Muhamad Tito Heidy Yanto / 1306411114 / Summary Komunikasi Bisnis Ch.

4-6
Agar pesan bisnis terlihat efektif dan efisien, terdapat tiga langkah dalam menulis pesan
bisnis, yaitu merencanakan pesan bisnis, menulis pesan bisnis, dan menyelesaikan pesan bisnis.
Apabila ketiga langkah ini dilakukan secara terus menerus, waktu yang dimiliki akan semakin
optimal dan perencanaan yang telah dibuat akan efektif.
Langkah pertama adalah merencanakan pesan bisnis. Pesan bisnis yang baik dimulai
dengan menyiapkan tujuan pesan yang jelas dan menghubungkannya dengan apa yang
dibutuhkan audiens agar pesan yang dihasilkan akan efektif. Setelah itu, langkah berikutnya
adalah mengumpulkan informasi terkait pesan bisnis. Dalam mengumpulkan informasi, harus
dipastikan bahwa informasi yang didapat akurat, etis, dan berhubungan dengan apa yang
dibutuhkan audiens. Setelah semua informasi dikumpulkan, tahap selanjutnya adalah
mengorganisasi informasi yang telah dikumpulkan. Pengorganisasian informasi dilakukan untuk
membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, menerima pesan yang disampaikan, dan
menghemat waktu audiens. Dalam mengorganisasi informasi, yang dapat dilakukan adalah
mendefinisikan ide pokok, membatasi ruang lingkup, memilih pendekatan langsung atau tidak
langsung, dan membuat garis besar isi informasi tersebut. Mendefinisikan ide pokok dapat
dilakukan dengan cara melakukan brainstorming, pendekatan jurnalistik (5W+1H), merangkai
pertanyaan dan jawaban, melakukan storytellers tour, dan mind mapping. Membatasi ruang
lingkup bertujuan agar informasi yang didapat dapat terorganisasi dengan baik dan lebih terarah.
Setelah mendefinisikan ide pokok dan mengorganisasi informasi, tahap berikutnya adalah
memilih pendekatan langsung atau tidak langsung untuk menyesuaikan kecenderungan reaksi
audiens terhadap pesan yang akan disampaikan. Pendekatan langsung dapat dilakukan apabila
ada kemungkinan reaksi audiens terhadap pesan yang disampaikan positif. apabila ada
kemungkinan reaksi audiens terhadap pesan yang disampaikan bersifat negatif, gunakan
pendekatan tidak langsung. Setelah memilih pendekatan yang tepat, tahap terakhir adalah
membuat garis besar dari informasi tersebut. Membuat garis besar merupakan cara yang baik
untuk memberi gambaran bagaimana semua poin akan saling berkaitan satu sama lainnya.
Membuat garis besar dari informasi dapat dilakukan dengan cara menggunakan alfanumerik,
desimal, dan membuat bagan ide pokok dan poin poin pendukungnya.

Muhamad Tito Heidy Yanto / 1306411114 / Summary Komunikasi Bisnis Ch.4-6

Langkah kedua adalah menulis pesan bisnis. Dalam menulis pesan bisnis, tulisan yang
dituangkan harus mempertahankan standar etiket, menekankan sisi positif dari pesan bisnis, dan
menggunakan bahasa yang bebas bias. Memfokuskan pada apa yang dibutuhkan audiens dapat
dilakukan dengan cara membangun hubungan yang kuat dengan audiens. Gaya dan nada bicara
juga dapat digunakan sebagai dasar dalam menulis pesan bisnis. Bahasa yang lugas dan
penggunaan kalimat aktif atau pasif juga dapat memperkuat arti dari pesan bisnis tersebut.
Setelah mengetahui apa yang dibutuhkan audiens, penyusunan pesan akan jauh lebih mudah.
Dalam menyusun pesan, terdapat tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu kata yang memiliki
makna yang kuat, menyusun kalimat efektif, dan menyusun paragraph yang koheren.
Langkah ketiga adalah menyelesaikan pesan bisnis. Setelah menulis pesan bisnis,
terdapat tahap tahap yang harus dilakukan agar penyusunan pesan bisnis dapat terselesaikan,
yaitu merevisi pesan, membuat pesan, mengkoreksi pesan, dan mendistribusikan pesan. Revisi
pesan dilakukan untuk mengevaluasi isi pesan dan meninjau ulang pesan tersebut, dan kemudian
memperjelas kembali isi pesan tersebut. Dalam merevisi pesan, seluruh unsur yang terdapat
dalam suatu pesan : isi, pengorganisasian, gaya, dan nada pesan harus dievaluasi secara bertahap.
Selain itu, melakukan peninjauan ulang dan merevisi isi pesan secara jelas dan lengkap. Setelah
mengetahui bagian yang perlu direvisi, selanjutnya adalah membuat pesan bisnis. Kualitas desain
pesan bisnis mempengaruhi persepsi audiens mengenai pesan tersebut. Agar desain pesan bisnis
terlihat baik, perlu adanya konsistensi dalam format tulisan, keseimbangan antara teks dan desain
visual, pengendalian terhadap kesederhanaan desain, dan detail pada pengaruh desain tersebut.
Setelah itu, pesan tersebut sudah siap untuk didistribusikan ke audiens dengan menggunakan
media yang dipilih dan memastikan semua dokumen dan semua berkas yang relevan dapat
didistribusikan dengan baik.