Acuan Pembuatan SOP

Arsip CV.JOGJA PRIMA PERKASA

CARA BIKIN STANDARD OPERATING PROCEDURE

Keuntungan Menjalankan Usaha Bersistem
1. Lebih Rapi
Usaha bersistem lebih rapih segala-galanya. Coba lihat dan bandingkan warung
kelontong dengan jaringan minimarket waralaba. Apa yang kita lihat ?
Kita akan melihat perbedaan yang sangat mencolok. Pada usaha konvensional
(tradisional), tidak ada unsur kerapihan. Kalau pun ada, itu adalah versi pemiliknya
yang belum tentu menarik calon konsumen. Sedangkan pada minimarket waralaba,
kita akan mendapati tempat yang bersih, rapi, dan harum. Selain itu ada kemudahan
mendapatkan barang dan kemudahan transaksi yang menjadi dambaan semua
konsumen.
Banyak orang yang sudah terjun di dunia usaha untuk mencari nafkah,
orientasinya hanya mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya. Saat kita hanya
berorientasi pada hal ini, maka pikiran kita hanya terpaku disitu. Kita melupakan
pelajaran dasar itu.jika kelalaian dimanfaatkan pesaing dengan mudah. Maka kita
akan kalah dalam hal kualitas. Padahal membentuk kualitas itu membutuhkan waktu
yang panjang. Kekalahan satu hari bisa membuat kita harus menebusnya selama
bertahun-tahun untuk mencapai kualitas yang sama. Hal ini sama seperti yang
diungkapkan Hukum Kualitas
HUKUM KUALITAS
Barang siapa bekerja terus-menerus untuk melahirkan sesuatu yang terbaik,
ia telah memperbaiki kualitasnya setiap saat. Barang siapa kalah dalam
kualitas, ia harus bekerja keras selama bertahun-tahun hanya untuk
mencapai kualitas yang sama.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Jadi, kerapihan itu adalah bagian dari kualitas usaha kita. Yang dimaksud
rapi adalah rapi mulai daari pruduk dan kemasan, distribusi, display/ tempat
jualan, personel dan adrimistrasi.
2. Lebih Efisien
Usaha yang bersistem itu pasti lebih efisien dibandingkan usaha biasa yang kita
kelola apa adanya. Efisien membantu menumbuhkan keuntungan kita secara
bertahap. Bayangkan jika kita mengelola usaha yang semrawut. Lebih mudah
mengelola yang mana?
Jika dibuat dengan sungguh-sungguh, sistem operasional yang itu bisa
meningkatkan efisien usaha. Buk ini akan menuntun kita mengenali sistem
operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan untuk menyusun sistem
operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan untuk menyusun sistem yang
menguntungkan usaha kita.
3. Lebih Kompetitif
Oleh karena rapi, efisien, dan berkualitas baik, usaha bersistem selalu lebih
kompetitif dibandingkan usaha konvensional. Yang dimaksud lebih kompetitif adalah
jauh lebih mampu memenangkan persaingan dibandingkan pelaku usaha lainnya.
Tertarik ? pasti.
Siapapun yang memiliki usaha pasti ingin selalu memenangkan persaingan. Jadi,
pertanyaannya: apakah bersaing itu sulit? Lihat saja kehadiran minimarket atau
supermarket yang sekejap mata bisa menarik para konsumen untuk berbelanja dan
membuat mereka lupa terhadap toko kelontong langganannya.
Cermatilah Hukum kompetisi yang sehat berikut ini :
HUKUM KOMPETISI YANG SEHAT
Barangsiapa menjatuhkan pesaingannya dengan segala upaya, ia sedang
berperang yang dapat menyedot anggaran belanja.
Barangsiapa berkompetisi, ia memiliki keunggulan yang sulit ditandingi
pesaingannya dan mendatangkan lebih banyak uang bagi dirinya dan
lingkungannya.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Jadi, hati-hati dengan kompetisi. Banyak orang terjebak untuk mengalahkan pesaing.
Tujuannya adalah meniadakan persaingan.
Betulkah demikian? Yang jelas, upaya seperti ini hanya akan menggerogoti anggaran.
Kita hanya membuang-buang waktu untuk mengurusi orang lain (pesaing kita).
4. Menjadi Magnet, Potensi Untung Lebih Besar

Acuan Pembuatan SOP

Arsip CV.JOGJA PRIMA PERKASA

Saya yakin kita akan menjawab lebih suka makan ditempat yang bersih dan
higienis. Kita juga lebih suka berbelanja di tempat belanja yang memudahkan kita
memperoleh barang. Jika demikian, lantas mengapa kita masih memiliki tempat usaha
yang jorok atau menyulitkan pelanggan memperoleh barang yang diinginkan?

Coba cermati Hukum Magnet Usaha berikut ini:

HUKUM MAGNET USAHA
Barangsiapa mampu menyajikan yang terbaik, maka konsumen akan
mendatanginya dangan sukarela.
Barangsiapa tidak sungguh-sungguh menyajikan yang terbaik, maka
upayanya memaksa konsumen mendatngi hanyalah mimpi belaka.
(Ekotama,28 Desember 2009)
.
HUKUM DAYA TARIK BISNIS
Iklan bukanlah magnet yang dapat menarik konsumen untuk berbelanja
sepanjang masa. Konsumen bersedia berbelanja ditempat usaha kita karena
tempat usaha itu dan produknya.
(Ekotama,28 Desember 2009)
5. Mampu Menciptakan Repeat Order Berkelanjutan
Coba cermati Hukum Ketergantungan Konsumen berikut ini:
HUKUM KETERGANTUNGAN KONSUMEN
Jika seseorang jatuh hati, apapun yang tampak akan selalu indah
dimatanya.
Barangsiapa cerdas, ia akan membuat konsumen jatuh hati kepadanya
hingga rela menghamburkan harta untuknya.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Inilah yang sering tidak dipahami para pengusaha konvensional. Mereka hanya
berfokus pada pelayanan konsumen sehingga mengabaikan pengelolaan konsumen
yang berpotensi menjadi pelanggan.
HUKUM PENJUALAN BERULANG
Ketika konsumen datang pertama kali, ia telah menaruh hati kepada anda.
Ketika konsumen datang kedua kali, ia telah jatuh cinta kepada anda.
Jika Anda tidak bicara, maka cintany bertepuk sebelah tangan dan
konsumen akan datang kepada pesaing yang mau menerima cintanya.
Pengusaha yang baik mengucapkan ikrar setia kepada pelanggannya
sepanjang hidupnya.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Oleh karna itu, siapapun yang memiliki sistem pengelolaan pelanggan, ia akan
menghadirkan repeat order sepanjang siklus bisnisnya. Sulitkah membuat sistem ini?
Kesulitan hanyalah milik orang yang malas daan tidak memiliki masa depan.
6. Memudahkan Pengembangan Usaha
Dari contoh ayam goreng Indonesia versus ayam goreng Amerika dan warung
kelontong versus minimarket,kita tentu akan mudah menangkap pesan ini. Mengapa
ayam goreng Ammerika dan minimarket modern itu mudah berkembang disegala
pelosoknegeri ini, sedangkan ayam goreng Indonesia dan warung kelontong selama
bertahun-tahun hanya bisa berdiri di satu tempat ?
Ayam goreng Amerika bisa menjelajahi dunia karena sistem bisnis, demikian pula
minimarket modern yang mampu membuka ribuan gerai di seluruh pelosok nusantara.
Jadi, apakah kita masih iri hati jika belum memiliki sistem bisnis secanggih mereka?
Bisnis yang memiliki sistem yang baik sangat mudah dikembangkan . Mengapa
demikian?Sebab sistem itu bisa menumbuhkan bisnis dimana-mana, sedangkan bisnis
konvensional tergantung dengan one man show pemiliknya.
Percayakah anda bahwa investor lebih percaya kepada sistem daripada kita?
Jangan salah sangka. Sebarapa pun terkenalnya kita, jika kita tidak memiliki sistem
operasional bisnis, bisnis yang kita jalankan seperti mobil tanpa mesin yang
ditawarkan kepada pembeli dengan harapan ada yang mau beli dengan
harganormal.Coba cermati Hukum Kehati-hatian Investasi beriku ini.
HUKUM KEHATI-HATIAN INVESTASI
Barang siapa percaya pada lidah tak bertulang, investasinya tidak pernah
kmbali. Barangsiapa percaya pada sistem bisnis yang menguntungkan, nilai
investasinya akan berlipat ganda sesuai harpannya.
(Ekotama,28 Desember 2009)

Acuan Pembuatan SOP

Arsip CV.JOGJA PRIMA PERKASA

Coba bandingkan: Mengapa orang yang sukarela membeli waralaba KFC atau
minimarket yang harganya mencapai ratusan juta hingga milyaran rupiah? Sebegitu
mudahnya mereka mengeluarkan uang? Sebenarnya tidak, tetaoi investor percaya
kepada sistem bisnisnya. Sistem bisnis inilah yang menjamin bahwa usaha itu bisa
mendatangkan keuntungan terus-menerus sehingga biaya investasi yang sudah
dikeluarkan bisa kembali dalam waktu singkat. Masihkah kita ragu bahwa sistem
bisnis bisa memudahkan pengembangann usaha kita?
7. Memberikan Lompatan Kejayaan bagi Pemiliknya
Para pengusaha yang sudah mengalami lompatan kejayaan ini hidupnya jauh lebih
sejahtera ketimbang rekan-rekannya yang masih setia berbisnis kenvensional. Banyak
yang menjadi sosok penting karena pendapatannya didengarkan oleh para pengambil
kebijakan publik. Para pengusaha seperti inilah yang bisa mengubah wajah Indonesia
sehingga anak cucu kita pun akan bangga menatapnya.
Jika sistem bisnis itu mampu memberikan lompatan kejayaan kepada kita, apakah kita
hanya akan berpaku tangan sekarang?
Membangun sistem bisnis sama capeknya dengan membangun bisnis itu sendiri.
Namun, hasil yang akan kita peroleh jauh lebih manis. Apakah tujuan hidup kita?
Apakah kita bercita-cita untuk meninggal dunia ditempat usaha kita yang reot dan
tidak memberikan sumbangan apapun terhadap negara ini? Ataukah kita bercita-cita
untuk menatap bendera usaha berkibar-kibar sampai dinegeri tetangga? Jika kita
memilih pilihan terakhir, segera siapkan kertas untuk memulai membuat sistem
bisnis.***
Pentingnya SOP untuk Pengembangan Usaha
Apakah yang dimaksud SOP ?
SOP (Standard Operating Procedure) atau yang diterjemahkan menjadi PSO(Prosedur
Standar Operasi) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan, dan
menertibkan pekerjaan kita. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari
awal sampai akhir. Hampir semua bisnis dijalankan secara modern memiliki SOP.
Bahkan SOP juga diberikan kepada para konsumen yang membeli produk tertentu
supaya tidak salah mengolah.
Lihatlah contoh SOP cara menyajikan mie rebus atau mie goreng pada produk
indomie yang tercetak dikemasan bagian belakang itulah yang disebut SOP. Simple
kan?
Jadi, SOP memang diibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya
optimal tetapi tetap efisien. Dalam pemerintahan juga terdapat SOP. Namun SOP ini
sering dikacaukan dengan prosedur birokrasi yang membuat urusan menjadi rumit,
alurnya sangat panjang, dan akhirnya membuka peluang korupsi.
Nah, kita pilih SOP atau prosedur birokrasi? Keduanya seperti saudara kembar. Satu
sangat efisien daan dapat menyumbangkan keuntungan bagi perusahaan, sedangkan
yang lain cenderung inefisien dan membuka peluang ekonomi biaya tinggi.
Oleh karena itu, acuan saya untuk membuat SOP adalah sederhana Saran Penyajian
Indomie atau Super Bubur. Anda setuju?
Jika Anda setuju, teruskan membaca bagian selannjutnya.
HUKUM MEMBUAT SOP
Barangsiapa menyusun SOP (standard Operating Procedure), maka ia
membuat bisnisnya efisien dan berpotensi menyumbangkan keuntungan.
Barangsiapa menyusun prosedur birokrasi, maka ia melahirkan inefisiensi,
alurnya rumit, dan menyebabkan ekonomi biaya tinggi.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Apakah Tujuan Membuat SOP?
Tujuan membuat SOP adalah menyederhanakan pekerjaan kita supaya hanya berfokus
pada intinya. Tetapi cepat dan tepat. Dengan cara ini, keuntungan mudah diraih,
pemborosan diminimalisasi, dan kebocoran keuangan bisa dicegah. Perusahaan yang
ramping, tetapi semua pekerjaan bisa di selesaikan tepat waktu adalah perusahaan
yang kompetitif.
Jika kita pengusaha, ana yang kita pilih? Bekerja sampai tua ditempat usaha kitayang
reot atau berkeliling dunia, tetapi usaha kita tetap berjalan sempurna? Saya yakin kita
dengan bijak memilih pilihan terakhir. Mari kita buat SOPnya!
Kapan SOP Dibuat ?
Kita baru bisa membuat SOP kalau usahanya sudah jalan atau setidaknya kita
memiliki prototipe bisnisnya (contoh usaha yang sudah berjalan). Jika usaha belum
berjalan sama sekali, bahkan tempat usahanya belum ada, SOP yang kita buat bisa
jadi hanya novel picisan. Tidak ada gunanya. Berhati-hatilah jika ditawari usaha yang

Acuan Pembuatan SOP

Arsip CV.JOGJA PRIMA PERKASA

belum berjalan meskipun sudah ad SOP-nya. Maksudnya sudah jlan adalah usaha
tersebut sudah memiliki satu atau dua tempat usaha yang beroperasional mandiri dan
bisa diibuktikan secara kasat mata. Kecuali jika Anda memang berniat membeli
sebuah konsep bisnis.
Siapa yang Membuat SOP?
SOP sifatnya individual, sangat privat. Jika Anda meminta saya menunjukan contoh
SOP yang pernah saya buat, mungkin saya malah tidak akan pernah menunjukkannya.
Dijamin Anda justru bingung, sebab SOP-SOP itu hanya bisa dipahami dan diterapkan
perusahaan-perusahaan pemiliknya. Tentu tidak pas untuk usaha anda, bukan?
Oleh karena iitu, saya selalu menyarankan kepada para pembaca buku saya supaya
membuat SOP sendiri, sesuai situasi dan kondisi perusahaan. Tulis saja semua proses
kerja dari A-Z. Setelah itu baru dievaluasi. Proses kerja yanng tidak perlu dihapus.
Proses kerja yang terlalu panjang dipendekkan. Proses kerja yang sangat vital, tetapi
belum ada perlu ditambahkan, dan seterusnnya.
Proses ini membutuhkan keuletan, ketekunan, dan kesabaran. Prosesnya sama
dengan membangun bisnis itu. Jika sudah memiliki keuletan, ketekunan, dan
kesabaran untuk membangun bisnis, saya yakin kita juga memiliki hal yang sama
untuk menyusun SOP usaha kita.
Berapa Waktu yang Dibutuhkan untuk Menyusun SOP?
Untuk sebuah SOP lengkap mulai dari produk dan distribusi, promosi pemasaran
penjualan, akuntansi keuangan pajak, SDM & pengembangannya, pengelolaan
pelanggan, operasional usaha sampai pembukaan/penutupan usaha, dibutuhkan
waktu 3 bulan. Waktu itu bisa dipersingkat menjadi 1 bulan, tergantung jenis usaha
dan kompleksitas pekerjaan pada usaha anda. Semakin komplek usaha kita, semakin
sulit dan semakin lama pembuatan SOP-nya.
Mengapa SOP Mahal Harganya?
Jika SOP mengandung proses kerja yang sifatnya rahasia dalam bidang produksi,metode
pengolahan, metode penjualan atau informasi lain dibidang teknologi atau bisnis yang
memiliki nilai ekonomi dan tidak diketahui oleh masyarakat umum, maka itu bisa
didaftarkan di Ditjen HAKI Depkumham untuk mendappatkan hak rahsia dagang.
Catatan:
1.
Seyogianya kita membuat dua jenis SOP sekaligus. Satu SOP yang bersifat umun,
dapat dibaca semua orang dan satu lagi bersifat rahasia yang hanya dapat dibaca
oleh orang-orang tertentu di perusahaan. Ingat, hak atas Rahasia Dagang tetap
berlaku sepanjang informasi rahasia tersebut tetap kita jaga.
2. Jika kita ingin menghemat anggaran, susunlah SOP sendiri. Ikuti panduannya dlam
buku ini. Rasakan nikmatnya memiliki hak cipta atau rahasia dagang yang akan
mengalirkan rezeki.
Usaha apa saja yang Memerlukan SOP ?
Semua jenis usaha sebenarnya memerlukan SOP, Indomie dan Super Bubur saja bikin
SOP untuk para pelanggannya, mengapa usaha kita tidak punya SOP sama sekali?
Jika kita memiliki bisnis konvensional dan hanya akan dikelola sebagai bisnis
konvensional, seyogianya kita tetap membuuat SOP, agar ketika kita sakit ataupun
berhalangan, usaha tetap berjalan.
Jika kita memiliki usaha yang akan dikembangkan dengan sistem kemitraan dengan
investor atau dengan sistem franchise diwajibkan oleh undang-undang sehingga tidak
bisa ditawar lagi. Sebelumnya juga sudah dijelaskan pentingnya sistem bisnis bagi
kepercayaan investor.
Bagaimana Memanfaatkan SOP?
SOP digunakan untuk mengelola usaha yang akan kita kembangkan dengan
menggandeng investor atau bekerjasama dengan orang lain. Usaha seperti ini bisa
dikategorikan dalam 3 jenis, yakni:
1. Bisnis Konvensional
2. Business Opportunity(Peluang Bisnis)
3. Bisnis Franchise
1. SOP untuk bisnis konvensional
Yang dimaksud bisnis konvensional adalah bisnis biasa yang kita jalankan.
Oleh karena itu, kita buat SOP-nya agar usaha itu bisa berjalan tanpa kehadiran kita
dan tetap menghasilkan. Jadi, jika Anda memiliki usaha sekecil apapun, buatlah
SOPnya. Jangan sampai membuat kita terjebak dalam usaha kita. Biarkan SOPnya
yang mengoperasikan usaha kita. Jika suatu saat kita ingin menjual usaha ini kepada
orang lain dengan berbagai alasan, harganya tentu jauh lebih mahal daripada harga
usaha biasa yang masih bergantung kepada kita.

Acuan Pembuatan SOP

Arsip CV.JOGJA PRIMA PERKASA

2. SOP untuk Business Opportunity(Peluang Bisnis)
Kita pasti perlu pengembangan usaha. Jika kita membuat cabang diluar kota, biayanya
tentu sangat mahal. Supaya murah kita perlu uang dari investor. Untuk
mendapatkannya, kita harus membuat bisnis kita menarik dimata investor. Salah
satunya adalah membuat bisnis kita bisa beroperasi tanpa kehadiran kita. Ini berarti
kita harus menyusun SOP yang menjadi tulang punggung biisnis kita.
3. SOP untuk Bisnis Franchise
Jika dalam Business Opportunity tidak ada kewajiban membuat SOP(SOP sifatnya
dianjurkan, tidakk diwajibkan), maka dalam Bisnis Franchise kita wajib membuat SOP.
Kewajiban ini tidak dapat ditawar-tawar lagi karena sudah diatur dalam perundangundangan sehingga siapapun yang ingin mengembangkan bisnis dengan menjual
sistem Franchise-nya, ia harus menyusun SOP sejak awal. Saat ditawarkan kepada
investor, SOP yang kita terapkan sudah terbukti menguntungkan, bukan SOP uji coba.
Sampai disini kita sepakat bahwa SOP sangat penting bagi kelangsungan usaha kita
dikemudian hari. Khususnya untuk mengantisipasi rapuhnya fisik kita dalam
mengelola usaha dan mengantisipasi kehhadiran investor yang setiap saat bisa
membantu mengembangkan usaha. Mari kita siapkan pembuatan SOP-nya.***

Dasar - Dasar Membuat SOP

Supaya memudahkan saat menyusun SOP, ada syarat yang harus terpenuhi terlebih
dahulu.
Keempat syarat itu meliputi
1. Adanya Visi & Misi Usaha
2. Adanya Corporate Value
3. Adanya Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Struktur Organisasi &Deskripsi
Pekerjaan Karyawan)

4. Penyederhanaan Usaha Anda

Adanya Visi & Misi Usaha
Adalah cita-cita sekaligus sasaran (goal) perusahaan kita. Cita-cita itulah yang akan
kita komunikasikan kepada karyawan dan masyarakat agar mereka mendukung usaha
kita.
Adanya Corporate Value
Setiap perusahaan memiliki nilai-nilai tersendiri. Ada perusahaan yang hanya
memiliki nilai mengejar profit melulu. Ada pula perusahaan yang menganut nilai-nilai
bisnis dan sosial. Ada pula perusahaan yang senantiasa menyumbangkan sebagian
keuntungannya untuk memberi beasiswa kepada anak didik kurang mampu. Ada
perusahaan yang ingin menyejahterakan para karyawannya.
Itulah yang disebut corporate value. Nilai-nilai yang dianut perusahaan
ditanamkan oleh para pemilik atau pendiri perusahaan dan diaktualisasikan dalam
setiap tindakan karyawan dalam mengelola perusahaan.
Adanya Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Stuktur Organisasi &
deskripsi Pekerjaan)
Fungsi stuktur organisasi adalah menata posisi karyawan anda sesuai bidang
kompetensinya.
Sedangkan
fungsi
deskripsipekerjaan
adalah
memberikan
pemahaman jenis pekerjaan yang harus dilakukan si karyawan selama bekerja di
perusahaan Anda. Maka jika diantara 2 fungsi itu tidak ada pasti tidak tertata dan alur
kerjanya ambruadul.
Banyak pengusaha konvensional yang tidak memiliki struktur organisasi dan
deskripsi pekerjaan, entah karena tidak sempat atau karena malas membuatnya.
Padahal stuktur organisasi dan deskripsi pekerjaan itulah yang menentukan
apakah karyawan kita bekerja secara optimal atau tidak. Jika kita hanya
mengandalkan perintah untuk membuat karyawan bekerja, maka saat kita sakit keras
selama beberapa waktu, bisa dipastikan usaha kita bisa turun produktivitasnya.
Penyederhanaan Usaha Anda
Pembuatan SOP jika pemiliknya mau memenuhi syarat, yakni memisah-misahkan
usahanya berdasarkan bidang usaha. Jika dicampur aduk, percayalah itu ibarat nasi
yang di campur gamplek dan sagu. Bagaimana rasanya? Yang jelas, rasanya tidak
selezat jika dimasak sendiri (bukandi campuraduk) kan?.
Cara paling mudah adalah memilah-milah usaha berdasarkan jenis dan
karakteristik bisnisnya. Contohnya usaha rental mobil tidak bisa dijadikan satu dengan
properti karena jenisnya berbeda, cara pengelolaannya juga beda.
Tujuh SOP Wajib
1.
Produksi dan Distribusi
2.
Pemasaran: Promosi dan
Penjualan
3.
Akuntansi, Keuangan, &
Pajak
4.
SDM & Pengembanganya

5.
Pelayanan & Pengelolaan
Pelanggan
6.
Operasional Usaha
7.
Pembukaan & Penutupan
Usaha

SOP Produksi & Distribusi

Setiap perusahaan memiliki lini produksi dan disrtibusi. Dua hal ini dijadi satukan
pembahasan berkaitan erat. Bidang produksi meliputi pembuatan produk. Bidang
disrtibusi meliputi pengantaran barang (produk) dari satu tempat ke tempat lain.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
PRODUKSI?
1. Proses mendapatkan bahan baku
2. Proses mengelolah bahan baku menjadi produk siap jadi
3. Proses pengemasan barang yang dibeli dalam bentuk curah menjadi produk
dalam kemasan
4. Proses pengaplikasian sebuah produk
5. Proses menghasilkan sebuah jasa tertentu
SOP Pemasaran: Promosi & Penjualan
Setiap usaha pasti harus memasarkan produknya. Kebanyakan dari kita hanya
terjebak pada cara-cara menjual. Padahal penjualan itu selalu diawali dengan stategi
promosi yang efektif. Pemasaran yang efektif adalah stategi promosi yang
menghasilkan penjualan sesuai dengan upaya yang dikeluarkan. Perusahaanperusahaan besar mengelompokan bagian ini menjadi satu bagian besar, yakni
pemasaran. Jadi, pemasaran itu sangat luas artinya.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
PEMASARAN: PROMOSI & PENJUALAN ?
1. Proses mengetahui konsumen dari produknya
2. Proses melakukan komunikasi dengan konsumen tentang keberadaan dan
manfaat produk produk
3. Proses melakukan penjualan kepada konsumen
SOP Akuntansi, Keuangan, & Pajak
Pengusaha kecil sering melalaikan dua fungsi ini yaitu, akuntansi dan pajak. Mereka
itu yang mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan arus uang keluar dan masuk (dari
hasil transaksi harian), maka akuntansi adalah proses pembukuan atau penyajian
laporannya. Sedangkan pajak berkisar tentang setoran kita kepada pemerintah. Tiga
hal ini harus di pisahkan meskipun dikelompokan menjadi satu bagian.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
AKUNTANSI, KEUANGAN, & PAJAK?
1.
2.
3.

Proses transaksi harian ditempat usaha kita

Proses pencatatan/pembukuan transaksi-transaksi tersebut
Proses perhitungan, pelaporan, dan pembayaran pajak

Sop SDM & Pengembangannya

Bagian ini terdiri dari dua bidang yang terpisah satu sama lain, tetapi fungsinya
berurutan. Perusahaan-perusahaan menjadikan bidang ini menjadi satu-kesatuan
yang tidak terpisahkan. Bidang SDM meliputi proses rekrutmen, seleksi, pelatihan dan
pengangkatan karyawan serta pengawasan kinerja karyawan sehari-hari. Sedangkan
bidang pengembangan SDM meliputi evaluasi kinerja karyawan, re-training (pelatihan
lanjutan), promosi, dan sebagainya.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG SDM &
PENGEMBANGANNYA?
1. Proses perekrutan karyawan baru
2. Proses pelatihan karyawan
3. Proses promosi dan demosi karyawan
SOP Pelayanan Konsumen & Pengelolaan Pelanggan
Adalah ujung tombak perusahaan-perusahaan besar dalam upaya memperoleh repeat
order dari para konsumen/pelanggan. Sebagian orang menyebutnya Customer
Relationship Management (CRM). Apapun namanya dan seberapapun kecilnya usaha
kita, jika ingin memiliki masa depan cerah, kita harus berusaha sekuat tenaga untuk
menyusun SOP bidang pelayanan konsumen dan pengelolaan pelanggan.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG PELAYANAN
KONSUMEN DAN PENGELOLAAN PELANGGAN?
1.
Proses penyambutan konsumen/pelanggan yang datang ketempat usaha kita
2.
Proses membantu konsumen/pelanggan memperoleh segala kebutuhannya
3.
Proses membangun database pelanggan
4.
Proses pengelola pelanggan
SOP Operasional Usaha

Adalah kegiatan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan setiap hari, setiap bulan,
atau setiap tahun. Kegiatan-kegiatan ini sudah ditentukan tanggal operasionalnya
sehingga tidak saling menggangu, justru saling mendukung.
TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
OPERASIONAL USAHA?
1.
Prosedur Operasional sehari-hari
2.
Prosedur Penanganan Komplain
3.
Prosedur Pengawasan Usaha
4.
Prosedur Evaluasi Usaha
5.
Prosedur Pengurusan Legatitas Usaha
6.
Prosedur Pengamanan Tempat Usaha
SOP Pembukaan & Penutupan Usaha
Yang dimaksud pembukaan usaha adalah prosedur yang kita lakukan saat akan
membuka usaha baru yang sejenis di kota lain. Sedangkan yang dimaksud penutupan
usaha adalah prosedur yang harus kita lakukan untuk menutup usaha tersebut jika
bangkrut. SOP ini akan mempermudah kita saat ingin membuka usaha sekaligus
menghindarkan kita dari masalah atau sengketa jika kita menutup usaha.
TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG
PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN USAHA?
1.
Prosedur perencanaan pembukaan usaha baru
2.
Prosedur realisasi rencana pembukaan usaha baru
3.
Prosedur pengelolaan risiko pada usaha yang sudah berjalan
4.
Prosedur penutupan usaha & pemberesan
CARA MUDAH MENYUSUN SOP
Tidak ada rumusan baku untuk menyusun SOP. Kita bisa menyusun SOP semaunya.
Yang penting, SOP itu harus bisa menyederhanakan proses
kerja, mampu
meningkatkan efisiensi , memudahkan pengembangan usaha dan yang lebih penting,
cocok untuk di terapkan di usaha anda.
3 TAHAP PENYUSUNAN SOP
Menyusun SOP itu sangat mudah karena hanya melalui 3 tahap saja yaitu.
1. Menentukan jenis pekerjaan dan alur kerjanya.
2. Menggambarkan dalam bentuk bagan.
3. Menuliskan dalam bentuk uraian.
Trik menyusun SOP produksi & distribusi
saya akan mengambilsatu contoh pekerjaan , misalnya mengolah ayam mentah menjadi
ayam
goring siap saji.
Alur kerjanya:
1. Ayam di cuci bersih
2. Ayam di rendam dalam larutan bumbu.
3. Ayam di goring.
4. Ayam goring ditiriskan.
5. Ayam goring siap saji.
Trik Menyusun SOP pemasaran: promosi & penjualan
saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja dan menyusun SOP-nya,misalnya
membuat sarana promosi berupa brosur.
Menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya
jenis pekrejaan: membuat sarana promosi brosur.
Alur kerjanya:
1. Menetapkan materi promo yang akan di masukan brosur.
2. Medesain brosur.
3. Meminta persetujuan atasan/principa
4. Mencetak brosur.
5. Menyebarkan brosur.
Trik Menyusun SOP Akutansi, keuangan & pajak.
Saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya transaksi antara
konsumen/pelanggan.
Menentukan jenis pekerjaan &alur kerjanya.jenis pekerjaan: transaksi antara kasir
dengan konsumen/pelanggan.
Alur kerjanya:
1. Konsumen/pelanggan mendatangi kasir untuk membayar transaksi.
2. Kasir menghitung biaya yang harus di bayar konsumen/pelanggan berdasarkan nota
order.
3. Kasir memberitahukan nilai yang harus di bayarkan kepada konsumen/pelanggan.
4. Konsumen/pelanggan membayar dengan uang tunai dan kasir menerima.

5. Kasir membubuhkan cap lunas pada nota danmenyerahkan nota kepada

konsumen/pelanggan.
Trik Menyusun SOP SDM & Pengembangannya
saya akan mengambil satu contohpekerjaan saja, misalnya melakukan eavaluasi kinerja
karyawan secara berkala.
Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya
Jenis pekerjaan: Melakukan evaluasi kinerja karywan secara berkala.
Alur kerjanya:
1. Pemimpi mengumpulakn data track record karyawan selama periode evaluasi
berjalan.
2. Pemimpin melakukan penilaian kerja dan membuat resume penilaian.
3. Berdasarkan resume penilain kinerja, pemimpin memanggil satu per satu
karyawan untuk di beri pengarahan. Karyawan yang berprestasi diberikan
penghargaan (reward), sedangkan karyawan yang berprestasi buruk akan di beri
sanksi (punishment).
4. Pemimpin mengarsipkan data penilaian kinerja karyawan.
Trik Menyusun SOP Pelayanan & pengelolaan pelanggan
Saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya menyusun database
pelanggan dan
mengelola database pelanggan
Menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya jenis pekerjaan
Menyusun database pelanggan dan mengelola database pelanggan
Alur kerjanya:
1. Costumer service meminta pelanggan untuk mengisi formulir identitas pelanggan.
2. Costumer service melakukan input data pelanggan ke dalam komputer dan
mengarsipkan formulir isian ke lemari arsip.
3. Costumer service melakukan komunikasi secara berkala kepada para pelanggan.
4. Costumer service menyelenggarakan acara (event) khusus untuk para pelanggan.
Trik Menyusun SOP Operasional usaha
Saya akan mengambil satu contoh pekerajaan saja, misalnya melakukan kerja lembur.
menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya
Jenis pekerjaan: Melakukan kerja lembur
Alur kerjanya:
1. Karyawan mengisi formulir kerja lembur.
2. Karyawan meminta persetujuan atasan.
3. Karyawan serahkan satu lembar ijin kerja lembur kepada security.
4. Selesai kerja lembur, karyawan meminta tanda tangan security.
5. Karyawan serahkan formulir kerja lembur ke bagian SDM.
Trik Menyusun SOP pembukuan & penutupan usaha
saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya melakukan grand opening.
Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya
Jenis pekerjaan: melakukan grand opening
Alur kerjanya:
5. KIrim undangan kepada supplier, mitra kerja, calon konsumen, media masa.
6. Siapkan tempat usaha sebagai lokasi grand opening.
7. Sewa peralatan & perlengkapan pesta.
8. Selenggarakan acara grand opening.
9. Bereskan peralatan & perlengkapan grand opening, siapkan operasional.
Kesimpulan.
1. Jenis pekerjaan harus di temukan/di kenali terlebih dahulu. Jika anda sudah memiliki
struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, itu akan sangat membantu
menemukan jenis-jenis pekerjaan yang akan di buat SOP-nya.
2. Alur kerja di buat untuk mempermudah membuat bagan. Setelah menemukan atau
mengenali jenis pekerjaan , coba bayangkan alur kerjanya
3. Bagan di buat sesimpel mungkin. Ada urutan langkah dan tanda panah sebagai
pemandu langkah.
4. Tahapan/langkah di buat sangat simpel dan mudah di pahami.
5. Pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain berurutan , saling berkaitan, dan
tidak berdiri sendiri jika anda menyusun sebuah system, pekerjaan-pekerjaan yang
ada dalam usaha anda bukanlah pekerjaan yang terpisah-pisah, melainkan hanya
terbagi-bagi sesuai kelompoknya.
APLIKASI SOP
Tahapan selanjutnya setelah berhasil menyusun SOP adalah mengaplikasikan SOP
tersebut pada para karyawan. Yang harus anda catat: sebagus apapun SOP-nya jika
aplikasi atau penerapannya tidak optimal,hasilnya pun payah.usaha anda tidak akan
maju. Coba perhatika segitiga emas SOP di bawah ini:
ketika kita berhasil menyusun SOP, ternyata kita baru melangkah pada tahapan
pertama saja. Masih ada tahapan ke dua dan tahapan ke tiga. Yakni
aplikasi/penerapan
SOP
dan
revisi/penyempurnaan
SOP.
Tanpa
revisi
/penyempurnaan , SOP tidak akan mampu menyeimbangi di namika usaha kita. Jadi

jangan gembira dulu kalau sudah berhasil menyusun SOP. Masih ada jalan panjang
yang harus kita lalui supaya SOP itu berhasil menunjang kemajuan atau perkembanan
perusahaan.
Enam cara Aplikasi SOP
aplikasi SOP dapat dilakukan melealui enam car berikut ini:
A. Training dasar.
B. Trining tingkat lanjut
C. Briefing berkala.
D. Evaluasi berkala
E. Sanksi bagi pelanggar SOP
F. Reward bagi pelaksanaan SOP

Mari kita pelajari satu per satu cara tersebut

A. Training Dasar
Training Dasar adalah training yang di lakukan pertama kali untuk karyawan baru.
Sebelum bekerja untuk pertama kali, anda seahrusnya memberikan training dasar
training ini sifatnya indoktrinasi untuk mencuci otak karyawan baru agar
mampu bekerja dengan cara kita (bukan cara si karyawan atau cara di tempat kerja
yang lama).
Training dasar bertujuan agar si karyawan baru dapat melekukan pekerjaan yang di
bebankan kepadanya secara cepat dan tepat.
Training dasar adalah kelanjutan proses pnerimaan karyawan dan merupakan bagian
dari masa percobaan.
Training dasar yang harus anda berikan pertama kali kepada karyawan anda:
1. Penjelasan umum tentang perusahaan anda
2. Visi dan misi perusahaan anda
3. Struktur organisasi perusahaan anda (khususnya posisi karyawan baru dan
hubungan dengan posisi-posisi lainnya)
4. deskripsi pekerjaan karyawan anda (khususnya daskripsi pekerjaan karyawan
yang baru dan hubungannya dengan deskripsi pekerjaan karyawan baru
5. Peraturan-peraturan perusahaan bagi karyawan baru.
6. SOP bagi karyawan baru tersebut (sesuai jabatannya)
Bagaimana cara memberikan materi SOP saat training dasar?
Anda harus terlebih dahulu menjelaskan visi dan misi perusahaan. Tujuannya adalah
agar si karyawamn paham ke man I harus membawa pwerusahaan anda.
Berapa lama training dasar di selenggarakan ?
Penjelasan yang sifatnya teoritis cukup di berikan beberapa jam saja.
berapa lama waktu yang dibutuhkan praktik? Antara 1-4 minggu. Jangan terlalu lama.
Cntoh: dalam waktu seminggu, karyawan kita harus mahir menggreng ayam seperti
yang tertulis di SOP-nya.
Apakah penyebab kegagalan training dasar?
Penebabnya adalah mental karyawan baru. Tidak semua orang cetap beradaptasi atau
mampu mengubah kebiasaannya dengan Cepat. Contoh: orang yang tidak bisa
bekerja cekatan, saat di tuntut untuk bekerja cekatan justru melakukan
kecerobohan.oleh karena itu,saran terbaik adalah seleksilah calon karyawan anda
dengan baik , jangan samapai anda membuang-buang waktu memberikan training
dasar kepada karyawan yang tidak berkompeten.
B. Training Tingkat Lanjut
Training tingkat lanjut
training yangdi lakukan sebagai kelanjutan training dasar untuk meningkatkan
keterampilan kerja karyawan.
Training tingkat lantjut bertujuan agar si karyawan dapat meningkatkan
profesionalisme kerja berdasarkan SOP, sehingga makin mendekati gambaran ideal
kita.
Kapan training tingkat lanjut harus di lakukan?
Training tingkat lanjut adalah training dasar dan merupakan bagian dari dinamika
uasaha anda. Jadi setelah karyawan di nyatakan lolos masa percobaan, keterampilan
karyawan harus segera di tingkatkan melalui training tingkat lanjut.
Apa saja materi training tingkat lanjut itu?
Training tingkat lanjut berisi materi-materi pedalaman terhadap materi-materi training
tingkat dasar dan materi-materi pengembangan usaha.
contoh materi yang sifatnya pendalaman materi training dasar adalah peningkatan
keterampilan atau kemahiran karyawan sesuai SOP atau SOP yang di
revisi/disempurnakan dan berkaitan dengan tercapainya visi dan misi perusahaan.
Selain materi-materi yang sudah saya ungkapkan,anda bisa memberikan materi
training tingkat lanjut sendiri sesuai kebutuhan usaha anda.
Bagaimana cara memberikan materi saat training tingkat lanjut?
karyawan yang mengikuti training tingat lanjut bukanlah karyawan yang harus di
indoktrinasikan seperti karyawan baru yang mengikuti training dasar. Cara terbaik
adalah menggunakan system training terbuka. Kita memberikan umpan, biarkan si
karyawan berlomba-lomba memakan umpannya.
Bagaimana urutan memberikan materinya?

yang pertama anda berikan adalah tujuan (sasaran/goal) perusahaan biarkan si

karyawan memahami dulu tujuan kita. Setelah karyawan sadar dengan tujuan kita,
bawalah mereka masuk materi inti. Misalnya peningkatan kinerja berdasarkan SOP
terbaru atau justru mereka harus proaktif memperbaiki SOP lama.
Berapa lama training tingkat lanjut diselenggarakan?
training bukanlah sekolah yang memakan waktu lama plus biaya banyak. Training
jenis ini biasanya di selenggarakan di luar kantor/tempat usaha anda. Tujuannya agar
karyawan mengikuti merasa fresh lahir batin.
Apa penyebab kegagalan training tingkat lanjut?
banyak karyawan yang enggan mengikuti training tingkat lanjut karena menganggap
tidak ada gunanya mengikuti training itu. Oleh sebab itu, banyak karyawan yang
mengikuti training tingkat lanjut untuk bertamasya atau berbelanja. Bagaimana
mungkin training seperti ini berhasil jika ada di otak karyawan kita adalah bertamsya
atau berbelanja.
C. Briefing berkala
Briefing adalah pengarahan. Setiap kita hrus memberikan pengarahan kepada
karyawan untuk mengikuti SOP usaha kita. Briefing bisa di jadikan salah satu sarana
sosialisasi SOP.
tujuan briefing adalah untuk memberikan pengarahan tentang kierja karyawan
suapaya tetap sesuai visi dan misi perusahaan, dalam kaitanya dengan SOP, briefing
bertujuan meningkatkan karyawan agar menerapkan SOP dalam melakukan
pekerjaan-pekerjaannya. Briefing jg bertujuan untuk mencuci otak karyawan supaya
berpikirnya sesuai dengan cara berpikir kita, sehingga ia mudah sekali menerapkan
SOP dalam pekerjaannya. Jika SOP kita sudah tertanam di pikiran bawah sadar
karyawan, maka otomatis karyawan akan bekerja dan bertindak sesuai SOP tanpa kita
beri arahan lagi.
Kapan briefing dilakukan?
pada perusahaan-perusahaan besar, briefing di lakukan setiap pagi sebelum karyawan
bekerja dan setiap sore atau malam hari sebelum karyawan pulang. Briefing pagi
berfungsi untuk membahas rencana kerja pada hari itu dan target-target yang ingin di
capai, sedangkan briefing sore/malam untuk melakukan evaluasi kinerja pada hari itu
dan pencapaian target.
Apa saja materi briefing?
Pada briefing pagi, ingatkan karyawan untuk menaati SOP dan bekerja sesuai dengan
SOP. Ingatkan mereka tentang visi dan misi perusahaan serta pencapaiannya berkat
karyawan yang berperan aktif melaksanakan SOP setiap saat.
Berapa lama briefing dilakukan?
briefing di lakukan secara bervariasi, tergantung kebutuhan. Ada yang cukup
melakukan briefing selama 10 menit, tetapi ada pula yang harus melakukan briefing
sampai 1 jam.
Apakah penyebab briefing gagal di lakukan?
1. Pemimpin dan karyawan sama-sama tidak disiplin sehingga briefing terkadang
dilakukan, tapi terkadantg tidak.
2. Pemimpin terlalu percaya diri dengan kemampuannya sehingga merasa tidak
perlu melakukan briefing, karyawawn hanya mengikuti.
3. Karyawan merasa tidak perlu mengikuti briefing karena tidak ada manfaat yang
diperoleh dari briefing.
D. Evaluasi berkala
Evaluasi berkala bukanlah evaluasi harian yang kita lakukan saat briefing. Yang di
maksud evaluasi berkala adalah evaluasi SOP usaha kita selama periode tertentu.
Apakah tujuan evaluasi berkala?
tujuannya adalah mengetahui efektivitas dan efisien di perusahaan kita sejak
berakunya SOP selama periode tertentu, SOP yang tidak dinamis bisa merugikan
perusahaan dalam jangka panjang. Sedangkan SOP yang terlalu dinamis justru dapat
membingungkan karyawan.
Kapan evaluasi berkala di lakukan?
evaluasi SOP dilakukan usaha anda. Dinamika usaha anda tentu di pengaruhi oleh
jenis usaha anda. Bagii anda yang memilih jenis usaha di bidang makanan dan
minuman, dinamikanya tentunya sangat tinggi.
Apa saja materi evaluasi berkala?
1. Evaluasi perkembangan usaha anda
2. Rencana-rencana perkembangan usaha anda
3. Pengembangan SOP sesuai rencana pengembangan usaha anda
Apa penyebab kegagalan evaluasi berkala?
sebagai, pegusaha kita sering terjebak dalam kesibukan kita.kalupun tidak terjjebak
dalam zona kenyamanan. Dua hal ini adalah racun paling mematikan bagi kita dan
usaha kita. Oleh karena itu,SOP di buat supaya usaha kita terhindar dari resiko
tersebut.
E. Sanksi Bagi Pelanggar SOP
Salah satu jawabannya adalah adanya sanaki (punishment) yang tegas bagi
pelanggar SOP. Untuk apa aturan yang tidak ada sanksinya? SOP juga harus memiiki
sanksi yang tegas dan di terapkan secara tegas.

kettegasan kita dalam memberikan sanksi, adalah titik total menuju kemajuan usaha
kita! Berikan sanksi yang pantas dan pastikan karyawan lain mengetahuinya agar
karyawan mengambil hikmah dari peristiwa tersebut.
Bagaimana cara agar kita tidak semena-mena memberikan sanksi kepada
karyawan ?
kita juga harus mengatur memerikan sanksi, jenis pelanggaran dan jenis sanksi yang
di berikan dalam SOP.ketentuan ini biasanya termasuk SOP bidang SDM &
pengembangannya. Jika ketentuannya jelas, kita tidak akan di salahkan oleh
siapapun ketika memberikan sanksi yang tegas kepada karyawan. Bahkan mungkin
kaaryawan lain justu akan angkat jempol kepada kita yang mampu menegakan SOP
demi kepentingan yang lebih besar, yakni pengembangan usaha dan
menyelamatkan harkat hidup karyawan yang lain.
F. Reward bagi pelaksanaan SOP
salah satu jawabannya adalah pemberian penghargaan (reward) yang pantas kepada
karyawan yang telah melaksanakan SOP dengan baik sehingga kinerja perusahaan
meningkat dari waktu ke waktu.mari kita tanyakan kepada diri kita.selama ini,
beberapabanyak atau beberapa sering kita memberi penghargaan kepada karyawan
yang merasa puas bekerja bersama kita? Salama ini karyawan potensial yang
mengundurkan diri dari perusahaan kita karena berbagi alas an ketidakpuasan? Jika
menuntut karyawan untuk menaati SOP dan bekerja berdasrkan SOP, maka saat
mereka sudah melaksanakan perintah kita itu, mereka berhak atas penghargaan
(Reward) dari kita.
Bagaimana cara supaya kita tidak pilih kasih dalam memberikan
penghargaan kepada karyawan?
kita harus mengatur berbagai jenis penghargaan yang bisa kita berikan kepada
karyawan. Kita juga harus mengatur pekerjaan seperti apa yang prestasinya patut
mendapat penghargaan dari perusahaan.
sampai di sini, anda sudah memahami cara aplikasi SOP.tentu saja cara-cara aplikasi
yang saya ungkapkan di sini adalah versi saya dan saya peruntukan secara umum.
Khusus ubtuk usaha anda,mungkin di perlukan cara aplikasi yang sangat spesifik
yang mungkin tidak tergambarkan.