasil kinerja
bawahannya.
Mampu memerintah, memiliki jiwa pemimpin, berani menegur dan
mengarahkan bawahannya.
Bertanggung jawab membuat SOP dan peraturan-peraturan standar pada
divisi-divisi yang menjadi bawahannya, mensosialisasikannya dengan baik
dengan persetujuan direktur.
Membuat program-program baru setiap periode dan diajukan dalam rapat
direksi.

Membuat catatan dan laporan personal staff, kedisiplinan, kepatuhan terhadap


peraturan dan tata tertib semua staff yang menjadi bawahannya, untuk
kemudian dilaporkan pada divisi HRD (personalia)
Membuat laporan-laporan rutin tentang perkembangan operasional Rumah
Sakit sesuai dengan yang diminta oleh Direktur.
Membuat laporan pertanggungjawaban kerja pada Direktur setiap periode,
yang periodenya ditetapkan oleh Direktur.
Bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit

f. Bagian Keperawatan
Bertanggung jawab kepada Ka.Bag pely Medik dan Keperawatan.
Menyelenggarakan ketentuan jasa keperawatan sesuai dengan etik
keperawatan di Rumah Sakit.
Melaksanakan prosedur keuangan yang telah ditetapkan Direktur dan Ka.Bag
Administrasi dan Keuangan di bagian Keperawatan.
Mengoperasionalkan investasi secara efisien dan efektif didalam
penyelenggaraan pelayanan keperawatan.
Memberikan kontribusi pendapatan bagi rumah sakit.
Menyusun system dan prosedur penerimaan dan pemulangan pasien, sisdur,
penampungan keluhan pasien yang dirawat di Rumah Sakit.
Memimpin penyusunan rencana kerja tahunan dan anggaran tahunan di
keperawatan sebagai usulan kepada Wakil Direktur Medik dan Keperawatan.
Memberikan penilaian dan saran alternative yang tepat mengenai kelayakan
suatu investasi di bagian perawatan.
Memberikan laporan setiap bulannya tentang urusan keperawatan disertai hasil
analisisnya, yang kemudian dihubungkan dengan laporan keuangan dan
pencatatan medic, kepada Ka.Bag Medik dan Keperawatan.
Membantu dan membimbing bawahannya memecahkan kesulitan dalam
menjalankan tugas.
Mengembangkan kerjasama antar bawahannya.
Memberikan penilaian atas karya bawahannya.
Mengusulkan promosi, demosi, mutasi, penerimaan, peringatan dan pemutusan
hubungan kerja karyawan di bagian keperawatan.
Memberikan izin pasien perawatan yang meninggal atau pulang paksa untuk
meninggalkan rumah sakit setelah memenuhi ketentuan yang berlaku.
Menetapkan, mencabut dan merubah system dan prosedur yang hanya berlaku
di keperawatan setelah mendapat persetujuan dari Ka.Bag Medik dan
Keperawatan.
g. Seksi Keperawatan
Bidang pelayanan keperawatan mempunyai tugas :
Menyiapkan usulan pengembangan/ pembinaan mutu asuhan keperawatan
sesuai dengan kebutuhan pelayanan;

Menyiapkan program upaya peningkatan mutu asuhan Keperawatan,


koordinasi dengan tim keperawatan/komite keperawatan rumah sakit;
Berperan serta menyusun SOP pelayanan keperawatan sesuai dengan
kebutuhan pelayanan dan memberikan bimbingan dalam pembinaan asuhan
keperawatan sesuai standar;
Memberikan bimbingan pendokumentasian asuhan keperawatan dan
melaksanakan evaluasi secara berkala dalam pelaksanaan asuhan keperawatan
dan evaluasi pelayanan keperawatan di rumah sakit;
Menyiapkan usulan penetapan/distribusi tenaga keperawatan sesuai kebutuhan
pelayanan.
Merencanakan pengembangan staf sesuai kebutuhan pelayanan, koordinasi
dengan Kepala Instalasi serta mengumpulkan berkas kepegawaian tenaga
keperawatan
Menghadiri rapat pertemuan berkala dengan Kepala Bidang Perawatan, Kepala
Instalasi, Kepala Ruangan terkait untuk kelancaran pelaksanaan pelayanan
keperawatan;
Memberikan saran dan masukan sebagai bahan pertimbangan pada atasan dan
mewakili tugas dan wewenang Kepala Bidang Keperawatan atas persetujuan
Direktur sesuai dengan kebutuhan;
Menjelaskan kebijakan rumah sakit kepada Staf Keperawatan Berkoordinasi
dengan Kepala Ruangan /Kepala Instalasi;
Mengawasi kegiatan tenaga keperawatan di seluruh unit pelayanan
keperawatan.
Menyiapkan rencana kebutuhan peralatan perawatan baik jumlah maupun
kualitas alat serta pendistribusian peralatan keperawatan sesuai kebutuhan
pelayanan;
Menyusun Protap/SOP pendayagunaan dan pemeliharaan peralatan
berdasarkan kebijakan rumah sakit;
Menganalisa dan mengkaji usulan kebutuhan peralatan dan Kepala ruangan
/Kepala Instalasi.
Sebagai Koordinator Supervisor jaga.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

h. Instalasi
Instalasi merupakan fasilitas penyelenggara pelayanan medik dan non medik,
kegiatan penelitian, pengembangan, pendidikan dan pelatihan, serta pemeliharaan
sarana RS. Instalasi dipimpin oleh seorang kepala instalasi yang berada dibawah
dan bertanggung jawab kepada Direktur.
i. Bidang Administrasi Umum
Administrasi Umum Rumah Sakit mempunyai fungsi :
Menyelenggarakan kegiatan penyusunan perencanaan kegiatan dan anggaran
sub bidang administrasi pelayanan terpadu Rumah Sakit
Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan dan sistem
administrasi pelayanan terpadu Rumah Sakit

Menyelenggarakan pengawasan, evaluasi dan pengendalian mutu pada sub


bidang administrasi pelayanan terpadu Rumah sakit
Mengelola sumber daya sub bidang administrasi pelayanan terpadu Rumah
Sakit agar dapat berfungsi secara efektif dan efisien
Bekerjasama dengan seluruh pihak terkait dengan kelengkapan isi dokumen
rekam medis untuk kepentingan pengajuan klaim biaya pelayanan
Bekerjasama dengan pihak penjamin pembiayaan pelayanan dalam penerbitan
surat jaminan pelayanan di rumah sakit
Melakukan telaah dan klarifikasi kelengkapan rekam medis yang terkait
dengan pelayanan yang telah diberikan kepada pihak penjamin pembiayaan
pelayanan.
Melaksanakan entri data kelengkapan rekam medis yang dibutuhkan dalam
rangka pengajuan klaim kepada pihak penjamin pembiayaan pelayanan
Melaksanakan pengumpulan data, penghitungan dan pembagian jasa
pelayanan
Mengajukan usulan pembagian jasa pelayanan dari hasil pengumpulan data
dan penghitungan yang sesuai aturan berlaku kepada Sub Bagian Keuangan
rumah sakit
Melaksanakan dan menyiapkan sarana, prasarana dan logistik rekam medis.
Melakukan evaluasi formulir rekam medis.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan Pimpinan

j. Bidang keuangan
Sub bagian keuangan mempunyai uraian tugas sebagai berikut:
Menyusun rencana dan program kerja sub bagian keuangan dan penyusunan
program sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya;
Memberi petunjuk kepada bawahan dalam melaksanakan tugas agar terjalin
kerja sama yang baik
Menyeleksi pelaksanaan tugas bawahan agar hasil yang di capai sesuai dengan
sasaran yang telah di tetapkan;
Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan pengembangan
karir;
Mengumpulkan dan mempelajari serta menelaah peraturan dan perundangundangan di bidang keuangan;
Mengumpulkan bahan penyusunan saran strategis dan alternatif bidang
perencanaan keuangan dan menyusun rencana anggaran pendapatan dan
belanja rutin / pembangunan sesuai dengan rencana dan program kerja sebagai
bahan masukan atasan;
Mengkoordinasikan program dan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan,
pengeluaran, pertangungjawaban dan pembukuan keuangan
Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan anggaran rutin/pembangunan
berdasarkan data dan informasi keuangan di lingkungan Rumah Sakit

Melaksanakan bimbingan dan pembinaan bendaharawan sesuai dengan


ketentuan yang berlaku
Mengkordinasikan pelaksanaan penyelesaian pertanggung jawaban
perbendaharaan termasuk pembayaran dan pelaporan pajak sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
Menyusun laporan pelaksanaan
anggaran rutin
dan pembangunan
berdasarkan data dan informasi sebagai pertanggung jawaban
Pengkoordinasian dan sinkronisasi laporan keuangan dari sumber dana APBD,
BLUD dan sumber dana lainnya di lingkungan Rumah Sakit
Memberi layanan teknis di bidang keuangan
Membuat konsep pedoman dan petunjuk teknis
Pelaksanaan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

4. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Permata Bunda

Kepala Instalasi
Farmasi Rumah
Sakit

Administrasi
IFRS

Pengelolaan
Perbekalan
Farmasi

Pelayanan
Farmasi Klinik

Manajemen Mutu

5. Tugas dan Tanggung Jawab Peorangan


Instalasi Farmasi RS dipimpin oleh Apoteker. Apoteker pengelola minimal punya
pengalaman 2 tahun di bagian Farmasi RS. Apoteker telah terdaftar di Depkes ,ada SIK,
terdaftar di asosiasi profesi, dan SK penempatan. Pelaksanaan pelayanan dibantu tenaga
ahli madya Farmasi (D3) dan Tenaga menengah Farmasi (AA). Kepala IFRS
bertanggung jawab pd aspek hukum dan peraturan Farmasi baik dari pengawasan dan
administrasi.
A. Unit Administrasi
1. Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang
berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode
bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan.
2. Administrasi Keuangan Pelayanan Farmasi merupakan pengaturan anggaran,
pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi keuangan, penyiapan
laporan, penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua kegiatan pelayanan
farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan,
semesteran atau tahunan.
3. Administrasi Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan
farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi
standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada
pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Tujuan Administrasi:
Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi
Tersedianya informasi yang akurat
Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan
Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan
Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi
dapat dikelola secara efisien dan efektif.
B. Unit Pengelolaan Perbekalan Farmasi
1. Pemilihan
Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di
rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria
pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga
dan memperbaharui standar obat.
2. Perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan
farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari
kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung
jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain
konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Pedoman perencanaan berdasarkan
DOEN, formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, ketentuan setempat
yang berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas,
siklus penyakit, sisa persediaan,data pemakaian periode yang lalu, dan rencana
pengembangan.
3. Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan
dan disetujui, melalui pembelian secara tender (oleh panitia pembelian barang
farmasi)

dan

secara

langsung

dari

pabrik/distributor/pedagang

besar

farmasi/rekanan, melalui produksi/pembuatan sediaan farmasi (produksi steril


dan produksi non steril), dan melalui sumbangan/droping/hibah.
4. Produksi
Merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk, dan pengemasan kembali
sediaan farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Kriteria obat yang diproduksi adalah sediaan farmasi
dengan formula khusus, sediaan farmasi dengan harga murah, sediaan farmasi
dengan kemasan yang lebih kecil, sedian farmasi yang tidak tersedia dipasaran,

sediaan farmasi untuk penelitian, sediaan nutrisi parenteral, rekonstruksi sediaan


obat kanker.
5. Penerimaan
Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinasi
atau sumbangan. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi yaitu pabrik
harus mempunyai sertifikat analisa, barang harus bersumber dari distributor
utama, harus mempunyai material safety data sheet (MSDS), khusus untuk alat
kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin, dan expire date
minimal 2 tahun.
6. Penyimpanan
Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang
ditetapkan menurut bentuk sediaan dan jenisnya, suhu dan kestabilannya, mudah
tidaknya meledak/terbakar, dan tahan/tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan
sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai
kebutuhan.
7. Distribusi
Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk
pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan
serta untuk menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar
kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan:
a. Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada
b. Metode sentralisasi atau desentralisasi
c. Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi
8. Pencatatan
Pencatatan bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar
dan masuk.Pencatatan memudahkan untuk melakukan penelusuran bila terjadi
adanya mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran.Pencatatan
dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual.Kartu yang
umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok.
Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi
bersangkutan, pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi
mutasi

perbekalan

farmasi

(penerimaan,

pengeluaran,

hilang

atau

rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat dalam kartu stok, penerimaan dan


pengeluaran barang dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
9. Pelaporan

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi


perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada
pihak yang berkepentingan.Tujuan pelaporan adalah tersedianya data yang akurat
sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, tersedianya arsip yang
memudahkan penelusuran sureat dan laporan, mendapat data yang lengkap untuk
membuat perencanaan.
C. Unit Pelayanan Farmasi Klinik
Mewujudkan perilaku sehat melalui penggunaan obat rasional termasuk
pencegahan dan rehabilitasinya.
Mengidentifikasi permasalahan yang berhubungan dengan obat baik potensial
maupun kenyataan.
Menyelesaikan permasalahan yang berhubungan dengan obat melalui kerja
sama pasien dan tenaga kesehatan lain.
Merancang, menerapkan dan memonitor penggunaan obat untuk menyelasaikan
masalah yamg berhubungan dengan obat.
Menjadi pusat informasi obat bagi pasien, keluarga dan masyarakat serta tenaga
kesehatan rumah sakit.
Melaksanakan konseling obat pada pasien, keluarga dan masyarakat serta tenaga

kesehatan rumah sakit.


Melakukan pengkajian obat secara prospektif maupun reprospektif.
Melakukan pelayanan Total Parenteral Nutrition.
Memonitor kadar obat dalam darah.
Melayani konsultasi keracunan.
Bekerja sama dengan tenaga kesehatan terkait dalam perencanaan, penerapan

dan evaluasi pengobatan.


D. Unit Menejemen Mutu
1. Pelayanan farmasi harus mencerminkan kualitas pelayanan kefarmasian yang
bermutu tinggi, melalui cara pelayanan farmasi rumah sakit yang baik.
2. Pelayanan farmasi dilibatkan dalam program pengendalian mutu pelayanan rumah
sakit.
3. Mutu pelayanan farmasi harus dievaluasi secara periodik terhadap konsep,
kebutuhan, proses, dan hasil yang diharapkan demi menunjang peningkatan mutu
pelayanan.
4. Apoteker dilibatkan dalam merencanakan program pengendalian mutu.
5. Kegiatan pengendalian mutu mencakup hal-hal berikut :
Pemantauan : pengumpulan semua informasi yang penting yang berhubungan
dengan pelayanan farmasi.

Penilaian

pelayanan dan berupaya untuk memperbaiki.


Tindakan
: bila masalah-masalah sudah dapat ditentukan maka harus

diambil tindakan untuk memperbaikinya dan didokumentasi.


Evaluasi : efektivitas tindakan harus dievaluasi agar dapat diterapkan dalam

program jangka panjang.


Umpan balik : hasil tindakan harus secara teratur diinformasikan kepada staf.

: penilaian secara berkala untuk menentukan masalah-masalah

6. Sistem pengelolaan perbekalan farmasi


a. Seleksi Perbekalan Farmasi
Identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, dari formularium rumah sakit
menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi
sampai menjaga dan memperbaharui standar obat.
b. Perencanaan Perbekalan Farmasi
Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemeliharaan jenis, jumlah dan
harga sediaan farmasi dan alat kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran
dalam rangka pengadaan untuk menghindari kekosongan obat dengan metode yang
dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar pelaksanaan yang telah ditentukan.
Perencanaan berpedoman pada DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional), formularium
RS, standart terapi RS, data catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan
prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu dan
rencana pengembangan.
Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan
jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan
kesehatan di rumah sakit.
Ada tiga jenis metode perencanaan yaitu konsumsi, epidemiologi, dan
kombinasi keduanya yang disesuaikan dengan anggaran setempat. Perencanaan
dengan metode konsumsi dilakukan berdasarkan data penggunaan obat diwaktu yang
lalu, sedangkan metode epidemiologi dilakukan berdasarkan data tingkat kejadian
penyakit dan standart pengobatan untuk penyakit tersebut. Data penggunaan obat
waktu yang lalu untuk metode konsumsi harus akurat. Metode konsumsi ini dapat
menyebabkan penggunaan obat yang kurang rasional akan terus terjadi berbeda
dengan halnya metode epidemiologi yaitu mengambil asumsi bahwa pengobatan
disesuaikan dengan penyakit yang ada atau terjadi pada saat tertentu
c. Pengadaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dan disetujui. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan
farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang

terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta
waktu berlebihan. Proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan:
Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya tinggi
Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar
pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa,
sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet
(MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus
mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan

lain-lain.
Order pemesanan agar barang dapat sesuai maca, waktu dan tempat.

Beberapa jenis obat, bahan aktif, yang mempunyai masa kadaluarsa relatif pendek
harus diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu, harus dihinari pengadaan
dalam jumlah besar. Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui
beberapa cara yaitu :

Pembelian
Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan
perbekalan farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian :
Tender terbuka Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang
terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada
penentuan harga, metoda ini lebih menguntungkan, tapi memerlukan staf
yang kuat, waktu yang lama dan perhatian penuh.
Tender terbatas Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup.
Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan
mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga
dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan tender terbuka.
Pembelian dengan tawar menawar Pembelian tawar menawar dilakukan
bila item tidak penting dan tidak banyak. Biasanya dilakukan pendekatan
langsung untuk item tertentu.
Pembelian langsung Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk
pembelian dalam jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Harga tertentu

dan realtif lebih mahal.


d. Penerimaan Perbekalan Farmasi
Menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan melalui pembelian langsung,
tender, konsinasi atau sumbangan. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi
yaitu pabrik harus mempunyai sertifikat analisa, barang harus bersumber dari
distributor utama, harus mempunyai material safety data sheet (MSDS), khusus untuk

alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin, dan expire date


minimal 2 tahun.
e. Distribusi Perbekalan Farmasi
Mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam
proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan
medis.
f. Penyimpanan Perbekalan Farmasi
Menurut bentuk sediaan dan jenisnya, suhu dan kestabilannya, mudah tidaknya
meledak/terbakar, dan tahan/tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem
informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
g. Pencatatan Perbekalan Farmasi
Pencatatan bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar
dan masuk. Pencatatan memudahkan untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya
mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran.Pencatatan dapat
dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual.Kartu yang umum
digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok.
Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi
bersangkutan, pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi mutasi
perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang atau rusak/kadaluwarsa)
langsung dicatat dalam kartu stok, penerimaan dan pengeluaran barang dijumlahkan
pada setiap akhir bulan.
h. Pelaporan Perbekalan Farmasi
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan
farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang
berkepentingan.Tujuan pelaporan adalah tersedianya data yang akurat sebagai bahan
evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, tersedianya arsip yang memudahkan
penelusuran sureat dan laporan, mendapat data yang lengkap untuk membuat
perencanaan.
7. Alur Kerja Atau Flow Chart Untuk Sistem Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Memilih perbekalan
farmasi sesuai
kebutuhan
pelayanan rumah
sakit

Melakukan
monitoring
dan evaluasi
terhadap
persediaan
perbekalan
farmasi di
rumah sakit

Merencanakan
kebutuhan
perbekalan farmasi
secara optimal

Melakukan
pencatatan
dan pelaporan
persediaan
farmasi di
rumahsakit

Mengadakan
perbekalan
berpedoman pada
perencanaan yang
telah dibuat sesuai
ketentuanyang
berlaku

Mendistribusik
an perbekalan
farmasi ke
unit-unit
pelayanan di
rumahsakit

Menyimpan
perbekalan
farmasi sesuai
dengan
spesifikasi dan
persyaratan
kefarmasian

Memproduksi
perbekalan farmasi
untuk memenuhi
kebutuhan
pelayanan
kesehatan
rumahsakit

Menerima
perbekalan
farmasi sesuai
dengan
spesifikasi dan
ketentuan
yang berlaku

8. Aplikasi Resep Rawat Jalan


R/ Metformin 3 500 mg dc 90 tab
Glibenklamid 1 5 mg pc 30 tab
Neurosanbe 1 1 tab 30 tab
1. Selection dan Procurement
Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah
kesehatan yang terjadi di Rumah Sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan
dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial,
standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat
merupakan peran aktif apoteker. Kriteria seleksi obat menurut DOEN:
Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan pasien
Memiliki rasio resiko manfaat yang paling menguntungkan
Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan
Obat mudah diperoleh
Tahap seleksi diawali dengan dilakukannya perencanaan obat dan penyesuaian obat
yang terdapat dalam resep dengan formularium Rumah Sakit. Perencanaan obat di
Rumah Sakit biasanya menggunakan metode morbiditas/epidemiologi, yaitu
berdasarkan pada penyakit yang ada. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang
digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yaitu didasarkan pada penyakit
yang ada di rumah sakit atau yang paling sering muncul dimasyarakat. Pedoman
perencanaan obat untuk rumah sakit yaitu DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar
Terapi Rumah Sakit, ketentuan setempat yang berlaku, data catatan medik, anggaran
yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian
periode yang lalu, atau dari rencana pengembangan. Dalam hal ini metformin sudah
termasuk obat yang terdapat dalam DOEN.
2. Distribusi
Metformin, Glibenklamid, dan neurosanbe yang datang dicek terlebih dahulu
kesesuaiannya terhadap surat pesanan, kemudian dilakukan pencatatan dan obat dapat
didistribusikan kepada pasien. Sistem distribusi obat kepada pasien di rumah sakit
disesuaikan dengan kondisi pasien tersebut serta apakah pasien merupakan pasien
rawat inap, rawat jalan, memerlukan pengemasan dosis unit atau memerlukan
distribusi obat khusus. Adapun distribusi di Rumah Sakit dapat dilakukan melalui
cara-cara berikut:
a) Resep perorangan (individual prescription)
Penyaluran perbekalan farmasi dengan sistem ini adalah berdasarkan resep yang
diterima pasien. Semua pasien rawat jalan menerima perbekalan farmasi melalui
resep perorangan, tetapi sebagian pasien rawat inap juga menerima resep

perorangan. Sistem ini memungkinkan apoteker untuk langsung mengkaji resep


terlebih dahulu dan membuka kesempatan untuk berinteraksi antara dokter,
apoteker, perawat, dan pasien. Kekurangannya adalah jika obat berlebih, pasien
tetap harus membayarnya dan perbekalan dapat terlambat sampai ke pasien.
b) Floor Stock
Pada sistem ini, perbekalan farmasi didistribusikan langsung kepada setiap unit
perawatan. Sistem ini hanya bisa diterapkan untuk pelayanan pada pasien rawat
inap. Keuntungan sistem ini antara lain:
Obat yang dibutuhkan cepat tersedia
Meniadakan obat yang return
Pasien tidak harus membayar obat yang lebih
Tidak perlu tenaga banyak.
Kelemahan sistem ini adalah:
Sering terjadi kesalahan, seperti kesalahan peracikan oleh perawat atau
adanya kesalahan penulisan etiket.
Persediaan obat di ruangan harus banyak.
Kemungkinan kehilangan dan kerusakan obat lebih besar.
c) Sistem One Day Dose Dispensing
Pada sistem ini, pendistribusian obat sesuai dengan dosis per hari yang
dibutuhkan oleh pasien. Sistem ini melibatkan kerjasama apoteker dengan dokter
dan juga perawat dalam memonitor pendistribusian seluruh perbekalan farmasi
kepada pasien sehingga penggunaan obat yang rasional dan efektif dapat tercapai.
Keuntungan sistem ini adalah:
Pasien hanya membayar obat sesuai yang telah digunakannya.
Tidak ada kelebihan obat atau alat yang tidak terpakai di ruangan perawat.
Menciptakan pengawasan ganda oleh apoteker dan perawat.
Kerusakan dan kehilangan obat hampir tidak ada

d) Sistem kombinasi
Rumah sakit besar pada umumnya tidak terpaku pada satu sistem distribusi obat
saja, tetapi lebih fleksibel, yaitu dengan mengkombinasikan beberapa sistem di
atas, bahkan mungkin menggunakan semua sistem di atas, namun sesuai dengan
kebutuhan rumah sakit.
3. Use
Setelah obat didistribusikan kepada pasien maka selanjutnya dapat dilakukan
dispensing obat tersebut dan pemberian KIE kepada pasien.
9. Aplikasi Resep Rawat Inap
a. Seleksi dan Perencanaan

Sebelum dilakukan proses pengadaan ,perencanaan dilakukan untuk menentukan


obat yang akan dibeli. Proses perencanaan berdasarkan pada jumlah sisa obat di
gudang dan jumlah pemakaian obat
b. Pengadaan
Merupakan suatu proses pembelian secara langsung dari pedagang besar
farmasi(PBF)
c. Pemesanan
Awalnya obat dipesan kepada PBF dengan menggunakan surat pemesanan yang
dibuat dan di tandatangani oleh APA (apoteker pengelola apotek). Surat pesanan
(SP) rangkap dua di gunakan untuk pesanan obat yang tidak mengandung bahan
narkotik dan psikotropik, pemesanan obatnya menggunakan surat pesanan khusus
dan surat pemesannya rangkap empat
d. Penerimaan
Dalam melakukan penerimaan obat yang di pesan,AA atau karyawan yang
menerima harus melakukan pengecekan terhadap jenis obat dan kondisi fisiknya
apakah sudah sesuai dengan yang di pesan atau belum jika sesuai dengan faktur
maka faktur maka bisa langsung di tanda tangani oleh apoteker atau asistennya.
e. Distribusi
Proses pendistribusiannya dilakukan secara terpusat untuk pasien rawat inap dan
rawat jalan. Sistem distribusi untuk pasien rawat jalan tidak jauh berbeda dengan
rumah sakit yang lain yaitu menggunakan sistem individual prescription (resep
perorangan). Untuk Pasien rawat inap, dokter menyerahkan resep ke perawat
kemudian diserahkan kepada apotek. Resep kemudian diterima apotek. Setelah itu
AA atau karyawan apotik mengambilkan dan membuat resep yang dibutuhkan
pasien. Obat tersebut diserahkan ke ruangan perawat. Pembayaran seluruhnya di
jumlah jika pasien akan pulang.