BAB IV

PEMBAHASAN

A. Struktur Organisasi Apotek

Struktur organisasi rumah sakit terdiri dari tiga tingkat yaitu manajer tingkat
puncak, tingkat menengah, dan garis depan (Siregar dan Amalia, 2013). Apotek
Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel memiliki struktur organisasi dengan tiga
tingkat, yaitu pada manajer tingkat puncak yang terdiri dari direktur umum, SDM
dan pendidikan yang bertanggung jawab secara menyeluruh atas kinerja
bawahannya yaitu seluruh dari anggota apotek. Kemudian manajer tingkat
menengah adalah kepala Apotek Rumah Sakit yang bertanggung jawab terhadap
seluruh kegiatan yang berlangsung agar berjalan sesuai dengan apa yang
ditetapkan untuk mencapai pelayanan yang paling sesuai. Terakhir yaitu manajer
garis depan yang merupakan sekretaris, koordinator pelayanan rawat inap dan
koordinator rawat jalan yang bertanggung jawab terhadap kepala tim dan
pelaksananya, manajer garis depan secara langsung memantau dan mengendalikan
kegiatan di pelayanan obat Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel.
Tingkatan dalam struktur organisasi apotek mempunyai tujuan agar faktorfaktor teknis, administrarif dan manusia yang mempengaruhi mutu pelayanan
berada di bawah kendali. Struktur organisasi Apotek Bhayangkara Polda Sumsel
jika dibandingkan dengan contoh struktur organisasi apotek pada buku Farmasi
Rumah Sakit Teori dan Penerapan (Siregar dan Amalia, 2013) memiliki banyak
perbedaan yaitu:
1. Pada struktur organisasi Apotek Rumah Sakit Rumah Sakit Bhayangkara
Polda Sumsel sekretaris membawahi kepala administrasi dan kepala gudang,

48

49

sedangkan pada contoh dibuku sekretaris dan kepala gudang berada pada
tingkat atau kedudukan yang sama.
2. Bagian pengembangan meliputi pendidikan, pelatihan dan penelitian masih
sangat kurang, padahal kegiatan tersebut telah dilaksanakan Apotek Rumah
Sakit Bhayangkara Polda Sumsel. Sedangkan untuk bagian pengembangan
yang bertanggung jawab untuk laboratorium, farmakokinetik dan pengujian
mutu, tetapi Apotek Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel belum
memiliki laboratorium pengujian mutu.
Sturuktur organisasi Apotek Rumah Sakit Rumah Sakit Bhayangkara Polda
Sumsel seharusnya telah memasukkan bagian pengembangan tetapi dalam
kenyataannya bagian pegembangan tersebut belum masuk dalam struktur
organisasi Apotek Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel.
B. Proses Perencanaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit
Perencanaan dan pemilihan perbekalan farmasi Rumah Sakit Bhayangkara
Polda Sumsel merujuk pada Formularium Nasional, Formularium Rumah Sakit,
DOI dan berdasarkan e-katalog. Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan oleh
koordinator atau apoteker apotek dengan melihat penggunaan obat sebelumnya.
Menurut buku pedoman pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit (Depkes
RI, 2008) ada dua metode perencanaan perbekalan farmasi yaitu metode konsumsi
dan metode morbiditas. Metode konsumsi mengacu pada data riil konsumsi
perbekalan farmasi periode lalu, sedangkan metode morbiditas mengacu pada pola
penyakit. Perencanaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit Bhayangkara Polda
Sumsel ini sudah menggunakan metode konsumsi dengan melihat data riil
konsumsi perbekalan farmasi dalam satu tahun sekali seperti dalam pedoman.
C. Proses Pengadaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit

50

Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Rumah Sakit Rumah Sakit

Bhayangkara Polda Sumsel terdiri dari pembelian dan pembuatan atau produksi
sediaan farmasi. Menurut buku pedoman pengelolaan perbekalan farmasi di
rumah sakit (Depkes RI, 2008) terdapat tiga cara pengadaan dirumah sakit yaitu
pembelian, pembuatan atau produksi sediaan farmasi dan sumbangan. Khusus di
Apotek Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel sumbangan perbekalan farmasi
tidak diberlakukan. Kemudian untuk pembuatan atau produksi sediaan farmasi di
Apotek Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel hanya melakukan pembuatan
atau produksi sediaan non steril, untuk sediaan steril tidak dilakukan dikarenakan
sarana yang belum tersedia mengingat pengelolaan perbekalan farmasi di rumah
sakit yang seharusnya membuat atau memproduksi sediaan farmasi steril dan non
steril (Depkes RI, 2008).
D. Proses Penyimpanan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan
cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan dari fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan
penyimpanan obat-obatan adalah untuk:
1. Untuk memelihara mutu obat
2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
3. Menjaga kelangsungan persediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

51

Penyimpanan perbekalan farmasi di tiga gudang Apotek Rumah Sakit

Bhayangkara Polda Sumsel telah memenuhi ketentuan penyimpanan farmasi
menurut Depkes RI (2008), yaitu :
1. Penyimpanan di dua gudang yang menggunakan sistem penyimpanan FEFO
dan FIFO, sesuai dengan bentuk sediaan, sesuai kategori asal anggaran.
2. Penyimpanan obat-obat seperti vaksin disimpan di lemari pendingin dengan
suhu -20-100 C, sedangkan untuk sediaan ampul, vial, suppositoria dan
insulin dalam bentuk flexpen disimpan pada suhu 2-8 0 C. Lemari pendingin
tersebut dilengkapi dengan alat yang memperlihatkan suhu secara visual
yang dilekatkan pada lemari pendingin.
3. Penyimpanan sediaan obat narkotika diletakkan dilemari besi dengan dua
pintu dan kunci double yang dipegang oleh apoteker penanggung jawab,
untuk di Apotek Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel kunci sediaan
obat narkotika dipegang oleh kepala gudang.
4. Ruangan dengan temperatur suhu 15-250 C, kelembapan dan pencahayaan
yang baik di gudang Apotek Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel.
5. Penyimpanan sediaan obat yang masih dalam box diletakan diatas rak kayu
yang disusun dengan rapi.
E. Proses Pendistribusian Obat-Obat dan Alat Kesehatan di Rumah Sakit
Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel menggunakan sistem distribusi
ODD (One Day Dose Dispensing) yaitu cara penyerahan obat dimana obat-obatan
yang diminta, disiapkan untuk pemakaian satu hari dan pasien cukup membayar
obat yang di gunakan saja yang hanya dilakukan di rawat inap. Penerapan Sistem
ini dilakukan di Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel dikarenakan banyak
kelebihan-kelebihan seperti:
1. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi.
2. Semua dosis obat disiapkan apotek.
3. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi.

52

4. Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi

5. Mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi
6. Memperluas cakupan dan pengendalian apotek di Rumah Sakit hingga obat
di tangan pasien.
7. Sistem komunikasi pengoderan dan distribusi perbekalan bertambah baik
8. Peningkatan pengendalian dan pemantauan perbekalan farmasi
9. Memberikan peluang lebih besar untuk prosedur komputerisasi (Siregar dan
Amalia, 2013).
Untuk sistem distribusi resep perseorangan dilakukan di apotek yang sama.
Pelayanan resep dilakukan berdasarkan resep dari masing-masing pasien. Sistem
resep perseorangan di Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel dilaksanakan
karena banyak kelebihan yang didapatkan dari sistem ini yaitu:
1. Semua resep dikaji langsung oleh TTK atau Apoteker yang kemudian
memberikan keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung.
2. Memberikan kesempatan interaksi profesional antara apoteker, dokter,
perawat dan pasien.
3. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien.
4. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas perbekalan farmasi
(Siregar dan Amalia, 2013)
Sistem distribusi obat untuk pasien rawat inap disiapkan pada malam hari
(obat umumnya sediaan injeksi dan infus) untuk 5 pos perawatan yang sudah
termasuk IGD.
F. Proses Pencatatan dan Pelaporan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit
Pencatatan dan pelaporan data obat merupakan rangkaian kegiatan dalam
rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima,
disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan rumah
sakit. Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah tersedianya data mengenai jenis
dan jumlah penerimaan persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai
waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

53

1. Pencatatan stok perbekalan farmasi

Pada umumnya, untuk pencatatan stok kita mengenal kartu stok yang
berfungsi untuk: mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak
atau kadaluwarsa), menyusun laporan, perencanaan pengadaan-distribusi dan
sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya.
Kegiatan yang harus dilakukan dengan menggunakan kartu stok ialah :
a) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan
b) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
c) Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/
kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok
d) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
Informasi yang terdapat didalam kartu stok berupa jumlah obat yang
tersedia (sisa stok), jumlah obat yang diterima, jumlah obat yang keluar, jumlah
obat yang hilang/rusak/daluwarsa, dan jangka waktu kekosongan obat. Kartu stok
memuat nama obat,tanggal, penerimaan, pengeluaran, diterima, dikeluarkan, sisa,
keterangan (paraf) dan diletakkan bersama obat pada lokasi penyimpanan. Bagian
judul pada kartu stok diisi dengan dengan nama obatdan isi kemasan.
Di Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel, pencatatan stok perbekalan
farmasi telah modern yaitu menggunakan sistem komputer yang telah terintegrasi
yang dilakukan di gudang. Namun, di gudang juga terdapat kartu stok dimana
kartu stok ini digunakan sebagai alat bantu dalam mencatat stok perbekalan
farmasi yang keluar dan masuk dimana komputer memegang peranan yang paling
andil. Kartu stok diletakkan berdekatan dengan perbekalan farmasi untuk
memudahkan petugas dan mengurangi kesalahan pencatatan.

54

2. Pencatatan formulir medication error

Untuk mencegah dan mengetahui medication error yang terjadi di rumah
sakit, Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel juga memberlakukan pencatatan
medication error. Pada lembar formulir ini terdapat beberapa kolom yang harus
diisi sesuai dengan resep. Salah satunya kelengkapan resep dan terbaca atau
tidaknya tulisan dokter.
3. Pencatatan jumlah Resep BPJS dan Umum
Di apotek Rumah Sakit Bhayangkara Polda Sumsel, resep disortir menjadi
dua kelompok yaitu BPJS dan Umum. Dalam satu hari setelah disortir resep ini
kemudian dijumlahkan lalu dicatat total resep antara BPJS dan Umum. Semua
resep BPJS yang telah masuk, datanya akan dimasukkan ke dalam komputer
untuk merekap biaya obat tiap pasien BPJS.
Sedangkan untuk pelaporan obat-obat golongan narkotika, Rumah Sakit
Bhayangkara Polda Sumsel telah memenuhi standar. Copy resep narkotika di
laporkan ke BPOM dengan tembusan Dinkes.
G. Proses Pelayanan Obat Atas Resep Dokter di Apotek Rumah Sakit
Proses pelayanan obat di apotek dimulai dari pasien memberikan resep ke
apotek, kemudian petugas membuat etiket dan menuliskan nama obat sesuai
dengan obat yang tersedia di apotek. Etiket ditulis lengkap meliputi tanggal, nama
pasien, nama obat, aturan pakai. Kemudian petugas lain akan mengambil obat
sesuai dengan resep. Setelah itu obat dikemas sesuai dengan etiketnya, kemudian
diperiksa kembali. Setelah semuanya selesai, obat siap diberikan kepada pasien.
Pada saat pemberian obat kepada pasien, petugas juga memberikan informasi obat

55

secara sederhana yang meliputi aturan pakai, cara menggunakan obat dan kapan
obat harus digunakan.
Proses pelayanan obat di apotek menggunakan system ODD (One Day
Dispensing), resep obat dari dokter disiapkan oleh petugas di apotek untuk
pemakaian satu kali. Setelah obat disiapkan, perawat akan datang dan mengambil
obat-obatan yang sudah disiapkan oleh petugas di apotek. Kemudian diberikan
segera ke pasien.
Pelayanan obat khusus untuk pasien yang emergency atau pasien yang
menjalani operasi, proses pelayanannya harus cepat dan tepat karena sangat
berhubungan dengan keselamatan pasien. Yang mengambil obat ke apotek adalah
perawat, mereka menuliskan nama obat dan alkes yang diperlukan di Buku
Kebutuhan Obat dan Alkes, kemudian obat akan disiapkan oleh petugas apotek
yang bertugas.