Field Properties Dalam Table Microsoft Access

General Field Properties

Untuk General Field Properties, dibagi kembali menjadi 14 properties
sebagai berikut:
1. Field Size, yaitu properties untuk menentukan jumlah ukuran
karakter maksimal suatu field.
2. Format, yaitu properties untuk menentukan tampilan data untuk
data type jenis Date/Time, Number, Currency dan AutoNumber. Misal
untuk data type jenis Date/Time, Anda bisa menggunakan format yang
sudah disediakan oleh Access seperti pada gambar berikut:

Selain menggunakan format pilihan yang disediakan Access, kita bisa

juga membuat format buatan sendiri (custom) untuk data type
Date/Time, yaitu:
Jika ingin seperti Thusday 01-Jan-04, maka formatnya adalah dddd
dd-mmm-yy
Jika ingin seperti 1-January-2004, maka formatnya adalah d-mmmmyyyy
Jika ingin seperti Thu 01-01-04, maka formatnya adalah ddd dd-mmyy
Jika ingin seperti 11:00:59 AM, maka formatnya adalah hh:nn:ss
AM/PM
Jika ingin seperti 11:00:59, maka formatnya adalah hh:nn:ss

 Atau bahkan Anda bisa menggabungkan format tanggal dan waktu,

seperti untuk menampilkan Thu 01-01-04 / 11:00:59 AM formatnya
adalah ddd dd-mm-yy / hh:nn:ss AM/PM
Bila ingin berbahasa Indonesia, maka regional setting Windows nya
harus diubah ke Bahasa Indonesia, jangan English.

Adapun untuk data type Number, Currency dan AutoNumber Anda

bisa menggunakan format yang sudah disediakan oleh Access seperti
pada gambar berikut:

Kita bisa juga membuat format buatan sendiri (custom) untuk data
type Number, Currency dan AutoNumber, yaitu:
Jika ingin seperti 1,200.56, maka formatnya adalah #,###.##
Jika ingin angka 21 terlihat menjadi 0021, maka formatnya 0000
Jika ingin menambahkan symbol mata uang selain yang disediakan
Access, misalnya Yen () seperti 1,200.56, maka formatnya adalah
#,###.##
3. Input Mask, yaitu properties yang digunakan untuk mengatur dan
mempermudah format penulisan saat cursor masuk ke field yang
bersangkutan. Dengan menggunakan input mask, maka lebar dan
format masing-masing kata sudah ditentukan sehingga kita tidak dapat
menginput data sembarangan. Contoh:
Input Mask
Contoh Nilai
(000) 000-0000
(206) 555-0248
(999) 999-9999
(206) 555-0248
(000) AAA-AAAA ( ) 555-0248

(206) 555-TELE
20
#999
2000
GREENGR339M3
>L????L?000L0
MAY R 452B7
>L0L 0L0
T2F 8M4
9811500000-9999
98115-3007
>L<?????????????? Maryam
SSN 000-00-0000 SSN 555-55-5555
Password
*****
>LL00000-0000
DB51392-0493

Bagi Anda yang belum hafal kode input mask tidak perlu khawatir,
karena Access menyediakan wizard untuk pembuatannya, dan dengan
wizard ini Anda dapat memilih dan memodifikasi secara cepat
beberapa jenis input mask yang sudah disediakan Access.
4. Caption, yaitu properties yang digunakan untuk membuat judul
kolom saat table dibuka dalam mode datasheet view serta saat
pembuatan label otomatis pada suatu field dalam form dan report.
Contoh, jika pada design table kita menggunakan nama field Name,
namun pada Caption kita isi Nama Karyawan, maka yang akan
tampil pada mode datasheet view adalah Nama Karyawan. Namun
jika caption ini kita kosongkan, maka yang akan muncul adalah
Name. Caption tidak ada hubungannya dengan nama field, oleh
karena itu walaupun caption dirubah-rubah, nama field tetap tidak
akan berubah.
5. Default Value, yaitu properties yang digunakan untuk menentukan
nilai awal sebelum kita menginput atau merubah nilai pada field yang
bersangkutan. Contoh, jika field yang hendak diisi nilai default value
ini mempunyai data type Date/Time, maka kita bisa mengisi default
valuenya dengan fungsi Date() sehingga kita tidak perlu menginput
tanggal hari ini ketika menginput data.

6. Validation Rule, yaitu properties yang digunakan untuk

memproteksi nilai didalam field yang bersangkutan agar hanya dapat
diisi dengan nilai tertentu sesuai yang kita inginkan. Contoh, jika field
yang hendak disetting ini mempunyai data type Number, kemudian
kita isi default value ini dengan fungsi : Between 1 And 10, maka jika
kita input nilai yang lebih kecil dari 1 atau yang lebih besar dari 10,
Access akan langsung menampilkan pesan error, dan kita tidak dapat
berpindah ke field yang lain sebelum kesalahan ini diperbaiki.
7. Validation Text, yaitu properties yang digunakan untuk
menampilkan pesan error buatan sendiri ketika data yang diinput tidak
memenuhi nilai validasi yang telah disetting pada properties
Validation Rule (langkah no.6).
8. Required, yaitu properties yang digunakan untuk menjaga agar field
ini selalu terisi (tidak boleh dikosongkan).
9. Allow Zero Length, yaitu properties yang digunakan untuk
mengijinkan spasi kosong pada akhir kata pada kalimat yang terakhir.
10. Indexed, yaitu properties yang digunakan untuk membuat index
pada field yang bersangkutan. Index ini berfungsi untuk mempercepat
akses pencarian data. Index dibagi menjadi 2 macam, yaitu index yang
boleh duplikat dan index yang tidak boleh duplikat.
11. Unicode Compression, yaitu properties yang digunakan untuk
memperkecil ruang penyimpanan data seminimal mungkin.
12. IME Mode, yaitu properties yang digunakan untuk mengganti
system keyboard ke model Kanji seperti yang banyak digunakan pada
huruf Jepang.
13. IME Sentence Mode, yaitu properties yang digunakan untuk
mengganti mode IME apakah sebagai mode Normal, Plural, Speaking,
dan No Conversion (None). Mode Normal digunakan pada field
dengan teks huruf Jepang. Mode Plural digunakan untuk membuat
teks seperti nama dan alamat. Mode Speaking digunakan untuk data
yang didalamnya terkandung bahasa percakapan (conversation).
14. Smart Tags, yaitu properties yang digunakan untuk menambahkan
shortcut atau menu tertentu pada saat field ini dipilih, seperti membuat

schedule meeting, membuka dan membuat calendar, dan hal-hal

lainnya yang berhubungan dengan Microsoft Outlook.

Lookup Field Properties

Lookup Field Properties merupakan properties tambahan untuk data
type khusus jenis Text dan Number. Dengan lookup, kita bisa
menghubungkan field yang bersangkutan dengan field pada table
lainnya. Terdapat tiga pilihan Display Control untuk membuat lookup,
yaitu:
1. Text Box, mode ini adalah mode default, artinya field ini tidak
terdapat lookup.
2. List Box, mode ini merupakan lookup dengan daftar pilihan
berbentuk List Box.
3. Combo Box, mode ini merupakan lookup dengan daftar pilihan
berbentuk Combo Box.
Bagi Anda yang ingin membuat lookup secara cepat dan mudah, bisa
menggunakan Lookup Wizard yang sudah disediakan Access ini.
Harap hati-hati, setiap kita menggunakan fasilitas ini, maka
relationship-nya akan langsung terbentuk. Oleh karena itu, saya
sendiri jarang menggunakan fasilitas ini bila memang antara field
yang satu dengan field lainnya tidak terdapat relationship. Bila perlu,
kita bisa saja menggunakan fasilitas ini, kemudian kita bisa
menghapus secara manual relationship ini.