BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekam Medis

2.1.1 Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
(Kementerian Kesehatan, 2008).
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas,
anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan
kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit rawat jalan
termasuk unit gawat darurat dan rawat inap. (Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, 1991)
Menurut Hatta, dkk. (dalam Lubis, 2010), rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, diagnosis pengobatan, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan
kesehatan yang meliputi pendaftaran pasien yang dimulai dari tempat penerimaan pasien,
kemudian bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisa, mengolah, dan menjamin
kelengkapan berkas rekam medis dari unit rawat jalan, unit rawat inap, unit gawat darurat, dan
unit penunjang lainnya
Rekam Medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan pasien selama di
rumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam
rangkaian kegiatan guna menghasilkan diagnosis, jaminan, pengbatan, dan hasil akhir. Rekam
medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas pasien,

anamnese penentuan fisik laboratorium, diagnose segala pelayanan dan tindakan medik yang
diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat (Rustiyanto, 2009).

2.1.2 Tujuan dan Manfaat Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis
yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di tempat pelayanan kesehatan akan berhasil
sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan. Manfaat rekam medis mencantum nilai-nilai
aspek yang dikenal dengan sebutan ALFREDS (Administrative, Legal, Financial, Research,
Education, Documentation, and Service) yaitu sebagai berikut:
a. Administrative (Aspek Administrasi)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut
tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis
dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan
b. Legal (Aspek Hukum)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah
adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan
hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Financial (Aspek Keuangan)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya menyangkut data atau
informasi yang dapat digunakan sebagai aspek keuangan.
d. Research (Aspek Penelitian)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut tentang
data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan
ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
e. Education (Aspek Pendidikan)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data
atau informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang
diberikan kepada pasien, informasi tersebut digunakan sebagai bahan referensi pengajaran
bidang profesi pemakai.
f. Documentation (Aspek Dokumentasi)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut
sumber

ingatan

yang

harus

didokumentasikan

dan

dipakai

sebagai

bahan

pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.

g. Service (Aspek Medis)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut digunakan
sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada
seorang pasien.
Dengan melihat beberapa aspek tersebut, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat
luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Manfaat
rekam medis secara umum adalah:
a. Sebagai media komunikasi antara dokter dan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian di
dalam memberikan pelayanan, pengobatan, dan perawatan kepada pasien.
b. Menyediakan data yang berguna bagi keperluan penelitian dan pendidikan.

c. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada
pasien.
d. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan
pengobatan selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah sakit.
e. Sebagai dasar yang berguna untuk analisis, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas
pelayanan yang diberikan kepada pasien.
f. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter, dan tenaga
kesehatan lainnya.
g. Sebagai dasar dalam perhitungan pembayaran pelayanan medis pasien.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta bahan pertanggung jawaban dan
laporan.

2.1.3 Mutu Rekam Medis

Menurut Huffman (dalam Lubis, 2010), rekam medis yang baik dapat mencerminkan
mutu pelayanan kesehatan yang diberikan Rekam medis yang bermutu juga diperlukan untuk
persiapan evaluasi dan audit medis tehadap pelayanan medis secara retrospektif terhadap rekam
medis. Tanpa dipenuhinya syarat-syarat mutu dari rekam medis ini, maka tenaga medis maupun
pihak rumah sakit akan sulit membela diri di pengadilan bila terdapat tuntutan malpraktik dari
pasien. Menurut Soedjaga (dalam Lubis, 2010), mutu rekam medis yang baik adalah rekam
medis yang memenuhi indikator-indikator mutu rekam medis sebagai berikut:
a. Kelengkapan isian resume rekam medis
b. Keakuratan
c. Tepat Waktu
d. Pemenuhan Persyaratan Hukum

2.2 Pengertian Response Time

Dalam Kepmenkes No. 129 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM)
Rumah Sakit, waktu yang dibutuhkan seorang petugas untuk menyiapkan data rekam medis
pasien rawat jalan adalah kurang dari 10 menit, dimana definisi operasional dari standar tersebut
adalah waktu bagi pasien dimulai dari mengantri sampai mendapat data rekam medisnya.

2.3 Jaminan Kesehatan Nasional

Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) merupakan bagian dari sistem Jaminan Sosial
Nasional (SJSN) yang diselenggarakan dengan menggunakan mekanisme asuransi kesehatan
social yang ebrsigat wajib (mandatory) berdasarkan Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2004
tentang SJSN dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dasar kesehatan masyarakat yang layak
yang diberikan kepada setiap orang yang telah membayar iuran atau iurannya dibayar oleh
pemerintah. Tujuannya adalah agar semua penduduk Indonesia terlindungi dalam sistem
asuransi, sehigga mereka dapat memenuhi kebutuhan dasar kesehatan masyarakat yang layak.
Setiap peserta wajib membayar iuran yang besarnya ditetapkan berdasarkan presentase dari upah
(untuk pekerja penerima upah) atau suatu jumlah nominal tertentu (bukan penerima upah dan
PBI). Badan yang menyelenggarakan JKN adalah BPJS Kesehatan yang diatur dalam UU No. 24
Tahun 2011.

2.4 Rawat Jalan

Pelayanan rawat jalan (ambulatory) adalah satu bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara
sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang
disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap (hospitalization). Pelayanan rawat jalan
ini termasuk tidak hanya yang diselenggarakan oleh sarana pelayanan kesehatan yang telah lazim

dikenal rumah sakit atau klinik, tetapi juga yang diselenggarakan di rumah pasien (home care)
serta di rumah perawatan (nursing homes). Bentuk pertama dari pelayanan rawat jalan adalah
yang diselenggarakan oleh klinik yang ada kaitannya dengan rumah sakit (hospital based
ambulatory care). Untuk diperhatikan bahwa sekalipun prinsip pokok program menjaga mutu
pada pelayanan rawat jalan tidak banyak berbeda dengan berbagai pelayanan kesehatan lainnya,
menyebabkan penyelenggaraan program menjaga mutu pada pelayanan rawat jalan tidaklah
semudah yang diperkirakan, ciri-ciri khusus yang dimaksud adalah:
1) Sarana, prasarana serta jenis pelayanan rawat jalan sangat beraneka ragam, sehingga sulit
merumuskan tolak ukur yang bersifat baku.
2) Tenaga pelaksana bekerja pada srana pelayanan rawat jalan umumnya terbatas, sehingga di
satu pihak tidak dapat dibentuk suatu perangkat khusus yang diserahkan tanggung jawab
penyelanggaraan program menjaga mutu, dan pihak lain, apabila beban kerja terlalu besar,
tidak memiliki cukup waktu untuk menyelenggarakan program menjaga mutu.
3) Hasil pelayanan rawat jalan sering tidak diketahui. Ini disebabkan karena banyak dari pasien
tidak datang lagi ke klinik.
4) Beberapa jenis penyakit yang datang ke sarana pelayanan rawat jalan adalah penyakit yang
dapat sembuh sendiri, sehingga penilaian yang objektif sulit dilakukan.
5) Beberapa jenis penyakit yang datang ke sarana pelayanan rawat jalan adalah mungkin
penyakit yang telah berat dan bersifat kronis, sehingga menyulitkan pekerjaan penilaian.
6) Beberapa jenis penyakit yang datang berobat datang ke sarana pelayanan rawat jalan
mungkin jenis penyakit yang penanggulannya sebenarnya berada di luar kemampuan yang
dimiliki. Keadaan yang seprti ini juga akan menyulitkan pekerjaan penilaian.

7) Rekam medis yang dipergunakan pada pelayanan rawat jalan tidak selengkap rawat inap,
sehingga data yang diperlukan untuk penilaian tidak lengkap.
8) Perilaku pasien yang datang ke sarana pelayanan rawat jalan sulit dikontrol dan karenannya
sembuh atau tidaknya suatu penyakit yang dialami tidak sepenuhnya tergantung dari mutu
pelayanan yang diselenggarakan.

2.5 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Response Time pada Pasien Rawat Jalan JKN
2.5.1 Karakteristik Sumber Daya Manusia
a. Umur
Umur adalah usia seseorang yang dihitung sejak lahir sampai dengan batas terakhir masa
hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang
dalam berfikir dan bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat, seseorang yang lebih dewasa akan
lebih percaya dari orang yang belum cukup kedewasaanya. Hal ini sebagai akibat dari
pengalaman dan kematangan jiwa (Hurlock,2002). Dengan demikian semakin tua umur pegawai
maka makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan dan terampil dalam
memberikan pelayanan pada klien. Menurut Depkes RI (2009) umur manusia dikelompokan
menjadi empat kelompok, yaitu :
1. Balita : Seseorang yang memiliki rentang umur antara 0-5 tahun
2. Remaja : Seseorang yang memiliki rentang umur antara 12-25 tahun
3. Dewasa : Seseorang yang memiliki rentang umur antara 26-45 tahun
4. Tua / lansia : Seseorang yang memiliki rentang umur antara 45-65 tahun ke atas

1. Klasifikasi Lansia
Usia lanjut dikatakan sebagai tahap akhir perkembangan pada daur kehidupan manusia.
Sedangkan menurut Pasal 1 ayat (2), (3), (4) UU No. 13 Tahun 1998 tentang kesehatan dikatakan
bahwa usia lanjut adalah seseorang yang telah mencapai usia lebih dari 60 tahun (Maryam dkk,
2008). Berdasarkan defenisi secara umum, seseorang dikatakan lanjut usia (lansia) apabila
usianya 65 tahun ke atas. Lansia bukan suatu penyakit, namun merupakan tahap lanjut dari suatu
proses kehidupan yang ditandai dengan penurunan kemampuan tubuh untuk beradaptasi dengan
stres lingkungan. Lansia adalah keadaan yang ditandai oleh kegagalan seseorang untuk
mempertahankan keseimbangan terhadap kondisi stres fisiologis. Kegagalan ini berkaitan dengan
penurunan daya kemampuan untuk hidup serta peningkatan kepekaan secara individual (Efendi,
2009).
Klasifikasi berikut ini adalah lima klasifikasi pada lansia berdasarkan Depkes RI (2003)
dalam Maryam dkk (2009) yang terdiri dari : pralansia (prasenilis) yaitu seseorang yang berusia
antara 45-59 tahun, lansia ialah seseorang yang berusia 60 tahun atau lebih, lansia resiko tinggi
ialah seseorang yang berusia 70 tahun atau lebih/seseorang yang berusia 60 tahun atau lebih
dengan masalah kesehatan, lansia potensial ialah lansia yang masih mampu melakukan pekerjaan
dan/atau kegiatan yang dapat menghasilkan barang/jasa, lansia tidak potensial ialah lansia yang
tidak berdaya mencari nafkah, sehingga hidupnya bergantung pada bantuan orang lain.
2. Proses Penuaan
Penuaan adalah normal, dengan perubahan fisik dan tingkah laku yang dapat diramalkan
yang terjadi pada semua orang pada saat mereka mencapai usia tahap perkembangan kronologis
tertentu. Ini merupakan suatu fenomena yang kompleks multidimensional yang dapat diobservasi
di dalam satu sel dan berkembang sampai pada keseluruhan sistem. (Stanley, 2006). Tahap

dewasa merupakan tahap tubuh mencapai titik perkembangan yang maksimal. Setelah itu tubuh
mulai menyusut dikarenakan berkurangnya jumlah sel-sel yang ada di dalam tubuh. Sebagai
akibatnya, tubuh juga akan mengalami penurunan fungsi secara perlahan-lahan. Itulah yang
dikatakan proses penuaan (Maryam dkk, 2008).
3. Penelitian Terkait dengan Usia Petugas Pencari Berkas Rekam Medis
No

Identitas
Penulis

Judul Peneltian

Metode
Penelitian

Hasil Penelitian

Fitri
Sukaesih

Hubungan Karakteristik
Petugas dengan Kinerja
Petugas Rekam Medik
di Rumah Sakit Umum
Daerah Rokan Hulu

Explanatory
Research

Hasil penelitian
menunjukan
bahwa
bahwa
umur dan jenis
kelamin
tidak
mempunyai
hubungan secara
signifikan
terhadap kinerja,
artinya
kinerja
petugas
rekam
medis
tidak
dipengaruhi oleh
perbedaan umur
dan jenis kelamin

Widi
Hariyanti

Pengaruh Usia dan

Keinginan
Sosial
terhadap
Kinerja
Karyawan
Industri
Manufaktur
di
Semarang

Survey
purposive
sampling

Menyatakan
hubungan antara
usia dan kinerja
berubah
saat
orang
menjadi
lebih tua. Gagasan
ini diuji pada data
yang didapat dari
24.219 individu.
Hasil penelitian
memperlihatkan
bahwa usia secara
positif
berhubungan
dengan
kinerja
bagi
para

karyawan muda
(25-30 tahun).
3

Nunik
Yatsiar
Mutmainah

Tinjauan
Perhitungan
Waktu Tenaga Kurir
Berdasarkan
Analisis
Beban Kerja Dalam
Pendistribusian Berkas
Rekam Medis Rawat
Jalan di Rumah Sakit
Haji Jakarta

Deskriptif
Kualitatif

Kegiatan
pendistribusian
berkas
rekam
medis rawat jalan
di Rumah Sakit
Haji
Jakarta
berlum berjalan
dengan baik, hal
ini dapat dilihat
dari
beberapa
faktor
yang
menjadi hambatan
dalam
pendistribusian
berkas
rekam
medis rawat jalan.
Faktor-faktor
tersebut
diantaranya
adalah
petugas
yang
bertugas
mengantarkan
berkas
rekam
medis (kurir rawat
jalan) hanya satu
orang untuk 19
poliklinik dengan
volume
beban
kerja
mencapai
400 berkas rekam
medis
pasien
lama,
dan
membutuhkan
waktu 15 menit
untuk
mengantarkan
berkas
rekam
medis
yang
berjauhan dengan
poliklinik.

b. Pendidikan
Menurut Nursalim (2001) pendidikan berarti bimbingan yang diberikan oleh seseorang
terhadap perkembangan orang lain menuju ke arah suatu cita-cita tertentu. Jadi dapat dikatakan
bahwa pendidikan itu menuntun manusia berbuat dan mengisi kehidupannya mencapai
keselamatan atau kebahagiaan. Manajemen pendidikan tenaga kesehatan secara umum tidak
berbeda dengan pendidikan manajemen pendidikan lainnya, hanya saja materi yang diajarkan
disesuaikan dengan tujuan pendidikan yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan (Depkes
RI,2000). Pendidikan diperlukan untuk mendapatkan informasi atau hal-hal yang menunjang
kesehatan, sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup. Faktor pendidikan seseorang sangat
menentukan kesiapan dalam memberikan pelayanan, orang yang berpendidikan tinggi akan lebih
mampu mengatasi masalah dan berperan lebih baik dan efektif serta konstruktif daripada yang
berpendidikan rendah (Nursalam,2001).
c. Pengetahuan
Menurut Taufik (2007) pengetahuan adalah peginderaan manusia, atau hasil tau
seseorang terhadap objek melalui indra yang dimilikinya (mata, hidung, telinga, dan sebagainya).
Dengan sendirinya, pada waktu penginderaan sampai dengan menghasilkan pengetahuan tersebut
sangat dipengaruhi oleh intensitas perhatian dan persepsi terhadap objek. Sebagian besar
pengetahuan seseorang diperoleh melalui indra pendengaran dan penglihatan.
Definisi pengetahuan menurut Notoadmojo (1993) adalah merupakan hasil dari tahu, hal
ini terjadi setelah orang melaksanakan pengindraan terhadap suatu objek tertentu. Pengetahuan
diperoleh dari proses belajar, yang dapat membentuk keyakinan tertentu sehingga seseorang
berprilaku sesuai dengan keyakinan yang diperoleh. Dengan kata lain, pengetahuan seseorang

diperoleh dari pengalaman yang berasal dari berbagai sumber meliputi media elektronik, media
masa, buku petunjuk, dan media poster.
d. Masa Kerja
Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman identik dengan lama kerja
(masa kerja). Pengalaman itu merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan
dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pasien. Hal ini dilakukan dengan cara mengulang
kembali pengalaman yang diperoleh dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi pada masa
lalu. Sehingga dapat dikatakan, semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam
memberikan pelayanan (Notoadmojo,2003).

2.5.2 Motivasi
Motivasi adalah daya pendorong yang mengakibatkan seseorang anggota organisasi mau
dan rela mengerahkan kemampuan dalam bentuk keahlian atau keterampilan, tenaga dan
waktunya untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya dan
menunaikan kewajibannya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi yang
ditentuka (Siagian,2004). Sedangkan Gerungan (2000) menambahkan bahwa motivasi adalah
penggerak, alasan-alasan atau dorongan dalam diri manusia yang menyebabkan dirinya
melakukan suatu tindakan/bertingkah laku. Maka dapat disimpulkan bahwa motivasi merupakan
suatu penggerak atau dorongan-dorongan yang terdapat dalam diri manusia yang dapat
menimbulkan, mengarahkan, dan mengorganisasikan tingkah lakunya.

2.5.3 Beban Kerja

Tubuh manusia dirancang untuk dapat melakukan aktifitas sehari-hari. Setiap pekerjaan
merupakan beban bagi pelakunya. Beban-beban tersebut tergantung bagaimana orang tersebut
bekerja sehingga disebut beban kerja, jadi definisi beban kerja adalah kemampuan tubuh pekerja

dalam menerima pekerjaan. Beban kerja dapat berupa beratnya pekerjaan seperti mengangkat,
mengangkut, merawat, dan mendorong. Sedangkan beban kerja mental dapat berupa sejauh mana
tingkat keahlian dan prestasi kerja yang dimiliki individu dengan individu lainnya (Manuaba,
2000). Everly dan Girvano (dalam Munandar,2001) menambahkan kategori lain dari beban kerja,
yaitu kombinasi dari beban kerja berlebih kuantitatif dan kualitatif. Beban berlebih secara fiskal
ataupun mental, yaitu harus melakukan terlalu banyak hal, merupakan kemungkinan sumber
stress pekerjaan. Unsur yang menimbulkan beban berlebih kuantitatif adalah kondisi kerja, yaitu
setiap tugas diharapkan dapat diselesaikan secepat mungkin secara tepat dan cermat.
2.5.4 Anggaran
Menurut Garrison, Norren, dan Brewer (2007:4) anggaran adalah rencana terperinci
tentang perolehan dan penggunaan sumber daya keuangan dan sumber daya lainnya selama
waktu periode tertentu. Anggaran merupakan alat bantu yang sangat penting bagi perusahaan.
Karena anggaran merupakan pedoman pelaksanaan kerja dan berfungsi sebagai alat untuk
mengevaluasi kinerja yang telah dicapai perusahaan. Karena anggaran merupakan pedoman
pelaksanaan kerja dan berfungsi sebagai alat untuk mengevaluasi kinerja yang telah dicapai
perusahaan. Anggaran juga dapat digunakan sebagai alat untuk mengembangkan ke arah yang
lebih baik, dengan kata lain anggaran dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dalam mencapai
tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan anggaran yang baik akan memberikan mamfaat yang
positif bagi perusahaan. Mulyadi (2001:489 ) mengemukakan karakter sebagai berikut:
1. Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan.
2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun.

3. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen, yang berarti bahwa para manajer
setuju untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam
anggaran.
4. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari
penyusunan anggaran.
5. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah dibawah kondisi tertentu.
6. Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan
selisihnya dianalisis dan dijelaskan.

2.5.5 Metode
Pasaribu dan Simanjuntak (1982) mengatakan, bahwa metode adalah cara sistematik
yang digunakan untuk mencapai tujuan. Metode adalah prosedur atau cara yang ditempuh untuk
mencapai tujuan tertentu dimana terdapat rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk
meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses
manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi birokrasi dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
a. Metode/Sistem Pemberian Rekam Medis
Dalam pengambilan kembali rekam medis ada beberapa tata cara yang harus dipenuhi,
ketentuan pokok yang harus ditaati adalah : tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang
rekam medis, tanpa tanda keluar/permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang
di luar unit rekam medis, tetapi juga berlaku juga bagi petugas rekam medis itu sendiri,
seseorang yang menerima/meminjam rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam
keadaan baik dan tepat waktu. Rumah sakit harus membuat ketentuan berapa lama jangka waktu
satu rekam medis diperbolehkan tidak ada di rak penyimpanan. Seharusnya rekam medis

kembali lagi ke raknya pada setiap akhir kerja, sehingga dalam keadaan darurat staff rumah sakit
dapat mencari informasi yang diperlukan dengan mudah. Metode pemberian data rekam medis
diatur di dalam Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Bab III pasal 5 tentang Tata Cara
Penyelenggaraan Rekam Medis.
b. Penelitian terkait metode/sisitem pemberian berkas rekam medis
No
1

Identitas
Penulis

Judul Penelitian

Metode
Penelitian

Hasil Penelitian

Ayu Diana
Fuanasari,
dkk.

Analisis
Alur
Pelayanan Dan Antrian
Di Loket Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan

Deskriptif
Potong
Lintang

Rata-rata waktu pelayanan

pendaftaran loket rawat
jalan pada pasien askes 1,3
menit,
pada
pasien
jamkesmas 0,98 menit dan
pada pasien umum 1,6
menit. Rata-rata waktu
tunggu
pelayanan
pendaftaran rawat jalan
RSUD Kota Semarang pada
pasien askes dan pasiem
umum terlama terjadi pada
jam pelayanan 07.30-08.29
dan tercepat pada jam
pelayanan
11.30-12.00,
sedangkan pada pasien
jamkesmas waktu tunggu
pelayanan terlama pada jam
pelayanan 08.30-09.29 dan
tercepat pada jam pelayanan
11.3012.00.
Untuk
menghindari antrian panjang
yang terjadi di semua jenis
pembiayaan

c. Peminjaman rekam medis

Berkas rekam medis adalah milik rumah sakit, sedang isi rekam medis adalah milik
pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya. Untuk melindungi nilai tersebut dibuat ketentuan
sebagai berikut :

1) Hanya petugas rekam medis yang diizinkan masuk ruang penyimpanan berkas rekam medis.
2) Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-badan atau
perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Peminjaman rekam medis hanya bisa dilakukan jika :
1) Untuk keperluan pembuatan makalah, riset dan lain-lain oleh seorang dokter/tenaga
kesehatan lainnya yang dikerjakan dikantor unit rekam medis
2) Mahasiswa kedokteran dapat meminjam rekam medis jika dapat menunjukan surat pengantar
dari dokter ruangan.
3) Rekam medis dapat dikirim ke poliklinik dalam pasien berobat ulang

2.5.6 Sarana dan Prasarana

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Prasarana adalah segala sesuatu
yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, dan
proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling
berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya sarana lebih ditujukan kepada
benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukkan untuk benda-benda yang tidak
bergerak.

a. Penelitian terkait sarana dan prasarana

No

Identitas
Penulis

Judul Penelitian

Metode
Penelitian

Hasil Penelitian

Theresia
Debie Ruslina

Tinjauan
Penyakit yang
Diderita Petugas
Rekam Medis di
Unit Kerja
Rekam Medis
RSUD Tarakan
Jakarta

Deskriptif

Lingkungan kerja Unit Rekam

Medis RSUD Tarakan secara
faktor fisik, didapatkan bahwa
tingkat kebisingan di unit kerja
Rekam Medis RSUD Tarakan
berkisar 6 db, penerangan 150
lux, suhu ruangan berkisar 30 0C
dengan kelembapan diatas 60 %,
dan fasilitas pendukung.

b. Tempat Penyimpanan Rekam Medis

Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar
formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau map
sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara
individu (bukan kelompok atau keluarga). Untuk perlakuan penyimpanan berkas rekam medis
berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran.
Tujuan penyimpanan dokumen rekam medis adalah sebagai berikut:
1. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan
dalam rak filling.
2. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan.
3. Mudah pengembaliannya.
4. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan
biologi.
Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis
sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Syarat
berkas rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada formulir
rekam medis telah terisi dengan lengkap sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang
pasien urut secara kronologis. (Budi, 2011:9)