Penjelasan harus mencangkup hal-hal berikut.

1. Di bawah kebijakan dan sasaran apa unit melaksanakan kendali mutunya?

2. Hasil apa yang telah dicapai, dan dengan bantuan prosedur apa?
(Laporan idak boleh hanya memuat hasilnya. Mintalah unit menujukan
proses yang digunakan untuk mencapai hasil itu. Biarkan mereka
melaporkan usaha-usaha mereka sebagai cerita kendali mutu.)
3. Problem-problem apa yang saat ini masih ada?
4. Di bawah kebijakan dan sasaran apa unit mengharapkan meneruskan
kendali mutu di masa depan?
5. Saran apa yang unit ingin mengajukannya kepada direktur utama dan
kepada staf kantor pusat?
Idealnya, pertanyaan dan jawaban tentang masalah di atas dilaksanakan pada
pagi hari ketika setiap orang hadir. Tanya-jawab itu harus diikuti oleh pertemuan
pada siang harinya yang terdiri atas kunjungan ke tempat-tempat kerja seperti
divisi riset dan pembangunan, pembikinan prototip, pembelian, pembikinan
kendali mutu, pemasaran, dan kantor. Emua auditor yang turut serta dalam audit
kendali mutu diharapkan menghadiri pertemuan itu. Mereka harus mempelajari
semua unit tersebut, menyelidiki keiatan kendali mutu mereka, dan berpartisi
dalam pertemuan-pertemuan terpisah yang dimaksudkan untuk tanya jawab.
Pertemuan terakhir audit direktur utama terdiri atas kritik dan saran. Laporan
audit direktur utama dapat dikirimkan kepada unit-unit yang bersangkutan
belakangan. Sesudah menerima saran direktur utama atau laporan audit, setiap
audit, seperti unit pabrik, harus menunjukkan rencanannya bagaimana ia akan
mengambil tindakan dan mencegah terulangnya kesalahan. Sesuadah setiap unit
mengajukan rencananya, rencana-rencana itu harus diberikan pada audit
direktur tama betikutnya.