Menentukan Prioritas
Menentukan Prioritas
Gambaran kejadian di atas sering kita temui dalam kehidupan kita seharihari. Masalah selalu muncul dimana saja baik di kantor maupun di keluarga, baik
di instansi pemerintah maupun di kantor-kantor swasta. Ilustrasi pada boks di atas
merupakan gambaran permasalahan di kantor pemerintah. Di kantor swastapun
masalah pasti ada. Pada suatu saat, bisa jadi seorang kepala kantor cabang dari
Penulis adalah Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Kepemimpinan, Pusdiklat Pengembangan
SDM, BPPK, Magelang
Masalah Prioritas
Seperti yang telah penulis kemukakan dalam tulisan pertama yang berjudul
Membedah Kompetensi in-depth problem solving and analysis, bahwa tidak ada
manajer atau pemimpin yang mampu menangani semua permasalahan yang
muncul dalam kegiatan organisasi sehari-hari. Oleh karena itu, manajer/pemimpin
perlu menentukan permasalahan mana yang menjadi prioritas untuk diselesaikan.
Kenapa kita perlu menentukan masalah mana yang prioritas untuk diselesaikan?
Alasannya adalah pertama, keterbatasan sumber daya yang dimiliki organisasi.
Kedua, tidak semua permasalahan mempunyai bobot yang sama. Ketiga,
2
pembuatan
keputusan
formal
untuk
masalah
yang
benar-benar
memerlukannya.
Faktor kedua adalah seberapa besar urgency dari masalah tersebut.
Manajer perlu menyadari bahwa sejumlah besar masalah yang menghabiskan
waktu dapat dihindari bila masalah tadi diabaikan saja. Oleh karena itu manajer
harus membuat peringkat masalah menurut kepentingannya. Masalah yang berada
pada daftar peringkat terbawah biasanya selesai dengan sendirinya atau dapat
ditangani oleh orang lain. Bila salah satu masalah memburuk, maka masalah itu
pindah ke prioritas yang lebih tinggi dalam daftar.
Faktor ketiga adalah pertumbuhan dari masalah itu sendiri. Suatu
permasalahan yang cepat berkembang menjadi lebih besar harus mendapat
prioritas untuk diselesaikan, demikian sebaliknya. Suatu permasalahan ada yang
cepat berkembang lebih besar, tetapi ada juga yang tidak berkembang.
Faktor
lainnya
adalah
keseriusan
masalah
tersebut.
Keseriusan
Matriks USG
Alat pertama yang dapat digunakan untuk menentukan permasalahan
prioritas adalah dengan menggunakan Matriks USG. Kepner dan Tragoe (1981)
menyatakan pentingnya suatu masalah dibandingkan masalah lainnya dapat dilihat
dari tiga aspek berikut:
1. Bagaimana gawatnya masalah dilihat dari pengaruhnya sekarang ini
terhadap produktivitas, orang, dan / atau sumber dana dan daya?
2. Bagaimana mendesaknya dilihat dari waktu yang tersedia?
3. Bagaimanakah
perkiraan
yang
terbaik
mengenai
kemungkinan
berkembangnya masalah?
Pada penggunaan Matriks USG, untuk menentukan suatu masalah yang
prioritas, terdapat tiga faktor yang perlu dipertimbangkan. Ketiga faktor tersebut
adalah urgency, seriuosness, dan growth.
Urgency berkaitan dengan mendesaknya waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan masalah tersebut. Semakin mendesak suatu masalah untuk
diselesaikan maka semakin tinggi urgensi masalah tersebut.
Seriousness berkaitan dengan dampak dari adanya masalah tersebut
terhadap organisasi. Dampak ini terutama yang menimbulkan kerugian bagi
organisasi seperti dampaknya terhadap produktivitas, keselamatan jiwa manusia,
sumber daya atau sumber dana. Semakin tinggi dampak masalah tersebut terhadap
organisasi maka semakin serius masalah tersebut.
Growth
masalah.
Semakin cepat
Suatu masalah yang cepat berkembang tentunya makin prioritas untuk diatasi
permasalahan tersebut.
Untuk mengurangi tingkat subyektivitas dalam menentukan masalah
prioritas, maka perlu menetapkan kriteria untuk masing-masing unsur USG
tersebut. Umumnya digunakan skor dengan skala tertentu. Misalnya penggunaan
skor skala 1-5. Semakin tinggi tingkat urgensi, serius, atau pertumbuhan masalah
tersebut, maka semakin tinggi skor untuk masing-masing unsur tersebut.
Untuk lebih jelasnya penggunaan Matriks USG ini, penulis akan
memberikan ilustrasi. Contoh berikut diambil dari gambaran kasus yang ada pada
boks di awal tulisan ini. Apa sebenarnya masalah prioritas yang dihadapi di
Kantornya Pak Ali? Sebelum menentukan masalah prioritas, kita buat daftar
masalah terlebih dahulu. Permasalahan yang dihadapi Kantor Pajak Kota Impian
antara lain:
1. Penerimaan pajak pada Semester I tahun ini di bawah target yang
ditetapkan oleh Kantor Pusat.
2. Penyerapan anggaran sampai dengan Semester I tahun ini di bawah yang
diinginkan.
3. Image masyarakat mengenai pelayanan masih rendah.
4. Tingginya tingkat keterlambatan pegawai.
Bagaimana menentukan urutan prioritas permasalahan di atas? Dengan
menggunakan Matriks USG, kita mencoba untuk menganalisisnya dari tiga unsur
USG tersebut yaitu urgency, seriuosness, dan growth. Kita coba untuk membahas
satu persatu. Angka-angka yang penulis contohkan hanya suatu asumsi, para
pembaca yang ingin mencoba mempraktikkan penentuan masalah prioritas di
kantor masing-masing, silahkan menyesuaikan dengan kondisi riil yang ada di
kantornya.
Pertama, faktor urgency. Misalnya dari keempat masalah tersebut, yang
paling cepat harus ditangani adalah masalah tidak tercapainya penerimaan pajak.
Setelah itu, masalah tingginya tingkat keterlambatan pegawai dan masalah
rendahnya pelayanan. Terakhir, masalah rendahnya penyerapan anggaran. Dengan
kondisi ini maka nilai urgency (U) untuk masing-masing masalah adalah sebagai
berikut:
No.
Permasalahan
Nilai
Skor U
1.
2.
3.
4.
No.
Permasalahan
Nilai
Skor S
1.
2.
3.
4.
No.
Nilai
Permasalahan
Skor G
1.
2.
3.
4.
Tabel 1
Matrik USG
No.
1.
Permasalahan
Tidak
tercapainya
Total
Urutan
Skor
Prioritas
15
10
IV
12
II
11
III
target
3.
4.
Teknik Komparasi
Cara kedua yang dapat digunakan untuk menentukan permasalahan
prioritas adalah dengan teknik komparasi. Pada prinsipnya Teknik Komparasi
dilakukan dengan menandingkan satu masalah dengan masalah lain secara
langsung. Permasalahan yang lebih sering menang dalam penandingan ini akan
menjadi masalah prioritas. Penandingan suatu masalah dengan masalah lain
tentunya harus memperhatikan berbagai faktor. Diantara faktor tersebut misalnya
tingkat urgensi masalah, kemudahan dalam penanganan, mendesaknya waktu
yang diperlukan untuk menangani masalah tersebut, tingkat pertumbuhan
masalah, dampak masalah terhadap pencapaian tujuan organisasi, dan sebagainya.
Untuk memudahkan kita dalam menandingkan antar masalah dapat
digunakan suatu matriks. Matriks tersebut sering kita kenal dengan Matriks
Komparasi. Langkah-langkah dalam membuat Matriks Komparasi adalah sebagai
berikut:
1. Membuat kerangka matriks komparasi. Setelah itu menuliskan semua
msaalah pada sumbu vertikal dan horisontal. Berikut contoh bentuk
matriks komparasi.
Permasalahan
Skor
Urutan
Prioritas
Masalah A
Masalah B
Masalah C
Masalah D
Tabel 2
Matriks Komparasi
Permasalahan
Total
Urutan
Skor
Prioritas
IV
II
III
pajak
penyerapan
image
masyarakat
mengenai
pelayanan
D Tingginya
tingkat
keterlambatan pegawai
Bentuk matriks komparasi juga dapat dibuat dengan model lain. Langkahlangkah menggunakan matriks komparasi dengan model alternatif yang lain ini
sebagai berikut:
1. Membuat matriks komparasi. Tuliskan semua masalah yang berhasil
diidentifikasi pada sumbu vertikal dan horisontal.
2. Menandingkan antara masalah yang satu dengan masalah yang lainnya
pada sisi kanan diagonal dengan memberi tanda (+) bila suatu masalah
lebih penting dan memberi tanda (-) bila masalah tersebut kurang penting.
3. Menjumlahkan tanda (+) secara horisontal dan masukan pada kolom total
horizontal (+).
10
4. Menjumlahkan tanda (-) secara vertikal dan masukan pada baris total
vertikal (-).
5. Pindahkan hasil penjumlahan pada total horizontal (+) di bawah baris total
vertikal (-).
6. Jumlahkan hasil penjumlahan vertikal dan horisontal dan masukan pada
baris total.
7. Hasil penjumlahan pada baris total yang mempunyai nilai tertinggi adalah
urutan prioritas masalah. Lihat contoh pada Tabel 3 di bawah ini.
Tabel 3
Matriks Komparasi (Model Lain)
Total
Permasalahan
Horisontal
(+)
penyerapan
anggaran
image
masyarakat
mengenai pelayanan
D Tingginya
tingkat
keterlambatan
pegawai
Total Vertikal (-)
Total
Urutan Prioritas
IV
II
III
11
Daftar Rujukan
Kepner, C.H. dan Benjamin B. Tregoe. 1981. Manajer Yang Rasional. Edisi
Terjemahan. Jakarta: Penerbit Erlangga.
12