PROSES MENDENGARKAN DI TEMPAT KERJA, PENTINGNYA

KOMUNIKASI NONVERBAL, KETERAMPILAN KOMUNIKASI

LISAN, BEKERJA DALAM TIM SERTA RAPAT YANG PRODUKTIF

Oleh:
I Putu Wimahayana Adnyana

(1306205100)

I.G.B Krisna Dwipayana

(1306205185)

Putu Nanda Rahayu

(1506305138)

Ni Ketut Riska Astari

(1506305165)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
2016

BAB II
PEMBAHASAN
2.1.

Proses Mendengarkan di Tempat Kerja

Mendengarkan secara efektif memperkuat hubungan organisasi, meningkatkan
pengiriman produk, menyiapkan organisasi akan peluang inovasi, dan memungkinkan
organisasi tersebut mengelola pada era yang ditandai dengan meningkatnya keragaman
angkatan kerja dan pelanggan yang dilayani perusahaan. Mendengarkan secara efektif
sangat penting dalam proses membangun kepercayaan bukan saja antar organisasi, tetapi
juga antar individu. Selama karir Anda sendiri, mendengarkan secara efektif akan
memberi Anda keunggulan bersaing, meningkatkan kinerja, dan dengan demikian
meningkatkan pengaruh Anda dalam perusahaan.
Agar dapat mendengarkan secara efektif, Anda perlu melakukan lima langkah yang
berbeda dengan baik.
1. Menerima: Anda memulai mendengarkan pesan secara fisik dan mengakui bahwa anda
memang mendengarkan. Penerimaan secara fisik dapat terganggu oleh suara bising,
pendengaran yang kurang baik, atau kurang menaruh perhatian. Beberapa ahli juga
menyertakan pesan nonverbal sebagai bagian dari tahap ini, karena faktor-faktor
tersebut juga memengaruhi proses mendengarkan.
2. Menafsirkan (decoding): Langkah Anda berikutnya adalah memberikan arti terhadap
suara, yang dapat Anda lakukan menurut nilai-nilai, kepercayaan, ide, harapan, peran,
kebutuhan dan sejarah pribadi Anda.
3. Mengingat: Sebelum Anda dapat bertindak berdasarkan informasi tersebut, Anda perlu
menyimpannya terlebih dahulu untuk diproses di waktu yang akan datang.
4. Mengevaluasi: Dengan diterimanya pesan dari pembicara, langkah Anda berikutnya
adalah mengevaluasi pesan tersebut dengan menerapkan keterampilan berpikir kritis.
Pisahkanlah fakta dari opini dan evaluasilah kualitas bukti tersebut.
5. Merespon: Setelag Anda melakukan evaluasi terhadap pesan pembicara, Anda sekarang
bereaksi. Bila Anda berkomunikasi dari satu orang ke satu orang lainnya atau dalam
kelompok kecil, respons awal biasanya berupa umpan balik lisan. Bila Anda salah satu
dari banyak audiens, respon awal Anda mungkin berupa tepuk tangan, tertawa atau
diam. Baru kemudian, Anda mungkin bertindak berdasarkan apa yang Anda dengar.

2.2.

Pentingnya Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal memiliki beberapa bentuk, diantaranya adalah bahasa isyarat,

ekspresi wajah, sandi, simbol-simbol, pakaian, seragam, warna dan intonasi suara.
Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting terutama untuk menyampaikan
perasaan dan emosi.
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini
berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang
disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan lebih
mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan
gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih
mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh)
atau ekspresi. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontan.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan,
atau menegaskan kejujuran pembicara. Komunikasi nonverbal penting artinya bagi
pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan noverbal dapat
disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audience juga dapat menangkap
artinya dengan cepat.
2.3.

Keterampilan Komunikasi Lisan

Komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi.
Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan
seseorang sebagai komunikan. Bila dinamika komunikasi telah diketahui, apa yang
sedang terjadi dalam suatu organisasi dapat terbaca dengan akurat. Jaringan komunikasi
yang jelas juga memungkinkan tersampaikannya pesan- pesan dengan baik.
Disamping itu, ketrampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar,
dan berbicara, sangat penting dan harus dimiliki oleh para pemimpin perusahaan, karena
merupakan factor yang sangat memengaruhi keberhasilan dalam dunia bisnis.

Seorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analisis keuangan, pialang, peneliti,

atau spesialis sumber daya manusia, membutuhkan kemampuan berkomunikasi dengan

orang lain secara efektif dan efisien. Namun demikian, beberapa jenis pekerjaan
memerlukan ketrampilan komunikasi yang lebih besar dari pada yang lain. Sebagai
contoh, seorang salesman atau spesialis hubungan masyarakat (public relation)
memerlukan ketrampilan komunikasi yang lebih besar disbanding seorang peneliti di
laboraturium.
Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Membaca
Mendengarkan
Membuat atau melakukan percakapan yang menarik
Melakukan wawancara
Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil
Berpidato dan melakukan presentasi
Menulis surat, memo, dan laporan
Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan

dan praktek-praktek.

2.4.

Bekerja dalam Tim

Tim tidak hanya penting dalam upaya ilmiah; dalam bidang lainnya pun bekerja
dengan orang lain merupakan hal yang sudah umum dan penting. Dalam sebuah survey
nasional arsitek dan arsitek landscape, lebih dari 75 persen dari mereka melaporkan
bahwa mereka selalu atau sering bekerja dalam tim. Motorola, Ford dan 3M telah
menggunakan tim untuk menjadi pemimpin di dalam bidang mereka. Salah satu
keuntungan dari bekerja dalam tim adalah productivity (produktivitas). Penelitian
menunjukan bahwa pepatah lama yang mengatakan two heads are better than one bisa
jadi benar adanya: dipahami dengan baik dan secara efisien bekerja dalam kelompok
dapat menghasilkan solusi yang lebih banyak dibandingkan dengan individu yang bekerja
sendirian, dan solusi yang dihasilkan lebih baik.

Selain produktivitas yang dihasilkan lebih baik, the accuracy (akurasi) dari bekerja
dalam tim juga lebih tinggi dibandingkan dengan bekerja secara individu. Seperti
misalnya saat diberi tugas untuk menciptakan sebuah produk baru. Sekelompok orang

dari penjualan, pemasaran, design, teknik, dan manufaktur kemungkinan akan

mempertimbangkan semua sudut yang penting, sementara jika dikerjakan hanya dengan
satu atau dua orang tanpa perspektif yang luas seperti bekerja dalam kelompok maka
mungkin hal tersebut akan membuat kita kehilangan beberapa ide penting.
Tim tidak hanya dapat memproduksi produk yang lebih baik; tim juga bisa
menciptakan antusiasme yang lebih dari para anggota di dalam tim tersebut. Orang-orang
biasanya akan lebih berkomitmen kepada suatu keputusan jika mereka memiliki bagian
dalam membuat keputusan tersebut.
Karakteristik dari Bekerja dalam Tim
Sebuah kelompok kerja atau tim adalah kumpulan orang yang saling bergantung
dengan identitas yang sama yang berinteraksi satu sama lain, biasanya bertatap muka dari
waktu ke waktu, untuk mencapai tujuan. Dari definisi ini, kita bisa menyimpulkan
beberapa karakteristik dari bekerja dalam tim yang bisa membantu Anda untuk
mengembangkan cara kerja Anda lebih efektif.
1.

Size
Banyak ahli mengatakan bahwa kumpulan yang terdiri dari dua orang bukanlah
kelompok karena mereka cara mereka berinteraksi tidak sama dengan cara
kumpulan yang terdiri dari tiga orang atau lebih. Sebagai contoh, dua orang yang
bekerja bersama-sama dapat menyelesaikan sengketa hanya dengan membujuk satu
sama lain, menyerah, atau berkompromi. Dalam kelompok, bagaimana pun juga,
anggota dapat membentuk aliansi dan menekan minoritas.
Penelitian dalam sejumlah perusahaan telah menemukan bahwa kelompok yang
terdiri dari 10-anggota lebih sering menghasilkan hasil yang lebih baik pada tingkat
yang lebih cepat dan dengan profit yang lebih tinggi daripada kelompok yang
jumlahnya hingga beberapa ratus. Ada beberapa alasan mengapa ukuran tidak
diterjemahkan ke dalam efektivitas: orang-orang mulai bertindak dengan cara yang
formal. Anggota dari tim memiliki sedikit kesempatan untuk ikut berpartisipasi,
karena beberapa anggota yang talkative lebih mendominasi kelompok tersebut.
Anggota yang lebih pendiam kehilangan identitas mereka dan menjadi kurang
berkomitmen kepada kelompoknya.

2.

Interaksi
Sebuah kumpulan orang-orang yang bekerja di sebuah perusahaan biasanya akan
saling berinteraksi dan bertukar informasi satu sama lain.

3.

Saling Bergantungan (Interdependence)

Anggota dari kelompok tersebut tidak hanya melakukan interaksi; mereka juga
saling bergantung satu sama lain. Sebagai contoh, pekerja di dalam sebuah restoran:
Jika kru kitchen gagal di dalam mempersiapkan pesanan dari pembeli secara benar,
maka uang tip dari mereka akan menurun. Jika pegawai yang bertugas untuk
membersihkan meja tidak mengerjakan tugas mereka dengan cepat, the servers akan
mendapat keluhan dari pelanggan mereka. Di dalam sebuah restoran, seperti dalam
setiap tim yang sesungguhnya, para pekerja adalah bagian dari interdependence
system.

4.

Duration
Sebuah

kelompok

yang

berinteraksi

selama

beberapa

periode

waktu

mengembangkan karakteristik tertentu. Sebagai contoh, sebuah kelompok akan

cenderung untuk membentuk standar bersama tentang perilaku yang sesuai di dalam
kelompok tersebut dan diharapkan agar para anggotanya memenuhi standar
tersebut.
2.5.

Rapat yang Produktif

Rapat adalah tempat komunikasi utama dalam dunia bisnis saat ini, apakah diadakan di
ruang konferensi informal atau melalui internet sebagai rapat virtual seperti pada the
Container Store. Rapat yang diselenggarakan dengan baik dapat membantu Anda
memecahkan masalah, mengembangkan ide, dan mengidentifikasi peluang.
Sayangnya, banyak rapat yang tidak produktif. Dalam studi baru-baru ini, para manajer
senior dan madya melaporkan bahwa 56 persen rapat yang mereka selenggarakan benarbenar produktif dan 25 persen dapat diganti dengn telepon atau memp. Tiga problem
rapat yang paling sering dilaporkan adalah keluar dari subjek pembicaraan, tidak ada
agenda rapat, dan berlangsung terlalu lama. Anda dapat membantu perusahaan
menyelenggarakan rapat lebih baik dengan cara menyiapkan rapat dengan baik,
memimpin rapat secara efisien, dan menggunakan teknologi secara bijak.

Menyiapkan Rapat
Persiapan yang baik membantu Anda menghindari dua kesalahan besar pada rapat: (1)

menyelenggarakan rapat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan rapat atau (2)
mengadakan rapat tanpa memikirkan tujuan spesifik. Bahkan sebelum Anda memulai
mempersiapkan rapat, pastikan bahwa rapat tersebut benar-benar dibutuhkan. Sesudah
Anda yakin, lanjutkan dengan empat tugas persiapan:

Identifikasi tujuan Anda. Walaupun banyak rapat mengombinasikan beberapa

tujuan, kebanyakan rapat berfokus pada salah satu dari dua tipe berikut: Rapat
informal yaitu rapat yang meliputi berbagai informasi dan mungkin koordinasi
tindakan. Rapat pengambilan keputusan, yaitu rapat yang meliputi persuasi,
analisis dan pemecahan masalah. Rapat tersebut sering memasukkan sesi
brainstorming, yang diikuti dengan perdebatan terhadap alternatif-alternatif. Selain
itu, rapat pengambilan keputusan mengharuskan setiap partisipan mengetahui sifat
masalah dan kriteria untuk solusi masalah tersebut.

Pilih partisipan untuk ikut rapat. Bila sesi tersebut benar-benar informal dan satu
orang akan banyak berbicara. Anda dapat mengundang kelompok yang besar. Untuk
rapat pemecahan masalah dan pembuatan keputusan, undanglah orang-orang yang
berada dalam posisi langsung yang dapat membantu rapat mencapai tujuannya.

Pilih waktu dan fasilitas. Untuk sesi kerja, rapat pagi hari biasanya lebih produktif
daripada rapat sesi siang. Juga, pertimbangkan pengaturan tempat duduk: apakah
barisan kursi tepat, atau apakah Anda membutuhkan meja konferensi atau
pengaturan lain? Ditambah, berilah beberapa perhatian secara detail, seperti pada
temperatur ruangan, pencahayaan, ventilasi, akustik, dan makanan kecil; setiap hal
yang sepertinya kecil ini dapat membuat rapat berjalan baik atau tidak.

Susun agenda. Kesuksesan rapat apapun tergantung pada persiapan para partisipan.
Distribusikan agenda yang telah ditulis dengan baik kepada para partisipan, beri
mereka waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri jika dibutuhkan. Agenda yang
produktif dapat menjawab tiga pertanyaan: (1) Apa yang kita butuhkan untuk
dikerjakan dalam rapat ini agar mencapai tujuan kita? (2) Isu apa yang akan menjadi
hal yang paling penting bagi semua partisipan? (3) Informasi apa yang harus
tersedia dalam rangka membahas isu tersebut.

Memimpin dan Berpartisipasi dalam Rapat

Untuk memastikan bahwa rapat produktif, pastikan Anda melakukan hal-hal berikut

ini:

Jaga agar rapat tetap berada di jalurnya. Para pemimpin rapat yang baik
memberi petunjuk, menjadi perantara, memeriksa, menstimulasi dan merangkum
jika situasinya menuntut. Pengalaman akan membantu Anda mengetahui kapan
Anda menekan kelompok agar bergerak lebih maju dan kapan melangkah mundur
dan membiarkan orang berbicara.

Ikut aturan yang telah disepakati. Rapat bisnis secara keseluruhan memiliki
jenjang mulai dari informal sampai sangat formal, lengkap dengan aturan detail
untuk berbicara, mengusulkan item baru untuk didiskusikan, mengambil suara atas
proposal yang diajukan, dan lain-lain. Semakin besar rapat formal menggunakan
prosedur parlementer (parliamentary procedure), metode yang telah diuji untuk
merencanakan dan menjalankan rapat yang efektif. Pedoman terbaik untuk
menjalankan prosedur ini adalah Roberts Rules of Order. Apa pun sistem aturan
yang Anda terapkan, pastikan setiap orang memahami dengan jelas tentang apa
yang diharapkan.

Dorong partisipasi. Untuk partisipan yang pasif di dalam rapat, usahakan untuk
mendesak mereka agar berbicara dengan cara meminta masukan mereka terhadap
isu utama yang menyangkut mereka. Untuk partisipan yang terlalu banyak bicara,
katakan saja bahwa waktu terbatas dan orang lain juga perlu didengarkan
pendapatnya.

Berpartisipasilah secara aktif. Bila Anda adalah peserta rapat, cobalah

berkontribusi ke pokok permasalahan rapat dan haluskan interaksi para partisipan.
Berbicaralah jika Anda mempunyai sesuatu yang bermanfaat, tetapi jangan
memonopoli diskusi.

Tutuplah dengan efektif. Pada akhir rapat, pastikan bahwa tujuan rapat terlah
dicapai, bila belum, atur untuk menindaklanjutinya bila dibutuhkan. Rangkum
kesimpulan umum disukusi tersebut atau buat daftar tindakan yang harus diambil.
Pastikan semua partisipan menyetujui hasil rapat dan berilah mereka kesempatan
untuk menjernihkan setiap kesalahpahaman.

Menggunakan Teknologi Rapat

Berkembangnya teknologi ini telah memacu timbulnya tim virtual, yang anggotanya

bekerja di lokasi berbeda dan berinteraksi secara elektronik melalui rapat virtual. Salah
satu perangkat virtual terbaru yaitu online brainstorming, dimana perusahaan
menyampaikan idea campaigns untuk menghasilkan ide baru dari orang-orang antar
organisasi. Perangkat tersebut berkisar dari pertemuan tim kecil hingga event besar
seperti IBMs giant Innovation Jam, di mana 10.000 karyawan IBM, anggota keluarga,
dan pelanggan dari 160 negara diundang untuk brainstorming online selama tiga hari.
Sebagaimana sebagian besar teknologi baru, alat-alat elektronik untuk rapat
berkembang dengan cepat, dan garis yang memisahkan alat-alat teknologi tersebut
menjadi kabur. Misalnya, pesan instan dan video conferencing, keduanya memiliki
kapabilitas yang berdiri sendiri; keduanya juga merupakan fitur biasa dalam groupware,
istilah yang mencakup sistem yang membuat orang dapat berkomunikasi, berbagi berkas,
memberikan materi, dan mengerjakan dokumen secara bersamaan.
Ruang kerja yang digunakan bersama (shared workspaces) adalah kantor virtual
yang memberikan setiap orang pada tim akses ke serangkaian sumber daya dan informasi
bersama: database, kalender, rencana proyek, pertukaran IM dan e-mail yang berkaitan,
berbagi materi referensi, dan dokumen yang dibuat oleh tim. Workspace seperti
Documentum eRoom, Groove Workspace, Microsoft SharePoint, dan IBM Lotus Team
Workspace, menciptakan lingkungan untuk kolaborasi yang komprehensif dan tidak
terbatas. Workspace seperti itu membuat akses ke melihat berkas bersama menjadi mudah
bagi anggota tim yang tersebar secara geografis kapan saja, dimana saja.
Teknologi rapat virtual meliputi berbagai jenis alat yang dapat membuat anggota di
berbagai lokasi berbeda berinteraksi pada waktu yang sama tanpa cekcok, risiko, dan
biaya perjalanan. Videoconferencing mengkomunikasikan komunikasi audio dengan
video langsung, yang memungkinkan para anggota tim dapat saling melihat,
mendemonstrasikan produk, dan mengirimkan informasi visual lainnya. Ada dua sistem
videoconferencing, room systems - fasilitas ruang konferensi khusus dengan tampilan
layar lebar - desktop systems biasanya menggunakan webcam yang ditambahkan ke PC
setiap partisipan.
Sistem rapat berbasis web (web-based meeting systems) yang paling canggih yaitu
mengomunikasikan IM, workspace bersama, dan videoconferencing yang terbaik dengan
alat-alat lain, seperti whiteboard virtual yang memungkinkan tim dapat berkolaborasi
seketika.