Edisi : A

Menyetujui untuk diterbitkan

Pada tanggal, 27 November 2012
Oleh :
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta

Drs. Hasan Muntaser, MM

SMK PURNAMA 2 JAKARTA

Kompetensi Keahlian :
Akuntansi Adm. Perkantoran
Tahun 2012

KATA PENGANTAR
Pedoman mutu ini memberikan gambaran tentang Sistem Manajemen
Mutu (SMM ISO 9001:2008) yang diterapkan di SMK Purnama 2 Jakarta.
Pedoman ini menjadi dasar dalam pengembangan organisasi dan upaya
merealisasikan Kebijakan Mutu yang telah ditetapkan, dimana

yang

menjadi inti dari pengembangan ini adalah memberikan pelayanan yang

semakin baik kepada peserta didik, orang tua, dunia usaha/dunia industri
dan masyarakat pada umumnya.
Prosedur
berdasarkan

yang

terkandung

persyaratan

dalam

Sistem

Pedoman

Manajemen

Mutu
Mutu

ini

disusun

(SMM)

ISO

9001:2008.Pedoman Mutu ini bersifat terbuka artinya dapat diperbaiki

dari waktu ke waktu, akan tetapi tetap mengacu pada persyaratan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
Saran maupun masukan terhadap Pedoman Mutu ini sangat kami
harapkan, hal ini akan menjadi kesempurnaan pedoman mutu ini di masa
akan datang.

Jakarta, 27 November 2012

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta

Drs. Hasan Muntaser, MM

DAFTAR ISI
Halaman Judul .........................................................................................
Status Revisi ............................................................................................
Kata Pengantar ........................................................................................
Daftar Isi ..................................................................................................
Status Terbitan Halaman ........................................................................
Distribusi Dokumen .................................................................................
Profil Smk Purnama 2 Jakarta ..................................................................
BAB

I. KEBIJAKAN MUTU ......................................................................

BAB

II. STRUKTUR ORGANISASI ...........................................................

BAB III. PROSES BISNIS .........................................................................

21
BAB IV. PERSYARATAN UMUM ................................................................
23

12

Lampiran
1. Daftar Prosedur Operasional Standar .....................................................
37
2. Daftar Instruksi Kerja ..............................................................................
37
3. Matrik Tanggung Jawab Prosedur Operasional Standar ...........................
4. Matrik Tanggung Jawab Instruksi Kerja ....................................................
37

37

DISTRIBUSI DOKUMEN
1.

DISTRIBUSI PEDOMAN MUTU TERKENDALI

Distribusi Pedoman Mutu Terkendali diatur sebagai berikut :
Master Dokumen
Copy Dokumen

: Wakil Manajemen Mutu (WMM)

:
NO COPY
01.
02.
03.
04.
05.
06.
07.
08.
09.
10.
11.
12.
13

PROFIL
SMK PURNAMA 2 JAKARTA
Identitas Sekolah
Nama Sekolah
Nomor Statistik Sekolah
Alamat
Pondok labu

: SMK PURNAMA 2 JAKARTA

: 4301040053
: JL. Margasatwa Gg. H. Beden
Cilandak - Jakarta Selatan
E_mail
: purnama2smk@gmail.com
Web site :

SK Pendirian
Nomor
Tanggal
Perubahan Nama SMEA Purnama 2
Menjadi Smk Purnama 2
Bidang / Program
Bidang/Program Keahlian
Kepala Sekolah
Nomor Induk Pegawai
No Sk Pengangkatan
Tanggal
Terhitung Mulai Tanggal

:
: 778/10I.4b/U.90
: 2 Oktober 1992
: No. Sk .
Tgl.
: Bisnis Manajemen
: Program Akuntansi
Program Adm. Perkantoran
: Drs. Hasan Muntaser, MM.
:: 274 Tahun 2009
: 27 Februari 2009
: 27 Februari 2009

VISI SMK PURNAMA 2 JAKARTA

Menjadi SMK Bertaraf Nasional Untuk Menghasilkan Tamatan Yang Berakhlak Mulia,
Berkarakter, Kompeten dan Kompetitif

MISI SMK PURNAMA 2 JAKARTA

1. Mengembangkan kultur sekolah untuk memberdayakan peserta didik agar menjadi
insan yang berakhlak mulia, berkarakter, kompeten dan kompetitif.
2. Meningkatkan kompetensi peserta didik untuk memasuki dunia kerja, baik di tingkat
provinsi maupun nasional berdasarkan imtak dan iptek.
3. Meningkatkan kompetensi dan profesionalitas pendidik dan tenaga kependidikan.
4. Menanamkan sikap 3P4K+DIR (Positif, Pedili, Produktif, Kreatif, Kerjasama,
Komunikatif, Komitmen, Disiplin, Inisiatif dan Rendah Hati) kepada seluruh warga
sekolah.
5. Meningkatkan sarana dan prasarana pendidikan untuk mendukung proses
pembelajaran yang optimal.
6. Meningkatkan pelayanan untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

BAB I

KEBIJAKAN MUTU
KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU
A.

Kebijakan Mutu
SMK Purnama 2 Jakarta bertekad menerapkan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008 agar menjadi Sekolah Menengah Kejuruan yang
menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan kejuruan perkantoran yang
berorientasi mutu pada semua kegiatannya.
Setiap sumberdaya manusia SMK Purnama 2 Jakarta bertanggung
jawab dan melaksanakan penyempurnaan mutu layanan produk dan jasa
pendidikan untuk kepuasan pelanggan dan berperan aktif untuk meninjau
dan memperbaiki sistem manajemen mutu secara berkelanjutan sesuai
dengan peraturan perundangan yang berlaku.

B.

Analisa Kebijakan Mutu

Kesesuaian
No

Pernyataan
Ya
sesuai dengan tujuan organisasi,

memuat kesanggupan untuk memenuhi

persyaratan-persyaratan
dan
secara
terus menerus meningkatkan efektivitas
sistim manajemen mutu,
Menyediakan suatu kerangka untuk
menetapkan dan meninjau ulang sasaran
mutu
dikomunikasikan dan dipahami di dalam
organisasi,
peraturan
perundangan
pemerintah,
persyaratan akreditasi
Visi dan Misi sekolah

Tida
k

1.
2.

3.
4.
5.
B.

V
V
V
V

6.
SASARAN MUTU
Sasaran Mutu SMK Purnama 2 Jakarta Tahun Pelajaran 2013/2014 mulai
tanggal 3 Januari 2013 sampai dengan 22 Juni 2013 adalah sebagai
berikut :

1.

Pengembangan KTSP melibatkan guru mata pelajaran, DU/DI, konselor,

2.
3.

dan komite sekolah/madrasah atau penyelenggara lembaga pendidikan

Lebih dari 80 % Silabus dikembangkan sesuai pedoman penyusunan KTSP
Sekolah memenuhi standar untuk memenuhi kebutuhan pengembangan

4.
5.
6.
7.
8.

pribadi peserta didik meliputi bimbingan, konseling, dan ekstra kurikuler

Semua guru membuat RPP sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan
85 % guru melakukan pembelajaran berbasis teknologi informasi
95 % siswa dapat melakukan prakerin sesuai kompetensinya
Hasil Penilaian Kinerja Guru 65% kategori Baik, 35% Sangat Baik
Hasil Ujian Nasional rata-rata 7,75; Hasil Uji Kompetensi keahlian rata

9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

8.00
KKM kelas X 7,5; KKM kelas XI 7,8
Meningkatkan kualifikasi PTK sebanyak 9 orang
Meningkatkan kompetensi (pelatihan) PTK sebanyak 29. orang
Semua bahan ajar yang diperlukan siswa tersedia
Menambah sarana dan prasarana berupa Laboratorium Perkantoran
Semua unsur terlibat dalam kerja tim untuk pengembangan sekolah
RKS/RAKS 100% berdampak terhadap peningkatan hasil belajar siswa.
60 % Sistem informasi dengan menggunakan website /softcopy
Sekolah membayar gaji guru dan karyawan tepat waktu
95 % penggunaan anggaran sesuai dengan rencana
80% siswa membayar SPP tepat waktu
100% guru menilai berdasarkan silabus yang telah ditetapkan

indikatornya
21. Seluruh hasil penilaian siswa di dokumentasikan
22. Kepuasan pelanggan dengan Indek Kepuasan Pelanggan mencapai 3,50
dengan angka skala 1-5

BAB II

STRUKTUR
ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI SMK PURNAMA II JAKARTA

B.

TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

Mengkoordinir program sekolah

Mengkoordinir kegiatan ketatausahaan sekolah.

Menjamin keter-laksanaan Sistem Manajemen Mutu, yaitu : memastikan penerapan proses sesuai denga

Mengkoordinir kegiatan pembelajaran normatif, adaptif, produktif dan muatan lokal

Mengkoordinir kegiatan pembelajaran di DUDI, hubungan industri/masyarakat, bursa ke

Mengkoordinir ke-giatan pengelolaan sarana, prasarana, menciptakan iklim kerja, melak

Mengkoordinir kegiatan pengelo-laan dan pembina-an kesiswaan

Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Teknik

Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Teknik

Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Teknik

Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Multim

Mengkoordinir
Mengkoordinir
Mengkoordinir
Mengkoordinir

kegiatan
kegiatan
kegiatan
kegiatan

Bursa Kerja Khusus dan penelusuran lulusan

pelayanan perpustakaan
pembinaan siswa
ekstra kurikuler

C. DESKRIPSI KERJA
1

Nama Posisi
:
Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:
Tanggung Jawab
(Responsibility)
Wewenang (Authority)

:
:

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta

Kepala Dinas Pendidikan Propinsi
Unit kerja internal dan eksternal
yang sejenis, Komite Sekolah da
Pelanggan
Mengkoordinir program sekolah
Menetapkan Program Kerja Sekolah,
meng-awasi pelaksanaan program,
laporan kepada instansi terkait, memberi
penghargaan dan sanksi

Nama Posisi
:
Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:

WMM SMK Purnama 2 Jakarta

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta

Tanggung Jawab
(Responsibility)

Wewenang (Authority)

Menjamin keterlaksanaan Sistem

Manajemen Mutu, yaitu : menjamin
penerapan proses pendidikan sesuai
dengan SMM, melaporkan kinerja
penerapan SMM, merencanakan
audit internal dan mengkoordinasi
survey kepuasan pelanggan
Mengendalikan Sistem Manajemen
Mutu di sekolah, yaitu :
mengendalikan SMM, menetapkan
audit internal/eksternal dan
menetapkan kinerja penerapan SMM

Nama Posisi

Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:

Seluruh unit kerja internal dan eksternal

auditor

Kepala Tata Usaha SMK Purnama 2

Jakarta
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis

Tanggung Jawab
(Responsibility)
Wewenang (Authority)

:
:

Menentukan kegiatan dan menyusun

laporan ketatausahaan

Nama Posisi

Wakil
Kepala
Sekolah
Bidang
Kurikulum
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta.

Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:

Seluruh unit kerja internal dan

Tanggung Jawab
(Responsibility)

Wewenang (Authority)

Nama Posisi
:
Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:
Tanggung Jawab
(Responsibility)

Wewenang (Authority)

Nama Posisi

Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:

Tanggung Jawab
(Responsibility)

Wewenang (Authority)

Nama Posisi

Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:
Tanggung Jawab
(Responsibility)
Wewenang (Authority)

:
:

eksternal yang sejenis

Mengkoordinir kegiatan
pembelajaran normatif, adaptif,
produktif dan muatan lokal
Mengusulkan penetapan Kurikulum
SMK Purnama 2 Jakarta Silabus dan
mengesahkan perencanaan
administrasi pembelajaran
Wakil Hubin dan Humas
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
Mengkoordinir kegiatan
pembelajaran di DUDI, hubungan
industri, masyarakat, bursa kerja
dan mengelola kewirausahaan
sekolah
Menetapkan kerjasama dengan
institusi pasangan yang relevan dan
berkoodinasi dengan Ka. Kompetensi
Keahlian dalam pembelajaran di
DUDI
Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana
dan Prasarana
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
Mengkoordinasikan kegiatan
pengelolaan sarana, prasarana dan
penciptaan iklim kerja lingkungan
sekolah
Menetapkan kegiatan pengelolaan
dan penggunaan sarana dan
prasarana sekolah
Wakil
Kepala
Sekolah
Bidang
Kesiswaan
Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
Mengkoordinir kegiatan pengelolaan
pembinaan kesiswaan
Menetapkan kegiatan pembinaan
kesiswaan dan mengusulkan

penetapan penghargaan dan sanksi

bagi peserta didik
10

Nama Posisi

Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:

11

Tanggung Jawab
(Responsibility)

Wewenang (Authority)

Nama Posisi

Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:

12

Tanggung Jawab
(Responsibility)

Wewenang (Authority)

Nama Posisi
:
Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:

Kepala
Kompetensi
Keahlian
Akuntansi
Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
Mengkoordinasikan kegiatan
pembelajaran produktif, menyusun
Kurikulum SMK PURNAMA 2 JAKARTA
dan Silabus, mengusulkan
kebutuhan bahan praktek, membina
siswa yang mengalami kesulitan
pencapaian kompetensi pada
Kompetensi Keahlian Akuntansi
Mengusulkan pembagian tugas
mengajar guru, memverifikasi
RPP/job sheet, bahan ajar dan
instrument evaluasi hasil
pembelajaran program produktif
.
Kepala
Kompetensi
Keahlian
Perkantoran
Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
Mengkoordinasikan kegiatan
pembelajaran produktif, menyusun
Kurikulum SMK PURNAMA 2 JAKARTA
dan Silabus, mengusulkan
kebutuhan bahan praktek, membina
siswa yang mengalami kesulitan
pencapaian kompetensi pada
Kompetensi Keahlian Perkantoran
Mengusulkan pembagian tugas
mengajar guru, memverifikasi
RPP/job sheet, bahan ajar dan
instrument evaluasi hasil
pembelajaran program produktif

Direktur BKK
Waka. Sekolah Hubinmas
Seluruh unit kerja internal dan

Tanggung Jawab
(Responsibility)
Wewenang (Authority)
13

:
:

Nama Posisi
:
Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:
Tanggung Jawab
(Responsibility)
Wewenang (Authority)

15

Nama Posisi
:
Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:
Tanggung Jawab
(Responsibility)
Wewenang (Authority)

14

:
:

Nama Posisi
:
Bertanggung
jawab :
kepada
Berhubungan dengan
:
Tanggung Jawab
(Responsibility)
Wewenang (Authority)

:
:

eksternal yang sejenis

Mengkoordinir kegiatan Bursa Kerja
Khusus dan penelusuran lulusan
Menetapkan program kerja BKK dan
teknik penelusuran lulusan
Pembina Perpustakaan
Waka. Sarana Prasarana
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
Mengkoordinir kegiatan pelayanan
perpustakaan
Menetapkan sistem pengelolaan
perpustakaan
Pembina BP dan BK
Waka. Kesiswaan
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
Mengkoordinir kegiatan pembinaan
siswa
Menetapkan jenis-jenis pembinaan
siswa
Pembina OSIS
Waka. Kesiswaan
Seluruh unit kerja internal dan
eksternal yang sejenis
Mengkoordinir kegiatan ekstra
kurikuler
Menetapkan jenis-jenis kegiatan
ekstra kurikuler

BAB III.
PROSES BISNIS

Penjelasan Bagan/ Skema Proses Bisnis

PENJELASA BAGAN
PROSES BISNIS

1.
a.
b.
c.

Kegiatan Pelayanan Pendidikan

Kepala Sekolah
Wakil wakil kepala sekolah
Ketua program studi keahlian

2. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

a.
Wakil wakil kepala sekolah
b.
Ketua program studi keahlian
c.
Guru
3. Tanggung Jawab Manajemen
a.
Kepala Sekolah
b.
Kepala TU
c.
Wakasek
d. Ketua program studi keahlian
4. Pengelolaan Sumberdaya
a. Kepala Sekolah
b. Kepala TU
c. Wakasek
d. Ketua program studi keahlian
5. Perbaikan Berlanjut Sistem Manajemen Mutu
a.
Seluruh personal SMK Purnama 2 Jakarta
Keterkaitan proses di SMK PURNAMA 2 Jakarta dengan Bisnis Proses lainnya yang
dipersyaratkan oleh SMM ISO 9001 : 2008 untuk melakukan analisis proses yang ada di
SMK PURNAMA 2 maka perlu diuraikan proses pendidikan yang ada di SMK PURNAMA 2
mulai dari penerimaan siswa baru , pelaksanaan PBM sampai keproses penelusuran tamatan.
Untuk hal tersebut, maka berikut ini adalah proses proses atau aktivitas yang ada di SMK
PURNAMA 2:
1) Penyusunan program sekolah dengan komite sekolah
2) Promosi Sekolah
3) Penerimaan siswa baru
4) Pengembangan kurikulum / sinkronisasi dengan DUDI
5) Penyusunan perangkat pembelajaran
6) Proses Belajar Mengajar
7) Pengadaan Guru Tamu / outsourching
8) Pembelajaran di Industri
9) Pre test dan ujian akhir semester
10) Uji kompetensi produktif
11) Ujian akhir Nasional
12) Pemasaran tamatan
13) Penelusuran Tamatan
14) Pemberdayaan SDM

15) Pengelolaan administrasi sekolah

16) Pengelolaan sarana dan prasarana
17) Pengelolaan keuangan sekolah
18) Pengelolaan unit produksi
19) Pengelolaan Perpustakaan
20) Pembinaan disiplin siswa
21) Kegiatan ekstra kurikuler
22) Kegiatan kreativitas siswa
Dari proses proses tersebut diatas dijadikan kerangka proses yang menyatu sehinga menjadi
alur kerja yang mengalir dari hulu sampai ke hilir yaitu mulai dari penerimaan siswa baru
sampai kepada penelusuran tamatan.
Untuk dapat membuat kerangka bisnis proses maka perlu menyusun matrik analisis antara
proses yang ada di SMKPURNAMA 2 disesuaikan dengan pasal pasal SMM ISO
9001:2008. Dalam analisis tersebut dijelaskan setiap tugas itu menjadi tanggung jawab
individu individu.
Proses analisis keterkaitan bisnis proses di SMK PURNAMA 2 dengan pasal pasal yang
dipersyaratkan dalam ISO menggunakan matrik berikut :
Tabel Keterkaitan Matrik Proses SMKPURNAMA 2 Jakarta dengan pasal pasal ISO :
No

Pasal
pasal ISO
4.1.d

Proses di SMK
PURNAMA 2
Penyusunan Program
Sekolah dengan
Komite Sekolah
Promosi sekolah

Penerimaan siswa baru

7.1.b

Pengembangan
Kurikulum

7.3

Penyusunan bahan ajar

(modul)

7.5.1

PBM di sekolah

7.5.1

Pengadaan Guru Tamu

6.2.1

PBM di Industri

7.5.1.b

Pretest dan Ujian Akhir 8.2.3

/
Semester
8.2.4 / 8.4
Uji
Kompetensi 8.2.3 / 8.2.4
Produktif

10

7.2.3.a

Uraian

Tanggung Jawab

Penyusunan
RAPBS

Kepala Sekolah

Komunikasi
pelanggan
Tujuan persyaratan
berkaitan dengan
kompetensi
Perencanaan dan
pengembangan
(Sinkronisasi
dengan DU/DI)
Bahan ajar dan
modul yang
digunakan
PBM di SMK

Wakasek Bid.
Humas
Wakasek Bid.
Kesiswaan

Penyediaan SDM
dari luar sekolah
(Out Sorcing)
PBM di Industri
Evaluasi, remedial
dan data statistik
Uji
kompetensi
program keahlian
sekretaris, penjua
lan, akuntansi &

Wakasek Bid.
Kurikulum
Wakasek Bid.
Kurikulum
Wakasek Bid
Kurikulum
Wakasek Bid Bid.
Humas
Wakasek
Bid.
Humas
Wakasek
Bid.
Kurikulum
Masing masing
ketua
program
keahlian

multimedia
Ujian Nasional

11

Ujian Akhir Nasional

8.2.3

12

Pemasaran tamatan

7.2.3 a

Penawaran tamatan Wakasek

dan
perubahan
Humas
kontrak

Bid.

13

Penelusuran
Tamatan

7.2.3.e

Pendataan tamatan / Wakasek

analisa statistik
Humas

Bid.

14

Peningkatan
Kinerja 6.2.2
Personil ( SDM )
sekolah

Kualifikasi guru &

karyawan,
Kompetensi guru &
karyawan
Pengendalian
dokumen,
pengendalian
rekaman
dan
penyelenggaraan
administrasi
sekolah
Pengadaan,
perbaikan
dan
pemeliharaan
sarana & prasarana

Wakasek

Bid

Pegelolaan
keuangan
sesuai
dengan
system
administrasi
keuangan
Produksi
sebagai
wahana PBM dan
Organisasi UP
Penyimpanan dan
perawatan
buku
perpustakaan serta
pelayanan
MOU
dengan
DUDI

Bendahara Sekolah

Wakasek
Humas

Bid.

Pembentukan sikap
disiplin
siswa
dengan penerapan
Tata Tertib
Kegiatan
Ekstra
Kurikuler

Wakasek
Kesiswaaan

Bid.

Wakasek
Kesiswaan

Bid.

15

Dokumen dan
Rekaman Administrasi
Sekolah

4.2.3 , 4.2.4

16

Pengelolaan Sarana

6.3

17

Pengelolaan Keuangan
Sekolah

6.3.d

18

Pengelolaan Unit
produksi

6.3.c

Pengelolaan
perpustakaan

6.3.1.b /
6.3.1.d

19

20

Kerjasama
lembaga

21

Pembinaan
Siswa

22

Pengelolaan
Kurikuler

antar 7.2.2.
Disiplin 7.2.3.b

Ekstra 7.5.1.c

Kepala Sekolah

Kurikulum
Kepala Tata Usaha

Wakasek

Bid.

Sarana & prasarana

Ketua

Unit

Produksi
Koordinator
Perpustakaan

Dari data pada matrik diatas dapat dipergunakan utuk menyusun pemetaan alur bisnis proses
di SMK PURNAMA 2 Jakarta.

Lingkup dalam penerapan SMM ISO 9001 : 2008 di SMK adalah pendidikan. Untuk itu
bisnis prosesnya adalah yang mendukung dibidang pendidikan

BAB IV
PERSYARATAN UMUM SISTEM MANAJEMEN MUTU

1.

LINGKUP

1.1. Umum
Pedoman ini disusun untuk menentukan persyaratan bagi penerapan
Sistem Manajemen Mutu karena SMK PURNAMA 2 JAKARTA ......adalah
sebuah organisasi yang :
a.
perlu memperagakan kemampuannya untuk taat asas, memberikan
produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang
berlaku, dan
b.
bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan
sistemnya secara efektif, termasuk proses perbaikan berlanjut dari
sistemnya dan kepastian kesesuaiannya pada persyaratan pelanggan dan
peraturan yang berlaku.
CATATAN : Dalam standar internasional ini, istilah produk hanya berlaku bagi
produk yang dimaksudkan atau dikehendaki oleh pelanggan.
1.2. Penerapan
Persyaratan standar internasional ISO 9001:2008 ini dapat diterapkan di
SMK Purnama 2 Jakarta.
2.

ACUAN YANG MENGATUR

Dokumen ini berisi ketentuan-ketentuan yang berstandar Internasional.
Dokumen yang sudah diperbarui, diubah, atau direvisi dari terbitan ini,
tidak berlaku lagi. Pihak-pihak berkepentingan dianjurkan menggunakan
edisi terkini dari dokumen ini.

3.

ISTILAH DAN DEFINISI

Untuk tujuan standar internasional ini berlaku istilah dan definisi yang
diberikan dalam ISO 9000:2005.

4.

SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Umum
SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan, mendokumentasikan dan
memelihara Sistem Manajemen Mutunya dan terus menerus memperbaiki
keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar Internasional ISO
9001:2008 dengan :

4.1.1. Mengidentifikasi proses-proses yang dikelola oleh lembaga SMK Purnama

2 Jakarta, seperti yang tergambar pada urutan dan interaksi proses
bisnis.
4.1.2. Menetapkan kriteria dan metode untuk memastikan operasi dan kendali
untuk proses-proses agar efektif.
4.1.3. Semua proses dipantau, diukur dan dianalisis untuk penerapan tindakan
yang diperlukan guna mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan
berlanjut dari proses-proses.
4.1.4. Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan
semua proses.
4.1.5. Proses-proses yang diserahkan ke pihak luar SMK Purnama 2 Jakarta akan
dikendalikan sehingga kesesuaian produk pada persyaratan akan tetap
terjamin.
4.2. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
4.2.1.

Tingkat I

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu SMK Purnama 2 Jakarta

terdiri dari tingkat-tingkat

: Dokumen Pedoman Mutu yang mencantumkan kebijakan mutu dan

sasaran mutu SMK Purnama 2 Jakarta terhadap operasi SMKN yang harus
memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 dan merupakan pedoman bagi
penyusunan dokumentasi tingkat di bawahnya serta aktivitas lembaga

Tingkat II : Prosedur Operasional Standar (POS), yang menjabarkan lebih lanjut

Pedoman Mutu, termasuk prosedur yang diharuskan oleh Standar ISO
9001:2008. Daftar Prosedur Operasi Standar tertera pada Lampiran II
Pedoman Mutu ini.

Tingkat III : Instruksi Kerja (IK) yang merinci lebih lanjut satu aktivitas yang disebutkan
dalam Pedoman Mutu dan Prosedur Operasional Standar. IK dibuat bila
ketiadaannya dapat menurunkan mutu dan mencakup Uraian Jabatan bagi
personil yang mengelola, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan
yang mempengaruhi mutu.

ingkat IV : Formulir-formulir yang merupakan sarana dalam operasional mutu seharihari, serta rekaman yang merupakan bukti dilakukannya aktivitas mutu
yang ditentukan.
4.2.2.

Pedoman Mutu

4.2.2.1.

Pedoman mutu SMK Purnama 2 Jakarta mencakup

seluruh lingkup Sistem Manajemen Mutunya dan menanggapi seluruh
persyaratan Standar ISO 9001:2008.
4.2.2.2.Rincian dari semua persyaratan Standar ISO 9001:2008 termasuk enam
prosedur yang dipersyaratkan standar dan uraian dari interaksi antara
proses-proses dijelaskan dalam prosedur.
4.2.3.

Pengendalian Dokumen

4.2.3.1.

Wakil Manajemen Mutu (WMM) memastikan bahwa semua dokumen

yang dipergunakan Sistem Manajemen Mutu ditinjau, disetujui oleh yang
berwenang, diidentifikasi dan dikendalikan dengan baik.
4.2.3.2.
Dokumen selalu dimutakhirkan seperlunya, disetujui ulang dan
ditunjukkan perubahan dan status revisi terkininya.
4.2.3.3.
Dokumen selalu dapat dibaca, mudah dikenali dan versi relevan dari
dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakainya.
4.2.3.4.
Dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan.
4.2.3.5.
Dicegah pemakaian tak sengaja dari dokumen kadaluarsa, untuk itu
dibubuhkan identifikasi sesuai, bila disimpan untuk tujuan apa pun.
4.2.3.6.
Rincian lebih lanjut tentang Pengendalian Dokumen ini dijelaskan
didalam Prosedur Operasional Standar, yaitu : POS. 4.2.3 Pengendalian
Dokumen
4.2.4. Pengendalian Rekaman
4.2.4.1.

WMM beserta kepala unit terkait menetapkan dan memelihara

rekaman untuk membuktikan kesesuaian pada persyaratan dan operasi
efektif dari Sistem Manajemen Mutunya.
4.2.4.2.
Semua rekaman yang mendukung Sistem Manajemen Mutu selalu
dijaga agar tetap mudah dibaca, siap untuk ditunjukkan dan diambil.
4.2.4.4. Rekaman evaluasi hasil belajar peserta didik dikelola dengan
menggunakan sistem komputerisasi dan disediakan dalam bentuk hard
copy
4.2.4.5.
Guna memastikan kendali yang diperlukan untuk identifikasi,
penyimpanan,
perlindungan,
pengambilan,
masa
simpan
dan
pembuangannya, disusun dalam prosedur, yaitu : POS 4.2.4 Pengendalian
rekaman.
5.
5.1.

5.1.1.

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memberikan bukti

keterlibatannya pada pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen
Mutunya dan terus menerus memperbaiki keefektifannya dengan cara :

Mengadakan rapat pengarahan SMM yang dihadiri oleh

WMM, Wakil Kepala Sekolah, Ka. Kompetensi Keahlian, Ka. TU, Koordinator
Perpustakaan,Ka UP,Ka Komite Sekolah dan Koordinator Bursa Kerja
Khusus. Di dalam rapat tersebut Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA
menekankan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, undangundang dan peraturan yang berlaku.
5.1.2.
Menetapkan kebijakan mutu dan memastikan bahwa
sasaran mutunya telah ditetapkan
5.1.3.
Memimpin rapat tinjauan manajemen
5.1.4. Memastikan bahwa hasil rapat tersosialisasikan di setiap unit kerja

5.1.5.

Memastikan ketersediaan sumberdaya dengan cara

memeriksa dan menyetujui daftar prasarana dan daftar Sumber Daya
Manusia.

5.2. Perhatian SMK Purnama 2 Jakarta kepada Pelanggan

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memastikan bahwa persyaratan pelanggan
ditetapkan dengan menugaskan Wakil Kepala Humas dan Ka. TU untuk
mempelajari persyaratan setiap permintaan penawaran, pesanan/order,
dan persyaratan pelanggan.
5.3. Kebijakan Mutu
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan dan mensahkan Kebijakan
Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu:
5.3.1. Telah sesuai dengan tujuan SMK dan SMK PURNAMA 2 JAKARTA ......
5.3.2. Mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan
terus menerus memperbaiki keefektifan Sistem Manajemen Mutu
5.3.3. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran
mutu
5.3.4. Dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi
5.3.5. Ditinjau agar terus menerus sesuai.
5.3.6. Kebijakan Mutu SMK Purnama 2 Jakarta ditulis pada Bab I Pedoman Mutu
ini dimana sosialisasinya dilakukan dengan cara WORK SHOP
5.4.
5.4.1.

Perencanaan
Sasaran Mutu

5.4.1.1. Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memimpin rapat bulanan guna

membahas rencana pelaksanaan proses-proses pada setiap unit, sehingga
dapat dipastikan tentang dilakukannya rencana setiap proses dengan
efektif dan lebih terarah dalam pencapaian sasaran mutu.
5.4.1.2. Sasaran mutu ditetapkan pada tingkat sekolah dan dijabarkan menjadi
sasaran mutu pada setiap unit kerja.
5.4.1.3. Dijaga agar keterpaduan Sistem Manajemen Mutu terpelihara, apabila
terdapat perubahan pada Sistem Manajemen Mutu direncanakan dan
diimplementasikan.
5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan sasaran mutu sekolah dan
menerapkan serta memelihara Sistem Manajemen Mutu di semua Unit
Kerjanya.

5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

5.5.1. Tanggung Jawab dan Wewenang

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menyetujui dan mensahkan struktur
organisasi, uraian tugas dan wewenang personil kepala unit kerja. Untuk
personil di bawah Kepala Unit, wewenang pengesahan dilimpahkan
kepada kepala unit kerja.
5.5.2.

Wakil Manajemen Mutu

Kepala Sekolah menetapkan seorang Wakil Manajemen Mutu (WMM) yang
diluar tugasnya memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut:

5.5.2.1. Memastikan proses yang diperlukan untuk Sistem Manajeman Mutu

ditetapkan dan dipelihara
5.5.2.2. Melaporkan kepada kepala SMK Purnama 2 Jakarta tentang proses kinerja
sistem manajeman mutunya dan kebutuhan adapun untuk perbaikannya
5.5.2.3. Memastikan pembangkitan kesadaran tentang persyaratan pelanggan
diseluruh SMK Purnama 2 Jakarta
5.5.2.4. Sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan
dengan sistem manajeman mutu.
5.5.3.

Komunikasi Internal
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta mengeluarkan peraturan tentang tata cara
berkomunikasi kedinasan antar unit dan personal melalui telepon,
airphone dan edaran tertulis. Rekaman proses komunikasi dipelihara.

5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1.Umum
Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memimpin rapat tinjauan manajemen yang
diadakan minimal 2 kali dalam satu tahun, undangan rapat tinjauan
manajemen diinformasikan 1 minggu sebelum rapat dilaksanakan. Rapat
tinjauan manajemen bertujuan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan
dan keefektifan Sistem Manajemen Mutunya. Dalam tinjauan manajemen
juga dicakup peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan pada
sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan dan sasaran mutu.
Rekaman tinjauan mutu dipelihara oleh WMM SMK Purnama 2 Jakarta
5.6.2. Sebagai bahan masukan tinjauan manajemen adalah:
5.6.2.1.
5.6.2.2.
5.6.2.3.
5.6.2.4.
5.6.2.5.
5.6.2.6.
5.6.2.7.

Hasil audit yang terakhir

Umpan balik pelanggan
Kinerja proses dan kesesuaian produk
Status tindakan pencegahan dan korelasi
Tindak lanjut tinjauan manajeman yang lalu
Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajeman mutu
Kebijakan mutu dan sasaran mutu

5.6.2.8. Saran-saran untuk perbaikan

5.6.2.9. Hasil-hasil evaluasi internal
5.6.3. Keluaran (output) hasil rapat tinjauan manajemen adalah:
5.6.3.1. Kinerja pencapaian sasaran mutu
5.6.3.2. Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajeman Mutu dan prosesprosesnya
5.6.3.3. Perbaikan hasil ketidaksesuaian pada produk jasa diklat yang berkaitan
dengan
5.6.3.4. Persyaratan pelanggan
5.6.3.5. Upaya tindakan pencegahan dilakukan agar hasil ketidak-sesuaian tidak
terulang dimasa depan atau pada kegiatan yang akan datang
5.6.3.6. Perbaikan terhadap sumber daya yang diperlukan sehingga dapat
memberikan hasil dimasa depan atau pada kegiatan yang akan datang
5.6.3.7. Kepuasan terhadap pelanggan.
6.

PENGELOLAAN SUMBER DAYA

6.1. Penyediaan Sumber Daya

SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan dan menyediakan sumber daya yang
diperlukan untuk
6.1.1. Menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan terus
menerus memperbaiki keefektifannya
6.1.2. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratannya
6.2. Sumber Daya Manusia
6.2.1.Umum
Semua staf SMK Purnama 2 Jakarta yang mengerjakan pekerjaan yang
mempengaruhi mutu dipastikan kemampuannya berdasarkan; pendidikan,
pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan tugas
masing-masing serta dibuatkan matrik kompetensinya.
Matrik kompetensi ditinjau secara berkala untuk memastikan
kesesuaiannya dan ditingkatkan untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan
pelanggan.
6.2.2.Kemampuan, Kesadaran dan Pelatihan
Agar dapat melaksanakan tugas secara optimal, SMK Purnama 2 Jakarta
menentukan petugas setiap proses berdasarkan:
6.2.2.1. Kemampuan (kompetensi) semua personel diidentifikasi secara berkala
untuk melihat kemampuan yang ada
6.2.2.2. Menyediakan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan
kemampuan bagi tugas
6.2.2.3. Menilai keefektifan tindakan yang dilakukan

6.2.2.4. Memastikan bahwa stafnya sadar akan relevansi dan pentingnya

kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian
sasaran mutu
Pengelolaan kegiatan yang berkaitan dengan sumberdaya manusia
beserta rekaman-rekamannya menjadi tanggungjawab WMM.
Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.2.2
Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM).
6.3. Prasarana
SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan, menyediakan dan memelihara
prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan
produk.
Persyaratan ini mencakup :
6.3.1. Gedung, ruang kerja dan kelengkapan terkait
6.3.2. Peralatan pembelajaran
6.3.3. Bahan praktek pembelajaran
6.3.4. Laboratorium dan bengkel
6.3.5. Sarana olah raga,
6.3.6. Perpustakaan
6.3.7. Infrastruktur pendukung seperti kantin sekolah, MCK, alat komunikasi,
masjid dan lain-lain
Penyimpanan, pengeluaran dan penggunaan sarana dan rekamanrekaman yang berkaitan dengan ini dilakukan oleh Waka Sarana
Prasarana.
Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.3.a
Pengelolaan sarana dan prasarana
Penyimpanan, pengeluaran dan penggunaan sarana yang berkaitan
dengan cetakan (buku, majalah, kamus, alqur-an), CD, kaset dll. yang
berkaitan dengan ini dilakukan oleh Waka Sarana Prasarana. Rincian lebih
lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.6.3.b. Pelayanan
perpustakaan.
6.4. Lingkungan Kerja
Waka Sarana Prasarana bersama Ka. TU bertanggung jawab atas
pengelolaan lingkungan kerja dengan tujuan agar hasil proses diklat
mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Rincian pengelolaan
lingkungan diatur lebih lanjut dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.4.
Pengelolaan lingkungan.
7. PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN
7.1. Perencanaan Penyelenggaraan Pembelajaran

7.1.1.Semua mata pelajaran yang diselenggarakan oleh SMK Purnama 2 Jakarta

mengacu pada Kurikulum dan Silabus SMK Purnama 2 Jakarta Waka.
Kurikulum dan Ka. Kompetensi Keahlian melaksanakan Kurikulum dan
Silabus secara taat azas.
7.1.2.Untuk memberikan bukti bahwa proses penyelenggaraan pembelajaran
memenuhi persyaratan, dilakukan perekaman yang berhubungan dengan
bagian-bagian terkait
7.1.3.Keluaran perencanaan harus dalam bentuk yang sesuai bagi metode
operasi SMK Purnama 2 Jakarta
7.1.4.
Agar dapat menetapkan calon siswa baru yang bermutu, maka SMK
Purnama 2 Jakarta menetapkan proses PSB sebagai berikut :
7.1.4.1. Sasaran dan persyaratan mutu siswa lulusan SMP/MTs yang akan
menjadi Peserta didik SMK Purnama 2 Jakarta menjadi tanggung jawab
Waka. Kesiswaan. Persyaratan penentuan mutu calon peserta didik akan
ditentukan dalam rapat Penerimaan Siswa Baru.
7.1.4.2. Proses PSB dan dokumen yang diperlukan ditetapkan bersama oleh
Kepala Sekolah, Waka. Kesiswaan dan Ka. Kompetensi Keahlian.
7.1.4.3. Kepala Sekolah menetapkan verifikasi, validasi dan pemantauan proses
PSB agar hasil yang dicapai memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
7.1.4.4. Proses Penerimaan calon siswa diatur berdasarkan Instruksi Kerja,
yaitu : IK. 7.1.4 Penerimaan Siswa Baru.
7.1.5.Untuk membantu lulusan memperoleh lapangan kerja, dibentuk Bursa
Kerja Khusus (BKK) . Rincian pengelolaan BKK diatur dalam Instruksi Kerja,
yaitu : IK. 7.1.5. Pengelolaan Bursa Kerja Khusus
7.2. Proses Berkaitan Dengan Pelanggan
7.2.1.Waka. Kurikulum dan Kepala Kompetensi Keahlian melaksanakan kegiatan
pembelajaran dengan menggunakan Kurikulum dan silabus dengan
menggunakan pendekatan berbasis kompetensi dan basis produksi.
Persyaratan pembelajaran dan kompetensi serta kelengkapannya
didokumentasikan.
7.2.2.Pembelajaran di DUDI / Prakerin / magang dilaksanakan di industri yang
memenuhi persyaratan dan bersedia menerima siswa prakerin.
Pembelajaran
di idustri dikoordinir oleh Waka Hubinmas dan Ka.
Kompetensi Keahlian
7.2.3.Jika ada persyaratan yang tidak tertulis oleh pelanggan yang ditetapkan
oleh SMK Purnama 2 Jakarta, maka dilakukan konfirmasi terlebih dahulu
sebelum penerimaan. Jika ada aspek yang kurang dipenuhi atau tidak
tersedia, dicari alternatif lain sehingga dapat melaksanakan kegiatan
pembelajaran.
7.2.3.1. Menampung umpan balik dari pelanggan, termasuk keluhan pelanggan
7.2.3.2. Bila kemudian diperlukan amandemen, ditanggapi dan ditangani
dengan baik sehingga memuaskan kedua belah pihak.
7.2.3.3. Keluhan pelanggan ditangani oleh Waka. Hubin dan Masyarakat.
7.3. Perancangan dan Pengembangan Kurikulum

7.3.1.Perencanaan perancangan dan pengembangan pendidikan direncanakan

dan dilakukan oleh Waka. Kurikulum. Selama perancangan dan
pengembangan pendidikan, Waka. Kurikulum harus menetapkan :
7.3.1.1. Tahapan perancangan dan pengembangan
7.3.1.2. Tinjauan, verifikasi, dan pembenaran yang sesuai bagi tiap tahap
perancangan dan pengembangan
7.3.1.3. Tanggung jawab dan wewenang personal pada tahapan perancangan
dan pengembangan kurikulum.
7.3.1.4. Perencanaan perancangan dan pengembangan diklat dibuat dalam
bentuk jadwal dan tahapannya.
7.3.2.Masukan saran dan pengembangan yang berkaitan dengan persyaratan
produk harus ditetapkan dan rekamannya dipelihara. Masukan ini harus
ditinjau kecukupannya.
7.3.3.Keluaran perancangan dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk
yang memungkinkan dilakukan verifikasi terhadap masukan perancangan
dan pengembangan dan harus disetujui sebelum dikeluarkan.
7.3.4.
Tinjauan atas perancangan dan pengembangan dilakukan dan
rekaman hasil tinjauan dan tindakan apapun yang perlu dipelihara.
Tinjauan ditujukan untuk menilai kemampuan hasil perancangan dan
pengembangan serta untuk mengidentifikasi masalah dan mengambil
tindakan yang diperlukan.
7.3.5.Verifikasi perancangan dan pengembangan dilakukan sesuai dengan
proses yang direncanakan untuk memastikan bahwa keluaran
perancangan dan pengembangan telah memenuhi persyaratan masukan
perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan tindakan
apapun yang perlu, harus dipelihara.
7.3.6.Validasi perancangan dan pengembangan dilakukan untuk memastikan
bahwa produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan bagi
penerapan yang ditentukan atau pemakaian yang dimaksudkan. Rekaman
hasil validasi dan tindakan apapun yang perlu, harus dipelihara.
7.3.7.Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan ditunjukkan
dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan
dibenarkan serta disetujui sebelum diterapkan.
Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.7.3
Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan
7.4. Pembelian
SMK Purnama 2 Jakarta tidak melakukan pengadaan barang. Pengadaan
dilakukan oleh Dinas Pendidikan Provinsi yang selanjutnya diserahkan
kepada Sekolah yang diterima oleh Waka Sarana dan Prasarana. Untuk
pengadaan jasa dilakukan oleh Unit yang memerlukan dengan terlebih
dahulu disetujui oleh Kepala Sekolah.
7.5. Pengendalian Proses Pembelajaran
7.5.1.
Pengendalian Proses Pembelajaran
7.5.1.1. Semua kegiatan proses pembelajaran telah diverifikasi dan divalidasi

7.5.1.2. Semua proses pembelajaran yang dilakukan SMK Purnama 2 Jakarta

terdokumentasi dalam bentuk yang sesuai dengan persyaratan standar
(misalnya: Intruksi Kerja, dokumen dan rekaman) yang menjelaskan
tahapan proses, peralatan yang dipakai, metode verifikasi, metode
validasi, cara inspeksi dan kriteria hasil kerja.
7.5.1.3. Untuk menjamin proses pelaksanaan pembelajaran mencapai kepuasan
pelanggan, maka pengadaan bahan ajar, job sheet, perangkat lunak
lainnya dilakukan oleh instalasi terkait. Rincian lebih lanjut diatur dalam
Instruksi Kerja, yaitu : IK.7.5.1.3 Pengendalian proses pembelajaran.
7.5.1.4. Proses pembelajaran Produktif yang tidak dapat dilakukan di sekolah,
maka proses tersebut dapat dilaksanakan di industri.
7.5.1.5. Evaluasi proses pembelajaran produktif dilakukan melalui ujian dan
verifikasi (internal dan eksternal) secara berkala. Uji level dilakukan setiap
tahun sekali, pada tingkat satu dan dua.
7.5.1.6. Evaluasi proses pembelajaran normatif dan adaptif dilakukan melalui
ujian dan verifikasi setiap 3 (tiga) bulan sekali. Ujian penguasaan bahasa
Inggris TOEIC dilakukan setiap tahun.
7.5.1.7. Peserta yang dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan yang
ditetapkan dan akan diberikan laporan dan tanda kelulusan.
7.5.1.8. Peserta didik yang mengalami kesulitan belajar diberikan bimbingan
dan konseling yang diatur dalam Instruksi Kerja, IK. 7.5.1.8 Bimbingan
Dan Konseling
7.5.1.9. Hasil evaluasi pelaksanaan pembelajaran yang telah dilaksanakan
dijadikan acuan pelaksanaan pembelajaran sejenis dengan telah
memperbaiki proses yang menjadi keluhan pelanggan.
7.5.1.10.
Proses persiapan pembelajaran seperti penyusunan program yang
telah tervalidasi mutlak dilaksanakan, bahan ajar dan bahan praktik yang
dipakai telah siap sebelum pembelajaran dilaksanakan.
7.5.1.11.
Kepala Kompetensi Keahlian memastikan bahwa dalam proses
persiapan pembelajaran, mulai dari penyediaan fasilitator, bahan ajar,
alat yang digunakan, serta bahan praktek telah tersedia dan siap untuk
digunakan.
7.5.1.12.
Fasilitas ruang teori, peralatan dan ruang praktek diperiksa, jadwal
perawatan dibuat dan kegiatan perawatan tercatat pada Daftar Status
Perawatan.
7.5.1.13.
Penempatan dan penetapan guru/instruktur/narasumber untuk
kegiatan pembelajaran ditentukan kualifikasi dan keterampilannya,
dengan mengacu pada matrik kompetensi yang dimilikinya dengan
persyaratan yang diminta.
7.5.1.14.
Alat keselamatan kerja dipersiapkan dan dipakai saat proses
pembelajaran berlangsung sesuai dengan persyaratan yang telah
ditetapkan.
7.5.2.Pembenaran Proses Pembelajaran
Semua proses pembelajaran di SMK Purnama 2 Jakarta dapat dipantau
pada setiap tahapannya.
7.5.3.

Identifikasi dan Mampu Telusur Proses Pembelajaran

7.5.3.1. Proses pembelajaran yang telah dilaksanakan diidentifikasi dan dapat

ditelusuri melalui dokumen dan rekaman.
7.5.3.2. Identifikasi dan sistem rekaman proses pembelajaran diatur dengan
metode sistem file database yang terstruktur, sehingga mudah ditelusur
apabila dibutuhkan.
7.5.3.3. Identifikasi proses pembelajaran diberikan pada semua kegiatan
pembelajaran, dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.
7.5.3.4. Status proses pembelajaran dari segi pemeriksaan persyaratan dan
verifikasi, diidentifikasi sejak siswa masuk sampai siswa lulus.
7.5.3.5. Untuk dapat melaksanakan mampu telusur dengan baik, maka unit
kerja yang bersangkutan pada setiap kegiatan realisasi proses
pembelajaran harus mengendalikan dan merekam tahapan proses dengan
benar dan terdata dengan baik.
7.5.4.
Produk Milik Pelanggan
7.5.4.1. SMK Purnama 2 Jakarta mengidentifikasi barang milik pelanggan pada
saat peserta mendaftar.
7.5.4.2. Barang milik siswa, seperti: Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional
(SKHUN); Ijazah; Transkrip nilai; Buku Rapor; Sertifikat Uji Kompetensi,
Sertifikat Prakerin dan sejenisnya harus ditandai, diverifikasi, dilindungi
dan dijaga kepemilikannya.
7.5.4.3. Seluruh barang milik peserta didik dikelola oleh ketatausahaan urusan
kesiswaan.
7.5.5.
Perawatan Produk Pembelajaran
7.5.5.1. Produk pembelajaran pada semua tahapan kegiatan akan diidentifikasi,
diperiksa secara berkala dan dinilai setiap selang waktu tertentu.
7.5.5.2. Penanganan semua hasil kegiatan pada semua tahapan diklat akan
dilakukan sehingga tidak terjadi kerusakan atau pengurangan mutunya
(modul, bahan ajar, leger nilai, KHS, Buku Laporan Pendidikan, copy
sertifikat peserta diklat, biodata).
7.5.5.3. Penyimpanan produk akan dilakukan demikian sehingga produk diklat
terhindar dari kerusakan dan penurunan mutu
7.6. Alat Pengukuran dan Pemantauan
SMK Purnama 2 Jakarta melakukan verifikasi terhadap alat ukur yang
digunakan.
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
8.1.

Umum
Untuk memperagakan kesesuaian produk, memastikan kesesuaian Sistem
Manajemen Mutu dan terus menerus memperbaikinya, SMK Purnama 2
Jakarta merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan,
pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan, yang bergantung

kepada ketetapan metoda yang berlaku, termasuk teknik statistik dan

jangkauan pemakaiannya.
8.2. Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1.

Kepuasan pelanggan
Salah satu pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu dilakukan dengan
jalan pemantauan informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah
SMK Purnama 2 Jakarta telah memenuhi keinginan, persyaratan dan
kebutuhan pelanggan. Untuk itu dilakukan dengan antara lain :
8.2.1.1. Kunjungan terjadwal kepada pelanggan yang potensial.
8.2.1.2. Pengiriman atau pengisian kuisioner dengan surat, email, faximili atau
yang lain.
8.2.1.3. Pengukuran Kepuasan Pelanggan diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu :
IK.8.2.1 Pengukuran Kepuasan Pelanggan
8.2.2.Audit Internal
8.2.2.1.
Untuk menilai apakah Sistem Manajemen Mutu SMK Purnama 2
Jakarta telah memenuhi pengaturan yang direncanakan pada standar ISO
9001:2008 dan pada persyaratan sistem mutu organisasinya, dan juga
diterapkan secara efektif, SMK Purnama 2 Jakarta melaksanakan audit
mutu internal.
8.2.2.2.
Disusun Program Tahunan dan jadwal pelaksanaan audit
berdasarkan status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit,
demikian juga pada hasil audit yang lalu.
8.2.2.3.
Untuk memastikan terkendalinya proses pelaksanaan audit
ditetapkan kriteria, lingkup, frekwensi dan metodenya.
8.2.2.4.
Auditor-pelaksana kegiatan audit-dipilih sedemikian yaitu yang
terlatih dan mandiri.
8.2.2.5.
Manajemen yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit
memastikan
bahwa
tindakan
dilakukan
tanpa
ditunda
untuk
menghilangan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya pada
waktu dilaksanakan audit. Auditor, yang lain atau sama harus ditugaskan
untuk melakukan audit tindak lanjut, yang meliputi verifikasi tindakan
yang dilakukan dan melaporkan hasil verifikasinya.
8.2.2.6.
WMM bertanggung jawab atas pelaksanaan program audit. Rincian
lebih lanjut tentang kegiatan audit ini dijelaskan di dalam Prosedur
Operasional Standar, yaitu : POS 8.2.2. Pelaksanaan Audit Internal.
8.2.3.

Pemantauan dan Pengukuran Proses

8.2.3.1.
Proses Pembelajaran
Pemantauan proses pembelajaran dilakukan dengan memantau kehadiran
guru/instruktur/nara sumber, siswa dan jurnal mengajar.
a. Pengukuran proses KBM melalui ujian sekolah dan ujian nasional.
b. Pengelolaan Ujian Sekolah dan diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu :
IK.8.2.3.1.a Penyelenggaraan Ujian Sekolah

c. Pengelolaan Proses Ujian Nasional dan diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu :
IK.8.2.3.1.b Penyelenggaraan Ujian Nasional
8.2.3.2. Kegiatan ekstrakurikuler
a. Ditetapkan atas dasar permintaan siswa dan kondisi sekolah.
b. Apabila kegiatan tersebut pelengkap dan menjadi tidak diikuti semua
siswa, maka siswa yang melakukan kegiatan tersebut diberi tanda/didata.
c. Pengakuan bagi peserta didik yang mengikuti kegiatan tersebut diberikan
surat keterangan dari Kepala Sekolah.
8.2.4.

Pemantauan dan Pengukuran Kompetensi Siswa

8.2.4.1.
Pengukuran proses pembelajaran dilakukan melalui
pengukuran kompetensi peserta didik yang dilakukan oleh guru.
8.2.4.2.
Jika siswa tidak dapat menyelesaikan proses
pembelajaran karena suatu alasan maka harus ada catatan mengenai
peserta pembelajaran tersebut dan dilaporkan kepada Kepala Kompetensi
Keahlian, pembimbing akademik.
8.2.4.3.
Siswa
yang
tidak
mencapai
kompetensi
diidentifikasi, dilaporkan ke Kepala Kompetensi Keahlian untuk ditangani
lebih lanjut oleh guru/instruktur/nara sumber bersangkutan.
8.2.4.4.
Pada tiap tahap proses pembelajaran yang
ditentukan dilakukan pemantauan sesuai dengan Instruksi Kerja yang
ditentukan, meliputi metoda pemantauan, karakteristik yang harus
diverifikasi, instrumen yang harus dipergunakan, dan kriteria standard
kompetensi yang ditetapkan.
8.2.4.5.
Kompetensi siswa yang telah dipantau/verifikasi
diberi
identifikasi
yang
menunjukkan
kesesuaian/ketidaksesuaian
kompetensi diklat, serta mengacu pada kriteria standar kompetensi yang
telah ditetapkan. Rekaman inspeksi harus dipelihara.
8.2.4.6.
Pelaksanaan pemantauan kompetensi siswa dapat
dilakukan dengan cara melaksanakan Uji Kompetensi dan diuraikan lebih
lanjut pada Instruksi Kerja, yaitu : IK.8.2.4.6. Penyelenggaraan Uji
Kompetensi.
8.3. Penanganan Proses Pembelajaran dan Produk yang Tidak Sesuai
8.3.1.Semua proses pembelajaran yang ditemukan tidak sesuai diberi
identifikasi dan/atau dipisahkan untuk mencegah pengulangan.
8.3.2.Rincian ketidaksesuaian yang tidak berarti didokumentasikan dengan
merincikan jenis hasil kegiatan dan penyimpangannya dari ketentuan.
8.3.3.
Rincian ketidaksesuaian akan ditinjau dan diverifikasi, dilaporkan
kepada petugas yang berwenang untuk ditindaklanjuti.
8.3.4.Putusan tindak lanjut tersebut dapat berupa
upaya perbaikan atas
ketidaksesuaian yang diketemukan.
8.3.5.Seseorang yang bertanggung jawab untuk pengendalian tindak lanjut
mendokumentasikan hasil tindaklanjutnya sehingga ketidaksesuaiannya
diperbaiki.

8.3.6.Semua remedial diverifikasi dan terdokumentasi.

8.3.7.Rincian dari metode, tanggungjawab dan dokumentasi didefinisikan dalam
prosedur Operasional Standar secara tertulis, yaitu : POS. 8.3.
Pengendalian produk yang tidak sesuai.
8.4. Analisis Data
8.4.1.Seseorang staf SMK Purnama 2 Jakarta ditunjuk untuk menilai manfaat
dan kebutuhan dengan menggunakan metode teknik statistik di berbagai
bidang aktivitas dan tahap proses kegiatan pembelajaran. Bila untuk
suatu aktivitas dipandang perlu untuk menerapkan teknik statistik, maka
cara pengumpulan data, pengolahan dan pengambilan keputusan
ditentukan dan didokumentasikan.
8.4.2.Petugas-petugas yang mengumpulkan data, mengolah data, dan
menyusun informasi berdasarkan data yang dikumpulkan, ditunjuk dan
diberi pelatihan yang dibutuhkan.
8.4.3.Sejauh mungkin cara-cara dan tabel yang standar dan teruji dipakai
sebagai pedoman penerapan
8.4.4.Hasil semua analisis statistik harus didokumentasikan dengan baik dan
dinilai untuk menentukan tingkat kinerja dan tindakan koreksi bila
diperlukan.
8.5. Perbaikan Berlanjut
8.5.1.Perbaikan
8.5.1.1.
SMK Purnama 2 Jakarta mengadakan rapat tinjauan manajemen
minimal 1 kali satu tahun yang dipimpin oleh Kepala SMK Purnama 2
Jakarta
8.5.1.2.
Setiap bulan diadakan rapat staf bulanan untuk mengadakan koreksi
seperlunya pada sasaran mutu dan hal-hal yang menyangkut pada
pelaksanaan sistem manejemen mutu.
8.5.1.3.
Juga dibicarakan untuk perbaikan masalah yang ditemui pada saat
audit internal, analisis data, tindakan koreksi dan pencegahan.
8.5.2.Tindakan Koreksi (Perbaikan)
8.5.2.1. Bila terjadi ketidaksesuaian sebagai hasil kegiatan yang bermasalah
besar dan mengandung resiko, maka dibuat laporan ketidaksesuaian
kepada Kepala Sekolah oleh WMM.
8.5.2.2. Wakil Manajemen Mutu mengusahakan untuk meneliti penyebab
ketidaksesuaian nyata maupun potensial.
8.5.2.3. Tinjauan ketidasesuaian dilakukan mencakup antara lain : laporan
penolakan siswa Prakerin oleh industri, laporan monitoring dan evaluasi
proses pembelajaran, laporan pelayanan pembelajaran dan non
pembelajaran, laporan audit internal dan eksternal dan data keluhan
pelanggan serta hasil sasaran mutu.

8.5.2.4. Tindakan koreksi yang sesuai dilakukan tepat waktu, termasuk tindakan
pencegahan untuk mencegah ketidaksesuaian hingga ketingkat yang
sepadan dengan besarnya masalah dan resiko yang dihadapi.
8.5.2.5. Tindakan koreksi lebih lanjut diatur dalam Prosedur Operasional
Standar, yaitu : POS.8.5.2. Pelaksanaan tindakan koreksi.
8.5.3.

Tindakan Pencegahan

8.5.3.1. Untuk melakukan tindakan pencegahan maka setiap pelaksanaan

proses Diklat diadakan perencanaan dan evaluasi perencanaan apakah
sesuai dengan yang dilaksanakan. Apabila ada ketidaksesuaian maka
dilakukan rapat untuk mendiskusikan masalah masalah tentang
penyimpangan mutu, sasaran mutu yang tidak tercapai yang dihadiri oleh
Kepala Sekolah, WMM, Wakil Kepala Sekolah, Kaprogram dan semua ketua
unit.
8.5.3.2. Bagian bagian yang berkaitan dengan proses dan produk belajar
mengajar mengumpulkan data untuk dianalisis dalam rapat bulanan yang
akan dapat dievaluasi kemungkinan terjadinya suatu masalah atau
ketidaksesuaian potensial.
8.5.3.3. Rapat juga menilai perlunya dilakukan antisipasi tindakan pencegahan
untuk meniadakan kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian.
8.5.3.4. Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menugaskan bagian yang terkait untuk
melaksanakan tindakan pencegahan yang diperlukan.
8.5.3.5. Wakil Manajemen Mutu akan memantau tindakan pencegahan beserta
akibat tindakan tadi sehingga tindakan tidak akan menimbulkan dampak
yang merugikan.
8.5.3.6. Rekaman tindakan pencegahan disimpan oleh WMM dan bagian yang
terkait dengan bagian tadi.
8.5.3.7. Lebih rinci tentang tindakan pencegahan dijelaskan dalam Prosedur
Operasional Standar, yaitu :
POS
8.5.3.
Penanganan tindakan
pencegahan.

LAMPIRAN 1.

Daftar Prosedur Operasi Standar (POS)

NO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

.
LAMPIRAN 2.

Prosedur
Prosedur
Prosedur
Prosedur
Prosedur
Prosedur

Pengendalian Dokumen
Pengendalian Rekaman
Audit Internal
Pengendalian Produk Tidak Sesuai
Tindakan Koreksi
Tindakan Pencegahan

Daftar Instruksi Kerja (IK)

NO.
1

Pengembangan Sumber Daya Manusia