RETENSI REKAM MEDIS

Latar Belakang
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan dan
6. Pemusnahan berkas RM
7. Adanya rasa was-was Aspek hukum
Penyusutan / Retensi :
Adalah pengurangan jumlah formulir yang
memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

terdapat di dalam berkas RM dengan cara

Pemusnahan :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang
sudah tidak mengandung nilai guna .
Tujuan Retensi :
1.
Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
2.
Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
3.
Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )
4.
Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif
Dasar Hukum :
1.
SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan
Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)
2.
Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit
3.
Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47)
4.
Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006
5.
PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.

Dasar Hukum :

Pasal 8 ayat 1 :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan
Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan,
kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
Pasal 8 ayat 3 :
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medikharus disimpan untuk jangka
waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut

Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat
Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif
1.
Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2.
Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM in aktif
3.
Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan
Tata Cara Penilaian
1.
Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif
2.
Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:
Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
Nilai guna:
a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek
b) Sekunder: pembuktian, sejarah
Lembar rekam medis yang dipilah:
1.
Ringkasan masuk dan keluar
2.
Resume
3.
Lembar operasi
4.
Identifikasi bayi
5.
Lembar persetujuan
6.
Lembar kematian
Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif
Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan
Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite
Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait

Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.
Rawat jalan : 2003 7 tahun = Tahun 1996

Rawat Inap : 2003 12 tahun = Tahun 1991

2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi
Ka. Rekam Medis

Perawat Senior

Petugas terkait

- Panitia Rekam Medis

- Komite Medik

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi

Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .
4. Disiapkan form pertelaan :
No
No. Rekam Medis
.

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PENYUSUTAN

Tahun

Jangka Waktu

Diagnosa Akhir