BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Tentang Biro Keuangan dan Perlengkapan Sekretariat Jenderal
Kementerian Pertanian

Kementerian Pertanian Republik Indonesia adalah salah satu Kementerian

di Indonesia yang membidangi urusan pertanian, perkebunan dan peternakan.
Kementerian Pertanian terdiri dari 12 Unit kerja Eselon I, yaitu :

1. Sekretariat Jenderal
2. Direktorat Jenderal Prasarana dan Sarana Pertanian
3. Direktorat Jenderal Tanaman Pangan
4. Direktorat Jenderal Hortikultura
5. Direktorat Jenderal Perkebunan
6. Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan
7. Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian
8. Inspektorat Jenderal
9. Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian
10. Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian
11. Badan Ketahanan Pangan
12. Badan Karantina Pertanian

52

http://digilib.mercubuana.ac.id/

53

Berikut ini adalah bagan struktur organisasi Kementerian Pertanian

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kementerian Pertanian

Biro Keuangan dan Perlengkapan merupakan salah satu Unit Kerja Eselon
II pada Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian, dimana Sekretariat Jenderal
terdiri dari 8 unit Kerja Eselon II yang terdiri dari 5 Biro dan 3 Pusat. Berikut ini
adalah bagan struktur organisasi Sekretariat Jenderal :

http://digilib.mercubuana.ac.id/

54

Gambar 3.2 Struktur organisasi Sekretariat Jenderal

Menurut Peraturan Menteri Pertanian No. 299/Kpts/OT.140/7/2005

tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertanian, yang kemudian
ditindaklanjuti dengan Peraturan Menteri Pertanian No. 341/Kpts/OT.140/9/2005
tentang Kelengkapan Organisasi dan Tata Laksana Departemen Pertanian, Unit
Kerja Eselon II yang semula bernama Biro Kepegawaian dan Perlengkapan
berubah menjadi Biro Keuangan dan Perlengkapan. Pada Peraturan Menteri
Pertanian No. 299/Kpts/OT.140/7/2005 menyebutkan bahwa Biro Keuangan dan
Perlengkapan mempunyai tugas melaksanaan pengelolaan perbendaharaan,
pembinaan administrasi keuangan, pengelolaan PNBP (Penerimaan Negara Bukan
Pajak),

penyusunan

Laporan

Keuangan

dan

pengelolaan

perlengkapan

Departemen, serta pelaksanaan urusan rumah tangga Sekretariat Jenderal. Pada

tahun 2010, seiring berubahnya struktur organisasi lingkup Kementerian

http://digilib.mercubuana.ac.id/

55

Pertanian,

diterbitkan

Peraturan

Menteri

No.61/Permentan/OT.140/10/2010, sebagai pengganti

Pertanian

Peraturan Menteri

Pertanian No. 299/Kpts/OT.140/7/2005. Sesuai dengan Peraturan Menteri

Pertanian No. 61/Permentan/OT.140/10/2010, Biro Keuangan dan Perlengkapan
memiliki tugas melaksanakan pengelolaan urusan keuangan dan barang milik atau
kekayaan negara, serta arsip dan dokumentasi Kementerian Pertanian. Biro
Keuangan dan Perlengkapan dibagi menjadi empat Eselon III, yaitu Bagian
Perbendaharaan dan PNBP;

Bagian Akuntansi

dan Verifikasi; Bagian

Perlengkapan; Bagian Kearsipan dan Administrasi.

3.2 Analisa Sistem Berjalan

3.2.1 Activity Diagram Berjalan

Gambar 3.3 Activity diagram berjalan

http://digilib.mercubuana.ac.id/

56

Pengelolaan

data

kehadiran

yang

digunakan

untuk

perhitungan

pembayaran tunjangan kinerja Biro Keuangan dan Perlengkapan dilakukan

dengan cara manual menggunakan Microsoft Excel meski telah menggunakan
mesin daftar hadir elektronik (menggunakan fingerprint). Dalam paket penjualan
mesin daftar hadir elektronik memang sudah disertakan software, namun hanya
sebatas untuk mengunduh data dari mesin, mengatur jam kerja, serta merekap data
kehadiran pegawai, belum mengakomodir kebutuhan untuk perhitungan tunjangan
kinerja pegawai.

Proses pengelolaan data kehadiran pegawai untuk perhitungan pembayaran

tunjangan kinerja pegawai, dimulai dari pegawai mengisi daftar hadir elektronik.
Kemudian admin kepegawaian mengunduh data kehadiran pegawai dengan
bantuan software yang disertakan dalam pembelian mesin. Data tersebut
kemudian dikonversikan ke dalam format xls atau xlsx, dan dengan menggunakan
microsoft excel admin kepegawaian menginput data tambahan untuk pegawai
yang tidak mengisi daftar hadir elektronik, sesuai dengan bukti yang diberikan
oleh pegawai yang bersangkutan. Pada akhir bulan, Kepala Sub Bagian Tata
Usaha selaku pembina kepegawaian lingkup Biro Keuangan dan Perlengkapan
memeriksa print out data dari admin kepegawaian. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
kemudian melakukan klarifikasi kepada pegawai-pegawai yang secara data
melakukan pelanggaran, terutama yang tidak masuk kerja tanpa keterangan.
Apabila terdapat bukti atau keterangan mengenai ketidakhadiran pegawai yang
belum diserahkan kepada admin kepegawaian, pegawai yang bersangkutan segera
menyerahkan bukti tersebut kepada admin kepegawaian. Admin kepegawaian

http://digilib.mercubuana.ac.id/

57

memperbaharui data tambahan sesuai dengan bukti atau keterangan baru yang
diberikan pegawai. Berdasarkan data yang sudah diperbaharui tersebut, admin
kepegawaian membuat rekapitulasi data kehadiran pegawai sekaligus data
tunjangan kinerja pegawai. Kepala Sub Bagian Tata Usaha menandatangani data
rekapitulasi untuk selanjutnya diserahkan kepada bagian pengelola gaji dan
tunjangan pegawai untuk dapat dibayarkan tunjangan kinerjanya.

Terdapat beberapa kelemahan dari sistem yang berjalan, diantaranya

penggunaan microsoft excel sebagai pengolah data, dirasa riskan terjadi kesalahan
akibat human error. Selain itu tidak efisiennya penggunaan kertas, karena print
out data awal yang diberikan admin kepegawaian sering kali bukan data final,
sehingga kertas yang dipakai akan terbuang. Seringkali pada saat dilakukan
klarifikasi oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha, pegawai yang bersangkutan
sedang tidak berada di kantor, sehingga akan menghambat proses selanjutnya.

3.2.1 Use Case Diagram Berjalan

Berikut ini adalah Use Case Diagram berjalan, yang akan ditampilkan
pada gambar 3.4.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

58

Gambar 3.4 Use Case Diagram Berjalan

3.3 Rancangan UML

Perancangan sistem ini menggunakan Unified Modelling Language (UML)

untuk memenuhi kebutuhan sistem dan akan menjelaskan proses-proses yang akan
terjadi pada sistem. Rancangan ini akan menggunakan beberapa diagram.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

59

3.3.1 Use Case Diagram Sistem Usulan

Gambar 3.5 Use Case diagram Sistem Usulan

http://digilib.mercubuana.ac.id/

60

Tabel 3.1 Skenario Use Case Melihat laporan kehadiran dan tunjangan kinerja
Nama Use case

Melihat laporan kehadiran dan tunjangan kinerja

Aktor

Pegawai

Deskripsi

Pegawai melihat laporan

Tindakan

Pegawai melihat laporan data kehadiran ataupun data

tunjangan kinerja, apabila ditemukan ketidaksesuaian
data, melapor ke admin secara manual

Post kondisi

Mengetahui data kehadiran atau tunjangan kinerja

Tabel 3.2 Skenario Use case Mengelola data pegawai

Nama Use case

Mengelola data pegawai

Aktor

Admin

Deskripsi

Admin melakukan pengelolaan data pegawai

Tindakan

Admin dapat mengedit apabila terdapat perubahan

data, menambah data pegawai baru, serta memutasikan
apabila terdapat pegawai yang pensiun, meninggal,
atau dimutasikan ke unit kerja lain.

Post kondisi

Data pegawai yang ter-update

http://digilib.mercubuana.ac.id/

61

Tabel 3.3 Skenario Use case Mengelola Utility

Nama Use case

Mengelola Utility

Aktor

Admin

Deskripsi

Admin melakukan pengelolaan utility

Tindakan

Admin dapat melakukan backup dan restore data

Post kondisi

Data kehadiran pegawai

Tabel 3.4 Skenario Use Case Mengelola data kehadiran

Nama Use case

Mengelola data kehadiran

Aktor

Admin

Deskripsi

Admin melakukan pengelolaan data kehadiran

Tindakan

Admin mendownload data kehadiran serta menginput

data tambahan apabila terdapat pegawai yang tidak ada
keterangan di data kehadiran

Post kondisi

Data kehadiran pegawai yang terbaharui

Tabel 3.5 Skenario Use Case Memeriksa dan Menyetujui Laporan

Nama Use case

Memeriksa dan Menyetujui laporan

Aktor

Kasub TU

Deskripsi

Kasub TU memeriksa dan menyetujui laporan

Tindakan

Kasub TU memeriksa untuk selanjutnya memberikan

persetujuan laporan data kehadiran ataupun jumlah
pemotongan tunjangan kinerja pegawai

http://digilib.mercubuana.ac.id/

62

Post kondisi

Laporan resmi pemotongan tunjangan kinerja

http://digilib.mercubuana.ac.id/

63

3.3.2 Activity Diagram Usulan

Pegawai

Login

Sistem

Menampilkan Laporan kehadiran dan tunjangan kinerja

Cetak

Gambar 3.6 Activity Diagram Melihat laporan kehadiran dan tunjangan kinerja

Seorang pegawai hanya dapat melihat laporan kehadiran dan besarnya

potongan tunjangan kinerja sesuai dengan Nomor Induk Pegawai (NIP) dari
pegawai yang bersangkutan. Hal ini dapat dilakukan sebagaimana pada gambar
3.6, pegawai melakukan login dengan memasukkan NIP dan password, setelah
berhasil masuk, pegawai dapat melihat laporan kehadiran dan besarnya tunjangan
kinerja pada bulan berjalan. Seorang pegawai tidak bisa mengubah data yang ada
dalam laporan tersebut, apabila terdapat ketidaksesuaian data, pegawai tersebut
harus melapor ke admin kepegawaian secara langsung.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

64

Gambar 3.7 Activity Diagram Mengelola Data Pegawai

Admin dapat melakukan pengelolaan data pegawai melalui menu ini.

Admin dapat melakukan penambahan, perubahan, dan mutasi data pegawai sesuai
dengan SK terbaru dari masing-masing pegawai. Setelah melakukan login, admin
masuk ke menu utama, admin memilih menu Kelola Data Pegawai, akan muncul
menu tambah dan ubah data serta mutasi pegawai. Menu tambah data digunakan
untuk menambahkan data pegawai, apabila ada pegawai yang masuk ataupun
terdapat CPNS yang baru. Menu Ubah Data digunakan untuk mengubah data,

http://digilib.mercubuana.ac.id/

65

apabila terdapat perubahan data dari masing-masing pegawai. Disamping itu

admin dapat melakukan mutasi pegawai, baik karena meninggal, pensiun atau
dipindahkan ke luar unit kerja, sehingga secara jumlah pegawai akan berkurang,
namun history dari pegawai tersebut masih ada, dengan menggunakan menu
Mutasi Pegawai.

Gambar 3.8 Activity Diagram Mengelola Utility

Agar data aman, maka dibuatlah menu ini, yang berguna untuk membackup dan me-restore data, sehingga apabila terjadi kerusakan pada komputer

http://digilib.mercubuana.ac.id/

66

yang bersangkutan, data masih dapat digunakan di komputer lain dengan cara merestore ke komputer tersebut. Admin melakukan login, masuk menu utama, admin
memilih menu kelola utility ada pilihan backup dan restore.

Gambar 3.9 Activity Diagram Mengelola Data Kehadiran

Aktivitas mengelola data kehadiran terdiri dari mengunduh data kehadiran

dan memasukkan data tambahan. Admin mengunduh data kehadiran pegawai dari
file yang ada pada sofware yang disertakan dalam pembelian mesin. Kemudian
admin menginput data tambahan pada pegawai yang tidak mengisi daftar hadir

http://digilib.mercubuana.ac.id/

67

sesuai dengan keterangan yang diberikan masing-masing pegawai, bisa berupa

sakit, dinas luar, izin, cuti dan lain-lain.

Gambar 3.10 Activity Diagram Memeriksa dan Menyetujui Laporan

Kasub TU melakukan login, masuk ke menu utama, kemudian pilih menu

laporan. Kasub TU melakukan pemeriksaan terhadap rekapitulasi kehadiran dan
tunjangan kinerja pergawai, apabila dirasa rekapitulasi tersebut sudah benar, maka
kasub TU dapat memberikan persetujuan terhadap rekapitulasi tersebut, sehingga
dapat segera ditindaklanjuti oleh bagian gaji untuk meebayarkan tunjangan kinerja
pegawai sesuai dengan besaran yang telah disetujui oleh kasub TU.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

68

3.3.3 Sequence Diagram Melihat Laporan

Pegawai

Menu Laporan

Data Kehadiran

Login()
Login Gagal

Tampil data kehadiran

Cetak

Keluar

Gambar 3.11 Sequence Diagram Melihat Laporan Kehadiran

Tabel 3.6 Keterangan Sequence Diagram Melihat Laporan

Nama

Sequence Diagram Melihat Laporan

Aktor

Pegawai

Deskripsi

Setelah pegawai berhasil login akan masuk ke halaman

laporan. Pegawai hanya bisa untuk melihat laporan
kehadiran beserta potongan tunjangan kinerjanya.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

69

3.3.4 Sequence Diagram Mengelola Data Pegawai

Gambar 3.12 Sequence Diagram Mengelola data Pegawai

Tabel 3.7 Keterangan Sequence Diagram Mengelola Data Pegawai

Nama

Sequence Diagram Mengelola Data Pegawai

Aktor

Admin

Deskripsi

Admin akan masuk menu utama setelah berhasil login,

kemudian admin memilih menu manajemen data untuk
dapat melakukan update data pegawai. Akan keluar form
update data pegawai berupa edit, tambah dan mutasi.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

70

3.3.5 Sequence Diagram Mengelola Utility

Admin

Halaman Utama

Menu Utility

Form Back Up dan Restore

Data Keseluruhan

Login()
Login Gagal
Tampil Menu Back up & restore
Restore Data
Back up Data
Simpan

Keluar

Gambar 3.13 Sequence Diagram Mengelola Utility

Tabel 3.8 Keterangan Sequence Diagram Mengelola utility

Nama

Sequence Diagram Mengelola Utility

Aktor

Admin

Deskripsi

Admin akan masuk menu utama setelah berhasil login,

kemudian admin memilih menu utility untuk dapat
melakukan backup dan restore data. Back up berguna
apabila aplikasi bermasalah data tidak akan hilang.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

71

3.3.6 Sequence Diagram Mengelola Data Kehadiran

Gambar 3.14 Sequence Diagram Mengelola Data Kehadiran

Tabel 3.9 Keterangan Sequence Diagram Mengelola data Kehadiran

Nama

Sequence Diagram Mengelola Data Kehadiran

Aktor

Admin

Deskripsi

Admin akan masuk menu utama setelah berhasil login,

kemudian admin memilih menu kelola data. Pada menu ini
admin dapat melakukan update data kehadiran pegawai,
untuk pegawai yang tidak mengisi daftar hadir elektronik,
dengan alasan cuti, sakit, izin, ataupun dinas luar

http://digilib.mercubuana.ac.id/

72

3.3.7 Sequence Diagram Menyetujui Laporan

Kasub TU

Halaman Utama

Menu Laporan

Form persetujuan

Laporan Final

Login()
Login gagal
Tampil Menu Laporan

Menyetujui

Simpan

Keluar

Gambar 3.15 Sequence Diagram Menyetujui Laporan

Tabel 3.10 Keterangan Sequence Diagram Menyetujui Laporan

Nama

Sequence Diagram Menyetujui Laporan

Aktor

Kasub TU

Deskripsi

Kasub TU masuk menu utama setelah berhasil login,

kemudian Kasub TU memilih menu Laporan. Pada menu
ini Kasub TU memeriksa laporan dan menyetujuinya
dengan melakukan konfirmasi persetujuan apabila laporan
sudah dirasa benar.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

73

3.3.8 Class Diagram

Pegawai

Admin
+NIP
+Nama_Admin
+Get_NIP()
+Nama_Admin_Detail()

*
*

+NIP
+Nama_Pegawai
+Pangkat
+Golongan
+Jenis_Kelamin
+Jabatan
+Grade
+ID_Unit_Kerja
+Create_NIP()
+Create_Nama_pegawai()
+Get_ID_unit_kerja()
+Get_Kelas_jabatan()
*
*

*
*

Kelas Jabatan

*
*
Potongan

Absensi

*
*

Sakit
+NIP
+Tanggal_Awal
+Tanggal_Akhir
+Get_NIP()

+NIP
+Kelas_Jabatan
+Potongan
+Tunjangan_Kinerja
+Get_NIP()
+Get_Kelas_Jabatan()
+Get_potongan()
+Create_Tunjangan_kinerja()

+NIP
+Nama_Pegawai
+Tanggal
+Cuti
+Dinas_Luar
+Sakit
+Ijin
+Jam_Datang
+Jam_Pulang
+Terlambat
+Pulang_Cepat
+Potongan
+Get_NIP()
+Nama_pegawai_detail()
+Create_potongan()
*
*
Ijin

+Kelas_jabatan
+Tunjangan
+Create_kelas_jabatan()
+Create_tunjangan()

*
*
*

Dinas Luar

Cuti

+NIP
+Tanggal_Awal
+Tanggal_Akhir
+Get_NIP()

+NIP
+Tangga_ Awal
+Tanggal_Akhir
+Keterangan
+Get_NIP()

+NIP
+Tanggal_Awal
+Tanggal_Akhir
+get_NIP()

Gambar 3. 16 Class Diagram

Tabel 3.11 Struktur Tabel Pegawai

No

Nama Field

Type

Size

NIP

Varchar

18

Nama_Pegawai

Varchar

25

Nama Pegawai

Pangkat

Varchar

25

Pangkat Pegawai

Golongan

Varchar

Golongan Kepangkatan

http://digilib.mercubuana.ac.id/

Keterangan
Primary Key Tabel
Pegawai

74

Jenis_Kelamin

Varchar

12

Jenis Kelamin Pegawai

Jabatan

Varchar

40

Jabatan Pegawai

Kelas_Jabatan

Integer

Grade Jabatan

ID_Unit_Kerja

Varchar

15

ID Unit Kerja

Tabel 3.12 Struktur Tabel Kelas Jabatan

No

Nama Field

Type

Size

Kelas_Jabatan

Integer

Tunjangan

Integer

10

Keterangan
Primary Key Tabel
Grade
Besar tunjangan

Tabel 3.13 Struktur Tabel Admin

No

Nama Field

Type

Size

NIP

Varchar

18

Nama_Admin

Varchar

25

Keterangan
Primary Key Tabel
Admin
Nama Admin

Tabel 3.14 Struktur Tabel Absensi

No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

NIP

Varchar

18

NIP Pegawai

Nama_Pegawai

Varchar

25

Nama Pegawai

Tanggal

Date

Tanggal

Cuti

Integer

Lama Cuti

Dinas_Luar

Integer

Lama Dinas Luar

Sakit

Integer

Lama Sakit

Ijin

Integer

Lama Ijin

Jam_Datang

Time

Waktu Kedatangan

http://digilib.mercubuana.ac.id/

75

Jam_Pulang

Time

Waktu Pulang

10

Terlambat

Time

Terlambat

11

Pulang_Cepat

Time

Pulang cepat

12

Potongan

Integer

Jumlah Potongan

Tabel 3.15 Struktur Tabel Cuti

No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

NIP

Varchar

18

NIP Pegawai

Tanggal_Awal

Date

10

Tanggal Mulai Cuti

Tanggal_Akhir

Date

10

Tanggal Selesai Cuti

Keterangan

Varchar

40

Alasan Cuti

Tabel 3.16 Struktur Tabel Sakit

No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

NIP

Varchar

18

NIP Pegawai

Tanggal_Awal

Date

10

Tanggal Mulai Sakit

Tanggal_Akhir

Date

10

Tanggal Akhir Sakit

Tabel 3.17 Struktur Tabel Dinas Luar

No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

NIP

Varchar

18

NIP Pegawai

Tanggal_Awal

Date

10

Tanggal_Akhir

Date

10

http://digilib.mercubuana.ac.id/

Tanggal Mulai Dinas

Luar
Tanggal Selesai Dinas
Luar

76

Tabel 3.18 Struktur Tabel Ijin

No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

NIP

Varchar

18

NIP Pegawai

Tanggal_Awal

Date

10

Tanggal Mulai Ijin

Tanggal_Akhir

Date

10

Tanggal Selesai Ijin

Tabel 3.19 Struktur Tabel Potongan

No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

NIP

Varchar

18

NIP Pegawai

Kelas_Jabatan

Integer

Grade Jabatan

Potongan

Integer

10

Besar Potongan

Tunjangan Kinerja

Integer

10

http://digilib.mercubuana.ac.id/

Besar Tunjangan
Kinerja