Tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi dalam struktur organisasi Rumah
Sakit Permata Bunda.
a. Direktur
Direktur Rumah Sakit Umum mempunyai Tugas Pokok : Membantu dalam
pengelolaan Rumah Sakit dan penyelenggaraan pelayanan kesehatan kepada
masyarakat.
Dalam menyelenggarakan tugas, Direktur mempunyai fungsi sebagai berikut :
Merumuskan kebijakan rumah sakit
Menyusun Rencana Strategik Rumah Sakit
Penyelenggaraan pelayanan umum dibidang kesehatan
b. Komite Medis
Fungsi komite medis yaitu :
Memberikan saran kepada direktur rumah sakit/kepala bidang pelayanan medik
Mengkoordinasikan dan mengarahkan kegiatan pelayanan medik
Menangani hal-hal yang berkaitan dengan etik kedokteran
Menyusun kebijakan pelayanan medis sebagai standar yang harus dilaksanakan
oleh semua kelompok staff medis di rumah sakit.
Tanggung jawab Komite Medik adalah terkait dengan mutu pelayanan medis,
pembinaan etik kedokteran dan pengembangan profesi medis. Komite Medis
bertanggung jawab kepada direktur rumah sakit.
c. Wakil Direktur Penunjang Medis
Tugas wakil direktur penunjang medis yaitu : melaksanakan tugas pengembangan
penunjang medis sesuai petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis untuk pemenuhan
kebutuhan penunjang medis di rumah sakit.
Bertanggung jawab bersama Direktur terhadap pembuatan rencana
kegiatansemesteran dan tahunan dan pengawasan terhadap pelaksanaannya.
Tanggung Jawab Wakil Direktur Medis adalah :
Menetapkan bersama wakil direktur dalam usulan strategis untuk
pengembanganRumah Sakit sesuai dengan ilmu pengetahuan, merancang
sumber pendapatan danbelanja Rumah Sakit dibantu jajaran manajemen.
Bertanggung jawab bersama Direktur terhadap kinerja, laporan-laporan
pertanggung jawaban kerja terhadap bagian-bagian pelayanan di Rumah sakit.
Bertanggung jawab bersama terhadap kemajuan, kelangsungan, keuangan,
danoperasional Rumah Sakit secara menyeluruh.
Bertanggung jawab bersama direktur sebagai pengambil keputusankeputusanstrategis dalam Rumah Sakit (Decission Maker).
d. Wakil Direktur Pelayanan Medis
Tugas wakil direktur pelayanan medis adalah melaksanakan tugas dibidang
penataan dan pengelolaan prosedur pelayanan medis dan keperawatan sesuai
petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis untuk peningkatan kinerja pelayanan
rumah sakit.
f. Bagian Keperawatan
Bertanggung jawab kepada Ka.Bag pely Medik dan Keperawatan.
Menyelenggarakan ketentuan jasa keperawatan sesuai dengan etik
keperawatan di Rumah Sakit.
Melaksanakan prosedur keuangan yang telah ditetapkan Direktur dan Ka.Bag
Administrasi dan Keuangan di bagian Keperawatan.
Mengoperasionalkan investasi secara efisien dan efektif didalam
penyelenggaraan pelayanan keperawatan.
Memberikan kontribusi pendapatan bagi rumah sakit.
Menyusun system dan prosedur penerimaan dan pemulangan pasien, sisdur,
penampungan keluhan pasien yang dirawat di Rumah Sakit.
Memimpin penyusunan rencana kerja tahunan dan anggaran tahunan di
keperawatan sebagai usulan kepada Wakil Direktur Medik dan Keperawatan.
Memberikan penilaian dan saran alternative yang tepat mengenai kelayakan
suatu investasi di bagian perawatan.
Memberikan laporan setiap bulannya tentang urusan keperawatan disertai hasil
analisisnya, yang kemudian dihubungkan dengan laporan keuangan dan
pencatatan medic, kepada Ka.Bag Medik dan Keperawatan.
Membantu dan membimbing bawahannya memecahkan kesulitan dalam
menjalankan tugas.
Mengembangkan kerjasama antar bawahannya.
Memberikan penilaian atas karya bawahannya.
Mengusulkan promosi, demosi, mutasi, penerimaan, peringatan dan pemutusan
hubungan kerja karyawan di bagian keperawatan.
Memberikan izin pasien perawatan yang meninggal atau pulang paksa untuk
meninggalkan rumah sakit setelah memenuhi ketentuan yang berlaku.
Menetapkan, mencabut dan merubah system dan prosedur yang hanya berlaku
di keperawatan setelah mendapat persetujuan dari Ka.Bag Medik dan
Keperawatan.
g. Seksi Keperawatan
Bidang pelayanan keperawatan mempunyai tugas :
Menyiapkan usulan pengembangan/ pembinaan mutu asuhan keperawatan
sesuai dengan kebutuhan pelayanan;
h. Instalasi
Instalasi merupakan fasilitas penyelenggara pelayanan medik dan non medik,
kegiatan penelitian, pengembangan, pendidikan dan pelatihan, serta pemeliharaan
sarana RS. Instalasi dipimpin oleh seorang kepala instalasi yang berada dibawah
dan bertanggung jawab kepada Direktur.
i. Bidang Administrasi Umum
Administrasi Umum Rumah Sakit mempunyai fungsi :
Menyelenggarakan kegiatan penyusunan perencanaan kegiatan dan anggaran
sub bidang administrasi pelayanan terpadu Rumah Sakit
Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan dan sistem
administrasi pelayanan terpadu Rumah Sakit
j. Bidang keuangan
Sub bagian keuangan mempunyai uraian tugas sebagai berikut:
Menyusun rencana dan program kerja sub bagian keuangan dan penyusunan
program sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya;
Memberi petunjuk kepada bawahan dalam melaksanakan tugas agar terjalin
kerja sama yang baik
Menyeleksi pelaksanaan tugas bawahan agar hasil yang di capai sesuai dengan
sasaran yang telah di tetapkan;
Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan pengembangan
karir;
Mengumpulkan dan mempelajari serta menelaah peraturan dan perundangundangan di bidang keuangan;
Mengumpulkan bahan penyusunan saran strategis dan alternatif bidang
perencanaan keuangan dan menyusun rencana anggaran pendapatan dan
belanja rutin / pembangunan sesuai dengan rencana dan program kerja sebagai
bahan masukan atasan;
Mengkoordinasikan program dan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan,
pengeluaran, pertangungjawaban dan pembukuan keuangan
Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan anggaran rutin/pembangunan
berdasarkan data dan informasi keuangan di lingkungan Rumah Sakit
Kepala Instalasi
Farmasi Rumah
Sakit
Administrasi
IFRS
Pengelolaan
Perbekalan
Farmasi
Pelayanan
Farmasi Klinik
Manajemen Mutu
Tujuan Administrasi:
Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi
Tersedianya informasi yang akurat
Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan
Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan
Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi
dapat dikelola secara efisien dan efektif.
B. Unit Pengelolaan Perbekalan Farmasi
1. Pemilihan
Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di
rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria
pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga
dan memperbaharui standar obat.
2. Perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan
farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari
kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung
jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain
konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Pedoman perencanaan berdasarkan
DOEN, formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, ketentuan setempat
yang berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas,
siklus penyakit, sisa persediaan,data pemakaian periode yang lalu, dan rencana
pengembangan.
3. Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan
dan disetujui, melalui pembelian secara tender (oleh panitia pembelian barang
farmasi)
dan
secara
langsung
dari
pabrik/distributor/pedagang
besar
perbekalan
farmasi
(penerimaan,
pengeluaran,
hilang
atau
Penilaian
terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta
waktu berlebihan. Proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan:
Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya tinggi
Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar
pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa,
sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet
(MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus
mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan
lain-lain.
Order pemesanan agar barang dapat sesuai maca, waktu dan tempat.
Beberapa jenis obat, bahan aktif, yang mempunyai masa kadaluarsa relatif pendek
harus diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu, harus dihinari pengadaan
dalam jumlah besar. Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui
beberapa cara yaitu :
Pembelian
Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan
perbekalan farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian :
Tender terbuka Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang
terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada
penentuan harga, metoda ini lebih menguntungkan, tapi memerlukan staf
yang kuat, waktu yang lama dan perhatian penuh.
Tender terbatas Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup.
Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan
mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga
dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan tender terbuka.
Pembelian dengan tawar menawar Pembelian tawar menawar dilakukan
bila item tidak penting dan tidak banyak. Biasanya dilakukan pendekatan
langsung untuk item tertentu.
Pembelian langsung Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk
pembelian dalam jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Harga tertentu
Memilih perbekalan
farmasi sesuai
kebutuhan
pelayanan rumah
sakit
Melakukan
monitoring
dan evaluasi
terhadap
persediaan
perbekalan
farmasi di
rumah sakit
Merencanakan
kebutuhan
perbekalan farmasi
secara optimal
Melakukan
pencatatan
dan pelaporan
persediaan
farmasi di
rumahsakit
Mengadakan
perbekalan
berpedoman pada
perencanaan yang
telah dibuat sesuai
ketentuanyang
berlaku
Mendistribusik
an perbekalan
farmasi ke
unit-unit
pelayanan di
rumahsakit
Menyimpan
perbekalan
farmasi sesuai
dengan
spesifikasi dan
persyaratan
kefarmasian
Memproduksi
perbekalan farmasi
untuk memenuhi
kebutuhan
pelayanan
kesehatan
rumahsakit
Menerima
perbekalan
farmasi sesuai
dengan
spesifikasi dan
ketentuan
yang berlaku
d) Sistem kombinasi
Rumah sakit besar pada umumnya tidak terpaku pada satu sistem distribusi obat
saja, tetapi lebih fleksibel, yaitu dengan mengkombinasikan beberapa sistem di
atas, bahkan mungkin menggunakan semua sistem di atas, namun sesuai dengan
kebutuhan rumah sakit.
3. Use
Setelah obat didistribusikan kepada pasien maka selanjutnya dapat dilakukan
dispensing obat tersebut dan pemberian KIE kepada pasien.
9. Aplikasi Resep Rawat Inap
a. Seleksi dan Perencanaan