DATABASE RELASIONAL

PENDAHULUAN
Agar dapat benar-benar memahami secara menyeluruh kelebihan
database, merupakan hal yang penting untuk memahami terlebih dahulu
beberapa prinsip dasar tentang bagaimana data disimpan dalam sistem
komputer.
Ada dua jenis file dasar, pertama adalah file utama (master file) yang
konsepnya hampir sama dengan buku besar dalam SIA manual. File utama
menyimpan informasi kumulatif mengenai sumber daya organisasi dan pelakupelaku dengan siapa mereka berinteraksi.
Jenis file dasar yang kedua adalah file transaksi, yang konsepnya sama dengan
jurnal dalam SIA manual. File-file transaksi berisi catatan mengenai setiap
transaksi bisnis (event) yang terjadi dalam periode fiskal tertentu.
Sistem database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan
pertumbuhan file utama. Database adalah suatu gabungan file yang saling
berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Pendekatan database
memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya
dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi tersebut, bukan
hanya oleh suatu departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah
integrasi data dan pembagian data dengan seluruh pemakai yang berhak
memakainya. Integrasi data dicapai dengan mengkombinasikan beberapa file
utama ke pool data yang dapat diakses oleh berbagai program aplikasi. Program
database management system (DBMS) bertindak sebagai interface antara
database dengan berbagai program aplikasi. Kombinasi database DBMS dan
program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS disebut sebagai
sistem database.

SISTEM DATABASE
Tampilan Logis dan Fisik Data
Sistem database memisahkan tampilan logis dan fisik data. Tampilan logis
adalah bagaimana pemakai atau programer secara konseptual mengatur dan
memahami data. Tampilan fisik merujuk pada bagaimana dan dimana data
secara fisik diatur dan disimpan dalam disk, tape, CD-ROM, atau media lainnya.
Memisahkan tampilan logis dan fisik memungkinkan pengembangan
aplikasi baru karena programer dapat berkonsentrasi untuk memasukkan kode
ke dalam logika aplikasi dan tidak perlu mermusatkan perhatian pada bagaimana
dan dimana berbagai data disimpan atau diakses.

Memisahkan tampilan fisik dan logis data juga berarti para pemakai
dapat mengubah konsep hubungan antara berbagai bagian data tanpa
mengubah cara data tersebut secara fisik disimpan. Dengan cara yang sama
seorang administrator database dapat mengubah penyimpanan fisik data untuk
meningkatkan kinerja sistem, tanpa menimbulkan pengaruh atas para
pemakainya atau program aplikasinya.

Skema
Skema menggambarkan struktur logis database. Terdapat tiga skema
yaitu konseptual, eksternal, dan internal.
Skema tingkat konseptual adalah tampilan seluruh database pada tingkat
organisasi. Skema ini mendaftar elemen-elemen data dan hubungan antara
mereka. Skema tingkat eksternal terdiri dari satu set tampilan individual bagi
pemakai dari berbagai bagian database, yang setiap bagiannya merupakan
subskema. Skema tingkat internal menyediakan tampilan tingkat rendah dari
database. Skema ini mendeskripsikan bagaimana data sebenarnya disimpan dan
diakses, termasuk informasi mengenai petunjuk (pointer), indeks, panjang
catatan dan seterusnya.
Para akuntan sering terlibat dalam pengembangan skema pada tingkat
konseptual dan eksternal, sehingga penting untuk mengetahui perbedaan antara
keduanya.

Kamus Data
Salah satu komponen kunci dari DBMS adalah kamus data, yang
mencakup informasi mengenai struktur database. Setiap elemen data yang
disimpan dalam database, seperti nomor pelanggan, memiliki catatan di kamus
data yang mendeskripsikan elemen tersebut.
DBMS biasanya memelihara kamus data. Bahkan, kamus data ini sering kali
merupakan salah satu aplikasi pertama dari sistem database yang baru
diimplementasikan. Masukan untuk kamus data mencakup elemen data yang
baru atau yang sudah dihapus, serta perubahan nama, deskripsi, atau
penggunaan elemen data yang ada. Keluaran mencakup berbagai laporan yang
berguna bagi programer, perancang database dan pemakai sistem informasi.
Laporan sampel mencakup (1) daftar dari semua program dimana suatu data
digunakan, (2) daftar dari semua sinonim untuk elemen data dalam file tertentu,
(3) daftar dari semua elemen data yang digunakan oleh pemakai tertentu, dan
(4) daftar dari seluruh laporan output dimana elemen data digunakan.

Bahasa DBMS

Ada beberapa bahasa DBMS, antara lain:

Bahasa definisi data (DDL) digunakan untuk membangun kamus data,
mengawali atau menciptakan database, mendeskripsikan pandangan logis untuk
setiap pemakai atau programer, dan memberikan batasan untuk keamanan field
atau catatan pada database.
Bahasa manipulasi data (DML) digunakan untuk perawatan data, yang mencakup
operasi seperti pembaruan, penyisipan dan penghapusan suatu bagian dari
database, memudahkan program penulisan untuk melaksanakan tugas-tugas
tersebut dengan hanya menanyakan suatu nama dari bagian data, bukan
meminta lokasi penyimpanan fisiknya.
Bahasa permintaan data (DQL) dipergunakan untuk menyelidiki database. DQL
hanya dipergunakan untuk mengambil data, menyortir data, menyusun data dan
menyajikan suatu bagian dari database sebagai respon atas permintaan data.

DATABASE RELASIONAL
DBMS dikarakteristikan melalui jenis model logis data yang
mendasarinya. Model Data adalah perwakilan abstrak dari isi suatu database.
Kebanyakan DBMS yang baru disebut sebagai database relasional. Model
relasional data mewakili semua yang disimpan di database.

Jenis-Jenis Atribut
Tabel-tabel dalam database relasional memiliki tiga jenis atribut kunci
utama adalah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut yang secara unik
mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah tabel. Kunci luar adalah atribut
yang muncul dalam suatu tabel, yang juga merupakan kunci utama dalam tabel
lainnya. Kunci-kunci luar digunakan untuk menghubungkan tabel-tabel. Atribut
lainnya yang bukan berupa atribut kunci di dalam setiap tabel, menyimpan
informasi penting mengenai entitasnya.

Persyaratan Dasar Untuk Model Data Relasional

Model data rasional menekankan beberapa persyaratan untuk struktur
tabel-tabelnya. Persyaratan yang mewakili database dengan struktur yang baik
yaitu:
1.

Setiap kolom dalam sebuah baris harus berlainan nilainya.

2.
Kunci utama tidak boleh bernilai nol. Kunci utama adalah atribut atau
kombinasi dari beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasi baris dalam
suatu tabel. Agar syarat ini terwujud, kunci utama dari suatu baris dalam sebuah
hubungan tidak boleh bernilai nol. Karena nantinya tidak akan ada jalan untuk

secara unik mengidentifikasi baris tersebut dan menarik data yang disimpan
dalamnya.
3.
Kunci luar, jika tidak bernilai nol, harus memiliki nilai yang sesuai dengan
nilai kunci utama di hubungan yang lain.
4.
Seluruh atribut yang bukan merupakan kunci dalam sebuah tabel harus
mendeskripsikan objek yang diidentifikasi oleh kunci utama.

Keempat syarat ini akan menghasilkan database yang terstruktur dengan baik
yang memungkinkan konsistensi data, dan meminimalkan serta mengendalikan
pengulangan data. Bagian berikutnya menggambarkan manfaat-manfaat
tersebut, dengan memperlihatkan contoh berbagai jenis masalah yang dapat
muncul apabila keempat syarat tersebut dilanggar.
Dua Pendekatan dalam Desain Database
Terdapat dua cara dasar untuk mendesain database relasional yang
terstruktur dengan baik. Salah satunya dinamakan normalisasi, yang dimulai
dengan asumsi bahwa semua data pada awalnya disimpan dalam satu tabel
besar. Pendekatan ini kemudian diikuti dengan serangkaian peraturan untuk
memisah-misahkan tabel awal tadi menjadi serangkaian tabel yang
dinormalisasi. Tujuannya adalah menghasilkan serangkaian tabel awal yang
dapat dikatagorikan sebagai bentuk normal ketiga (third normal form-3NF),
karena tabel-tabel seperti ini bebas dari masalah anomaly pembaruan,
penyisipan, serta penghapusan, seperti yang telah dijelaskan pada bagian
sebelumnya.
Cara alternatif untuk mendesain database relasional yang terstruktur
dengan baik adalah dengan menggunakan pembuatan model data semantik.
Dalam pendekatan ini, desainer database menggunakan pengetahuan mereka
mengenai bagaimana proses bisnis biasanya berlangsung dan mengenai
bagaimana proses bisnis biasanya berlangsung dan mengenai kebutuhan
informasi yang berhubungan dengan proses transaksi, untuk membuat gambar
grafis mengenai hal-hal yang seharusnya dimasukkan dalam database yang
didesainnya. Gambar yang dihasilkan kemudian dapat langsung digunakan untuk
membuat serangkaian tabel relasional yang termasuk dalam katagori 3NF.
Pembuatan model data semantik memiliki dua kelebihan utama daripada
membangun database hanya dengan mengikuti peraturan-peraturan proses
normalisasi. Pertama, cara ini memfasilitasi desain yang efisien atas database
proses transaksi, karena cara ini mempergunakan pengetahuan desainer sistem
mengenai proses transaksi dan kegiatan bisnis. Kedua, cara ini memfasilitasi
komunikasi dengan para calon pemakai sistem tersebut, karena model grafis
yang dihasilkan secara eksplisit mewakili informasi mengenai proses bisnis dan
kebijakan organisasi. Komunikasi semacam ini sangat penting untuk memastikan
bahwa sistem yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan para pemakai yang
sebenarnya.

SISTEM DATABASE DAN MASA DEPAN AKUNTANSI

Sistem database dapat sangat mempengaruhi sifat dasar akuntansi.
Contohnya sistem database dapat mengarah pada ditinggalkannya model
akuntansi pembukuan berpasangan (doble entry). Alasan dasar sistem
pembukuan berpasangan adalah pengulangan pencatatan jumlah suatu
transaksi sebanyak dua kali, yang berfungsi sebagai alat pemeriksa proses data
yang akurat. Setiap transaksi menghasilkan masukan debit dan kredit yang sama
besar, kemudian persamaan debit dan kredit yang sama besar, kemudian
persamaan debit dan kredit diperiksa lagi dan lagi dengan berbagai cara, dalam
suatu proses akuntansi. Akan tetapi, pengulangan data berlawanan dengan
konsep database. Apabila jumlah yang berhubungan dengan sebuah transaksi
dimasukkan ke dalam sistem database dengan benar, maka jumlah tersebut
hanya perlu disimpan sekali saja, bukan dua kali. Proses data terkomputerisasi
sudah cukup akurat tanpa harus mempergunakan sistem pemeriksaan dan
pemeriksaan ulang, yang merupakan ciri khas dari model akuntansi pembukuan
berpasangan.
Sistem database juga memiliki potensi untuk mengubah sifat pelaporan
eksternal secara signifikan. Pengaruh sistem database yang paling signifikan
mungkin dalam hal cara informasi akuntansi akan dipergunakan dalam
pengambilan keputusan. Kesulitan merumuskan permintaan khusus dalam
sistem akuntansi berdasarkan pendekatan file atau sistem DBMS yang tidak
rasional, membuat akuntan bertindak seolah-olah sebagai penjaga gerbang
informasi. Informasi keuangan tersedia hanya dalam format yang belum tetap
dan dalam waktu tertentu saja. Akan tetapi, database rasional menyediakan
bahasa permintaan yang luas dan mudah dipergunakan. Jadi para manajer tidak
perlu lagi terhalang dengan berbagai detail prosedur mengenai cara
mendapatkan informasi. Sebagai gantinya, mereka dapat berkonsentrasi hanya
untuk menspesifikasikan informasi apa yang mereka inginkan. Hasilnya, laporan
keuangan dapat dengan mudah dipersiapkan untuk mencakup periode waktu
manapun yang ingin dipelajari oleh para manajer, bukan hanya dalam periode
yang secara tradisional dipergunakan oleh para akuntan.
DBMS relasional juga dapat mengakomodasi berbagai pandangan atas
suatu fenomena yang sama. Sebagai contoh, tabel-tabel yang menyimpan
informasi mengenai aset dapat berisi kolom-kolom yang bukan hanya
berdasarkan biaya historis, tetapi juga biaya pergantian dan nilai pasar. Jadi para
manajer tidak lagi dipaksa melihat data dalam cara yang telah ditetapkan oleh
para akuntan.
Terakhir, DBMS relasional menyediakan kemampuan untuk
mengintegrasikan data keuangan dan operasional. Sebagai contoh data
mengenai kepuasan pelanggan yang dikumpulkan melalui survey atau
wawancara, dapat disimpan di dalam tabel yang sama yang juga dipergunakan
untuk menyimpan informasi mengenai saldo saat ini dan batas kredit. Jadi,
manajer akan memiliki akses ke serangkaian data yang lebih luas untuk
membuat keputusan taktis dan strategis.

Melalui cara-cara ini, DBMS relasional memiliki potensi untuk

meningkatkan penggunaan dan nilai informasi akuntansi dalam membuat
keputusan yang taktis dan strategis untuk menjalankan perusahaan. Akan tetapi,
para akuntan harus memiliki pengetahuan lebih banyak mengenai sistem
database agar mereka dapat berpartisipasi dalam mendesain sistem informasi
akuntansi di masa mendatang.