BAGIAN INVENTORY
RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013
RS BAPTIS BATU
JL RAYA TLEKUNG NO 1
JUNREJO - BATU
SURAT KEPUTUSAN
No. 152/8/III/SK_DIR/2013
TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN
BAGIAN INVENTORY
DIREKTUR RS BAPTIS BATU
MENIMBANG
: a.
b.
c.
MENGINGAT
: a.
b.
c.
d.
e.
ii
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN
KETIGA
KEEMPAT :
KELIMA
Ditetapkan di : Batu
Pada tanggal : 08 Maret 2013
Direktur RS. Baptis Batu
iii
DAFTAR ISI
Halaman Judul.............................................................................................
ii
Daftar Isi......................................................................................................
iv
BAB I. Pendahuluan....................................................................................
BAB III. Visi, Misi, Falsafah, Nilai Dan Tujuan RS. Baptis Batu .............
11
BAB VI. Visi, Misi, Falsafah, Nilai Dan Tujuan Bagian Administrasi ......
11
12
12
12
14
14
16
19
25
28
29
30
iv
31
BAB I
PENDAHULUAN
di
tahun 2013,
Bagian
Inventory memerlukan
pedoman
pengorganisasian yang tersusun dengan baik supaya kinerja bagian ini dapat
berjalan optimal sesuai dengan apa yang diharapkan.
Sebagai bagian dari Bidang Umum dan Keuangan RS. Baptis Batu, Bagian
Inventory mempunyai tugas untuk ikut serta mengelolah keuangan RS. Baptis
Batu melalui efisiensi biaya dan pemanfaatan asset rumah sakit secara maksimal.
Efisiensi biaya dapat dilakukan dengan pengelolaan persediaan yang tepat
serta laporan pemakaian barang operasional yang akurat sehingga dapat dievaluasi
penggunaannya. Sedangkan pemanfaatan asset rumah sakit secara maksimal dapat
meningkatkan pendapatan rumah sakit pada bidang non medis. Hal ini diharapkan
akan membantu pengelolaan Bidang Umum dan Keuangan.
Kami sadar bahwa bagian ini tidak dapat berdiri sendiri, untuk itu
diperlukan kerjasama yang harmonis antar petugas Inventory yang ada dengan
Bagian / Instalasi yang lain supaya kegiatan Bagian Inventory ini dapat berjalan
sesuai dengan apa yang kita harapkan bersama. Dengan adanya pedoman
pengorganisasian
BAB II
GAMBARAN UMUM RS. BAPTIS BATU.
Demikian juga visi, misi, dan nilai dasar yang lama mengalami perubahan untuk
menyusun rencana strategi RS. Baptis Batu sesuai kebutuhan dan perkembangan
RS. Baptis Batu.
Pada tahun 2009 RS Baptis Batu sudah terakreditasi 5 pelayanan dasar untuk
Pelayanan Administrasi, Pelayanan Rekam Medik, Pelayanan Instalasi Gawat
Darurat, Pelayanan Medik dan Pelayanan Keperawatan
RS Baptis Batu memberikan beragam jenis pelayanan medis antara lain
klinik umum, klinik gigi dan mulut, dan klinik spesialis, Instalasi Gawat Darurat,
serta rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP yang dilengkapi
pelayanan laboratorium, radiologi, farmasi, fisioterapi, anestesi, home care, hotel
care, dan medical spa. Kapasitas tempat tidur pasien yang disediakan di RS
Baptis Batu sebanyak 100 tempat tidur.
Kebijakan umum rumah sakit adalah setiap pasien yang datang dilayani
kebutuhannya secara tuntas dengan menyediakan keperluan perawatan dan
2
pengobatan pasien, baik obat maupun alat yang diperlukan, tanpa memberi resep
yang harus dibeli oleh pasien, tanpa uang muka. Semua baru dibayar oleh pasien
setelah pasien siap pulang. Kebijakan ini merupakan kebijakan yang telah ada
sejak RS Baptis Kediri berdiri dan merupakan nilai dasar bagi RS Baptis.
fisioterapi. Sebagian besar peralatan medis dan non medis berasal dari RS Baptis
Kediri.
Pada saat pendirian RS Baptis Batu, dicanangkan target kemandirian dicapai
tahun 2009. Yang dimaksud dengan target kemandirian adalah kemampuan untuk
menutupi biaya operasional sendiri. Mulai awal berdiri tahun 1999 sampai tahun
2009, RS Baptis Batu masih mendapat bantuan dana operasional dari Rumah
Sakit induk yaitu RS Baptis Kediri yang sudah berdiri sejak tahun 1957.
Sebagai rumah sakit yang baru berdiri maka jumlah pasien yang dilayani
tidak terlalu banyak. Pada waktu itu pasien lebih memilih berobat di rumah sakit
yang berada di Malang yang lebih lengkap peralatannya. Setelah ada kerjasama
dengan PT ASKES yang melayani askes sukarela, askes sosial, Jamkesmas dan
Jamkesda jumlah pasien meningkat pesat mulai April 2006.
Pada tanggal 11 Mei 2007 bertepatan dengan ulang tahun RS Baptis Batu
yang ke-8, ditunjuk pejabat direktur RS Baptis Batu yaitu dr. Arhwinda
Pusparahaju Artono, Sp.KFR, MARS, yang menjabat direktur sampai saat ini.
Pada tahun 2008 disusunlah Rencana Strategis RS Baptis Batu 2008-2013. Sesuai
dengan target, pada tahun 2009 RS Baptis Batu mencapai target kemandirian.
Seluruh manajemen diserah terimakan dari direktur RS Baptis Kediri dr. Sukoyo
Suwandani selaku induk organisasi kepada direktur RS Baptis Batu yaitu dr.
Arhwinda Pusparahaju Artono, Sp. KFR, MARS. Sejak saat itu biaya operasional
harus diusahakan sendiri. Apabila ada kekurangan dana operasional
dapat
BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS. BAPTIS BATU
3.1. VISI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki visi :
Menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat Malang Raya karena Pelayanan
Kesehatan yang berpusat pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan
Keselamatan Pasien
3.2. MISI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki misi :
a) Memberikan pelayanan kesehatan prima secara holistik berlandaskan
Kasih Kristus kepada setiap orang, tanpa membedakan status sosial,
golongan, suku dan agama.
b) Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berpusat pada
pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien.
c) Mengelola aset secara efektif dan efisien bagi Kesejahteraan dan
Pengembangan rumah sakit dengan memanfaatkan potensi Kota Wisata
Batu.
d) Mengembangkan Sumber Daya Manusia secara utuh yang memiliki
belas kasih, asertif, profesional, bekerja dalam tim, integritas dan
sejahtera.
3.3.FALSAFAH.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki falsafah :
a) Menjadikan Rumah Sakit Baptis Batu pilihan utama masyarakat Malang
Raya.
b) Hak pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu.
c) Sebagai tempat tenaga kesehatan mengabdi dan mengembangkan
profesionalisme.
d) Secara berkesinambungan meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
dalam berkarya.
3.4.NILAI NILAI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki nilai-nilai :
B
Belas Kasih
Asertif
Profesional
Tim Kerja
Integritas
Sejahtera
3.5.TUJUAN.
Berpartisipasi dalam pembangunan kesehatan masyarakat demi peningkatan
kualitas sumber daya manusia Indonesia secara rohani dan jasmani
3.6.MOTTO.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki Motto :
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS. BAPTIS BATU
4.1.BAGAN ORGANISASI.
4.2. KETERANGAN/PENGERTIAN.
a. Unit Struktural
i. Direktur
Adalah kepala atau pejabat tertinggi di RS Baptis Batu
ii. Wakil Direktur
Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam melaksanakan tugas
dan tanggungjawabnya sesuai dengan bidang masing masing, yaitu
:
1. Wakil Direktur Pelayanan : membantu direktur dalam bidang
pelayanan medis dan keperawatan
2. Wakil Direktur Umum dan Keuangan : membantu direktur
dalam bidang umum dan keuangan
iii. Manajer
Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam pelaksanaan satu
atau lebih macam pelayanan rumah sakit, yaitu :
1. Manajer Rawat Jalan, Medical Check Up dan Klinik Satelit.
2. Manajer Rawat Inap dan Keperawatan
3. Manajer Gawat Darurat dan Out Care
4. Manajer ICU dan Kamar Operasi.
5. Manajer Pemasaran, Komplain dan Pelayanan Perusahaan
Asuransi.
6. Manajer Wellness Center.
iv. Unit Kerja
Adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga ahli atau
profesi dan memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak
terpisahkan dari rumah sakit baik berfungsi pelayanan maupun
pendukung operasional rumah sakit. Unit Kerja di RS Baptis Batu
dibedakan menjadi 2 yaitu divisi bisnis yang diberi istilah Instalasi
dan divisi pendukung yang diberi istilah Bagian. Seluruh instalasi
dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Pelayanan dan seluruh
Bagian dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Umum Keuangan.
Unit Kerja dapat bertanggungjawab atas satu atau lebih Sub Unit
Kerja. Berikut adalah daftar Unit Kerja :
-
Instalasi Farmasi.
Instalasi Laboratorium.
Instalasi Radiologi.
Instalasi Gizi
Bagian Administrasi.
Bagian Akuntansi.
Bagian Inventory.
Bagian Keuangan.
Bagian Pemasaran.
Bagian Humas.
10
BAB V
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN INVENTORY
DIREKTUR
WAKIL DIREKTUR
UMUM KEUANGAN
Logistik
Kamar Jahit
11
House Keeping
BAB VI
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN BAGIAN INVENTORY
6.1. VISI.
Bagian Inventory Rumah Sakit Baptis Batu memiliki visi Menjadi
Bagian Inventory dengan pelayanan yang berpusat pada pasien dengan
mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien
6.2. MISI.
Bagian Inventory Rumah Sakit Baptis Batu memiliki misi :
a) Memberikan pelayanan penunjang kesehatan prima secara holistik
berlandaskan Kasih Kristus kepada setiap orang, tanpa membedakan
status sosial, golongan, suku dan agama.
b) Menyelenggarakan Pelayanan Penunjang Kesehatan yang berpusat
pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien.
c) Mengelola aset secara efektif dan efisien bagi Kesejahteraan dan
Pengembangan rumah sakit dengan memanfaatkan potensi Kota Wisata
Batu.
d) Mengembangkan Sumber Daya Manusia secara utuh yang memiliki
belas kasih, asertif, profesional, bekerja dalam tim, integritas dan
sejahtera.
6.3.FALSAFAH.
Falsafah Bagian Inventory Rumah Sakit Baptis Batu adalah :
a) Menjadikan Bagian Inventory yang bermutu dan akuntabel
b) Hak pasien untuk mendapatkan barang dan alat yang bermutu.
c) Sebagai
tempat
tenaga
kerja
profesionalisme.
12
mengabdi
dan
mengembangkan
13
BAB VII
URAIAN JABATAN
7.1.BAGIAN INVENTORY.
1. Nama Jabatan: Kepala Bagian Inventory
2. Hasil kerja:
-
3. Uraian tugas:
-
14
jelas
sesuai
nama
barang,
spesifikasi,
dan
cara
pembayarannya.
- Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan atas pembelian barang.
- Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan atas hasil kinerja bagian
Inventory.
- Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan atas penjualan kantin
minuman.
-
4. Tanggung jawab:
-
5. Wewenang:
-
Menentukan
Umum Keuangan.
-
6. Syarat jabatan:
6.1 Pendidikan : Lulusan S1 Bidang Ekonomi
Menguasai bidang bisnis,
6.2 Kemampuan :
15
6.3 Minat :
-
Berminat
pada
aktifitas teknikal
untuk
mengembangkan
dan
6.4 Temperamen :
-
7.2.
2. Hasil kerja:
-
16
3. Uraian tugas:
-
4. Tanggung jawab:
-
Mengelola
baiknya.
-
Berkoordinasi dengan
kegiatan logistik.
-
17
5. Wewenang:
-
Menolak barang yang datang apabila barang rusak atau tidak sesuai
dengan surat pemesanan barang.
6. Syarat jabatan:
6.1 Pendidikan : Lulusan dari Sekolah Menengah Atas.
Menguasai bidang komputer dan
administrasi.
6.2 Kemampuan :
- Kemampuan verbal untuk mengkomunikasikan keadaan barang
kepada supplier, kepala bagian dan unit kerja lain.
- Kemampuan numerik untuk mengevaluasi stock barang dan
pembuatan Laporan Penerimaan Barang.
- Kemampuan tata usaha untuk mencegah dan mendeteksi kesalahan
penerimaan, pengeluaran, dan persediaan barang.
6.3 Minat :
- Berminat pada aktifitas teknikal untuk mengembangkan dan
melaksanakan kebijakan logistik.
- Berminat terhadap kegiatan yang berhubungan dengan orang lain,
agar kebijakan logistik dapat terlaksana secara efektif dan
memuaskan manajemen dan seluruh unit kerja rumah sakit .
6.4 Temperamen :
-
18
7.3.
3. Uraian tugas:
- Menetapkan dan mempertahankan program kebersihan yang terjadual
reguler di seluruh lingkungan RS yang meliputi ruang perawatan
pasien, unit perawatan insentif, Villa, Guest House dan area khusus lain
yang menghendaki adanya level sanitasi dan sterilisasi yang tinggi.
- Memelihara perabotan kerumahtanggaan RS, sehingga dapat senantiasa
berfungsi.
- Menginventarisasi seluruh peralatan medis dan perabotan kerumah
tanggaan RS.
19
- Mengkoordinir/mengarahkan
personil
(pelaksana)
untuk
tujuan
Mengelola villa dan guest house RS Baptis Batu sesuai dengan SPO.
Berkoordinasi dengan
5. Wewenang:
-
20
6. Syarat jabatan:
6.1 Pendidikan : Lulusan dari Sekolah Menengah Kejuruhan jurusan
Perhotelan Sekolah Menengah Atas.
Menguasai bidang komputer dan
administrasi.
6.2 Kemampuan :
- Kemampuan verbal untuk mengkomunikasikan kebersihan rumah
sakit kepada pelaksana lapangan, kepala bagian dan unit kerja lain.
- Kemampuan
numerik
untuk
menginventarisasi
alat,
biaya
21
3. Uraian tugas:
- Membuat linen baru yang dibutuhkan rumah sakit.
- Melakukan analisa tentang pencucian berbagai jenis kain sebelum
digunakan.
- Memotong bahan sesuai model dan ukuran yang tepat.
- Memutuskan jenis jahitan yang akan dilakukan sesuai kebutuhan.
- Melakukan penyebaran, perbaikan, penyimpanan dan penghitungan
sprei dan linen di rumah sakit untuk memelihara semua bagian
- Memelihara peralatan jahit RS, sehingga dapat senantiasa berfungsi.
- Menginventarisasi seluruh persediaan linen yang belum terpakai.
- Melakukan administrasi pembuatan dan perbaikan linen di lingkungan
Rumah Sakit.
- Bertanggung jawab atas permintaan kain dan penggunaannya untuk
linen inventaris Rumah Sakit.
- Bertanggung
jawab
atas
permintaan
perlengkapan
jahit
dan
22
Berkoordinasi dengan
5. Wewenang:
-
6. Syarat jabatan:
6.1 Kemampuan :
-
23
24
BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA
Wadir
Umum
Keuangan
Semua
Instalasi
Logistik
Bagian
Inventory
Semua
Bagian
Keuangan
House
Keeping
Kamar Jahit
Akuntansi
menggunakan E Slip
25
Mengajukan
26
27
BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
NAMA
JABATAN
Ka Bagian
PENDIDIKAN SERTIFIKASI
Strata 1
JUMLAH
KEBUTUHAN
1
Ekonomi
Administrasi
SMUSMK
Logistik
Akutansi
Petugas House
SMUSMK
Keeping
Perhotelan
Petugas Kamar
SMUSMK Tata
Jahit
Busana
28
BAB X
KEGIATAN ORIENTASI
Materi
Pengenalan
Waktu
7.00-15.30
lingkungan dan
Metoda
Penanggung
Jawab
Kabag
Inventory
pekerjaan
4-6
Belajar
7.00-15.30
pemesanan
Kabag
Inventory
barang
7-8
7.00-15.30
Laporan
Kabag
Inventory
Pembelian
9-10
7.00-15.30
Laporan
Kabag
Inventory
Pembelian Barang
Investasi dan alur
11-12
7.00-15.30
Laporan Kinerja
Kabag
Inventory
Inventory
29
BAB XI
PERTEMUAN /RAPAT
30
BAB XII
PELAPORAN
31